レポート作成と文書作成ソフトの機能（2）

（第５回）2016/05/9
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レポート作成と文書作成ソフトの機能（２）
この回では、文書作成ソフトを用いた複数ページに渡る文書作成において、有用とされる機能について解
説する。
1. 課題の確認

作成する文書：A4

利用するソフトウェア：Microsoft Word
複数ページの文書
1.1. 演習の内容
大学で作成するレポートは、１ページで完結させるのが一般的である。しかし、ゼミ等で作成する報告書、
卒業論文では複数ページで作成される場合がある。
実際にビジネス等で作成する報告書は、１ページで完結することはほとんどなく、「見出し」によって文
書構造を設計して、報告内容をまとめる。ここで、見やすい構造とするために「章」「節」などの見出しが
設定された、読み手が理解しやすいレイアウトが求められる。
1.2. 文書ファイルの準備
長文テキストのレイアウト練習のために、著作権切れの小説データを利用する。ここでは青空文庫 1で公
開されている「銀河鉄道の夜（宮沢賢治：一部抜粋）」をダミーテキストとして利用する。
2. 演習
2.1. 表紙の作成
「タイトル」「著者」「目次」を記載した表紙を作成する。ここでは、通常の「フォント設定」「書式設
定」を利用して、適宜レイアウトを行う。
まず、目次の下に改行を一つ入れ、［挿入］タブの［ページ］にある［ページ区切り］をクリックする。
すると、カーソルがあった場所を最後に次のページへカーソルが飛ばされる。
［ページ］には、［表紙］というコマンドもあるが、特に凝ったデザインをする必要がなければ、利用し
ない。
ページ設定
通常であれば、ページ区切りを設定しても画面上には何も表示されない。ページ区切りを設定している箇
所を明示したい場合は［ホーム］タブの［段落］にある［編集記号の表示非表示］をクリックする。
1 http://www.aozora.gr.jp/
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これは編集記号であり、文書
印刷時には無視される。
編集記号の表示・非表示と「改ページ記号」
2.2. アウトラインの作成
ここでは、［アウトライン］の設定を行う。［アウトライン］は、段落番号と同様に連番を振る機能であ
るが、階層構造を持つ見出し（章、節など）を作成できる。
今回題材にしている小説には、階層が存在しないので、仮の形で見出しを作成する。2 ページ目にある
（Word の画面左下にページ番号と全体のページ数が記載されている）「午后の授業」の下に「見出し２（ダ
ミー）」「見出し３（ダミー）」「見出し３´（ダミー）」「見出し２´（ダミー）」がある。これにアウ
トラインを設定する。
まず、「午后の授業」にカーソルを置き、［段落］メニューの［アウトライン］ボタンをクリックする。
すると、サブメニューが表示されるため、［リストライブラリ］の 6 つ目にある形式をクリックする。
クリック後、カーソルのあった行に「第１章」という文字が追加される。次に［書式コピー］を利用して、
以下４行にも同じ書式を設定する。
［アウトライン］の設定
設定が終わると、
「第５章」まで表示される。次に「見出し２」の頭にカーソルを置き、キーボードの［TAB］
キー、もしくは［インデントを増やす］ボタンをクリックする。すると「第２章」が「第１節」に切り替わ
り、階層が構成される。Word 上に［ナビゲーションウィンドウ］（左のウィンドウ）が表示されていると、
文書構造が登録されていることを確認できる。
次に、「見出し３」「見出し３’」にカーソルを置き［インデントを増やす］を２回設定する。増やしすぎ
た場合は、インデントを減らせばよい。最後に「見出し 2’」にインデントを１回設定する。
このようにすれば、Word の機能として「章、節」などの文書構造を設定することができる。これは、後
に解説する「目次の設定」で役に立つ。
2.3. スタイルの登録
ここでは［スタイル］の登録方法を解説する。先に設定した［アウトライン］において、第 1 章に適当な
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フォント設定を施す（例えば「明朝体」「太字」など）。ここで設定したレイアウトを後の見出しにも利用
することにする。
このように繰り返し同じレイアウトを利用したい場合、［書式コピー］を利用せずに［スタイル］の登録
によって作業を効率化できる。
スタイル設定
スタイルは、文書上で繰り返し用いられるレイアウト設定を登録し、適宜呼び出せる機能である。ここで
は、いくつかの文書スタイルを作成して登録・利用してみる。
まず、「見出し 1」を登録する。アウトラインを施したため、自動的に「見出し 1」の設定が存在するが、
フォント設定などは登録されていない。これを登録するには、フォント設定を施した「午后の授業」にカー
ソルを置き、［スタイル］上の［見出し１］を右クリックする。
表示されたメニューから［選択箇所と一致するように…を更新する］をクリックする。
スタイルを右クリック
更新をクリック
アウトラインの登録
すると、
［アウトライン］の設定が更新され、設定したフォント設定などが登録される。一度登録すれば、
同じレイアウトを施したい箇所に、簡単に設定できるようになる。
次に、「活版所」「家」「ケンタウル祭の夜」「天気輪の柱」「北十字とプリオシン海岸」「鳥を捕る人」
に同じ設定を施す 2。該当する行にカーソルを置き、先に設定した［スタイル］の［見出し１］をクリック
すると、アウトラインやフォント設定を含めた、見出し１に登録されたレイアウトが設定される。
登録されたスタイル
設定が反映される
2 見出しの箇所は、フォント色を青色に設定している。
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アウトラインの設定
次に、本文の一字下げや、インデント設定を施したのちに、「本文０１」へスタイルを登録する。登録し
たスタイルを用いて、本文の段落にレイアウトを設定せよ。
全ての段落に「本文０１」3を設定したのち、一部段落のレイアウト（文字の大きさ、色、インデントな
ど）を設定し、スタイル「本文０１」を更新せよ。すると、「本文０１」が設定された全ての段落が、同じ
レイアウトに変更される。
【補足】ユーザ設定のアウトライン
アウトライン設定には、ユーザで新たに設定を作成することもできる。例として、「通常の段落設定」を
「text00」、「セリフの箇所」を「speech」として登録する。
まず、「ではみなさん…」の箇所の一行目に空白を入れて「１字下げ」、左右のインデントを［ページレ
イアウト］タブの［インデント］を利用し「左に１字、右に２字」に設定する。
次に、5 行ほど下にある「ジョバンニさん…のでしょう。」のセリフにインデント「左に３字、右に３字」
を設定する。
以上でレイアウトが確定したので［スタイル］に登録する。通常の段落設定を施した箇所にカーソルを置
き、［ホーム］タブの［スタイル］設定において、下向き矢印に線が引かれている箇所をクリックする。す
ると、スタイル設定が拡張表示される。
ここをクリック
スタイル設定の「その他」ボタン
表示された拡張表示にある［スタイルの作成］をクリックする。表示されたウィンドウで「text00」と名前
を入力し［OK］をクリックする。すると、カーソルを置いている箇所の設定が、新しいスタイル設定として
登録される。同様の方法で、セリフの箇所の設定を「speech」として登録する。
名前を入力
スタイルの作成をクリック
新しいスタイルの登録
このようにスタイルを登録すると、Word の文章で文書構造を意識した統一的なレイアウト設定を施すこ
とができる。
次に１ページのみで構わないので、
登録したスタイル設定に該当する箇所に
「text00」
と「speech」
を設定する（動作を見るだけなので、大体で構わない）。
次に、「speech」が設定された行のレイアウト設定を一括で変更する。例えば、フォント設定を「ゴシッ
ク」「斜体」「青色」にする。その後、［スタイル］設定にある「speech」を右クリックし［選択箇所と一
致するように…を更新する］をクリックする。
すると、「speech」が設定されている箇所が全て、登録されたレイアウトに変更される。このように［ス
3 このスタイルは、作業ファイル独自に用意されたものである。
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タイル］を設定しておくことで、文書作成後の調整が非常に効率的になる。
2.4. ページ番号の設定
ここでは、文書にページ番号を設定する。ページ番号の設定は Word 上にいくつか用意されているため、
簡単にページ番号を設定できる。
［挿入］タブの真ん中より少し右にある［ページ番号］をクリックする。するとサブメニューが表示され
るので、利用したいレイアウトのページ番号をクリックする（一般的にはページの下部、真ん中 or 右にペ
ージを記載する）。すると、所定の箇所にページ番号が追加される。
配置したい箇所を選ぶ
番号の書式を選択する
ページ番号の設定
なお、先ほどの表紙作成において［挿入］→［表紙］を利用し、Word の機能として表紙を作成している
と、表紙の後から１ページ目が始まる。これは［ページレイアウト］の［区切り］を活用することでも同じ
ことができる。また、挿入されたページ番号の箇所をダブルクリックすることで、通常の「フォント」「書
式設定」でページ番号のレイアウトを変更できる。
2.5. ヘッダー・フッターの設定
「ヘッダー・フッター」を利用して、文書全体に統一的に表示される情報を記載することができる。例え
ば「作成者の名前」「日付」「文書のタイトル」などである。
これを設定するのは、余白の範囲にある「ヘッダー（頭）」「フッター（足）」という箇所である。なお、
先のページ番号設定は「フッター」に登録されている。「ヘッダー・フッター」の設定は［挿入］メニュー
にコマンドが用意されているが、これを利用せず簡易な方法で作成してみる。
文書にある余白の上部（ヘッダーが入る箇所）をダブルクリックする。すると本文が薄い表示され、ヘッ
ダーの編集状態になり、上部メニュー表示が切り替わる。
編集を終わる際は［…閉じ
［ヘッダー/フッターツール］
る］ボタン。
が表示される。
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ヘッダーの編集画面
この状態で、テキスト入力やレイアウト設定を行えば、ヘッダーの文字列を作成できる。編集を終わる場
合は、メニュー上にある「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックするか、本文の箇所をダブルクリック
する。
ヘッダー/フッターの内容は、
通常グレー表示になる。
ヘッダーの設定
【補足】ヘッダー・フッターのオプション
なお、ヘッダーやフッターの設定は、先頭ページのみ別、奇数・偶数別にも設定できる。例えば、先頭ペ
ージのみ「日付」、その他は「文書タイトル」としたい場合、ヘッダーをダブルクリックし、［ヘッダー/フ
ッターツール］にある［オプション］→「先頭ページのみ…」にチェックを入れる。
ヘッダー/フッターのオプション
ヘッダー・フッターのオプション
すると、先頭ページとその他ページのヘッダーを別途作成できるようになるため、適宜、文字列を入力す
る。これは、見開きで文書を作成する場合に、左ページに「章のタイトル」、右ページに「全体タイトル」
を表示したり、ページ番号を外側に寄せたりすることができる。
2.6. 目次の作成
ここでは、作成した文書の「目次」を自動的に作成する。目次を作成するには、［スタイル］設定で［ア
ウトライン］が施されている必要がある。設定ができていれば、Word の［ナビゲーションウィンドウ］に
［アウトライン］の見出しが表示されている。
この状態で、表紙ページの目次の下にカーソルを置き、［参考資料］タブにある［目次］をクリックする。
［参考資料］タブ
［目次］コマンド
目次コマンド
［目次］をクリックすると、サブメニューが表示されるので［自動作成の目次２］をクリックする。する
と、カーソルの箇所に［アウトライン］設定に基づいた目次が作成される。
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［目次］の設定
目次が作成される。
［自動作成の目次２］
目次の自動生成
目次は、適宜編集可能である（例えば勝手に表示される青字の「目次」を削除したり、レイアウトを変更
したりできる）。また、文書構造が変更されたのちに［目次の更新］をクリックすることで、再構築可能で
ある。例えば、先に作成した「午后の授業」以下のダミー見出しを削除して、目次を更新してみる。本文の
「見出し３’」と「見出し２’」を削除し、表紙の［目次］をクリックする。すると、目次に枠が表示され、左
上にボタンが表示される。ここで［目次の更新］→［目次をすべて更新する］をチェックして［OK］を押す
と、本文の変更が反映される。
内容変更後に、目次を再構
成できる。
目次の更新
【課
題】
今回の作業で作成したデータを、ファイル名「学籍番号
情報リテラシー第５回」として保存し、メ
ールの添付ファイルとして提出。
送信メールは大学メール。提出期限は教員の指示に従うこと。
必ず、件名に「組－学籍番号情報リテラシー第５回課題」を記載すること
例）３組学籍番号 p16991 の場合。
3-991 情報リテラシー第５回課題
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