PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX ADRESSVERWALTUNG .........................................................................................3 Konfliktprüfung beim Einschalten der Synchronisation .....................................................3 PROFFIX ALLGEMEIN ...........................................................................................................3 Feiertage importieren ........................................................................................................3 PROFFIX Version 4.0.1008 Übersicht über die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen. Schrift bei Aufzählung wählbar ..........................................................................................3 PROFFIX ARTIKEL- UND LAGERVERWALTUNG ...................................................................4 Konfliktprüfung beim Einschalten der Synchronisation .....................................................4 Option «Haupt» bei Gebinde .............................................................................................4 Gebinde mit Paletten .........................................................................................................4 PROFFIX AUFTRAGSBEARBEITUNG ....................................................................................5 Neue Option «nur bestellte Artikel des Kunden anzeigen» ................................................5 Vorgehen um diese Funktion zu nutzen .........................................................................5 Wo wird die Suche angewendet und wo nicht? ............................................................5 Gebinde mit Paletten .........................................................................................................5 Gebinde nicht automatisch wieder einblenden .................................................................5 Gebindepositionen werden farblich dargestellt .................................................................5 Mehrere Vorauszahlungen möglich ...................................................................................5 Vorauszahlungen berücksichtigen.....................................................................................6 Liefervorschlag für Rückstände und Reservationen ..........................................................6 PROFFIX CRM ......................................................................................................................7 Geschwindigkeit optimiert .................................................................................................7 PROFFIX DEBITORENBUCHHALTUNG .................................................................................7 ISO 20022 nun auch bei Debit Direct ................................................................................7 PROFFIX E-DOKUMENT .......................................................................................................7 Aufteilung in verschiedene Optionen .................................................................................7 Post Webservice «Barcode»..............................................................................................7 Einstellungen definieren .................................................................................................7 Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 1 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Barcode erstellen........................................................................................................... 8 Stundentotale ..............................................................................................................19 Verrechnung der Versandkosten ................................................................................... 8 Stunden kopieren, ändern und löschen ..........................................................................19 Etikette löschen ............................................................................................................. 8 Stundenerfassung ...........................................................................................................19 Sendung verfolgen ........................................................................................................ 8 Stundenart wählen .......................................................................................................20 Option in Einstellungen «SSCC prüfen auf Doppeleingabe» ............................................. 9 Neue Stunden erfassen ...............................................................................................20 PROFFIX KREDITORENBUCHHALTUNG .............................................................................. 9 Stunden kopieren und löschen ....................................................................................20 Mitteilung mitgeben .......................................................................................................... 9 Ansicht in Stundenerfassung .......................................................................................20 PROFFIX KUNDENINSTALLATIONSVERWALTUNG ............................................................ 10 Bedeutung der Farben .................................................................................................20 Neue Option «Auftrag bei Verschiebung prüfen» ............................................................ 10 Saldokorrektur .................................................................................................................21 Option in Einstellungen aktivieren ............................................................................... 10 Stunden/Ferien-Saldokorrektur ...................................................................................21 Verschiebung durchführen .......................................................................................... 10 Automatische Ferien-Saldokorrektur anfang Jahr .......................................................21 PROFFIX LEISTUNGSVERWALTUNG ................................................................................. 12 Stundenimport.................................................................................................................23 History Soll-Stundenplan eingebaut ............................................................................... 12 Stundenimport starten .................................................................................................23 PROFFIX LISTEN ................................................................................................................ 12 Mitarbeiter .......................................................................................................................23 PROFFIX LOHNBUCHHALTUNG ........................................................................................ 12 Stundenarten verwalten/erfassen ....................................................................................24 FAK-Beitragssatz pro Kanton ......................................................................................... 12 Sollstundenplan ...............................................................................................................24 Lohnprozente pro Versicherer definierbar ....................................................................... 13 Sollstundenplan zuweisen ...........................................................................................25 PROFFIX PREISVERWALTUNG........................................................................................... 13 History Soll-Stundenplan .............................................................................................25 «kein Rabatt» ignorieren, wenn Rabatt/Zuschlag negativ ............................................... 13 History .............................................................................................................................25 PROFFIX SERVICEAUFTRAGSVERWALTUNG .................................................................... 14 Listen ...............................................................................................................................26 Neue Option «Status bei Eskalation nicht nachführen» .................................................. 14 Stundenabrechnung ....................................................................................................26 PROFFIX ZEITVERWALTUNG ............................................................................................. 14 Stundenabrechnung Monatsübersicht ........................................................................26 Bevor Sie mit der Zeitverwaltung beginnen .................................................................... 15 Stundenabrechnungslisten per E-Mail mit der Lohnabrechnung versenden ...............26 Stunde erfassen .............................................................................................................. 15 Stunden sperren ..............................................................................................................28 Stunden manuell erfassen ........................................................................................... 15 Gesperrte Stunden einblenden ....................................................................................28 Stunden starten ........................................................................................................... 16 Benutzerverwaltung – wer darf welche Stunden erfassen? ............................................28 Stunden stoppen ......................................................................................................... 16 PROFFIX ZEITERFASSUNG ................................................................................................28 Über die Telefonintegration Stunden erfassen ............................................................ 17 Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 2 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX ADRESSVERWALTUNG 6. 7. Gewünschtes Jahr, Ort etc. wählen Klick auf Schaltfläche «Ok» 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» Konfliktprüfung beim Einschalten der Synchronisation Wird eine Adresssynchronisation aktiviert, wird neu geprüft, ob keine Überschneidungen der Daten zwischen den PROFFIX-Datenbanken vorhanden sind. Dabei werden die Tabellen «Adressen», «Adressen», «Kontaktpersonen», «Notizen», «Dokumente», «Zahlungsarten» und «Banken» verglichen. Werden Überschneidungen gefunden, wird die Synchronisation abgebrochen. Das Speichern ist dann nur möglich, wenn diese Konflikte behoben sind. Sind keine Konflikte vorhanden, werden alle fehlenden Daten dieser Tabellen in den jeweils anderen PROFFIX-Datenbanken ergänzt. Es werden aber nur fehlende Daten ergänzt. Bereits vorhandene Daten von gleichen Adressen werden nicht synchronisiert. Wenn bereits Adressen von zwei Datenbanken synchronisiert werden und eine neue Datenbank eröffnet wird, sollten die Adressen einer bereits bestehenden mitkopiert werden, damit die Synchronisation aktiviert werden kann. PROFFIX ALLGEMEIN Feiertage importieren Es ist neu möglich, Feiertage von gewünschten Ortschaften zu importieren. 1. 2. 3. 4. 5. Klick auf Modul «Leistungsverwaltung», «Zeitverwaltung» oder «Lohnbuchhaltung» Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Allgemein» Klick auf Hilfstabelle «Feiertage» Klick in Gruppe «Feiertag» auf Symbol «Importieren» (Ctrl+I) Schrift bei Aufzählung wählbar Die Schrift kann neu auch bei der Definition des Aufzählungszeichens definiert werden, somit stehen mehr Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 3 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX ARTIKEL- UND LAGERVERWALTUNG Konfliktprüfung beim Einschalten der Synchronisation Wird eine Artikelsynchronisation aktiviert, wird neu geprüft, ob keine Überschneidungen der Daten zwischen den PROFFIX-Datenbanken vorhanden sind. Dabei werden die Tabellen «Artikel», «Dokumente», «Lieferanten-Adressen» und «Adressen Kundenbezeichnungen» verglichen. Werden Überschneidungen gefunden, wird die Synchronisation abgebrochen. Das Speichern ist dann nur möglich, wenn diese Konflikte behoben sind. Sind keine Konflikte vorhanden, werden alle fehlenden Daten dieser Tabellen in den jeweils anderen PROFFIX-Datenbanken ergänzt. Es werden aber nur fehlende Daten ergänzt. Bereits vorhandene Daten von gleichen Artikeln werden nicht synchronisiert. 1. 2. 3. 4. Klick auf Artikel- und Lagerverwaltung Gewünschten Artikel suchen (Ctrl+F) und mit Doppelklick bearbeiten (Ctrl+D) Klick auf Register «Bestände» Klick auf Symbol «Depot verwalten» (Ctrl+T) 5. Gewünschte Depotdefinition mit Doppelklick bearbeiten (Ctrl+D) oder neu erstellen (Ctrl+N) Im Feld «Palette» den Lagerartikel für die Palette auswählen (Bei Bedarf neu erstellen) Im Feld «Anzahl» die Anzahl Harassen definieren, welche eine ganze Palette bilden Wenn bereits Artikel von zwei Datenbanken synchronisiert werden und eine neue Datenbank eröffnet wird, sollten die Artikel einer bereits bestehenden mitkopiert werden, damit die Synchronisation aktiviert werden kann. Option «Haupt» bei Gebinde Neu kann eine Gebindedefinition pro Artikel als «Haupt» gekennzeichnet werden, somit wird dieses Gebinde in der PROFFIX Auftragsbearbeitung vorgeschlagen. Gebinde mit Paletten 6. 7. Bis anhin konnten Depotgebühren pro Lagereinheit (z.B. pro Flasche) und pro Gebindeeinheit (z.B. pro Harass) definiert werden. Neu können zusätzlich Gebühren für Paletten definiert werden. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 4 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Gebinde mit Paletten Die Definition der Palette wird pro Lagerartikel in der PROFFIX Artikel- und Lagerverwaltung gemacht. In der PROFFIX Auftragsbearbeitung stehen die definierten Gebinde beim Hinzufügen einer Artikelposition zur Verfügung. Das Depot für die Gebinde wird automatisch berechnet und als einzelne Auftragsposition angezeigt. Die Palette wird nur ausgewiesen, wenn es sich gemäss der eingegeben Menge um eine ganze Palette handelt. Ergibt die Berechnung der Palette nicht eine ganze Zahl, wird keine Palette ausgewiesen. (Würde die Berechnung 1.5 Paletten ergeben, wird keine ausgewiesen, kann aber manuell als Artikelposition hinzugefügt werden). PROFFIX AUFTRAGSBEARBEITUNG Neue Option «nur bestellte Artikel des Kunden anzeigen» Haben Sie einen grossen Artikelstamm und liefert die Suche nach dem gewünschten Artikel eine grosse Auswahl? Bestellen Ihre Kunden immer wieder die gleichen Artikel? Mit einer neuen Option, kann bei der Artikelsuche nur nach Artikeln gesucht werden, welche der Kunde bereits schon mal bestellt hat. Vorgehen um diese Funktion zu nutzen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 3. Unter «Artikelsuche» Option «nur bestellte Artikel des Kunden anzeigen» aktivieren 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern (Ctrl+S) Wo wird die Suche angewendet und wo nicht? Beim Hinzufügen von Lagerartikeln kommt nun diese Einstellung zum Zug. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» Gewünschtes Auftragsdokument erstellen Gewünschte Adresse wählen Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Insert oder Ctrl+T) Im Feld «Artikel» direkt den Suchbegriff eingeben, somit wird nur nach bereits bestellten Artikel für den gewählten Kunden gesucht Hat der Kunde heute einen Artikel zum ersten Mal bestellt und wollen Sie somit den ganzen Artikelstamm durchsuchen? Mit Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Artikel», stehen nun alle bereits bestellten Artikel zur Auswahl. Mit Eingabe eines neuen Suchkriteriums in der Suchmaske oben, kann im ganzen Artikelstamm gesucht werden Stand April 2016 Gebinde nicht automatisch wieder einblenden In der Auftragsbearbeitung können die Depotpositionen ausgeblendet werden. Diese bleiben ausgeblendet, auch wenn neue Artikel hinzugefügt werden. Sobald das Dokument gespeichert wird, werden die Depotpositionen wieder eingeblendet. Gebindepositionen werden farblich dargestellt Zur besseren Übersicht werden die Gebindepositionen, welche automatisch berechnet werden, in grünem Hintergrund dargestellt. Mehrere Vorauszahlungen möglich Neu kann einem Auftragsdokument nicht nur eine, sondern mehrere Vorauszahlungen definiert werden. Vorauszahlungen können nur auf Dokumenttypen erfasst werden, welche keine Debitorenbuchung auslösen. Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 5 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Vorauszahlungen berücksichtigen Die Vorauszahlungen werden bei den Funktionen «Rückstände/Reservationen liefern», «Sammelrechnung» und «Dokument abschliessen» berücksichtigt. Bei Teillieferungen werden nur diejenigen Vorauszahlungen abgezogen, welche den Lieferbetrag nicht übersteigen. Wird die Schlussrechnung gemacht und wurden noch nicht alle Vorauszahlungen in Abzug gebracht, wird dies beim Abschlussdokument nachgeholt. Falls die Vorauszahlung grösser ist als der Rechnungsbetrag, wird darauf hingewiesen, dass ein negativer Rechnungsbetrag erstellt wird. Liefervorschlag für Rückstände und Reservationen Mit der neuen Option «Liefervorschlag» können Artikel aus Rückständen und Reservationen besser überblickt und ein Vorschlag für die Auslieferung erstellt werden. Bei der Berechnung des Vorschlags werden zuerst diejenigen Positionen ohne Liefer- und Reservationsdatum vorgeschlagen und die Übrigen anschliessend chronologisch nach Liefer- und Reservationsdatum. Farblegende Grüner Hintergrund = Positionen, welche geliefert werden können Roter Hintergrund = Positionen, welche noch nicht geliefert werden können Violetter Hintergrund = Positionen, für welche ein Teillieferung gemacht werden kann Liefervorschlag erstellen lassen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick auf Registerkarte «Rückstände/Reservationen» 3. Option «Liefervorschlag» aktivieren 4. Gewünschte Suchoptionen eintragen 5. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F) 6. 7. Liefervorschlag anpassen? Haben zwei Kunden den gleichen Artikel bestellt und soll eine Lieferung für einen bestimmten Kunden vorgezogen werden? 1. 2. 3. Stand April 2016 Positionen, welche geliefert werden könnten, werden nun markiert Klick auf Schaltfläche «Speichern» um den Liefervorschlag so auszuführen Position aus dem Liefervorschlag mit Doppelklick demarkieren, welche noch nicht ausgeliefert werden soll Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Liefervorschlag» (Ctrl+Shift+V) um die frei gewordenen Lagerbestände neu zu verteilen Klick auf Schaltfläche «Speichern», um den Liefervorschlag so auszuführen Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 6 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX CRM Geschwindigkeit optimiert Beim Hinzufügen von Adressen bei Briefen und Newslettern konnte die Geschwindigkeit optimiert werden. PROFFIX DEBITORENBUCHHALTUNG Einstellungen definieren 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Registerkarte «E-Dokument» 3. Unter «Post Webservice «Barcode»» die Angaben gemäss Vertrag ergänzen 4. Klick auf Symbol «Verbindung mit Post Webservice «Barcode» testen» 5. Gewünschte Angaben definieren ISO 20022 nun auch bei Debit Direct Mit der aktuellsten PROFFIX Version können neu PostFinance-Kunden auch für Debit Direct-Zahlungen (Lastschrift) das XML-Format ISO20022 nutzen. Mehr zu ISO20022 und wie es in PROFFIX genutzt werden kann: www.proffix.net/iso PROFFIX E-DOKUMENT Aufteilung in verschiedene Optionen Die Aufteilung und Preise des Moduls PROFFIX E-Dokument haben sich wie folgt verändert. Kauf Miete PROFFIX E-Dokument Basis (inkl. DPD DELISprint) 500.– 10.– 1500.– 2500.– 1500.– 250.– 57.– 95.– 57.– 9.– PROFFIX Option e-dec PROFFIX Option EDI PROFFIX Option GS1 PROFFIX Option Post Webservice «Barcode» Name, Strasse, PLZ/Ort / Absenderadresse, welche auf den Etiketten angedruckt werden soll Die Option «Absender immer ab Stammdaten übernehmen» kann aktiviert werden, wenn die Adresse für die Etikette immer ab dem Register «Stammdaten» verwendet werden soll Domizilpoststelle / PLZ und Ort der Poststelle Logo / Falls auf der Etikette das Firmenlogo gedruckt werden soll, kann das gewünschte Logo ausgewählt werden. Zusätzlich ist die Endung der Datei (z.B. jpg, png etc.) im Feld «Format des Logos» zu ergänzen. Optionen «Absender drucken», «Empfänger drucken» und/oder «pro clima Label drucken» steuern, welche Angaben auf den Etiketten ausgedruckt werden sollen Unter «Darstellungsart der Etiketten» kann das gewünschte Ausgabeformat definiert werden Post Webservice «Barcode» Barcodes für Paket-, Express und Briefsendungen können neu direkt aus PROFFIX ausgedruckt werden. Damit lassen sich die Versandprozesse vereinfachen .Die Sendungsdaten sind mit dem Auftragsdokument verknüpft, damit auch die Nachverfolgung der Pakete auf Knopfdruck möglich ist. Mit der neuen Option PROFFIX Post Webservice «Barcode» können direkt beim Erfassen eines Auftragsdokumentes (z.B. Lieferschein oder Rechnung) Barcode-Etiketten für das gesamte Dokument oder für jede einzelne Auftragsposition ausgedruckt werden. Um diese neuen Möglichkeiten nutzen zu können ist die Option PROFFIX Post Webservice «Barcode» sowie das PROFFIX E-Dokument nötig. Ebenfalls muss ein Vertrag mit der Post abgeschlossen werden. Mehr dazu finden Sie hier. 6. Stand April 2016 Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 7 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Barcode erstellen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Post Webservice «Barcode»» 4. Falls in der PROFFIX Auftragsbearbeitung bereits ein Dokument bearbeitet wird, wird dieses für die Erstellung des Barcodes übernommen, ansonsten kann das gewünschte Dokument über das Feld «Dokument» gesucht werden 5. Der Barcode kann pro Auftragsposition, pro Dokument oder pro SSCC Nummer ausgedruckt werden. Ebenfalls kann eine beliebige Anzahl Pakete definiert werden pro Auftragsposition / im Feld «Anzahl Pakete» 0 eintragen pro Dokument / im Feld «Anzahl Pakete» 1 eingeben pro SSCC-Nummer / SSCC vergeben über Symbol «SSCC» und im Feld «Anzahl Pakete» 0 eingeben beliebige Anzahl Pakete / im Feld «Anzahl Pakete» gewünschte Paketanzahl eingeben 6. Gewünschte Einstellungen definieren (Die zuletzt gewählten Einstellungen werden für eine neue Etikette übernommen) 7. Klick in Gruppe «Post Webservice «Barcode»» auf Symbol «Optionen prüfen» (Ctrl+Shift+C) um die Überprüfung zu starten, ob die Kombination der gewählten Optionen zulässig ist 8. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S) 9. Klick in Gruppe «Post Webservice «Barcode»» auf Symbol «Drucken» (Ctrl+P), um die Etikette zu drucken Verrechnung der Versandkosten Verrechnet werden die Versandkosten erst, wenn die Sendung mit dem Barcode bei der Post aufgegeben wird. Stellt sich beispielsweise beim Verpacken heraus, dass die Lieferung auf zwei Pakete aufgeteilt werden muss, kann der bereits erstellte Barcode gelöscht und neu erstellt werden. Etikette löschen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Post Webservice «Barcode»» 4. Falls in der PROFFIX Auftragsbearbeitung bereits ein Dokument bearbeitet wird, wird dieses für die Erstellung des Barcodes übernommen, ansonsten kann das gewünschte Dokument über das Feld «Dokument» gesucht werden 5. Klick in Gruppe «Post Webservice «Barcode»» auf Symbol «Löschen» (Ctrl+L) 6. Nun kann das Dokument neu aufgerufen und der Barcode neu erstellt werden Sendung verfolgen Jede Sendung, für die ein Barcode erstellt und mit diesem versendet wurde, kann direkt aus PROFFIX verfolgt werden. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Post Webservice «Barcode»» Falls in der PROFFIX Auftragsbearbeitung bereits ein Dokument bearbeitet wird, wird dieses für die Erstellung des Barcodes übernommen, ansonsten kann das gewünschte Dokument über das Feld «Dokument» gesucht werden Klick in Gruppe «Post Webservice «Barcode»» auf Symbol «Sendung verfolgen» (Ctrl+T) Die Website der Post wird geöffnet und alle Referenznummern inkl. Details zu den Sendungen können dort eingesehen werden Was wird mit dem Dokument gespeichert? Beim Speichern des Barcodes liefert die Post via Webservice eine PNG-Datei der Barcodes, welches direkt aus PROFFIX gedruckt werden kann. Beim Speichern werden nicht die gewählten Optionen des Barcodes mit dem Dokument mitgespeichert, sondern die von der Post gelieferte PNG-Datei. Wird ein Dokument aufgerufen, für welches bereits ein Barcode erstellt und gespeichert wurde, können die Optionen nicht mehr geändert werden. Die ersichtlichen Optionen am Bildschirm entsprechen nicht den gewählten Optionen des gewählten Dokuments, sondern der zuletzt verwendeten Einstellungen. Die zuletzt gewählten Einstellungen der Etikette werden beim Erfassen des nächsten Barcodes gleich wieder vorgeschlagen. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 8 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Option in Einstellungen «SSCC prüfen auf Doppeleingabe» PROFFIX KREDITORENBUCHHALTUNG In den Einstellungen kann definiert werden, ob doppelte SSCC Nummern zugelassen werden sollen oder nicht. Dies kann beispielsweise bei der manuellen Eingabe der SSCCNr. eine Eingabehilfe sein, damit nicht eine Nummer doppelt erfasst wird. Mitteilung mitgeben Wenn Beleg mit DMS verbucht wird, kann jetzt auch die Mitteilung mitgegeben werden Standardmässig ist die Option «SSCC keine Doppelvergabe» deaktiviert. Prüfung auf Doppeleingabe einschalten 1. Klick auf Modul «E-Dokument» 2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 3. Option «SSCC keine Doppeleingabe» aktivieren, falls es gewünscht ist, dass bei der Erstellung von SSCC-Nummern Doppeleingaben nicht erlauben soll Wird die SSCC-Nr. automatisch vergeben, kann diese Option deaktiviert bleiben. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 9 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX KUNDENINSTALLATIONSVERWALTUNG Neue Option «Auftrag bei Verschiebung prüfen» In den Einstellungen der PROFFIX Kundeninstallationsverwaltung steht die neue Option «Auftrag bei Verschiebung prüfen» zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, wird bei einer Verschiebung der Installation die Auftrags-Nr. abgefragt. Option in Einstellungen aktivieren 1. Klick auf Modul «Kundeninstallationsverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 3. Option «Auftrag bei Verschiebung prüfen» aktivieren 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Verschiebung durchführen Voraussetzung damit Abfrage erscheint ist, dass der Installation bereits ein Auftrag zugewiesen ist 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Stand April 2016 Klick auf Modul «Kundeninstallationsverwaltung» Nach gewünschter Installation suchen und auswählen, welche verschoben werden soll Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Kundeninstallation» auf Symbol «Verschieben» (Ctrl+Shift+V) Warnhinweis mit «Ok» bestätigen Verschiebungsdatum wählen Neuen Startort auswählen Klick auf Schaltfläche «Ok» Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 10 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 9. Aktuelle Auftrags-Nr. erscheint zur Auswahl, diese kann mit Doppelklick übernommen werden… … oder es kann eine andere Auftrags-Nr. gesucht und mit Doppelklick ausgewählt werden Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 11 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX LEISTUNGSVERWALTUNG 8. Gewünschten Eintrag erstellen oder bearbeiten History Soll-Stundenplan eingebaut Die Sollstundenpläne lassen sich neu zeitlich begrenzen und es steht eine History aller Soll-Stundenpläne zur Verfügung. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick auf Modul «Leistungsverwaltung» Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Allgemein» Klick auf Hilfstabelle «Mitarbeiter» Gewünschten Mitarbeiter mit Doppelklick bearbeiten Klick auf Registerkarte «Mitarbeiter» Klick auf Symbol «History» rechts neben dem Feld «Soll-Stundeplan» PROFFIX LISTEN List & Label 21 wird mit der aktuellen PROFFIX Version mitgeliefert. Infos zur neuen List & Label Version finden Sie auf der Herstellerseite www.combit.net. PROFFIX LOHNBUCHHALTUNG FAK-Beitragssatz pro Kanton In der Hilfstabelle «Kinderzulagen» kann pro Kanton der FAK-Beitrag eingegeben werden. Dieser übersteuert die Angaben aus den Lohnprozenten. 1. 2. 3. 4. Stand April 2016 Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Lohnbuchhaltung» Klick auf Hilfstabelle «Kinderzulagen verwalten» Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 12 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Lohnprozente pro Versicherer definierbar PROFFIX PREISVERWALTUNG Neu können die Lohnprozente nicht nur pro Filiale oder Abteilung definiert werden, sondern auch pro UVG-, UVGZ-, KTG- und BVG-Versicherer «kein Rabatt» ignorieren, wenn Rabatt/Zuschlag negativ In den Einstellungen der PROFFIX Preisverwaltung steht die neue Option «kein Rabatt» ignorieren, wenn Rabatt/Zuschlag negativ zur Verfügung. Ist beim Lagerartikel die Option «kein Rabatt» aktiviert, wird ein negativer Rabatt/Zuschlag trotzdem gerechnet, wenn die Option «kein Rabatt» ignorieren, wenn Rabatt/Zuschlag negativ aktiviert ist. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 13 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 PROFFIX SERVICEAUFTRAGSVERWALTUNG PROFFIX ZEITVERWALTUNG Neue Option «Status bei Eskalation nicht nachführen» Mit dem neuen Modul PROFFIX Zeitverwaltung kann jeder Mitarbeiter seine Präsenszeit erfassen. Ist die neue Option «Status bei Eskalation nicht nachführen» aktiviert, können auf Serviceaufträge mit Status «eskaliert» immer noch Leistungsrapporte erfasst werden, ohne dass der Status zuerst geändert werden muss. 1. 2. 3. 4. Klick auf Modul «Serviceauftragsverwaltung» Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) Unter «Rapporte» die Option «Status bei Eskalation nicht nachführen» aktivieren Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Arbeits- und Freizeit verschmilzt heute immer mehr. Homeoffice oder die Zugriffsmöglichkeiten auf geschäftliche E-Mails mit privaten Handys oder Computern tragen dazu bei. Die ist unter anderem ein Grund, wieso das Thema Arbeitszeiterfassung immer wieder Thema ist. Die Gesetzgebung schreibt vor: Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet den Arbeitgeber, alle Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten. Gemäss Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) müssen daraus namentlich Dauer und Lage der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) und der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein. Anhand dieser Angaben kann die Vollzugsbehörde überprüfen, ob der Arbeitgeber die im Arbeitsgesetz verankerten Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen im Einzelfall eingehalten hat. Das SECO hat betreffend Kontrollen der Arbeitszeiterfassung eine Weisung publiziert, welche per 1.1.2014 gültig ist. Darin werden drei Gruppen von Arbeiternehmerinnen und Arbeitnehmer bezüglich der Arbeitszeiterfassung beschrieben: Die erste Gruppe muss jeden Tag alles im Detail aufschreiben (also Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende). Sie umfasst die grosse Mehrheit der Schweizer Mitarbeitenden. Die zweite Gruppe ist davon komplett ausgenommen und muss gar keine Arbeitszeit erfassen. Dazu gehören heute nur Topmanager (CEOs, Geschäftsleitungsmitglieder). Für die dritte Gruppe gilt eine erleichterte Arbeitszeiterfassung. Sie muss nur die gearbeiteten Stunden erfassen. Zu dieser dritten Gruppe zählen nur ganz wenige Angestellte (z.B. Kaderleute mit Weisungsrecht, vollamtliche Projektleiter) Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 14 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Mit einer späteren Weisung des SECO wird etwas Erleichterung geschaffen – Neu sollen sehr viel mehr Mitarbeitende behandelt werden wie Chefs und keine Arbeitszeit mehr erfassen. Dafür müssen drei Kriterien erfüllt sein: Der AHV-pflichtige Lohn (inklusive Boni) muss über 120'000 Franken liegen. Der Mitarbeiter muss über «sehr grosse Arbeitszeitsouveränität» verfügen. Es braucht dazu eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmervertretung und Unternehmen oder Branche – eine Art Gesamtarbeitsvertrag. Darin muss zwingend geregelt werden, wie der Arbeitgeber seine Leute ohne Arbeitszeiterfassung vor Überarbeitung und gesundheitsschädlicher Überzeit schützt. Die Arbeitszeiterfassung muss nicht anhand einer Stempeluhr erfolgen, es ist auch möglich dies via Excel-Tabellen oder einer Software zu erfassen. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, die Arbeitszeiterfassung 5 Jahre aufzubewahren. Stunde erfassen Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Stunden zu erfassen. Möglich ist die Erfassung über die PROFFIX Zeitverwaltung, PROFFIX Zeiterfassung, PROFFIX Telefon-Integration oder über eine Schnittstelle via Badge-System. Stunden manuell erfassen 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Neu» (Insert oder Ctrl+N) 4. Mitarbeiter wählen (Ist die PROFFIX Benutzerverwaltung im Einsatz, wird im Feld Mitarbeiter automatisch der eingeloggte Benutzer vorgeschlagen) 5. Stundenart auswählen 6. Start- und Endzeit, Evtl. Pause erfassen 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» Das neue Modul PROFFIX Zeitverwaltung erleichtert die Erfassung der Präsenzzeit. Aufgrund der erfassten Daten können Lohnbewegungen in der PROFFIX Lohnbuchhaltung automatisch generiert werden. Auswertungen stehen Ende Monat zur Verfügung, welche den Mitarbeitern auch mit der Lohnabrechnung zugesendet werden können. Bevor Sie mit der Zeitverwaltung beginnen 1. 2. 3. 4. 5. Mitarbeiter erfassen Soll-Stundenpläne erfassen und den Mitarbeitern zuweisen – siehe Seite 25 Für jeden Mitarbeiter Stundenart und Anzahl Ferien in Stunden definieren – siehe Seite 23 Stundenarten kontrollieren – siehe Seite 24 Einstellungen definieren Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 15 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Stunden starten Die Stunden können ebenfalls über die Start- und Stoppfunktion erfasst werden. 1. 2. 3. 4. 5. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Starten» (Ctrl+T) In der Erfassungsmaske wird der eingeloggte Benutzer als Mitarbeiter vorgeschlagen. Ebenfalls wird dem Mitarbeiter zugewiesene Stundenart geladen und die Startzeit und Datum ergänzt Klick auf Schaltfläche «Ok» Stunden stoppen 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Stoppen» (Ctrl+B) 4. Die Erfassungsmaske wird gestartet und der offene Rapport wird mit der Endzeit ergänzt 5. Klick auf Schaltfläche «Ok» Offene Rapporte werden in der Tabellenansicht mit roten Hintergrund dargestellt Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 16 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Über die Telefonintegration Stunden erfassen Mithilfe der PROFFIX Telefonintegration kann die Präsenzzeit ebenfalls mit der Start- und Stopp-Funktion erfasst werden. Starten und Stoppen in der Telefon-Integration 1. Doppelklick auf Symbol «Telefon-Integration» in Taskleiste (Falls nicht vorhanden, Telefon-Integration starten) 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Starten» (Ctrl+T) bzw. Stoppen (Ctrl+B) 4. Allenfalls Bemerkungen ergänzen 5. Klick auf Schaltfläche «Ok» Arbeiten über Mitternacht hinaus – Option früheste Startzeit Wenn die Stunden mit den Funktionen «Stunden starten» und «Stunden stoppen» erfasst werden, dann muss das Programm entscheiden, ob noch offene Stunden vorhanden sind oder nicht. Sind keine Stunden vorhanden, wird die Funktion «Stunden starten» aktiviert, ansonsten «Stunden stoppen». Um dies zu entscheiden, werden nur Stunden berücksichtigt, welche zum aktuellen Tag gehören. Sind z.B. offene Stunden in der Vergangenheit vorhanden, wird trotzdem die Funktion «Stunden starten» aktiviert und die vorhandenen Stunden bleiben offen. Wenn aber über Mitternacht hinaus gearbeitet wird und z.B. in den frühen Morgenstunden Stunden gestoppt werden müssen, dann würde das Programm die offenen Stunden nicht erkennen, da diese vom Vortag sind. In den Einstellungen kann im Feld «früheste Startzeit» angeben werden, bis wann spätestens ausstempelt werden soll, resp. wann die früheste Startzeit ist. Ist z.B. 04:00 definiert, dann gelten alle offenen Stunden des Vortags bis um 04:00 Uhr noch als offen und die Funktion «Stunden stoppen» wird angezeigt. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 17 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Starten und Stoppen mit Rechtsklick 1. Rechtsklick auf Symbol «Telefon-Integration» in der Taskleiste 2. Klick auf Befehl «Stunden starten» bzw. «Stunden stoppen» Beim Starten und Beenden der Telefon-Integration automatisch Starten und Stoppen Beim Starten der Telefon-Integration können auch gleich die Stunden gestartet werden. Wird die Telefonintegration beendet (PC heruntergefahren) werden die Stunden automatisch gestoppt. Wird die Telefon-Integration beim Starten des Computers automatisch gestartet, erfolgt die Präsenzzeiterfassung automatisch im Hintergrund. Die Pausen müssen manuell noch ergänzt werden. 1. 2. 3. 4. Rechtsklick auf Symbol «Telefon-Integration» in der Taskleiste Klick auf Befehl «Einstellungen» Option «Stunden automatisch starten /stoppen» aktivieren Option «automatisch mit Windows starten», um die Telefonintegration beim Start des Computers automatisch starten zu lassen Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 18 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Stundentotale In der Erfassungsmaske der Stunden ist die Anzahl Stunden des eingegebenen Mitarbeiters für das eingegeben Datum, die Woche oder den Monat des Datums sowie die Differenz der erfassten Stunden zu den Sollstunden ersichtlich. Zusätzlich wird der Stundensaldo bis und mit dem Vortag der eingegebenen Datums angezeigt. Die Monatszahlen sind immer gemäss der in den Einstellungen definierten «Lohnperiode +1 ab» gerechnet. Wenn dort z.B. 20 definiert wurde, dann werden die Monatszahlen vom März mit dem Datumsbereich 20.2. bis 19.3. gerechnet. Stundenerfassung Um die monatliche Erfassung oder Kontrolle der Stunden zu vereinfachen, können diese gesammelt in tabellarischer Form erfasst werden. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Stundenerfassung» (Ctrl+W) Die aktuelle Periode und der eingeloggte Benutzer wird als Mitarbeiter vorgeschlagen, die Suchkriterien können bei Bedarf angepasst werden Klick auf Schaltfläche «Suchen» (Ctrl+F) Stunden tabellarisch erfassen Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S), um die in der Tabelle erfassten Stunden zu speichern Stunden kopieren, ändern und löschen Wie gewohnt in PROFFIX können bestehende Einträge kopieret, geändert und gelöscht werden. Dazu stehen die entsprechenden Symbole in der Registerkarte «Start» zur Verfügung. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 19 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Stundenart wählen Im Feld Stundenart wird die Stundenart vorgeschlagen, welche dem Mitarbeiter zugewiesen ist. Mit F4 oder durch die direkte Eingabe im Feld «Stundenart» kann die gewünschte Stundenart ausgewählt werden. Neue Stunden erfassen 1. Klick auf Zeile, nach welcher der Eintrag erscheinen soll 2. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Neu» (Insert oder Ctrl+N) 3. Stundenart wählen (F4 oder Suchbegriff direkt eingeben) 4. Gewünschte Stunden erfassen 5. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S) Stunden kopieren und löschen 1. Gewünschte Datenzeile auswählen 2. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Kopieren» (Ctrl+K) 3. Eintrag ergänzen 4. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S) Ansicht in Stundenerfassung Mehrere Einträge pro Tag werden einzeln aufgeführt. Die Total Sollstunden werden in einer separaten Zeile mit der Datumsanzeige dargestellt. Bedeutung der Farben Feiertage = grüner Hintergrund Wochenende = grauer Hintergrund Offene Stunden = roter Hintergrund Gesperrte Stunden = rote Schrift Falls nach der letzten Stundenabrechnung Stunden geändert wurden, muss eine aktuelle Stundenabrechnung ausgeführt werden, damit die korrekten Salden eingesehen werden können. Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 20 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Saldokorrektur Der Stunden oder Feriensaldo kann pro Mitarbeiter/Periode korrigiert werden. Verlässt beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen und tritt später wieder ein, so kann der Stundensaldo auf 0 gesetzt werden. Stunden/Ferien-Saldokorrektur 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Verwaltung» auf Symbol «Saldokorrektur» (Ctrl+R) 4. Klick in Gruppe «Saldokorrektur» auf Symbol «Neu» (Insert oder Ctrl+N) 5. Gewünschte Korrektur erfassen 6. Bei Feriensaldokorrektur, Option «Ferien» aktivieren 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stunden-Saldokorrektur Ferien-Saldokorrektur Die Ferienguthaben werden automatisch erstellt, sobald das erste Mal die Stundenabrechnung im Januar erstellt wird. Wichtig ist, dass dem Mitarbeiter die korrekten Ferienguthaben pro Jahr (in Stunden) und in den Einstellungen die korrekten Angaben definiert sind. Stand April 2016 Automatische Ferien-Saldokorrektur anfang Jahr 1. Ferienguthaben pro Jahr (in Stunden) dem Mitarbeiter zuweisen (siehe Seite 23) 2. Falls Lohnbewegungen in der Lohnbuchhaltung automatisch erstellt werden sollen müssen die Felder «Sollstunden/Tag» und «Ferienguthaben» definiert werden 2.1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2.2. Im Feld «Sollstunden/Tag» die Sollstunden pro Tag definieren Die Ferien werden ebenfalls in die Lohnbuchhaltung als Lohnbewegung erstellt. Wenn eine Stundenabrechnung erstellt wird, wird im Januar resp. im Eintrittsmonat des Mitarbeiters für das Ferienguthaben des Jahres eine Saldokorrektur erstellt. Ebenso wird eine Lohnbewegung erstellt. Da die Ferien in der Lohnbuchhaltung in Tagen und nicht in Stunden geführt werden, müssen die Ferienstunden umgerechnet werden. Dazu müssen die Sollstunden pro Tag definiert werden. Für die Berechnung der Ferientage werden die Ferienstunden durch diesen Wert dividiert. 2.3. Im Feld «Ferienguthaben» muss die Lohnart ausgewählt werden, auf welche das Ferienguthaben in der PROFFIX Lohnbuchhaltung verbucht werden soll 2.4. Klick in Gruppe «Einstellungen» aus Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) 3. Stundenabrechnung für Januar anschauen 3.1. Klick auf Registerkarte «Listen» 3.2. Klick in Gruppe «Zeitverwaltung» auf Symbol «Zeitverwaltung» 3.3. Klick auf Liste «Stundenabrechnung» 3.4. Im Feld «Periode» 1 eingeben (wird automatisch umgewandelt in aktuelles Jahr und eingegebener Monat, z.B. 201601) 3.5. Feld «Mitarbeiter» leer lassen, somit wird für jeden Mitarbeiter die Stundenabrechnung und somit die Ferien-Saldokorrekturen erstellt Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 21 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 3.6. Klick auf Schaltfläche «Ok» Automatische Saldokorrekturen einsehen 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Verwaltung» auf Symbol «Saldokorrektur» (Ctrl+R) 4. Option «Ferien» bei Suchfeldern aktivieren 5. Klick in Gruppe «Saldokorrektur» auf Symbol «Suchen» Muster der Stundenabrechnung Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 22 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Stundenimport Stunden können auch aus einer Datei eingelesen werden. Somit kann z.B. mit einer Stempeluhr die Arbeitsstunden erfasst und danach aus dem System eine Datei erstellt werden. Um eine solche Datei einlesen zu können, muss das Format der Datei definiert werden. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Zeitverwaltung» Klick auf Hilfstabelle «Import-Definitionen» Gewünschte Import-Definition erfassen (Quelle wählen, Feldzuweisungen definieren) Für die Feldzuweisungen zuerst unter Ziel, das gewünschte Feld auswählen und anschliessend unter Quelle, das dazugehörige Feld aus der Import-Datei auswählen Klick auf Schaltfläche «Ok» 4. 5. 6. 7. 8. Gewünschte Import-Definition auswählen (bei Bedarf neu erfassen) Klick auf Schaltfläche «Ok» Gewünschte Datei, welche importiert werden soll, auswählen Klick auf Schaltfläche «Ok» Bestätigungsmeldung mit «Ok» schliessen Mitarbeiter Einem Mitarbeiter kann eine Stundenart und Ferien in Stunden zugewiesen werden. Die zugewiesene Stundenart wird beim Erfassen der Stunden vorgeschlagen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Allgemein» Klick auf Hilfstabelle «Mitarbeiter» Gewünschten Mitarbeiter mit Doppelklick (Ctrl+D) bearbeiten oder bei Bedarf neu erstellen (Insert oder Ctrl+N) Klick auf Register «Zeitverwaltung» Gewünschte Stundenart zuweisen Ferien des Mitarbeiters pro Jahr in Stunden eingeben. Hier müssen immer die gesamten Ferien pro Jahr eingegeben werden. Wenn ein Mitarbeiter während des Jahres eintritt, wird das Guthaben gemäss der Anstellungszeit berechnet. Wenn eine Stundenabrechnung ausgedruckt wird, wird im Eintrittsmonat resp. im Januar ein Ferienguthaben als Saldokorrektur erstellt. Wenn die Ferien auch als Lohnbewegung gespeichert werden sollen, müssen in den Einstellungen die Felder «Ferienguthaben» sowie «Sollstunden/Tag» angeben werden. Stundenimport starten 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Verwaltung» auf Symbol «Stundenimport» (Ctrl+I) Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 23 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Stundenarten verwalten/erfassen Mit den Stundenarten können die verschiedenen Stunden unterschieden werden. Eine Stundenart definiert, ob Start- und Endzeit oder nur eine Stundenzahl erfasst werden muss. Ebenfalls wird der Stundenart hinterlegt, ob eine Lohnbewegung erfasst werden soll und auf welche Lohnart diese gebucht wird. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Zeitverwaltung» Klick auf Hilfstabelle «Stundenart» Doppelklick auf gewünschte Stundenart oder neue erstellen (Insert oder Ctrl+N) Stundenart wie gewünscht definieren Klick auf Schaltfläche «Ok» Lohnart Wenn beim Erfassen dieser Stunden eine Lohnbewegung in der PROFFIX Lohnbuchhaltung erfasst werden soll, kann die gewünschte Lohnart zugewiesen werden. Ferien Handelt es sich bei der Stundenart um Ferien, muss diese Option aktiviert werden, damit der korrekte Feriensaldo bei der Stundenabrechnung ermittelt werden kann. Lohnperiode plus 1 Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Erfassen von Stunden die «Periode Lohn» aufgrund des Datums abgefüllt und 1 Monat dazu addiert. Wenn z.B. in den Einstellungen bei «Lohnperiode +1 ab» den Wert 20 angegeben ist, dann werden alle Stunden ab dem 20. jedes Monats auf die Lohnperiode des Folgemonats verbucht. Dies kann verwendet werden, wenn die Lohnabrechnungen z.B. immer am 20. eines Monats ausgeführt werden. Somit werden die Stunden, welche nach der Lohnabrechnung erfasst werden, auf die Lohnabrechnung des nächsten Monats gebucht. Start-/Endzeit erfassen Ist diese Option aktiviert, kann beim Erfassen von Stunden eine Start- und eine Endzeit und eine eventuelle Pause eingeben werden. Ist diese Option nicht gewählt, dann kann lediglich eine Stundenzahl erfasst werden. Sollstundenplan Jedem Mitarbeiter muss ein Sollstundenplan hinterlegt sein. Die Sollstunden pro Monat werden automatisch berechnet. Vorgabezeit Wenn diese Stundenart eine bestimmte Zeit dauert, kann hier diese Vorgabezeit eingegeben werden. Diese Vorgabe wird beim Erfassen von Stunden berücksichtigt. Dabei wird diese Vorgabezeit vorgegeben. Wenn ein Mitarbeiter schon Stunden an diesem Tag erfasst hat, dann wird die Differenz zwischen den Sollstunden und den bereits gearbeiteten Stunden vorgeschlagen. Ist die Differenz grösser als diese Vorgabezeit, dann wird die ganze Vorgabezeit abgefüllt. Gültig von/bis Zeitraum für welchen die Stundenart gültig sein soll Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 24 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Sollstundenplan zuweisen 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Allgemein» 4. Klick auf Hilfstabelle «Mitarbeiter» 5. Gewünschten Mitarbeiter mit Doppelklick (Ctrl+D) bearbeiten oder bei Bedarf neu erstellen (Insert oder Ctrl+N) 6. Klick auf Register «Mitarbeiter» 7. Im Feld «Soll-Stundenplan» gewünschten Plan auswählen oder bei Bedarf neu erstellen 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» History Soll-Stundenplan Die Sollstundenpläne lassen sich neu zeitlich begrenzen und es steht eine History aller Soll-Stundenpläne zur Verfügung. Mehr dazu siehe Seite 12. History Jede Änderung, welche bei bereits vorhandenen Stunden vorgenommen werden, wird protokolliert. Die geänderten Stunden sind unter «History» ersichtlich. 1. 2. 3. 4. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Verwaltung» auf Symbol «History» (Ctrl+H) Doppelklick auf gewünschten Eintrag, um die alten und neuen Werte des gewählten Eintrags einzusehen Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 25 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Listen Einige Listen stehen für die Auswertung der Stunden zur Verfügung 4. 5. Gewünschte Periode eingeben Klick auf Schaltfläche «Ok» Stundenabrechnung In dieser Liste ist eine monatliche Übersicht der Stunden pro Mitarbeiter ersichtlich. Diese kann beispielsweise mit der Lohnabrechnung zusätzlich mitversendet werden. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Klick auf Registerkarte «Listen» Klick in Gruppe «Zeitverwaltung» auf Symbol «Zeitverwaltung» Klick auf Liste «Stundenabrechnung» Gewünschte Periode eingeben Evtl. gewünschten Mitarbeiter auswählen Klick auf Schaltfläche «Ok» Stundenabrechnungslisten per E-Mail mit der Lohnabrechnung versenden Die Stundenabrechnung und Stundenabrechnung Monatsübersicht kann auch mit der Lohnabrechnung per E-Mail mitgesendet werden. Beim Versenden der Lohnabrechnung per E-Mail, kann das entsprechende Formular ausgewählt werden. Ist die Liste «Stundenabrechnung Monatsübersicht» ausgewählt, erscheint nicht die komplette Liste der Mitarbeiter sondern nur die Stunden des entsprechenden Mitarbeiters. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» Klick auf Registerkarte «Lohnabrechnung/Vergütung» Klick in Gruppe «Lohnabrechnung» auf Symbol «Starten» (Ctrl+F8) Gewünschte Lohnperiode wählen Option «definitive Abrechnung» aktivieren Option «per E-Mail versenden» aktivieren Klick auf Schaltfläche «Ok» Stundenabrechnung Monatsübersicht Dies ist eine Monatsübersicht über alle Mitarbeiter mit den Plus/Minus Stunden pro Mitarbeiter 1. 2. 3. Klick auf Registerkarte «Listen» Klick in Gruppe «Zeitverwaltung» auf Symbol «Zeitverwaltung» Klick auf Liste «Stundenabrechnung Monatsübersicht» Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 26 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 9. Unter «Dokumente» die gewünschten Listen auswählen 10. Betreff etc. definieren und mit «Ok» bestätigen 8. Frage, Lohnabrechnung per E-Mail senden mit «Ja» beantworten Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 27 / 28 PROFFIX Version 4.0.1008 Stunden sperren Benutzerverwaltung – wer darf welche Stunden erfassen? Es besteht die Möglichkeit, die erfassten Stunden bis zu einem gewissen Datum zu sperren. Wenn beispielsweise die Lohnabrechnungen erstellt werden und die Stunden dort ersichtlich sind, können die berücksichtigten Stunden gesperrt werden. In der Benutzerverwaltung kann definiert werden, wer für welchen Mitarbeiter Stunden erfassen und einsehen darf. 1. 2. 3. 4. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Einstellungen» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) Im Feld «Std. sperren bis» das gewünschte Datum eintragen Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klick in Navigation links auf «Diverses» Klick auf «Benutzerverwaltung» Klick auf Registerkarte «Start» Klick in Gruppe «Benutzer» auf Symbol «Berechtigung definieren» Gewünschte Gruppe oder Gewünschten Mitarbeiter auswählen Rechte unter Zeitverwaltung – Stunden Mitarbeiter mit Rechtsklick pro Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter definieren (Lese-/Schreibrechte oder keine Rechte) Klick auf Schaltfläche «Ok» PROFFIX ZEITERFASSUNG Die Mitarbeiter können ebenfalls über den Erfassungsclient «PROFFIX Zeiterfassung» ihre Stunden erfassen, somit muss nicht für jeden Mitarbeiter eine Lizenz für die PROFFIX Zeitverwaltung vorhanden sein. Dazu ist die Datei «PROFFIXzei.exe» im Prog-Verzeichnis von PROFFIX zu starten. Dieses Datum kann jederzeit geändert werden. Muss der Monat März nochmals entsperrt werden, kann bis Ende Februar gesperrt werden, somit sind die Stunden im März wieder bearbeitbar. Gesperrte Stunden einblenden Die gesperrten Stunden werden in roter Schrift angezeigt 1. 2. 3. 4. 5. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» Klick auf Registerkarte «Start» In Gruppe «Ansicht» Symbol «Gesperrte Stunden» aktivieren Suchkriterien eingeben Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F) Stand April 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 28 / 28
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