Korruption im Einkauf: Wie tief ist der Sumpf und wie kann man ihn

Nr. 2/2008
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Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
wo der Einkauf Schlupflöcher für ganz eigene Geschäfte bietet, haben wir Ihnen im
ersten Artikel zu „Korruption im Einkauf: Wie tief ist der Sumpf und wie kann man ihn
trockenlegen?“ gezeigt. Heute widmen wir uns der Vermeidung von unlauteren Geschäftsgebaren. Dazu sind Fragen der Kontrolle, Ethik und Rotation anzugehen. Das legt jeden
Sumpf trocken.
Der Greenback taumelt und die Metallpreise gehen hoch. Sie steigen und steigen. Was
tun, wenn Sie trotzdem einkaufen müssen? Auch wenn Sie am Preisniveau nichts ändern
können, Sie können sich stärker aufstellen und die Preisspitzen durch kluge Einkaufsstrategien abfangen: „Tipps zum Management von Preisanstiegen bei Industriemetallen“.
Über Fragen, Feedback oder Anregungen zu HNC News freuen wir uns sehr.
2
rtikel des Monats:
A
Korruption im Einkauf:
Wie tief ist der Sumpf
und wie kann man ihn
trockenlegen? (2. Teil)
4
Praxis-Tipp:
Tipps zum Management
von Preisanstiegen bei
Industriemetallen
Impressum
Dr. Bernhard H. Höveler
Dirk Nold
6
Höveler & Nold Consulting GmbH
Schanzenstraße 20a, 40549 Düsseldor f
Telefon: +49 (0)211/5508-351/-529
Telefax: +49 (0)211/5508-822
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Nr. 2/2008
Artikel des Monats: Korruption im Einkauf (Teil 2):
Wie tief ist der Sumpf und wie kann man ihn trockenlegen?
Wer Vorteil nehmen will, kann dies im Einkauf
leicht tun. Und zwar in verschiedenen Phasen
des Einkaufsprozesses – von der Vorbereitung
der Ausschreibung bis zur Abrechnung. Einhalt gebieten sollten Sie solchen Geschäftsgebaren, und dazu Strukturen schaffen, die
keine Anreize geben oder gar die Korruption
von vorneherein verhindern.
Es ist schwer abzuschätzen, ob das Ausmaß
der Korruption in den letzten Jahren zugenommen hat. Sicher ist, dass korruptes Verhalten
heute den Betroffenen leichter gemacht wird:
Die stetig dünner werdende Personaldecke
und die Tendenz zum Lean-Management
tragen dazu bei, dass die Verantwortung im
Einkauf auf immer weniger Schultern verteilt
ist. Damit wird es schwerer, den Ablauf von
Vertragsverhandlungen zu kontrollieren. Häufig entscheiden Individuen, deren Kontrolle
die übergeordnete Instanz weder leisten kann
noch will.
Eine Frage der Kontrolle
Wer kurzfristig Korruption vermeiden will, greift
auf die interne Revision zurück. Die hilft aber
nur, wenn sie systematisch und konsequent
durchgeführt wird. Wenn die Revisionsabteilung sich lediglich auf Formalitäten wie die
Mindestanzahl von Geboten oder ähnliche
Prüfkriterien konzentriert, und den übrigen
Beschaffungsprozess außer Acht lässt, wird
sie dem Delinquenten möglicherweise lästig,
bleibt aber wirkungslos.
Eine Frage der Geschäftsethik
Einige wenige Unternehmen versuchen deshalb diejenigen, die ihre Entscheidungen
faktisch allein treffen, für die Ergebnisse
grundsätzlich in die Verantwortung zu neh-
men. Möglich ist das durch eine Art Ehrenerklärung, wie sie heute Vorstände für die Jahresabschlüsse ihrer Unternehmen abgeben
müssen. In einer Ehrenerklärung zeichnet der
verantwortliche Einkäufer persönlich verantwortlich für den Ablauf des Beschaffungsprozesses. Grundlage für eine solche Ehrenerklärung sollten klare und eindeutige Sätze
zur Businessethik und Geschäftsgebaren sein
wie sie z.B. in den „non corruption and non
bribery Erklärungen“ der EU formuliert sind.
Dadurch wird es für den Unterzeichner unmöglich, im Nachhinein auffallende Unregelmäßigkeiten anderen anzulasten. Solche
Maßnahmen können allerdings nur Erfolg haben, wenn eine gesunde Unternehmensethik
vom oberen Management und dem Vorstand
vorgelebt wird.
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Artikel des Monats: Korruption im Einkauf (Teil 2):
Wie tief ist der Sumpf und wie kann man ihn trockenlegen?
Eine Frage der Rotation
Wesentlich weiter und mit Strukturveränderungen einher geht die Umstellung des Einkaufsprozesses von der Einzelverantwortlichkeit hin zur Verteilung der Zuständigkeiten,
die etwa mit dem demokratischen System der
Gewaltenteilung vergleichbar ist und ähnlich
wirkt. So wird vermieden, dass ein einzelner
Mitarbeiter für alle drei Schlüsselbereiche
des Beschaffungsprozesses, Budgetierung,
Ausschreibung und Vertragsanbahnung, Wareneingangskontrolle und Zahlungsabwicklung, verantwortlich ist.
Um den Arbeitsprozess bei geteilten Zuständigkeiten transparent zu gestalten, sind die
Zuständigkeiten schriftlich festzuhalten und
ggf. durch Abzeichnung des Zuständigen
nachzuvollziehen. Im Einkauf sind die Aufgaben aus fünf Arbeitsbereichen zu verteilen:
1. die Feststellung und Spezifikation des
Bedarfs
2. die Aufstellung der Ausschreibungslisten und die Verhandlungsführung
3. die Entscheidung über den Zuschlag
4. die Wareneingangskontrolle bzw. der
Vergleich von Rechnung und Lieferung
5. die Zahlungsermächtigung
Es reicht aus, wenn zwei Mitarbeiter sich die
Verantwortung teilen. Korruption wird aber
umso schwieriger, je größer der Kreis der Verantwortlichen ist. Eine Lösung bietet deshalb
die Jobrotation in einem etwas größeren Mitarbeiterkreis. Zur Optimierung der Rotation
können die Zusammensetzung der Teams und
die Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Mitarbeiter regelmäßig verändert werden.
Zusammengefasst lässt sich das Korruptionspotenzial auf eine einfache Formel nach Robert
Klitgaard, dem Dekan und Ford Distinguished
Professor für Internationale Entwicklung und
Sicherheit an der RAND Graduate School in
Santa Monica, Kalifornien, bringen: K=M+W-R,
das Korruptionspotenzial entspricht der Monopolisierung plus der Willkür abzüglich der Rechenschaftspflicht des Einzelnen. Gegen Monopolisierung ist ein einzelnes Unternehmen
machtlos, aber es kann durch die Verteilung
der Zuständigkeiten die individuelle Willkür reduzieren und gleichzeitig durch obligatorische
Unterschriften unter jedem Prozessschritt wirksam Rechenschaft für Entscheidungen einfordern. Gehen Sie es an! ■ ■ ■
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Praxis-Tipp: Tipps zum Management von Preisanstiegen bei
Industriemetallen
Die Metallpreise befinden sich auf einem
schlingernden Höhenflug. Der Handelspreis
für Kupfer hat sich innerhalb der letzten 5 Jahre von unter 1.500 USD/t auf derzeit knapp
8.500 USD/t mehr als verfünffacht. Die Nickelpreise entwickelten sich vergleichbar in einem
noch kürzeren Zeitraum. Prognosen antizipieren weitere Preissteigerungen. Ursache sind
die wachsende Nachfrage der Industrieländer,
der Schwellenländer China und Indien, und
das begrenzte Angebot. Denn in der Metallindustrie herrscht ein Investitionsbacklog. Noch
in den neunziger Jahren hätten sich führende
Wirtschaftsanalysten nicht erträumt, Industrieoder Edelmetalle gewinnbringend in ihr Portfolio einzubinden. Die niedrige Nachfrage und
Preise machten die Metallindustrie für Investoren uninteressant. Heute lässt sich die starke
Nachfrage mit den vorhandenen Kapazitäten
kaum noch decken. Marktprognosen sehen
einen Nachfrageüberhang von circa 30.000
Tonnen Nickel voraus. Bei Kupfer und Zink
zeichnen sich ähnliche Entwicklungen ab. An
die zwei Jahre dürften ins Land gehen bis die
Metallförderung mit kostspieligen Investitionen
ihre Kapazitäten angemessen erweitert hat.
■Substitution
Aber bis dahin muss der Endkunde weder den
Höhenflug noch die Achterbahnfahrt der Metallpreise mitmachen und kann Kostenspitzen
im Einkauf meiden:
■Alternativ
■Für
■Bleiben
viele Rohstoffe existieren Substitute. Aluminium ersetzt in einigen Fällen zum Beispiel Kupfer. Der Preis für Aluminium liegt
mit derzeit 2.900 USD/t deutlich unter dem
Kupferpreis von ca. 8.500 USD/t
setzt jedoch sorgfältige Abwägungen voraus. Unterschätzen Sie nicht die
entstehenden Inputkosten. Die Verarbeitung
von Aluminium ist ungleich komplizierter als
die von Kupfer und verursacht hohe Stromkosten. Dennoch kann sich die Umstellung
lohnen
kann Ihr Unternehmen größere
Metallmengen einkaufen und auf Lager halten. Machen Sie sich unabhängig von Preisund Kapazitätsschwankungen
Sie dabei aber kostenbewusst und
bauen Sie keinen überteuerten Bestand auf,
der im Fall eines Preissturzes nicht an den
Verbraucher weitergegeben werden kann
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Praxis-Tipp: Tipps zum Management von Preisanstiegen bei
Industriemetallen
■Eine
feinsinnigere Absicherung besteht im
Handel mit Future- und Optionsscheinen. Mit
dieser Streuung des Risikos sichern Sie sich
bis zu einem gewissen Grad ab. Das Verlustrisiko ist allerdings nie völlig zu vermeiden
Sie sehen, so bedrohlich der wachsende Kostendruck auf dem Metallmarkt auch zunächst erscheint, es helfen doch weitsichtige Strategien
die in die Höhe schießenden Preise beim Einkauf
zu kontrollieren. ■ ■ ■
■Das
Aushandeln von Langzeitverträgen ist die
traditionelle und sichere Alternative. Machen
Sie sich bei der Vertragsgestaltung aber Absicherungsmechanismen gegen Währungsrisiken wie z.B. durch den Einsatz von Futures
oder Optionen zu nutze
■Handeln
Sie außerdem reduzierte Preise für
garantierte Abnahmemengen in festgelegten
Zeiträumen aus. Diese reduzierten Preise gehen als fixe Faktoren in die eigenen Produktionskosten ein und sorgen für Preisstabilität.
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Über HNC
Die Höveler & Nold Consulting GmbH (HNC) ist
eine auf Einkaufsoptimierung fokussierte Unternehmensberatung, die von einem Team ehemaliger Seniorberater von A.T. Kearney gegründet
wurde.
Als unabhängiges, auf Einkaufsoptimierung
spezialisiertes Beratungsunternehmen stehen
wir für Einkaufskompetenz von der Analyse bis
zur konsequenten Umsetzung. Wir verbessern
das Einkaufsmanagement unserer Klienten
durch klassisches Consulting, Interims-Management, Training/Coaching oder durch
eine Kombination dieser drei Formen der Zusammenarbeit.
Über
HNC News ist eine monatlich erscheinende
Publikation der Höveler & Nold Consulting
GmbH und wird an fast 5.000 Abonnenten
verschickt. Basierend auf unseren vielfältigen
Erfahrungen im Einkaufsmanagement wollen
wir allen am Thema Einkauf Interessierten
Denkanstöße für die Optimierung ihrer Einkaufsaktivitäten bieten.
Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie HNC
Ihnen helfen kann, kontaktieren Sie uns über:
■ E-Mail: [email protected]
■ Tel. +49 (0) 211-5508-351/-529
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