Microsoft Outlook 2010/2013

Microsoft Outlook 2010/2013
Automatisches Beantworten von E-Mail-Nachrichten ohne Exchange ServerKonto
Sie können Outlook 2010/2013 so einrichten, dass an alle Personen, die Ihnen E-Mail-Nachrichten senden, eine automatische Antwort gesendet wird, auch wenn Sie nicht innerhalb einer
Exchange-Server-Umgebung arbeiten.
Schritt 1: Erstellen einer Nachrichtenvorlage
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue E-Mail.
2. Geben Sie in den Textbereich die Nachricht ein, die als automatische Antwort versandt
werden soll.
3. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann
auf Speichern unter.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage
(*.oft)|.
5. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Nachrichtenvorlage ein, und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Schritt 2: Erstellen einer Regel für das automatische Antworten auf neue E-Mail-Nachrichten
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei in der Gruppe Information auf Regeln und
Benachrichtigungen verwalten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.
3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Regel auf von mir empfangene
Nachrichten anwenden, und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Aktivieren Sie unter Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? alle gewünschten Kriterien. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Normalerweise brauchen
Sie hier keine Elemente auszuwählen.
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5. Aktivieren Sie unter Was soll mit dieser Nachricht passieren? das Kontrollkästchen
diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
6. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene
Werte klicken) auf einer bestimmten Vorlage.
7. Klicken Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.
8. Wählen Sie die im vorherigen Abschnitt erstellte Vorlage oder eine andere erstellte
oder heruntergeladene Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
9. Klicken Sie auf Weiter.
10. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen für Ausnahmen von der Regel für
das automatische Antworten. Normalerweise werden keine Ausnahmen hinzugefügt.
11. Klicken Sie auf Weiter.
12. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel für das
automatische Antworten ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Wichtig Outlook muss ausgeführt werden und für das regelmäßige Abrufen neuer Nachrichten konfiguriert sein, damit vom Regel-Assistenten automatisch eine Antwort gesendet werden
kann.
Wenn mit dem Regel-Assistenten die Regel diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten aktiviert wurde, wird die automatische Antwort nur einmal pro Sitzung an die einzelnen
Absender gesendet. Jeder Start von Outlook wird als Sitzung betrachtet, die erst mit dem
Schließen der Anwendung beendet wird. Mit dieser Regel wird verhindert, dass Outlook wiederholt Antworten an einen einzelnen Absender sendet, von dem Sie mehrere Nachrichten
erhalten. Während einer Sitzung werden von Outlook die Benutzer, an die bereits eine Antwort
gesendet wurde, in einer Liste protokolliert. Wenn Sie Outlook schließen und erneut starten,
wird dies als neue Sitzung betrachtet und die Liste der Absender, die bereits eine automatische
Antwort erhalten haben, wird zurückgesetzt.
Tipp Erwägen Sie das Erstellen einer Outlook-Aufgabe oder einer Aufgabenerinnerung, die
Sie daran erinnert, diese Regel zu deaktivieren, wenn keine automatischen Antworten mehr
gesendet werden sollen.
Deaktivieren der automatischen Antworten
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln, und
klicken Sie dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Deaktivieren Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln unter Regel das Kontrollkästchen der
Regel, die deaktiviert werden soll.
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