Dokumentenmanagementsystem Elektronische Archivierung ein Muss? § Handelsgesetze: Aufbewahrungsfristen (Belege 10 Jahre, Hilfsdoku. 6 Jahre, Bauindustrie und Gesundheitswesen bis 30 Jahre) § Steuergesetze: Laut GDPdU sind alle Belege dem Vertreter des FA in elektronischer Form zu übergeben. Begriff: Revisionssichere Archivierung (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Dokumentenmanagement Schließt die elektronische Archivierung ein • Komfortable Benutzeroberfläche • Sammlung aller Unternehmensdaten (Integration bestehender Systeme) • Suchkriterien und Sortierung • Zugriffssteuerung • Überblick und Zusammenhänge • Informationsmanagement • Lenkung der Dokumente • Datensicherheit Vorteile der Archivierung Minimierung der Reaktionszeiten Erhöhung der Flexibilität Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer Kosteneinsparung (Zeitgewinn, Platzeinsparung) Erhöhte Dokumentensicherheit (Versionen) Gesetzeskonform TÜV-Zertifiziert Hauptfunktionen des Clients • Suchen (Volltext- und Index-Suche) • Import (Scans, MS Office, Windows Explorer, ERP-Systeme z.B. VARIO…) • Bearbeiten von Dokumenten, Anmerkungen • Sortieren und Gruppieren • Vorschau der Dokumente • Mehrsprachigkeit (D,E,F,I,ES,HU) • Workflow • Dokumente per E-Mail senden • Mehrere Ansichten gleichzeitig Eingabehilfen • Feldeingaben: Eigene Listen hinterlegen • Listenbegriffe einschränken • Zugriff auf Datenquellen über ODBC (mehrere Felder füllen, z.B. Adresse) • Vorbelegung von Feldern mit Werten oder mit Hilfe von Formeln, z.B. aktuelles Tagesdatum Dokumentenimport (alle Formate) • • • • • • • • MS-Office-Programme (Vorlagen) Windows-Explorer (Kontextmenü) Drag and Drop Datenbanken (SQL, ODBC,…) ERP-Systeme (vollautomatisch) Scanner Daten-Verzeichnis als Quelle Einbindung von Viewern Scannen • An allen Arbeitsplätzen • Verwenden von Schablonen zur Text- und Barcodeerkennung • Stapelverarbeitung • direktes Scannen in die richtige Dokumentenklasse • Automatisches Auffüllen von Indexfeldern • Alle Scanner mit Twain-Treiber kompatibel Stapelscannen • Stapel-Verarbeitung von Massen-Dokumenten mit Hochleistungsscanner • Barcode-Erkennung (alle Typen) • OCR-Erkennung • Scan-Schablonen und -Profile • Bildreinigung • Datenbankverbindung zum Füllen der Indexfelder Archivstruktur und Administration • Abbildung Ihrer individuellen Dokumentenstruktur • Zugriffsberechtigungen fein abstimmbar • Zentrale Administration der Archiv-Eigenschaften • Protokollierung • Zahlreiche Zusatzmodule • keine Kapazitätsgrenzen • Automatische Verknüpfungen Workflow • • • • • Grafischer Designer für einfache und komplexe Workflows Zerlegung komplexer Workflows in mehrere Module Mehrstufiges Eskalationsmanagement Auswertung von Indexfeld-Inhalten zur Steuerung Benachrichtigung in SCANVIEW und / oder externem Mailprogramm (Outlook, Lotus Notes) • Aufruf externer Anwendungen • Stabilität und Performance durch eigene Datenbank • Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung Workflow Beispiele • • • • • • • • • • • • Bestellanforderungen Eingangsrechnungen Angebote, Kalkulationen Reisekostenabrechnung Monatsreports Vertrieb Ausgangsrechnungen, Zahlungseingang Leistungsbeschreibung, Preislisten Urlaubsanträge Laufzettel oder Checkliste für neue Mitarbeiter Änderungsmitteilungen als Alternative zur E-Mail Verteilung Eingangspost Freigabe und Versand der Ausgangspost Eingangsrechnungen Eingangsrechungen kommen ins Haus 123456 Aufkleben des Barcodes (laufende Nr.) Vorteil: Nur eine Eingabe nötig! Erkennung durch Barcode Erfassung in der Buchhaltung mit Barcodezahl Automatische Übertragung Zusammenführung SCANVIEW Lieferscheine Lieferschein aus dem WWS wird ausgedruckt . Lieferschein aus dem WWS wird autom. übertragen SCANVIEW Lieferschein aus dem WWS mit Unterschrift. Erkennung Barcode Ausgangsrechnungen • Entstehung im ERP-System mit Barcode • Automatische Übertragung ins Archiv Rechnungen mit gefüllten Indexfeldern. • Ausdruck für Kunden • Einbinden in Workflow Elektronische Dokumente Automatische Übertragung aus dem Warenwirtschaftssystem: • Anfragen • Bestellungen • Rechnungen • Lieferscheine •… Warum diese Übertragung? • Entlastung • Vorgänge im Zusammenhang • Datensicherung • Selektion für Behörden E-Mail Dokumente E-Mails sind z.B. Briefe oder Bestellungen, die Anhänge enthalten Dokumente zu Geschäftsvorfällen und fallen damit unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. • Automatische Übertragung aller E-Mails: Von Server übertragen mit Filterfunktionen • Manuelle Übertragung einzelner E-Mails: Von Benutzer zugeordnet Zusammenfassung • Alle Dokumente in allen Formaten archivierbar • Individuelle Struktur von Verzeichnissen, Dokumentenklassen und Sortierung • Weitentgehende Automatisierung • Umfangreiche Unterstützung der Benutzer • Dokumentenmanagement auf viele Bereiche anwendbar Zeigen im Programm • • • • • • • • • Suchfunktionen Bedienung, Miniaturansicht Verbindung E-Mail, Word, Excel, Explorer Stapelscannen (Barcode und OCR) Dokumentenklassen Benutzer- und Verzeichnisverwaltung Routing Viewer Datenbankverbindung
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