文書管理システム【参考資料】 保存文書引継の概要 １． 逗子市の文書管理について （１） 文書管理の基本 ・文書は、当該年度（又は年）中は執務室で保管する。 ・各文書には保存期間が定められている（30 年、15 年、10 年、７年、５ 年、３年、１年、１年未満。）。 ・当該年度（又は年）終了後から保存期間を起算する。各文書は保存期間開始 後１年間は執務室に保管する（保管文書）。 （２） 保存文書引継の基本 ・文書は、保存期間開始後、１年間執務室で保管した後、総務課長の指定する 編さん方法により板目紙ファイルに成冊し、地下書庫に引継ぎをする（＝保存 文書引継。保存文書引継を経た文書は保存文書ファイルと呼ぶ）。保存期間が １年及び１年未満のものは保存文書引継対象外となる。 ・各保存文書ファイルは、保存期間が終了するまで原則として地下書庫で保存 する。 ・保存文書ファイルは地下書庫に保存するのが原則だが、特別な理由があると 認められる場合は、例外として「常用」という扱いで執務室で保存できる。 （３） 文書管理システムの使用 ・市では文書の管理に文書管理システムを導入し、文書目録等はこのシステム 上で管理している。 ・各保存文書ファイルにバーコードを貼付し、保存文書引継の際に、各保存文 書ファイルの書庫内における位置情報等をシステムに登録する。 ２． 今年度の保存文書引継 （１） 保存文書引継の対象となる文書 今年度保存文書引継を行う対象文書は原則として平成25 年度文書となる。た だし、過去に保存文書引継すべきであった文書であって、当該年度に保存文書 引継を行わなかった文書も対象となる（＝過年度保存文書ファイル）。 ※ 今年度の保存文書引継で過年度保存文書ファイルとして引継ぎできる文書 保存期間 対象の文書 30年 平成25年・年度以前の文書 15年 平成12年～平成25年・年度文書 10年 平成18年～平成25年・年度文書 ７年 平成21年～平成25年・年度文書 ５年 平成23年～平成25年・年度文書 ３年 平成24年・年度文書 （２） 保存文書引継実施時の作業概要及び業務委託内容について 保存文書引継実施時の作業の概要は次のとおりであり、下線部分を業務委託す るものとする。なお、業務委託内容の詳細については、入札時仕様書を参照する こと。 (ア) 保存文書ファイルの搬入 各課かいの職員が、保存文書ファイルを保存箱に収納の上、書庫の所定の場 所に搬入する。 (イ) 保存文書ファイルの引継処理 ① 各保存文書ファイルにバーコードラベルが正しく貼られているか確認す る。 ② バーコードリーダーで各保存文書ファイルのバーコードを読み込む。 ③ バーコードリーダーのデータを文書管理システムに取込み、文書管理シ ステム上の引継処理を実行する。 ④ エラー分（引継対象外の文書ファイル）を確認する。 ⑤ エラー分を保存箱から取り出し各課かいに返却する。 ⑥ 再度引継候補リストを作成し、未処理分の有無を確認する。引継ぎ漏れ 等がある場合は各課かいに連絡する。 ⑦ (ウ) 箱寄せ作業 保存文書ファイルを効率的に収納するため、必要に応じて保存箱の詰め替え 等を行う。 (エ) 仮棚卸処理及び親子処理 ① 保存箱のバーコードをバーコードリーダーで読み込む（仮棚卸処理）。 ② 各保存文書ファイルのバーコードと保存箱のバーコードをバーコードリ ーダーで読み込む（親子処理）。 ③ バーコードリーダーのデータを文書管理システムに取込み、仮棚卸情報 と親子処理情報を記録する。 ④ 親子処理から漏れている保存文書ファイルがないか確認する。 ⑤ 箱寄せし切れていない保存文書ファイルの数量を確認し、文書管理シス テム上の処理状況と一致するか確認する。 (オ) 収納ファイルリストの貼付及び確認等 ① 収納ファイルリストを印刷する。 ② 保存箱のラベルに記載の箱番号と収納ファイルリスト記載の箱番号の一 致を目視確認する。 ③ 収納ファイルリストと箱の中の保存文書ファイルが一致しているか目視 で確認する。不一致がある場合には、混入している保存文書ファイルを 正しい箱に移動し、当該保存文書ファイルの移動先で再度親子処理する。 ④ 収納ファイルリストを保存箱に貼る。 (カ) 書架棚への収納 保存箱を書架棚に収納する。 (キ) 棚卸処理 ① 保存箱のバーコードと書架棚のバーコードをバーコードリーダーで読み 込む。 ② バーコードリーダーのデータを文書管理システムに取込み、書庫における 各保存箱の位置情報を文書管理システムに反映させるとともに、棚卸処理 漏れ等がないか確認する。 (ク) 書架棚インデックス更新 書架棚側面のインデックスを今年度保存文書引継後の内容に更新する。 引継作業の流れ 各課 総務課 ① 太字の作業部分は外部委託 枠囲みの箇所は各課立会いで実施 引継候補リスト作成 ②-1 保存箱を登録する（管理場所は、書庫） ②-2 保存箱用ラベル（フリーラベル）を相当数分印刷 ②-3 保存箱用ラベル（フリーラベル）を所定の場所に貼る ②-4 保存箱を配る 総務課が書庫に PC を持ち込ん で常駐し係毎に作業を実施する ③ 延長申請 ⑧-0 管理場所を執務室（常用）に設定した常用保存分につい 常用保存分は、引継済みとして執務室に置く為、 て、Excelより引継処理を実行 延長年数を入力せず、管理場所を執務室（常用）と ⑧-1 ファイルラベルが正しく貼られているかチェック する ⑧-2 ファイルのバーコードを読む（引継処理） ※ロケーションには、引継ぎ仮置場81～88を指定 ※保存箱のバーコードは読まない ④ 保存箱を組み立てる ⑤ 引継対象ファイルを板目紙のファイルに移す ⑧-3 引継バーコードのデータをシステムに取込み、引継処 理を実行（係混在の場合、先ず代表の係りで取り込みを行い ﾗﾍﾞﾙも張替 ﾗﾍﾞﾙ印刷も可 引継処理は係毎に実行する） ⑧-4 エラー分（引継対象外のファイル）を確認 ※作成日の入力ミスも併せて確認 ファイルは係毎に分けること 板目紙のファイルが ⑧-5 エラー分を保存箱から取り出し各課に返す 分冊となる場合は、必 ⑨ 再度、引継候補リストを作成し、未処理分有無を確認 ず、ファイル登録して ラベルを印刷する事*1 ・引継もれ分は、各課に連絡 （現物なし分は、一括削除を行う*1） ※出先分は、引継候補リストExcelを取込んで、引継処理を 実行してもよい（出先もファイルラベルを必ず付ける） ⑥ 係・廃棄年毎に保存箱に詰める 廃棄予定年 を手書き記入 ⑩-1 必要に応じて保存箱の詰め替え ⑩-1-1 箱のバーコードを読む（棚卸処理） ※ロケーションには、引継ぎ仮置場81～88を指定 ⑩-2 バーコードを読む（親子処理） ・保存箱（フリーラベル）のバーコード ⑦ 地下書庫の所定の場所に運ぶ ・収納ファイルのバーコード ⑩-3 箱の棚卸バーコードデータと親子バーコードデータをシス テムに取込む ⑩-3-1 親子チェックもれの確認 ※引継ぎ仮置場81～88で保存箱なしで検索 ⑩-4 収納ファイルリストを印刷（引継ぎ仮置場81～88指定） ⑪-1 収納ファイルリストを保存箱に貼る ⑪-2 保存箱を棚に収納 ⑪-3 フリーラベルと収納ファイルリストの一致を目視確認 書庫側面のインデッ クスを当該年度引継後 の内容に手書きで更新 する ⑪-4 バーコードを読む（棚卸処理） ・ロケーションのバーコード ・保存箱のバーコード ⑪-5 棚卸バーコードデータをシステムに取込む 保存引継実施時の第二書庫内配置図 入口 棚 ④収納ファイルリスト貼り （①受付サブ） ②箱寄せ ③仮棚卸・親子処理 ②箱寄せ ③仮棚卸・親子処理 ※ 積保 ん存 で期 お間 く別 。 に 箱 を ①受付 総務課 PC 棚 棚 棚 棚 棚 道具箱 棚 柱 棚 棚 棚 棚 ⑤棚へ収納 棚 棚 棚 棚 棚 過去の作業の様子（部分） 入り口側から第二書庫の中を見たところ 文書は保存箱に入った状態で運び込まれます。 受付用サブ机の上に受け入れた文書（保存箱） を積んだところ バーコードリーダーを使って１冊ずつ簿冊の バーコードを読み込みます。 総務課職員が机で待機しているので、バーコー ドリーダーでの読み込みが終わったらバーコ ードリーダーを渡してください。 箱寄せ後、文書を仮棚卸・親子処理用の机に移 動したところ 【バーコードリーダー取扱方法】 1. 引継（預入）処理 （１） バーコード読み込み (ア) バーコードリーダーの電源を入れ（左下電源ボタン長押し）、「２（預入）」 を押す。 (イ) 「LOC:_」と出たのを確認し、数字キーでその日の引継ぎ仮置場の番号（81 ～88 のいずれか）を入力する。 (ウ) 「ENT」キーを押し、「FILE:_」と出たのを確認した上で、バーコードリー ダー側面のスイッチを両方とも押しながら全てのファイルのバーコードを読 む。 (エ) 全てのファイルの読み込みが済んだら「BS/C」ボタンを押しトップメニュ ーに戻る。 2. 仮棚卸処理・親子処理 （１） 仮棚卸処理 (ア) バーコードリーダーのトップメニュー画面で「１（棚卸）」を押す。 (イ) 「LOC:_」と出るので、その日の棚卸仮置場の番号（81～88）を入力する。 (ウ) 「FILE:_」と出たのを確認し、各箱のラベルを読む。 (エ) そのまま親子処理も連続して行うので、「BS/C」ボタンを押してトップメ ニューに戻る。 （２） 親子処理 (ア) バーコードリーダーのトップメニュー画面で「４（親子）」を押す。 (イ) 「箱NO:_」と出るので、箱のバーコードを読む。 (ウ) 「FILE:_」と出たのを確認し、箱の中のファイルを全て読む。 (エ) そのまま他の箱を続けて読む場合は、十字キーの上向き三角（▲）を押し、 「箱NO:_」と出たのを確認した上で、そのまま２と３の手順で繰り返し処理 を行い、全て終わったら「BS/C」ボタンを押してトップメニューに戻る。 ※ 仮棚卸処理・親子処理は一つのバーコードリーダーで一度に４箱までとし、 ４箱ごとにいったん総務課職員にバーコードリーダーを渡すこと。 3. 棚への収納及びロケーション処理 （１） バーコード読み込み (ア) 保存箱を棚に収納する。 (イ) バーコードリーダーのトップメニューで「１（棚卸）」を選択する。 「LOC:_」 と出るので、棚のバーコードを読む。 (ウ) 棚のバーコードを読んだ後「FILE:_」と出るので、棚に収納した保存箱（一 つのロケーションにつき２箱）のバーコードを読む。 (エ) 連続して他の棚のロケーション情報を読むときは、十字キーの上向き三角（▲） を押すと、「LOC:_」と出るので、２と３の手順でそのまま繰り返し処理を 行い、全て終わったら「BS/C」ボタンを押してトップメニューに戻る。 (オ) ロケーション処理が終わったところの箱に大き目のふせんなどで目印（「ロ ケーション処理ここまで済」などと書く）をつけておく。
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