Leitfaden Scannen

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Leitfaden Scannen
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Scan-to-SMB
Scan-to-FTP
Internet-Fax
Scan-to-eMail
Scan-to-HDD
Scan-to-Box
Scannen
gehört heutzutage zum
Büroalltag. Dokumente werden normalerweise gescannt und archiviert. Man kann
dann später auf sie zugreifen und sie
nochmals drucken oder versenden. Es gibt
eine Vielzahl von Scan-Optionen wie z.B.
Scan-to-SMB, Scan-to-FTP, Scan-to-eMail,
Scan-to-HDD/Box etc. Dieser Leitfaden
behandelt diese Scan-Optionen, ihre
Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile.
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Inhalt
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Scan-to-eMail
4
Scan-to-SMB
PC
6
Scan-to-HDD / Scan-to Box
Vertrauliche Box
8
TWAIN Scanning
10
Scan-to-FTP
12
Scan-to-URL
14
Internet-Fax
iFax
16
Übersicht Scan Mode
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Scan-to-eMail
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4
Bei Scan-to-eMail werden Dokumente gescannt und dann
unmittelbar an den internen Mailserver gesendet. Die gescannten Daten werden als Anhang versandt, nach Wahl des
Absenders entweder im TIFF-, JPEG oder im PDF-Format.
Wenn der Absender die Dokumente an eine externe Adresse
senden möchte, wird die Mail automatisch an den entsprechenden externen Mailserver weitergeleitet.
Beim internen Versand bleibt die E-Mail auf dem Mailserver,
bis der PC des Empfängers den Mailserver kontaktiert. Sobald
sich der Client-PC beim Mailserver meldet, wird die E-Mail
automatisch auf die Festplatte des Client-PCs gezogen und
der Absender bekommt eine Mitteilung per E-Mail.
Mit Scan-to-eMail können Daten ohne manuellen Eingriff
unmittelbar auf jeden beliebigen PC übertragen werden.
Darüber hinaus können gescannte Dokumente über das Internet an Adressen ausserhalb des Netzwerks gesendet werden.
Der einzige echte Nachteil ist die Begrenzung der Dateigrösse,
die normalerweise bei ca. 5 MB liegt. Da grössere Dateien
normalerweise nicht per E-Mail übertragen werden können,
sollte dieser Scan-Modus überwiegend für Daten mit niedriger
Auflösung oder Jobs mit wenigen Vorlagen verwendet werden.
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Mailserver
Client-PC
Intranet
Internet
Datenfluss
Datenfluss
Datenfluss
Mailserver
Kopierer/Drucker/
Scanner
5
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Scan-to-SMB
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6
Scan-to-SMB (Server Message Block) ist eine Alternative
zu FTP- oder NetWare-Übertragung. Das SMB-Protokoll
bietet in einem Computernetzwerk eine Möglichkeit für
Client-Anwendungen, Dateien zu lesen und zu schreiben
sowie Dienste von den Serverprogrammen anzufordern.
Das SMB-Protokoll kann über das Internet zusätzlich zu
TCP/IP oder sonstigen Netzwerkprotokollen verwendet
werden, einschliesslich von Internetwork Packet Exchange
und NetBEUI. Mit dem SMB-Protokoll kann eine Anwendung
(oder deren Benutzer) auf remote gespeicherte Dateien sowie
auf andere Ressourcen wie z.B. Drucker, Mail Slots und
Named Pipes zugreifen. Eine Client-Anwendung kann Dateien
auf dem Remoteserver lesen, erstellen und aktualisieren. Sie
kann ebenfalls mit jedem Serverprogramm kommunizieren,
das so eingerichtet ist, dass es eine SMB-Protokollanforderung annehmen kann.
Die Betriebssysteme Windows 95 und aufwärts sowie
Mac OS X 10.4 und höher unterstützen das SMB-Protokoll für
Client und Server. Für Unix-Systeme ist jetzt ein Sharewareprogramm, Samba, erhältlich. Das SMB-Protokoll entstand bei
Microsoft und hat eine Reihe von Entwicklungen durchlaufen.
Auf einem Client und Server können verschiedene Protokollvarianten installiert sein, die vor dem Beginn einer Sitzung
ausgehandelt werden.
Das SMB-Protokoll für Scan-to-File gilt als sicherer als FTPÜbertragung, weil es Passwörter so verschlüsselt, dass ein
Netzwerktrace sie nicht abfangen kann.
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Server
Client-PC
Intranet
Datenfluss
Datenfluss
Kopierer/Drucker/
Scanner
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Scan-to-HDD /
Scan-to-Box
Vertrauliche Box
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Scan-to-HDD (Festplatte) wurde ähnlich wie TWAIN-Scan
entwickelt, um leichten Zugriff auf gescannte Daten zu
ermöglichen. Die Dokumente werden in den Einzug gelegt,
gescannt und anschliessend vorübergehend in der Mailbox
des aktuellen Benutzers gespeichert. Die Festplatte dient
vorübergehend als Dateiserver. Wenn auf dem PC des Benutzers EFI WebScan oder eine TWAIN-kompatible Anwendung gestartet wird, kann der Benutzer sich bei seiner
Mailbox anmelden und auf seine Dokumente zugreifen.
Im Vergleich zum TWAIN-Scan hat
dieser Scan-Modus zwei klare Vorteile:
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8
Die Systemfestplatte kann als temporärer Dateiserver verwendet werden. Dadurch bekommen alle Benutzer im Netzwerk
sicheren Zugang zu gespeicherten Dokumenten.
Die Vorlagen können unmittelbar nach dem Speichern der
Daten auf der Festplatte entnommen werden.
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Client-PC
Intranet
Benutzerbefehle
Datenfluss
Datenfluss
Festplatte
Kopierer/Drucker/
Scanner
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TWAIN Scanning
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10
TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) steht
für einen Standard der Computerbranche, der bestimmt,
wie Scanner Daten an Softwareanwendungen übertragen.
Mit TWAIN können Softwareanwendungen kompatibel mit
Scannern arbeiten, ohne selbst irgendetwas über das Scangerät zu wissen. In der Praxis wird der Scanner über einen
auf dem Client-PC installierten aktivierten TWAIN-Treiber
gesteuert.
Zum Scannen im TWAIN-Modus werden Dokumente ganz
normal in den Vorlageneinzug gelegt und gescannt. Der Scanvorgang kann von jedem beliebigen Desktop aus mit einer
TWAIN-kompatiblen Anwendung wie z.B. Adobe Photoshop
etc. gestartet werden. Wenn die Scans abgeschlossen sind,
können die Vorlagen aus dem Scannereinzug entfernt werden.
Der grösste Vorteil des TWAIN-Scans besteht darin, dass
in jede beliebige TWAIN-kompatible Anwendung gescannt
werden kann, wodurch erhebliche Zeiteinsparungen erzielt
werden können.
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Client-PC
Intranet
Benutzerbefehle
Datenfluss
Kopierer/Drucker/
Scanner
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Scan-to-FTP
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Mit Scan-to-FTP können Vorlagen gescannt und anschliessend in ein bestimmtes Verzeichnis auf dem internen oder
einem externen FTP-Server gespeichert werden. Dann kann
mit auf dem PC des Benutzers installierter FTP-Clientsoftware
auf die Daten zugegriffen werden. Wenn das Verzeichnis, in
das der FTP-Server die gescannten Daten speichert, ein im
Netzwerk freigegebenes Laufwerk ist, kann alternativ dazu mit
einem normalen Datei-Manager wie z.B. MS Explorer auf die
Dateien zugegriffen werden.
Scan-to-FTP bietet eine strategische Ergänzung zu Scan-toMail. Scan-to-FTP wurde speziell für grössere Dateien entwickelt und kann Dateien in fast beliebiger Grösse bewältigen.
Es ist daher das perfekte Werkzeug zum Archivieren grösserer
Dokumente.
Dieser Scan-Modus wird nicht empfohlen, wenn der Absender
beabsichtigt, ein grosses gescanntes Dokument mit einer Vielzahl von Empfängern zu teilen. In diesem Fall müsste der Absender eine weitere E-Mail versenden, um die Datei und deren
Ort anzukündigen.
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FTP-Server
Client-PC
Intranet
Internet
Datenfluss
Datenfluss
Datenfluss
FTP-Server
Kopierer/Drucker/
Scanner
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Scan-to-URL
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Wie bereits erwähnt ist Scan-to-FTP die ideale Scan-Option
für grössere Dateien. Wenn die gescannten Informationen
an mehrere Empfänger versandt werden sollen, muss eine
zusätzliche, separate E-Mail gesendet werden. In diesem Fall
ist bei umfangreichen Dokumenten Scan-to-URL die perfekte
Lösung. Diese Option verbindet die Vorteile von Scan-to-FTP
und Scan-to-eMail: Sie bewältigt grosse Dateien und versendet E-Mailbenachrichtigungen.
Der Benutzer gibt die gewünschte FTP-Serveradresse an,
an der die gescannten Daten gespeichert werden sollen, und
wählt die E-Mailadressen der gewünschten Empfänger aus.
Nach dem Scannen der Dokumente speichert das System
die Dateien auf dem FTP-Server. Über eine automatisch erstellte E-Mail wird ein Link an die Verteilerliste gesendet. Durch
Klicken auf den Link kann unmittelbar auf die Datei zugegriffen
werden.
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Mailserver
Client-PC
Intranet
Benachrichtigung
Internet
Benachrichtigung
Datenfluss
Datenfluss
FTP-Server
Kopierer/Drucker/
Scanner
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Internet-Fax
iFax
➔
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➔
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➔
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➔
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Internet Fax ist keine richtige Scan-Anwendung, es kann
jedoch für bestimmte Anwendungen als Alternative zu Scanto-eMail angesehen werden.
Im Internet-Fax-Modus werden gescannte Dokumente per
E-Mail an den Mailserver des Empfängers gesendet. Das
Dokument wird an das Internet-Fax-kompatible Ausgabegerät
übertragen und dann gedruckt.
Im Vergleich zum herkömmlichen Fax entfallen bei der
Internet-Fax-Option die Übertragungskosten, da anstatt
Telefonleitungen das Internet benutzt wird. Dies führt zu
erheblichen Einsparungen, insbesondere bei Fernverbindungen.
Im Gegensatz zu Scan-to-eMail werden die Dokumente
nicht als elektronische Dateien empfangen sondern als Ausdrucke auf Papier. Dadurch entstehen zwar Druckkosten,
diese Option ist jedoch sehr relevant für bestimmte Umgebungen wie z.B. Lager, in denen Ausdrucke auf Papier
benötigt werden.
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Kopierer/Drucker/
Scanner
Mailserver
Intranet
Datenfluss
Internet
Datenfluss
Datenfluss
Mailserver
Kopierer/Drucker/
Scanner
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Übersicht Scan-Modi
Die folgenden Tabellen bieten einen Überblick über die
von unseren aktuellen und neuen Konica Minolta bizhubProdukten unterstützten Scan-Optionen:
Schwarzweiss-
TWAIN-
Scan-to-
Scan-to-
Scan-to-
Scan-to-
Scan-to-
Scan to
Produkte
Scan
HDD
eMail
URL
FTP
SMB
Personal
iFax
Box
Lokal /
Netzwerk
bizhub 130f*
x/–
–
opt
–
–
–
x
opt
bizhub 162/210
x/–
–
opt
opt
opt
–
–
opt
bizhub 250/350
– / opt
opt
x
x
x
x
opt
x
bizhub 420/500
– / opt
opt
x
opt
x
x
opt
x
bizhub 600/750
– / opt
opt
x
opt
x
x
opt
–
bizhub PRO 920
–/x
x
opt
–
opt
opt
–
–
bizhub PRO 1050
–/x
x
x
–
x
x
–
–
* Farb- und S/W-Scan
x = Standard
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opt = optional
– = nicht verfügbar
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Farbprodukte
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TWAIN-
Scan-to-
Scan-to-
Scan-to-
Scan-to-
Scan-to-
Scan to
Scan
HDD
eMail
URL
FTP
SMB
Personal
iFax
Box
Lokal /
Netzwerk
bizhub C250/C252
opt / x
x
x
x
x
x
x
opt
bizhub C300
opt / x
x
x
x
x
x
x
opt
bizhub C350
opt / x
opt
x
x
x
–
x
x
bizhub C351
opt / x
x
x
x
x
x
x
opt
bizhub C352
opt / x
x
x
x
x
x
x
x
bizhub C450
opt / x
x
x
x
x
x
x
opt
bizhub PRO C500
opt
opt
opt
–
opt
opt
opt
–
bizhub PRO C6500
opt
opt
opt
–
opt
opt
opt
–
x = Standard
opt = optional
– = nicht verfügbar
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