Modul CHEP-SCHNITTSTELLE

FAKTURA
CHEP-Schnittstelle
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Modul
CHEP-SCHNITTSTELLE
Das Modul CHEP-SCHNITTSTELLE ermöglicht es Ihnen, bei der Lieferschein- und Rechnungsschreibung zusätzlich die Chep-Ladungsträger zu
erfassen. Diese werden bei Belegabschluß zur Datenübertragung per
Diskette gespeichert.
Die durch die Belegschreibung erfaßten Chep-Daten können nachträglich
geändert, ergänzt und erweitert werden. Abschließend können die ChepDaten auf eine Diskette zur Weiterleitung an den Ladungsträger-Vermieter
aufgespielt werden.
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CHEP-Schnittstelle
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Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt:
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Menü CHEP-Schnittstelle ............................................................................................... 2
Einrichten der Stammdaten ........................................................................................... 3
Erstellen einer Chep-Diskette ........................................................................................ 5
Bearbeiten gespeicherter CHEP-Daten ......................................................................... 8
Erweiterungen Lieferscheine/Rechnungen ................................................................ 13
Erweiterung der Programm-Optionen ........................................................................ 14
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Menü CHEP-Schnittstelle
Das Programm der CHEP-SCHNITTSTELLE erreichen Sie über die Menüpunkte:
AUFTRAGSVERWALTUNG
DIVERSE PROGRAMME
DATEN TRANSFER
CHEP-SCHNITTSTELLE
Untermenü:
CHEP-STAMMDATEN
CHEP-DISKETTE ERSTELLEN
CHEP-DATEN BEARBEITEN
Im Programm CHEP-STAMMDATEN werden einmalig die Basisdaten zur CHEP-Schnittstelle
wie CHEP-Kundennummer, Länderschlüssel und Ladungsträger erfaßt.
Über das Programm CHEP-DISKETTE ERSTELLEN wird ein Datenträger mit den ausgelieferten
Ladungsträgern erstellt.
Das Programm CHEP-DATEN BEARBEITEN ermöglicht es, durch die Belegschreibung erstellte
Chep-Daten nachträglich (z.B. wegen einer Retoure) noch zu bearbeiten oder auch um manuell
Auslieferungen von Ladungsträgern zu erfassen.
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Einrichten der Stammdaten
Das Programm CHEP-STAMMDATEN muß vor dem Erstellen der ersten Austausch-Diskette
eingerichtet werden. Die Stammdaten enthalten neben der Chep-Kundennummer, dem Ländercode sowie dem Ladungsträger zusätzliche Informationen über die zuletzt versandte Diskette.
Nach Aufruf des Programmes wird die nachfolgende Bildschirmmaske angezeigt:
CHEP - STAMMDATEN
F1 F2 -
Datenträger-Informationen
TypNr Ladungsträger
Chep-Kundennummer .. :
Chep-Ländercode ......... :
letzter Datenträger ........ :
erstellt am ..................... :
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F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
Europalette
Halbpalette
Viertelpalette
F9 F10-
Im Feld 'Chep-Kundennummer' tragen Sie die Kundennummer ein, unter der Sie im ChepSystem geführt werden.
Bei 'Chep-Ländercode' tragen Sie den Chep-Ländercode ein, der in der Regel zur Anwendung
kommt. Dieser wird in der Belegschreibung beim Ausfüllen der Chep-Datenmaske automatisch
vorgeschlagen.
F1 - Ende, Rücksprung ins aufrufende Menü
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Aus den Feldern 'letzter Datenträger' und 'erstellt am' können Sie ersehen, welche Diskette Sie
zu welchem Zeitpunkt im Chep-Verfahren erstellt haben.
Unter 'TypNr / Ladungsträger' können Sie die im Chep-Verfahren zur Anwendung kommenden
Ladungsträger erfassen. Diese sind nach dem aktuellem Stand
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Europalette
Halbpalette
Viertelpalette.
Diese Eintragungen dürfen, nachdem Chep-Daten im System erfaßt worden sind, nicht mehr
verändert werden, da ansonsten fehlerhaften Meldungen im Chep-System erstellt werden. Es
stehen zwei weitere freie Eintragungen für eventuell zukünftige Erweiterungen zur Verfügung.
F1 - Ende, Rücksprung ins aufrufende Menü
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Erstellen einer Chep-Diskette
Das Programm CHEP-DISKETTE ERSTELLEN sucht die noch nicht gemeldeten Chep-Daten
heraus und erstellt einen Chep-Datenträger. Nach Aufruf des Programms erscheint folgende
Bildschirmmaske:
CHEP-DISKETTE ERSTELLEN
DISKETTENLAUFWERK AUSWÄHLEN
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Im oberen Teil derMaske wird immer der aktuelle Bearbeitungsstatus angezeigt. Im unteren
Teil wird bei der Prüfung/Zusammenstellung der Chep-Daten der aktuelle Datensatz angezeigt.
Der erste Bearbeitungsstatus überhaupt ist
DISKETTENLAUFWERK AUSWÄHLEN
Das Programm fragt Sie nun in der untersten Bildschirmzeile nach dem Kennbuchstaben des zu
verwendenden Diskettenlaufwerks. Zur Antwort geben Sie einen der aufgeführten Buchstaben ein.
Diese sind nicht einheitlich - das Programm ermittelt die Buchstaben anhand der vorgegebenen
Konfiguration Ihres Betriebssystems - und können hier somit nicht allgemein dargestellt werden.
F1 - Ende, Rücksprung ins aufrufende Menü
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Nach Eingabe der Laufwerkskennung werden die gespeicherten Chep-Daten überprüft. Dabei
wird als Bearbeitungsstatus
PRÜFEN CHEP-DATEN
angezeigt. Sind nur wenige Daten gespeichert, so erscheint diese Meldung nur ganz kurz. Im
unteren Maskenteil werden die überprüften Datensätze angezeigt. Sollte ein Problem gefunden
werden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Anhand des angezeigten Datensatzes
können Sie dann im Progamm 'CHEP-DATEN BEARBEITEN' die erforderliche Korrektur
vornehmen. Werden keine Datensätze gefunden, erscheint eine entsprechende Meldung und das
Programm wird beendet.
Nach dem Prüflauf werden die Chep-Daten für die Übertragung per Diskette zusammengestellt.
Das wird durch den Bearbeitungsstatus
ZUSAMMENSTELLEN CHEP-DATEN
angezeigt. Sind nur wenige Daten gespeichert, erscheint diese Meldung ganz kurz. Im unteren
Maskenteil werden die bearbeiteten Datensätze zur Ablaufverfolgung angezeigt. Sind alle
Informationen zusammengestellt, wird der Datenträger vorbereitet und durch den Bearbeitungsstatus
FORMATIEREN DISKETTE
angezeigt. Die Disketten werden immer vor der Nutzung formatiert. Das kostet zwar ein wenig
Zeit, aber es steht Ihnen immer ein sauberer Datenträger zum CHEP-Datenaustausch zur
Verfügung.
In der untersten Bildschirmzeile werden Sie nun nach der Laufwerkskennung gefragt. Dabei
werden die anhand der Konfiguration Ihres Beitriebssystems eingestellten Laufwerke angeboten.
Geben Sie das gewünschte Laufwerk an. Sie werden nun aufgefordert, in das ausgewählte
Laufwerk eine Diskette einzulegen. Nachdem Sie dies mit <RETN> bestätigt haben, wird die
Diskette formatiert. Dies benötigt je nach Laufwerksart ca. 1-2 Minuten. Nachdem die Diskette
formatiert ist, werden die Daten auf die Diskette übertragen.
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Dies wird durch den Bearbeitungsstatus
CHEP-DATEN AUF DISKETTE BRINGEN
angezeigt. Je nach Umfang der Daten kann es auch mehrere Minuten dauern. Sind so viele Daten
gespeichert, daß diese nicht mehr auf eine Diskette passen, wird das Programm zur Erstellung
einer weiteren Diskette automatisch in den Bearbeitungsstatus 'FORMATIEREN DISKETTE'
verzweigen.
Soweit Sie die Programm-Option 'CHEP-Diskette: Disketteninhalt protokollieren' auf JA
gestellt haben, wird nun das Protokoll ausgegeben. Der Bearbeitungsstatus wird mit
PROTOKOLL DRUCK
angezeigt. Gleichzeitig wird nach der Druckernummer für die Ausgabe gefragt.
Soweit die oben erwähnte Programm-Option auf NEIN steht oder der Protokoll-Druck ausgegeben
ist, wird als letzter Status
CHEP-DISKETTE IST ERSTELLT
angezeigt. Bestätigen Sie dies mit <RETN>. Sie können nun die Diskette aus dem Laufwerk
entfernen und versenden.
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Bearbeiten gespeicherter CHEP-Daten
Das Programm CHEP-DATEN BEARBEITEN ermöglicht Ihnen die nachträgliche Bearbeitung
der durch die Belegschreibung erstellten Chep-Datensätze (z.B. wegen einer Retoure) oder auch
das manuelle Erstellen von Chep-Datensätzen (z.B. da kein Lieferschein geschrieben wurde).
Nach Aufruf des Programms erscheint folgende Bildschirmmaske:
CHEP-DATEN BEARBEITEN
Datum
F1 F2 -
Kunde
F3 F4 -
Beleg
F5 F6 -
F7 F8 -
Ch-Nr
Anzahl
Disk
F9 F10-
Es werden Ihnen die noch nicht per Diskette versandten Chep-Datensätze angezeigt. Als
'Datum' wird das Anlieferdatum der Ladungsträger angezeigt. Unter 'Kunde' werden die
Kundennummer Ihres Kunden sowie der Name der Anlieferungstelle angezeigt. In der Spalte
'Beleg' wird das Belegkürzel sowie die Belegnummer angezeigt.
F1 - Ende, Rücksprung ins aufrufende Menü
F2 - Anzeige alle Datensätze oder nur der unerledigten
F3 - Neuaufnahme eines manuellen Chep-Datensatzes
F4 - Drucken der gespeicherten Datensätze
F5 - Ändern des aktuellen Datensatze
F6 - Löschen des aktuellen Datensatzes
F7 - Blättern rückwärts innerhalb der gespeicherten Datensätze
F8 - Blättern vorwärts innerhalb der gespeicherten Datensätze
F10 - Bereinigen der gespeicherten Daten um bereits abgesandte Disketten
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Als Belegkürzel werden folgende Zeichenkombinationen verwendet:
LS
RT
RG
GS
--
Lieferschein
Retoure
Rechnung
Gutschrift
manuell erstellter Datensatz.
In der Spalte 'CH-Nr' wird die Kennziffer des ersten Ladungsträgers angezeigt. Daneben
erscheint in der Spalte 'Anzahl' die Menge der ausgelieferten Ladungsträger. In der letzten Spalte
sehen Sie die Disketten-Nummer, mit der der Datensatz gemeldet wurde. Ist der Datensatz noch
nicht gemeldet worden, erfolgt hier keine Anzeige.
Sie können nun die angezeigten Datensätze ergänzen oder korrigieren. Dazu stehen folgende
Funktionstasten zur Verfügung:
Pfeil runter/rauf
Über diese Tasten können Sie von den angezeigten Datensätzen einen
bestimmten Datensatz anwählen. Der aktuell angewählte Datensatz wird
immer mit einem hellen Balken unterlegt.
F1 - Ende
Durch Drücken dieser Taste beenden Sie das Programm.
F2 - Anz.unerl./
Anz.alle
Mit dieser Taste können Sie zwischen den beiden Anzeigezuständen
'Anzeigen nur der unerledigten Chep-Datensätze' (Standard bei
Programmaufruf) und 'Anzeige aller Chep-Datensätze' - also auch der
bereits per DIskette gemeldeten Datensätze, soweit sie nicht bereinigt
worden sind - umschalten.
F3 - Neuaufnahme
Über diese Taste können Sie manuell einen Chep-Datensatz anlegen.
Dies kann z.B. erforderlich werden, wenn kein Lieferschein oder keine
Rechnung geschrieben worden ist.
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Folgendes Fenster wird zur Eingabe des Chep-Datensatzes eingeblendet:
CHEP-DATEN NEUAUFNAHME
Kundennummer :
Name ............... :
Straße .............. :
Ort .................... :
Land/PLZ ......... :
Belegart ........... :
Belegnummer .. :
Belegdatum ......:
ChepNr Ladungsträger
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Disketten-Nr. ... :
Satz-Nummer .. :
Anliefer./Anzahl
Retoure/Anzahl
Europalette
Halbpalette
Viertelpalette
Zuerst ist der Kunde auszuwählen. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:
-
Direkte Eingabe der Kundennummer
-
Eingabe von <RETN> bei Kundennummer 0, damit verzweigen Sie in die Auswahl
über Suchbegriff. Sie können wahlweise einen oder mehrere Buchstaben vorgeben
und mit den Tasten F7/F8 blättern oder über die Taste F5 die Kunden-Übersicht abrufen.
Nach Auswahl des Kunden ist nun die Anlieferungsstelle zu erfassen. Vorgeschlagen wird vom
Programm die normale Kundenanschrift. Als Länderkennzeichen wird das im CHEP-STAMM
vorgegebene Länderkennzeichen vorgeschlagen. Übergehen Sie diese Eintragung mit <RETN>
oder nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Als Belegart wird bei der manuellen Aufnahme eines Chep-Datensatzes das Zeichen '-'
angezeigt. Die Belegnummer und das Belegdatum können Sie Ihrem Wunsch nach eingeben.
Die Datenfelder 'Disketten-Nr. und Satz-Nummer' sind reine Informationsdaten und brauchen
nicht ausgefüllt zu werden. Diese Felder enthalten nach Übersendung des Datensatzes per
Diskette die Disketten-Nummer und die fortlaufende Satznummer auf der Diskette und sind somit
später bei einer evtl. Klärung von Unstimmigkeiten von Nutzen.
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Im unteren Maskenteil können Sie nun die Eintragungen über die ausgelieferten Ladungsträger
erfassen. Dazu steht sowohl für die Anlieferung als auch eine evtl. Retoure das Anlieferungsbzw. Retoure-Datum zur Verfügung. Zusätzlich kann für jede mögliche Ladungsträgerart die
entsprechende rück-gelieferte Anzahl eingegeben werden. Die Angabe mehrerer Zeitpunkte zur
Anlieferung/Retoure ist im Chep-Verfahren nicht möglich. Dies erfordert die Aufnahme eines
weiteren Chep-Datensatzes.
Nach Abschluß der Maske mit F1 überprüft das Programm die vorgegebenen Daten. Die Maske
wird nicht beendet, wenn eine der folgenden Eingaben fehlt:
Name
Straße
Ort
Land/Plz
Anlieferungs(Retoure)-Datum
Anzahl.
Ansonsten wird der Datensatz gespeichert. Die angezeigte Tabelle über die Chep-Datensätze
wird neu aufgebaut, wobei der zuletzt erstellte Datensatz als erster Satz auf dem Bildschirm
angezeigt wird.
Sie haben zusätzliche Arbeitsmöglichkeiten über folgende Funktionstasten:
F4 - Drucken
Hiermit können Sie eine Auflistung der gespeicherten Datensätze per Drucker
erhalten. Je nach Einstellung mit der Taste F2 erhalten Sie alle Chep-Datensätze
oder nur die noch nicht gemeldeten Datensätze.
F5 - Ändern
Über diese Taste können Sie den aktuellen Chep-Datensatz manuell ändern. Die
Änderung entspricht im Ablauf der Neuaufnahme eines Chep-Datensatzes, außer
daß die Kundennummer nicht geändert werden kann.
F9 -
Zusätzlich können Sie über die Taste F9 die Disketten-Nummer/Satz-Nummer
löschen bzw. bei erneuter Anwahl wiederherstellen, soweit Sie die Maske nicht
verlassen haben. Dies ist z.B. erforderlich, wenn ein Satz von CHEP nicht
verarbeitet werden konnte und dieser Satz nochmals gemeldet werden muß.
F6 - Löschen
Mit dieser Taste können Sie den aktuellen Chep-Datensatz löschen. Bevor die
Löschung erfolgt, wird vom Programm nochmals nachgefragt, ob die Löschung
tatsächlich beabsichtigt ist. Wird dieses mit JA beantwortet, wird die Löschung
unwiderruflich vorgenommen.
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F7 - Blättern rückw/
F8 - Blättern vorw
Sind mehr Chep-Datensätze vorhanden, als auf einer Bildschirmseite
darstellbar sind, so können Sie mittels dieser Tasten im
Chep-Datenbestand blättern.
F10 - Bereinigen
Über diese Funktion können Sie bereits gemeldete Chep-Datensätze aus
dem System entfernen. Es ist zu empfehlen, diese Funktion von Zeit zu
Zeit auszuüben, damit die Menge der gespeicherten Datensätze nicht
überhand nimmt. Mit Drücken der Taste erscheint folgendes
Zusatzfenster:
BEREINIGUNG ALTE CHEP-DATEN
Bereinigungslauf bis Diskette 0000000
Geben Sie nun die Disketten-Nummer ein, bis zu der alle
Chep-Datensätze aus dem System gelöscht werden sollen. Sie sollten
immer nur bis zu der Diskettennummer einen Bereinigungslauf
vornehmen, für die auch bereits eine Abrechnung erfolgt ist. Damit stellen
Sie sicher, daß bei Rückfragen oder sonstigen Problemen die
gemeldeten Datensätze noch zur Kontrolle zur Verfügung stehen.
Mit Bestätigung der Disketten-Nummer wird der Bereinigungslauf
gestartet. Dieser kann bei großen Datenmengen 1-2 Minuten in Anspruch
nehmen.
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Erweiterungen Lieferscheine/Rechnungen
Die Belegschreibungen für Lieferscheine/Rechnungen sind bei Abschluß der Artikeleingabe
bzw. vor dem Drucklauf um eine Zusatzmaske zur Eingabe der Chep-Daten erweiteret worden:
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Chep-Nr. Ladungsträger
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Menge
Europalette
Halbpalette
Viertelpalette
Anlieferungsdatum: 00.00.00
Das Programm bietet Ihnen zu jedem im Chep-Stamm gespeicherten Ladungsträger die Eingabe
der Menge an. Tragen Sie diese entsprechend den Erfordernissen ein. Weiterhin müssen Sie das
tatsächliche Anlieferungsdatum eingeben, da dieses in der Regel nicht dem Belegdatum
entspricht.
Die Chep-Daten sind zuerst lokal an den Beleg gebunden. Sie sind somit nicht sofort im Programm 'CHEP-DATEN BEARBEITEN' verfügbar. Erst mit dem endgültigem Ausdruck des
Belegs werden die Chep-Daten an die CHEP-Datenverwaltung übergeben.
Soweit ein Lieferschein in eine Rechnung umgewandelt wird, bleiben die Chep-Daten auch nach
der Kopie in die Rechnung erhalten. Das bedeutet, die Daten können entweder über das FAKTURA-Programm oder auch über das Programm CHEP-DATEN BEARBEITEN korrigiert werden.
Die Änderung der Chep-Daten in der Faktura ist aber nur solange möglich, wie die Daten nicht per
Diskette gemeldet worden sind.
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Erweiterung der Programm-Optionen
Mit Installation des Chep-Moduls ist die Programm-Option'CHEP-Diskette: Disketteninhalt
protokollieren' aktiv. Steht die Option auf JA, wird nach Erstellen jeder CHEP-Diskette ein
zusätzliches Protokoll mit allen auf der Diskette sich befindlichen Daten ausgegeben.

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