Praxisbeispiel Schule Küttigen: Einführung Globalbudget

22. Fricktaler Gemeindeseminar / 8. Fricktalkonferenz
21. Januar 2016
GLOBALBUDGET
SCHULE KÜTTIGEN - ROMBACH
Manfred Peier / Michaela Brühlmeier
KENNZAHLEN
SCHULE KÜTTIGEN-ROMBACH 2015/2016
o
o
o
o
o
o
o
o
Anzahl Schüler/innen: 620
Kindergartenkinder 130, Primarschule 360, Oberstufe 110
Lehrpersonen: ca. 65
Klassen: 32 in 2 Schulhäuser / Dorf und Stock mit SEREAL
6 Kindergärten
Schulleitung: 195%
Schulsekretariat: 90%
Kanton Aargau - Schulpflege: 5 Personen (strategische Ebene)
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ZUSAMMENARBEIT MIT DEN BEHÖRDEN
Struktur Kanton Aargau:
o Schulpflege ist gegenüber der Gemeinde Küttigen für die zielorientierte,
strategisch/politische Führung der Schule und der Kindergärten verantwortlich.
Sie übt Arbeitgeber- und Aufsichtsfunktion aus. Die Schulpflege aus mit 5
Mitgliedern zusammengesetzt. (ohne Finanzkompetenz)
o Der Gemeinderat ist Führungs- und Vollzugsorgan der Gemeinde Küttigen. Er
verwaltet sowohl die Einwohnergemeinde als auch die Ortsbürgergemeinde. Er
besteht aus fünf Mitgliedern. Jedes Gemeinderatsmitglied betreut einen
bestimmten Verwaltungsbereich (Ressortsystem). Für die Finanzen der Schule ist
der Gemeinderat zuständig.
o Die Schulleitung ist der Schulpflege unterstellt.
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WARUM HAT KÜTTIGEN MITGEMACHT?
o 2007 suchte das Departement für Bildung, Kultur und Sport Gemeinden, die
sich für das Projekt „Führen mit Globalbudget“ interessieren.
o Anfrage des Gemeinderates bei Schulpflege und Schulleitung, ob die
Gemeinde Küttigen mitmachen solle.
o Finanzielle Beteiligung und Unterstützung durch den Kanton
o Interesse der Schule an Globalbudget war schon vor diesem Projekt
vorhanden, obwohl, so glaube ich, niemand wusste, was alles dahintersteckt.
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WARUM HAT KÜTTIGEN MITGEMACHT?
Vorstellungen zum Globalbudget gab's folgende:
o Das Geld einsetzen, wie man will.
o Nicht jeder Kugelschreiber und Massstab durch alle Gremien bewilligen zu
lassen.
o Flexibilität für Lehrpersonen für das zur Verfügung stehende Geld haben
o Statt budgetierte Bänke, halt lieber eine Maschine für den Werkunterricht
anschaffen können.
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VORAUSSETZUNGEN
Sich einlassen auf etwas Neues:
o Bereitschaft des Gemeinderates
o Bereitschaft der Schulpflege
o Bereitschaft der Schulleitung
o Nach dem Entscheid der Behörden auch die Bereitschaft der
Lehrpersonen
o Erwartung: Als Führungsinstrument einsetzbar
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AUFWAND FÜR DAS PROJEKT
Vorlauf bis zur Einführung 1.5 Jahre
Diese Zeitspanne ist empfehlenswert!
Der Prozess soll durch möglichst viele Beteiligte mitgestaltet werden:
o Gemeinderat
o Schulpflege
o Schulleitung
o Lehrpersonen (aus jeder Stufe war jemand dabei)
o Unterstützung durch externe Beratungsperson
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INSTRUMENTE DES GLOBALBUDGETS
Mit der Projektarbeit wurde klar, was alles hinter einem Globalbudget steckt:
o Schulentwicklungs- und Ressourcenplan (SER)
o Leistungsverzeichnis
o Leistungsauftrag
o Kontrakte: Leistungsvereinbarung und Rahmenkontrakt
o Zwischenberichte (Quartalsberichte)und Schlussbericht
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ZUM PROJEKTSTART
o Erwähnte Unterlagen mussten erarbeitet werden
o Leistungsziele formulieren in der Zusammenarbeit mit einer Gruppe von
Lehrpersonen, einem Mitglied der Schulpflege, des Gemeinderates und der
Schulleitung
o Unterstützung durch die Beraterin war sehr wichtig.
• Wissen der Beraterin und Überzeugungskraft bei allen Beteiligten (auch
Finanzverwalter)
o Anliegen: Bestehende Grundlagen (z. Bsp. Leitbilder) sind mit neuen
Instrumenten zu verbinden
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BESTEHENDE RESSOURCEN EINBINDEN
Folgende bereits an der Schule vorhandenen Dokumente/Ressourcen dienten
als Grundlage:
o
o
o
o
o
o
Schulleitbild, CI Leitbild
Qualitätsleitbild
Strategische Ziele, QM Papiere
Mehrjahresplanungen, Schulprogramme
Statistische Daten aus Schulreports
Bestehende Finanzplanungen, Budgetvorgaben, Ansätze
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AUFBAU UND GLIEDERUNG DES
BUDGETS IN ÜBERSICHT
Deckungsbeitrag I
Personal und Sachkosten
nicht beeinflussbar
exogen
Lehrerlöhne
Beiträge an Gemeinden usw
endogen
beeinflussbar
z.B.
Lehrmittel
Reisen Lager
Weiterbildung
Deckungsbeitrag II
Infrastrukturkosten
exogen
endogen
Deckungsbeitrag III
Verwaltungskosten
Sitzungsgelder Spfl. und Kommissionen
exogen
endogen
Löhne SSA und Sekr
ca. 72 %
90%
10%
ca 23 %
100%
0%
ca 5 %
20%
80%
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GLOBALBUDGET ALS FÜHRUNGSINSTRUMENT
Terminierung
Mehrjährige
Planung,
ca. 4
Jahresrhythmus
Zielorientierung
Mittelfristige,
strategische
Zielsetzungen
1 Jahres Planung
Definition von
Jahreszielen Etappenziele
Wärend des
laufenden Jahres
Standortbestimmungen
"Volk" als Leistungsfinanzierer
Schule als Leistungserbringer
Schulpflege als Leistungskäufer
Globalbudget
Schulentwicklungs- und
Ressourcenplan (SER)
Definition von strategischen
Zielen und deren
Umsetzungsstandards
Finanzplan
OE/UE/Personalführung
Qualitätsmanagement
Schulen Aargau über Q2E:
Qualität durch Evaluation
und Entwicklung
Leitbilder, Schulprogramm
Leistungsverzeichnis,
Mitarbeitergespräche mit
Leistungsauftrag,
Zielvereinbarungen,
Leistungsvereinbarung und Weiterbildungen, individuelle
und institutionelle
Jahresbudget mit
Kostenrechnung
Leistungsmessung und
Rechenschaftslegung
Quartalsberichte
Schlussbericht
Feedbackkultur, kollegiale
Hospitationen,
Unterrichtsbesuche
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SCHNITTSTELLE : SER – QUALITÄTSMANAGEMENT UND
SCHULPROGRAMM DER SCHULE
Schulentwicklungs- und Ressourcenplan
QM - Schulprogramm
Erweitertes Qualitätshandbuch
- Struktur- und Organisationsbeschrieb,
aktuelle Kennzahlen zum Geschäftsfeld
- Darstellung der mittelfristigen strategischen
Schulentwicklungsziele, operative Umsetzung
- Analyse der Angebote, Stärken/Schwächen
- Darstellung des Q-Managements, Spirit d.
Schule, Leitgedanken, Weiterentwicklungen
- Deklaration der Qualität anhand v. Leistungen
- Ressourcendarstellung und Planung
(personell, materiell und finanziell)
→ Verknüpfung von Qualität mit zur Verfügung
stehenden Ressourcen
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Leitbild
4 Jahre
1 Jahr
Leistung
unter Jahr
• Q-Leitbild: „In sozialen Übungsfeldern lernen die Schülerinnen
und Schüler, Verantwortung für sich und die Gruppe zu
übernehmen.“
• Strategisches Ziel: In den kommenden 4 Jahren wird ein
Schülerrat im Schulzentrum Stock konzipiert und aufgebaut.
• Operative Umsetzung: Eine Steuergruppe nimmt sich der
Weiterentwicklung des Klassenrates auf allen Stufen an
(Voraussetzung für Umsetzung Schülerrat) und plant
entsprechende interne Weiterbildungsangebote.
•Leistung: Jede Klassenlehrperson führt mindestens alle 14 Tage
einmal eine stufenspezifische Form eines Klassenrates durch.
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"Volk" als Leistungsfinanzierer
Terminierung
Mehrjährige
Planung,
ca. 4
Jahresrhythmus
Zielorientierung
Mittelfristige,
strategische
Zielsetzungen
1 Jahres Planung
Definition von
Jahreszielen Etappenziele
Wärend des
laufenden Jahres
Standortbestimmung
en
Schule als Leistungserbringer
Schulpflege als Leistungskäufer
Globalbudget
OE/UE/Personalführung
Schulentwicklungs- und
Qualitätsmanagement
Ressourcenplan (SER)
Schulen Aargau über Q2E:
Definition von strategischen Qualität durch Evaluation
Zielen und deren
und Entwicklung,
Umsetzungsstandards auf
Schulprogramme
Ebene des Qualitätsleitbildes
Mitarbeitergespräche mit
Leistungsverzeichnis,
Zielvereinbarungen,
Leistungsauftrag,
Leistungsvereinbarung und Weiterbildungen individuelle
und institutionelle
Jahresbudget mit
Kostenrechnung
Leistungsmessung und
Rechenschaftslegung
Quartalsberichte
Schlussbericht
Feedbackkultur, kollegiale
Hospitationen,
Unterrichtsbesuche
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DAS LEISTUNGSVERZEICHNIS
o Das Leistungsverzeichnis ist unterteilt in 5 Leistungsgruppen: Kindergarten,
Primarstufe, Oberstufe, ausserschulische Betreuung und schulergänzende
Angebote
o Zu jeder Leistungsgruppe werden Leistungen ausgewiesen. Diese sind definiert
durch eine übergeordnete Zielsetzung, einen Qualitätsanspruch und einen
„smarten“ Indikator/Standard
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AUFBAU DES LEISTUNGSVERZEICHNISSES
5 Leistungsgruppen
Kindergraten
Primarstufe
Oberstufe
Ausserschulische
Betreuung
Schulergänzende
Angebote
Unterricht I Struktur und
Organisation
Unterricht I Struktur und
Organisation
Unterricht I Struktur und
Organisation
Aufgabenhilfe
Musikschule
Unterricht II Inhaltliche
Ausrichtung
Unterricht II Inhaltliche
Ausrichtung
Unterricht II Inhaltliche
Ausrichtung
Freizeit
Schulgesundheit
Integrative
Schulung
Integrative
Schulung
Integrative
Schulung
Verkehrsinstruktionen
Öffentlichkeitsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit
Schulsozialarbeit
Personalführung
und Förderung
Personalführung
und Förderung
Personalführung
und Förderung
Schulsekretariat
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1. Beispiel für die Kindergarten- Primar- und Oberstufe
Leistung Unterricht II: Inhaltliche Ausrichtung
Leistungsgruppe
Ziel
QAnspruch
Indikator
• Unterricht II: Inhaltliche Ausrichtung
Strategie: Unterrichtsentwicklung als steter Prozess
• Feedbackprozesse fördern als wichtiges Element
der Qualitätssicherung der Schule vor Ort
• An unserer Schule führen wir regelmässig
Schülerfeedbacks durch.
• Jede LP führt mindestens eine stufengerechte
Schülerfeedbackform pro Semester in einer Klasse
durch.
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2. Beispiel für die Kindergarten- Primar- und Oberstufe
Leistung Personalführung und Förderung
Leistungsgruppe
Ziel
QAnspruch
• Personalführung und Förderung
Strategie: Erhaltung von Arbeitsqualität und
Zufriedenheit
• Mitarbeiter in ihrer Weiterentwicklung fördern
• Offenheit und die Bereitschaft für eine aktive,
persönliche und professionelle Weiterentwicklung
sind für uns selbstverständlich.
• Jede Lehrperson ist zur Teilnahme an
institutionellen Weiterbildungen verpflichtet.
Leistung
Anstellung unter 25%: Nach Absprache mit der SL
Anstellung 25%-50%: 2 Halbtage pro Schuljahr
Anstellung über 50%: 4 Halbtage pro Schuljahr
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SCHNITTSTELLE
LEISTUNGEN – PERSONALFÜHRUNG
Leistung
MAG mit Zielvereinbarung
„Jede LP führt mindestens eine
stufengerechte Schülerfeedbackform
pro Semester in einer Klasse durch.“
• Leistungserreichung wird regelmässig
überprüft, Verbindlichkeit hergestellt
• Abfrage als Teil des Mitarbeitergesprächs
• Vorlegen von Nachweisen möglich
• Steuerung über Zielvereinbarungen
• Einschätzung zu bestimmten Bereichen
erfolgt auch über Unterrichtsbesuche und
neu entwickelte Kompetenzkarten zum QLeitbild
„Jede Lehrperson ist zur Teilnahme an
institutionellen Weiterbildungen
verpflichtet. „
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"Volk" als Leistungsfinanzierer
Terminierung
Mehrjährige
Planung,
ca. 4
Jahresrhythmus
Zielorientierung
Mittelfristige,
strategische
Zielsetzungen
1 Jahres Planung
Definition von
Jahreszielen Etappenziele
Wärend des
laufenden Jahres
Standortbestimmung
en
Schule als Leistungserbringer
Schulpflege als Leistungskäufer
Globalbudget
OE/UE/Personalführung
Schulentwicklungs- und
Qualitätsmanagement
Ressourcenplan (SER)
Schulen Aargau über Q2E:
Definition von strategischen Qualität durch Evaluation
Zielen und deren
und Entwicklung,
Umsetzungsstandards auf
Schulprogramme
Ebene des Qualitätsleitbildes
Leistungsverzeichnis,
Mitarbeitergespräche mit
Leistungsauftrag,
Zielvereinbarungen,
Leistungsvereinbarung und Weiterbildungen individuelle
und institutionelle
Jahresbudget mit
Kostenrechnung
Leistungsmessung und
Rechenschaftslegung
Quartalsberichte
Schlussbericht
Feedbackkultur, kollegiale
Hospitationen,
Unterrichtsbesuche
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LEISTUNGS - CONTROLLING
Quartalsberichte jeweils im Juni, September und Dezember
o Leistungserfüllung: Einschätzung durch Lehrpersonen oder durch Schulleitung
je nach Leistung
o IST Zustand wird erhoben.
o IST – SOLL Vergleich auf Ebene Leistungserfüllung, wie auch auf Ebene
Kostenrechnung
o Kommentare zu Abweichungen werden angefügt.
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GLOBALBUDGET - ZYKLUS
Rahmenkontrakt
Juni
SER, neues Budget und
Leistungsauftrag gehen an
SPF, erster Q-Bericht laufendes
Budget wird erstellt
April /Mai
Erstellung des neuen
Budgets des kommenden
Jahres
Januar
Freigabe neues Budget und
Erstellen der Vereinbarung
aufgrund des Nettokredits,
Schlussbericht altes Budget
Juli/August
Übergabe des neuen
Budgets an Gemeinderat
für Budgetdebatte,
Quartalsbericht II im Sept
Dezember
Genehmigung neues Budget
mit allen Unterlagen an der
Gemeindeversammlung
Quartalsbericht III altes Budget
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ERHEBUNG BEI DEN LEHRPERSONEN
24
TOOL SCHULLEITUNG
25
QUARTALSBERICHTE
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POSITIVE VERÄNDERUNGEN IN DER
ZUSAMMENARBEIT MIT DEN BEHÖRDEN
o Projektarbeit mit allen Beteiligten zeigte bei den Gemeinderäten mehr
Verständnis für die schulischen Anliegen.
o Z. Bsp. wurde ganz klar, dass die Schule am meisten Personal beschäftigt.
o Führen von bis zu 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Geld für
Weiterbildungen)
o Einführung der Schulsozialarbeit
o Kosten pro Schüler sind ersichtlich
o Zusammenarbeit ist offener geworden
o Ein jährlicher Austausch mit Gemeinderat, Schulpflege und Schulleitung ist
eingeplant.
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VERÄNDERUNGEN IN DER
ZUSAMMENARBEIT MIT DEN BEHÖRDEN
Vor Einführung Globalbudget:
o Das Budget der Schule wurde vor Einführung des Globalkredites von beiden
Gremien im Detail geprüft. ( z. B. Müssen diese Tische wirklich angeschafft
werden, usw.).
o Gemeinderat schlug oft andere Sparmassnahmen als die Schulpflege vor.
o Zusammenarbeit war erschwert.
Nach Einführung Globalbudget:
o Die Diskussionen werden nicht mehr im Detail geführt.
o Globalkredit soll sich im Rahmen des Vorjahres bewegen. Erhöhungen werden
im Budget begründet (z. B. Lehrmittelpreise usw.).
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EINFLUSS AUF SCHULFÜHRUNG
Nach Einführung:
o Auseinandersetzung mit allen Konten
o Vernetzteres Denken gefördert
Kostenbewusstsein gefördert:
o Externe Kosten für Schüler, die nicht in der Gemeinde beschult werden
o Bewusstsein für die Höhe von exogenen Kosten
o Zusammenhang: Ganzes Gemeindebudget und Schulbudget
o Mehr Einblick in die betrieblichen Kosten (Bau und Unterhalt der
Liegenschaften)
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CHANCEN UND NUTZEN
o Über Leistungsziele wird die Entwicklung der Schule/des Unterrichtes
zielgerichtet und verbindlich unterstützt. Sie ist dadurch auch wirksamer!
(Output-Controlling) Voraussetzung ist deren Akzeptanz. Partizipative, breit
abgestützte Erarbeitung über Steuer- oder Projektgruppen ist
ausschlaggebend.
o Standards sind verbindlich und können überprüft werden. Wiederkehrende
Aushandlungsdiskussionen im Team erübrigen sich (bspw. müssen wir wirklich
zwei Exkursionen im Jahr machen). Schulführung wird gestärkt!
o Globalbudget - Gewinn ist beliebig einsetzbar (bspw. Nachtessen begleichen,
Teamausflug zahlen, div. spezielle Anschaffungen tätigen)
o Transparenz und Verantwortung gegenüber Leistungsfinanzierer (Gemeinde,
Volk)
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