Leitfaden zum Telefonkontakt

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Telefonkontakt
Die meisten Bewerber unterschätzen die Chancen, die der gezielte Einsatz des Telefons in ihrem
Bewerbungsvorhaben birgt: Lediglich 10 % greifen während der Stellensuche zum Hörer. Die schweigende Mehrheit dagegen pirscht sich nur schriftlich an die begehrten Arbeitgeber heran. Viele haben
Angst, bei einem Telefonat nicht die richtigen Worte zu finden oder einen schlechten Eindruck zu
hinterlassen. Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand: Durch einen Anruf kann man sich bereits
im Vorfeld positiv von anderen Kandidaten abheben. Schließlich suchen die meisten Unternehmen
heute kontaktfreudige und kommunikative Mitarbeiter.
Ein gut vorbereitetes Telefonat ist die beste Möglichkeit, die eigene Kommunikationsfähigkeit direkt
unter Beweis zu stellen.
Gute Vorbereitung ist wichtig:
Sie signalisiert Aufmerksamkeit und Professionalität. Denken Sie daran, dass Sie sich bei Ihrem
Telefonanruf bereits in einer Vorstellungssituation befinden. Man gewinnt einen ersten Eindruck von
Ihnen. Dies kann dazu beitragen, dass man sich Ihre Unterlagen genauer anguckt, eventuell wohlwollender prüft. (Wiedererkennungswert).
Folgende Situationen bieten sich besonders für den Einsatz des Telefons im Bewerbungsvorhaben
an:
1. Informationen sammeln
Bevor Sie mit Ihrer Bewerbung beginnen, holen Sie möglichst viele Informationen über das anvisierte Unternehmen ein. Schließlich wollen Sie sich als optimaler Problemlöser für genau dieses
Unternehmen präsentieren. Recherchieren Sie im Internet, rufen Sie die Öffentlichkeitsabteilung
des Unternehmens an. Bei großen Firmen gibt es Broschüren und Mitarbeiterzeitungen für einzelne Geschäftsbereiche. Recherchieren Sie z. B. im Zeitungsarchiv des HWWI Artikel über das
Unternehmen: so gewinnen Sie einen guten und vielseitigen Eindruck des Geschäftsfeldes und der
Unternehmensentwicklung.
2. Kontakt aufnehmen / Informationsnachfrage / Vorbereitung
a. Aufforderung zur Kontaktaufnahme
Sie haben ein interessantes Stellenangebot gelesen, wollen mehr Informationen, und in der Anzeige
ist telefonische Auskunftsbereitschaft oder direkte Aufforderung zur Kontaktaufnahme signalisiert.
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Den oder die in der Anzeige genannten Ansprechpartner sollten Sie jedoch nur dann anrufen, wenn
Sie gezielte Fragen haben, die nicht aus der Ausschreibung hervorgehen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, den ersten positiven Eindruck zu machen. Außerdem fällt Ihnen nach einem Telefonat der
erste Satz Ihres Anschreibens leichter. Der lautet dann etwa so: »Vielen Dank für unser informatives
Telefonat vom 1. August. Das Gespräch hat mich in meinem Interesse für die Position bestärkt.«
b. Eigeninitiative
Sie versuchen telefonisch vorab zu klären, ob bei einem Arbeit geber Bedarf nach PraktikantInnen
besteht und Ihre Bewerbung auf Interesse stoßen könnte. Der erste Anruf, der bei einer Initiativbewerbung unerlässlich ist, ist besonders schwer. Deshalb muss er besonders gut vorbereitet sein. Voraussetzung ist, dass Sie selbst möglichst genau wissen, wo Sie hinwollen, das heißt mit wem genau Sie
sprechen wollen. Mit welcher Abteilung möchten Sie Kontakt aufnehmen? Sie müssen vorher wissen,
was Sie wollen, was das Ziel Ihres Anrufs ist. Kristallisieren Sie heraus, was Sie wissen wollen und
bereiten Sie sich auf Fragen vor, die auf Sie zukommen könnten. (Zum Beispiel: Stand des Studiums,
Inhalt des Studiums, Fähigkeiten, praktische Erfahrungen, etc.). Wenn Sie sich initiativ bewerben,
müssen Sie als erstes fragen, ob ihr Gesprächspartner in diesem Augenblick Zeit hat. Vereinbaren
Sie sonst einen Termin, an dem Sie noch einmal anrufen können. Ziel der ersten Kontaktaufnahme
ist es, Interesse zu wecken und den Personaler neugierig auf Ihre Bewerbungsunterlagen zu machen. Vielleicht schaffen Sie es, bereits während des Telefonats persönliche Sympathie bei Ihrem
Gesprächspartner zu mobilisieren.
3. Nachhaken bei schriftlicher Bewerbung
Wenn Sie drei Wochen nach Einsendung der Unterlagen noch nichts gehört haben, sollten Sie telefonisch aktiv werden und nachfragen, wie der Stand der Bewerberauswahl ist. Viele Unternehmen
legen sogar besonderen Wert darauf, dass Sie nachfragen! Sie werten es als Desinteresse, wenn
Sie sich nicht von selbst melden. Nutzen Sie das Telefon also, um mit Ihrem Wunsch - Arbeitgeber
in Verbindung zu bleiben. Dabei sollte man immer eine Kopie seiner Bewerbung griffbereit neben
dem Telefon haben. Schließlich wissen Sie nach zwanzig Bewerbungen nicht mehr, wem Sie genau
was geschrieben haben. Seien Sie außerdem darauf vorbereitet, angeben zu können, wie hoch Ihre
Gehaltsvorstellung ist.
4. Nach einer Absage
Es gibt noch weitere Situationen, in denen Sie während Ihrer Bewerbungen zum Telefon greifen
sollten. Wenn Sie beispielsweise nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten, dürfen
Sie ruhig nach den Gründen fragen (auf keinen Fall beleidigt oder vorwurfsvoll! Schließlich wollen
Sie ehrlich wissen, warum man sich nicht für Sie entschieden hat). Aus den Begründungen erfahren
Sie unter Umständen wichtige Informationen für weitere Bewerbungen.
Fragen Sie nach einem persönlichen Tipp, den man Ihnen für Ihre weiteren Bewerbungen mit auf
den Weg geben kann.
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5. Vorsicht vor unerwarteten Anrufen!
Auch Personalentscheider greifen während der Bewerberauswahl zum Telefon. Sie rufen ohne Vorwarnung bei Bewerbern an. Wie reagiert der / die Kandidat / in auf diese unerwartete Situation? Mit
wem lebt er / sie zusammen, und welchen Eindruck macht sein/ihr privater Hintergrund?
Manche Personalleiter ziehen daraus Schlüsse und entscheiden so, für wen sich eine Einladung zum
Vorstellungsgespräch wahrscheinlich nicht lohnt.
Ein solches Vor - Vorstellungsgespräch ist auch eine Prüfungssituation und somit geeignet, entsprechende Prüfungsangst hervorzurufen. Bleiben Sie ruhig, atmen Sie tief durch, und sprechen Sie
deutlich und flüssig, nicht zu langsam und nicht zu schnell. Bereiten Sie die Personen, mit denen
Sie zusammen wohnen, auf mögliche Anrufe vor.
6. Mentale Vorbereitung
• Was will ich erreichen? Schreiben Sie sich die Zielsetzung kurz vorher nieder und behalten Sie
während des Gesprächs dieses Ziel im Auge! Listen Sie die Punkte auf, die Sie besprechen
möchten.
• Welche Einwände habe ich zu erwarten? Aus Erfahrung mit anderen Telefonaten kennen Sie
vielleicht Einwände. (z. B.: »Wir haben schon genug Praktikanten«)
• Wie kann ich diese Einwände widerlegen? Überlegen Sie, wie Sie diese diplomatisch und effektiv
beantworten können.
• Welche Argumente muss ich zur Hand haben? Sorgen Sie dafür, dass Sie gute Gründe für das
Gespräch auch belegen können. Überlegen Sie sich Fakten, warum Sie dieses Gespräch führen.
• Welche Unterlagen benötige ich? Legen Sie alle nötigen Unterlagen, die für Ihr Gespräch wichtig
sind, bereit. → Lebenslauf, Anzeige, Infos über die Firma.
7. Zeitpunkt
Zur Vorbereitung auf die Situation gehören weiterhin der richtige (ungestörte!) Ort und der günstige
Zeitpunkt (nicht zur Mittagszeit und nicht Freitagmittag). Auf einen möglichen spontanen Rückruf
sollten Sie ebenfalls vorbereitet sein.
8. Gesprächssituation
Achten Sie darauf, dass Sie ungestört und in ruhiger Umgebung sprechen können. Rufen Sie nur
an, wenn Sie sich selbst gut fühlen. Ziehen Sie sich so an, als würde Ihnen Ihr Gesprächspartner
gegenüber sitzen. Machen Sie ein paar Stimmübungen. Aufrechtes Sitzen oder sogar Stehen macht
die Stimme freier und fester, weil Sie besser atmen können. Sie sprechen automatisch gedrückter,
wenn Sie den Hörer zwischen Schulter und Wange klemmen.
9 Unterlagen
Schriftliche Unterlagen sollten griffbereit liegen. Notizblock und Stift ebenfalls, um sich den Namen
des Telefonpartners zu notieren. Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen. Notieren Sie ganz oben
den Namen Ihres gewünschten Gesprächspartners, notfalls erkundigen Sie sich vorher nach der
korrekten Aussprache.
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10. Sprachliches
Sprachliche Barrieren berücksichtigen: informieren Sie Ihr Gegenüber, wenn Sie sprachlich unsicher
sind z.B. wenn Sie nicht in Ihrer Muttersprache telefonieren. Bitten Sie Ihr Gegenüber, langsam und
deutlich zu sprechen. Fremdwörter und Superlative vermeiden. Artikulieren Sie deutlich, d.h. betonen
Sie die Endsilben. Sprechen Sie in kurzen Sätzen, d.h. gönnen Sie sich Atempausen.
11 Gesprächsklima
Ein angenehmes Gesprächsklima erzeugen; persönliche Atmosphäre schaffen: Fragen Sie, ob Ihr
Gesprächspartner gerade Zeit hat (wenn er / sie gehetzt ist, haben Sie wenig Chance auf Erfolg), Nennen Sie den Namen des Gesprächspartners (aber nicht zu oft), dadurch schaffen Sie eine vertraute
Situation. Es ist gut, Worte persönlicher Anerkennung einzubinden: z.B.: »Danke, dass Sie sich gemeldet haben«, dabei sollten Sie allerdings nicht übertreiben. Zeigen Sie Interesse am Umfeld Ihres
angestrebten Arbeitsplatzes. Lächeln Sie ab und zu im Gespräch, damit strahlen Sie Freundlichkeit
aus. Unterbrechen Sie nie abrupt. Hören Sie genau und aktiv zu. Hörer nicht zu dicht, nicht zu weit
halten.
12. Begrüßung
Gruß (Guten Morgen, guten Tag, guten Abend)
Eigenen Vor - und Nachnamen nennen (langsam und deutlich gesprochen!)
Woher Sie kommen (Universität; Ort)
Ihr Anliegen
Evtl.: was beinhaltet der letzte Briefwechsel? (für das Nachhaken, falls Sie die Bewerbung bereits
an die entsprechende Person geschickt haben)
13.Fassen Sie sich kurz!
Nach maximal 3 - 5 Sätzen und einer Ankerfrage (»ist das möglich?«) lassen Sie ihr Gegenüber zu
Wort kommen. Dadurch erhalten Sie wichtige Informationen über die Bedürfnisse und die Situation
Ihres Gegenübers (vielleicht ist er oder sie gar nicht der richtige Ansprechpartner oder hat gerade
keine Zeit).
14.Genauigkeit
Genauigkeit ist ein weiteres, wichtiges Kriterium für ein erfolgreiches Gespräch: gerade, wenn Abmachungen getroffen werden, ist es wichtig, genau mitzuschreiben und hinzuhören und sich notfalls
zu versichern, ob das, was man verstanden hat, stimmt. Hören Sie also sehr konzentriert zu und
präzisieren Sie die Absprache, bis beide genau wissen, was sie voneinander erwarten.
Falls Sie nicht über die direkte Durchwahl an ihren Gesprächspartner gekommen sind, fragen Sie
nach, ob Sie ihn / sie direkt erreichen können.
An den Abschluss eines Gespräches gehört eine kurze Zusammenfassung.

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