Protokoll - VBS - Bundesverwaltung

Eidgenössisches Departement für Verteidigung,
Bevölkerungsschutz und Sport VBS
Generalsekretariat VBS
Bibliothek am Guisanplatz
Protokoll
Datum:
Ort:
Zeit:
Vorsitz:
Protokoll:
Anwesend:
Entschuldigt:
5. November 2015
Bibliothek am Guisanplatz, Bern
10:00-11:15 Uhr
Daniel Kohler, Leiter DKB, VBS (BiG)
Daniel Nater VBS (BiG)
Arthur Bissegger EDI (BAG)
Bernard Cuony WBF (SECO)
Hansueli Locher NB
Christophe Terrettaz EJPD (fedpol)
Dr. Jacques Bühler Bger
Jean-François Leber BIT
Jérémie Leuthold PD
Nicole Reichen UVEK (BAFU)
Pascale Thiévent EDA (DEZA)
Zur Kenntnis:
Referenz/Aktenzeichen: 27-11.4/15.008604/15.029901
Traktanden
1. Begrüssung
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D. Kohler begrüsst die Anwesenden zur 2. Sitzung im 2015. Die vorliegenden Traktanden werden genehmigt.
2. Protokoll der letzten Sitzung
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Das Protokoll der Sitzung vom 17. April 2015 wird mit Dank an den Verfasser genehmigt.
Generalsekretariat VBS
Daniel Nater
Papiermühlestrasse 21A, CH-3003 Bern
Tel. 031 3245110, Fax
[email protected]
www.vbs.admin.ch
3. Informationen Alexandria-Verbund
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D. Kohler informiert über folgende personellen Mutationen: Stefan Kandera arbeitet
seit dem 1. Oktober 2015 neu 60 %. Er ist jeweils Montag bis Mittwoch anwesend.
Rahel Birri Blezon erhöht deshalb ihr Pensum ab dem 1. Januar 2016 auf 100 %.
Ausserdem arbeitet noch Ramona Hüsler (Praktikantin MAS Bibliotheks- und Informationswissenschaften der BiG) zu 20 % für den Verbund.
Die regelmässigen Informationen per Mail für den Monat November werden nächstens verschickt. Sie enthalten wie immer die wichtigsten Neuerungen des AlmaReleases, den Stand der Baustellen und sonstige Informationen.
Die Anpassung der Ausleihregeln ist abgeschlossen. Diese Aufgabe erwies sich als
schwieriger als angenommen.
Noch vor Weihnachten sollten unsere aktuellen Katalogdaten auch in Swissbib wieder verfügbar sein. Auf www.swiss-serials.ch sind sie es bereits. Folgende Schnittstellen sind betriebsbereit: SRU, Z39.50, API, OAI, X-Services / Webservices.
Am 29. Oktober 2015 fand im Bundesamt für Statistik in Neuchâtel der AlexandriaInfo-Anlass statt.
Die Vorarbeiten für die Einführung von RDA und GND-F im Alexandria-Verbund
konnten noch nicht an die Hand genommen werden, da Ex Libris die dazu benötigten
Informationen noch nicht geliefert hat. Gleichzeitig werden Überlegungen angestellt,
ob es nicht vorteilhafter wäre, die beiden Vorhaben zu etappieren. Zuerst könnte der
neue Standard RDA eingeführt werden und erst anschliessend die Verwendung der
GND für die Formalkatalogisierung realisiert werden.
4. Informationen Umsetzung und Betrieb Alma und Primo
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Die Benutzeroberflächen von Alma und Primo sind jetzt in Deutsch, Französisch und
Italienisch vorhanden.
 Die Bilanz von zwei Jahren Alma/Primo (seit 27.11.2013) sieht folgendermassen aus:
o 357 Cases erstellt (Salesforce) (Fehler, Anliegen, Umsetzungsvorschläge usw.)
o 281 Cases behoben
o 76 Cases sind noch offen (43 befinden sich aktuell in der Entwicklungsabteilung)
o 8 NERS Cases (Anliegen, die nach einem Abstimmungsprozedere von Ex Libris
umgesetzt werden)
 Am Infoanlass in Neuchâtel konnte die Neuentwicklung in Bezug auf die Verwaltung
von digitalen Objekten in Alma gezeigt werden. Die BiG ist in diesem Zusammenhang
Ex Libris-Pilotpartner. Es sind zwei Möglichkeiten vorgesehen:
o Upload in Alma (das dazu nötige Accessmanagement ist in Entwicklung; zurzeit
können Dateien von über 500 MB Grösse nicht direkt hinaufgeladen werden)
o Upload via Web-Interface (in diesem Fall können Bibliotheken und weitere Kunden/innen digitale Dokumente in Alma speichern, ohne dass sie einen Zugang
zu Alma benötigen; der Ingest-Prozess erfolgt via eines Web-Interfaces)
Für das Januar-Release sind zahlreiche neuen Funktionalitäten vorgesehen. Die
Problematik der Zugriffsrechte (Access rights) ist noch nicht geklärt. In Alma ist jedoch grundsätzlich keine Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten möglich.
 Der Alexandria-Katalog weist zurzeit Hinweise auf 20‘000 elektronische Ressourcen
auf, wovon 3000 digitale Objekte sind.
 BiGSeRo läuft gut, bei der API-Schnittstelle mussten noch kleinere Anpassungen
vorgenommen werden.
 In der letzten Zeit erschwerten grössere Netzwerkprobleme im VBS die Arbeit mit
Alma zum Teil erheblich. Ein Wechsel vom Browser Explorer zu Firefox brachte eine
Verbesserung der Situation. Es wird aber weiter nach den eigentlichen Ursachen ge2/4
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sucht. Auch die Vertreter der andern Departemente berichten von Netzwerkproblemen.
Gelegentlich gab es auch vollständige Unterbrüche von Alma und Primo.
Nach wie vor wird der Alexandria-Verbund von andern Bibliotheken angefragt, über
seine Erfahrungen mit Alma zu berichten. Im Folgenden eine Auswahl der Präsentationen:
o 27.5.2015: Deutscher Bibliothekartag in Nürnberg: Erfahrungen mit Alma (R.
Birri Blezon)
o 18.6.2015: NEBIS-Verbundtagung in Zürich: Lessons learned, Changemanagement (D. Kohler, R. Birri Blezon)
o 04.09.2015: International Group of Ex Libris Users (IGeLU) in Budapest:
BiGSeRo (R. Birri Blezon)
o 28.10.2015: Alma-Infotag in Aarau (St. Kandera)
o 06.11.2015: Universität Genf: Konferenz über Bibliothekssysteme in der
Cloud (R. Birri Blezon)
o 2016: BIS-Workshop: Bibliotheken in der Cloud (R. Birri Blezon, noch in Planung)
D. Kohler erinnert daran, dass Probleme jeweils den Functional Experts und Anliegen der Koordination gemeldet werden können.
5. Kurzer Überblick über aktuelle Ereignisse in den Institutionen
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fedpol (Chr. Terrettaz): Im Hinblick auf die Zusammenlegung aller Büros des Bundesamtes für Polizei (fedpol) und der Bundesanwaltschaft 2019 in die neuen Gebäude am Guisanplatz beginnen nächstes Jahr die Vorbereitungsarbeiten. Die Datenbankverwaltung stellt ein grosses Problem dar. Die Mitarbeitenden des fedpol benötigen spezifische Datenbanken. Es ist jedoch schwierig sie zu lizenzieren. Es ist unklar, wer zuständig ist. Die Mitgliedschaft in einem Konsortium ist nicht möglich. Die
Zusammenarbeit mit dem BBL gestaltet sich schwierig. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) setzen enge Grenzen, es ist sehr schwierig Verträge
abzuschliessen.
BAG (A. Bissegger): Im BAG gibt es ähnliche Probleme. Die Partner wollen die AGB
nicht akzeptieren. Somit können keine Verträge abgeschlossen werden. Zur Not werden einfach „Bestellungen“ getätigt. Das BBL sollte für alle Betroffenen verhandeln.
Die Geschäftsleitung hat beschlossen, den internen Dokumentationsdienst WIS per
Ende 2015 vollständig aufzuheben. Den drei betroffenen Mitarbeitenden wird gekündigt. Für alle Beteiligten war dies ein Schock. Da die Leistungen, die das WIS erbracht hat, nach wie vor gebraucht werden, sucht man nach entsprechenden Lösungen. Es ist jedoch eine äusserst schwierige Situation, da sowohl Sachmittel als auch
Personal fehlen. Insbesondere sucht man nach einem Weg um die Abonnemente von
wissenschaftlichen Zeitschriften weiterzuführen. A. Bissegger nutzt die Gelegenheit,
darauf aufmerksam zu machen, dass drei qualifizierte I+D-Fachleute eine neue Stelle
suchen. Sie haben ihre Stelle aus ökonomischen Gründen verloren und nicht aufgrund ihrer Qualifikation oder Leistung. Die Stellensuche ist schwierig, da es beim
Bund kaum entsprechende freie Stellen hat. Schliesslich ist auch die Teilnahme von
A. Bissegger in der DKB in Frage gestellt, da das BAG keine eigentliche I+D-Stelle
mehr betreibt. Er ist jedoch weiterhin am Geschehen in diesem Bereich interessiert.
SECO (B. Cuony): Die Schwierigkeiten bei der Beschaffung von elektronischen Ressourcen existieren auch im SECO. Wegen Unklarheiten mit den Zuständigkeiten ist
die Zusammenarbeit mit dem BBL schwierig. Es werden nun Abklärungen getroffen,
um Lösungen auf Stufe Departement zu finden. Im Schweizerischen Wissenschaftsund Innovationsrat SWIR hat es personelle Veränderungen gegeben. Auf Anfang
2016 wechselt das Präsidium und die Leitung der Geschäftsstelle. Auch im Doku3/4
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mentationsdienst des SWIR gibt es auf diesen Zeitpunkt hin einen Wechsel. Im Dokumentationsdienst des SECO ist ebenfalls ein Abgang zu verzeichnen. Die Stelle
wurde nicht mehr neu besetzt. Es gibt eine interne Lösung, um den Dienst zu unterstützen.
NB (H. Locher): Die Nationalbibliothek muss ihre Bibliothekssoftware Virtua bis 2017
ersetzen. Da sie Virtua seit über zwanzig Jahren einsetzt, muss sie aus beschaffungsrechtlichen Gründen eine neue WTO-Ausschreibung vornehmen, da die bestehenden Verträge nicht mehr erneuert werden können.
6. Verschiedenes
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Die Schwierigkeiten der Beschaffung von elektronischen Ressourcen (Datenbanken,
Zeitschriften) betreffen alle. Auch wenn überall in der Bundesverwaltung I+D-Stellen
abgebaut werden, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung Zugang zu wissenschaftlichen Informationen (elektronische Datenbanken
und Zeitschriften) haben. Da gilt es nach Lösungen zu suchen. Gemäss H. Locher
hat das Konsortium der Schweizer Hochschulbibliotheken andere Prioritäten, so dass
diese Möglichkeit erst ab dem Jahr 2020 in Betracht gezogen werden kann. Es sollte
aber innerhalb der Bundesverwaltung eine zentrale Stelle geben, die sich dieser Sache annimmt. Sonst müssen alle externe Partner suchen.
Trotz aller Abbaupläne werden die von den I+D-Stellen erbrachten Dienstleistungen
verlangt. Wenn die I+D-Stellen wegfallen, werden verschiedenste andere Stellen mit
diesen Aufgaben betraut oder es entstehen neue dezentrale Stellen.
Es entsteht eine Diskussion über die Rolle der DKB in der Zukunft. Dabei herrscht
Konsens darüber, dass der Austausch und Kontakt sinnvoll sind. Eine denkbare Option wäre, das Gremium auch für weitere interessierte Fachpersonen aus den Ämtern
zu öffnen. Das Thema wird für die nächste DKB-Sitzung traktandiert.
Die nächste Sitzung findet am 21. April 2016 in der DEZA statt (10:00-12:00 Uhr).
D. Kohler dankt allen für die Teilnahme und schliesst die Sitzung um 11:15 Uhr.
Für das Protokoll
(fautif llhkr
Daniel Nater
Bern, 12. November 2015
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