職員部業務システム最適化調査業務企画競争 質問回答 参照資料 参照 項目 提案説明書 3 「システムの利用性を理由に業務が非効率」とありますが、このうち「システムの利用性を理由に」とはどのような意味であるか、可能な 範囲で具体的にお教えください。 具体例として、以下のようなことが挙げられます。 例１）職員番号をキーとしているが、検索機能と連動していないため、入力の都度、別システムで職員番号を検索してから 入力する必要がある。 例２）各入力項目がプルダウンなどになっていないため、別途コード表を検索し、入力を行う必要がある。 例３）同様の入力を100件以上入力する場合（退職者の口座登録や、部・課・係（機構）新設など）に、各情報を一つ一つ呼 び出して同様の入力が必要になる（一覧でまとめて入力するようなことができない） 提案説明書 6 契約締結日は、おおむねいつ頃を予定されてますでしょうか。 現時点では６月下旬頃を予定しております。 提案説明書 5 事業費の上限には、弊社が本業務のために使う交通費等の経費も含まれるという理解でよろしいでしょうか。 含まれております。 提案説明書 11 １次審査が行われるかどうかについては、私共にお教えいただけるのでしょうか。また、お教えいただける場合には、いつ頃ご通知いた だけますでしょうか（※１次審査を行うという通知） １次審査の有無を事前にお知らせする予定はありません。なお、1次審査を実施した場合は、１次審査結果をすべての応 募者にお知らせします。1次審査がなかった場合は、すべての応募者にヒアリングの通知を行います。 提案説明書 11 弊社がヒアリング対象となった場合、日時のご指定や調整については、概ねいつ頃までにご連絡いただけるでしょうか。 ５月下旬を予定しております。 提案説明書 14 「企画提案内容（参考見積内容を含む）をもって、そのまま契約するとは限りませんが、契約候補者が提案処理に記載した事項の変更を 行うことは、原則として認めません」とありますが、これに関連して以下の質問があります。 （１）「そのまま契約するとは限りません」について、例示で結構ですので、どのような変更がありうるのかお教えください（たとえば「事業 ご提案いただいた内容及びヒアリング等の結果を踏まえ、最終的な仕様書を作成のうえ、契約手続きを行うという意味で 費の変更」「スケジュールの変更」など） す。 （２）企画提案仕様書の３−（１）−イにおいて「上記以外にも関連するシステム等があった場合は、再構築対象となる場合がある」とあ り、また同資料５−イにおいて「契約書及び仕様書に明示されていない事項でも、その履行上必要な事項については、受託者が責任を 持って対応すること」とあるため、現時点で弊社が想定しうる範囲を大きく超えたご要望や必要作業が発生することを懸念しております。 このような場合には貴所にご相談の上で同資料５−オ「ただし、本市からの仕様変更に係る追加費用については（後略）」の協議をさせ ていただくという認識でよろしいでしょうか。 「企画提案仕様書 ３ 業務の内容 イ」に「※ただし、現状の分析等を行った結果、上記以外にも関係するシステム等があった場合は、再 構築対象となる場合がある。なお一部、本市他部署所管システムとの連携も存在する。」と記載があることから 下記、職員部所管外のシステム及び連携先についても再構築対象となるか分析が必要という認識でよろしいでしょうか？ 企画提案仕様書 1 回答 質問 【参考 職員部所管外と考えられるシステム及び連携先】 ※「職員部業務システム一覧」と「職員部業務システム概観図」を突き合せた差異の一覧 ・休務管理システム ・消防吏員履歴管理システム(消防局総務部所管) ・ベクセルシステム ・財務会計システム（会計室所管） ・基幹システム ・予防会システム ・機構検索システム（改革推進室） ・CRS ・人事給与IDS ・職員証データ ・連携サーバA（情報化推進部所管） ・連携サーバB（職員部所管外？） ア 現行の職員部業務システムの現状分析・機能分析について 企画提案仕様書５−オのとおり、本業務の内容に記載されているとおり全ての作業に対して、いかなる場合でも本市に対 し、別途費用の請求することはできないこととしております。例外的に、大きく範囲を超える場合、本市から追加費用を提示 し、仕様変更要求を行う場合があります。 職員部所管外のシステムは再構築対象外です。原則として、職員部所管外のシステムには大きな影響がない（または無 影響となる）よう考慮して再構築する必要があります。 ただし、左記のうち以下のシステムは再構築の対象です。 ・休務管理システム（人事システム内のサブシステム） ・消防吏員履歴管理システム(消防局総務部所管) ・職員証データ 継続して連携が必要となるため、必要と考えられる範囲で分析をお願いいたします。 本調査業務の契約締結後、機密保持等に係る契約を取り交わし、必要な資料については提供することが可能です。 分析を行うに当たり、下記インプット資料の提供を受けることは可能なのでしょうか？ ・仕様書（概要設計書、画面仕様書、帳票仕様書、DB仕様書、プログラム仕様書） ・操作マニュアル ・システム構築手順書 ・システムインストール手順書 ・プログラムソース （システムを実行するために必要なものすべて。例：帳票に「Crystal Reports」、「Excel」使用している） ・本番データ 企画提案仕様書 1 企画提案仕様書 1 企画提案仕様書 1 資料を提供いただける場合、最新状態の資料（例：リリース後の改修内容が反映されている）が提供されると考えてよろしでしょうか？ 企画提案仕様書 2 システム調達のための業務要件をまとめるにあたり、現行システムの機能要件（拡張性含む）、性能要件、システム要件、品質要件、信 老朽化した複数のシステムを保有し、その全容を正確に把握できていないため、システム再構築の前段・検討として、調査 頼性要件、保守運用要件、セキュリティ要件、移行に関する要件、データ連携に関する要件、ライフサイクルコスト、 庶 務 事 務など他 業務の企画提案を募ったところです。 シ ス テ ム と の 連 携 、オンサイト（各区役所）連携サポートなど、現システム稼働環境をご教示願いたい。 現行システムの仕様等につき、明確な回答をできず申し訳ございませんが、本企画提案依頼の趣旨を十分ご理解の上、 ご提案ください。 イ システムに付随して行う現行の職員部業務分析と業務改善方法の検討 No2、No3に関連して 人事給与業務は、その特性上、運用保守において は、現地サポート（オンサイト作業）が必須と考 えております。 貴市におかれまして は、現地で のサポートとしてどのような支援作業を見込む必要があると考えていま すか？ 例）月例・賞与時のデータセットアップ支援作業 ・年末調整時の業務支援作業・人事異動時期の業務支援作業・年度切替支援作業・共 済および社会保険の定時決定支援・アプリケーションの軽微な要望対応（随時・制度改正のシステム対応および仕様説明（随時）・法定 点検（停電）への対応作業など 企画提案仕様書 2 企画提案仕様書 2 企画提案仕様書 2 各担当者が利用しているマニュアルについては提供可能です。ただし、過去に業務分析を行った実績がないため、業務フ ローのようなまとまった資料は存在しません。 分析を行うに当たり、下記インプット資料の提供を受けることは可能なのでしょうか？ ・業務マニュアル、業務フローのような職員部業務の作業内容が記載されている資料 いずれも現時点の最新状態を保証することはできません。 ただし、当該業務のため、可能な限り担当者へは最新版へ更新するよう指示いたします。また、マニュアル化されていない 作業も存在することが見込まれます。 老朽化した複数のシステムを保有し、その全容を正確に把握できていないため、システム再構築の前段・検討として、調査 業務の企画提案を募ったところです。 現行システムの仕様等につき、明確な回答をできず申し訳ございませんが、本企画提案依頼の趣旨を十分ご理解の上、 ご提案ください。 システムデータの各種移行・連携の情報 を教えていただけないでしょうか。連携のタイミング（月1回、年1回など） ・連携の本数（1課のみ 老朽化した複数のシステムを保有し、その全容を正確に把握できていないため、システム再構築の前段・検討として、調査 か、複数課取込みなど） ・大よその件数 業務の企画提案を募ったところです。 現行システムの仕様等につき、明確な回答をできず申し訳ございませんが、本企画提案依頼の趣旨を十分ご理解の上、 ご提案ください。 現行システムにおいて機能を保有するデータについて、新システムに おいてもデータを参照のみ可能なよう移行・保管 する必要はあり ますか。 機能を保有するデータとは、各部課署で個別に利活用するデータのことです。 例)人事データから、エクセルで別表作成など 現行システムで既にある帳票類で、ありましたら、具体的にご教示ください。 データの移行・保管は必要となります。 サーバ諸元項目 ガイドラインとして、現行、決まり事はありますか？ 本業務において利用する端末数など。 職員部以外の現場担当者が入力するシステムは、以下の２システムです。 ① 人事給与エントリーシステム（人給ES） 庁内ネットワーク（イントラネット）からアクセスし、現場担当者が休務・休暇や時間外勤務時間等を入力します。 給与計算システムとは直接つながっていないため、勤労課担当者が人給ESからテキストデータを抽出し、MOを媒介して データを連携しております。 ② 人事評価システム 庁内ネットワーク（イントラネット）からアクセスし、現場の人事評価の評価者が、職員の評価等を入力します。 人事システムとは直接つながっていないため、人事評価システムからデータを抽出し連携しております。 企画提案仕様書 ② 人事通知システム 庁内ネットワーク（イントラネット）からアクセスし、現場担当者が人事異動で転入してきた職員について、どこの所属（∼ 部∼課∼係）に配属となったかを入力します。 人事システムとは直接つながっていないため、人事通知システムからデータを抽出し連携しております。 2 回数や参加人数について制限は設けておりません。ただし、担当者が専任ではないため、回数を調整させていただく場合 もあります。 企画提案仕様書 3 ヒアリングやグループミーティングについて、回数や参加人数について制限があるようでしたら（上限／下限等）があればお教えください。 企画提案仕様書 3 業務繁忙により、ヒアリングやグループミーティングの実施が困難な時期（例：月末３日間、XX月の第１週など）があればお教えください。 各業務担当者毎に異なりますが、11月、2月及び３月が業務繁忙となります。 企画提案仕様書 3 ヒアリングやグループミーティングをスケジューリングするときに、どの程度スケジュール調整が可能か、以下に示す「１」から「４」までの どのあたりに相当するかをご回答ください。 １：あらかじめ弊社から「○月X日∼Y日までに１０セッションを行いたい」と希望すれば、（どの日時にどのご担当やグループが割り当てら れるかはさておき）それに合わせたスケジューリングが可能である。 「2」に相当します。 ２：上記１のすべてに対応はできないものの、たとえば１０セッションのうち２／３以上は希望に添える。 ３：上記１のようなリクエストを出されたとしても、半数以下くらいしか希望に添えない。 ４：各担当やグループの空き時間しだいであるため、こちらからの提示スケジュールに合わせていただきたい。 企画提案仕様書 4 （2）における経費積算書の粒度（記述する経費項目の細かさ）について、ご指定やご要望があればお教えください。 再構築等を検討するにあたり参考となる規模感が把握できる程度でお願いしたいと考えております。 企画提案仕様書 4 （2）における業務フローの粒度（記述する作業の細かさ）について、ご指定やご要望があればお教えください。 再構築等を検討するにあたり参考となる程度のものをお願いしたいと考えております。 企画提案仕様書 4 （2）における進捗状況報告書および作業報告書の報告時間単位（例：月次、週次）についてお教えください。 月次程度と考えておりますが、工程に応じて調整させていただきます。 企画提案仕様書 8 企画提案仕様書 8 企画提案仕様書 8 企画提案仕様書 8 職員部業務 システム一覧 1 プロジェクト責任者、プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダー、および担当者の各役割について、１名が２つの役割を兼務する体 制（例：プロジェクトマネジャーとリーダー、リーダーと担当者）でのご提案は可能でしょうか。 本業務に従事するプロジェクト責任者、プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダー、または担当者は貴所に常駐する必要性はない 認識ですが、もしその必要性がある場合は役割別にご回答ください。 上記の各役割（特にリーダー、担当者）が貴所にて作業する作業場所を確保頂くことは可能でしょうか？可能な場合インターネット接続 等についてもご準備いただけるかご教示ください。 兼務可能です。 常駐は不要です。 事前にご連絡いただければ会議室を一定の期間作業場所としてご提供することは可能です。ただし、パソコン端末等（特 にインターネット接続を行うもの）はセキュリティの観点から貸与できません。 企画提案書（正本）には、押印が必要でしょうか。 提案説明書８「提出書類」に記載のとおり、正本1部に押印し、副本については押印いただく必要はありません。 各システムの開発、動作環境について詳細を教えていただきたいです。 別シート参照 開発言語：例：Visual Basic6.0、Java 外部ツール：例：帳票に「Crystal Reports」を使用 データベース：例：SQL Server2000 システムの形態：例：スタンドアロン、クライアントサーバ、Web 業務一覧 勤労課 「控除MT」：MTの意味をお教えください。 磁気テープ（magnetic tape）の略ですが、現在はMOディスクを用い、銀行へ振込みデータを連携しています。 業務一覧 勤労課 「人給ES」：ESの意味をお教えください。 「人事給与エントリーシステム」の略です。 業務一覧 勤労課 給与支払マスタ管理における「YM」の意味をお教えください。 業務一覧 人事課 「ICSS」はシステム名と拝察しますが、具体的にどのシステムかをお教えください。 業務一覧 全般 業務一覧 勤労課 業務一覧 全般 業務一覧 人事課 業務一覧 人事課 業務一覧 人事課 業務一覧 業務一覧 在籍職員の所属情報を管理する簡易ツールを指しています。実際にはAccessのmdbデータを読み込んでおり、当該データ の作成・管理を行っています。 イントラネット共通サービスシステムの略で、札幌市イントラネット（ 電子メール、予定表、Sapporo Web System、電子キャ ビネット、局内情報共有用フォルダ、インターネット閲覧、ウィルス対策機能等）のディレクトリサービスやファイル提供サー ビス等。 勤労課のみ「XXシステムの維持管理に関すること」とありますが、他の課は自らでシステム維持管理作業をやっていないという理解でよ 勤労課と同様にシステムの維持管理作業を行っています。 ろしいでしょうか。 簡易のマスター登録・変更は、当課担当者が実施しています。複雑な内容のマスター登録・変更やプログラムの修正等 は、保守ベンダーへ依頼して対応をお願いしています。なお、DB照会は職員も行っており、簡易のSQLを利用して給与支 給結果や各種データの整合性チェックなどを行っています。 勤労課における「XXシステムの維持管理」の内容について概略をお教えください（例：マスター登録・変更をやっている、サーバー運用も システムの性質上、バッチ稼働（給与計算）時間が月に数時間と限られているため、問題が発生する可能性の高いバッチ やっている、など）。 稼働時には保守ベンダーが常駐しています。また、不在時も日中時間帯は電話サポートを受け、必要に応じて保守ベン ダーが来訪し、対応をお願いしています。 サーバ運用はバッチスケジューラやシステムでエラーが検知された際には、警告メールが当課担当者へ通達される仕組 みを作っているため、メール受信時に保守ベンダーへ対応をお願いしています。 各課作業において「∼の登録」がありますが、これらのうちシステム以外（例：紙、エクセルなど）で行っているものがあればお教えくださ い。 機構関係業務で「∼システムへデータ連携（またはシステムの連携）」とありますが、これらのうちオフライン（例：ディスクやテープ渡し）ま たはPCを使ったもの（例：エクセルファイルのアップロード・ダウンロード）でのものがあればお教えください。 いくつかの業務種別において「（データの）システム取込」とありますが、これらのうちオフライン（例：ディスクやテープ渡し）またはPCを 使ったもの（例：エクセルファイルのアップロード・ダウンロード）でのものがあればお教えください。 採用関係業務における「パンチ業者への作業依頼」とありますが、どのような作業なのかもう少し詳しくお教えください。 職員健康 検診業務や厚生担当関係業務において「対象者の抽出」とありますが、これらのうち手作業（エクセルや紙などから対象を抽出する）も 管理課 のがあればお教えください。 各業務において「登録」「入力」「出力」「保存」「管理」と記してあるものがいくつかありますが、これらのうちシステム以外で行っているも 全般 の（PC上のエクセルや紙台帳など）があればお教えください。 再任用職員の新規・更新の管理、臨時的任用職員希望者の履歴書管理、派遣情報管理等。 人事システムー人事給与システムー給与計算システム間は、オンラインでのデータ連携が可能です。 上記以外のデータ連携はすべてオフラインによるデータ連携です。 同上。 職員部のシステムにデータを取り込むために手書きで記入された書類(の記号)をにテキストファイルにする作業です。 基本的に人事課からの人事情報を元に対象者を抽出しているため手作業ものはないと見込んでおります。 上記にも記載しました再任用職員の新規・更新の管理、臨時的任用職員希望者の履歴書管理、派遣情報管理等はＰＣ上 のエクセルで行っています。
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