Vorbereitungen zum Start mit velo.port

Erste Schritte in velo.port
Vorbereitungen zum Start mit velo.port
Nachfolgend erläutern wir Ihnen die Vorbereitungen für einen erfolgreichen Start in die velo.portWarenwirtschaft.
Hardware
PC-Ausstattung
 Handelsüblicher PC mit Internetzugang (Windows, Mac oder Linux)
 Tablets derzeit nur mit Windows-Betriebssystem
 Empfohlene Bildschirmgröße: ab 19-Zoll für ermüdungsarmes Arbeiten. 22-Zoll ist ideal.
Bondrucker
 Vorzugsweise mit USB-Schnittstelle und 80mm Rollenbreite
 Bewährte Modelle: Epson TM-T88 IV oder TM-T88 V
o Generalüberholt bei www.pos-ware.de
Etikettendrucker

Zum Erstellen von Preisetiketten, Fahrzeugetiketten und Adressaufklebern

Auch Barcodes können damit gedruckt werden

Bewährtes Modell: Dymo LW 450 mit Etikett Nr 11354 (57x32mm)
Barcodescanner
 Alle handelsüblichen Modelle
 Bewährt: Drahtloser Scanner Datalogic GM4100
o Gebraucht bei www.pos-ware.de
Systemeinrichtung
1. Bitte senden Sie uns Ihre gewünschte Rechnungsvorlage sowie die Logodateien zu. Sie
haben die Wahl zwischen dem Druck auf vorhandenem Vordruckpapier oder mit Logo und
Rechnungsfuß auf Blankopapier.
2. Beantragen Sie bei Ihren Lieferanten die Zugangsdaten für die veloconnect-Schnittstelle
und geben Sie diese unter STAMMDATEN>>LIEFERANTEN>>NEUER LIEFERANT ein.
3. Dort nicht geführte Lieferanten melden Sie uns bitte mit Kontaktdaten per E-Mail.
4. Exportieren Sie, soweit vorhanden, die Kunden- und Artikeldaten aus Ihrem alten System
und kontaktieren Sie uns, damit wir den Import vorbereiten können.
5. Halten Sie Ihre E-Mail-Zugangsdaten bereit. velo.port kann Kunden bei Bedarf schnell und
kostenfrei direkt aus dem System benachrichtigen.
6. Konto bei SMS77.de anmelden und mit 10€ aufladen (falls auch SMS-Versand gewünscht).
Seite 1 von 3
Erste Schritte in velo.port
Dateneingabe
Stammdaten eingeben
1. Mitarbeiter anlegen
2. SMS und Mailzugangsdaten eingeben (EXTRAS>>EINSTELLUNGEN>>ONLINEKONTEN)
3. Artikelimport und Warengruppenzuordnung mit dem velo.port-Support besprechen.
4. Ansonsten neue Artikel wie folgt anlegen:
a. Empfehlung: ARTIKELVERWALTUNG>>NEUER ARTIKEL>>PER EAN-CODE wählen und
dort per Barcodescanner „einpiepsen“
b. Falls kein Barcode vorhanden ist, dann ARTIKELVERWALTUNG>>NEUER ARTIKEL>>AUS
ARTIKELLISTE WÄHLEN
c. Falls der Artikel nur bei nicht-veloconnect-Lieferanten erhältlich ist, dann
>>ARTIKELVERWALTUNG>>NEUER ARTIKEL>>MANUELLE EINGABE
i. Im Anschluss die Lieferantenverknüpfung per Hand hinzufügen.
d. Falls schon ein Artikelbestand aus dem alten WaWi-System importiert wurde, dann
in der Artikelverwaltung Lieferantenverknüpfungen hinzufügen.
e. Wo fange ich an?
i. Am besten zuerst alle häufig in der Werkstatt benötigten Teile anlegen
(Schläuche, Reifen, Ketten, Bremsbeläge und sonstige Verschleißteile)
damit die Reparaturannahme schnell und sicher abläuft.
ii. Bevorzugt ein Regal nach dem anderen abarbeiten, um den Überblick zu
behalten.
5. AW-Liste durchforsten
a. AW-Bezeichnungen anpassen, wo nötig
b. Neue AWs anlegen wo gewünscht
c. Eventuell weiteren Fahrzeugtyp hinzufügen (Pedelec, Liegerad…).
STAMMDATEN>>FAHRZEUGVERWALTUNG>>FAHRZEUGTYPEN
d. Mit den Schreibweisen vertraut machen, am besten im gesamten Team. Dann läuft
die Reparaturannahme schneller rund.
6. Bestandsfahrzeuge anlegen
a. Für die Nutzung der Bestellüberwachung (farbliche Markierung) müssen die
entsprechenden Felder im Reiter "Bestellung" ausgefüllt werden
b. Gerne dazu das Schulungsvideo beachten:
http://www.velo-port.de/support.html#video-tutorials
Seite 2 von 3
Erste Schritte in velo.port
7. Gemeinsam mit der Buchhaltung sinnvolle Vorlagen für das Kassenbuch erstellen
a. Es sollte täglich ein Tagesabschluss und ein Kassensturz (Vergleich Kassenbestand
mit Kassenbuch) gemacht werden.
b. Wenn der Vergleich erfolgreich war, dann den Kassenbestand bestätigen.
Hilfestellung in Form von Kurzanleitungen (PDFs) und Schulungsvideos finden Sie unter
http://www.velo-port.de/support.html
Allgemeine Tipps
 Gerade in der Anfangszeit hilft häufiges Zusammensetzen und eine zeitnahe Kommunikation
untereinander, um Fehler direkt zu erkennen und einheitliche Schreibweisen und
Vorgehensweisen zu fördern.
 Nicht (ver-)zweifeln: Den Kunden um Verständnis und Geduld bitten ("Entschuldigen Sie, wir
führen gerade ein neues System ein, daher sind wir noch etwas langsamer.")
 Die Einarbeitung kostet viel Energie, zahlt sich aber schon sehr bald aus. In einem Jahr werden
Sie nicht mehr wissen, wie es mal ohne velo.port laufen konnte.
 Wenn dringend Hilfe benötigt wird, dann die Fernwartung starten
(http://get.teamviewer.com/t9qdskr) und bei uns anrufen.
Melden Sie sich bei Fragen jeder Art.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit velo.port!
Ihr velo.port-Support-Team
Seite 3 von 3

Download Report