Visual Boards to leverage productivity Beratung und Software für Lean Multiprojekt Management Einzel- und Multiprojekt-Reports VISBO GmbH Für die im Folgenden beschriebenen Lean Multiprojekt Reports verwenden wir unsere eigenentwickelte Software „VISBO Multiprojekt-Tafel“ und die daran gekoppelte VISBO Report Engine. Die VISBO Software dient der Visualisierung, Analyse und automatisierten Powerpoint Report Erstellung von einzelnen Projekten und Multiprojekt Szenarios. Alle im Folgenden angesprochenen Reports und Analysen werden durch die Software auf Basis von konfigurierbaren Vorlagen und Berichtskomponenten auf Knopfdruck in Powerpoint erzeugt. Einzel- und Multiprojekt-Report Erstellung • Erstellen von Powerpoint VISBO Steckbriefen für ein einzelnes Projekt Dabei werden ausgewählte Projekt-Informationen (Termine, Kosten, Powerpoint DIN A3 Projekt-Steckbrief Lieferumfänge) automatisiert auf einer oder mehreren DIN A3 Folien in Powerpoint ausgegeben. Layout und Inhalte des Powerpoint VISBO Steckbriefes können über eine Vielzahl von vorhandenen VISBO Berichtskomponenten konfiguriert werden. • Vergleichsanalyse zweier Projekte bzw. „Alt versus Neu“ Die Vergleichsanalyse stellt auf einer DIN A3 Seite dar, ob und wo es Unterschiede zwischen zwei Projektplänen in Terminen, Kosten sowie (Teil-)Lieferumfängen gibt. Vergleichs-Analyse: 1-Seite Überblick Dabei können „aktueller Stand versus letzter Stand“, zwei Varianten eines Projektes sowie 2 unterschiedliche Projekte miteinander verglichen werden. Detail-Informations Übersichten zu den einzelnen Informationskategorien können über eine Vielzahl von vorhandenen Berichtskomponenten auf Folge-Seiten dargestellt werden. • Erstellen von Multiprojekt-Sichten Dabei werden alle ausgewählten Projekte mit den vom Nutzer frei auswählbaren Multiprojekt Poster mit Darstellung ausgewählter Phasen und Meilensteine Meilensteinen und Phasen in einem sogenannten Multiprojekt Poster dargestellt. Diese Powerpoint Multiprojekt Poster können in Formaten bis DIN A0 erstellt werden. VISBO GmbH Einzel- und Multiprojekt Reports Seite 2 • Engpass-Analyse In der Engpass-Analyse wird für einen vorgegebenen Zeitraum unter Berücksichtigung aller ausgewählten Projekte berechnet und dargestellt: - Wie hoch ist der jeweilige monatliche Kapazitäts- und Kostenbedarf im Vergleich zur vorhandenen Kapazität / Budget? - Wie hoch ist der Ressourcenbedarf pro Monat? Wie viele und welche Projekte befinden sich gleichzeitig in einer bestimmten Wie viele Meilensteine vom Typ X pro Monat? Phase oder erreichen im selben Monat einen bestimmten Meilenstein? In Verbindung mit dem internen Erfahrungswissen zu Leistbarkeitsgrenzen ist diese Analyse oft auch ohne detaillierte und aufwändige Ressourcenplanung ein wertvoller Indikator für das Aufspüren von Engpässen. • Frühwarn-Analyse zur Zielerreichung In der Frühwarn-Analyse wird für einen ausgewählten und in der Zukunft Wie viele zukünftigen Meilensteine sind rot/gelb/ grün bzw. nicht bewertet? liegenden Zeitraum dargestellt, wie viele Meilensteine vom Verantwortlichen bezgl. der erwarteten Ergebnisse bereits mit gelber oder gar roter PrognoseAmpel bewertet sind. • Auslastungs- und Ergebniskennzahl Analyse In der Auslastungs- und Ergebniskennzahl-Analyse wird für einen ausgewählten Darstellung Ergebniskennzahl sowie Gesamt-Auslastung, Über- und Unterauslastung Zeitraum dargestellt, wie hoch für ein ausgewähltes Projekt-Portfolio - die Gesamt-Auslastung über alle Rollen ist - die Überauslastung ist und welche Rollen davon wie stark betroffen sind - die Unterauslastung ist und welche Rollen davon wie stark betroffen sind - die Ergebniskennzahl ist, die sich aus der Summe der Projektergebnisse, abzgl. die Kosten der Über- bzw. Unterauslastung , ergibt VISBO GmbH Einzel- und Multiprojekt Reports Seite 3 • Vergleich von verschiedenen Zukunfts-Szenarien Für den Aufbau von Zukunfts-Szenarios werden neue Projekte modular auf Basis Vergleich Szenario 1 von generischen Projekt- Vorlagen sowie sogenannten Szenario-Tabellen angelegt. Dazu bedarf es noch keiner Detail-Planung im operativen Projektplanungs-System. Verschiedene Zukunfts-Szenarien können so unter … versus Szenario 2 Berücksichtigung aller bereits laufenden und geplanten Projekte schnell definiert und bezgl. potentieller Engpässe, Auslastungs- und Ergebniskennzahl miteinander verglichen werden. • Lessons-Learned-Analyse Mit dieser Analyse geben wir Aufschluss darüber, wie sich die Termin- und Ressourcenplanung eines Projektes - über den Zeitverlauf verändert hat - von einer generischen Projekt-Vorlage unterscheidet - von einem anderen, ähnlichen Projekt unterscheidet Dauer Vergleich der Projekte in Tagen: Darüber hinaus können wir Analysen erstellen, welche Projekte schneller als ursprünglich geplant waren und welche Projekte schneller als der Durchschnitt vergleichbarer Projekte waren. Diese Informationen schaffen eine wichtige Wissens-Basis für den Aufbau von Best Practice Projekt- und Prozess-Vorlagen. VISBO GmbH Einzel- und Multiprojekt Reports Seite 4
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