dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Einführung eines Dokumentenmanagementsystems eine Verwaltung ein dms der hausweite Ausbau eine eAkte eine Art der Zusammenarbeit MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten • • • • • • • • Stadt Witten Projekt dms 1214 erstmals urkundlich erwähnt Kreisangehörige Stadt im Südwesten des Ruhrgebietes Strukturwandel Kohle und Stahl Stadt mit acht Stadtteilen und viel Grün (2/3 des Stadtgebietes) Seit 1982 Universitätsstadt (Privatuniversität Witten/Herdecke) 70 qkm, 98.000 EW, 1.360 EW/qkm Arbeitslosigkeit ca. 9 % 2014 ca. 400 Mio. € Kassenkredite MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? • Sehr viele planen • Viele arbeiten in Teilen • Ganz wenige „hausweit“ • Warum eigentlich? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? • Viel Geld – viele MA – Rechtslage unsicher – Nutzen? • Papier: vernichten? weiter führend? • „Ein dms für alles – das geht doch gar nicht.“ • … MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? • Irgendwie müssen wir aber wohl doch anfangen, das eGovernmentgesetz des Bundes verpflichtet ja sogar Gerichte dazu, Abschied von Papier zu nehmen. • Diesen Start hat Witten vor gut 10 Jahren gewagt und bis heute nicht bereut. • Probleme • Probleme MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? Das Papier und damit auch Papierakten nutzen wir seit über 2.000 Jahren. • • • • Papier ist sicher. Jeder geht gern mit Papier um. Papier ist immer verfügbar. Die Papierakte ist gut geordnet, sie ist vollständig, so dass man jederzeit alle Informationen einsehen kann. • Papierakten hängen immer in der Nähe und sind somit stets griffbereit. MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? Aktenputzen nach Wasserschaden MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? Papierakten sind prima! • Wie lange dauert der Zugriff auf eine Akte? • Wie sicher ist sie hier aufbewahrt? • Wie kann die Kollegin an Standort B zugreifen? • Wie lange dauert die Erstellung einer Sicherungskopie ? • Wo noch befindet sich ein weiterer Teil der Akte? • Ist alles zum Vorgang in der Akte? • Was liegt im File-System? • … MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Ich auch Ich ziehe um MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? • Papier und damit auch Papierakten nutzen wir seit über 2.000 Jahren. Nun reicht es aber auch! • Papier ist sicher. Es sei denn, es geht verloren, verbrennt… • Jeder geht gern mit Papier um. Die Generation iPad auch? • Papier ist immer verfügbar. Maximal an einem Ort für eine Person, wenn es auffindbar ist… • Papierakte ist gut geordnet, vollständig, jederzeit einsehbar. „Die“ Papierakte?? Teile auf Laufwerken, im Outlook… • Papierakten hängen immer in der Nähe und sind stets griffbereit. Wenn sie nicht gerade gesucht werden MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? • Die Leitung des Hauses muss die Einführung wollen und das auch zeigen! • Wenn man (wie Witten im Jahre 2004) nicht wirklich weiß, was dms oder ECM so richtig ist und was man eigentlich so richtig will, dann lohnt sich eine gute Beratung. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit gemacht. MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? • Finden Sie einen namhaften Hersteller Konzept 20%, Fragenkatalog 30%, Konzept Einführung 20% und Preis 30%. Bewertung ausschließlich nach dem Preis • Ziel: „hausweiter“ Ausbau. • dms muss flexibel und leicht handhabbar und selbständig erweiterbar sein. • Witten hat sehr gute und langjährige Erfahrungen mit MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? so erst mal nicht • Projektsitzungen fanden statt, wenn im Tagesgeschäft Zeit übrig war • Protokolle wären wichtig, sind aber selten gefertigt worden • Konzepte schmieden macht Spaß, erledigt die Arbeit aber nicht • Wie weit sind denn die anderen? • Wir üben mal • Wir konzipieren weiter • Wir denken noch mal nach • Wir sollten uns häufiger treffen • Die Welle der Euphorie ebbte ab • Wir waren zwei Jahre weiter, aber kamen nicht voran MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie ist das Projekt organisiert? • Kernprojektgruppe • trifft Grundsatzentscheidungen • bereitet Beschlüsse des Vorstandes vor • besteht aus Projektleitung dms Leitungsebene Datenverarbeitung Leitungsebene Organisation und Personal Datenschutz Archiv Personalrat Rechnungsprüfung MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie ist das Projekt organisiert? • Teilprojektgruppen • erledigen das operative Projektgeschäft mit der jeweiligen Aufgabe z.B. Wohngeld, allgemeine Sozialhilfe, Ausländerakte… • Bringen das jeweilige Teilprojekt zum Abschluss • bestehen aus Projektleitung dms Mitarbeitende der Datenverarbeitung Mitarbeitende der Organisation Mitarbeitende des jeweiligen Organisationsbereiches Datenschutz Archiv Personalrat MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? Kernprojekt/ Vorstand beschließt Projektarbeit ist abgeschlossen Teilprojekt wird eingerichtet e-Akte wird erstellt Schulung erfolgt Scans landen in der e-Akte Papier verlässt das Haus Bereich arbeitet mit dms MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Aktueller Projektstand abgeschlossen offen Organisations- und Personalamt Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik 15 Digitale Akte 15 Workflow 15 Zentrale Scanstelle 15 Zentrale Dokumentenverarbeitung 20.1 Abteilung Finanzen und Controlling Referat Bürgermeisterin 01 Stabsstelle Stadtentwicklung, Statistik und städt. Wirtschaftsförderungsangelegenheiten 01 Stabsstelle Integration, intern. Beziehungen und Städtepartnerschaften 01 Gleichstellungsstelle 14 Rechnungsprüfungsamt 14 Amt für Wirtschaftsförderung 80 Kulturforum Witten – Anstalt des öffentlichen Rechts BM 1 laufend künftig Stadt Witten Projekt dms 10 15 PR 2 Dezernat 4 3 Zentrale Dezernatsangelegenheiten Dez.4 Zentrales Zuschussmanagement Dez.4.2 ZVS Dez. 4 Projekt Soziale Stadt Annen Dez. 4.2 Zentrale Vergabestelle Dez. 4.2 Public-Private-Partnership Dez. 4.5 Abteilung Stadtkasse 20.3 Abteilung Steuern 37 Feuerwehr und Rettungsdienst 70 Betriebsamt 20.2 Dez. 2 Rechtsamt (Versicherung/Prozess) Dez. 3 32 Ordnungsamt 33 Bürgerberatung 33 schnelles DMS 34 Standesamt 30 Planungsamt 61 50 Amt für Bodenwirtschaft 62 Bauordnungsamt 63 50 Amt für Gebäudemanagement 65 Stand: Juni 2015 Tiefbauamt 66 Eigenbetrieb „Entwässerung Stadt Witten“ Amt für Wohnen und Soziales 50 schnelles DMS 50 51 Wohngeld Leistungsabteilung Amt für Jugendhilfe und Schule MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms dms "hausweit" einführen - wie geht das? Was ist ganz wichtig? • Projektleitung • Einführung ist kein Technikprojekt, sondern ein organisatorisches Projekt. • Die Mitarbeitenden müssen mitgenommen werden. Bewegung erfolgt nicht gottgegeben! Eine „psychologische Grundausbildung“ kann nicht schaden. • Schulen, helfen, schulen, betreuen, helfen… • Schritt für Schritt. MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Wie alles begann… Version 1.0 MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Version 2.0: So sieht es heute aus MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Zusammenarbeit im Hause – auch elektronisch? • Genau wie in der Papierwelt ist es zwingend erforderlich, elektronische Dokumente und elektronische Akten durch das Haus zu schicken und die Zusammenarbeit elektronisch abzubilden (Mitzeichnung, Kenntnisnahme, Entscheidung…). • Wenn man das klug anstellt, wird gleichzeitig ein hoher Mehrwert generiert, weil alle Beteiligten jederzeit alle Entscheidungen aller einsehen können. Das geht in der Papierwelt nicht. • Dieser Workflow muss einfach und intuitiv bedienbar sein, dann wird er angenommen und akzeptiert. MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Witten, was ist das? "Hausweites" dms - so wie alle oder noch exotisch? Warum dms, Papier ist seit 2.000 Jahren erprobt? dms "hausweit" einführen - wie geht das? Wie geht das, eine eAkte für alle Bereiche? Zusammenarbeit im Hause - auch elektronisch? Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? Kosten • Viele Kilometer Papierakten werden durch Dateien ersetzt. • Aktenräume werden als Büros genutzt. • Durch die vermehrte Bürofläche können Nebenstandorte abgemietet werden. • Der „Return of Invest“ muss nicht Jahre dauern, wie auch die Beispiele Jobcenter Kreis Düren und Stadt Olpe eindrucksvoll belegen. • Arbeitszeit wird wieder zu Arbeitszeit – der Anteil der „Suchzeit“ entfällt. • MA können besser eingesetzt, Personalengpässe aufgefangen werden. MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? Service • Kundenfreundlicheres Angebot unterbreiten (Frontoffice/Backoffice). • Zusammenarbeit schnell und möglich. über räumliche Grenzen hinaus • Andere Arbeitsformen werden flächendeckend möglich (Telearbeit), Arbeit und Familie sind so erheblich besser zu koordinieren. • eGovernment ist ohne eAkte schlicht unmöglich. MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Warum wird in Witten dms "hausweit" eingeführt? Wissen • Das Wissen bleibt im Hause verfügbar, es gibt wieder „die“ Akte. • Einarbeiten von neuen Mitarbeitenden fällt erheblich leichter. • Alle Mitarbeitenden „kommen“ deutlich kompetenter „rüber“. „Ich muss suchen, den Kollegen fragen, kann ich nichts zu sagen…“, all das ist Geschichte! Sondereffekt in Witten Bei der Rathaussanierung wird kein einziger Aktenraum geplant! MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Fazit • Wenn sich eine Behörde mit der gleichen Gelassenheit mit der sie sich heute in der Papierakte „diverse“ Unschärfen leistet, dies auch in der eAkte erlauben würden, dann wären wir alle mit der Umstellung schon lange fertig! • Das „Aktenplanerfordernis“ gehört ins Reich der Fabeln und Legenden! • Lassen Sie sich nicht von Begriffen wie qualifizierte digitale Signatur, TR-RESISCAN, DOMEA, Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit und dergleichen mehr verwirren oder verängstigen. • Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden, den Akten und Ihrer Erfahrung – und sie liegen richtig! MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten dms in Witten Stadt Witten Projekt dms Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit MEMO 2015, Volker Staupe, Stadt Witten
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