PowerPoint-Präsentation

Lehrveranstaltungsplanung,
Lehrauftrags- und
Lehrbeauftragtenverwaltung
Präsentation
Marvin Kostka
IT-Dienste, Universität Oldenburg
Agenda
 Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte?
 Ausgangssituation
 Ziele
 Projektverlauf
 Fazit / Folgeprojekt
Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte?
Universität Oldenburg
Fakultäten
Lehrangebot
erstellt
Extern
benötigt
Lehrauftrag
Ja
Lehrende
vorhanden?
Nein
Lehrbeauftragte
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Ausgangssituation
Quelle: Prozessablauf, ten Brink, Universität Oldenburg
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Ausgangssituation
 Keine einheitliche Datenbasis für Lehraufträge / Lehrbeauftragte
 Papiergestütztes Genehmigungsverfahren
 Erhebung der Hochschulstatistik auf Papierbögen
 Lehrbeauftragte haben keinen automatischen Zugriff auf ITServices
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Ziele
 Effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse (Planung,
Vergabe, Genehmigung, Vergütung)
 Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung aus einheitlicher
Datenbasis
 Automatische Kontengenerierung für Lehrbeauftragte
 Schulung der Anwender am Endprodukt
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Projektverlauf
Projektstart 20.03.2013 (Projektmandat)
 Vorprojekt „Geschäftsprozessmodellierung“
 Initiierung
 Konzeptionierung
 Entwicklung
 Test
 Einführung
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Projektverlauf - Konzeptionierung
 Stud.IP - Dateneingabe (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte)
•
Entwicklung „Data-Quest“
 SAP – Genehmigung, Archivierung und Buchung
 Schnittstelle – Übertragung (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte)
 IDM – Accountgenerierung (IT-Services)
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Projektverlauf - Entwicklung

• Eingabe von Lehraufträgen und Lehrbeauftragte
• Implementierung von 3-Phasen-Genehmigung
• Export von Dokumenten
• Stand des Genehmigungsverfahrens
• Rollenmanagement
• Hochladen von Dokumenten (Zeugnisse, Urkunden etc.)
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10
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Projektverlauf - Entwicklung

• Workflow „Genehmigung Lehrauftrag“ in der Personalverwaltung
- Prüfung und Genehmigung auf Basis der übersandten
Daten / Dokumente
- Versand von Dokumenten (Account, Vertrag etc.)
• Buchung Reisekosten / Lehrauftragsvergütung
• Verschiebung der Dateien in das Archiv
• Erstellung Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung
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Projektverlauf - Entwicklung
 Schnittstelle
• Übertragung Lehrauftrag / Lehrbeauftragte nach SAP
• Informationsbereitstellung
• Übertragung von Dateien (Urkunden, Zeugnisse)
 IDM (Identity Management System)
• Bereitstellung von IT-Service-Accounts
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Projektverlauf – Test / Einführung
 Test
• Fakultät 3 - Sprach- und Kulturwissenschaften
- Geschäftsstelle 3 Personen
- 7 Institute mit jeweils mind. 2 Personen
• Testphase abgeschlossen 01.09.2015
• Visuelle Änderung in der Umsetzung
 Einführung
• Schulung der Fakultäten bis Anfang Oktober
• Einführung des Produktivsystems Ende Oktober
• Parallelbetrieb möglich
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Fazit / Folgeprojekt
 Fazit
• Geschäftsprozesse optimiert
• Einheitliche Datenbasis von Lehrbeauftragte / Lehraufträgen
• Einsparung Personalaufwand (ca. 615 Stunden pro Jahr)
 Folgeprojekt
• Integration von GHR 300
• Lehrveranstaltungsplanung durch Lehrende
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Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
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