Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Warum moderne Vereinsführung 1/4 Wir alle hier sind irgendwie in Vereinen tätig und können mit den Erfahrungen und Geschichten unserer Vereine Bücher füllen. Leider sind die „Vereine“, genauso wie Unternehmen im Laufe der Zeit, Schwankungen, Krisen und Veränderungen unterworfen. Außerdem stehen sie unter stetig steigendem Wettbewerbsdruck mit der „Freizeitindustrie“. 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 3 Warum moderne Vereinsführung 2/4 Zeichen dafür sind: • die stagnierenden oder fallenden Mitgliederzahlen, „da geh ich doch lieber ins Sportcenter“ • Motivation der Mitglieder bei Veranstaltungen, „kein Bock“ • Monotone Jahresplanungen, „machen wir so wie jedes Jahr“ • Unzureichende Übungsleiterversorgung, Sport- und Freizeitangebote • Wahlämter des Vereins werden mühsam besetzt • Mitgliederversammlungen werden schlecht besucht 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 4 Warum moderne Vereinsführung 3/4 Auswirkung auf die Vorstandsarbeit: • Dies führt zu allgemeiner Unzufriedenheit und Verdruss nicht nur bei den Mitgliedern, sondern auch im Vorstand. • In Folge der sich immer rasanter entwickelnden Technologien haben sich auch die Kommunikations-Wege und Reaktionszeiten „drastisch“ verändert. Früher wurde per Brief kommuniziert, heute gibt es Whats App, SMS, E-Mail etc.. Entscheidungen und Entwicklungen, die früher Wochen brauchten, gehen heute in Stunden oder Minuten. • Auch die Entwicklung der EDV macht bei den Vereinen nicht halt. Dies betrifft zum großen Teil die Mitglieder-Verwaltung und das Kassenwesen (Finanzen). Hier stehen mittlerweile fast jedes 3.Jahr die Vereinsfinanzen auf dem Prüfstand, in Form einer Kontrolle durch das Finanzamt. 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 5 Warum moderne Vereinsführung 4/4 Analyse: • Bei genauem Analysieren der Situation sieht man, dass sich die „einfachen“ Vereine und Verbände immer mehr zu komplexen Vereinen entwickeln, die einem „wirtschaftlichen Unternehmen“ nicht unbedingt unähnlich sind. • Deshalb finden auch immer öfter Management- und Komunikationssysteme aus Industrie und Wirtschaft den Einstieg in die Sportvereine. • Um das langfristige Bestehen unserer Vereine zu sichern, müssen wir uns Gedanken über „unser Management und unsere ManagementKommunikations-Kultur“ machen und uns diesem Wettbewerb stellen. • Hier also nun einige Systeme, die in Vereinen und Verbänden „angewendet“ werden oder werden könnten: 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 6 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Vereinsführung Früher – Heute (Susanne Riedel) Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsführung früher Vorgesetzter: Harzburger Modell • Management by Delegation • Entwickelt 1962 • Anwendung in Wirtschaft und Bundeswehr • Bis in 1980er Jahre besonders aktiv • Anwendung auch heute noch 26.09.2015 1/2 – – – - Führungsverantwortung Kontrollverantwortung Vorgeben der Zielentscheidung Eingreifen nur bei negativen Abweichungen Mitarbeiter – Stellenbeschreibung – Festes Aufgabengebiet – Handlungsverantwortung in Routineaufgaben – Eigenverantwortung – Rechenschaft gegenüber Vorgesetztem Modernes Vereinsmanagement 9 Vereinsführung früher 2/2 Übertragung auf den Sportverein - 1. Vorsitzende ist delegierende Führungskraft Vorstandsmitglieder: unterstellte Mitarbeiter 1. Vorsitzender setzt die Ziele 1. Vorsitzender delegiert die Aufgaben Aufgaben werden von Vorstandsmitglieder eigenverantwortlich behandelt Vorstandsmitglieder erstatten dem 1. Vorsitzenden Bericht Streng unterteilte Aufgabenbereiche Vorstandsmitglieder schauen nicht über den Tellerrand hinaus Vor allem negatives Feedback Hemmend für Motivation 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 10 Vereinsführung heute 1/3 Freiburger Management Modell für NPO • 1995 vorgestellt • 20 Jahre Grundlagenforschung • Grundanliegen – Bedürfnissen der Mitglieder optimal genügen – Qualität von Leistungen und Prozessen • Klassische Managementlehre passt nicht, weil: – Mitglieder haben mehrere Rollen im Verein: • Mitglied im Vorstand • ÜL / Trainer • „Kunde“ – Ehrenamtlich / unentgeltlich / Nebentätigkeit • Bindung ideell • Weisungsrecht eingeschränkt • Überzeugung für ein Anliegen • Basisdemokratische Entscheidungsfindung 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 11 Vereinsführung heute • • Prozessorientierung • Arbeit in Gremien oder Ressorts – – – – – – • Vereinsentwicklung Sportentwicklung Vereinskultur Sportbetrieb (Organisation) Marketing + Öffentlichkeitsarbeit Geschäftsführung + Verantwortung Beratende und beschlussfassende Ausschüsse 2/3 Projektmanagement-Methoden – – – – Definition der Aufgabe Einarbeitung aller Teilnehmer Detaillierter schriftlicher Zeitplan Zwischenberichte zu Meilensteinen – Ergebnisbericht + Vorstellung für den Vorstand – Vorstand berät oder entscheidet – Zeitlich begrenzte Arbeitsaufträge – Daueraufgaben – Auch externe Mitarbeiter möglich 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 12 Vereinsführung heute 3/3 Freiburger Management Modell für NPO Vorteile: - Wir-Gefühl Gleichberechtigung innerhalb der Gremien Funktionsübergreifende Teams Direkte Interaktion Verschiedene Aufgaben entsprechend der Stärken der Gremiumsmitglieder - Wissensmanagement - Wissensteilung - Fundus an: • • • • 26.09.2015 Ideen Unterstützung Bestätigung Tatkraft Modernes Vereinsmanagement 13 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement Was brauchen wir um von „zeitgemäßer Kommunikation“ zu reden? Kommunikationsansatz • • • • • Um zeitgemäß und vernünftig zu kommunizieren benötigen wir: Ein Modell zur Orientierung wie der Verein geführt werden soll. Hier wurde eine Kombination aus Situative-Reifegrad-Theorie und Leadership-Quadranten-Modell gewählt. (Paul Hersey und Kenneth Blanchard 80er Jahre) Dieser Ansatz lässt sich auf andere Führungsmodelle, so wie wir sie noch vorstellen werden, übertragen. 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 17 Spannungsfeld des Vereinsmanagements Strategie Interessen intern Führung Kompetenz Kommunikation Engagement Qualifikation 26.09.2015 Interessen extern Transparenz Ressourcen verwalten Modernes Vereinsmanagement 18 • Interessen, die zu berücksichtigen sind Medien Wirtschaftliche Entwicklung 26.09.2015 Externe Einflüsse Energie, Technologie Recht, Politik Modernes Vereinsmanagement Trends im Sport Demographischer Wandel 19 • Interessen, die zu berücksichtigen sind Interne Einflüsse Mitgliedererwartungen 26.09.2015 Wirtschaftskraft des Vereins Modernes Vereinsmanagement Mitgliederstruktur 20 Kommunikation – Managementaufgabe im modernen Verein • Kommunikation, ist die Verständigung zwischen Menschen sowie der Austausch von Informationen zwischen Geräten Und für den Verein eine Management aufgabe Kommunikation früher Kommunikation heute Unterscheidung Interne Kommunikation 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement Externe Kommunikation 21 Kommunikation früher Überwiegend vom Vorstand zu den Mitgliedern - Anweisungen, Regeln, Ergebnistabellen, usw. Überwiegend vom Pressewart zu den Printmedien - Ankündigungen, Berichte von Ereignissen Ergebnistabellen, usw. mit der Bitte um Abdruck Behandeln wir hier nicht weiter 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 22 Kommunikation heute Externe Kommunikation Wann wird kommuniziert Wer ist gemeint Wie wird kommuniziert Was wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 23 Unsere Zielgruppen Wer ist gemeint - Sponsoren Jugendliche Sportinteressierte Schulen/Uni‘s Sympathisanten Wann wird kommuniziert Bei allen wesentlichen Ereignissen, kontinuierlich, Was wird kommuniziert Aktuelles, Besonderes gerichtet auf die Zielgruppe 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 24 Wie wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert 26.09.2015 - Presse Funk Fernsehen Social Media - Sog. Kommuniationsmix - Steigerung Bekanntheitsgrad - Höhere Medienpräsenz - Bessere Positionierung bei Zielgruppen - Erreichen von Feedback Modernes Vereinsmanagement 25 Kommunikation heute Interne Kommunikation Wann wird kommuniziert Wer ist gemeint Wie wird kommuniziert Was wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 26 Wer ist gemeint Unsere Zielgruppen - Mitglieder - Familienangehörige Wann wird kommuniziert Bei allen wesentlichen Ereignissen, kontinuierlich, Was wird kommuniziert Aktuelles, Besonderes gerichtet auf die Zielgruppe 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 27 Wie wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert 26.09.2015 - Persönlich/direkt schriftlich Social Media Sog. Kommuniationsmix - Bessere Integration Erhöhung des pers. Engagements Erreichen von Feedback Bessere Mitgliederbindung Modernes Vereinsmanagement 28 Es ist uns natürlich bewusst, dass fast niemand alle Aspekte gleichzeitig und permanent berücksichtigt. Im Interesse einer modernen Vereinsführung ist eine, wie gerade vorgetragene, Kommunikation aber unerlässlich. Damit leite ich zum nächsten Abschnitt über, den uns Jörg präsentieren wird. 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 29 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Praxiskampagne Automation von Information und Kommunikation Verein 2.0 (Jörg Jakobs) Walburga Rudolph Jörg Jakobs www.vereinsmanager-ag-fuehren.de Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN Robert Wollscheid Susanne Riedel Udo Harig Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Walburga Rudolph Jörg Jakobs Der Umgang mit den Mitgliedern • • • • • • • • • • • • Mitgliedergewinnung Mitgliederbindung Mitarbeitergewinnung Früher: Autoritäre Führung durch Einzelpersonen Heute: Einbeziehung aller Glieder der ‚Vereinshierarchie‘ mit Führungsteam und Gremien/Ressorts/Teams Ziel: Wertschätzung der Arbeit aller Mitarbeitenden aber auch die Notwendigkeit der Mitarbeit Aller deutlich machen Öffentlichkeitsarbeit Sponsorensuche und Spendenwerbung (Ku’ki‘s und Mi’ki’s) 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 38 Praxisbeispiele • Willkommens- und Abschiedskultur – – – – – – – Begrüßungsbrief des/der Vorsitzenden (Handout) Schreiben des/der Kassierers/in (Datenabgleich) (Handout) Persönlicher Mitgliedsausweis Jahresprogramm des Vereins Verzeichnis der Vorstandsmitglieder Übersicht der Trainingszeiten Kündigungsbestätigung mit Datum der Wirksamkeit (Handout) – Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen Abschied, runder Geburtstag, Hochzeit, Kommunion, Konfirmation….(Beileids-/Karte, Blumen, Fotoalbum, Thermoskanne, Vase in Vereinsfarben, Kranz, Anzeige, Foto) 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 39 Abschlusswertung 1/2 • Die vorgestellten Managementmethoden sind „teilweise alt“. Aber das wird immer noch an den Sporthochschulen und Unis gelehrt. • Die Kunst als „Vereinsmanager“ ist es jetzt, aus allen vorgestellten Möglichkeiten das Optimum zu „extrahieren“ und auf Deinen Verein anzuwenden. – Nur „Schema F“ geht nicht, da ja jeder Verein anders ist und der Faktor Mensch extrem heftig ausgebildet ist. • Ein weiterer Punkt ist auch die Kommunikations- und Informationsqualität. – Es sollte nicht „jeder Mist“ kommuniziert werden. Sachliche und vorgangsfördernde Informationen sind hilfreicher. Thema: „mündiges Mitglied“ • Außerdem sollte man auch immer bereit sein für neue Sachen. – Dass Ihr das seit, habt Ihr ja mit dem Besuch dieses Lehrgangs getan. Aber auch hier gilt, dass Ihr das nicht stumpf übernehmen könnt. Wie in der „freien Wirtschaft“ solltet Ihr alle Modelle auf Ihren „Kosten-Nutzen“ abklopfen und die Machbarkeit für Euch abklären. 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 40 Abschlusswertung 2/2 • Das nennt man bei den Pädagogen „Transformieren der Theorie in die Praxis“. • Die Musiker nennen das Umschreiben von vorhandenen Musikstücken in andere Tonlagen oder für andere Instrumente „transponieren“. • Nichts anderes macht Ihr, wenn Ihr die vorgestellten Modelle der Vereinsführung als Handwerkszeug für die Führung Eures Vereins benutzt und weiter ausbaut. • Als Vorstand oder „Vereinsmanager“ spielt Ihr das Instrument „Verein“. Auch dieses Instrument bedarf jahrelanger Erfahrung und konzentriertem „Spiel“ bei der „Aufführung“. 26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 41
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