Version 8 GcMail Handbuch E-Mail-Programm GcMail MONIKA VERSE WEINDORFTSRASSE 15 A D- 45884 GELSENKIRCHEN TELEFON 0209 / 209 1208592 GcMail | Handbuch INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................................... 2 Über das Handbuch .................................................................................................................... 6 Systemvoraussetzung ................................................................................................................. 7 INSTALLATION ............................................................................................................................. 8 Programm - Übersicht ................................................................................................................ 9 Schnellzugriffsleiste ................................................................................................................. 9 Symbolleiste ............................................................................................................................ 9 Ordnerfenster........................................................................................................................ 10 Vorschaufenster .................................................................................................................... 11 Nachrichten-Liste .................................................................................................................. 12 Vergrößern – verkleinern ...................................................................................................... 12 E- Mail Konto erstellen ............................................................................................................. 13 Konto erstellen (Express-Funktion) ....................................................................................... 14 KONTO ERSTELLEN (Detailliert) ............................................................................................. 16 Neue Nachricht erstellen .......................................................................................................... 18 Bildkopie aktivieren ............................................................................................................... 18 Textbausteine in Nachricht einfügen..................................................................................... 19 Visitenkarte in Nachricht einfügen ........................................................................................ 19 Kontakt-Adresse einfügen ..................................................................................................... 20 Anhang einfügen/entfernen .................................................................................................. 21 Anhang zippen, entfernen und öffnen .................................................................................. 21 Anhänge vor dem Versand zippen ........................................................................................ 22 Nachricht beim Versand verschlüsseln .................................................................................. 23 Bild einfügen.......................................................................................................................... 24 Eigener HTML-Code einfügen................................................................................................ 25 HTML-Datei einlesen ............................................................................................................. 28 Kontaktfenster aktivieren/deaktivieren ................................................................................ 29 Hintergrundbild einfügen ...................................................................................................... 30 Rechtschreibprüfung ............................................................................................................. 31 Übersetzen ............................................................................................................................ 33 Neue Nachricht mit Vorlage erstellen ................................................................................... 35 Kontakte ................................................................................................................................... 37 Neuer Kontakt erstellen ........................................................................................................ 38 Verteiler-Liste erstellen ......................................................................................................... 40 Adressbuch exportieren ........................................................................................................ 42 Seite | 2 GcMail | Handbuch Adressen importieren............................................................................................................ 43 Importfunktion ...................................................................................................................... 43 Google-Kontakte importieren ............................................................................................... 45 Outlook Kontakte importieren .............................................................................................. 47 Live-Mail Kontakte importieren............................................................................................. 48 Kalender .................................................................................................................................... 50 Neuen Termin erstellen ......................................................................................................... 51 Aufgabe erstellen .................................................................................................................. 52 Google-Kalender-importieren ............................................................................................... 54 Nach Google Exportieren ...................................................................................................... 56 Windows Live – Kalender improtieren .................................................................................. 58 Nach Windows Live -Exportieren .......................................................................................... 61 Importieren einer vcs Datei oder Outlook Kalenderdaten .................................................... 62 Exportieren ............................................................................................................................ 63 Notizen ..................................................................................................................................... 65 Menüleiste............................................................................................................................. 65 Kontextmenü ......................................................................................................................... 67 Notiz erstellen ....................................................................................................................... 67 Nachricht in Notiz übernehmen ............................................................................................ 69 Notiz speichern als ................................................................................................................ 70 Allgemeine Funktionen ............................................................................................................. 71 IMAP Konten funktionen ....................................................................................................... 71 IMAP KONTEN EIGENSCHAFTEN FESTLEGEN ................................................................ 74 IMAP Funktionen – Kontextmenüs ........................................................................................ 78 Suchfunktionen ......................................................................................................................... 80 Suchen ................................................................................................................................... 80 Erweiterte Suche ................................................................................................................... 80 Mit diesem Absender ............................................................................................................ 82 Mit diesem Betreff ................................................................................................................ 83 Nachrichtenliste - Sortierung ändern .................................................................................... 84 Fensterlayout ändern ............................................................................................................ 85 Nachrichten-Ansicht Größe ändern....................................................................................... 86 Text-größe der Ordner/Nachrichtenliste ändern .................................................................. 87 Gelöschte Mails wiederherstellen ......................................................................................... 88 Komrimieren der lokalen Ordner .......................................................................................... 89 Neu Indizieren ....................................................................................................................... 92 Seite | 3 GcMail | Handbuch Nachrichten markieren.......................................................................................................... 93 Nachrichten Status ................................................................................................................ 94 Bild zur HTML-Nachricht hinzufügen ..................................................................................... 94 Vollbild-Modus ...................................................................................................................... 95 Synchronisieren mit einem USB-Stick Version....................................................................... 95 Ordner mit Passwort verschlüsseln ....................................................................................... 99 Protokolle ............................................................................................................................ 101 Nachrichten Übersetzen...................................................................................................... 103 Nachrichten vorlesen lassen................................................................................................ 104 Tastenkürzel ........................................................................................................................ 106 Nachrichten Archivieren ......................................................................................................... 108 Ordner ................................................................................................................................. 109 vollständige lokale Ordner archivieren ........................................................................... 109 Lokale Ordner auf eine CD /DVD sichern ........................................................................ 112 Vollständig lokale Ordern wiederherstellen ................................................................... 114 Einzelne Nachrichten........................................................................................................... 116 Einzelne Nachrichten archivieren ................................................................................... 116 einzelne Nachrichten wiederherstellen .......................................................................... 118 Alle Daten ............................................................................................................................ 119 Alle Daten archivieren .................................................................................................... 119 Alle Daten wiederherstellen ........................................................................................... 121 E-Mail Konten abrufen ........................................................................................................ 123 Kopfzeilen abrufen.......................................................................................................... 124 Kopfzeilen – Einzeln Empfangen ..................................................................................... 125 Extras ...................................................................................................................................... 126 Benutzer - Einstellungen ..................................................................................................... 127 Benutzer anlegen ............................................................................................................ 128 Benutzer mit einem Passwort versehen ......................................................................... 129 Benutzer Datenordner verschieben................................................................................ 130 Mailkonten Verwaltung ....................................................................................................... 132 E-Mail-Konto erstellen (express-Methode) .................................................................... 133 E-Mail-Konto erstellen .................................................................................................... 137 E-Mail-Konto manuell erstellen ...................................................................................... 139 Erweiterte Konten Einstellungen .................................................................................... 143 Signatur ............................................................................................................................... 145 Signatur erstellen ............................................................................................................ 146 Seite | 4 GcMail | Handbuch Signatur in E-Mail einfügen ............................................................................................. 148 Textbausteine ...................................................................................................................... 149 Visitenkarte erstellen .......................................................................................................... 150 Optionen ............................................................................................................................. 152 Reiter „Allgemein“ .......................................................................................................... 153 Reiter „Senden und Empfangen“ .................................................................................... 157 Reiter „Schreiben“ .......................................................................................................... 161 Reiter „Lesen“ ................................................................................................................. 165 Reiter „Verbindung“ ....................................................................................................... 167 Reiter „Kalender“ ............................................................................................................ 168 Reiter „Datensicherung“ ................................................................................................. 173 Reiter „Sicherheit“ .......................................................................................................... 173 Reiter „Cloud“ ................................................................................................................. 175 Filterregeln .......................................................................................................................... 177 Hauptfenster Filterregeln ............................................................................................... 178 Neue Filterregeln ............................................................................................................ 180 Vorlagen .............................................................................................................................. 183 Vorlage erstellen ............................................................................................................. 184 Bezeichner und Vorlagen bearbeiten ............................................................................. 185 Lizenzbestimmungen .............................................................................................................. 186 Seite | 5 GcMail | Handbuch ÜBER DAS HANDBUCH Vielen Dank das Sie sich zu unserer E-Mailprogramm GcMail kennenlernen möchten. Bitte lesen Sie die folgenden Abschnitte um die Funktionen von GcMail kennenzulernen. Die Darstellung dieses Handbuches beruht auf dem Betriebssystem Windows 10 und kann bei Verwendung eines anderen Windows -Betriebssystem Version abweichen. Rechtshinweis Das Handbuch und dessen Inhalte sind urheberrechtlich geschützt und Eigentum von Monika Verse. Alle Rechte vorbehalten. Sie enthält Materialien, die durch geltendes Urheberrecht geschützt sind. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der "Rechte Inhaberin" darf diese Dokumentation weder vollständig noch in Auszügen reproduziert, übertragen oder auf sonstige Weise vervielfältigt werden. Monika Verse übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Dokumentation. Der Inhalt dieser Dokumentation kann ohne Ankündigung geändert werden. Alle anderen hier erwähnten Markennamen und Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Warenzeichen: GcMail ist eingetragenes Warenzeichen von Monika Verse. © 2001-2016 Monika Verse, Gelsenkirchen, Deutschland Seite | 6 GcMail | Handbuch SYSTEMVORAUSSETZUNG GcMail kann mit folgenden Betriebssystem -Versionen verwendet werden Windows 7 Windows 8 Windows 8.1 Windows 10 Sie benötigen für die Installation unseres Programmes 20 MB Festplatten speichern. Seite | 7 GcMail | Handbuch INSTALLATION Laden Sie die gcmail8setup.exe Version von unserer Webseite herunter und starten Sie die exe.-Datei. Hinweis: Deaktivieren Sie bei der Installation vorübergehend das Antiviren Programm! Wählen Sie die Sprache aus. Sie können hier zwischen deutsch und englisch wählen. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf weiter und folgen Sie den weiteren Dialogen Die Programm Daten werden nun unter das Verzeichnis: C: Programme installiert und die Daten-Ordner werden in das Verzeichnis öffentliche Dokumente installiert. Hinweis Möchten Sie ihre Daten-Ordner in einem anderen Verzeichnis ablegen, so können Sie dies nach der Installation aus GcMail heraus vornehmen. Diese Funktion finden Sie unter Extras/Benutzer und im Dialog nochmals auf Extras klicken. Im Kontextmenü wählen Sie „Datenordner verschieben“ und wählen Sie das Verzeichnis aus. Seite | 8 GcMail | Handbuch PROGRAMM - ÜBERSICHT SCHNELLZUGRIFFSLEISTE Über die Menüleiste können alle wichtigen Funktionen erreicht werden SYMBOLLEISTE Die Symbolleiste passt sich automatisch je nach Auswahl an. Seite | 9 GcMail | Handbuch ORDNERFENSTER Hier werden die E-Mail-Konten aufgelistet. Verwenden Sie nur das POP3 Protokoll, so werden Ihre Nachrichten im Lokalen Ordner "Posteingang" abgelegt. Es wird nicht für jedes E-Mail-Konto eine eigene Ordner-Struktur angelegt. Bei Verwendung des IMAP Protokolls wird für jedes E-Mail-Konto ein eigener Ordner-Baum erstellt. Hinweis: Unter dem Menü Extras/ Optionen einstellen, kann angewählt werden ob man im Ordnerfenster Icons verwenden möchten. Klicken Sie dazu unten in der Menüleiste auf Extras. Ab der Version 7 wird in GcMail als Standard Protokoll das IMAPProtokoll verwendet, ist das nicht gewünscht, sollte Sie die E-MailKonten manuell anlegen Seite | 10 GcMail | Handbuch VORSCHAUFENSTER Standardmäßig ist das Vorschaufenster rechts und die Nachrichtenliste Links. Dies kann unter Ansicht / Fensterlayout geändert werden. Seite | 11 GcMail | Handbuch NACHRICHTEN-LISTE Die Nachrichten werden Standardmäßig nach Datum und Neu oder alt sortiert. Ist das nicht gewünscht können Sie dies ändern. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Datum und wählen Ihre gewünschte Einstellung aus. VERGRÖßERN – VERKLEINERN Möchten man die Ansicht empfangenen Nachrichten vergrößern oder verkleinern, klickt man den kleinen Pfeil rechts unten am Fensterrand an. Es wird ein Kontextmenü geöffnet in dem Sie die Größe verändern können. Seite | 12 GcMail | Handbuch E- MAIL KONTO ERSTELLEN Sie haben in GcMail die Möglichkeit ein E-Mail-Konto per Express oder Detailliert (Manuell) zu erstellen. Dazu klicken Sie in der unteren Menüleiste auf Extras und im Folgenden Fenster auf Konto Verwaltung Es öffnet dich der Dialog Kontoeinstellungen Hier klicken Sie auf „Neu“ und wählen Express oder Detailliert aus. Seite | 13 GcMail | Handbuch KONTO ERSTELLEN (EXPRESS-FUNKTION) Klicken Sie auf Express und geben Sie Ihre Kontendaten ein so wie im Beispiel zu sehen: Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie auf Überprüfen. GcMail wird nun alle wichtigen Daten wie Ausgangsserver Eingangsserver Port hinzufügen. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich einen Verbindungstest durchführen. Seite | 14 GcMail | Handbuch Nutzen Sie eine Eigene Domain Handelt es sich um eine eigene Domain-Adresse wird GcMail nach Klick auf den Button „Überprüfen“ einen Dialog öffnen, indem eine Auswahl getroffen werden kann. Setzen Sie den Haken falls Ihr Provider enthalten ist, wenn nicht klicken Sie auf das X und beenden Sie diesen Dialog und erstellen Sie Ihr Konto manuell. Manche Provider wie zum Beispiel All-Incl erfordert einen anderen Benutzernamen, als Ihre Emailadresse. Dieser Benutzername wird Ihnen Ihr Provider mitteilen. GcMail wird hier einen Hinweis ausgeben und Sie auffordern einen Benutzernamen einzutragen. Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf den Button „Übernehmen“. Ihr Konto wird nun im Dialog Kontoeinstellungen übernommen und in der Ordnerleiste ein neuer Ordner-Baum (nur bei IMAP) erstellt. Seite | 15 GcMail | Handbuch KONTO ERSTELLEN (DETAILLIERT) Klicken Sie auf „Detailliert“ und füllen Sie Ihre Daten ein Nach den Eingaben klicken Sie bitte auf den Button manuelle Erstellung. Es wird sich ein weiterer Dialog öffnen. Seite | 16 GcMail | Handbuch Geben Sie einen Kontonamen ein. Benutzer und E-Mailadresse wurde bereits von GcMail eingetragen. Wählen Sie den Kontentyp aus: IMAP (Hier arbeiten Sie direkt auf dem Mailserver Ihres Providers) POP3 (Die Nachrichten werden direkt vom Mailservers Ihres Providers abgerufen.) Nach Auswahl tragen Sie nun bei: Posteingang und Port die Daten ein die Sie von Ihrem Provider erhalten haben Postausgang und Port die Dateien ein die Sie von Ihrem Provider erhalten haben. Hinweis Die meisten Provider haben Ihre Ports auf SSL umgestellt, sodass Sie hier unter dem Button "erweiterte Einstellungen" noch den Haken bei SSL sowie den Haken bei SMTP-Server erfordert Authentifizierung setzen müssen. Ob dies erforderlich ist, wird Ihnen Ihr Provider mitteilen. Sind alle Eingaben korrekt, klicken Sie auf den Button Fertigstellen und Ihr Konto erscheint nun im Dialog Konteneinstellung. Seite | 17 GcMail | Handbuch NEUE NACHRICHT ERSTELLEN Um eine neue Nachricht zu erstellen klicken Sie auf den Button „Neue Mail“ unter dem Reiter „Start“ In diesem Dialog können Sie nun Ihre Nachrichten erstellen und mit dem Button „Senden“ versenden Zusätzlich können Sie folgende Funktionen nutzen: BILDKOPIE AKTIVIEREN Um die BCC (Blind Carbon Copy , "Bildkopie") Zeile im Schreibfenster zu aktivieren klicken man auf den Reiter "Ansicht" und dann auf den Button "Alle Kopfzeilen" Seite | 18 GcMail | Handbuch TEXTBAUSTEINE IN NACHRICHT EINFÜGEN Um einen zuvor erstellten Textbaustein in einer Nachricht einzufügen, klicken Sie im "Neue Mail"/Reiter Start und nun den Button Textbaustein. Wurden mehrere Textbausteine erstellt, wird hier eine Liste erscheinen. VISITENKARTE IN NACHRICHT EINFÜGEN Um eine Visitenkarte zu Ihrer Nachricht einzufügen, klicken Sie im "Neue Mail" - Dialog auf den Reiter/Einfügen Hinweis: Es wird immer nur die Visitenkarte für das jeweilige Mailkonto eingefügt, welches im Von: Eingabefeld des "Neue Mail" Fenster steht. Seite | 19 GcMail | Handbuch KONTAKT-ADRESSE EINFÜGEN Um einen Kontakt in eine Mail aus dem Adressbuch einzufügen, klicken man doppelt mit der linken Maustaste, links in die Kontaktliste, auf einen Kontakt. Dieser wird automatisch in das AN: Eingabefeld übernommen. Klicken Sie mit der Maus doppelt auf den Kontakt, so wird diese in das An „Eingabefeld“ übernommen Haben Sie die Kontaktliste deaktiviert, klicken Sie auf den Button AN: so wird sich ein Dialog öffnen, indem Sie die Mailadresse aus dem Adressbuch/Gruppe auswählen können. Die gleiche Vorgehensweise gilt für das CC: -Eingabefeld und das BCC: Eingabefeld. Seite | 20 GcMail | Handbuch ANHANG EINFÜGEN/ENTFERNEN Um einen Anhang hinzuzufügen klickt man in der Symbolleiste (Neue Mail) auf den Button "Anhang“ Im folgenden Dialog wählt man den Anhang aus der versendet werden soll. Es ist auch möglich per Dag & Drop einen Anhang einzufügen. Dazu zieht man den Anhang in das Schreibfeld von GcMail. ANHANG ZIPPEN, ENTFERNEN UND ÖFFNEN Mit Rechtsklick in das Anhang-Feld wird sich ein Kontextmenü öffnen. In diesem Kontextmenü kann man auswählen ob der Anhang/Anhänge gepackt, den Anhang nochmals öffnen oder den Anhang wieder entfernen möchten. Seite | 21 GcMail | Handbuch ANHÄNGE VOR DEM VERSAND ZIPPEN Anhänge beim Versand zippen ist eine elegante Möglichkeit. Das zippen der Dateien im Vorfeld entfällt! So einfach geht dies mit GcMail: Mehrere Anhänge in GcMail einfügen Entweder klickt man mit der rechten Maustaste in das Feld in der sich Ihre Anhänge befinden und wählt die Funktion "Anlage packen" oder man ruft diese Funktion über die Menüleiste/Reiter Nachricht und aktiviert hier den Button „Anlage packen“ Seite | 22 GcMail | Handbuch NACHRICHT BEIM VERSAND VERSCHLÜSSELN Nachrichten können absolut sicher synchron verschlüsselt werden. Voraussetzung für den Empfang und Versand ist, dass der Empfänger ebenfalls GcMail benutzt. Versender und Empfänger müssen das Passwort kennen. Hinweis: Es können nur Nachrichten im Textformat verschlüsselt werden. Erstellen Sie eine Nachricht und gehen Sie in die Menüleiste "Nachricht" und wählen Sie "Verschlüsseln" aus. Nun gibt man im sich öffnenden Dialog ein Passwort ein und klickt auf "Ok" Ein Hinweis mit der Information das die Nachricht beim Versand verschlüsselt wird, wird erscheinen. Bestätigen Sie mit OK und nun auf den Button „Senden“ um Ihre Nachricht zu versenden Wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht, die zuvor mit GcMail verschlüsselt wurde empfangen, so wird sich die Nachricht wir folgt darstellen. Des Weiteren wird die Abfrage des Passwortes erscheinen. Seite | 23 GcMail | Handbuch Gibt man das Passwort ein, wird sich die Nachricht im Klartext zeigen Hinweis: Ihr Empfänger kann diese Nachricht nur entschlüsseln, wenn er auch GcMail nutzt und das Passwort kennt. BILD EINFÜGEN Sie können nur ein Bild einfügen, wenn Sie zuvor das Format in Text und HTML eingestellt haben. Dies ist Standardmäßig eingestellt und muss nur zurückgestellt werden, wenn Sie zuvor das Format auf „Nur Text“ umgestellt hatten. Klicken Sie im Dialog „Neue Mail“ auf den Button Bild öffnen: es wird sich folgender Dialog Seite | 24 GcMail | Handbuch Bildherkunft: Im Eingabefeld "Bildherkunft" wählt man das Bild aus welches in die Nachricht einfügt werden soll. Weis man den Pfad zum Bild nicht, klicken man den Button "Durchsuchen". Der Windows-Explorer wird geöffnet und man kann ein Bild auswählen. Text ändern: Vergeben Sie für das Bild einen Namen. Sobald Ihr Empfänger mit der Maus über das Bild fährt wird Ihr Text angezeigt. Layout: Mit dieser Funktion kann man auswählen, an welcher Stelle das Bild in der Nachricht platziert werden soll. Möchte man eine Randbreite für das Bild vergeben, gibt man diese Breite ein Abstand: Hier kann man den Horizontalen und Vertikalen Abstand eingeben. Zusätzlich können Sie ein Bild auch über das Speichern aus der Zwischenablage in der Nachricht einfügen. EIGENER HTML-CODE EINFÜGEN In einer neuen Nachricht einen eigenen HTML-Quellcode einfügen. GcMail biete solch eine Funktion. Bitte beachten Sie das GcMail kein HTML-Editor ist und auch nicht so komplex ausgelegt wurde. Das „Neue Mail“ Fenster öffnen und den Reiter Einfügen anklicken, hier wählen Sie den Button HTML-Code aus. Seite | 25 GcMail | Handbuch Es wird sich der Dialog HTML-Code öffnen. Schreiben Sie Ihren HTMLQuellcode oder fügen Sie diesen per Kopie ein und klicken Sie auf OK. Ihr HTML-Code wird nun in die Nachricht eingefügt. Klicken Sie auf versenden und Ihre Nachricht wird wie im Beispiel bei Ihrem Empfänger so zu sehen sein. Seite | 26 GcMail | Handbuch Seite | 27 GcMail | Handbuch HTML-DATEI EINLESEN Erstellen Sie Ihre HTML- Datei und speichern Sie diese ab. Klicken Sie nun auf den Button HTML-Datei in der Symbolleiste: Es wird sich ein neues Fenster öffnen, suchen Sie das Verzeichnis indem Sie Ihre zuvor erstellte HTML-Datei befindet und wählen Sie diese aus. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen klicken Sie auf öffnen. Ihre Datei wird nach GcMail eingelesen. Seite | 28 GcMail | Handbuch KONTAKTFENSTER AKTIVIEREN/DEAKTIVIEREN Um das Kontaktfenster in Dialog "Neue Mail" zu aktivieren klicken, Sie auf den Reiter "Ansicht" und wählen Sie den Button „Kontaktfenster“ Möchten Sie das Kontaktfenster nicht nutzen wählen Sie es ab. Seite | 29 GcMail | Handbuch HINTERGRUNDBILD EINFÜGEN So ändern Sie die Hintergrundfarbe oder fügen Sie ein Hintergrundbild ein. Dazu klicken Sie im "Neue Mail" Fenster auf den Reiter "Format" Wählen Sie den Button „Hintergrund“ und im folgendem Kontextmenü aus, ob Sie ein Hintergrund oder eine Hintergrundfarbe verwenden möchten. Sie können hier die in GcMail beinhalteten Bilder verwenden oder ein eigenes Bild so wie bei unserem Beispiel-Bild zusehen. Seite | 30 GcMail | Handbuch RECHTSCHREIBPRÜFUNG Die Rechtschreibprüfung wird in der Symbolleiste im "Neue Mail" aufgerufen. Erstellen Sie eine Nachricht und markieren Sie den Teil den Sie überprüfen möchten und klicken Sie auf den Button: Es wird sich folgender Dialog geöffnet. Ignorieren - Es wird der Vorschlag ignoriert und der Cursor springt zum nächsten "falschen" Wort Alle Ignorieren - Es werden alle Vorschläge ignoriert Hinzufügen - Fügt das Wort Ihrem eigenen Wörterbuch hinzu. Ändern - Ändert das Wort Schließen - Rechtschreibprüfung wird beendet Sie können die Rechtschreibprüfung auch so einstellen, das erst bei versenden Ihrer Nachricht eine Prüfung durchgeführt wird. Um dies einzustellen klicken Sie im „Neue Mail“ Fenster auf den Reiter Extras und nun auf den Button „ABC Einstellungen“. Nach anklicken dieses Buttons wird sich ein neues Fenster geöffnet in dem Sie einstellen können, ob die Nachricht vor dem Versand geprüft wird. Seite | 31 GcMail | Handbuch Durch setzen des Hakens bei "Nachricht vor dem Senden immer prüfen" wird die Nachricht zuerst geprüft bevor Sie Versand wird. Folgende Funktionen stehen zusätzlich zur Verfügung: Ignoriere Großbuchstaben - Ignoriert bei der Prüfung ob das Wort groß oder klein geschrieben ist Ignoriere Wörter mit Zahlen - Ignoriert bei der Prüfung Zahlen Eigenes Wörterbuch - Um ein eigenes Wörterbuch zu verwenden muss man den Haken setzen und ein Verzeichnis auswählen, wohin dieses eigene Wörterbuch gespeichert werden soll. GcMail wird standardmäßig das eigene Wörterbuch unter C:\\Users\Public\Documents\GcMail\Dic das eigene Wörterbuch anlegen. Auswahl Wörterbuch für die Rechtschreibung Es stehen für die Rechtschreibprüfung verschiedene Sprachen zu Verfügung. Seite | 32 GcMail | Handbuch ÜBERSETZEN Sie haben die Möglichkeit Ihre Texte zu übersetzen. Diese Übersetzung soll eine kleine Hilfestellung sein und kann mit einer professionellen Übersetzung natürlich nicht mithalten. Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie auf den Reiter "Extras" und wählen Sie den Button übersetzen. Es wird sich im Schreibfenster ein weiterer kleiner Dialog öffnen. Standardmäßig ist GcMail auf Von "German" Nach "Englisch" eingestellt und beim Öffnen auch den Text bereits übersetzt haben. Möchten Sie eine Nachricht in einer anderen Sprache übersetzen, klappen Sie das Feld "Nach" auf und wählen Sie eine andere Sprache aus. Seite | 33 GcMail | Handbuch Klicken Sie auf den Button "Start" und GcMail wird in die neue Sprache übersetzten. Seite | 34 GcMail | Handbuch NEUE NACHRICHT MIT VORLAGE ERSTELLEN Um eine neue Nachricht mit einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie unter dem Reiter "Nachricht" auf den kleinen Pfeil im Button Nachricht und wählen "Neue Mail mit Vorlage" aus. oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Nachrichtenliste auf eine Mail und wählen indem sich öffnenden Kontextmenü Mail/Neue Mail mit Vorlage aus. Es wird ein Dialog geöffnet in dem Ihre erstellten Vorlagen angezeigt werden. Seite | 35 GcMail | Handbuch Wählen Sie eine Vorlage aus und bestätigen Sie mit "OK". GcMail wird nun eine neue Mail erstellen in der Ihre Vorlage bereits eingelesen ist. Seite | 36 GcMail | Handbuch KONTAKTE Um einen neuen Kontakt zu erstellen klicken Sie unten auf die Menüleiste auf den Button Kontakte. Das Hauptfenster wird sich öffnen. Sie haben hier die Möglichkeit zwischen einer Liste oder Karten-Ansicht zu wechseln. Auf der linken Seite sehen Sie die Liste Ihrer erstellten Kontakt - Gruppen. Seite | 37 GcMail | Handbuch NEUER KONTAKT ERSTELLEN Um einen neuen Kontakt zu erstellen klicken Sie oben links auf den Button „Neu“ Es wird sich das Fenster Kontakt öffnen. Klickt man auf den Dropdown-Button öffnet sich ein Kontextmenü mit der Auswahl der Gruppen die Sie erstellt haben Mit Klick auf den Button "Neu" kann man eine neue Gruppe erstellen. Unter diesen Button befindet sich ein Fenster in dem Sie weitere Eingabe vornehmen können. Eingabefeld: Vorname Geben Sie den Vornamen ein. Eingabefeld: Name Geben Sie den Nachnamen ein. E-Mail Geben Sie eine Mailadresse ein. Mit Klick auf den Pfeil öffnet sich ein Kontextmenü indem Sie 2 weitere Emailadressen eingeben können. Durch doppelt Klick aus das Bild können Sie ein passendes Bild hinzufügen. Alle anderen Eingabefelder sind selbsterklärend. Zusätzlich können Sie unter dem Reiter „Adressen“ noch weitere Eingabe vornehmen. Seite | 38 GcMail | Handbuch Unter dem Reiter „Notiz“ können Sie eine Notiz zu diesem Kontakt hinzufügen. Haben Sie alle Eingabe vorgenommen klicken Sie auf den Button „OK“ um die Eingaben zu speichern. Seite | 39 GcMail | Handbuch VERTEILER-LISTE ERSTELLEN Um eine Verteilerliste zu erstellen klicken Sie auf den Button dem Reiter „Start“. in der Menüleiste unter Geben Sie Ihrer Verteiler-Liste einen Namen und wählen Sie eine Gruppe aus oder erstellen Sie eine Neuen-Gruppe - Namen Sobald Sie Ihrer Liste einen Namen und eine Gruppe erstellt haben, wird der Button „Hinzufügen“ aktiv Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ wird Sie ein weiteres Fenster öffnen: Seite | 40 GcMail | Handbuch Markieren Sie die Adressen die Sie zu dieser Verteilerliste hinzufügen möchten und klicken Sie auf den Pfeil. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf den Button „OK“ um diese Verteilerliste zu speichern. Seite | 41 GcMail | Handbuch ADRESSBUCH EXPORTIEREN Möchten Sie Ihr Adressbuch exportieren, klicken Sie auf Kontakte und in der Menüleiste unter dem Reiter Kontakt und den Button „Exportieren“. Es wird sich das Fenster „Adressbuch exportieren“ öffnen. Geben Sie der Export-Datei einen Namen oder klicken Sie auf den Button „Durchsuchen“. GcMail wird nun eine Datei Namens GcMail.csv vorgeben. Unter Format wählen Sie Komma-getrennt, wenn Sie möchten und unter Gruppe wählen Sie die Gruppe aus die Sie exportieren möchten. Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, klicken Sie auf den Button „Exportieren“. Der Export wird in einem Fortschrittsbalken angezeigt. Seite | 42 GcMail | Handbuch ADRESSEN IMPORTIEREN Um Adresse zu importieren klicken Sie dem Menü Kontakte in den Reiter Import. Hier finden Sie folgende Möglichkeiten Ihre Adresse zu importiere: IMPORTFUNKTION Unter diesen Button können Sie aus das Thunderbird Adressbuch oder eine Datei im csv-Format importieren. Wählen Sie aus, in welchem Format Sie Ihre Nachrichten importieren möchten. Standardmäßig steht hier "Adressbuch im Textformat (Komma oder Semikolon getrennt)" Klicken Sie auf "Weiter" und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten Seite | 43 GcMail | Handbuch Haben Sie die Auswahl vorgenommen, wird sich das Register Auswahl öffnen und die Daten die Sie importieren könnten angezeigt. Wenn Sie ein Adressbuch einer anderen Software importieren müssen, müssen Sie ggf. die Spalten anpassen. In der linken Spalte sehen Sie die Spalten wie GcMail Sie vorgibt. Werden Ihnen die Spalten der Import-Datei angezeigt. Diese können abweichen. Markieren Sie die Spalten und mit den Butten „nach oben“ und „nach unten“ können Sie die Spalten für GcMail optimieren. Da jedes Programm hier andere Spalten und die Anzahl der Spalten unterschiedlich sind, kann es sein, dass Sie nicht alles importieren können. Haben Sie alles angepasst, klicken Sie auf den Button „Weiter“ und im folgenden Fenster auf Button „Fertigstellen“. Die Adressen werden nun eingelesen. Seite | 44 GcMail | Handbuch GOOGLE-KONTAKTE IMPORTIEREN Klicken Sie auf den Button importieren. Es wird sich der Anmelde-Dialog von Google öffnen. GcMail importiert nur Ihre Adressen von Google. Es ist nicht möglich die Kontakte von GcMail nach Google zu exportieren. Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein oder wählen Sie Ihr Konto in der Liste aus (falls Sie mehrere Google Konten verwenden) und klicken Sie die Return-Taste. Es wird sich das Anmelde-Fenster öffnen. Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf Anmelden. Es wird sich folgendes Fenster öffnen Seite | 45 GcMail | Handbuch Diesen Dialog mit Klick auf den Button "Zulassen" bestätigen. Es wird sich folgendes Fenster öffnen. Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie importieren möchten und markieren Sie alle Kontakte. Klicken Sie auf den Button "Importieren". Ihre Kontakte werden nun in eine eigene Gruppe Namens "Google" in den Kontakt - Liste von GcMail übernommen. Seite | 46 GcMail | Handbuch OUTLOOK KONTAKTE IMPORTIEREN Klicken Sie auf den Button importieren. Es wird sich ein Dialog "Import Outlook Kontakte" öffnen. GcMail importiert nur Ihre Daten von Outlook. Es ist nicht möglich die Kontakte von GcMail nach Outlook zu exportieren. Klicken Sie auf den Button "Verbinden" wird sich GcMail mit Outlook verbinden und eine Auswahl der Outlook-Kontakte in der Liste anzeigen. Hinweis: Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie viele Kontakte in Outlook hinterlegt haben. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf den Button "Importieren". Die Kontakte werden nun nach GcMail in einem Ordner "Outlook" importiert. Seite | 47 GcMail | Handbuch LIVE-MAIL KONTAKTE IMPORTIEREN Klicken Sie auf den Button (Microsoft Konto) importieren. Es wird sich der Anmelde-Dialog von Microsoft öffnen. GcMail importiert nur Ihre Daten von Microsoft, also es ist nicht möglich die Kontakte von GcMail nach Microsoft zu exportieren. Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf den Button "Anmelden" Es wird sich folgender Hinweis-Dialog öffnen den Sie bestätigen mit "Ja" bestätigen müssen, wenn Sie auf Ihre Kontakte zugreifen möchten. Haben Sie auf den "Ja" geklickt wird sich ein weiterer Dialog öffnen. Seite | 48 GcMail | Handbuch Wählen Sie in der Liste die Kontakte aus, welche Sie importieren möchten und klicken Sie auf den Button "Importieren". Hinweis: Microsoft hat den Import sehr begrenzt. GcMail wird nach dem Import einen eigenen Ordner Windows-Live erstellen. Da die ImportMöglichkeit sehr begrenzt sind müssen Sie einige Daten manuell nachtragen. Seite | 49 GcMail | Handbuch KALENDER Den Kalender von GcMail wählen Sie über die untere Menüleiste mit Klick auf Kalender an. Es wird sich das Hauptfenster öffnen. Über die Symbolleisten- Register erreichen Sie die verschiedenen Funktionen. Seite | 50 GcMail | Handbuch NEUEN TERMIN ERSTELLEN Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Neuer Eintrag“ und wählen Sie im Kontextmenü aus, ob Sie einen Termin oder eine Aufgabe erstellen wollen. Durch Klick auf den Button „Neuer Termin“ wird das Eingabe-Fenster geöffnet: Betreff: Geben Sie Ihrem Termin einen Betreff Uhrzeit: Geben Sie ein für wann der Termin gültig ist oder setzen Sie den Haken bei Ganztägig. Datum: Setzen Sie das Datum wann dieser Termin stattfindet. Alarm: Bitte Haken setzen, wenn Sie sich an diesen Termin erinnern lassen möchten. Klicken Sie auf den Button Wiederholung wird ein neuer Dialog geöffnet. Ort: Geben Sie den Ort ein, wo dieser Termin stattfindet. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben "Keine" wird sich das Dropdown-Menü öffnen. Seite | 51 GcMail | Handbuch Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben "angenommen" wird sich das Dropdown-Menü öffnen. Wählen Sie den Status aus, den Sie für diesen Termin vorgesehen haben. Haben Sie alle Angaben vorgenommen klicken Sie auf den Button "OK" um den Termin anzulegen oder geben Sie zuvor noch eine Notiz hinzu. Unter dem Register Notiz können Sie zusätzlich noch einige Notizen hinzufügen. AUFGABE ERSTELLEN Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Neuer Eintrag“ und wählen Sie im Kontextmenü aus, ob Sie einen Termin oder eine Aufgabe erstellen wollen. Durch Klick auf den Button „Neue Aufgabe“ wird das Eingabe-Fenster geöffnet: Seite | 52 GcMail | Handbuch Unter Betreff: Geben Sie einen Betreff für Ihre Aufgabe ein. Unter Start: Geben Sie den Startzeitpunkt für Ihre Aufgabe an. Unter Fällig: Geben Sie an, wann diese Aufgabe erledigt sein sollte. Unter Priorität: Geben Sie die Priorität dieser Aufgabe an. Unter Status: Hier können Sie den Status Ihrer Aufgabe festlegen. Unter Zuständig: Geben wäre für diese Aufgabe zuständig ist. Unter Fertig: Können Sie den Haken setzen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Unter Fertig%: Es wird Ihnen angezeigt in wieweit diese Aufgabe erledigt wurde. Sind alle Angaben vorgenommen worden, klicken Sie auf den Button "OK" um die Aufgabe anzulegen oder fügen Sie zuvor noch eine Notiz unter dem Reiter „Notiz“ hinzu. Seite | 53 GcMail | Handbuch GOOGLE-KALENDER-IMPORTIEREN Um die Synchronisierung mit dem Google-Kalender zu starten, klicken Sie bitte auf den Button unter dem Menü - Register Kalender/Synchronisieren. Es wird sich der Google - Anmelde Dialog öffnen. Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein oder wählen Sie Ihr Konto in der Liste aus (falls Sie mehrere Google Konten nutzen), klicken Sie die Return-Taste. . Es wird sich das Anmelde-Fenster öffnen. Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf Anmelden. Sie müssen im folgenden Dialog mit Klick auf den Button "Akzeptieren" bestätigen. Es wird sich folgendes Fenster öffnen. Import des Planer von Google. Geben Sie das Startdatum ein und klicken Sie auf den Button "Aktualisieren" so werden Ihre Kalendereinträge synchronisiert. Seite | 54 GcMail | Handbuch Durch Klick auf den Button "Importieren" werden die Daten aus dem Planer übernommen. Import der Terminliste von Google: Geben Sie das Startdatum ein und klicken Sie auf den Button "Aktualisieren" die Termine werden nun wie folgt gelistet. Seite | 55 GcMail | Handbuch Durch setzen eines Hakens in den Kontrollkästchen und Klick auf den Button "Importieren" werden die Termine in die Terminliste von GcMail übernommen, die Sie angehakt haben. Klicken Sie auf "Importieren" wird ein Dialog angezeigt in dem die Anzahl der Importierten Termine angezeigt wird. In der Terminliste von GcMail wurden die Termine Ihres Google Accounts eingefügt. Seite | 56 GcMail | Handbuch NACH GOOGLE EXPORTIEREN Um Ihre Daten Terminliste von GcMail zu Ihrem Google - Kalender zu exportieren klicken Sie bitte auf den Button unter dem Menü - Register Kalender/Synchronisieren. Die Daten zur Anmeldung sind in GcMail hinterlegt, falls Sie sich bereits angemeldet haben. Sollte dies nicht so sein, bitte Ihre Anmeldung analog der Importfunktion durchführen. Das Fenster Kalender-Synchronisierung, mit der bereits angehakten Funktion „Exportieren“ wird geöffnet. Aktivieren Sie oben Rechts im Dialog die Funktion "Exportieren" falls noch nicht geschehen. Die Terminliste von GcMail wird eingelesen. Wählen Sie die Termine aus, die Sie exportieren möchten. Gegebenenfalls wählen Sie auch statt 7 Tage 28 oder 90 Tage aus und klicken auf den Button "Exportieren". GcMail wird die Daten in den Google - Kalender übertragen. Seite | 57 GcMail | Handbuch WINDOWS LIVE – KALENDER IMPROTIEREN Um die Synchronisierung mit dem Windows Live-Kalender zu starten klicken Sie bitte auf den Button unter dem Menü - Register Kalender/Synchronisieren. Es wird sich der Microsoft - Anmelde Dialog öffnen. Geben Sie Ihre Anmelde-Daten ein und klicken Sie auf den Button "Anmelden" Es wird folgender Dialog geöffnet. Bitte bestätigen Sie den Zugriff mit Klick auf den Button "Ja" Seite | 58 GcMail | Handbuch Import des Planer von Windows Live. Geben Sie das Startdatum ein und klicken Sie auf den Button "Aktualisieren" so werden die Kalendereinträge synchronisiert. Klicken Sie auf den Button "Importieren" werden die Daten aus dem Planer übernommen. Import der Terminliste von Windows Live: Geben Sie das Startdatum ein und klicken Sie auf den Button "Aktualisieren" die Termine werden synchronisiert. Durch setzen eines Hakens in den Kontrollkästchen und Klick auf den Button "Importieren", werden die Termine in die Terminliste von GcMail übernommen. Seite | 59 GcMail | Handbuch Klicken Sie auf "Importieren" wird ein Dialog angezeigt in dem die Anzahl der importierten Termine angezeigt wird. In der Terminliste von GcMail wurden die Termine Ihres Windows Live Account's eingefügt die Sie zuvor angehakt haben. Seite | 60 GcMail | Handbuch NACH WINDOWS LIVE -EXPORTIEREN Um Ihre Daten "Terminliste/Planer von GcMail zu Ihrem Windows Live - Kalender zu exportieren klicken Sie bitte auf den Button Kalender/Synchronisieren. unter dem Menü - Register Die Daten zur Anmeldung sind in GcMail hinterlegt, sodass direkt der Dialog Kalender Synchronisieren geöffnet wird. Sollte dies nicht so sein, bitte Ihre Anmeldung analog der Importfunktion durchführen. Aktivieren Sie oben Rechts im Dialog die Funktion "Exportieren" Die Terminliste von GcMail wurde eingelesen. Wählen Sie die Termine aus die Sie exportieren möchten. Gegebenenfalls wählen Sie statt 7, 28 oder 90 Tage aus und klicken auf den Button "Exportieren". GcMail wird nun die Daten in den Windows Live - Kalender übertragen. Seite | 61 GcMail | Handbuch IMPORTIEREN EINER VCS DATEI ODER OUTLOOK KALENDERDATEN Sie haben Outlook auf Ihrem Rechner installiert und möchten die Kalenderdaten nach GcMail übernehmen gehen Sie folgendermaßen vor. Klicken Sie unter dem Menü „Kalender“ auf den Reiter "Kalender" und wählen Sie den Button "Importieren" aus Wählen Sie nun Outlook wird ein Dialog geöffnet. Dieser kann je nach dem wie viele Termine importiert werden sollen, etwas dauern. Seite | 62 GcMail | Handbuch Wählen Sie die Termine die Sie übernehmen möchten, durch setzen des Hakens und klicken Sie anschließend klicken Sie auf den Button "OK" Sie erhalten eine Information das die Daten erfolgreich empfangen wurden. Bestätigen Sie diese Information mit Klick auf den Button "OK" Ihre Daten sind nun in GcMail verfügbar. EXPORTIEREN Sie möchten Ihre Termine exportieren wählen Sie im Menü "Kalender" den Reiter "Kalender" und den Button "Exportieren" aus. Seite | 63 GcMail | Handbuch Im sich öffnenden Dialog haben Sie nun 3 Funktionen zu Auswahl. Alle Einträge: Bei dieser Funktion wird GcMail alle Einträge die sich in Ihrer Terminliste befinden in eine Datei Namens GcMail Calendar.vcs exportieren. Selektierte Einträge: Markieren Sie die Termine die Sie exportieren. GcMail wird diese/diesen Termin/e in eine Datei GcMail Calendar.vcs exportieren. Kalender per Mail versenden: Setzen Sie hier den Haken, wird GcMail je nach vorheriger Wahl "Alle Einträge" oder „Selegierter Eintrag“ eine Datei Namens GcMail Calendar.vcs erstellen und im "Neuen Mail-Fenster" als Anlage einfügen. Sie können auch einzelne Termine direkt exportieren/versenden. Dazu markieren Sie den Termin und wählen im Kontextmenü "Versenden" oder auf der Menüleiste den Button "Versenden" aus. Seite | 64 GcMail | Handbuch NOTIZEN Ab der Version 8 beinhaltet unser Programm auch eine neue Notizfunktion. Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten in eine Notiz übernehmen oder eine Notiz die Sie zuvor erstellt haben, als Nachricht übernehmen und senden. MENÜLEISTE Erklärung der Menüleisten Kleine Menüleiste am oberen Fensterrand Über diese Menüleiste können Sie alle Funktionen aufrufen. Menüleiste -Reiter „Start“ Seite | 65 GcMail | Handbuch Mit Klick auf den Button "Neue Notiz“ können Sie eine neue Notiz erstellen Der Button „Notiz bearbeiten“ wird erst aktiv, wenn Sie eine Notiz markieren. Danach können Sie diese Notiz bearbeiten Der Button „Notiz löschen“ wird erst aktiv, wenn Sie eine Notiz markiert haben. Danach können Sie die Notiz löschen. Mit dem Button „Drücken“ wird Ihre Notiz gedruckt Menüleiste -Reiter „Notiz“ Unter dem Feld „Speichern als..“ haben Sie die Auswahl wie Ihre Notiz gespeichert werden soll. Menüleiste -Reiter „Ansicht“ Hier können Sie die Ansicht verändern. Standardmäßig wird die Notiz-Liste "links" und das Eingabe-Fenster "rechts" angezeigt. Klicken Sie diesen Button wird die Notiz-Liste oben und das Eingabe-Fenster unten angezeigt Seite | 66 GcMail | Handbuch Menüleiste -Reiter „Extras“ Unter diesen Buttons erreichen Sie die Online-Hilfe oder unsere FAQ. KONTEXTMENÜ Wenn Sie eine Notiz markieren, können Sie auch das Kontextmenü aufrufen um einige Funktionen von hieraus aufzurufen. Dazu markieren Sie eine Notiz und klicken die rechte Maustaste darauf und wählen im Kontext-Menü die Funktion die Sie benötigen NOTIZ ERSTELLEN Um eine Notiz zu erstellen, klicken Sie bitte auf das Icon "Notiz" Es wird sich das Fenster "Notiz" öffnen. Nun klicken Sie den Button rechten Eingabe-Fenster können Sie nun Ihre Notiz erstellen. "Neue Notiz" im Seite | 67 GcMail | Handbuch Unter unbenannte Notiz geben Sie Ihrer Notiz einen Namen und tragen Sie im freien Fehlt Ihre Text ein. Wenn Sie mit der Erstellung fertig sind, bitte das Speichern nicht vergessen. Sie haben auch die Möglichkeit diese Notiz zu formatieren, ein Bild hinzuzufügen und diese Notiz als E-Mail Nachricht versenden. Bitte nicht vergessen, das die Bilder die Sie einfügen angepasst werden müssen. Seite | 68 GcMail | Handbuch Klicken Sie nun den Button "Nachricht erstellen" im der Formatierungsmenü oder in der Menüleiste "Reiter Notiz" den Button Nachricht erstellen. Ihre Notiz wird nun im Neue Mail Fenster übernommen. Es ist unter Umständen nötig, die Nachricht noch etwas zu verändern, wenn das Bild im Original sehr groß ist. NACHRICHT IN NOTIZ ÜBERNEHMEN Um eine Nachricht als Notiz zu übernehmen, müssen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste von GcMail markieren und mit rechter Maustaste anklicken. Im Kontextmenü klicken Sie nun auf die Funktion „Notiz erstellen“ GcMail wird diese Nachricht als Notiz erstellen. Diese Nachricht wird nun zu Ihren Notizen hinzugefügt. Seite | 69 GcMail | Handbuch Bitte beachten Sie das die HTML- Formatierung nicht komplett übernommen wird. Dies betrifft Bilder und den Hintergrund. Der Betreff der Mail wird als Notiz „Überschrift“ übernommen. Bitte speichern nicht vergessen! NOTIZ SPEICHERN ALS Sie möchten Ihre Notiz im Pdf. oder HTML Format speichern. Dazu gehen Sie auf der Menüleiste in den Reiter „Notiz“ und wählen unter "Speichern als " das Format Markieren Sie Ihre Notiz und wählen Sie setzen Sie den Punkt bei der Speicherfunktion die Sie verwenden möchten. Möchten Sie diese Notiz als PDF speichern, setzen Sie den Punkt bei PDF-Format. Jetzt wird sich ein Dialog öffnen, in dem Sie diese Notiz als eine PDF abspeichern können. Es stehen 4 weitere Formate zur Auswahl. Seite | 70 GcMail | Handbuch ALLGEMEINE FUNKTIONEN IMAP KONTEN FUNKTIONEN Die Funktionen für Ihre IMAP Konten können Sie entweder über den Reiter "IMAP-Konten" aufrufen oder indem Sie mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen IMAP-Ordner klicken. Tastenkombination STRG + F8 Mailboxfunktionen Um die Mailboxfunktionen aufzurufen gehen Sie auf den Reiter " Konten". Dieser erscheint nur wenn es sich um ein IMAP-Konto handelt. Seite | 71 GcMail | Handbuch Klickt man mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner des IMAP-Kontos wird sich ein Kontextmenü öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit einen neuen IMAP-Ordner zu erstellen, umzubenennen oder zu löschen. Um einen neuen Ordner zu erstellen Klicken Sie auf den Button "Neu". Es wird ein Dialog geöffnet hier tragen Sie einen Namen für Ihre Mailbox-Ordner ein. Damit Ihre Eingabe übernommen wird, klicken Sie auf "OK". Das Programm wird nun einen Ordner auf Ihrem E- Mail Server erstellen und diesen unter der Mailboxliste anzeigen. Damit dieser Ordner unterhalb der Ordnerleiste erscheint, muss dieser Ordner angehakt werden. Seite | 72 GcMail | Handbuch Möchten Sie einen Ordner auf dem Mailserver löschen, muss der Ordner markiert sein und mit rechter Maustaste angeklickt werden. Es wird ein Kontextmenü geöffnet, hier wählen Sie die Funktion "Mailbox löschen". Es wird sich ein Hinweis - Dialog öffnen, um dies zu bestätigen. Mit Klick auf den Button "Ja" wird der Ordner auf dem EMail Server gelöscht. Um diesen Ordner aus der Ordnerliste zu löschen, Klicken Sie diesen Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü "Ordner entfernen" aus. Seite | 73 GcMail | Handbuch Um einen Ordner umzubenennen, markieren Sie diesen Ordner in der Mailboxliste und wählen entweder unter dem Reiter " Konten" oder durch Klick mit der rechten Maustaste auf den markierten Ordner, im folgenden Kontextmenü "Mailbox umbenennen" Im folgenden Dialog geben Sie der Mailbox einen neuen Namen und bestätigen diese Änderung mit OK. IMAP KONTEN EIGENSCHAFTEN FESTLEGEN Um die IMAP-Konten Eigenschaften aufzurufen klickt man den jeweiligen Hauptordner mit der rechten Maustaste an im Kontextmenü klickt man die Funktion "Eigenschaften“ an. Zusätzlich können Sie auch die Tastenkombination STRG + F8 verwenden um die Funktion Eigenschaften aufzurufen. Es wird sich der Dialog Mailbox-Eigenschaften öffnen. Seite | 74 GcMail | Handbuch Hier können Sie folgendes einstellen: Synchronisieren Kopfzeilen: Setzt man hier den Haken wird die Mailbox synchronisiert sobald Sie auf diesen Ordner klicken. Wählen Sie aus was Sie synchronisieren möchten, die Kopfzeilen Synchronisierung beim ersten Aktivieren: Synchronisiert das E-Mailkonto bei der ersten Aktivierung. Beim Kopfzeilenempfang Größe der Mail abfragen: Diese Funktion fragt die Größe der Nachricht beim Empfang ab. Seite | 75 GcMail | Handbuch Löschen Beim Löschen einer Nachricht haben Sie folgende Einstellungen zur Verfügung. Als Gelöscht markiert: Die Mail wird zum Löschen nur markiert und beim Klick auf löschen, komplett vom Server gelöscht Beim Ordner-Wechsel endgültig löschen: Die Mail wird als gelöscht maskiert und sobald Sie auf einen anderen Ordner klicken vom Server gelöscht. Sofort löschen: Die Mail wird sofort vom E-Mail Server gelöscht Aktualisieren Aktualisieren: Gibt an wann das E-Mailkonto zum letzten Mal aktualisiert wurde. Mailkonto Eigenschaften Seite | 76 GcMail | Handbuch Eigene Mailboxnamen für: Benennen Sie die Mailboxnamen nach Ihren eigenen Vorstellungen um Protokoll aktivieren: Setzt man den Haken wird der Empfang und Versand protokolliert gesendete Nachrichten: Setzt man den Haken bei Kopie gesendete Nachricht in Mailbox: Kann ein anderer Mail-Boxordner ausgewählt werden zu löschende Nachricht: Setzt man hier den Haken wird eine Nachricht die bereits lokal in GcMail empfangen wurde beim Löschen als Kopie auch in den lokalen Ordner "gelöschte Mails" gespeichert. Seite | 77 GcMail | Handbuch IMAP FUNKTIONEN – KONTEXTMENÜS In den Kontext-Menüs findet man weitere Funktionen Synchronisieren: Synchronisiert das komplette IMAP-E-Mailkonto Synchronisieren und komprimieren: Synchronisiert die Mailbox und entfernt Nachrichten die lokal in GcMail bereits gespeichert wurden Mailbox: Hier können Sie eine Neue Mailbox neue erstellen, eine Mailbox zu löschen oder eine bereits vorhandene Mailbox umzubenennen. Endgültig vom Server löschen: Vorsicht bei dieser Funktion! Wenn Sie diese Funktion wählen wird die Mailbox vom EMailserver entfernt. Sollten noch Nachrichten darin liegen, werden diese unwiderruflich gelöscht. Ordner entfernen: Entfernt den Mailbox-Ordner aus der Ordnerliste im Programm. Hinweis: Bitte zuvor den Haken aus der Mailboxliste für diesen Ordner entfernen, sonst wird dieser Ordner immer wieder hinzugefügt. Verbindung trennen: Trennt die Verbindung zum E-Mailserver. Sobald man den Ordner anklickt wird die Verbindung wiederhergestellt. Protokoll: Ruft das Protokoll für das IMAP-Konto auf. Hinweis: Diese Funktion muss zuvor unter dem Mailbox-Ordner Eigenschaften aktiviert sein. Seite | 78 GcMail | Handbuch Eigenschaften: Ruft die Mailbox Eigenschaften auf. Mailbox- Ordner-Funktionen Hier findet man im Kontextmenüs folgende Funktionen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Mailboxliste auf eine Mailbox wird sich folgendes Kontextmenü öffnen. Folgende Funktionen können Sie verwenden, wenn Sie die jeweilige Mailbox zuvor mit linken Maustaste markieren. Synchronisieren aktivieren: Setzt den Haken in Mailbox und aktiviert die Synchronisierung. Diese Mailbox wird dann in der Ordnerliste erscheinen. Nur Kopfzeilen: Ruft nur die Kopfzeilen der Nachrichten die sich auf dem E-Mailserver befinden herunter. Komplette Nachricht: Hier wird die komplette Nachricht vom E-Mailserver heruntergeladen. Mailbox umbenennen: Möchten Sie einer Mailbox einen anderen Namen geben, wählen Sie diese Funktion. Mailbox löschen: Löscht die zuvor markierte Mailbox komplett vom E-Mailserver des Providers. Hinweis: Bitte zuvor die Nachrichten aus diesem Ordner entfernen, sonst sind diese unwiderruflich verloren. Trennen: Trennt die Verbindung zum E-Mailserver. Seite | 79 GcMail | Handbuch SUCHFUNKTIONEN Über die Symbolleiste dem Reiter "Suchen" haben Sie eine Auswahl von Suchfunktionen. SUCHEN Klicken Sie auf den Button "Suchen" der Nachrichtenliste. springt der Cursor automatisch in die Suchleiste Mit dieser Funktion können Sie in der aktiven Nachrichtenliste suchen. ERWEITERTE SUCHE Klicken Sie auf den Button "erweiterte Suche" wird sich ein Dialog öffnen, in dem eine Auswahl von Such - Einstellungen vorgenommen werden kann. Seite | 80 GcMail | Handbuch Ist Ihre Auswahl getroffen klickt man auf den Button "Starten" GcMail wird nach allen Nachrichten mit dem getroffenen Suchbegriff suchen und unten in der Ordner-Liste einen neuen Ordner Namens "erweiterte Suche" öffnen, in diesem temporären Ordner sind alle die Nachrichten aufgelistete, die mit dem zuvor als Suchbegriff angegebenen Text, zusammen passen. Hinweis: Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen, je nachdem wie viele Ordner durchsucht werden müssen. Seite | 81 GcMail | Handbuch Aus diesem Ordner „erweiterte Suche“ heraus können Sie auf Nachrichten antworten oder diese kopieren. Wird das Programm geschlossen und wieder geöffnet ist dieser temporäre Ordner nicht mehr vorhanden. MIT DIESEM ABSENDER Klicken Sie auf den Button "mit diesem Absender" Nachrichten von diesem Absender suchen. wird das Programm nach allen Hinweis: Es muss zuvor eine Nachricht in der Nachrichtenliste markiert sein. Die Daten werden in der Ordnerliste links unten in einem temporären Ordner Namens "erweiterte Suche" eingelesen. Aus diesem temporären Ordner können Sie die Nachrichten kopieren oder auf eine Nachricht antworten. Wird das Programm geschlossen und wieder geöffnet, ist der temporäre Ordner nicht mehr vorhanden. Seite | 82 GcMail | Handbuch MIT DIESEM BETREFF Klicken Sie auf den Button "mit diesem Betreff" Nachrichten mit diesem Betreff suchen. wird das Programm nach allen Hinweis: Es muss zuvor eine Nachricht in der Nachrichtenliste markiert sein. Die Daten werden in der Ordnerliste links unten in einem Ordner Namens "erweiterte Suche" temporäre eingelesen. Aus diesem temporäre Ordner können Sie Nachrichten kopieren, auf eine Nachricht antworten und viele Funktionen mehr. Wird GcMail geschlossen und wieder geöffnet, so ist der temporäre Ordner nicht mehr vorhanden. Seite | 83 GcMail | Handbuch NACHRICHTENLISTE - SORTIERUNG ÄNDERN Die Sortierung der Nachrichten kann wie folgt geändert werden. Mit der linken Maustaste auf den Balken "Von(Alle)" klicken, ein Kontextmenü wird geöffnet. Hier haben Sie eine Auswahl mit der die Ansicht der Nachrichten in der Nachrichtenliste verändert werden können. Diese Funktion kann zusätzlich über den Reiter "Ansicht" im Programmfenster angewählt werden. Seite | 84 GcMail | Handbuch FENSTERLAYOUT ÄNDERN Diese Einstellungen können Sie über den Reiter Ansicht/Fensterlayout vornehmen. Klicken Sie auf den Button „Fensterlayout“ wird das Kontextmenü geöffnet. wird der Haken (Schnellzugriff) entfernt, wird die Schnellzugriffleiste geschlossen. wird der Haken (bei Vorschaufenster a......) entfernt, wird das Vorschaufenster geschlossen. wird der Haken (Mail-Liste links) entfernt, wird die Mal-Liste links geschlossen und die Liste wird oben über dem Vorschaufenster geöffnet. wird der Haken (Ordnerfenster) entfernt, wird die komplette Ordnerleiste deaktiviert. Seite | 85 GcMail | Handbuch NACHRICHTEN-ANSICHT GRÖßE ÄNDERN Um die Ansicht der empfangenen Nachrichten im Vorschaufenster zu vergrößern, befindet sich auf der Programm - Oberfläche unten rechts ein kleiner Button 100%. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unten rechts, wird sich ein Kontextmenü öffnen. Es stehen mehrere Größen zur Auswahl. Des Weiteren können Sie diese Funktionen über den Reiter "Bearbeiten" im Hauptfenster erreicht werden. Sie können diese Funktionen auch über folgende Tastenkürzel ausführen: Zoom +: STRG + + Zoom 100 %: STRG + 0 Zoom -: STRG + - Seite | 86 GcMail | Handbuch TEXT-GRÖßE DER ORDNER/NACHRICHTENLISTE ÄNDERN Mit Klick auf den Button Textgröße wird sich ein Kontextmenü öffnen. Es stehen 3 Einstellungen zur Verfügung. Wählen Sie Ihre Einstellung. Seite | 87 GcMail | Handbuch GELÖSCHTE MAILS WIEDERHERSTELLEN Wurden Nachrichten versehentlich gelöscht, können diese Nachrichten wiederhergestellt werden. Hinweis Diese Funktion greift nur, wenn zuvor der lokale Ordner " nicht komprimiert " wurde. Durch das Komprimieren, wurden die Nachrichten die zuvor gelöscht oder verschobenen wurden unwiderruflich aus diesem lokalen Ordner entfernt. Dazu klicken mit der rechten Maustaste auf den lokalen Ordner und wählen die Funktion "Gelöschte Mails wiederherstellen" aus. Es wird ein Dialog öffnen. Setzen Sie den Haken vor der Nachricht, kann eine Auswahl getroffen werde, welche Nachrichten Sie wiederherstellen möchten. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf den Button „Übernehmen“. Ihre Nachrichten werden wiederhergestellt. Seite | 88 GcMail | Handbuch KOMRIMIEREN DER LOKALEN ORDNER Diese Funktion sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden und gilt nur für die lokalen Ordner. Der Posteingang sollte immer klein gehalten werden. GcMail ist kein Archivierungsprogramm in dem man im Posteingang 1-2 GB Nachrichten verwalten sollte. Dafür sollte man, Ablage-Ordner erstellen und die Nachrichten dort speichern. Des Weiteren lohnt sich ein Blick in unsere ➠ Archivierungs-Funktionen Da die Antiviren Scanner beim Empfang der Nachrichten immer den Ordner mit anfassen (scannen), kann das Einlesen der neuen Nachrichten erstens sehr lange dauern und zweitens durch ein Virenprogramm behindert werden Um einen lokalen Ordner zu komprimieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den lokalen Ordner und wählen im Kontextmenü „Komprimieren“ aus. Die Nachrichten die Sie zuvor einmal aus diesem Lokalen Ordner gelöscht oder verschoben haben werden nun Endgültig aus diesem Ordner entfernt. Seite | 89 GcMail | Handbuch Hinweis: Alle Nachrichten die Sie aus einem Lokalen Ordner verschieben oder löschen werden nur als gelöscht markiert und sind für Sie zwar nicht mehr sichtbar aber noch im Ordner vorhanden. Erst beim Komprimieren werden diese Daten endgültig gelöscht. Sollte bei der Komprimierung folgender Warnhinweis angezeigt werden: ist dieser Ordner defekt. Handelt es sich um einen Ordner unterhalb der Ablage, erstellt man einen neuen Ordner und schiebt die Nachrichten des defekten Ordners hinein. Sind alle Nachrichten im neuen Ordner vorhanden, kann der alte defekte Ordner gelöscht werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste den lokalen Ordner den Sie löschen möchten an und wählen im Kontextmenü „Ordner löschen“ aus. Handelt es sich um den Posteingangs-Ordner, gesendete Mails oder Postausgangs-Ordner kontaktieren Sie bitte unseren Support. Seite | 90 GcMail | Handbuch Handelt es sich um den Ordner „gelöschte Mails“ kann direkt gelöscht werden. Dazu klicken Sie diesen Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü die Funktion Ordner "gelöschte Mails" leeren aus. Im folgenden Dialog erscheint ein Hinweis, ob dieser Ordner permanent geleert werden soll. Klicken Sie auf "JA" wird der ganze Ordner nicht nur geleert, sondern auch ein neuer Ordner erstellt. Die Nachrichten die sich noch in dem Ordner befunden haben sind unwiderruflich entfernt. Seite | 91 GcMail | Handbuch NEU INDIZIEREN Diese Funktion sollte Sie ausführen, wenn eine Nachricht abgerufen wurde und diese keinen Text im Vorschaufenster enthält. Dies kann passieren, wenn das Speichern in die Datei behindert wurde, zum Beispiel durch ein Antiviren Programm oder wenn Windows einfach heruntergefahren wurde, obwohl GcMail gerade eine Aktion ausführt. Die Funktion "Neu Indizieren" erstellt eine Index-Datei in der die Header-Daten Ihrer E-Mail Nachrichten eingelesen werden, so können die Nachrichten schneller in GcMail angezeigt werden. Diese Index-Datei hat nichts mit der eigentlichen Posteingangs-Datei zutun. Ihre kompletten Nachrichten liegen noch in der Posteingangs-Datei. Zum "Neu Indizieren" klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen lokalen Ordner und wählen im Kontextmenü die Funktion "Neu Indizieren" aus. GcMail wird den Index neu einlesen. Dies kann einige Zeit dauern, falls der Ordner der neu Indiziert wird sehr groß ist. Sollten dies keinen Erfolg haben und Ihre Nachrichten sind immer noch leer, gehen Sie in den öffentlichen Ordner/GcMail/GcMail und nun in den Ordner Mails. Hier suchen Sie die IndexDatei, für den Posteingang wäre das die Datei: Posteingang.idx und löschen Sie diese. Bitte nicht die Datei Posteingang.ms1 verwechseln, wenn Sie diesen löschen wird Ihr Posteingang gelöscht und Ihre Mails sind verloren. Beim Start von GcMail wird eine neue idx-Datei erstellt. Bitte haben Sie ein wenig Geduld Ihre Nachrichten müssen erst eingelesen werden. Seite | 92 GcMail | Handbuch NACHRICHTEN MARKIEREN Um eine empfangene Nachricht zu markieren muss der Button Etikett im Hauptfenster/Start angeklickt werden. Hinweis: Die Nachricht die markiert werden soll, muss aktiv (angeklickt) sein. Wählen Sie nun eine Markierung wird die Mail in Kursiver - Schrift und Fabig angezeigt. Möchte Sie eine andere Farbe verwenden, können Sie, dass unter den Optionen verändert. Seite | 93 GcMail | Handbuch NACHRICHTEN STATUS Möchten Sie bei einer Nachricht den Status ändern, klicken Sie in der Menüleiste "Start" auf den Button „Status“. Hinweis: Die Nachricht muss zum Ändern markiert sein. Diese Funktionen sind selbsterklärend. BILD ZUR HTML-NACHRICHT HINZUFÜGEN Um Bilder in einer empfangenen Nachricht dazu zu laden, aktiviert Sie unter dem Reiter "Ansicht" die Funktion "Bilder anzeigen" Deaktivieren Sie diese Funktion, werden beim Nachrichten-Empfang einer HTML-Nachricht (wie zum Beispiel bei einem Newsletter") keine Bilder mehr dazu geladen. Seite | 94 GcMail | Handbuch VOLLBILD-MODUS Es ist in GcMail möglich eine Nachricht im Vollbildmodus anzusehen, dazu verwenden Sie entweder die Taste F11 auf der Tastatur oder klicken Sie auf den Button "Ansicht Vollbild" unter der Symbolleiste /Reiter "Ansicht" Hinweis: Um diese Funktion zu verwenden muss Sie die Nachricht markieren. SYNCHRONISIEREN MIT EINEM USB-STICK VERSION Es ist möglich die Daten von einem USB-Stick mit Daten auf einem Rechner zu synchronisieren. Diese Funktion geht immer in der Richtung Ziel. Das heißt: Sie möchten den USB-Stick mit dem Rechner synchronisieren, dann starten Sie die Funktion von Ihrem USB-Stick aus. Sie möchten den Rechner mit Ihrem USB-Stick synchronisieren, dann starten Sie diese Funktion vom Rechner aus. Markieren Sie den lokalen Ordner unter der Ordnerliste einen Ordner. Es wird nun in der Menüleiste der Reiter „Ordner“ erscheinen. Wählen Sie den Button „Synchronisieren“ aus. Es wird sich folgender Dialog öffnen. Seite | 95 GcMail | Handbuch Unter Quelle geben Sie den Ordner an, den Sie synchronisieren möchten. Standardmäßig wird hier C:\Users\Public\Documents\GcMail\GcMail\Mails\ stehen. Klicken Sie auf "Weiter" wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie die Ordner auswählen können. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf den Button "OK" wird ein weiteres Fenster geöffnet. Seite | 96 GcMail | Handbuch Wählen Sie den Ordner "Mails" und klicken Sie auf den Button "OK" Klicken Sie auf "Weiter" Seite | 97 GcMail | Handbuch Klicken Sie in diesem Dialog auf den Button „Fertigstellen“. GcMail wird die Synchronisierung protokollieren. Wenn die Synchronisierung beendet ist, wird ein Dialog "Fertig" angezeigt. Diese müssen Sie mit Klick auf den Button "OK" bestätigen. Seite | 98 GcMail | Handbuch ORDNER MIT PASSWORT VERSCHLÜSSELN Möchten man einen Ordner mit einem Passwort verschlüsseln, markieren Sie diesen Ordner und klicken in der Symbolleiste auf den Reiter "Ordner" und wählt hier den Button "Sperren" oder klicken Sie mit der rechten Maustaste den Ordner und wählen Sie im folgenden Kontextmenü die Funktion „Sperren“ aus. Im folgenden Fenster geben Sie das Passwort ein und bestätigen dieses nochmals. Bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf den Button „OK“. Seite | 99 GcMail | Handbuch Klicken Sie auf den zuvor mit einem Passwort versehenen Ordner, so werden Sie nach Ihrem Passwort gefragt. Möchten Sie diesen Ordner entsperren, klicken Sie mit rechten Maustaste auf den geschützten Ordner und klicken Sie im Kontextmenü klicken Sie auf „Entsperren“. Hinweis: Der Ordner muss zuvor mit dem Passwort geöffnet worden sein um Ihn zu entsperren. Wichtig bitte beachten: Haben Sie Ihr Passwort verloren oder wissen dies nicht mehr, können auch wir Ihnen nicht helfen diesen Ordner zu entsperren. Haben Sie eine Baumstruktur unterhalb des Ablage-Ordners erstellt Beispiel: Hauptordner: Rechnungen + Unterordne, können nur die einzelnen Ordner gesperrt werden. Es ist nicht möglich eine komplette Ordner- Baumstruktur mit einem Passwort zu versehen. GcMail verschlüsselt diesen Ordner „Symmetrisch“ lesen Sie auf der Webseite http://krypto.mufuku.de/2006-10-19/symmetrisch-asymmetrisch/ wie diese Verschlüsslung funktioniert. Seite | 100 GcMail | Handbuch PROTOKOLLE Um die einzelnen Protokolle zu aktivieren klicken Sie Extras/ Einstellungen auf den Button "Protokolle" Es wird sich ein Dialog öffnen in dem man die einzelnen Protokolle auswählen kann. Das allgemeine Protokoll ist ein einfaches Empfangsprotokoll. Empfangsprotokoll Um das Empfangsprotokoll zu aktivieren müssen Sie für das jeweilige E-Mailkonto, wie im Bild zusehen, den Haken setzen. Seite | 101 GcMail | Handbuch Wenn das Protokoll für ein Emailkonto eingeschaltet ist, wird das Empfangsprotokoll geschrieben und im Fenster angezeigt. Bei Bedarf kann dieses Protokoll an unseren Support gesendet werden. Dazu speichern Sie das Protokoll als Textdatei. Sendeprotokoll Um das Sendeprotokoll zu aktivieren, muss man für das jeweilige E-Mailkonto den Haken setzen, wie im Beispiel zusehen. Wenn das Protokoll für ein Emailkonto eingeschaltet ist wird das Empfangsprotokoll geschrieben und im Fenster angezeigt. Es wird die Kommunikation mit dem Mailserver protokolliert. Seite | 102 GcMail | Handbuch Bei Bedarf kann dieses Protokoll an unseren Support gesendet werden. Dazu speichert man das Protokoll als Textdatei. Filterprotokoll Um das Filterprotokoll zusehen, muss man unter den Einstellungen / Filterregeln den Haken bei Filterprotokoll aktivieren setzen. Siehe Bild Wenn Sie das Filterprotokoll aktiviert haben, finden Sie unter Protokolle unter dem Reiter „Protokoll Filterregeln“ nun eine Auflistung. Bei welchem Mailkonto welche Filterregel gegriffen haben. NACHRICHTEN ÜBERSETZEN Sie erhalten eine Nachricht die in einer anderen Sprache geschrieben ist und Sie verstehen diese nicht! Lassen Sie sich diese Nachricht von GcMail übersetzen. Diese Übersetzung kann nie perfekt sein, aber Sie haben ggf. einen Hinweis darauf, was der Versender Ihnen mitteilen möchte. Markieren Sie die Nachricht und klicken im Hauptmenü oben auf den Reiter „Extras“ und im Menü auf den Button „Übersetzen“. Im Hauptfenster wird sich rechts ein weiterer Dialog öffnen. Seite | 103 GcMail | Handbuch Standardmäßig ist GcMail auf Von "German" Nach "Englisch" eingestellt und wird beim Öffnen auch den Text bereits übersetzt haben. Möchten Sie eine Nachricht in einer anderen Sprache übersetzen, wählen Sie die Sprache in die Sie übersetzen möchten und klicken Sie auf Start. Hinweis: Reine HTML-Nachrichten können nicht übersetzt werden. NACHRICHTEN VORLESEN LASSEN Sie möchten sich gerne eine Nachrichte vorlesen lassen, auch das geht mit GcMail. Markieren Sie eine Nachricht die Sie sich vorlesen lassen möchten. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Extras". Klicken Sie auf den Button wird GcMail beginnen Ihnen Ihre Nachricht vorzulesen. Bevorzugt sollten Textnachrichten gewählt werden. Seite | 104 GcMail | Handbuch Klicken Sie auf den Button wird eine Pause eingelegt. Klicken Sie auf den Button wird das Vorlesen beendet. Klicken Sie auf den Button können Sie die Sprache wählen Je nach Betriebssystemversion steht nur die englische Sprache zur Verfügung. Sie können die deutsche Sprach nach installieren. Information finden Sie im Internet, wenn Sie als Suchbegriff Microsoft Hedda-Desktop-German verwenden. Seite | 105 GcMail | Handbuch TASTENKÜRZEL Hauptmenü Kürzel Bedeutung Alle empfangen und senden STRG + Q Nachrichten-Empfang und Versand starten Alle empfangen (nur Kopfzeilen) STRG + ALT + K Startet den Kopfzeilenempfang Alles markieren STRG + A Je nach Fokus: alle Nachrichten oder im Ansichtsfenster den kompletten Text Neue Nachricht erstellen STRG + N Nachricht öffnen STRG + S Markierte Nachricht öffnen Markierte Nachricht sofort löschen Ums. + Entf. Markierte Nachricht sofort löschen Aktualisieren F5 Aktualisiert das aktuelle Fenster Anmerkung STRG + F7 Notiz zur Nachricht hinzufügen Drucken STRG + P Drucken Drucken mit Vorschau STRG + Alt + P Nachricht drucken mit Vorschau Empfang STRG + E Nachrichten- Empfang starten Eigenschaften STRG + F8 Ruft die Eigenschaften der einzelnen Mail auf Inhalt und Index F1 Hilfe Kopieren STRG + C Den markierten Text in die Zwischenablage kopieren Löschen ENtF Nachricht löschen Rohmail anzeigen STRG + F3 Zeigt die Nachricht in der Rohfassung Suchen STRG + F In der aktuellen Nachricht suchen. (Cursor springt in die Suchleiste) Suchen erweitert STRG + ALT + F Öffnet den Dialog erweiterte Suche Gelesen STRG + G Nachricht als gelesen markieren Mail in Vollbildanzeige F11 Nachricht im Vollbild anzeigen Zum Adressbuch hinzufügen STRG + B Absenderadresse wird zum Adressbuch hin zu gefügt. Adresse kopieren STRG + M Absenderadresse wird zum Adressbuch hinzugefügt. Domain zur Jank liste STRG + J Markierte Absender-Domaine wird zur Junkliste hinzugefügt. Nachrichtentext vergrößern (Zoom) STRG + + Mail-Ansicht wird vergrößern Nachrichtentext verkleinern (Zoom) STRG + - Mail-Ansicht wird verkleinern Zoom auf 100% zurücksetzen STRG + 0 Zoom zurücksetzen Ordnerfenster aktivieren/Deaktivieren STRG + ALT + O Aktiviert oder deaktiviert das Ordnerfenster im Hauptfenster IMAP-Verbindung STRG + I Verbindung zum Server trennen Seite | 106 GcMail | Handbuch Nachrichten bearbeiten Kürzel Beschreibung Senden F2 Sendet Nachricht Rückgängig STRG + Z Vorherige Aktion Rückgängig machen Wiederherstellen STRG + Alt + Z Stellt eine zuvor geänderte Tätigkeit wieder her Ausschneiden STRG + X Markierten Text wird ausgeschnitten Einfügen STRG + V Text in der Zwischenablage an der Cursorposition einfügen Alles markieren STRG + A Den kompletten Text markieren Suchen STRG + F Öffnet das Suchfenster Kontaktfenster aktivieren/deaktivieren STRG + ALT + C Kontaktfenster wird aktivieren/deaktivieren Anhang einfügen STRG + F5 Anhang zu einer Nachricht einfügen Antworten STRG + R E-Mail beantworten Filterregeln Kürzel Bedeutung Neu Strg + N Neue Filterregel erstellen Seite | 107 GcMail | Handbuch NACHRICHTEN ARCHIVIEREN GcMail hat einige Möglichkeiten Ihre Nachrichten zu archivieren/exportieren oder wieder in das Programm einzulesen/importieren. Dazu klicken Sie in der Symbolleiste auf den Reiter "Archiv". Es stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung. Mit der Funktion Ordner können einzelne Ordner auf eine CD oder in ein Verzeichnis gesichert werden und temporäre nach GcMail zurück gelesen werden. Mit der Funktion Nachrichten können einzelne Nachrichten gesichert werden und nach GcMail unterhalb des Ablageordners temporäre eingelesen werden. Mit der Funktion Alle Daten können alle Daten wie Konten, Nachrichten, Filterregeln, Signaturen, Junkliste etc. in ein Zip-Archiv archivieren oder nach GcMail zurück gelesen werden. Seite | 108 GcMail | Handbuch ORDNER Mit dieser Funktion können Sie Ordner in ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner/zusätzlicher Festplatte oder auf eine CD/DVD sichern. Sollte das Datenvolumen der Ordner sehr groß sein, sollte diese Funktion genutzt werden um das reibungslose Arbeiten mit GcMail zu gewährleisten. VOLLSTÄNDIGE LOKALE ORDNER ARCHIVIEREN Sichern Sie einen Ordner aus GcMail heraus auf eine CD oder in ein Verzeichnis des Rechners oder lesen Sie in das Programm ein. Durch das erneute temporäre Einlesen in GcMail hat man zur jeder Zeit die Möglichkeit um auf diesen Datenbestand zurückzugreifen. Das suchen, verschieben, kopieren etc. in diesen temporären eingelesenen Ordnern ist natürlich auch kein Problem. Bitte so vorgehen: Gehen Sie in der Menüleiste auf den Reiter „Archiv“ und wählen Sie den Button „Ordner“ und „vollständigen lokalen Ordner archivieren“ Im folgenden Dialog der sich öffnen wird, wählen Sie Ihre Archivierung-Funktion aus. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Alle Ordner: Bei dieser Funktion werden alle Lokalen Ordner gesichert. selektierte Ordner: Speichert nur den zurzeit markierten Ordner. Seite | 109 GcMail | Handbuch Ordner auswählen: Wird diese Funktion gewählt, wird der Dialog "Ordner auswählen" geöffnet und ein Ordner kann ausgewählt werden. Archivierte Mails aus den Ordner entfernen: Setzen Sie hier den Haken, so werden die original Nachrichten nach dem sichern aus dem Ordner gelöscht. Ist die Auswahl getroffen klicken Sie auf den Button "Weiter". Setzen Sie den Haken bei "Selektierte Ordner" sollten Sie auswählen in welches Verzeichnis Sie diesen Ordner sichern möchte und klickt auf "Weiter". Wenn Sie keine Einstellung vornehmen wird automatisch in das vorgegebene Verzeichnis gesichert. Nach Klick auf den Button „Weiter“ wird sich folgendes Fenster Es wird sich folgendes Fenster öffnen: Seite | 110 GcMail | Handbuch In diesem Fenster werden alle Ordner, die archiviert werden sollen, angezeigt. Klicken man auf "Start" werden die Ordner in das zuvor ausgewählte Verzeichnis gesichert. Wurde keine Auswahl getroffen wird GcMail in das folgende Verzeichnis sichern: C:\Users\Public\Documents\GcMail\GcMail\Folder Archive Nach erfolgreicher Sicherung erscheint folgendes Fenster. Dieses können Sie mit Klick auf den Button "Schließen" beenden. Seite | 111 GcMail | Handbuch Die gesicherten Ordner befinden sich nun, je nach Auswahl, in dem Verzeichnis welches Sie zuvor angewählt haben. LOKALE ORDNER AUF EINE CD /DVD SICHERN Es spielt keine Rolle welche Funktion im Vorfeld markiert wurde, in jeder der 3 Funktionen ist es möglich eine CD/DVD zur Sicherung zu erstellen. Wir haben hier die "selektierte Ordner" Funktion angewendet. Setzen Sie den Haken bei "Sichern auf CD/DVD " und klicken Sie auf den Button "Weiter". Bitte nicht vergessen eine CD/DVD ins Laufwerk zulegen! Seite | 112 GcMail | Handbuch Wählen Sie den Ordner aus, der auf CD/DVD gesichert werden soll und klicken Sie auf den Button "Start". GcMail bereitet die Daten vor und brennt diese auf Ihre CD/DVD. Ist der Brennvorgang beendet, klicken Sie bitte auf den Button "Fertig". Seite | 113 GcMail | Handbuch VOLLSTÄNDIG LOKALE ORDERN WIEDERHERSTELLEN Um einen Ordner aus einem Verzeichnis wiederherzustellen, klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Reiter "Archiv" und auf dem Button "Ordner". Klicken Sie die Funktion "Vollständige lokale Ordner wiederherstellen" an. Es wird sich ein neues Fenster öffnen. In diesem Dialog werden alle lokalen Ordner aufgelistet, die zuvor in das Folder Archiv (oder in dem Verzeichnis welches Sie zuvor ausgewählt haben) gesichert wurden. Wählen Sie den Ordner oder alle Ordner die Sie temporäre nach GcMail einlesen möchte und klicken Sie auf den Button "Weiter" und im folgenden Fenster auf den Button "Fertigstellen". Seite | 114 GcMail | Handbuch GcMail wird einen Ordner Namens "Archivierte Ordner" erstellen und die Ordner/Nachrichten dort einlesen. Der Datenordner Namens "Archivierte Ordner" wird temporäre in der Ordnerliste unten angelegt/angezeigt. Seite | 115 GcMail | Handbuch Aus diesem Ordner können Nachrichten kopiert, verschoben oder auf eine Nachricht geantwortet werden. Hinweis: Wird das Programm geschlossen und wieder geöffnet ist der Ordner nicht mehr vorhanden sein EINZELNE NACHRICHTEN Diese Funktion kann gewählt werden, wenn man nur einzelne Nachrichten sichern möchte. EINZELNE NACHRICHTEN ARCHIVIEREN Um einzelne Nachrichten zu archivieren, klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Reiter „Archiv“ und anschließend auf den Button "Nachrichten". Im Kontextmenü wählen Sie „einzelne Nachrichten archivieren“ aus. Hinweis: Sie müssen in einem lokalen Ordner die Nachrichten markieren, die Sie archivieren möchten. Es wird immer eine Datei erstellt, die den Namen des Ordners wiedergibt aus der die Nachricht gesichert wurde. Beispiel: Sichern Sie eine Nachricht aus dem lokalen Ordner "gesendete Mails" so wird die Datei "gesendete Mails.mbx" heißen. Speichern Sie zu einem späteren Datum nochmals eine einzelne Nachricht aus dem Ordner "gesendete Mails" so wird diese Nachricht zusätzlich in die Datei "gesendete Mails.mbx" eingefügt. Somit wären nun zwei Nachrichten in dieser Datei vorhanden. Die gesicherte Datei "gesendete Mails.mbx" wird nicht überschrieben, sondern erweitert!!! Seite | 116 GcMail | Handbuch Es wird sich ein neues Fenster geöffnet. Standardmäßig wird GcMail Ihre Nachrichten nach C:\Users\Public\Documents\GcMail\GcM ail\Mails\storage\ in den Ordner Storage speichern. Möchten Sie das nicht, klicken Sie auf den Button "Durchsuchen" und es wird sich ein Dialog öffnen indem Sie ein Verzeichnis Ihrer Wahl anwählen können. Klicken Sie auf "OK" wird GcMail einen Hinweis Dialog ausgeben. Beispiel: Bestätigen Sie mit „Ja“ wird GcMail die Nachricht aus dem Ordner entfernen. Klicken Sie auf den Button "Nein" wird GcMail eine Kopie dieser Nachricht in den Ordner "Storage" speichern. Seite | 117 GcMail | Handbuch EINZELNE NACHRICHTEN WIEDERHERSTELLEN Um einzelne Nachrichten wiederherzustellen, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Reiter „Archiv“ auf den Button "Nachrichten". Im Kontextmenü wählen Sie "einzelne Nachrichten wiederherstellen" aus. Es wird sich folgender Dialog öffnen. Markieren Sie den Nachrichten-Ordner den Sie wiederherstellen möchten und wählen Sie den Ablage-Ordner aus in dem diese Nachrichten gespeichert werden sollen. Seite | 118 GcMail | Handbuch Bleiben Sie bei den Standard Einstellungen so werden die gesicherten Nachrichten in den Ordner "Ablage" gespeichert. ALLE DATEN Mit der Funktion „Alle Daten“ können Sie alle Daten wie Konten, Nachrichten, Filterregeln, Signaturen, Junkliste etc. in ein Zip-Archiv archivieren und mit der Wiederherstellungsfunktion nach GcMail einlesen. ALLE DATEN ARCHIVIEREN Sie möchten von Ihren kompletten Daten eine Backup-Datei erstellen, dazu klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Reiter „Archiv“ und anschließend auf den Button "Alle Daten". Wählen Sie den Menüpunkt "Alle Daten archivieren" aus. Es wird sich ein Dialog öffnen, indem Sie auswählen können, welche Daten Sie archivieren möchten. Seite | 119 GcMail | Handbuch Sie können im Fenster wählen, was Sie sichern möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf den Button „Sichern“ Mit dem Button "Schließen" beenden Möchten Sie die Backup-Datei in einem anderen Verzeichnis ablegen, wählen Sie das Verzeichnis aus in dem Sie auf das Ordner Icon klicken. Im folgenden Dialog können Sie das Verzeichnis wählen, wohin diese Backup-Datei gespeichert werden soll. Standardmäßig wird GcMail eine GcMail Backup Mails (Datum).zip Datei im Ordner GcMail Backup erstellen. Verzeichnispfad: C:\Users\Public\Documents\GcMail\GcMail\Mails\GcMail Backup\GcMail Backup Mails ....(Datum) Mit dem Button "Schließen" müssen Sie den Vorgang beenden. Seite | 120 GcMail | Handbuch Unter den Einstellungen/Optionen /Datensicherung können Sie auswählen, wann GcMail automatisch eine Datensicherung durchführen soll. ALLE DATEN WIEDERHERSTELLEN Sie möchten Ihre Daten wiederherstellen, dazu klicken Sie in der Symbolleiste auf den Reiter „Archiv“ anschließend auf den Button "Alle Daten" und wählen Sie den Menüpunkt "Alle Daten wiederherstellen" aus. Es wird sich ein Dialog öffnen, indem Sie auswählen können, welche Daten Sie wiederherstellen möchten. Hinweis: Wenn Sie eine Funktion auswählen wird sich immer ein Dialog öffnen, bitte den Hinweis beachten der für die ein oder andere Funktion ausgegeben wird. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Nachrichtenordner: Diese Funktion wird Ihre Datenordner temporäre in einen Ordner Namens BackupOrdner unten links in der Ordnerliste einlesen und anzeigen. Hier können Sie nun Ihre Nachrichten, die Sie benötigen verschieben, kopieren, beantworten, unterhalb der Ablage in einen anderen Ordner verschieben. Wenn Sie GcMail schließen und starten wird der Backup-Ordner nicht mehr vorhanden sein. Konten: Importiert Ihre Email-Konten nach GcMail. Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Seite | 121 GcMail | Handbuch Lokales Adressbuch: Importiert das lokale Adressbuch. Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet. Wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Globales Adressbuch: Importiert das globale Adressbuch, falls vorhanden. (Das Globale Adressbuch kann anlegen, wenn man mehrere Benutzer in GcMail verwendet.) Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Junkliste: Importiert die Junkliste. Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet. Hier wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Whiteliste: Importiert die Whiteliste. Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Filterregeln: Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Textbausteine: Importiert Ihre Textbausteine. Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren Signaturen: Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Kalender und Aufgaben: Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. Seite | 122 GcMail | Handbuch Vorlagen: Mit Klick auf den Button „OK“ wird ein Dialog geöffnet, wählen Sie die Backup-zip aus, aus der die Daten importiert werden sollen und klicken Sie auf öffnen. GcMail wird die Daten nun importieren. E-MAIL KONTEN ABRUFEN In GcMail haben Sie mehrere Möglichkeiten Ihre Nachrichten abzurufen. Unter dem Reiter "Start" im Hauptfenster, wählen Sie den Button "Alle Empfangen" oder klappen Sie den Button auf indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken. Weiter Empfangsmöglichkeiten finden Sie unter dem Reiter "Transfer". Seite | 123 GcMail | Handbuch KOPFZEILEN ABRUFEN Um den Kopfzeilenempfang von einem Mailkonto/Konten zu starten klicken Sie bitte auf den Reiter "Transfer" auf "Einzeln Empfangen (nur Kopfzeilen)" oder wählen Sie "Alle empfangen (nur Kopfzeilen)" aus. Diese Funktion ist nur mit POP3 Konten möglich! Haben Sie mehrere POP3 Konten angelegt, können Sie bei der Funktion "Einzeln Empfangen (nur Kopfzeilen) " den kleinen Pfeil anklicken und auswählen welches Konto Sie abfragen möchten. Möchten Sie von allen POP3 Konten die Kopfzeilen abrufen, klicken Sie auf den Button "Alle Empfangen (nur Kopfzeilen)" GcMail wird unten links im der Ordnerleiste einen neuen Ordner Namens Posteingangs-Server erstellen. Sie haben nun unter dem Reiter "Start" die Auswahl wie Sie mit den empfangenen Nachrichten verfahren möchten. Seite | 124 GcMail | Handbuch Markieren Sie eine Mail und wählen Sie aus ob Sie diese Mail löschen oder empfangen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button "Ausführen" oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Nachricht. Es wird sich ein Kontextmenü öffnen in dem Sie die beschriebenen Funktionen auswählen können. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf den Button "Ausführen". GcMail wird nun die zu löschenden Nachrichten direkt auf dem Server löschen oder die Nachrichten die Sie für den Empfang markiert haben empfangen. Hinweis: Wenn Sie den Kopfzeilen - Empfang nutzen ist es nicht möglich Ihre Nachrichten als Kopie auf dem Server zu belassen. Wenn Sie das möchten nutzen Sie bitte das IMAP-Protokoll. KOPFZEILEN – EINZELN EMPFANGEN Sie möchten Ihre Nachrichten von einem bestimmten POP3-Konto abrufen. Hierzu gehen Sie bitte auf den Reiter "Transfer" und klicken auf den kleinen Pfeil. Es wird sich ein Kontextmenü öffnen indem Sie das Konto auswählen können. Seite | 125 GcMail | Handbuch EXTRAS Unter dem Menüpunkt "Extras" haben Sie die Möglichkeit verschiedene Funktionen zu die Sie nutzen können. Stellen Sie GcMail nach Ihren wünschen ein. Klicken Sie im Hauptfenster unten Links den Button „Extras“ an und es wird Sie das Auswahlfenster öffnen. Treffen Sie Ihre Auswahl. Die Funktionen werden wir Ihnen nachfolgend erklären. Seite | 126 GcMail | Handbuch BENUTZER - EINSTELLUNGEN Um zu den Benutzereinstellungen zu kommen klicken Sie im Hauptfenster unten „Extras“ und wählen die Funktion „Benutzer“ aus. Es wird sich das Benutzer-Einstellungs Fenster öffnen. Über die Menüleiste können die Funktionen aufgerufen werden. Unter "Neu" kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Unter "Löschen" kann ein Benutzer aus der Liste gelöscht werden. Unter dem Menüpunkt „Extras“ befinden sich folgende Funktionen: Passwort - Ein Passwort für einen Benutzer vergeben Passwort entfernen - Entfernt das Passwort für diesen Benutzer Datenordner verschieben - Die Daten eines Benutzers in ein Verzeichnis Ihrer Wahl verschieben Klicken Sie in der linken Fensterhälfte auf "Datenordner verschieben". Dadurch öffnet sich ein neues Info-Fenster. Klicken Sie auf "Ja", wird ein weiteres Fenster geöffnet, wählen Sie aus wohin dieser Datenordner verschoben werden soll. Datenordner importieren - Wurde eine Sicherung eines Daten-Ordners vorgenommen kann dieser mit dieser Funktion eingelesen werden. Seite | 127 GcMail | Handbuch BENUTZER ANLEGEN Klicken Sie auf den Button „Neu“ wird sich das Eingabefenster öffnen, indem Sie für den neuen Benutzer einen Name eintragen können. Geben Sie einen Benutzernamen ein und klicken Sie auf "OK" Der neue Benutzer erscheint in der Benutzerliste. Hinweis: Der Name des Hauptbenutzers kann nicht geändert werden. Beim Start von GcMail wird jetzt ein Auswahl - Dialog erscheinen. Die Datenordner des Beispiel - Bildes würde folgendermaßen heißen: test1 - selbst angelegter Benutzer GcMail Shop - selbst angelegter Benutzer Hauptbenutzer - vom Programm angelegter Daten - Ordner "Mails" Unter dem Verzeichnis öffentliche Dokumente/GcMail/GcMail wurde ein Datenordner mit diesem Namen angelegt. Starten Sie das Programm mit einem Benutzer angelegten. Sie können so viele Benutzer anlegen wie Sie möchten. Seite | 128 GcMail | Handbuch BENUTZER MIT EINEM PASSWORT VERSEHEN Um einen Benutzer mit einem Passwort zu schützen, markiert Sie diesen in der Benutzerliste. Wählen in der Menüleiste den Button „Extras“ und im Kontextmenü „Passwort eingeben“ aus. Es wird ein Dialog gestartet der darauf hinweist, dass nur der Benutzer mit einem Passwort versehen werden kann, mit dem GcMail gestartet wurde. Durch Klick auf „OK“ wird der Dialog "Passworteingabe" geöffnet. Seite | 129 GcMail | Handbuch Vergeben Sie für den aktiven Benutzer ein Passwort. Wichtig! Bitte wählen Sie ein Passwort, welches Sie gut behalten können. Bei Verlust des Passwortes sind auch wir nicht in der Lage Ihnen zu helfen. BENUTZER DATENORDNER VERSCHIEBEN Um einen Daten-Ordner eines Benutzers zu verschieben, markieren Sie den Benutzer und klicken die Menüfunktion „Extras“ an. Wählen Sie die Funktion “Datenordner verschieben“ aus. Es wird sich ein Dialog öffnen der Sie darauf Hinweist, wo Ihr Datenordner zurzeit abgelegt ist und ob Sie den Daten - Ordner verschieben möchten. Bestätigen Sie mit "Ja". Seite | 130 GcMail | Handbuch Es wird ein weiterer Dialog geöffnet. Wählen Sie jetzt das Verzeichnis aus oder klicken Sie auf den Button "Neuen Ordner erstellen" um den Datenordner dorthin abzulegen. Seite | 131 GcMail | Handbuch MAILKONTEN VERWALTUNG Um zu der Mailkonten-Verwaltung zu gelangen, klicken Sie im Hauptfenster unten auf „Extras“ und wählen Sie die Funktion „Mailkonten verwaltung“ aus. Es wird sich der Konteneinstellungs- Dialog öffnen. Über die Menüleiste können die Funktionen aufgerufen werden. Neu - Öffnet den Dialog um ein neues E-Mailkonto zu erstellen. Bearbeiten - Öffnet die E-Mailkonten-Einstellungen zur Bearbeitung. (Es muss ein Konto markiert sein) Löschen - Löscht ein zuvor markiertes Emailkonto. Testen - Sendet eine Testmail an das Emailkonto, welches zuvor markiert wurde. Extras - Unter Extras sind Funktionen wie importieren, exportieren, VCard erstellen zu finden. Seite | 132 GcMail | Handbuch E-MAIL-KONTO ERSTELLEN (EXPRESS-METHODE) Um ein Emailkonto zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Extras“ im Hauptfenster unten links in der Menüleiste. Klicken Sie im nachfolgendem Fenster, welches sich geöffnet hat, auf die Funktion „Konten verwaltung“ Im nächsten Dialog klicken Sie oben in der Menüleiste auf das Icon „Neu“ und anschießend im Kontextmenü auf "Express empfohlen". Es wird sich der Dialog „Konto einrichten (Express Methode)“ öffnen. Füllen Sie alle Felder aus. Seite | 133 GcMail | Handbuch Interner Kontoname: Geben Sie hier einen Namen ein den Sie im Programm für diese Mailadresse (intern) verwenden möchten Angezeigter Name: Es wird empfohlen einen Namen ein zutragen Mailadresse: Tragen Sie hier Ihre E-Mailadresse Passwort: Tragen Sie Ihr Passwort ein Haben Sie alle Felder ausgefüllt, klicken Sie bitte auf den Button "Überprüfen". GcMail wird, wenn möglich, Ihre Daten ergänzen und den Dialog erweitern: Testen Sie die Verbindung durch Klick auf den Button "Verbindung testen". Das Programm wird eine Nachricht an Ihre eigene Emailadresse senden. Sind alle Eingaben ordnungsgemäß, klicken Sie auf den Button "Übernehmen" und das Emailkonto wird in die Kontenliste eingefügt. Hinweis: Standardmäßig wird GcMail ein Konto mit dem IMAP-Protokoll erstellen, möchten Sie das nicht, sollten Sie bevor Sie die Daten übernehmen, das Konto auf POP3 umstellen. Seite | 134 GcMail | Handbuch Handelt es sich um Ihre eigene Domain Handelt es sich um eine eigene Domain-Adresse wird GcMail einen Dialog öffnen, indem eine Auswahl getroffen werden kann. Seite | 135 GcMail | Handbuch Manche Provider wie zum Beispiel All-incl erfordert einen anderen Benutzernamen, als Ihre Emailadresse. Dieser Benutzername wird Ihnen Ihr Provider mitteilen. GcMail wird hier einen Hinweis ausgeben und fordert Sie auf einen Benutzernamen einzutragen. Wie Sie im Dialog sehen können hat GcMail alle für Sie wichtigen Daten bereits aus gefühlt. Standardmäßig erstellt GcMail ab der Version 2014 die Konten mit dem IMAP Protokoll. Möchten Sie das nicht, nehmen Sie bitte den Haken unter IMAP anstatt POP3 als Eingangsserver heraus. Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf den Button “Übernehmen“. Vorsichtshalber können Sie Ihre Eingaben testen. Hierzu klicken Sie auf den Button "Verbindung testen". GcMail wird eine Testmail an Ihre E-Mail-Adresse senden. Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf den Button "Übernehmen". Ihr Konto wird nun in der Konteneinstellungsliste erscheinen. Seite | 136 GcMail | Handbuch E-MAIL-KONTO ERSTELLEN Um ein Emailkonto zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Extras“ im Hauptfenster unten in der Menüleiste. Klicken Sie in dem Fenster welches sich geöffnet hat auf die Funktion „Konten verwaltung“ Im nächsten Dialog klicken Sie oben in der Menüleiste auf das Icon „Neu“ und im Kontextmenü auf "Detailliert". Klicken Sie auf den Button „Detailliert“ wird sich das Eingabefenster öffnen. Seite | 137 GcMail | Handbuch Füllen Sie alle Eingabefelder aus und klicken Sie auf weiter. GcMail wird nun einen Kontotest durchführen und die passenden Konto-Einstellungen dazu laden und ein weiteres Fenster öffnen, in dem Sie diese Eintragungen überprüfen können. Seite | 138 GcMail | Handbuch Sie haben die Möglich eine Testmail an Ihr eigenes Konto zusenden. Mit Klick auf den Button "Testmail senden" wird sich ein Dialog geöffnet. Klicken Sie auf "Ja" wird GcMail eine Testnachricht an Ihr Konto senden und eine Information geben, ob diese Testmail einwandfrei Versand wurde. E-MAIL-KONTO MANUELL ERSTELLEN Um ein E-Mail-Konto manuell zu erstellen, klicken Sie auf „Extras“ und im folgenden Fenster auf Mailkonto erstellen. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Detailliert“ und in dem sich öffnenden Fenster auf den Button „manuell Erstellen“ Seite | 139 GcMail | Handbuch Füllen Sie in diesem Fenster die Eingabefelder aus und klicken Sie auf „manuelle Erstellung“ Eingabefelder: Kontoname: Unter Kontoname geben Sie den Namen ein, mit der das E-Mail-Konto verwaltet werden soll, zum Beispiel: Mustermann. Benutzer/Ihr Name Geben Sie den Namen ein, den der Empfänger sehen soll. Benutzer /E-Mail-Adresse: Geben Sie Ihre Mailadresse ein. Einstellungen POP3-IMAP: Wählen Sie, welches Protokoll Sie verwenden möchten. Bei IMAP arbeiten Sie direkt auf dem Server des Providers. Bei POP3 werden die Nachrichten direkt vom E-Mail-Server heruntergeladen und lokal im Posteingangsordner gespeichert. Um die Auswahl vorzunehmen, klicken Sie auf den keinen Pfeil der nach unten zeigt. Hinweis: Haben Sie mehrere E-Mailkonten die Sie per POP3-Protokoll herunterladen möchten, so werden diese Nachrichten alle im lokalen Posteingangsordner abgelegt. Seite | 140 GcMail | Handbuch Posteingang(IMAP) Geben Sie die Daten ein, die Sie von Ihrem Provider erhalten haben oder klicken Sie auf das Icon . GcMail wird nach dem richtigen Port suchen. Sollte GcMail den Port nicht finden geben Sie diesen manuell ein. Hinweis: Die meisten Provider haben Ihre Port auf SSL umgestellt, sodass Sie hier unter dem Button "erweiterte Einstellungen" noch den Haken bei SSL setzen sollten. Posteingang(POP3) Geben Sie die Daten ein, die Sie von Ihrem Provider erhalten haben oder klicken Sie auf das Icon . GcMail wird nach dem richtigen Port suchen. Sollte GcMail den Port nicht finden, geben Sie diesen manuell ein. Hinweis: Die meisten Provider haben Ihre Ports auf SSL umgestellt, sodass Sie hier unter dem Button "erweiterte Einstellungen" noch den Haken bei SSL setzen sollten. Postausgang (SMTP) Geben Sie die Daten ein, die Sie von Ihrem Provider erhalten haben oder klicken Sie auf das Icon . GcMail wird nach dem richtigen Port suchen. Sollte GcMail den Port nicht finden geben Sie diesen manuell ein. Hinweis: Die meisten Provider haben Ihre Ports auf SSL umgestellt, sodass Sie hier unter dem Button „erweiterte Einstellungen“ noch den Haken bei SSL setzen sollten. Benutzername Geben Sie die Daten ein die Sie von Ihrem Provider erhalten haben ein (Die E-Mailadresse ist optional manche Provider werden Ihnen auch einen andere Daten nennen). Seite | 141 GcMail | Handbuch Kennwort Geben Sie Ihr Passwort für die Konten-Abfrage ein. Sind Sie nicht sicher ob Sie das Passwort richtig eingegeben haben? Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen „im Klartext anzeigen“ so wird Ihr Passwort im Klartext angezeigt. Schaltfläche „erweiterte Einstellungen“ Hinter dem Button "erweiterte Einstellungen" befinden sich die Einstellungen die Sie manuell verändern können oder gar müssen. Ob Ihre die Nachrichten per SSL (verschlüsselt) Versand oder Empfangen werden sollen oder ob Sie die Authentifizierung aktivieren müssen. Manche Provider setzen ab 2014 den verschlüsselten Versand und Empfang (SSL) voraus. Der Empfang und Versand mit den Ports 110 und 25 ist beifolgenden Providern nicht mehr möglich. T-Online GMX Web.de Yahoo Seite | 142 GcMail | Handbuch ERWEITERTE KONTEN EINSTELLUNGEN Hier können Sie zusätzliche Angaben die Sie ggf. für den einen oder anderen Provider benötigen vornehmen. Registerkarte „Allgemein“ Eingabefeld "Kontoname" Hier steht der Kontoname den Sie zuvor angelegt haben Antwortadresse (Optional) Geben Sie hier die Adresse ein von der Sie antworten möchten. Dieses Mailkonto unterstützt sicheres Login (APOP) Protokoll aktivieren Aktivieren Sie diese Funktion werden für dieses Konto, Protokolle gespeichert als Standardkonto festlegen Standardkonto heißt: Wenn Sie eine neue Mail schreiben, wird GcMail diese Mailadresse automatisch in das "Von" Eingabefeld eintragen. Seite | 143 GcMail | Handbuch Registerkarte Postausgang Postausgang (SMPT) Geben Sie die Serverdaten ein die Sie von Ihrem Provider erhalten haben Port Geben Sie hier den Port ein. Sie können Wahlweise die Ports 25/465/587 eingeben, je nachdem welche Information Sie von Ihrem Provider erhalten haben. SMPT-Server erfordert... Hier müssen Sie den Haken setzen, falls Ihr Provider das vorschreibt. Wenn möglich mit TLS/SSL Unterstützt Ihr Provider das sichere Senden Ihrer E-Mail mit TLS (Transport Layer Security) /SSL (Secure Sockets Layer) , so setzen Sie hier den Haken. Die E-Mail wird nun SSLVerschlüsselt an Ihren Provider gesendet. Anmeldeinformationen Hier brauchen keine weiteren Angaben eingetragen zu werden. GcMail setzt Standardmäßig diese Funktion. Seite | 144 GcMail | Handbuch Registerkarte Posteingang Tragen Sie den Posteingang-Server ein und setzen Sie den Haken ob Sie die Nachrichten per SSL ( Secure Sockets Layer (SSL) ) verwenden möchten. Ab 2014 verwenden sehr viele Provider nur noch eine SSL- Verbindung. Dann müssen Sie den Haken setzen, ansonsten können Sie keine E-Mails empfangen oder versenden. Klicken Sie nun auf den Button „OK“ so werden Ihre Eingaben gespeichert. SIGNATUR Um eine Signatur für Ihre E-Mailadresse zu erstellen, klicken Sie im Hauptfenster unten links auf den Button "Extras“ und im Fenster Einstellungen und Optionen verwalten auf die Funktion Signatur. Es wird sich das Fenster „Konteneinstellungen“ mit dem Reiter Signatur öffnen. In diesem Fenster sehen Sie alle E-Mailadresse die Sie angelegt haben. Wenn Sie bereits eine Signatur erstellt haben, ist vor dem Konto - Name ein Haken. So wie im Bild zusehen. Seite | 145 GcMail | Handbuch SIGNATUR ERSTELLEN Um eine Signatur zu erstellen markieren Sie die E-Mailadresse für die Sie eine Signatur erstellen möchten und klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ in der Menüleiste. Es wird sich das Fenster „Signatur bearbeiten“ öffnen. Seite | 146 GcMail | Handbuch Gestalten Sie Ihre Signatur und treffen Sie Ihre Wahl ob Sie die Nachricht manuell oder Automatisch in die E-Mail eintragen wollen. Haben die Signatur erstellten, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf den Button „OK“ Funktionserklärung Die Signatur wird in der Mail beim Start der Funktion "Neue Mail " eingefügt. Sie müssen die Signatur manuell in die Nachricht einfügen. Dies wird über die Schaltfläche Signatur erreicht. im Dialog „Neue Mail“ auf der Menüleiste, durch Anklicken des Symbols Setzen Sie hier den Haken werden in der Mail vor Beginn der Signatur die Zeichen -eingefügt. Gestalten Sie die Signatur in Schrift, Größe, Farbe etc. Seite | 147 GcMail | Handbuch SIGNATUR IN E-MAIL EINFÜGEN Wählen Sie im "Neue Mail" Fenster die Emailadresse im „Von“ Eingabefeld aus, von welcher Sie die E-Mail versenden möchten (falls Sie mehrere E-Mailkonten angelegt haben). Ansonsten wird das E-Mailkonto angezeigt welches Sie zuvor als Standardadresse angelegt haben. Um Ihre Signatur in die Nachricht einzufügen, klicken Sie im Fenster "Neue Mail" auf das Icon Signatur . Haben Sie bei der Erstellung der Signatur die Funktion automatisch angehakt, so wird die Signatur automatisch in die Mail eingefügt. » » Dies gilt nur für Ihre Standard-Emailadresse. Hinweis: ❝Beim Wechsel der E-Mailadresse während des Schreibens der Nachricht wird die Signatur nicht automatisch mit wechseln! ❞ Seite | 148 GcMail | Handbuch TEXTBAUSTEINE Mit Textbausteine können einige Standardarbeiten automatisiert werden. Wenn Sie bereits einen Textbaustein erstellt haben und diesen bearbeiten möchten, klicken Sie (doppelt) auf einen Textbaustein in der Textblockliste . Mit Klick auf den Button "Neu" öffnet sich das Fenster Textbausteine bearbeiten. Geben Sie Ihrem Textbaustein einen Namen. Füllen das Eingabefeld aus und bei Fertigstellung Ihres Textbausteins auf den Button „OK“ um diesen zu speichern. Ihr Textbaustein ist nun in der Textblockliste enthalten. Seite | 149 GcMail | Handbuch Um den Textbaustein in eine neue Nachricht einzufügen, klicken Sie in der Menüleiste des „Neue Mail“ auf den Button „Textbaustein“. Haben Sie bereits mehrere Textbausteine erstellt, wird sich ein Kontextmenü, in dem alle Ihre Textbausteine aufgelistet sind, öffnen. Wählen Sie Ihren Textbaustein aus, in dem Sie mit der Maus darauf klicken. Dieser wird nun im Eingabefenster des Neue Mail – Fensters erscheinen. VISITENKARTE ERSTELLEN Um eine neue Visitenkarte zu erstellen, gehen Sie bitte unter Einstellung/Konto Verwaltung. Markieren Sie das Konto für welches Sie eine Visitenkarte erstellen möchten. Klicken Sie oben im Menü auf den Button "Extras" . Es wird sich ein Kontextmenü öffnen, indem Sie den Button "Visitenkarte" auswählen. Klicken Sie darauf wird sich ein neues Fenster öffnen. Seite | 150 GcMail | Handbuch Hier können Sie Ihre Visitenkarte erstellen. Füllen Sie alle Eingabefelder aus die Sie möchten und klicken Sie auf den Button „OK“ Ihre Visitenkarte wird nun erstellt und kann über den Button „Signatur“ im „Neue Mail“ Fenster eingefügt werden. Seite | 151 GcMail | Handbuch OPTIONEN Unter den Optionen können Sie GcMail nach Ihren Bedürfnissen einstellen. Wir erklären Ihnen in den folgenden Abschnitten was die jeweiligen Funktionen bedeuten. Dies werden von Reiter zu Reiter tun, sodass Sie wissen welche Einstellungsmöglichkeiten sich hinter der jeweiligen Option verbergen. Seite | 152 GcMail | Handbuch REITER „ALLGEMEIN“ Allgemein GcMail mit Windows starten: Bei Aktivierung dieser Funktion wird GcMail zusammen mit Windows gestartet. Beim Neustart letzten aktiven Ordner Anzeigen: Bei Aktivierung dieser Funktion öffnet sich GcMail im letzten von Ihnen verwendeten Ordner. Seite | 153 GcMail | Handbuch Tooltipps in der Taskleiste anzeigen: Durch diese Option erhalten Sie Informationen zu den empfangenen Nachrichten in Mailliste nur Namen des Absenders zeigen: Eine Adresse besteht immer aus der eigentlichen Emailadresse und, als Option, einem voran gestellten Namen. Wenn Sie nur den Namen ohne Mailadresse angezeigt haben möchten, aktivieren Sie diese Option. Symbol in der TaskLeiste anzeigen: Selbst erklärend Beim Minimieren nur als Symbol in der Taskleiste anzeigen: Selbst erklärend Symbole für Ordner und Mailboxen anzeigen: Wenn Sie hier den Haken setzen, werden in der Ordnerliste die Icons zu den Mailboxen hinzugefügt. Optionseinstellungen zurücksetzen: Sie sollten diese Funktion wählen, wenn Ihre Symbolleiste nicht mehr korrekt dargestellt wird oder Sie nicht mehr genau wissen, ob Ihre Optionen noch Ihren gewünschten Einstellungen entsprechen. GcMail wird auf die Standardeinstellung zurückgestellt. Seite | 154 GcMail | Handbuch Als Standard E-Mail-Programm registrieren: Gibt an, ob GcMail als Standardprogramm verwendet werden soll. Diese Einstellung setzen Sie bei der Installation. Sollten Sie GcMail nicht als Standard-Mailclient installiert haben, so geht dies zu einem späteren Zeitpunkt nur, wenn Sie GcMail mit Administratorrechten starten. Wartung: Sende- und Empfangsvorgänge in Protokolldatei speichern: Jeder Vorgang kann in einer Protokolldatei eingesehen werden. Sie können das Protokoll aktivieren unter Einstellungen/ Protokolle Ordner "gelöschte Mails" bei Programmende leeren: Setzen Sie den Haken, wenn dieser Ordner bei Beendigung des Programms geleert werden soll. Nachrichten im "Ordner gelöschte Mails, die älter sind als...: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach deren Ablauf der Ordner "gelöschte Mails" automatisch geleert werden soll und aktivieren Sie diese Funktion. Ordner Komprimieren Mit der Zeit sammeln sich viele gelöschte/verschobene Nachrichten. Mit dieser Option sorgen Sie dafür, dass die Ordner nicht übermäßig anwachsen. Geben Sie an, ab welcher Dateigröße (in kb) die Komprimierung automatisch starten soll. Seite | 155 GcMail | Handbuch Sprache des Programms wählen: Auswahl der Sprachen für das Programm. Zurzeit stehen 2 Sprachen zur Verfügung. Farbschema ändern Es stehen 18 verschiedene Farbstile zur Auswahl. Standard: Wird immer das Farbschema sein, je nachdem welches Betriebssystem Sie nutzen. Windows 10 Windows 8 Seite | 156 GcMail | Handbuch Windows 7 Schauen Sie sich die Farbschemen und wählen Sie Ihren Favoriten. Hinweis: Die Farbstile können auch unter der Menüleiste / Anzeigen/Ansicht/Farbscheme geändert werden. REITER „SENDEN UND EMPFANGEN“ Seite | 157 GcMail | Handbuch Senden Adresse beim Antworten automatisch ins Adressbuch übernehmen: Mit dieser Option werden alle Email-Adressen von empfangenen Nachrichten ins Adressbuch übernommen. Kopie im Ordner "gesendete Mails" abspeichern: Sie sollten diese Option nur deaktivieren, wenn Sie keine Kopien Ihrer versendeten Nachrichten benötigen. Für Antworten „Reply-To“ Adresse des Absenders verwenden: Bezeichnet die Mailadresse, an die eine Antwort geschickt werden soll, falls sie von der Absender-Adresse abweicht. Ist diese Option nicht aktiviert, wird bei einer Antwort automatisch die Absenderadresse verwendet. Empfangsfenster beim automatischen Empfang immer anzeigen Setzen Sie hier den Haken wird das Empfangsfenster immer angezeigt Domainname Im Header (Kopfzeilen) einer Nachricht wird Ihr Computername als Clientname zur Identifikation eingesetzt. Sie können hier einen Fantasienamen einsetzen, um zu verhindern, dass Ihr Computername bekannt wird. Achten Sie aber darauf, dass Sie keine Leerzeichen oder Umlaute verwenden. Manche Mailserver akzeptieren diese Zeichen nicht und verweigern die Kommunikation! Anzahl der Zeichen in Textnachrichten Zur besseren Lesbarkeit wird empfohlen, Nachrichten mit einer Breite von 70 bis 78 Zeichen pro Zeile zu versenden. Standardmäßig ist GcMail auf 78 Zeichen je Zeile eingestellt. Dadurch ist noch genügend Platz, die "Quoten"-Zeichen (>) einzufügen, ohne dass die Zeile umbrochen wird. Es kann aber passieren, dass dadurch lange Links umbrochen werden und nicht mehr aktiv sind. Seite | 158 GcMail | Handbuch Empfangen Bei Programmstart Mailempfang beginnen: Ist diese Option aktiv, wird der Mailempfang bei Programmstart sofort begonnen. Automatische Updateprüfung: Ist diese Option aktiviert, wird GcMail selbstständig durch Abgleich der Versionsnummer im Internet überprüfen, ob eine neue Version von GcMail existiert. E-Mail-Konten nach Zeitintervall abfragen: Durch diese Funktion wird der Zeitintervall der automatischen Abfrage (Empfang) der Konten eingestellt. Dann nur Kopfzeilen (Header) empfangen: Diese Option bedeutet, dass GcMail nur die ersten Kopfzeilen der Mail empfängt. Die Anzahl der Zeilen, die GcMail empfangen soll, kann eingestellt werden. Wenn die Kopfzeilen im Postfach empfangen werden, kann entschieden werden, ob Sie die Mail lieber direkt auf dem Server löschen, oder beim nächsten Mailabruf herunterladen. Webbots Wir empfehlen, die Option WebBugs-(Wanzen) sperren aktiv zu halten. Nur so kann sichergestellt sein, dass keine Informationen von einer fremden Webseite aus gelesen werden kann. Aktivieren Sie die Option "Hinweis auf Webbugs anzeigen", werden die Webbugs durch ein kleines Image angezeigt. In Hauptfenster (Vorschaufenster) wird folgender Hinweis angezeigt: Setzen Sie den Haken bei diesen Hinweisen nicht mehr anzeigen, so wird das Hinweisfenster nicht mehr geöffnet. Setzen Sie den Haken bei "Zählpixel an diesem Absender immer aktivieren" so wird diese Adresse in die Web Bug Liste eingetragen. Seite | 159 GcMail | Handbuch Dieser Button ist nur aktiv, wenn Sie unter Zählpixel (Web Bugs) von diesem Absender bereits einmal eine Adresse hinzugefügt haben. Klicken Sie auf den Button "Web Bug Liste bearbeiten“ wird ein Dialog geöffnet: Wenn Sie die Einträge löschen werden die Webbugs wieder angezeigt. Alarmfenster Wenn die Funktion "Zeige Alarmfenster..." aktiviert wird. Wird Standardmäßig unter rechts bei neu eingehenden E-Mails ein Fenster geöffnet. In diesem Dialog wird für jede eingegangene Mail ein Link vorhanden sein. Klickt man auf einen Link wird die jeweilige E-Mail im Programm geöffnet. Setzen Sie den Haken in der Auswahl, wo Sie das Alarmfenster öffnen möchten. Seite | 160 GcMail | Handbuch Kein Sound: Es wird kein Sound abgespielt Systemklang abspielen: Spielt den Standard klang ab Eigener Sound: Falls Sie wav - Dateien auf Ihrem PC gespeichert haben, können Sie hier auch nach Ihrer Wahl einen Sound im Eingabefeld einstellen und beim Empfang abspielen. Möchten Sie einen anderen bzw. einen eigenen Sound verwenden oder suchen Sie Sounds die Sie verwenden könnten, dann suchen Sie im Internet einmal nach .wav Dateien und speichern Sie diese unter C: Programme/GeSoft/GcMail/ in den Ordner Sound. REITER „SCHREIBEN“ Seite | 161 GcMail | Handbuch Standardmäßig nutzt GcMail die Schriftart Calibri in der Schriftgröße 12. Möchten Sie das nicht, wählen Sie Ihre Schrift und Ihr Schriftgröße. Im "Neue Mail“ wird dies Standardmäßig übernommen. Lesebestätigung anfordern: Bei dieser Funktion wird Ihrem Empfänger einen Dialog angezeigt der Ihn auffordert eine Bestätigung über den Erhalt der Mail zu bestätigen. Tut er dies erhalten Sie eine Mail in der Ihnen der Empfang der Mail bestätigt wird. Bei fehlendem Betreff warnen: Aktivieren Sie diese Funktion können Sie Vorlagen die Sie erstellt haben nutzen. Mit Vorlage antworten: Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten im HTML- Format zu verfassen. Dadurch sind einige Text-Hervorhebungen und Schriftgrößen - Änderungen möglich. Wenn Sie die Option Text und HTML-Format aktivieren, wird parallel zum HTML-Format die Nachricht auch im Textformat versendet, um für Empfänger die ihr Mail Programm so eingestellt haben, das nur Text angezeigt wird, auch zu erreichen. Seite | 162 GcMail | Handbuch Während Sie eine Nachricht schreiben, wird diese Nachricht in dem von Ihnen gewählten Intervall in den Entwurfsordner automatisch zwischen gespeichert. Diese Zwis67zchenspeicherung erfolgt jedoch beim nächsten Intervall nur, wenn sich zwischenzeitlich die Nachricht geändert hat. Signaturen beim Antworten abschneiden Löscht die mit gelieferte Signatur beim Antworten der Nachricht. Dialogfenster für Anfrage n....E...anzeigen Hier wird das Fenster Eingangsbestätigung anzeigen, wenn diese angefordert wurde. Automatisches Vervollständigen aktivieren: Ist diese Option deaktiviert, wird die Autovervollständigen-Funktion für die "AN-Zeile" nicht verwendet. Automatisch bei Tastenanschlag finden: Deaktivieren Sie diese Option, können die zuletzt eingegebenen Adressen nur aus dem Listenfenster angewählt werden. Groß und Kleinschreibung ignorieren: Bezeichnet die Mailadresse, an die eine Antwort geschickt werden soll, falls sie von der Absenderadresse abweicht. Ist diese Option nicht aktiviert, wird bei einer Antwort automatisch die Absenderadresse verwendet. Verzögerung: Mit dieser Option (500 Millisekunden = 1/2 Sekunde) legen Sie fest, wie lange die automatische Anzeige der Adresse in der "An"-Zeile verzögert wird, bis die Adresse als Vorschlag angezeigt wird. Seite | 163 GcMail | Handbuch Maximal Anzahl Einträge: Mit dieser Option legen Sie fest, wie viele Adressen für das Autovervollständigen im "Nachricht schreiben" Dialog maximal angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf diesen Button „Liste löschen“ so werden alle in der "AN-Zeile" hinterlegten Emailadressen gelöscht Seite | 164 GcMail | Handbuch REITER „LESEN“ Schritt für Schritte Beschreibung Vor dem Löschen von Nachrichten nachfragen: Wenn Sie eine Nachricht löschen möchten, wird der Löschvorgang durch einen Dialog noch einmal bestätigt. Falls Sie Ihre Nachrichten ohne Nachfrage sofort gelöscht werden sollen, deaktivieren Sie diese Option. Anzahl Nachrichten im Hauptordner anzeigen: Zeigt alle neuen Mails im Hauptordner an Seite | 165 GcMail | Handbuch Text vor HTML-Nachrichten anzeigen: Jede HTML-Nachricht hat üblicherweise einen reinen Textteil. Aktivieren Sie die Option, wenn Sie bei einer Text/HTML-Mail zuerst nur den Text lesen wollen. Erstes Bild im Anhang in einem eigenen Fenster sofort anzeigen Das erste Bild welches sich im Anhang befindet, wird automatisch zur Ansicht geöffnet. Wenn Sie eine Nachricht beantworten, wird jede Zeile des empfangenen Textes mit einem Zeichen, üblicherweise das Zeichen ">" gekennzeichnet (quoting). Dadurch heben sich diese Zeilen von den Zeilen ab, die Sie in der Antwort selbst einfügen. Diese Zeilen werden mit der Farbe "blau" formatiert. Durch diese Option wird die Nachricht im Vorschaufenster nach "x" Sekunden automatisch als gelesen gekennzeichnet. Sie können diese Option deaktivieren, wenn Sie die Kennzeichnung nur manuell vornehmen möchten. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Nachrichten in verschiedenen Farben und Darstellungen zu verändern. Die Vorgaben sind optional. Setzt alle Farben auf Standard zurück Seite | 166 GcMail | Handbuch REITER „VERBINDUNG“ Markieren Sie die Position an welcher Stelle sich das Sende und Empfangsfenster öffnen soll. Falls keine Verbindung beim Versenden oder Empfangen zustande kommt, wird der Verbindungsabbruch (TimeOut) nach der eingestellten Anzahl von Sekunden eingeleitet. Wenn Sie 0 Sekunden eingeben, wird der TimeOut nicht aktiviert. Verbindung über DFÜ-Netzwerk (Modem/ISDN) Falls keine Verbindung beim Versenden oder Empfangen zustande kommt, wird der Verbindungsabbruch (TimeOut) nach der eingestellten Anzahl von Sekunden eingeleitet. Wenn Sie 0 Sekunden eingeben, wird der TimeOut nicht aktiviert. DFÜ-Verbindung nach Empfang oder Versand automatisch beenden Wir empfehlen ihnen, diese Funktion/en dann zu aktivieren, wenn Sie nur zum Empfang oder Versand online gehen. Sind Sie über DSL verbunden, deaktivieren Sie beide Optionen. Seite | 167 GcMail | Handbuch REITER „KALENDER“ Schritt für Schritte Beschreibung, werden wir Ihnen die Optionen erklären. Standard Termindauer Geben Sie an, wie lange eine Termin standardmäßig dauert. Klicken Sie den Dropdown-Button wird dieser geöffnet und Sie können den Standard-Wert nach Ihren Wünschen anwählen. Zeitwahl Intervall Beginn Arbeitstages: Geben Sie an, wann Ihr Arbeitstag in der Regel beginnt. Ende Arbeitstag: Legen Sie fest, wann Ihr Arbeitstag in der Regel endet. Wochenanfang: Geben Sie an, wann die Wochen für Sie beginnt. Alarm immer aktivieren Mit Aktivieren dieser Funktion werden Sie durch einen Signalton an Ihren Termin erinnert. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, diese Erinnerung durch Auswahl alle 15 Minuten (Standardeinstellung) oder höher/tiefer vornehmen zulassen. Überschriften in Listen Wählen Sie, ob Sie die Uhrzeit und Betreff in der Terminliste anzeigen lassen möchten oder nur Betreff. Über den o.g Button können Feiertage aus Deutschland und verschiedenen anderen Ländern hinzufügen. Seite | 168 GcMail | Handbuch Über diesen Button, können die Eingaben auf den Standard zurückgesetzt werden. Kontrollkästchen Eigene Farben definieren Setzen Sie hier den Haken können Sie eigene Fahren definieren. Seite | 169 GcMail | Handbuch Aktive Arbeitszeit Klicken Sie auf den Button Farbe 1 oder Farbe 2, wird sich ein Dialog öffnen, indem Sie eine Farbe nach Ihrer Wahl anwählen können. Inaktive Arbeitszeit Klicken Sie auf den Button Farbe 1 oder Farbe 2, wird sich ein Dialog öffnen, indem Sie eine Farbe nach Ihrer Wahl anwählen können. Der Button „Zurücksetzen“ wird die Eingaben zurück auf den Standard zurücksetzen. Tage vor aktuellem Monat Setzen Sie hier den Haken wird der letzte Tag vor dem aktuellen Monat angezeigt. Tage nach aktuellem Monat: Setzen Sie hier den Haken, werden die Tage nach dem aktuellen Monat angezeigt. Seite | 170 GcMail | Handbuch Ausgewählten Tag markieren: Der Ausgewählte Tag wird markiert. "Heute" markieren: Der aktuelle Tag wird markiert. "Heute Anzeigen" Wochennummer nach ISO 8601 Bitte belassen Sie hier den Haken, da ansonsten eine Verschiebung der Wochenzahl stattfindet. Benutzer aus den USA nehmen diesen Haken bitte heraus. Priorität als Text anzeigen Setzen Sie diesen Haken wird die Auswahl Priorität als Text angezeigt. Gitterlinien Geben Sie ob in den Aufgaben "Gitterlinien" nur in der aktiven Zeile verwendet werden oder klappen Sie das Dropdown-Menü auf und wählen Sie eine andere Einstellung. Synchronisieren Aufgaben Setzen Sie einen Haken wie Sie die Ausgaben synchronisieren möchten. Termine Geben Sie die Wochenzahl an, wonach Ihre Termine synchronisiert werden sollen. Seite | 171 GcMail | Handbuch Fenster automatisch aktivieren Setzen Sie hier den Haken, wenn das Erinnerungsfenster automatisch aktiviert werden soll. Kein Sound Setzen Sie hier den Haken, wenn bei einer Erinnerung kein Sound abgespielt werden soll. Systemklang abspielen Setzen Sie hier den Haken, wenn der Systemklang des Betriebssystems verwenden werden soll. Eigener Sound Setzen Sie hier den Haken, wenn ein eigener Sound verwenden werden soll. Auswahl treffen für den Eigenen Sound Ist der Haken bei "Eigener Sound" gesetzt, wird dieses Eingabefeld aktiv und das Verzeichnis zur Auswahl der Sound-Datei kann ausgewählt werden. Seite | 172 GcMail | Handbuch REITER „DATENSICHERUNG“ Intervall Geben Sie an in welchem Intervall automatisch eine Datensicherung angelegt werden soll. Verzeichnis Standardmäßig wird GcMail die Datensicherung unter dem Verzeichnis C\Bibliotheken\öffentliche Dokumente\GcMail\GcMail\Mails\Gcmail Backup ablegen. Wenn Sie einen anderen Ort verwenden möchten, tragen Sie diesen im Eingabefeld ein. Nur die letzten drei Datensicherungen behalten Setzen Sie hier den Haken, werden nur 3 Sicherung behalten. (empfohlen) Nächste Datensicherung Zeigt an wann die nächste Sicherung durchgeführt wird. REITER „SICHERHEIT“ Seite | 173 GcMail | Handbuch HTML-Nachrichten: Sie können hier entscheiden wie Sie mit HTML-Nachrichten die Bilder enthalten verfahren möchten. Wenn Sie die Option "Bilder zu HTML-Nachrichten hinzufügen" aktivieren, werden diese Bilder beim Betrachten der Nachricht hinzugefügt. Warnung: Wenn Sie den Haken hier setzen können alle Anhänge direkt geöffnet werden. Diese Einstellung wird von uns nicht empfohlen. Mit Klick auf den Button Proxyserver, wird sich folgender Dialog öffnen: Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“ Seite | 174 GcMail | Handbuch REITER „CLOUD“ Klicken Sie auf den Button „Einstellungen und Auswahl Cloud Speicher“ Diese Erklärung ist Analog für alle Cloud-Server-Anbieter. Das Speichern in ein lokales Verzeichnis ist selbstklärend. Hinweis: Sie benötigen hierzu eine Registrierung/Account auf der Webseite Dropbox.com, Google Dive, SkyDive (OneDive), BoxNet oder verwenden Sie ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Registrieren Sie sich auf der Webseite des Cloud - Anbieters oder melden Sie sich an. Haben Sie die Software noch nicht installiert, tun Sie dies bitte. Dropbox Download Google Drive Download Sky Drive (One Drive) Download BoxNet Download Wählen Sie einen Anbieter aus, wenn Sie Ihre Daten dort ablegen möchten und klicken Sie auf verbinden. Es wird sich der Anmelde-Dialog öffnen. Seite | 175 GcMail | Handbuch Beispiel: Cloud- Anbieter Dropbox Geben Sie in dem Anmeldeformular Ihre Daten ein. Speicherung der Anlagen Klicken Sie die Anlage in der Nachricht mit rechter Maustaste an. Es wird sich folgendes Kontextmenü öffnen. Wählen Sie "in Cloudspeicher DropBox speichern" aus. GcMail wird diese Anlage in die Cloud (online) in einen Ordner Namens GcMail ablegen. Haben Sie das Desktop-Programm von Dropbox installiert, wird GcMail direkt in den Ordner Dropbox speichern. Die automatische Synchronisierung wird die Anlage in die Cloud hochladen. Seite | 176 GcMail | Handbuch FILTERREGELN Filterregeln dienen dazu, empfangene oder versendete Nachrichten automatisch in vorab definierte Datenordner zu verschieben oder zu kopieren, unerwünschte Mails direkt auf dem Server zu löschen, oder Mails nicht von Ihrem Mail-Server herunterzuladen. Regeln bestehen im Wesentlichen ausfolgenden Elementen: Der "Bedingung": Hier wird festgelegt, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit die Regel auf sie angewendet wird. Muss zum Beispiel ein bestimmter Text im "Betreff" stehen? Oder hat sie eine bestimmte Größe? Sie können aber auch ein Wort, das im Text in einer Nachricht steht, überprüfen lassen, wenn Sie zum Beispiel das Wort Sex filtern möchten. Die "Aktion": Die Eingabemaske für Filterregeln besteht aus vier Eingabe- bzw. Auswahlfelder: Der Adresse, Domain, oder dem Text der Nachricht, für die eine Filterregel erstellt wird. Der Bedingung, die die Nachricht erfüllen muss. Der Aktion, die ausgeführt werden soll. Und optional, dem Ordner, indem die Nachrichten verschoben oder kopiert werden sollen. Von Ihnen versendete Nachrichten werden nach dem Versand in den Ordner "gesendete Mails" abgelegt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese Nachricht automatisch nach dem erfolgreichen Versand in einen Datenordner zu verschieben, oder zu kopieren, oder ganz auf dem Server zu löschen. Alle Aktionen werden, wenn Sie ausgeführt werden, protokolliert. Die angelegten Regeln können sortiert werden. Seite | 177 GcMail | Handbuch HAUPTFENSTER FILTERREGELN Button: Neu: Startet den Dialog zum Erstellen einer neuen Filterregel Button: Bearbeiten: Öffnet eine bereits erstellte Filterregel Button: Löschen: Löscht die aktive Regel Button: Sortieren: Sortiert die Regeln Button: Drucken: Druckt die Regeln Button: Whiteliste: Der Dialog zur Bearbeitung der Whiteliste wird geöffnet Button: Junkliste: Der Dialog zur Bearbeitung der Junkliste wird geöffnet Filterprotokoll: Das Filterprotokoll wird geöffnet. Seite | 178 GcMail | Handbuch Filterregeln aktivieren: Wenn dieser Haken nicht gesetzt ist, werden beim Empfang der Nachricht die angelegten Regeln nicht greifen. Filterprotokoll aktivieren: Setzt man diesen Haken wird ein Filterregelprotokoll erstellt. Adressbucheinträge in White-Liste übernehmen: Aktivieren Sie diese Funktion werden Ihre Adressbuch-Einträge in die White-Liste übernommen. Junkliste aktivieren: Die Junkliste wird aktiviert Nachrichten aus Junkliste in Ordner gelöschte Mails verschieben: Die Nachrichten werden in den Lokalen-Ordner "gelöschte Mails" verschoben Auf dem Server löschen: Setzen Sie den Haken, wenn Sie die Nachrichten die Sie nicht erhalten wollen, direkt auf dem Server gelöscht werden sollen. Liste Filterregeln Text in: AN die Mailadresse Inhalt: @gcmail.de; Aktion: Auf Server löschen Hier sehen Sie eine erstellte Regel mit dem Befehl "Auf dem Server löschen". Alle Nachrichten die "An" die Adresse @gcmail.de erkannt werden, werden direkt auf dem Server gelöscht. Seite | 179 GcMail | Handbuch NEUE FILTERREGELN Adresse, Domain oder Texteingabefeld Geben Sie eine Mailadresse, Domainnamen oder einen Text ein. Beispiele: • für eine Adresse: [email protected] • für eine Domain: gcmail.de • wenn nach dem Betreff gefiltert werden soll: Sex • wenn eine IP im Header gefiltert werden soll: 123.123.123.123 Füllen Sie das Eingabefeld und klicken Sie auf einfügen. In der Liste Filtertexte wird nun Ihre Eingabe übernommen. Diese Filtertexte können auch gespeichert werden, dazu klicken Sie den Button "Speichern unter.." und wählen den Speicherort aus. Sie können Filtertexte auch importieren, dazu klicken Sie den Button "Importieren" und wählen die Textdatei aus, die Sie importieren möchten. Haben Sie Ihre Eingaben vorgenommen klicken Sie auf den Button "Weiter" Seite | 180 GcMail | Handbuch der "An" - Adresse Bestimmt bei Adressen den Empfänger der Nachricht. Das sind in der Regel Ihre eigenen Mailadressen, die Sie nach Empfang in Ihren Datenordner verschieben können. Achtung: Versender von Werbe-Emails schreiben hier oft Ihre Adresse hinein. Prüfen Sie deshalb genau den Header einer Mail. der "Von" -Adresse Bestimmt den "Absender" der Mail. der Betreffzeile Wählen Sie "der Betreffzeile" wird Ihr Text den Sie vorher für diese Regel eingeben haben in der Betreffzeile der Nachricht gesucht. im Header (Kopfzeilen) Sehen Sie sich genau den Header einer Nachricht an und tragen Sie in der Eingabezeile das Kriterium ein. Spam - Versender verwenden oft exotische anonyme Mailserver aus dem asiatischen Raum. Wenn Sie bestimmte IP - Bereiche ausschließen wollen, können Sie dafür diese Bedingung gut nutzen. "Von" -Adresse größer als (kb) Tragen Sie hier ein, ab welcher Mailgröße eine Aktion durchgeführt werden soll, wenn Sie verhindern wollen, dass zu große Mails vom Server heruntergeladen werden. Bitte beachten Sie, dass hier von kb gesprochen wird. 1 kb sind 1024 Zeichen. Soll diese Bedingung auf alle Mails zutreffen, so müssen Sie im oberen Eingabefeld das Zeichen: * (Sternchen auf der Tastatur) eingeben "An" -Adresse ist NICHT eine Adresse meiner Konten Üblicherweise erhalten Sie Nachrichten, in denen Ihre E-Mailadresse enthalten ist. Einige Maillisten-Versender oder Spam-Versender versenden E-Mails, ohne in der An-Adresse ihre Mailadresse anzugeben. Für diese Mails können Sie diese Regel verwenden. Seite | 181 GcMail | Handbuch Haben Sie Ihre Eingaben vorgenommen klicken Sie auf den Button "Weiter" in Ordner kopieren Setzen Sie hier den Haken müssen Sie einen Ordner auswählen, indem eine Kopie der Nachricht gespeichert werden soll. in Ordner verschieben Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie die Mail in einen Ordner verschieben möchten. Bitte nicht vergessen die Ordner auszuwählen. in Ordner "gelöschte Mails" Setzen Sie hier den Haken und die Nachrichten werden direkt in den Ordner "gelöschte Mails" verschoben. auf dem Server belassen Setzen Sie hier den Haken, wird bei dieser Regel die Nachricht auf dem Server belassen. auf dem Server löschen Setzen Sie hier den Haken werden die Nachrichten bei der diese Regel greifen soll, auf dem Server gelöscht. Ordner: Eingabefeld Wenn eine Aktion vorsieht, dass eine Mail in einen Ordner verschoben oder kopiert werden soll, wählen Sie hier den Datenordner aus. Wählen Sie diesen Datenordner mit Hilfe des Buttons (aufgeklappter Ordner) aus. Haben Sie Ihre Eingaben vorgenommen klicken Sie auf den Button "Weiter". Seite | 182 GcMail | Handbuch Um Ihre Regel zu speichern, klicken Sie auf den Button "Fertigstellen" VORLAGEN Um eine Vorlage zu erstellen klicken Sie bitte unter den Einstellungen auf den Button "Vorlagen" Folgender Dialog wird geöffnet. Über die Symbolleiste können Sie neue Vorlagen erstellen, bearbeiten, umbenennen, konstanten und variablen bearbeiten und die zuvor markierte Vorlage löschen. In der Vorlagenliste werden Ihre erstellten Vorlagen angezeigt. Seite | 183 GcMail | Handbuch VORLAGE ERSTELLEN Klicken Sie auf den Reiter "Neu" in der Symbolleiste Es wird sich ein Fenster öffnen. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und bestätigen Sie mit Klick auf den Button "OK" Es wird sich ein neues Fenster öffnen, in dem Sie Ihre Vorlage verstellen können. Klicken Sie doppelt, links in die Vorlagenliste, so werden die Werte übernommen. Unter Ansicht Vorlage können Sie sich Ihre erstellte Vorlage ansehen. Seite | 184 GcMail | Handbuch BEZEICHNER UND VORLAGEN BEARBEITEN Die Eigenen/Konstanten Bezeichner können unter dem Menü „Werte bearbeiten“ finden. Klicken Sie auf den Button öffnet sich ein Dialog. Die „Eigene Bezeichner“ können Sie ändern. Die „Konstanten Bezeichner“ können nicht angepasst werden. Seite | 185 GcMail | Handbuch LIZENZBESTIMMUNGEN 1.Lizenzgegenstand Lizenzgegenstand ist die Übertragung eines Nutzungsrechts an der E-Mail-Client-Software namens „GcMail“ nebst Dokumentation (nachfolgend „Software“ benannt). Diese Lizenzbestimmungen gelten entsprechend für Aktualisierungen der Software (Upgrades und/ oder Updates) Die Nutzungsrechte werden dem Nutzer (nachfolgend „Lizenznehmer“) zur Verfügung gestellt von Frau Monika Verse (nachfolgend „Lizenzgeberin“). 2.Nutzungsumfang a) Der Umfang des Nutzungsrechts gestaltet sich ausschließlich nach dem Inhalt dieser Lizenzvereinbarung. b) Hiernach erhält der Lizenznehmer mit der Zahlung der vereinbarten Lizenzgebühr ein einfaches Nutzungsrecht an der Software in der Gestalt, die vertragsgegenständliche Software nebst Dokumentation bestimmungsgemäß – also als E-Mail-Client-Software zu verwenden. Weitergehende Rechte werden nicht übertragen. c) Für eine kostenlose 30-Tage Testversion erhält der Lizenznehmer für die Dauer von 30 Tagen ein eingeschränktes Nutzungsrecht mit dem Inhalt, die Software als E-Mail-ClientProgramm zu Testzwecken zu nutzen. Das Nutzungsrecht endet in diesem Fall 30 Tage nach Erstinstallation des Vertragsgegenstandes. d) Nutzungs- und/ oder Verwertungsrechte, welche über die bestimmungsgemäße Nutzung des Lizenzgegenstandes hinausgehen, werden nicht übertragen. Es ist untersagt, die Software in irgendeiner Art und Weise zu verändern, zu bearbeiten, zu übersetzen, zu dekompilieren oder zu disassemblieren, in ein anderes Produkt aufzunehmen, zu vermieten oder zu verleasen. e) Mit Zahlung der vereinbarten Lizenzgebühr für eine Einzelplatzarbeitsversion ist der Lizenznehmer berechtigt, den Lizenzgegenstand auf einem Computerarbeitsplatz zu nutzen. Eine Nutzung auf mehreren Computerarbeitsplätzen ist ausdrücklich nicht gestattet. f) Mit Zahlung der vereinbarten Lizenzgebühr für eine Mehrarbeitsplatzversion ist der Lizenznehmer berechtigt, den Lizenzgegenstand für die vereinbarte Anzahl von Computerarbeitsplätzen zu nutzen. Diese Software-Nutzungslizenz bezieht sich nur auf einen Standort. g) Die Software muss in der von der Lizenzgeberin freigegebenen Betriebssystemumgebung mit den vorgegebenen Systemvoraussetzungen eingesetzt werden. h) Eine Nutzung der vertragsgegenständlichen Software liegt vor, wenn sich der Binärcode der Software im Hauptspeicher oder auf einem Speichermedium eines Computers befindet. Eine Seite | 186 GcMail | Handbuch Nutzung liegt dagegen nicht vor, wenn sich die vertragsgegenständliche Software lediglich zu Sicherungszwecken auf einem Speichermedium befindet. 3. Online Aktivierung (ab GcMail Version 6) a) Der Lizenznehmer wird darauf hingewiesen das eine Online Aktivierung des Produktes erforderlich ist. Während dieser Aktivierung wird eine eindeutige Identifikation erstellt. Diese beinhaltet keinerlei persönlichen Daten oder sonstige Informationen über dessen verwendeten Computer oder Software anderer Hersteller. 4. Gewährleistung/Haftungsausschluss a) Eine Gewährleistung wird lediglich für die gem. § 2 a) lizenzierte Software übernommen. Für eine kostenlos zu Testzwecken gem. § 2 b) lizenzierte Nutzung des Lizenzgegenstands übernimmt der Lizenzgeber keinerlei Gewährleistung. b) Die Software wurde nach dem Stand der Technik entwickelt und ist darauf gerichtet, die in der Produktbeschreibung enthaltenen Funktionalitäten bereitzustellen. Besondere Eigenschaften werden für die Software nicht zugesichert. c) Der Lizenzgeber übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung für eventuelle Mängel oder Schäden, wenn der Lizenznehmer die Software verändert oder entgegen den von der Lizenzgeberin vorgegebenen Systemvoraussetzungen/ Systembedingungen verwendet. d) Alle Gewährleistungs- bzw. Haftungsansprüche beschränken sich generell auf grobfahrlässiges oder vorsätzliches Handeln des Lizenzgebers sowie auf solche Schäden, mit deren Entstehung im Rahmen einer Softwareüberlassung typischerweise gerechnet werden muss. e) Der Lizenzgeber übernimmt keine Haftung für Schäden oder Folgeschäden des Lizenznehmers oder Dritter in Folge verloren gegangener Daten, unrichtiger Dateneingaben oder der Nichtverfügbarkeit der vertraglichen Software aufgrund eines Ausfalls der Computeranlage, der Programme, der Leitungen oder der technischen Ausstattung, es sei denn, dass der Lizenzgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig gegen Vertragspflichten verstößt. Zur Schadensminderung ist der Lizenznehmer verpflichtet, regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen. f) Kann ein vom Lizenznehmer gerügter Mangel nicht innerhalb angemessener Frist behoben werden oder ist die Nachbesserung oder Ersatzlieferung aus sonstigen Gründen als fehlgeschlagen anzusehen, kann der Lizenznehmer nach seiner Wahl Herabsetzung der Vergütung (Minderung) verlangen oder vom Vertrag zurücktreten. Von einem Fehlschlagen der Nachbesserung ist erst auszugehen, wenn dem Lizenzgeber hinreichende Gelegenheit zur Nachbesserung oder Ersatzlieferung eingeräumt wurde, ohne dass der gewünschte Erfolg erzielt wurde, wenn die Nachbesserung oder Ersatzlieferung ermöglicht ist, wenn sie vom Lizenzgeber verweigert oder unzumutbar verzögert wird, wenn begründete Zweifel Seite | 187 GcMail | Handbuch hinsichtlich der Erfolgsaussichten bestehen oder wenn eine Unzumutbarkeit aus sonstigen Gründen vorliegt. 6. Schlussbestimmungen Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts ist Deutschland, Gelsenkirchen. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen oder des Kaufvertrages berühren die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht, an Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung. Seite | 188
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