Für die Aufbewahrung aufzeichnungspflichtiger Unterlagen gelten unterschiedliche Fristen, einige sind in nachfolgender Übersicht dargestellt. Achtung: Bitte auch bei Praxisaufgabe beachten. Bei Praxisübergabe sollte sichergestellt werden, dass der Praxisnachfolger die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen übernimmt. Was muss aufbewahrt werden? Wie lange?* Weshalb? Abfallmanagement Amalgamabscheider: Betriebstagebuch Anhang 50 AbwV; Vordruck (Zeitpunkt / Ergebnisse durchgeführter Kon- für Zahnärzte 5 Jahre nach der letzten Eintragung trollen, Wartungen, Überprüfungen, Entsorgung / Beseitigung evt. festgestellter Mängel) Entsorgungsnachweise § 42 Abs. 5 KrW-/AbfG 3 Jahre Erste-Hilfe-Dokumentation § 24 Abs. 6 BGV A1 5 Jahre Prüfbescheide Druckbehälter § 17, 19 BetrSichV Arbeitsschutzmanagement Prüfbescheide für Sicherheitstechnische § 6 MPBetreibV Kontrollen bei MP (Prüfung spätestens mind. bis zur nächsten Prüfung alle mind. bis zur nächsten Prüfung 2 Jahre) Prüfzertifikate Feuerlöscher BGR 133 (Prüfung mind. alle 2 Jahre) mind. bis zur nächsten Prüfung Betriebsorganisation Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung § 12 Abs. 2 BMV-Z 1 Jahr (Durchschrift der Bescheinigung) Aufzeichnungen über Behandlung einschl. KFO zahnärztliche § 5 Abs. 2 BMV-Z und § 7 Abs. 3 EKV-Z (Patienten-Karteikarten, Planungsmodelle und § 12 Abs. 1 BO ggf. Fotografien) §§ 195, 199 BGB Betäubungsmittel: Nachweise über Ver- § 13 Abs. 3 BtMVV bleib und Bestand Konformitätserklärungen Zahnersatz und Anhang VII, Nr. 2 Richtlinie KFO 93/42/EWG § 12 MPG § 7 MPV mind. 4 Jahre nach Abschluss der Behandlung; mind. 10 Jahre 3 Jahre nach der letzten Eintragung mind. 5 Jahre nach Eingliederung Hygienemanagement Dokumentation zur Aufbereitung von MP § 7 Abs. 7, 8 MPV Empfehlung 5 Jahre (z. B.: Prozessdokumentation, Routinekontrollen, periodische Kontrollen, Unterlagen zur Instandsetzung maschineller Aufbereitungstechnik, Verfahrens- und Arbeitsanweisung sofern nicht ohnehin aktuelle Version) * Frist nach Abschluss der Behandlung © LZÄKB Stand: 8/2015 Seite 1 von 2 Mitarbeiter / Personal Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersu- § 11 Abs. 4 BGV A4 chung: Vorsorgekartei und ärztliche § 13 Abs. 4 BioStoffV Bescheinigungen Lohnkonten § 41 Abs. 1 EStG Personalunterlagen, Schriftwechsel der § 147 AO Praxis, sonstige Aufzeichnungen steuerlicher Art (keine Buchungsbelege) Nachweis der Mitarbeiterunterweisungen BGI 527 bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters (danach: Aushändigen von Kartei und ärztlichen Bescheinigungen; Aufbewahrung der Kopien wie Personalunterlagen) 10 Jahre 6 Jahre Empfehlung 2 Jahre (für Nachweiszwecke bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters) Unterlagen über Beschäftigungsart und § 19 Abs. 2 MuSchG -zeiten werdender/stillender Mütter 2 Jahre nach der letzten Eintragung Röntgenunterlagen Aufzeichnungen der Konstanzprüfungen § 16 Abs. 4 RöV 2 Jahre Aufzeichnungen über die Unterweisung § 36 Abs. 4 RöV anderer Personen, denen der Zutritt zum Kontrollbereich gestattet wird 1 Jahr ab Unterweisung Aufzeichnungen über die Unterweisung der Praxismitarbeiter § 36 Abs. 4 RöV 5 Jahre ab Unterweisung Protokoll der Röntgenabnahmeprüfung § 16 Abs. 4 RöV Dauer des Betriebes Röntgenbilder und Aufzeichnungen über § 28 Abs. 3 RöV Röntgenuntersuchungen 10 Jahre nach letzter Untersuchung Bei Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, sind Röntgenbilder und Aufzeichnungen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufzubewahren. Weitere Aufbewahrungsfristen zum Sachverständigenprüfbericht sind im Internet www.lzkb.de – Zahnärzte – Praxisführung – ZSQR zu finden. Steuerliche Unterlagen Buchungsunterlagen (Rechnungen, § 147 AO Belege), Bilanzen, Jahresabschlüsse 10 Jahre Honorarabrechnungen der KZV 10 Jahre § 147 AO Richtlinien KZBV-Revision Die vorliegenden Hinweise erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtssicherheit. Abkürzungen: AbwV – Abwasserverordnung; AO – Abgabenordnung; BetrSichV – Betriebssicherheitsverordnung; BGB – Bürgerliches Gesetzbuch; BGI, BGR, BGV – Berufsgenossenschaftliche Information, Regel, Vorschrift; BioStoffV – Biostoffverordnung; BMV-Z – Bundesmantelvertrag Zahnärzte; BO – Berufsordnung; BtMVV – Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung; EKV-Z – Ersatzkassenvertrag Zahnärzte; EStG – Einkommensteuergesetz; KrW-/AbfG – Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz; KZBV – Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung; MPBetreibV – Medizinprodukte-Betreiberverordnung; MPG – Medizinproduktegesetz; MPV – MedizinprodukteVerordnung; MuSchG – Mutterschutzgesetz; Richtlinie 93/42/EWG – Medizinprodukterichtlinie; RöV – Röntgenverordnung © LZÄKB Stand: 8/2015 Seite 2 von 2
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