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So gehts: Kostenreduzierung und mehr Effizienz im Büro
Wenn das Budget für den Bürobedarf ständig ausgeschöpft ist und die Stromrechnung trotz passendem
Tarif steigt, ist es Zeit sich diese relevanten Posten im Unternehmen etwas genauer anzuschauen.
Wenn von Kostenersparnis und mehr Effizienz im Büro die Rede ist, muss unterschieden werden
zwischen den Kosten die direkt und indirekt entstehen können. An dieser Stelle soll aufgezeigt
werden, wie man mit nur wenigen Tipps die Kosten im Büro senken und die Effizienz steigern kann.
Mehr Effizienz durch optimale Arbeitsbedingungen
Licht zum Beispiel ist ein elementares Kriterium um einen guten Arbeitsplatz zu schaffen. Im Idealfall
ist der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters dabei mit Energiesparlampen ausgeleuchtet. Auch direktes
Tageslicht lässt den Mensch oft aktiver und konzentrierter arbeiten. Falsches, künstliches Licht fördert
hingegen Kopfschmerzen und Müdigkeit, während unmittelbare Beleuchtung durch Lampen oder
Sonne sogar im Monitor reflektieren oder unmittelbar ins Gesicht trifft und so die Arbeit behindern
kann. Es ist also auf die richtige Position der Beleuchtung und des Arbeitsplatzes zu achten.
Neben Licht spielt auch Frischluft eine große Rolle. Frische Luft ist für Büros unerlässlich, besonders
wenn hier mehrere Personen in einem Raum arbeiten. Folgende Argumente sollten alle Kollegen
überzeugen, auf eine regelmäßige Lüftung zu achten: Das Plus an Sauerstoff macht leistungsfähiger
und vertreibt krankmachende Keime. Die Luft wird zudem befeuchtet und dies tut den Atemwegen
gut. In der Regel bedeutet dies auch weniger Chancen für Viren. Damit sich jedoch niemand bei
kälteren Temperaturen erkältet, reichen oft schon 5 Minuten bei offenem Fenster aus, um die Luft
einmal komplett auszutauschen. Ein Tipp für den Frühling/Sommer: Warum ein Meeting nicht einmal
draußen im Freien abhalten?
Ein weiterer Faktor sind oft die Freigetränke im Unternehmen. Sofern im Büro für die Mitarbeiter
Wasser bereitgestellt wird, empfiehlt es sich auf spezielle Office-Wasserspender statt klassischer
Flaschen zu setzen. Die Spender sind meist günstiger und müssen zudem nicht ständig transportiert
werden, wenn sie leer sind.
Kostenfaktor Bürobedarf - Unnötige Kosten vermeiden…
Neben den genannten Punkten spielen auch die Bürobedarfskosten eine wichtige Rolle. Der
Papierbedarf ist ein klassisches Beispiel, denn es wird für fast alles Papier benötigt - Briefe,
Protokolle, Notizen, Verträge und vieles mehr. Daher lohnt es sich interne Schriftstücke möglichst
beidseitig zu bedrucken. Diese sind dann nicht nur übersichtlicher im Handling, sondern benötigen
auch weniger Papier und Platz. Allein diese Maßnahme kann die Kosten für Papier um ganze 50%
reduzieren. Trotz hervorragender PC-Programme und Workflow-Systeme wird noch zu viel Papier
verbraucht und somit oft unnötige Kosten verursacht und zugleich die Umwelt belastet. Wichtig ist
daher, vorhandene Alternativen zu nutzen.
Im Computer- und Smartphone-Zeitalter können viele Schriftstücke auch als PDF- oder WordDokumente per E-Mail zur Verfügung gestellt werden, ohne diese extra auszudrucken. Zudem gibt es
die Möglichkeit Online bzw. im Intranet Ordner anzulegen, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat und
so Informationen und Dateien bequem ausgetauscht werden können, sodass nicht einmal eine E-Mail
geschrieben werden muss - was ebenfalls die Effizienz verbessert. Besonders sinnvoll ist dies für
allgemeine Arbeitsanweisungen, öffentliche Dokumente, regelmäßige Termine oder den einfachen
Austausch von Dokumenten in digitaler Form.
Fitness für die Hardware
Neben dem reinen Papierverbrauch sollten auch die Drucker und das Druckerzubehör bezüglich dem
Verbrauch von Druckertinte und Toner nicht außer Acht gelassen werden. Trotz zunehmender
Digitalisierung bleibt der Drucker ein unersetzliches Werkzeug im Büroalltag - aber muss er auch Tag
und Nacht im Standby-Modus angeschaltet sein? Hat er womöglich eine Energiesparfunktion, um den
Stromverbrauch zu reduzieren?
Zudem sollte geprüft werden, ob die Anzahl der Ausdrucke nicht gesenkt werden kann. Besonders
unnötige und farbintensive Ausdrucke sollten möglichst vermieden werden, um unnötige Kosten
einzusparen. In vielen Fällen kann auch der günstigere Entwurfsmodus für die internen Zwecke
ausreichen. Des Weiteren sollte bei regelmäßig hohen Druckaufkommen geprüft werden, ob unbedingt
das teure Original-Verbrauchsmaterialien der Hersteller verwendet werden muss oder auch auf
deutlich günstigere Produkte von Drittanbietern gesetzt werden kann. Nicht selten liegt die Ersparnis
bei Tinte und Toner hier bei bis zu 70%.
Auch der Stromverbrauch von Computern und Monitoren, die von den Mitarbeitern genutzt werden,
sollten geprüft werden. Besonders ältere Geräte verbrauchen oft deutlich mehr Strom als moderne
Geräte mit optimierter Hardware. Auch wenn der 10 Jahre alte PC oder Monitor noch einwandfrei
funktioniert, so ist dieser längst abgeschrieben und sollte womöglich durch ein ökologisch und
ökonomisch verbessertes Gerät ersetzt werden.
Gute Organisation für kurze Wege
Lange Wege zu Druckern oder Ordnerschränke sollten vermieden werden. Stattdessen sollten diese
möglichst zentral aufstellen werden, sodass alle Mitarbeiter den gleichen Weg haben. So lassen sich
10 bis 20 % an unnötigen Laufwegen und Suchaktionen vermeiden. Auch die Ordner sollten
aussagekräftig beschriftet und verstaut werden. Ein übersichtlicher Schreibtisch mit sinnvollen
Utensilien hilft zudem den Überblick zu bewahren. Es ist also ratsam, in eine gute Büroorganisation
zu investieren. Funktionierende Hefter, Locher und Stifte lassen Arbeitsvorgänge leichter von der
Hand gehen und den Frustfaktor senken.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass es sich lohnt in moderne Geräte zu investieren, sich gut zu
organisieren und kritisch auf den Papierverbrauch zu schauen. Diese Maßnahmen werden das Budget
wesentlich entlasten.
Trensco GmbH
Am Funkturm 11
29525 Uelzen
Tel.: 0581 20839393
Fax: 0581 3893275
E-Mail: [email protected]
Internet: www.hd-toner.de

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