2016 eCommerce Handbuch Industrie

eCommerce mit
medical columbus
Handbuch für Partner aus Industrie & Handel
Exposé
Die eCommerce-Plattform von medical columbus ermöglicht
Krankenhäusern/Spitälern den Datenaustausch
mit Herstellern und Lieferanten (Anbietern).
Melanie Stark
[email protected]
+49 (0) 6174 / 9617 -20
Stand: Mai 2016
Handbuch eCommerce für Partner aus Industrie & Handel
Inhalt
1.
Überblick Aufgaben ........................................................................................................... 2
2.
Katalogdaten ..................................................................................................................... 2
3.
Datenkommunikation mit den ERP-Systemen ................................................................... 3
3.1 Netzwerk, Datenkommunikation...................................................................................... 4
3.1.1 Auswahl des technischen Verfahrens ....................................................................... 4
3.1.2 Test, Dokumentation, Pilotbetrieb ............................................................................. 4
3.2 Anschriften Krankenhäuser/Spitäler ................................................................................ 5
3.3 Übersicht Prozesse mc transactor .................................................................................. 5
4.
Anhang.............................................................................................................................. 6
4.1 Stammdaten ................................................................................................................... 6
4.2 Bestellungen im Format openTRANS 1.0 ....................................................................... 7
4.2.1 Beispiel Bestellung im Format openTRANS 1.0 ........................................................ 8
4.3 Auftragsbestätigung in openTRANS 1.0 .......................................................................... 9
4.3.1 Beispiel Auftragsbestätigung im Format openTRANS 1.0 ....................................... 10
4.4 Lieferschein (Lieferavis) in openTRANS 1.0.................................................................. 11
4.4.1 Beispiel Lieferschein im Format openTRANS 1.0 ................................................... 12
4.5 Rechnung in openTRANS 1.0 ....................................................................................... 13
4.5.1 Beispiel Rechnung im Format openTRANS 1.0 ...................................................... 14
5.
Kontakt ............................................................................................................................ 15
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1. Überblick Aufgaben
Die eCommerce-Plattform von medical columbus (mc) ermöglicht Krankenhäusern und
Einkaufsgemeinschaften den Datenaustausch mit Herstellern und Lieferanten (Anbieter).
Damit eine Zusammenarbeit zwischen einem Anbieter und mc möglich wird, sind einige
vorbereitende Schritte erforderlich. Damit es für Sie möglichst einfach wird, haben wir hier
die wichtigsten Informationen hier zusammengestellt.
Folgende Aufgaben sind zu erledigen:

Erfassung und Klassifizierung der Produkte des Anbieters in der mcReferenzdatenbank
 Katalogdaten

Empfang und ggf. Versand von elektronischen Nachrichten aus dem
Warenwirtschaftssystem des Anbieters (ERP-System)
 ERP-Software
 Aufbau einer elektronischen Datenkommunikation
 Netzwerk, Datenkommunikation
 Abstimmung der Krankenhausadressen
 Anschriften Krankenhäuser/Spitäler
2. Katalogdaten
Krankenhäuser und Einkaufsgemeinschaften nutzen den mc navigator als Orientierungshilfe im Markt für Medicalprodukte. Die Datenbank von mc enthält ca. 8 Millionen Medicalund Pharmaartikel. Die Produkte sind nach einem standardisierten System klassifiziert und
über interne Codes eindeutig identifizierbar. Der Katalog wird laufend erweitert und
verfeinert.
Analog führt mc eine Liste der Hersteller und Händler, die insbesondere alle für den
Warenverkehr relevanten Standorte enthält. Diese erhalten eine eindeutige Kennung
(Niederlassungs-ID).
Um Artikel eines Anbieters im Online-Katalog (mc navigator) zu finden und für die zügige
und fehlerfreie Abwicklung elektronischer Bestellungen (mc transactor) ist es erforderlich,
dass mc über aktuelle Daten verfügt.
Für die Übermittlung der Daten stellen wir Ihnen standardisierte Excel-Listen zur
Verfügung, die uns die automatisierte Übernahme der Daten in den Katalog ermöglichen;
die relevanten Datenelemente zeigt der Anhang 4.1.
Um den Katalog aktuell zu halten, müssen in einem zu vereinbarenden Rhythmus neue
und veränderte Daten mc zur Verfügung gestellt werden – im gleichen Format.
mc unterstützt auch GS1 XML und GDSN und ist Partner von SA2 als Provider von
Datapool-Lösungen.
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3. Datenkommunikation mit den ERP-Systemen
Um Bestellungen von Krankenhäusern über mc empfangen zu können und ggf. auch
strukturierte elektronische Dokumente zurück zu senden, muss Ihr ERP-System darauf
eingerichtet werden. Umgekehrt muss mc in seinem System hinterlegen, welche Formate
ein Partner empfängt oder sendet.
medical columbus unterstützt die Transaktionstypen

Bestellung (Order)

Auftragsbestätigung (Order Response)

Lieferschein (Delivery)

Rechnung (Invoice)

Verbrauchsmeldung Konsignationslager

Auffüllung Konsignationslager (ggf. mit Verbrauch kombiniert)
Eine Zusammenstellung der wichtigsten Datenelemente für verschiedene
Transaktionstypen wird für das Format openTRANS im Anhang gezeigt.
Nachfolgend typische Dokumentenformate im Produktivbetrieb, die mc unterstützt.
Bei Bedarf können auch individuelle Formate unterstützt werden.
EDI / Edifact
Das eingesetzte EDI / Edifact Format unterstützt den Standard D96A nach
den EAN Standards im Gesundheitswesen.
Unterstützt werden auch die Formate für Rückdokumente: ORDRSP, DESADV, INVOICE
openTRANS
medical columbus unterstützt den frei verfügbaren openTRANS Standard des Fraunhofer
Instituts (www.opentrans.org) in Version 1.0
SAP
mc unterstützt verschiedene IDOC-Formate der Typen Orders 0x
Individuelle Formate in ASCII oder XML
ASCII oder CSV Dateien können erzeugt und verarbeitet werden, wenn die Formatierung
abgestimmt ist: Felder, Separatoren, Zeichensatz. Das Gleiche gilt für XML-Strukturen.
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3.1 Netzwerk, Datenkommunikation
3.1.1 Auswahl des technischen Verfahrens
In der Unterstützung unterschiedlicher Verfahren ist mc flexibel und kann sich den
Gegebenheiten bei seinen Partnern anpassen. Aktuell werden u.a. die folgenden
Verfahren unterstützt.
HTTP, HTTPS
mc stellt ein eigens entwickeltes Tool (FileDispatcher) zur Verfügung, das Daten vom
Kunden zu mc überträgt. Das Tool muss dazu auf einem Rechner mit Internetzugang
installiert werden. Umgekehrt kann mc Daten auf eine vorgegebene Adresse posten.
VPN, Virtual Private Network
Zwischen dem Netzwerk des Lieferanten und mc kann ein VPN-Tunnel aufgebaut
werden. mc-seitig bildet eine Hardware-Firewall den Abschluss.
FTP
Übertragungen sind sowohl aktiv (Lieferant holt) als auch passiv (sendet) möglich.
Filterung von IPs ist möglich.
Fax
Sollte eine elektronische Übertragung nicht möglich sein (z.B. unbekannte Artikel oder
Lieferstellen, technische Probleme) kann mc die Bestellungen auch per Fax übersenden.
3.1.2 Test, Dokumentation, Pilotbetrieb
Datenformat und technische Kommunikation werden vor Beginn des produktiven
Betriebs auf ihre Funktionalität geprüft. Nach erfolgreichem Test wird die freigegebene
Lösung dokumentiert.
Der Betrieb startet zunächst mit ausgewählten Pilot-Krankenhäusern/Spitälern.
In dieser Phase sollten die Bestellungen parallel auch noch per Fax oder E-Mail
übertragen werden.
Nach 1-2 Wochen können erfahrungsgemäß die weiteren Häuser (komplett oder
sukzessiv) einbezogen werden.
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3.2 Anschriften Krankenhäuser/Spitäler
Die Abstimmung erfolgt schrittweise:

mc stellt Ihnen eine Liste der Krankenhäuser zur Verfügung, die über den mc
transactor bestellen.

Sie ermitteln die Lieferstellen und Rechnungsadressen dieser Krankenhäuser, die
bei Ihnen gespeichert sind.

mc ergänzt Ihre Aufstellung um zusätzliche uns bekannte
Häusern und ergänzt alle Daten mit GLN-Nummern.

Sie übernehmen die GLN- (früher ILN-) Nummern in Ihr System. Das Verfahren hilft
dabei, Lieferungen und Rechnungen korrekt zuzustellen.

Wenn später neue Lieferstellen hinzukommen, erhalten Sie diese Information vor
oder mit der ersten Bestellung.
Lieferstellen in diesen
3.3 Übersicht Prozesse mc transactor
Die Abbildung zeigt den gesamten Ablauf bei Bestellungen vom Krankenhaus zu Ihrem
ERP-System und den - optionalen - Rückdokumenten von Auftragsbestätigungen,
Lieferscheinen und Rechnungen zurück zum Krankenhaus.
Der mc transactor bietet folgende Funktionen:

Senden und Empfangen von elektronischen Nachrichten in den verschiedenen,
vereinbarten Formaten und Verfahren.

Automatische Prüfung der Daten, Zuordnung der MaWi-Daten zum mc-Katalog
(Mapping) und Übersetzung für das ERP-System (Nummer, Bündelung).

Klärung von Zweifelsfällen und Korrektur fehlerhafter Angaben durch den
Customer Service von medical columbus.
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4. Anhang
4.1 Stammdaten
Datenelement
Format,
Länge
Original-Hersteller
Muss
Anmerkung
Beispiel 1
Beispiel 2
Ja
Mustermann
Mustermann
Hersteller- Artikelnummer
50
Ja
52099
53177
Lieferanten-Artikelnummer
50
Ja
GM3917
GM2839
Artikel-Name deutsch
100
Ja
Hempermed
Untersuchungshandschuh
Extremitätenset
Produktbeschreibung
deutsch
255
Ja
hell, aus Latex, gepudert, mit
resorbierender Maisstärke,
steril
Tischabdeckung (140cm
* 190cm, PE mit
verstärkter Oberfläche…
Produktgröße 1 deutsch
50
z. B. CH, cm, ml
Größe 6 - 7
Produktgröße 2 deutsch
50
z. B. CH, cm, ml
small
Kurzbezeichnung deutsch
50
Hempermed UHandschuh,Latex,ster,S
PZN (D)
Extremitätenset
1231234
Pharmacode CH
7897890
Weitere Klassifikation
z.B. eCl@ss, MiGeL - bei
Bedarf auch mehrere
Felder
99.99.99.99.9
34-35-01-02
ReleaseStand der
Klassifikation
z.B. eCl@ss: 6.0
eCl@ss 6.0
MiGeL2009
BaseUnit
Paar
Stück
Anwendungseinheiten (VS-0)
Ja
EAN der Basiseinheit (VS-0)
Grundpackung (VS-1) Inhalt
4011331231201
5
1
Bezeichnung der
Grundpackung (VS-1)
Pack
Einzelpackung
EAN der Grundpackung
(VS-1)
4011331231211
4011334564564
10
1
Bezeichnung der
Handelspackung (VS-2)
Karton
Handelspackung
EAN der Handelspackung
(VS-2)
4011331231221
4011334564565
50
7
Handelspackung (VS-2)
Inhalt
Transportpackung (VS-3)
ganzzahlig
ganzzahlig
ganzzahlig
Ja
ggf. identisch mit VS-0
Vielfaches BaseUnit
Vielfaches BaseUnit
Bezeichnung der
Transportpackung (VS-3)
Box
EAN der Transportpackung
(VS-3)
4011331231231
4011334564566
300
20
Originalpalette (VS-4)
ganzzahlig
Vielfaches BaseUnit
Bezeichnung der
Originalpalette (VS-4)
Palette
EAN der Originalpalette
(VS-4)
4011331231241
4011334564567
Mindestbestellmenge
10
7
Falls vorhanden und relevant bitte auch
englische und französische Bezeichnungen
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4.2 Bestellungen im Format openTRANS 1.0
Bestellkopf:
Order


Normale Bestellung (Lieferung gg. Rg.)
Konsignationsware (nur Auffüllung)
Type = „standard“
Type = „release“
<ORDER_HEADER>
<SOURCING_INFO>
<AGREEMENT type="buyer">
<AGREEMENT_ID>replenishment for consignment</AGREEMENT_ID>
Besteller
Lieferant
Rechnungsempfänger
Warenempfänger
Bestellnummer
Bestelldatum
Währung
Teillieferung der Positionen erlaubt?
<BUYER_PARTY>
<SUPPLIER_PARTY>
<INVOICE_PARTY>
<DELIVERY_PARTY>
<ORDER_ID>
<ORDER_DATE>
<PRICE_CURRENCY>
<PARTIAL_SHIPMENT_ALLOWED>
Bestellposition:
Positionsnummer
Artikelnummer (beim Krankenhaus)
Artikelnummer (beim Lieferanten)
Artikelbeschreibung (kurz)
Bestellmenge
Mengeneinheit
Preis der Position (netto)
<LINE_ITEM_ID>
<BUYER_AID>
<SUPPLIER_AID>
<DESCRIPTION_SHORT>
<QUANTITY>
<ORDER_UNIT>
<PRICE_LINE_AMOUNT>
In der Praxis werden meist weitere Informationen übertragen, wobei zu beachten ist, was
Sender/Empfänger elektronisch verarbeiten können.
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4.2.1 Beispiel Bestellung im Format openTRANS 1.0
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4.3 Auftragsbestätigung in openTRANS 1.0
Kopf:
Besteller
<BUYER_PARTY>
Lieferant
<SUPPLIER_PARTY>
Rechnungsempfänger
<INVOICE_PARTY>
Warenempfänger
<DELIVERY_PARTY>
Bestellnummer (KH)
<ORDER_ID>
Bestellnummer (Lieferant)
<SUPPLIER_ORDER_ID>
Bestelldatum
<ORDER_DATE>
Währung
<PRICE_CURRENCY>
Position:
Positionsnummer
Lieferdatum
<LINE_ITEM_ID>
<DELIVERY_DATE>
Artikelnummer (beim Krankenhaus)
<BUYER_AID>
Artikelnummer (beim Lieferanten)
<SUPPLIER_AID>
Artikelbeschreibung (kurz)
<DESCRIPTION_SHORT>
Bestellmenge
<QUANTITY>
Mengeneinheit
<ORDER_UNIT>
Preis der Position (netto)
<PRICE_LINE_AMOUNT>
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4.3.1 Beispiel Auftragsbestätigung im Format openTRANS 1.0
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4.4 Lieferschein (Lieferavis) in openTRANS 1.0
Kopf:
Lieferscheinnummer
<DISPATCHNOTIFICATION_ID>
Lieferscheindatum
<DISPATCHNOTIFICATION_DATE>
Besteller
<BUYER_PARTY>
Lieferant
<SUPPLIER_PARTY>
Rechnungsempfänger
<INVOICE_PARTY>
Warenempfänger
<DELIVERY_PARTY>
Position:
Lieferdatum
<DELIVERY_DATE>
Lieferung vollständig?
<DELIVERY_COMPLETED>
Bestellnummer (KH)
<ORDER_ID>
Bestelldatum
<ORDER_DATE>
Positionsnummer
<LINE_ITEM_ID>
Bestellnummer (Lieferant)
<SUPPLIER_ORDER_ID>
Positionsnummer (Lieferant)
<SUPPLIER_ORDER_ITEM_ID>
Artikelnummer (beim Krankenhaus) <BUYER_AID>
Artikelnummer (beim Lieferanten)
<SUPPLIER_AID>
Artikelbeschreibung (kurz)
<DESCRIPTION_SHORT>
Bestellmenge
<QUANTITY>
Mengeneinheit
<ORDER_UNIT>
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4.4.1 Beispiel Lieferschein im Format openTRANS 1.0
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4.5 Rechnung in openTRANS 1.0
Kopf:
Rechnungsnummer
<INVOICE_ID>
Rechnungsdatum
<INVOICE_DATE>
Lieferdatum
<DELIVERY_DATE>
Besteller
<BUYER_PARTY>
Lieferant
<SUPPLIER_PARTY>
Rechnungsempfänger
<INVOICE_PARTY>
Währung
<PRICE_CURRENCY>
Position:
Bestellnummer (KH)
<ORDER_ID>
Positionsnummer (KH)
<LINE_ITEM_ID>
Bestelldatum
<ORDER_DATE>
Artikelnummer (beim Krankenhaus) <BUYER_AID>
Artikelnummer (beim Lieferanten)
<SUPPLIER_AID>
Artikelbeschreibung (kurz)
<DESCRIPTION_SHORT>
Bestellmenge
<QUANTITY>
Mengeneinheit
<ORDER_UNIT>
Preis der Position (netto)
<PRICE_LINE_AMOUNT>
Kostenstelle
<COST_ACCOUNT>
Schlussdaten:
Gesamtnetto
<TOTAL_AMOUNT>
Gesamt-MwSt.
<TOTAL_TAX_AMOUNT>
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4.5.1 Beispiel Rechnung im Format openTRANS 1.0
Stand: Mai 2016
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5. Kontakt
medical columbus AG
Herzog-Adolph-Str. 7
61462 Königstein
Tel
Fax
Email
Web
+49 (0) 6174 - 96 17-0
+49 (0) 6174 - 96 17-10
[email protected]
www.medicalcolumbus.de
Ansprechpartner
Thomas Fengler
Leitung Content Management
Tel +49 (0) 6174 / 96 17-68
Email [email protected]
Bettina Hetterich
Stammdatenservices
Tel +49 (0) 6174 / 96 17‐50
Email [email protected]
Joachim Manus
IT-Support Transaktionen
Tel +49 (0) 6174 / 96 17-13
Email [email protected]
Melanie Stark
Leitung Customer Service
Tel +49 (0) 6174 / 96 17-20
Email [email protected]
Marcel Koecher
Content Management / Projekte /
Produktentwicklung Markt
Tel +49 (0) 6174 / 96 17-35
Email [email protected]
Email für Mapping-Daten
[email protected]
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medical columbus AG.
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