Das Regulatory Office Der direkte Weg Weit mehr als zwei Drittel der Projekte in Banken sind derzeit regulatorisch motiviert. Markt-bezogene Projekte werden vernachlässigt oder verdrängt. Die Flut an regulatorischen Anforderungen in der Bankenlandschaft hält unvermindert an. Mit der Einrichtung eines Regulatory Office in Verbindung mit effizienter Kommunikation sind die Weichen für ein optimiertes Vorgehen gestellt. Deloitte plant und implementiert mit Ihnen das Regulatory Office. Wir bringen dabei unser regulatorisches Know-how sowie unsere umfangreiche Prozess- und Implementierungserfahrung ein. Zahlreiche aufwendige Umsetzungsprojekte sind in den Banken aufgesetzt und werden bereichsintern oder -übergreifend gesteuert. Während die ersten Projekte bereits abgeschlossen sind, stehen die nächsten Großprojekte vor der Tür. Die Herausforderung lautet: „effizientes Umsetzen der regulatorischen Anforderungen“. Trotz Kostenoptimierungsinitiativen steigen häufig die Verwaltungsaufwände weiter an – oft eine Folge von unzureichend gemanagten regulatorischen Anforderungen, die sich insbesondere auf die Bereiche Finance, Risk, Operations, Compliance und natürlich auf die IT auswirken. Einige Banken leiteten bereits zielführende Maßnahmen wie die Einführung eines regulatorischen Projektportfoliomanagements ein. Dies ist einer der ersten Schritte zu einem Regulatory Office! latory Regu Regulatory Office Comp liance Muss Verwaltung Anforderungen Wahrung Kontrollen Überwachung Prozesse Kommunikation mit Aufsicht, Prüfung Kann Steuerung Verzahnung Compliance Projektverantwortung Research Projektunterstützung Funktionen in die Tiefe und Breite erweiterbar 2 In der praktischen Umsetzung müssen Institute drei Bausteine berücksichtigen I. Definition des Funktionsumfangs Der Funktionsumfang definiert das künftige Aufgabenspektrum des Regulatory Office. Die Berichterstattung sowie die Steuerung sind originäre Tätigkeiten. Eine Erweiterung erfolgt durch die Übernahme des regulatorischen Projektportfoliomanagements oder die Bereitstellung des Projektmanagements und -supports. Entscheidungsfaktoren für den Funktionsumfang sind neben der Institutsgröße die Anzahl der Projekte mit regulatorischem Inhalt sowie die Beteiligung bzw. der Einfluss der Fachbereiche. Die Optimierung von Kosten, beeinflusster Prozesse und Transparenz sind in diesem Zusammenhang selbstverständlich. II. Organisatorische Einbettung Im zweiten Schritt wird die organisatorische Einbettung des Regulatory Office festgelegt. Ziel ist die Erreichung von Gesamtunternehmenszielen und bereichsübergreifende Optimierung. Fachliche Präferenzen sollen gesteuert und der Ressourceneinsatz optimiert werden. Klare Kommunikationswege führen dabei zu einem effizienten Operating Model. Das Regulatory Office kann als Stab direkt unter dem Vorstand platziert oder sogar in einen (oder mehrere) Fachbereiche integriert werden. Um den Ressourcenbedarf gering zu halten, wird in den meisten Fällen die fachliche Hoheit den Fachbereichen überlassen – daraus leitet sich das sogenannte Kombinationsmodell ab: Der Berichtsweg an das Top Management sowie die Steuerung der regulatorischen Prozesse erfolgt zentralisiert, die fachliche Bewertung und Umsetzung wird dezentral durch die Fachbereiche verrichtet. III. Aufbau des Governance-Modells Das Governance-Modell bildet die Grundlage für das Regulatory Office. Im Rahmen der Umsetzung werden die Rollen den Mitarbeitern zugewiesen und das Kommunikationsmodell inkl. Gremien und Berichte ausgerollt. Die Prozesse werden implementiert und zu deren Unterstützung vordefinierte Formulare eingesetzt. Es erfolgt eine Verzahnung mit bestehenden Prozessen (insbesondere Steuerungs-, Reporting- und Kontrollprozesse) und in zahlreichen Fällen die Anbindung an die Compliance-Funktion. Der Deloitte Ansatz Deloitte wendet sein Phasenmodell für die Implementierung eines Regulatory Office an. Kern des Vorgehens ist der Aufbau eines Governance-Modells mit klaren Aufgaben und Zuständigkeiten. Dieses wird im Rahmen eines Projekts in der Regel durch fünf Arbeitsschritte erreicht: Methoden Prozesse Deloitte kann Sie bei der Bewältigung der Herausforderungen optimal unterstützen. Wir verbinden in einem multidisziplinären Ansatz Prüfung und Beratung und somit tiefe fachliche Expertise mit nachgewiesener Umsetzungskompetenz. Wir sind der Ansprechpartner für alle rechtlichen und regulatorischen Fragen und verfügen über ein breites Netzwerk an Fachexperten in sämtlichen aufsichtsrechtlichen Themenstellungen. Organisation Definition des Funktionsumfangs 1 Aufgabenbereich bzw. Wirkungskreise des Regulatory Office bestimmen Optimierung der organisatorischen Einbettung 2 Mögliche Modelle für eine organisatorische Einbettung des Regulatory Office in die Gesamtorganisation des Instituts beschreiben und Vor- und Nachteile verschiedener Lösungsoptionen darstellen Definition Governance-Modell für aufsichtsrechtliche Themenstellungen 3 Funktionen, Rollen und Prozesse unter Beachtung der organisatorischen Rahmenbedingungen sowie Definition der relevanten Gremien und weiterer Stakeholder ableiten 4 Prozesslandschaft gemäß den unter 1, 2 und 3 definierten Vorgaben anpassen 5 Wesentliche Änderungen und Optimierungen (organisatorische Einbettung/Governance-Modell) und Kommunikation an die wesentlichen Stakeholder (Vorstand, Interne Revision, Abschlussprüfer und ggf. Aufsicht) darstellen Dokumentation wesentlicher regulatorischer Prozesse Kommunikation prozessualer und organisatorischer Änderungen Regulatory Scan Regulatory Project Portfolio Management Regulatory Cost Optimisation Regulatory Management Regulatory Requirements Regulatory Office Regulatory Reporting Regulatory Office ist eine Dienstleistung aus dem © Deloitte Regulatory Package Go Live Regulatory Office Ziel ist die Errichtung einer zentralen Einheit, die mindestens die Auskunftsfähigkeit bzgl. des sogenannten Regulatory Status gegenüber dem Top Management und der Aufsicht bzw. Prüfung gewährleisten muss. Zusätzlich kann das Regulatory Office die Steuerungsund Managementfunktion der regulatorischen Projekte und später deren Einhaltung wahrnehmen. 3 Ihre Ansprechpartner Für mehr Informationen Peter Bruhns Partner Tel: +49 (0)511 93636 141 [email protected] Marcus Germanus Senior Manager Tel: +49 (0)69 97137 473 [email protected] Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Webseite auf www.deloitte.com/de Die Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft („Deloitte”) als verantwortliche Stelle i.S.d. BDSG und, soweit gesetzlich zulässig, die mit ihr verbundenen Unternehmen und ihre Rechtsberatungspraxis (Deloitte Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH) nutzen Ihre Daten im Rahmen individueller Vertragsbeziehungen sowie für eigene Marketingzwecke. 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Deloitte erbringt Dienstleistungen aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Consulting und Corporate Finance für Unternehmen und Institutionen aus allen Wirtschaftszweigen; Rechtsberatung wird in Deutschland von Deloitte Legal erbracht. Mit einem weltweiten Netzwerk von Mitgliedsgesellschaften in mehr als 150 Ländern und Gebieten verbindet Deloitte herausragende Kompetenz mit erstklassigen Leistungen und steht Kunden so bei der Bewältigung ihrer komplexen unternehmerischen Herausforderungen zur Seite. Making an impact that matters – für mehr als 210.000 Mitarbeiter von Deloitte ist dies gemeinsame Vision und individueller Anspruch zugleich. Diese Veröffentlichung enthält ausschließlich allgemeine Informationen, die nicht geeignet sind, den besonderen Umständen des Einzelfalls gerecht zu werden und ist nicht dazu bestimmt, Grundlage für wirtschaftliche oder sonstige Entscheidungen zu sein. 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