Ausstellerrundschreiben

RUNDSCHREIBEN AN ALLE AUSSTELLER
Stand 18. Februar 2016
Inhaltsverzeichnis
1 Anreise
2
a) Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln
b) Airport-Express-Bus
c) Reisevorbereitungen
d) Umweltzone
2 Geschlossener Ausstellerbereich
2
3 Aufenthalt auf dem Messegelände außerhalb der Öffnungszeiten
2
4 Ausstellerdauerkarten / Ausstellerparkplätze
3
5 Aussteller-Messe-Service
3-5
a) Allgemeines
b) Abfallbeseitigung
c) Ausstellerservicebüro
d) Mietsystemstände
e) Standbegrenzungswände
6 Offizieller Messekatalog
5
7 Standaufbau / - abbau
5-7
a) Aufbautermine
b) Abbautermine
c) Auf- und Abbaustrom
d) Einfahrt in das Messegelände
e) Kostenpflichtiger vorzeitiger Aufbau
f) Sozialversicherungsausweise / Arbeitserlaubnispflicht
g) Speditionsleistungen
8 Technik
7
9 Vorführungen auf dem Stand
8
10 Werbemittel für Ihren Messeauftritt
8
Online-Einladungscodes
11 Stand- und Fahrzeugreinigung durch externe Dienstleister
8-9
12 Produktpiraterie
9
12 Hinweis zum Internetzugang
9
1
1 Anreise
a) Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Die Aussteller-Dauerkarten gelten an den Tagen der RubberTech Europe 2016 zur kostenfreien
Benutzung der Busse und Bahnen der Essener Verkehrs AG im Stadtgebiet Essen für die Hin- bzw.
Rückfahrt zum/vom Messegelände. Das Ticket gilt nur für den Inhaber, der auf diesem Ausweis
namentlich deklariert ist; Übertragung ist nicht gestattet.
b) Airport-Express-Bus
An allen Messetagen bieten wir für unsere Messegäste einen Airport-Shuttle-Service zwischen dem
Rhein-Ruhr Flughafen Düsseldorf International und der Messe Essen an.
Die Airport-Express-Busse starten von der Ankunftsebene Terminal A/B vor der Halle an der
Ausgangstür C des Flughafens Düsseldorf und zur gleichen Zeit von der MESSE ESSEN. Diese fahren
am letzten Aufbautag und an allen Messetagen ohne Zwischenstopp im 30-Minuten-Takt zwischen
7.45 Uhr und 18.45 Uhr. Der Fahrpreis für Hin- und Rückfahrt beträgt 25,00 €, für eine einfache
Fahrt werden 15,00 € berechnet.
c) Reisevorbereitungen
Um Ihnen bei Ihren Reisevorbereitungen und Hotelbuchungen zur RubberTech Europe 2016
behilflich zu sein, haben wir von unserer Homepage einen direkten Link zu unseren Partnern HRSHotel Reservation Service und der Touristikzentrale Essen geschaltet, deren Teams Ihnen jederzeit
gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen.
d) Umweltzone
Informationen finden Sie im Internet.
2 Geschlossener Ausstellerbereich
Im geschlossenen Ausstellerbereich können Sie die aktuellsten Hallenpläne einsehen sowie Ihre
veröffentlichten Firmendaten und -informationen selbständig pflegen. Hierzu erhalten Sie die
Zugangsdaten mit einer separaten E-Mail. Sollten Sie Fragen hierzu haben, steht Ihnen das Team der
Abteilung Digitale Medien gerne zur Verfügung.
Ansprechpartner
Abteilung Digitale Medien
Tel.: +49(0)201.7244–419
Fax: +49(0)201.7244-249
E-Mail: [email protected]
3 Aufenthalt auf dem Messegelände außerhalb der Öffnungszeiten
Aussteller, die sich in begründeten Ausnahmefällen außerhalb der offiziellen Messeöffnungszeiten
(Aussteller von 9.00 – 19.00 Uhr) auf ihrem Stand aufhalten möchten (Standparty, Nachtarbeit,
Fotoarbeiten, Sonderveranstaltungen, etc.), benötigen entsprechende Genehmigungen. In diesen
Fällen bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen.
Ansprechpartner
Reinhard Gursky
Tel.: +49(0)201.7244-264
Fax: +49(0)201.7244-1264
E-Mail: [email protected]
2
4 Ausweise
a) Parkplatzdauerkaten
Der Versand Parkplatzdauerkarten erfolgt im April 2016. Den Ausstellern stehen PKWParkmöglichkeiten auf den Parkplätzen P6 A/B, P6 C und P5 zur Verfügung. Bitte beachten Sie die
Höhenbegrenzung von 1,90 m auf diesen Parkflächen.
Die Bestellformulare befinden sich im Internet.
b) NEU! Online-Shop für Aussteller-Dauerkarten
In unserem neuen Online-Shop können Sie Ihre zustehenden kostenlosen Ausstellerdauerkarten
(ADK) generieren und zusätzlich benötigte kostenpflichtige Ausstellerdauerkarten zu je 30€ (inkl.
VAT) bestellen. Das bedeutet, dass zur RubberTech Europe 2016 keine Ausstellerdauerkarten mehr
verschickt werden.
Mitaussteller erhalten keine kostenfreien Ausstellerdauerkarten. Alle im Online-Shop bestellten
Ausstellerdauerkarten für Mitaussteller sind somit kostenpflichtig.
Sie können sich in unserem Online-Shop anmelden. Die Zugangsdaten hierfür sind die gleichen wie
für den Geschlossenen Ausstellerbereich, die Ihnen nach Eingang des ersten Teilbetrags der
Standmiete per Mail zugesandt werden.
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, geben Sie die Namen Ihrer Standbesetzung ein, da die
Ausstellerdauerkarten personalisiert werden.
Änderungen können jederzeit online bis zum 10. Mai 2016, 24.00 Uhr vorgenommen werden.
Wenn Sie sich nach dem 13. Mai 2016 einloggen, können Sie Ihre Aussteller-Dauerkarten als PDF
downloaden und ausdrucken. Diese ausgedruckten Tickets bringen Sie dann mit zur Messe.
5 Aussteller-Messe-Service
a) Allgemeines
Auf der Homepage finden Sie alle Informationen und Bestellformulare für Service, Aufbau und
Ausstattung Ihres Standes, die Werbe- und Organisationsmittel sowie den Presseservice. Zusätzlich
finden Sie dort alle notwendigen Informationen z. B den Verkehrsleitfaden, Anreiseinformationen,
etc.
Für alle Fragen zu Bestellungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ansprechpartner
Daniela Winkler
Tel.: +49(0)201.7244–348
Fax: +49(0)201.7244-421
E-Mail: [email protected]
Bestimmte Dienstleistungen (dazu gehören Abhängungen jeglicher Art von der Hallendecke und
Dachkonstruktionen der Ausstellungshallen, Elektrohaupt-, Wasser- und Druckluftanschlüsse,
Sprinkleranlagen, Unterflurverlegungen und Fundamentarbeiten, Bewachung, Speditionsleistungen
auf dem Messegelände, Telefon- und Datenanschlüsse) müssen grundsätzlich über die Messe Essen
GmbH bestellt werden und werden ausschließlich durch ein Vertragsunternehmen der Messe Essen
GmbH ausgeführt.
Bitte beachten Sie besonders die “Technischen Richtlinien“ und die “Geschäfts- und
Lieferbedingungen“. Weiterhin empfehlen wir den Abschluss einer Ausstellungs-Versicherung. Bei
weiteren Fragen steht Ihnen unser Serviceteam gerne zur Verfügung.
3
Damit unsere Servicefirmen Ihre Aufträge fristgerecht ausführen können, bitten wir Sie, alle Anträge
für Zusatzleistungen bis zum 19. April 2016 bei der Messe Essen GmbH einzureichen.
Ab dem 20. April 2016 müssen wir Ihnen für die Bestellung von Elektro– und Wasserinstallationen,
Abhängungen, Mietsystemständen, Standbegrenzungswänden sowie
Telekommunikationsdienstleistungen, einen Aufschlag von 20 Prozent berechnen.
Erfolgt eine Bestellung von Mietgut oder Serviceleistungen nach dem Anmeldeschluss, so übernimmt
die Messe Essen GmbH keine Gewähr für eine komplette und rechtzeitige Vertragserfüllung.
Bitte beachten Sie zudem, dass Stornierungen von Leistungen nur bis 2 Wochen vor
Veranstaltungsbeginn schriftlich möglich sind. Bei Stornierungen zu einem späteren Zeitpunkt wird
der volle Mietpreis berechnet.
b) Abfallbeseitigung während des Auf- und Abbaus
Alle bei der Montage / Demontage des Standes anfallenden Abfälle sind vom Abfallerzeuger
(Aussteller / Messebauer) dem Abfallbesitzer (MESSE ESSEN GmbH) zu übergeben. Aufgrund
gesetzlicher Vorschriften ist der Abfallbesitzer verpflichtet, für die sachgerechte Beseitigung Sorge zu
tragen.
Für Abfälle, die nicht angemeldet sind oder in den Hallen zurückgelassen werden, wird eine erhöhte
Gebühr von EURO 200,00 je m3 bzw. EURO 3,00 je m2 für Teppichboden erhoben.
Bitte beachten Sie hierzu auch das Informationsblatt “Entsorgung“ in den “Geschäfts- und
Lieferbedingungen“ der Messe Essen.
Entsorgungspauschale während der Laufzeit
Die Entsorgungskosten betragen bis 50 m² Standfläche EUR 2,50/m2 und ab 50m2 Standfläche EUR
2,00/m2. Die Pauschale beinhaltet gemäß gesetzlicher Vorschriften (siehe Technische Richtlinien
Nummer 6.1.1) die sachgerechte Entsorgung der anfallenden Abfälle des Ausstellers während der
Laufzeit. Jeder Aussteller erhält Müllbeutel-Sets. Die gefüllten Tüten müssen jeden Abend vor der
Standfläche abgestellt werden, damit auch hier eine sachgerechte und umweltgerechte Entsorgung
erfolgen kann.
Ansprechpartner
Klaus Bujok
Tel.: +49(0)201.7244-873
Fax: +49(0)201.7244-1873
E-Mail: [email protected]
Michael Bylsma
Tel.: +49 (0)201.7244-270
Fax: +49(0)201.7244-1270
E-Mail: [email protected]
c) Ausstellerservicebüro
Hier stehen Ihnen alle Ansprechpartner des Ausstellerservices zur Verfügung. Das Ausstellerservicebüro befindet sich während der RubberTech Europe 2016 im Saal Westfalen. Hier erhalten Sie
auch zusätzliche Parkdauerkarten und können gegebenenfalls zusätzliche Servicebestellungen tätigen. Der
Zugang zum Messeleitungsbüro befindet sich in der Halle 4A.
Aufbau
Samstag, 21.05.2016 – Sonntag, 22.05.2016
Montag, 23.05.2016
09.00 – 16.00 Uhr
08.00 – 20.30 Uhr
Laufzeit
Dienstag, 24.05.2016 – Donnerstag, 26.05.2016
Freitag, 27.05.2016
09.00 – 18.30 Uhr
09.00 – 17.00 Uhr
4
Abbau
Samstag, 28.05.2016
09.00 – 13.00 Uhr
d) Mietsystemstände
Aussteller können direkt über die Messe Essen GmbH Mietsystemstände beziehen. Die drei
Standtypen von 12 bis 18m² sind Komplettpakete, die natürlich individuell nach Ihren Wünschen
erweitert werden können.
Sie finden die entsprechenden Informationen und Formulare im Internet.
Ansprechpartner
Martina Meyer
Tel.: +49(0)201.7244-482
Fax: +49(0)201.7244-854
E-Mail: [email protected]
e) Standbegrenzungswände
Sollten Sie über kein eigenes Standsystem verfügen, können Sie Standbegrenzungswände über die
Messe Essen GmbH mit den Formularen “Standwände“ bestellen. Der laufende Meter wird
mietweise zu einem Preis von EURO 34,00 inkl. Auf- und Abbau zur Verfügung gestellt.
Sie finden das Formular im Internet.
6 Offizieller Messekatalog
Zur RubberTech Europe 2016 gibt unser Partner CURC – China United Rubber Corporation den
offiziellen Messekatalog heraus.
Bitte senden Sie dazu Ihre Adresse, Telefon-/Faxnummer, E-Mail, Website, Company/Product
introdution (max. 100 Wörter) und Ihr Firmenlogo bis zum 31.März an
Ella Liu (Liu Ting)
Manager of Overseas Exhibition Dept.
China United Rubber Corporation
Tel: +86-10-53779793
Fax: +86-10-53779608
[email protected]
Wir weisen außerdem darauf hin, dass der offizielle Messekatalog nur von CURC erstellt und
gedruckt wird. Katalog-Eintragungsaufforderungen anderer Verlage haben mit dem offiziellen
RubberTech Europe 2016 Katalog nichts zu tun.
7 Standaufbau / - abbau
a) Aufbautermine
Samstag, 21.05.2016 – Sonntag, 22.05.2016
Montag, 23.05.2016
täglich von 07.00 – 20.00 Uhr
07.00 – 16.00 Uhr
b) Abbautermine
Freitag, 27.05.2016 (innerhalb der Standfläche)
bis Samstag, 28.05.2016
ab 16.00 Uhr
16.00 Uhr
(Restarbeiten innerhalb der Standfläche bis 20.00 Uhr)
5
c) Auf- und Abbaustrom
Der für den Stand bestellte Stromanschluss wird generell ab dem letzten Aufbautag zur Verfügung
gestellt und 2 Stunden nach Veranstaltungsschluss abgeschaltet. Vorab benötigte Stromversorgung ist
kostenlos an den Hallenwänden, Säulen und Toren bis maximal 10 kW/CEE 16 A gegeben. Eine
darüber hinausgehende Versorgung bzw. eine vorzeitige Freischaltung Ihres bestellten Anschlusses
ist kostenpflichtig.
Die Anmeldung für den Auf- bzw. Abbaustrom muss 1 Woche vor Aufbaubeginn vorliegen. Danach
ist eine Versorgung vor dem letzten Aufbautag nicht mehr möglich. Kosten hierfür belaufen sich auf
pauschal EURO 96,00 zzgl. Stromverbrauch für Auf- bzw. Abbau.
Ansprechpartner
Elektro Peters
Peter Piechaczek
Tel.: +49(0)201.7244-9482
Mobil: +49(0)163/3829060
E-Mail: [email protected]
d) Einfahrt in das Messegelände
Allgemein
Um einen reibungslosen Transport ins Messegelände während der Auf- und Abbauzeiten zu
gewährleisten, müssen alle Fahrzeuge unmittelbar nach dem Ladevorgang vom Messegelände
entfernt werden. Zum Zwischenparken der Fahrzeuge steht Parkplatz P 2 zur Verfügung.
Das Abstellen von Fahrzeugen im Messegelände unterliegt besonderen Bestimmungen. Fahrzeuge,
die widerrechtlich im Messegelände abgestellt werden bzw. Rettungswege versperren, werden auf
Kosten des Verursachers oder Halters abgeschleppt. Die Einfahrt in das Messegelände ist gegen eine
Kaution von EUR 100,00 möglich. Diese Kaution wird bei der Ausfahrt - innerhalb der auf dem
Kautionsschein vermerkten Zeit - erstattet.
Bitte beachten Sie hierzu den “Verkehrsleitfaden“ im Internet.
Aufbau
Alle Aussteller, Messebaufirmen und Lieferanten, die das Messegelände befahren müssen, bitten wir,
ab Samstag, 21.05.2016 zunächst den Check-in transport & logistics auf dem Parkplatz P9
anzufahren. Von dort aus wird die Einfahrt in das Gelände organisiert.
Abbau-Abend
Für die Einfahrt zum Abend-Abbau am 27.05.2016 werden Einfahrtscheine mit Abruf-Nummern
benötigt, die an diesem Abend zur kautionsfreien Einfahrt ins Messegelände berechtigen.
Sie finden das Formular im Internet.
Anhand Ihrer Rückmeldung werden Ihnen die Einfahrtscheine während der Messe an Ihren Stand
gebracht.
Die Einfahrt ins Messegelände erfolgt am Freitag, 27.05.2016 ab voraussichtlich 18.00 Uhr für Kfz bis
7,5 t und für Kfz über 7,5 t entsprechend der fortlaufenden Abrufnummern von den Parkplätzen P 2
und P 9 aus.
6
Pkw ohne Anhänger können am Freitag, 27.05.2016 zwischen 16.00 Uhr und 16.30 Uhr das Gelände
für 30 Minuten anfahren. Die Hinterlegung einer Kaution in Höhe von EURO 100,00 ist erforderlich,
eine Anmeldung für diese sog. Kurzabholer-Einfahrt entfällt.
Zur RubberTech Europe 2016 bieten wir wieder das Timeslot-Management für Fahrzeuge mit
Verladung per Gabelstapler an. Bitte beachten Sie dazu die Informationen auf der Homepage.
Ansprechpartner
Michael Benger
Tel.: +49(0)201.7244-269
Fax: +49.(0)201.7244-1269
E-Mail: [email protected]
e) Kostenpflichtiger vorzeitiger Aufbau
Für einen Antrag auf kostenpflichtigen vorzeitigen Aufbau haben wir für Sie ein Formular vorbereitet.
Das Formular finden Sie im Internet. Dieses müssen Sie nun nur noch mit Ihren Ausstellerdaten
sowie dem gewünschten Aufbautermin ausfüllen.
Ansprechpartner
Jens Großkreuz
Tel.: +49(0)201.7244-475
Fax: +49(0)201.7244-1475
E-Mail: [email protected]
Klaus Oppallach
Tel.: +49 (0)201.7244-274
Fax: +49(0)201.7244-1274
E-Mail: [email protected]
f) Sozialversicherungsausweise / Arbeitserlaubnispflicht
Bitte informieren Sie Ihre Messebaufirma, dass das Hauptzollamt Wesel die Sozialversicherungsnachweise des Personals überprüfen wird.
g) Speditionsleistungen
Unser Speditionspartner ist die Schenker Deutschland AG. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Ansprechpartner
Schenker Deutschland AG
Udo Beyer
Tel.: +49(0)201.959791-0
Fax: +49(0)201.959791-25
E-Mail: [email protected]
8 Technik
Bei technischen Rückfragen bezüglich Abhängen, Detailpläne, etc. wenden Sie sich bitte an unsere
Fachabteilung.
Ansprechpartner
Jens Großkreuz
Tel.: +49(0)201.7244-475
Fax: +49(0)201.7244-483
E-Mail: [email protected]
7
9 Vorführungen auf dem Stand
Für den Einsatz von akustischen Werbeträgern, Mikrofonen, Verstärkern, Musik (live oder vom
Tonträger) ist grundsätzlich die Genehmigung des Messeveranstalters einzuholen.
Der Veranstalter behält sich insoweit gleichzeitig vor, die Genehmigungen gegebenenfalls mit
angemessenen Auflagen zu belegen (Zeitrahmen, Lautstärke, o.ä.). Bereits erteilte Genehmigungen
können im Interesse der Aufrechterhaltung eines geordneten Messe-/Ausstellungsbetriebs
eingeschränkt oder widerrufen werden.
Bei Verstoß ist der Aussteller dem Veranstalter gegenüber verpflichtet, diese etwaigen
Schadensersatzansprüche, die von anderen Ausstellern wegen Störungen aus Zuwiderhandlung
geltend gemacht werden, freizustellen. Siehe auch Pkt. 10 “Werbung“ der “Allgemeinen
Teilnahmebedingungen“ sowie Pkt. 4.7.7. “Werbemittel, Präsentationen“ und Pkt. 5.13 “Musikalische
Wiedergaben“ der “Technischen Richtlinien“.
10 Werbemittel für Ihren Messeauftritt
Um Ihren Messeauftritt perfekt abzurunden, können Sie hiermit alle notwendigen Organisation-,
Werbe- und Sponsoringmittel buchen. Für Ihre Aktionen werden z.B. Eintrittskarten-Gutscheine,
Einladungskarten, Ausgabe von Werbemittel u.a. angeboten.
Die Formulare finden Sie im Internet.
Online-Einladungscodes
Auch zur RubberTech Europe 2016 wird es wieder ein Registrierungssystem für Besucher geben.
Sie haben als Aussteller der RubberTech Europe 2016 die Möglichkeit, Online-Einladungscodes zu
bestellen und an Ihre Kunden zu versenden. Mit Hilfe seines persönlichen Einladungscodes
kann sich ihr Kunde dann im Online-Shop registrieren und den Eintrittsgutschein freischalten,
der ihn zum kostenlosen Messeeintritt an einem wählbaren Veranstaltungstag berechtigt. Der
Besucher erhält nach der Freischaltung per E-Mail sein „Print at home Ticket“, welches ihm den
direkten Einlass in die Messehallen ermöglicht, so dass auch der Weg zu den Kassen entfällt.
Der Einladungscode enthält Ihren Firmennamen und die Standnummer. Nach Veranstaltungsende
werden Ihnen die Gutscheine in Rechnung gestellt, die tatsächlich von Ihren Kunden im Shop eingelöst
wurden. Die Registrierungsdaten der eingelösten Online-Gutscheine erhalten Sie in einer gesonderten
Auflistung.
Der Einladungcode besteht in 6 Zeichen aus Zahlen und Buchstaben. Jeder Einladungscode ist
einzigartig. Bitte beachten Sie, dass jeder Code nur für eine Person gültig ist und somit nur einmal
eingelöst werden kann. Mehrfache Verwendung eines Codes ist nicht möglich.
11 Stand-und Fahrzeugreinigung durch externe Dienstleister
Bei der Beauftragung externer Dienstleister für die Stand-/ Exponat- und Fahrzeugreinigung sind
folgende Punkte unbedingt zu beachten:
Für Arbeiten, die innerhalb der für Aussteller geltenenden Hallenöffnungszeiten
(eine Stunde vor Messebeginn und eine Stunde nach Messeende) abgeschlossen
sind, wird ein Ausstellerausweis pro Person benötigt.
8
Für Arbeiten, die über die o.a. Zeiten hinaus gehen, muss eine schriftliche Anfrage
an den Bereich Sicherheit der Messe Essen GmbH gestellt werden. Die Erteilung der Genehmigung
ist kostenpflichtig.
Ansprechpartner Reinigung
Michael Bylsma
Tel.: +49(0)201.7244–270
Fax: +49(0)201.7244-1270
E-Mail: [email protected]
Ansprechpartner Sicherheit
Reinhard Gursky
Tel.: +49(0)201-7244-264
Fax: +49(0)201-7244-1264
E-Mail: [email protected]
12 Produktpiraterie
Da die Markenpiraterie auf Messen in den letzten Jahren stetig zugenommen hat, möchten
wir Ihnen dazu eine Klausel zur Kenntnis bringen:
„Auf der Veranstaltung sind Waren, die gewerbliche Schutzrechte, insbesondere
Markenrechte, Geschmacksmusterrechte, Gebrauchsmuster und/oder Patente verletzen,
nicht zugelassen. Rechtsverletzende Ware muss unverzüglich entfernt werden und künftige
Teilnahmen an der Veranstaltung werden untersagt.“
Das RubberTech Europe 2016-Team der Messe Essen ist bei der Vermittlung von Anwälten
gerne behilflich.
Ansprechpartner
Tel.: +49(0)201.7244–587/-394
Fax: +49(0)201.7244-435
E-Mail: [email protected]
13 Hinweis zum Internetzugang
Zwischen der e-products Vertriebs GmbH & Co KG und der MESSE ESSEN GmbH bestehen keine
Geschäftsbeziehungen. Über e-products gebuchte Zugänge beinhalten daher keinen technischen
Support während der Messe. Diesen bietet ausschließlich unser Service-Partner Kompool.
9