Personalbericht 2014 - Internationaler Bund

Internationaler Bund
Personalbericht der IB-Gruppe
2014
Mit Menschen für Menschen
Dieser Personalbericht bezieht sich auf die IB-Gruppe:
Internationaler Bund (IB) Freier Träger der Jugend-, Sozial- und Bildungsarbeit e.V.
Internationaler Bund – IB Mitte gGmbH für Bildung und soziale Dienste (IB Mitte gGmbH)
Internationaler Bund – IB West gGmbH für Bildung und soziale Dienste (IB West gGmbH)
IB Beteiligungs- und Verwaltungs-GmbH
IB-Gesellschaft für interdisziplinäre Studien mbH (IB-GIS mbH)
IB Versicherungs-Vermittlungs GmbH (IB VV GmbH)
Fachschule für Gesundheitsfachberufe Bad Salzungen gGmbH
Hochschule der Wirtschaft für Management GmbH (HdWM)
Hotel Friedberger Warte GmbH
MAH Medizinische Akademie Hamburg GmbH
Medizinische Akademie IB Medau GmbH
Berichtszeitraum ist das Geschäftsjahr 2014.
Mit Menschen für Menschen
Personalbericht der IB-Gruppe
2014
Inhalt
2
5
Personalarbeit in der IB-Gruppe 2014:
Neustrukturierung und Reorganisation
8
Tarifpolitik in der IB-Gruppe
10
Zusammenarbeit mit dem Konzernbetriebsrat
11
Zusammenarbeit mit den Betriebsräten
12
Personalentwicklung: Mit Freude und Augenmaß
14
Fortbildung in der IB-Gruppe
18
Karriereentwicklung
20
Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse
in LOGA/HCM
24
Personalbetreuung
26
Aus der Arbeit der Rechtsabteilung
Editorial
Mit Menschen für Menschen
ist das Motto der Personalarbeit beim Internationalen Bund.
Die Umstrukturierung des Internationalen Bundes hat für alle Beteiligten große
Herausforderungen mit sich gebracht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in
den Personalabteilungen der Organisationseinheiten und im zentralen Personalressort haben viel geleistet. Sie haben die Mitarbeiter/-innen bei der bisherigen
Umstrukturierung und den Betriebsübergängen begleitet und unterstützt.
Zahlreiche Probleme konnten gelöst und neue Chancen aufgezeigt werden.
Dafür an dieser Stelle ein herzliches Dankeschön.
Die Personalarbeit im IB mit acht gemeinnützigen Organisationseinheiten und
den gewerblichen GmbHs wird sich verändern. Für alle gemeinnützigen Organisationseinheiten wird es vergleichbare Standards in der Personalarbeit geben.
Führung, Karriereentwicklung, Mitarbeiterfortbildung, Personalbetreuung und
Rechtsberatung werden in allen Organisationseinheiten nach vergleichbaren
Regeln arbeiten und ein vergleichbares Qualitätsniveau erreichen.
Im Sinne der gesteuerten Dezentralität werden viele Prozesse näher zu den
Mitarbeitern/-innen in die dezentralen Organisationseinheiten verlagert, im
zentralen Personalressort erfolgt die Steuerung der strategischen Aufgaben
und der Konzernaufgaben.
Unser wichtigstes Ziel ist es, unseren Mitarbeitern/-innen gute Arbeitsbedingungen zu schaffen, damit sie mit Selbstverantwortung erfolgreich sein
können. Wir wollen sie an den IB binden und für ordentliche tarifliche Rahmenbedingungen sorgen sowie Arbeitsbedingungen schaffen, die für alle, auch für
neue Mitarbeiter/-innen, attraktiv sind.
Der IB steht für eine Unternehmenskultur der Wertschätzung, des Respekts
und der Beteiligung auf allen Ebenen. Das gilt für die Zusammenarbeit untereinander ebenso wie für die Zusammenarbeit mit den Betriebsräten und mit
unseren Partnern.
Wir stehen für den internationalen Gedanken der Diversity, d.h., wir leben
die Vielfalt in unserem Unternehmen, nicht nur im Hinblick auf unsere Arbeit,
sondern auch hinsichtlich unserer Beschäftigten. Es wird unsere dauerhafte
Aufgabe sein, diesen Zielen immer und an allen Stellen im IB zur Wirkung zu
verhelfen.
Lesen Sie in diesem Personalbericht, an welchen Themen wir im letzten Jahr
gearbeitet haben und wie weit wir schon gekommen sind. Es gibt noch genug
zu tun – machen wir uns gemeinsam auf den Weg.
Herzlichen Dank an alle, die an diesem Bericht mitgewirkt haben, und herzlichen Dank an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die uns trotz aller Veränderungen treu geblieben sind und die Menschen, die wir in unserer Arbeit
betreuen und begleiten, gestärkt haben. Unser Dank gilt selbstverständlich
auch unseren Betriebsräten/-innen, die zusammen mit dem Vorstand/Gesellschafter und den Geschäftsführungen zum Wohl der Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter und des Betriebs tätig sind.
Ihr Stefan Guffart
Mitglied des Vorstandes
Rainer Scholl
Geschäftsführer Personal und Recht
3
FK
MA
VZ
Weitere Töchter
4
Führungskräfte
Mitarbeiter/-innen
Umgerechnet in Vollzeitstellen bezogen auf
die Anzahl der Mitarbeiter/-innen
Weitere Tochtergesellschaften und
Mehrheitsbeteiligungen
Personalarbeit in der IB-Gruppe
Anpassung, Entwicklung und Wandel bestimmen unsere Geschäftsfelder.
Unsere Mitarbeiter/-innen stellen sich in ihrer Arbeit täglich den vielfältigen aktuellen Herausforderungen. Dafür Sorge zu tragen, dass sie
dies können und auch den Aufgaben von morgen gerecht werden, ist die
kontinuierliche Aufgabe des Personalmanagements.
In vielen Unternehmen immer noch hinsichtlich
ihrer Bedeutung unterschätzt, hat sich in der
IB-Gruppe die Personalarbeit längst zu einer Kernaufgabe entwickelt, die sich dadurch definiert, dass
sie das Vorankommen der IB-Gruppe unterstützen
und fördern kann. Mit diesem Selbstverständnis
sind wir als strategischer Partner des Vorstandes/
Gesellschafters und der Geschäftsführungen sowohl Veränderungsmanager und administrativer
Experte als auch Anwalt unserer Beschäftigten.
Dabei beziehen wir uns noch mehr als bisher auf die
Strategie der IB-Gruppe und stärken die Leistungsfähigkeit des Personalmanagements im operativen
Geschäft unserer Organisationseinheiten.
Unsere strategische und systemische Arbeit setzen
wir in folgenden Handlungsfeldern um:
•
•
•
•
Das Personalmanagement im IB unterstützt die
Entwicklung und Umsetzung der Ziele der IBGruppe und der einzelnen Geschäftsführungen,
indem es die dafür notwendigen organisatorischen, tariflichen und personalpolitischen
Voraussetzungen schafft und die personellen
Ressourcen bereitstellt.
Es verbessert kontinuierlich die Effektivität und
Effizienz der Strukturen und Personalprozesse
und setzt diese, aktuell im Bereich der Personaladministration, mit LOGA im Rahmen der
Dezentralisierung effektiv um.
Das Personalmanagement bindet die Führungskräfte aktiv in seine Aufgaben und Projekte ein
und unterstützt und fördert die Führungsqualität
und -kultur.
Gemeinsam mit den Führungskräften ist es für
die Bereitstellung der erforderlichen quantitativen
und qualitativen Kompetenzen verantwortlich.
Mitarbeiter/-innen in den Unternehmen
der IB-Gruppe
Zum Jahresende 2014 waren in der IB-Gruppe 9.919
Mitarbeiter/-innen (MA) tätig. Dies entspricht 7.975,5
Vollzeitstellen (VZ).
9.919
Mitarbeiter/
-innen
IB e.V.
5.815 MA (58,6 %), 4.678,3 VZ
IB Mitte gGmbH
1.983 MA (20,0 %), 1.702,5 VZ
IB West gGmbH
1.540 MA (15,5 %), 1.178,3 VZ
IB-GIS mbH
441 MA (4,4 %), 310,6 VZ
Weitere Töchter
140 MA (1,4 %), 105,8 VZ
5
Im vergangenen Jahr sind wir gemeinsam einen
großen Schritt im Zukunftsprojekt II vorangekommen. Auch in der Tarifpolitik sind Bewegung und
Fortschritt erkennbar; neue Tarifabschlüsse konnten
für unsere Beschäftigten vereinbart werden. Denn
die Qualifikation und das Engagement unserer Mitarbeiter/-innen bewirken ganz wesentlich den Erfolg
der IB-Gruppe.
Neustrukturierung und Reorganisation
Die im Rahmen des ZP II geplante Umstrukturierung der Organisationseinheiten und die damit zusammenhängenden Betriebsübergänge nach § 613 a
BGB haben die Personalarbeit in der IB-Gruppe im
zurückliegenden Jahr geprägt. Aufgabe des Personalressorts war es, diesen Prozess fachlich, organisatorisch und juristisch zu unterstützen und zu begleiten.
Die Organisationseinheiten der IB-Gruppe nach der
erfolgreichen Reorganisation im gemeinnützigen
Bereich sind die gGmbHs IB Berlin-Brandenburg,
IB Mitte, IB West und IB-GIS mbH sowie im IB e.V.
der IB Baden, der IB Nord und der IB Süd. Hinzukommen wird zum 1. Januar 2016 die neu gegründete
IB Südwest gGmbH.
Mit dieser Reorganisation war es zwingend erforderlich, auch die personalwirtschaftlichen Prozesse
neu zu strukturieren und die Aufbau- und Ablauforganisation der geänderten Unternehmensstruktur
anzupassen. Dafür wurden alle Qualitätsmanagementprozesse im Personalressort überarbeitet und
neue Verfahrensanweisungen samt mitgeltenden Unterlagen erstellt. Außerdem wurde damit begonnen,
die Personal- und Sozialstandards in der IB-Gruppe
sowie die Aufgaben der Personalleitungen neu zu definieren. Mit der künftig noch engeren inhaltlichen
Verzahnung des zentralen Personalressorts mit dem
Personalmanagement vor Ort werden sich die Arbeitsschwerpunkte unserer Personalleiter/-innen entsprechend verändern. Damit sie sich auf strategische
und personalpolitische Fragen konzentrieren können,
wird die administrative Personalarbeit in den jeweiligen dezentralen Verwaltungszentren gebündelt.
Die Neustrukturierung der personalwirtschaftlichen
Prozesse schließt alle Abteilungen des Personalressorts ein, die jeweils Teilaufgaben an die dezentralen Einheiten übergeben. Die künftigen Aufgabenschwerpunkte des Ressorts umfassen:
• Vorbereitung und Durchführung der Tarifverhandlungen für die IB-Gruppe
• Gespräche und Verhandlungen mit dem Konzernbetriebsrat
6
• Evaluation und Controlling der gruppenweiten
Personal- und Sozialstandards
• Zentrale Angebote der Mitarbeiterfortbildung,
Führungskräfte- und Karriereentwicklung
• LOGA-Betreuung der Entgeltabrechnung
• Kollektivrechtliche arbeitsgerichtliche Verfahren
etc.
Durch diese Neuaufstellung des Ressorts und die Ansiedlung von Aufgaben vor Ort werden die Personalprozesse effizienter und kostengünstiger werden, und
die Zahl der Mitarbeiter/-innen im Personalressort
der ZGF wird bis Ende 2017 um etwa ein Drittel ab-
nehmen. Mit diesem Veränderungsprozess, der bis
zu seinem Abschluss noch einige Zeit in Anspruch
nehmen wird, leistet das Ressort einen erheblichen
Beitrag für die neue Innenfinanzierung der Zentralen
Geschäftsführung. In den Gesamtprozess sind die
zuständigen Betriebsratsgremien eingebunden, mit
denen die notwendigen mitbestimmungsrechtlichen
Rahmenbedingungen besprochen und vereinbart
werden. Am Ende unserer Bemühungen wird sich
die Personalarbeit mit ihren Aufbau- und Ablaufprozessen an der neuen Organisationsstruktur der
IB-Gruppe ausgerichtet haben. Darüber werden wir
Sie im nächsten Personalbericht informieren.
Mitarbeiter/-innen in den Bundesländern
Schleswig-Holstein
55 MA (0,6 %)
Hamburg
285 MA (2,9 %)
Bremen
11 MA (0,1 %)
Niedersachsen
165 MA (1,7 %)
Mecklenburg-Vorpommern
792 MA (8,0 %)
Berlin
513 MA (5,2 %)
Brandenburg
471 MA (4,7 %)
Sachsen-Anhalt
626 MA (6,3%)
Nordrhein-Westfalen
1.420 MA (14,3 %)
Hessen
1.358 MA (13,7 %)
Sachsen
799 MA (8,1 %)
Thüringen
424 MA (4,3 %)
Rheinland-Pfalz
657 MA (6,6 %)
Saarland
44 MA (0,4 %)
Baden-Württemberg
1.818 MA (18,3 %)
Bayern
481 MA (4,8 %)
7
Tarifpolitik in der IB-Gruppe
Die Tarifpolitik im vergangenen Jahr war geprägt von dem Bestreben,
die ausgesetzten Tarifverhandlungen wieder aufzunehmen.
Die Gespräche über die zukünftige Tarifstruktur und
die Reihenfolge der Themen in den Verhandlungen
hatten sich Ende 2013 festgefahren. Beide Seiten
hatten die Gespräche unterbrochen, um in den jeweiligen Gremien über die weitere Entwicklung zu
beraten. Dabei besteht für den IB nach wie vor die
Bereitschaft, mit den Gewerkschaften für alle gemeinnützigen Tochtergesellschaften Tarifverträge
abzuschließen. Deshalb hatten wir den Gewerkschaften ver.di und GEW vorgeschlagen, über einen
konzernweiten Manteltarifvertrag, einen Tarifvertrag über die Tätigkeitsmerkmale und über eine einheitliche Entgeltstruktur zu verhandeln. Die Entgelttabellen für unsere Organisationseinheiten müssen
jedoch regional und geschäftsfeldbezogen mit den
jeweiligen Geschäftsführungen vereinbart und abgeschlossen werden und sich an den unterschiedlichen
Rahmenbedingungen vor Ort orientieren.
Nur dadurch können die jeweiligen Wettbewerbsund Vertragsbedingungen in den Regionen und Arbeitsfeldern ausreichend Berücksichtigung finden.
Auch muss der neue Mindestlohn für die Arbeits-
marktdienstleistungen nach SGB II und III in den
neuen Entgelttabellen berücksichtigt werden.
Auf der Grundlage dieser Überlegungen haben Vorstand und Geschäftsführungen unter Beteiligung
von Vorstandsmitgliedern seit Jahresbeginn 2014
mehrere Gespräche mit Vertretern/-innen der beiden
Gewerkschaften geführt. Im Ergebnis konnten wir
am 5. Dezember eine gemeinsame Erklärung unterzeichnen, in der sich die Tarifvertragsparteien bereit
erklären, bis spätestens März 2015 Verhandlungen
mit dem Ziel aufzunehmen, konzernweite Tarifregelungen für alle Beschäftigten der IB-Gruppe mit
Ausnahme der gewerblichen Töchter abzuschließen.
Im Januar 2015 verständigten sich die Tarifvertragsparteien auf eine Prozessvereinbarung zur Neugestaltung des Tarifrechtes in der IB-Gruppe. Dabei
wird, soweit vertretbar, angestrebt, möglichst viele
Regelungen konzernweit zu vereinbaren und ein
weitgehend einheitliches Tarifrecht zu schaffen. Für
diese Prozessvereinbarung wurde am 9. Februar 2015
ein gemeinsamer Text gefunden und eine Reihe von
Verhandlungsterminen festgelegt. Damit können wir
IB-Gruppe
+2,2 %
Mitarbeiter/-innen:
Entwicklung
Erneut konnte die IB-Gruppe einen
Anstieg der Mitarbeiterzahl –
212 Personen (2,2 %) – gegenüber
dem Vorjahr verzeichnen.
9.509
9.412
6.748
6.584
1.880
* Die IB West gGmbH wurde im August 2013
gegründet. Daher gibt es für die Vorjahre
keine Zahlenwerte.
8
1.894
9.707
9.919
Mitarbeiter/
-innen
6.825
1.875
5.815
IB e.V.
1.983
IB Mitte gGmbH
1.540
IB West gGmbH*
324
380
392
441
IB-GIS mbH
116
101
158
140
Weitere Töchter
2011
2012
2013
2014
davon ausgehen, dass die Tarifverhandlungen im IB
zum Abschluss eines neuen Manteltarifvertrages,
eines Tarifvertrages über die Tätigkeitsmerkmale
und über eine neue Entgeltstruktur sowie zu unterschiedlichen Entgelten für die einzelnen Tochtergesellschaften im Interesse unserer Mitarbeiter/-innen
wieder fortgesetzt werden können.
aus ihrer Sicht verhandlungsfähiges neues Angebot
der Arbeitgeberseite unterbreitet werde. Der Vorstand der Zweckgemeinschaft entschied daraufhin
im September, aus Termingründen zunächst über die
Verlängerung des Mindestlohntarifvertrages für die
pädagogischen Mitarbeiter/-innen in der Weiterbildung, die überwiegend SGB-II-/SGB-III-Maßnahmen durchführen, zu verhandeln, weil der aktuelle Vertrag zum 31. Dezember 2015 ausläuft. In der
Verhandlungsrunde im Dezember 2014 forderten
die Gewerkschaften eine einheitliche Stundenvergütung von € 16,10 für die Tarifgebiete West und
Ost und ein Urlaubsgeld für alle Beschäftigten in
Höhe von 50 % eines Monatsentgeltes. Überraschend
schnell konnte dann am 27. Januar eine Einigung
über einen neuen Mindestlohn erzielt werden: Er
beträgt für das Tarifgebiet West ab 1.1.2016 € 14,00
und ab 1.1.2017 € 14,60. Für das Tarifgebiet Ost beläuft sich der Mindestlohn ab 1.1.2016 auf € 13,50
und ab 1.1.2017 auf ebenfalls € 14,60. Damit wurde
ein weiteres tarifpolitisches Ziel des IB zur Verbesserung der materiellen Rahmenbedingungen
für die Beschäftigten in den Arbeitsmarktdienstleistungen erreicht.
Tarifverhandlungen im Zweckverband
Im Berichtszeitraum sind neben dem IB e.V. und
der IB Mitte gGmbH auch die IB Berlin-Brandenburg gGmbH, die IB West gGmbH und die IB-GIS
mbH dem Arbeitgeberverband BBB (Bundesverband
der Träger beruflicher Bildung e.V.) beigetreten. Im
Januar 2014 wurden in Paderborn die Verhandlungen mit den Gewerkschaften zum Abschluss eines
Branchentarifvertrages für die Beschäftigten in der
Weiterbildung aufgenommen. Zunächst wurden die
wechselseitigen Positionen zu verschiedenen Themen
eines neuen Manteltarifvertrags und über die Grundlage für eine sogenannte Sozialpartnerrichtlinie für
die Weiterbildung ausgetauscht. Nach weiteren Verhandlungen im Mai in Fulda erklärten die Verhandlungs- und die Tarifkommission der Gewerkschaften
im Juli in Göttingen, die Tarifverhandlungen über
den Branchentarifvertrag vorerst auszusetzen, bis ein
Befristungen
Frauen
In %
Männer
In %
Personen
In %
1.055
25,2
409
25,0
1.464
25,3
IB Mitte gGmbH
363
23,6
133
30,0
496
25,0
IB West gGmbH
412
38,4
170
36,3
582
37,8
IB-GIS mbH
101
29,2
31
32,6
132
29,9
0
0
0
0
0
0
IB e.V.
FS Bad Salzungen
HdWM Mannheim
8
50,0
5
38,5
13
44,8
Med. Akademie Hamburg
4
33,3
0
0
4
30,8
Med. Akademie Medau
6
50,0
0
0
6
50,0
IB VV GmbH
0
0
0
0
0
0
HFW GmbH
30
78,9
23
62,2
53
70,7
IB-Gruppe
1.979
27,4
771
28,6
2.750
27,7
72,3 %
unbefristete
Arbeitsverträge
9
Zusammenarbeit
mit dem Konzernbetriebsrat
In der Folge der turnusgemäßen Neuwahl der Betriebsratsgremien im
Frühjahr 2014 mussten sich im vergangenen Jahr die Betriebsräte in der
IB-Gruppe neu konstituieren, sodass die Zusammenarbeit zunächst nicht
so intensiv fortgesetzt werden konnte wie in den Vorjahren. Gleichwohl
wurde die Umsetzung des Zukunftsprojektes II durch intensive Gespräche
und vier Planungsgespräche begleitet und der Konzernbetriebsrat (KBR)
auch in die Evaluation der Phase 1 des Zukunftsprojektes eingebunden.
Im Berichtszeitraum wurden vier Vereinbarungen
für die IB-Gruppe abgeschlossen: Die Konzernbetriebsvereinbarung (KBV) zum Qualitätsmanagement nach den Methoden von EFQM wurde durch
drei neue Anlagen – Personalfragebögen und Erfassen
von Daten durch technische Einrichtungen – ergänzt.
Des Weiteren konnte eine bis 30. September 2016
befristete KBV zur konzernweiten Anwendung von
bestehenden Gesamtbetriebsvereinbarungen für die
Dauer des Zukunftsprojektes II vereinbart werden.
Der KBV „Anwendung und Nutzung von Remote
Control Diensten“ wurden zwei neue Anlagen hinzugefügt und durch zwei Übergangsvereinbarungen
der Einsatz der neuen Softwares „Alfresco“ und
„GoToMeeting“ für die Testphase ermöglicht.
Im vergangenen Jahr wurden Gespräche bzw. Verhandlungen zu den Themen befristete Arbeitsverträge, Teilzeitarbeit sowie Ausstiegsregelungen für
Mitarbeiter/-innen über 60 Jahre aufgenommen.
Zusätzlich hat der IB den KBR zur Aufnahme von
Verhandlungen zum Abschluss einer neuen KBV
zur einheitlichen Durchführung der Jahresgespräche
in allen Organisationseinheiten aufgefordert, da sich
die Durchführung dieses wichtigen Führungsinstrumentes stärker an der neuen Aufbauorganisation
innerhalb des IB orientieren soll.
Frauen
Gesamt
Italien
56
13
69
Frauen und Männer aus allen Kontinenten,
verschiedenster Kulturen und Religionen sowie
unterschiedlichster Lebensentwürfe begegnen
sich in der IB-Gruppe.
Türkei
44
22
66
Polen
43
2
45
Ukraine
21
5
26
Russische Föderation
20
4
24
2014 arbeiteten 534 ausländische Beschäftigte
in der IB-Gruppe mit. In den vergangenen zehn
Jahren hat sich ihre Zahl (2005: 185 Personen)
mehr als verdoppelt, ebenso die Anzahl der
Nationalitäten (2005: 33, 2014: 75).
Diese Vielfalt bereichert unser Miteinander und
die pädagogische Arbeit zum Nutzen der Teilnehmer/-innen, Klienten/-innen und Kunden/-innen.
Kroatien
16
4
20
Bosnien-Herzegowina
15
3
18
Slowakei
13
2
15
Spanien
11
2
13
Österreich
10
2
12
Griechenland
8
3
11
Niederlande
6
4
10
10
Rumänien
7
3
10
0
10
Andere
143
42
185
Gesamt
423
111
534
Weißrussland (Belarus)
10
Männer
Nationalitäten (nach Häufigkeit)
Zusammenarbeit
mit den Betriebsräten
Nach den Neuwahlen haben sich im zurückliegenden Jahr alle Betriebsratsgremien neu konstituiert. Neben dem Konzernbetriebsrat bestehen
Gesamtbetriebsratsgremien in der IB Mitte gGmbH, in der IB West gGmbH
und im IB e.V., in den Verbünden und Tochtergesellschaften arbeiten
insgesamt 23 Betriebsratsgremien.
Im IB e.V. wurde im Verbund Rheinland-Pfalz/
Saarland eine Betriebsvereinbarung (BV) für eine
Terminalserver-Anwendung abgeschlossen, im Verbund Nord drei Regelungsabreden zur Handhabung
der Teilzeit, ein Sozialplan für die Verbünde Berlin
und Brandenburg und für die Zweigstelle Berlin der
IB Mitte gGmbH sowie zwei weitere Regelungsabreden im Verbund Württemberg für Lehrkräfte
an Real- und beruflichen Schulen.
In den Tochtergesellschaften wurden folgende kollektivrechtliche Regelungen getroffen: in der IB
Mitte gGmbH eine BV zur Lage der Arbeitszeit für
die Niederlassung Nord, eine BV zu Arbeitszeiten
bei mehrtägigen Freizeitmaßnahmen für die Niederlassung West und eine BV über die Bildung von Betriebsräten nach § 3 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz
für die Durchführung der Betriebsratswahlen 2014.
Für die IB West gGmbH wurden Betriebsvereinbarungen zur Gewährung von Zulagen sowie zur
Regelung der Arbeitszeiten und zu Arbeitszeiten bei
mehrtägigen Freizeitmaßnahmen der Beruflichen
Bildung, beide für die Niederlassung NRW-Nord,
vereinbart.
75
Nationalitäten
arbeiten in der
IB-Gruppe
11
Personalentwicklung:
Mit Freude und Augenmaß
Im zurückliegenden Jahr konnten wir wieder an verschiedenen Stellen
des Zukunftsprojekts II mit anpacken und behilflich sein. Die Dialogforen
in der frühen Phase einer Umstrukturierung sind wichtige Veranstaltungen
zur Orientierung und Zusammenführung von Organisationseinheiten.
Hierbei hat es sich als hilfreich erwiesen, an konkreten Aufgabenstellungen
zu arbeiten, um so miteinander die Vorwärtsbewegung zu erleben.
Mit einem maßgeschneiderten Seminar konnten
wir die Geschäftsführungen zusätzlich in der Zeit
der Umstrukturierung unterstützen. Veränderungen
professionell zu steuern, ist eine Kunst. Deshalb
bieten wir in diesem Jahr ganz gezielt Angebote zum
Thema Veränderung auch für Regional- und Betriebsleitungen an.
Mit Mitarbeitern/-innen aus verschiedenen Regionen, Gesellschaften und in unterschiedlichen
Funktionen haben wir am Profil des IB als attraktiver Arbeitgeber weitergearbeitet. Das Pilotprojekt
„Kinderbetreuungszuschuss“ im Verbund Bayern
verlief erfolgreich. Die Feriencamps für Kinder unserer Beschäftigten mit finanzieller Unterstützung
durch den IB sind mittlerweile ein fester Bestandteil unseres Angebots. Wir freuen uns sehr darüber,
dass bisher schon etwa 120 Kinder tolle Erlebnisse
in den Feriencamps hatten.
Die Zusammenarbeit mit „corporate benefits“, eine
weitere Ausgestaltung der Rabattangebote für IBMitarbeiter/-innen, klappt sehr gut. Aktuell nutzen
ca. 2.500 Beschäftigte diese Plattform. Um die persönliche Mobilität aus gesundheitlichen Gründen und
Umweltaspekten zu fördern, wird es im laufenden
Jahr mit Unterstützung des IB die Möglichkeit geben,
günstig Fahrräder (JobRad) zu leasen.
1.589
Mitarbeiter/-innen: Lebensalter
1.387
1.362
1.151
992
978
12
IB-Gruppe
414
IB e.V.
224
IB Mitte gGmbH
93
IB West gGmbH
57
IB-GIS mbH
924
823
776
705
581
1.053
993
575
561
190
201
198
214
154
156
151
155
6
27
62
60
Bis 24 J.
Bis 29 J.
Bis 34 J.
Bis 39 J.
646
277
315
290
205
230
264
65
68
66
43
44
Bis 44 J.
Bis 49 J.
Bis 54 J.
Bis 59 J.
Ab 60 J.
227
146
Ziel unserer Angebote ist es, Mitarbeiter/-innen,
die den IB voranbringen wollen und können, an die
IB-Gruppe zu binden. Um bereits bei der Besetzung
von offenen Stellen professionelles Vorgehen zu
unterstützen, haben wir neben einem Trainingsangebot einen digitalen Bewerbungsgesprächsleitfaden entwickelt, der durch seinen modularen
Aufbau situativ genutzt werden kann.
Mit präzisen Karriereentwicklungsangeboten und
zielführenden Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
tragen wir dazu bei, dass die Gleichzeitigkeit von
strukturellen Anpassungen, Weiterentwicklung von
Arbeitsbereichen und Aufbau neuer Geschäftsfelder
gelingt, die IB-Gruppe erfolgreich ist und wir für
qualifizierte Fachkräfte als Arbeitgeber attraktiv
bleiben. Wir freuen uns darauf, unsere Mitarbeiter/
-innen auch in diesem Jahr wieder bei ihrer persönlichen und beruflichen Zielerreichung zu unterstützen. Wir begeistern uns für Sie!
Mitarbeiter/-innen: Beschäftigungsdauer
5,8 %
5,2 %
21 bis 25 Jahre
9,2 %
16 bis 20 Jahre
9,2 %
12,1 %
7,1 %
11 bis 15 Jahre
8,2 %
8,8 %
Über 25 Jahre
6,4 %
4,7 %
6,6 %
6,8 %
1,8 %
2,3 %
5,7 %
9,8 %
17,9 %
21,0 %
6 bis 10 Jahre
18,4 %
19,6 %
1 bis 5 Jahre
31,8 %
30,5 %
Bis 1 Jahr
17,4 %
16,6 %
21,9 %
18,4 %
IB e.V.
IB Mitte gGmbH
IB West gGmbH
IB-GIS mbH
32,6 %
44,2 %
13
Fortbildung in der IB-Gruppe
Der Erfolg des IB hängt maßgeblich vom Wirken seiner Mitarbeiter/-innen ab. Vor dem Hintergrund der kontinuierlichen Weiterentwicklung der
Geschäftsfelder und der Herausforderungen sich verändernder Arbeitsbedingungen ist es für unsere Beschäftigten wichtig, im Alltagsgeschäft
Freiräume zu schaffen, damit sie sich die notwendige fachliche und persönliche Kompetenz aneignen können, um trotz der Veränderungen in
ihren Arbeitsgebieten souverän zu bleiben.
Eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung der fachlichen und persönlichen Kompetenzen der Mitarbeiter/-innen wird im IB großgeschrieben. Im
Jahresgespräch werden die individuellen Fortbildungsbedarfe besprochen und vereinbart; für betrieblich notwendige Fortbildungen übernimmt der
IB die Kosten und stellt die Beschäftigten von der
Arbeit frei.
Unsere Top Five
Anmeldungen
14
Systemisch und personzentriert
arbeiten und beraten
71
Konfliktmanagement –
Konflikte erkennen, benennen, lösen
56
Selbstwirksamkeit entwickeln –
Empowerment für Jugendliche
48
Philipp sucht sein ICH – Eine Einführung in
Inhalte und Methoden der Traumapädagogik
45
Arbeitsorganisation und
Zeitmanagement
40
Zentrale, dezentrale und externe Mitarbeiterfortbildung in bewährtem Mix
Die bedarfsorientierte Ausrichtung unseres Fortbildungsangebots trug auch im Jahr 2014 dazu bei,
die strategische Ausrichtung der IB-Gruppe und
die von Vertragspartnern gestellten Anforderungen
optimal zu unterstützen und neue Themen aufzunehmen. Die zentralen Seminare bieten die
Möglichkeit, kollegialen Austausch und Vernetzung
über die eigenen Einrichtungsgrenzen hinweg zu
erleben, ein Mehrwert, der über das in der Fortbildung vermittelte Fachwissen hinausgeht. Insgesamt
53 zentrale Seminare wurden angeboten, wobei es
neben fachbezogenen Seminaren für die Arbeit mit
Kindern und Jugendlichen oder für die Berufliche
Ausgaben für Maßnahmen der Personalentwicklung in der IB-Gruppe
IB e.V.
Ausgaben aus zentralen
Mitteln
Ausgaben der Verbünde
Bildung einige geschäftsfeldübergreifende Themen,
z.B. „Inklusion: Eine Aufgabe für uns alle“ oder
„Sexualisierte Gewalt in pädagogischen Institutionen“, gab. An den Seminaren zur Persönlichen
Kompetenz, zur Politischen Bildung und zur Öffentlichkeitsarbeit konnten Mitarbeiter/-innen aus allen
Geschäftsfeldern teilnehmen.
Themen, für die in einer Organisationseinheit ein
hoher Bedarf besteht oder die für einzelne Einrichtungen wichtig sind, finden dezentral direkt in den
Verbünden und Gesellschaften statt und werden
von den Personalleitungen vor Ort organisiert. 2014
wurden 287 dezentrale Seminare angeboten. Dazu
gehören auch die Einführungstage für neue Mitarbeiter/-innen, an denen neue Kolleginnen und
Kollegen die wichtigsten Informationen über die
IB-Gruppe und ihren Verbund bzw. ihre Gesellschaft
erhalten.
Seminarkosten
Reisekosten
Gesamtausgaben
Einnahmen aus Tochtergesellschaften und von
externen Teilnehmern/-innen
Gesamtausgaben
Ausgaben je Mitarbeiter/-in
IB e.V.
Tochtergesellschaften
Ausgaben der Tochtergesellschaften
Seminarkosten
Reisekosten
Gesamtausgaben der
Tochtergesellschaften
Ausgaben je Mitarbeiter/-in
Töchter
Ausgaben je Mitarbeiter/-in
IB-Gruppe
2013
705.549,- €
2014
624.434,- €
240.841,- €
173.827,- €
1.120.217,- €
235.855,- €
168.882,- €
1.029.171,- €
35.810,- €
33.366,- €
1.084.407,- €
158,89 €
995.805,- €
172,23 €
86.786,- €
52.409,- €
139.195,- €
104.264,- €
73.057,- €
177.321,- €
48,30 €
43,72 €
126,05 €
119,24 €
Fortbildungsbedarf, dem nicht durch zentrale oder
dezentrale Seminare entsprochen werden kann,
konnte auch im zurückliegenden Jahr erfolgreich
durch den Besuch von externen Seminaren abgedeckt
werden. Insgesamt 1.555 Seminare externer Anbieter
wurden besucht.
15
Führungskräftefortbildung
Im Bereich der Führungskräftefortbildung wurden
50 interne Seminare durchgeführt, davon 39 durch
die zentrale Personalentwicklung und elf dezentral in
den Organisationseinheiten, an denen 611 Führungskräfte teilnahmen. Hinzu kamen 50 Teilnahmen an
Fortbildungen externer Anbieter. Diese große Zahl
verdeutlicht nicht nur den hohen Stellenwert von
Fortbildung im IB, sondern belegt auch das besondere Engagement der Führungskräfte, die trotz der
enormen Belastung durch das Tagesgeschäft und der
zusätzlichen Einbindung in Projekte im Rahmen der
Umstrukturierungen an Fortbildungen teilgenommen haben.
Ein Schwerpunkt der Führungskräftefortbildung
waren Seminare, die aufgrund von aktuellem Bedarf angeboten wurden. Nachdem im Rahmen der
Führungskonferenz entschieden worden war, das
Instrument der Portfolioanalyse im IB verbindlich einzuführen, nahmen an den entsprechenden
zentralen Seminaren über 50 Führungskräfte teil.
Zunächst wurden die QM-Prozesseigner/-innen in
der Zentralen Geschäftsführung geschult. Nach einer
Einführung in die Portfolioanalyse im Rahmen
der erweiterten Führungskonferenz wurden zwei
zentrale Schulungen für die Führungskräfte in den
Verbünden und Gesellschaften durchgeführt; weitere
Führungskräfte wurden darüber hinaus dezentral
geschult.
Aktuelle Initativen
Für die Personalleiter/-innen der IB-Gruppe wurde
ein zweiteiliger Workshop angeboten, in dem die
Anforderungen an eine Personalleitung während der
Strukturveränderungen sowie deren Rolle in den
neuen Organisationseinheiten behandelt und diskutiert wurden. Es wurde ein gemeinsames Papier erarbeitet und ein weiterer Austausch vereinbart. Auch in
einem Workshop für Geschäftsführer/-innen standen
die Umstrukturierungen im Fokus, der Umgang mit
Veränderungen wurde unter Berücksichtigung neuer neurowissenschaftlicher Erkenntnisse behandelt.
Beide Workshops wurden von den Teilnehmern/-innen als sehr hilfreich beurteilt, um mit den anstehenden Veränderungen besser umgehen zu können, wozu
neben dem theoretischen Input auch die Möglichkeit
beitrug, sich miteinander auszutauschen.
Die Initiative der Personalentwicklung, die Vertriebsmitarbeiter/-innen im IB fortzubilden und den
Erfahrungsaustausch zu fördern, wurde fortgeführt.
Neben einem Workshop für langjährige „Vertriebs-
Behinderte Mitarbeiter/-innen
447
(4,7%)
333
(4,9%)
88
(4,7%)
471
(5,0%)
351
(5,3%)
92
(4,9%)
481
(5,0%)
365
(5,3%)
Ausgleichsabgabe
481
(4,8%)
327
(5,6%)
85
(4,5%)
74
(3,7%)
69
(4,5%)
7
16
8
6
10
(2,2%)
(2,1%)
(1,5%)
(2,3%)
2011
2012
2013
2014
IB-Gruppe
IB e.V.
0,00 €
IB Mitte gGmbH
18.630,47 €
IB West gGmbH
3.220,00 €
IB e.V.
IB-GIS mbH
IB Mitte gGmbH
IB-Gruppe
Weitere Töchter
42.630,00 €
1.380,00 €
65.860,47 €
IB West gGmbH*
IB-GIS mbH
* Die IB West gGmbH wurde im August
2013 gegründet. Daher gibt es für die
Vorjahre keine Zahlenwerte.
Fortbildung in der IB-Gruppe
Teilnahme an
Mitarbeiter- Führungskräftefortbildung
fortbildung
(in %)
(in %)
beauftragte“ fand im November eine Basis-Schulung
für „Vertriebsneulinge“ statt, an die sich direkt ein
gemeinsames Training zum Thema „Professionelles
Verhandeln“ mit den Vertriebsprofis anschloss.
Gut vorbereitete und professionell geführte Bewerbungsgespräche können für die Entscheidung von Bewerbern/-innen, für den IB arbeiten zu wollen, maßgeblich sein. Um Führungskräfte fit zu machen für ein
gutes Bewerbungsgespräch, wurde das Seminar „Bewerbungsgespräche zielorientiert führen“ konzipiert
und durchgeführt. Nach wie vor besteht großer Bedarf an Schulungen zum Jahresgespräch im IB. 2014
wurden insgesamt acht entsprechende Veranstaltungen durchgeführt. Erfolgreich weitergeführt wurde
ebenfalls die Seminarreihe „Basiswissen Führung“.
Insgesamt fanden 15 Module für die Zielgruppen
Nachwuchsführungskräfte, Führungskräfte und Mitarbeiter/-innen mit Teilaufgaben von Führung statt.
Dass sich das neue Konzept bewährt, zeigt sich auch
daran, dass ein Wechsel zwischen den Modulen für
Führungskräfte und denen für Nachwuchsführungskräfte möglich geworden ist, weil die Sachinhalte
einander angepasst wurden.
Gesamt
(in %)*
Baden
Bayern
Berlin
Brandenburg
Hessen
IB-Behindertenhilfe
Nord
Rheinland-Pfalz/Saarland
Württemberg
Zentrale Geschäftsführung
92,2
71,0
81,2
88,7
75,4
94,8
89,5
50,5
69,6
43,6
8,3
10,8
9,3
9,8
7,5
12,3
6,6
8,6
5,9
23,1
100,5
81,8
90,5
98,5
82,9
107,1
96,1
59,1
75,5
66,7
IB e.V. gesamt
78,9
8,7
87,6
IB Mitte gGmbH
IB West gGmbH
IB-GIS mbH
40,7
15,2
41,4
2,0
2,5
18,6
42,7
17,7
60,0
Töchter gesamt
30,7
3,9
34,6
IB-Gruppe gesamt
58,8
6,7
65,5
* Teilnahmequoten von über 100 % können sich rechnerisch ergeben,
wenn Mitarbeiter/-innen mehr als eine Fortbildung besucht haben
und dadurch die Summe der Teilnahmen die Zahl der Beschäftigten
übersteigt.
1.995
ehrenamtliche
Mitarbeiter/
-innen
Ehrenamtliche
Frauen
Männer
Gesamt
IB e.V.
925
426
1.351
IB Mitte gGmbH
182
105
287
IB West gGmbH
239
104
343
IB-GIS mbH
8
6
14
IB-Gruppe
1.354
641
1.995
17
Karriereentwicklung
Gesellschaftliche, arbeitsfeldspezifische und organisationsbezogene
Herausforderungen, aus denen besondere Anforderungen an die
IB-Mitarbeitenden erwachsen, gibt es viele. Um diese zu bewältigen,
bedarf es kompetenter, engagierter Menschen vor Ort, die sich den
Aufgaben stellen und Umsetzungsmöglichkeiten erarbeiten.
Sie in diesem Prozess zu unterstützen, ihre Qualifikation und berufliche Entwicklung zu fördern, gehört
zur Arbeit der Personalentwicklung. Die Angebote
der Karriereentwicklung erstreckten sich dementsprechend im zurückliegenden Jahr von der aufgabenorientierten Anforderungsanalyse über Förder- und
Entwicklungsmaßnahmen und deren Umsetzung bis
zur Mitwirkung bei der Besetzung von Führungsstellen.
69 Mitarbeiter/-innen nutzten die Möglichkeit, an
einem Förder- bzw. Potenzial-Assessment-Center
teilzunehmen, um ihre Führungskompetenzen auszuloten. Die potenziellen Nachwuchsführungskräfte
erarbeiteten sich in Feedback- und Fördergesprächen
mithilfe einer diagnostisch validen Fremdeinschätzung konkrete, auf die jeweilige Person und Situation
zugeschnittene Entwicklungsmaßnahmen. Bei allen
Vereinbarungen sind neben der Personalentwicklung
die jeweiligen Vorgesetzten und Personalleitungen
eingebunden. Berufliche Weiterentwicklung mit
Perspektiven und klaren Karrierezielen bindet qualifizierte Menschen an das Unternehmen, indem Schritt
für Schritt Verantwortung für die Mitgestaltung der
Organisationseinheit entwickelt und übernommen
werden kann.
In diesem Zusammenhang wurde auch das Angebot des Einzelcoachings in Anspruch genommen.
Zur Unterstützung von Veränderungsprozessen und
Neuorientierung konnten 2014 18 Beschäftigte in
individuellen Coachingprozessen von der zentralen
Personalentwicklung (PE) begleitet werden; weitere
Prozesse wurden in den Geschäftsführungen vor Ort
ermöglicht. Anforderungsspezifische Verfahren zur
Besetzung von Führungsstellen wie das Auswahl-
Honorarkräfteeinsatz
Angegeben ist die Anzahl der Honorarverträge im Jahresverlauf.
Die Zahlen in Klammern weisen die Umrechnung auf Vollzeitstellen in % aus, bezogen auf die Anzahl der Mitarbeiter/-innen.
Vollzeitumrechnung
Honorarkräfteeinsatz
Vollzeitstellen
Mitarbeiter/-innen
778,40 (9,0 %)
7.839,48
431,38 (4,7 %)
5.868,16
2.559,02
135,66 (5,0 %)
1.505,64
73,99 (4,7 %)
123,20 (25,8 %)
18
354,43
■
■
■
■
■
IB-Gruppe
IB e.V.
IB Mitte gGmbH
IB West gGmbH
IB-GIS mbH
Karrierevorbereitende und -unterstützende
Verfahren
Auswahl-ACs
Auswahl-Meetings
Coaching-Prozesse
Förder-ACs und
Fördergespräche
Assessment-Center, das Auswahl-Meeting und das
Management-Audit führten in Kooperation mit den
operativen Einheiten zur Besetzung von zehn Führungsstellen.
Fördermodule Nachwuchs-FK
Management-Audits
Netzwerkstatt Nachwuchs-FK
Potenzial-ACs und
Fördergespräche
Die Modulreihen „Basiswissen Führung“ wurden
genutzt, um fundierte Führungskompetenzen aufzubauen, sich auf die neue Rolle vorzubereiten
und individuelle Karriereziele zu bearbeiten. Die
Möglichkeit organisationsübergreifend-vernetzten
Arbeitens wurde dabei als sehr hilfreich wahrgenommen. Eine lebendige Plattform ist auch immer
das Jahrestreffen von Führungs- und Nachwuchsführungskräften in der „Netzwerkstatt“. 2014 stand
das Thema „Wachsen in Veränderungsprozessen“
auf der Agenda. Neben einer anregenden Diskussion
mit dem Vorstandsvorsitzenden und fachlichem
Austausch wurden Best-Practice-Beispiele zur
Führungs- und Unternehmenskultur zusammengetragen.
Gesamt
Veranstaltungen
4
5
18
8
Frauen
7
4
14
41
Männer
7
1
6
14
7
1
1
2
27
1
14
9
7
0
4
5
46
144
44
Das Engagement und die Rückmeldungen belegen
die hohe Akzeptanz und Wichtigkeit unserer Förderinstrumente für die Teilnehmenden.
622
Mitarbeiter/-innen
konnten im vergangenen Jahr
ein Dienstjubiläum
begehen.
Dienstjubiläen
10
Jahre
15
20
25
30
35
Jahre
Jahre
Jahre
Jahre
Jahre
40
Jahre
IB e.V.
94
109
106
52
21
12
1
IB Mitte gGmbH
35
24
52
1
1
0
1
IB West gGmbH
0
30
21
13
18
7
6
IB-GIS mbH
5
6
1
3
0
0
1
Andere Töchter
0
0
1
0
1
0
0
164
160
173
74
30
18
3
IB-Gruppe
19
Optimierung personalwirtschaftlicher
Prozesse in LOGA /HCM
Einen großen Schritt vorangekommen ist im zurückliegenden Jahr das
Projekt „Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse in LOGA/HCM“,
das 2013 mit dem Ziel gestartet war, die Abläufe im Personalbereich
effizienter zu gestalten.
Wenn Personalvorgänge an der Stelle in das Personalmanagementsystem LOGA eingegeben werden,
an der sie vor Ort auftreten, werden Post- und Verwaltungswege und Doppelarbeiten reduziert und
Parallelsysteme überflüssig. Mit HCM (Human-Capital-Management), dem Web-Portal von LOGA,
steht uns das geeignete Mittel zur Verfügung: Unterschiedliche Personengruppen können – je nach
Aufgabe und Zuständigkeit – individuell beschränkte
Bereiche der großen Datenbasis der LOGA-Datenbank einsehen und Eingaben tätigen. Über funktional
definierte Workflows werden Abläufe und Prozesse
optimiert, indem sie statt über den Papierweg gleich
elektronisch bearbeitet werden.
Die Projektfortschritte
Die enge Zusammenarbeit mit den Pilotverbünden
Baden, Nord und Württemberg hat ganz wesentlich
zum Vorankommen und zur Weiterentwicklung des
Projektes beigetragen. Nachdem bereits Ende 2013
der Stellenplan, die Grundlage für die Nutzung von
HCM, in den Pilotverbünden angelegt worden war,
konnten im Mai 2014 die dezentralen Personalsachbearbeiter/-innen für die Eingabe von Neueinstellungen in HCM geschult werden. Unterstützt durch
die Fachberatung der Kolleginnen aus der zentralen
Personalbetreuung und mit Geduld für die eine oder
andere noch unbekannte Tücke des HCM-Portals,
konnten rasch Erfolge erzielt und technische Probleme behoben werden, sodass im Herbst 2014 alle
Leistungen der
Unterstützungskasse
Zahnersatz
89 Fälle,
29.089,18 € Unterstützung
Unerwartete Notlage, Härtefälle:
als Zuschuss oder Darlehen
bewilligte Unterstützung
2 Fälle,
2.526,17 € Unterstützung
20
Brillen, Augengläser
2 Fälle, 86,41 € Unterstützung
43.764 €
Unterstützungsleistungen
Krankheit, Pflegekosten
45 Fälle, 3.905,18 € Unterstützung
Naturheilverfahren
12 Fälle, 2.139,83 € Unterstützung
Todesfall
6 Fälle, 4.601,64 € Unterstützung
Freiwillige soziale Leistung
2 Fälle, 1.415,97 € Unterstützung
Führungskräfte (Auswahl): Männer, Frauen
Frauen Männer Gesamt
IB e.V.
IB Mitte gGmbH
IB West gGmbH
IB-GIS mbH
Weitere Töchter
1
1
4
18
2
4
5
32
3
5
9
50
4
1
9
18
1
0
9
6
8
0
10
2
3
3
Einrichtungs-/Programmgeschäftsführer/-innen
2
2
10
9
9
28
3
3
12
4
Personalleiter/-innen
Geschäftsführer/-innen
Zweigstellen-/Betriebsleiter/-innen
Kaufmännische Leiter/-innen
Personalleiter/-innen
Geschäftsführer/-innen
Prokuristen/-innen
Niederlassungsleiter/-innen
Abteilungsleiter/-innen
Programmgeschäftsführer/-innen
Kaufmännische Leiter/-innen
Personalleiter/-innen
Geschäftsführer/-innen
1
1
1
0
0
1
0
1
0
1
1
1
3
1
1
3
1
1
0
1
0
1
1
0
1
9
2
2
4
1
1
1
1
1
1
2
1
2
12
79
97
176*
Vorstand
Geschäftsführer/-innen
Verbundgeschäftsführer/-innen
Einrichtungs-/Programmgeschäftsführer/-innen
Kaufmännische Leiter/-innen
Abteilungsleiter/-innen
Personalleiter/-innen
Referenten/-innen
Geschäftsführer/-innen
Prokuristen/-innen
Zweigstellen-/Betriebsleiter/-innen
IB-Gruppe
* Sieben Führungskräfte (zwei Frauen und fünf Männer) haben in Personalunion mehrere Führungspositionen wahrgenommen. Daher beträgt die
Gesamtzahl der Führungspersonen tatsächlich lediglich 166.
Förderung der Altersvorsorge
Pensionskasse
Direktversicherung
Mitarbeiter/-innen
Mitarbeiter/-innen
Kosten
IB e.V.
5.091
2.883.823,98 €
3.151
1.085.700 €
IB Mitte gGmbH
1.108
750.895,10 €
IB Mitte gGmbH
785
278.999 €
IB West gGmbH
448
203.120,54 €
IB West gGmbH
343
65.839 €
IB-GIS mbH
345
146.027,23 €
IB-GIS mbH
199
61.582 €
45
19.863,77 €
3
780 €
7.033
4.003.730,62 €
4.481
1.492.900 €
Weitere Töchter
IB-Gruppe
IB e.V.
Kosten
Weitere Töchter
IB-Gruppe
21
weiteren Eingaben dezentralisiert werden konnten. In
mehrtägigen Inhouse-Schulungen durch Kolleginnen
der zentralen Personalbetreuung wurden anhand der
aktuell in den Personalbereichen vorliegenden Personalvorgänge die sachlichen Abläufe und die Bearbeitung der nötigen Eingaben bei Wiedereinstellungen
und Änderungen in den Vertrags- und Bewegungsdaten, bei Schwerbehinderung, Fehlzeiten und Bescheinigungen vermittelt.
Um die Sachbearbeiter/-innen vor Ort gerade zu
Beginn gut zu unterstützen, ihnen Feedback über
die vorgenommenen Eingaben zu geben und Fehler
zu vermeiden, wurden bis Januar 2015 alle dezentralen Eingaben durch die zentrale Personalbetreuung
geprüft. Danach werden die Prüfroutine und die
Wiedervorlage dezentralisiert, sodass der gesamte
Personalvorgang von der Eingabe bis zur Kontrolle
in einer Hand liegt. Selbstverständlich bleibt die zentrale Personalbetreuung auch weiterhin Ansprechpartner für alle Fragen, unterstützt bei Unklarheiten
Projektfahrplan
Zeitschiene
22
und ist für die Optimierung der Systeme und Prozesse zuständig. Personalaustritte, die Abrechnungen
kleinerer Gesellschaften wie die der IB Versicherungs-Vermittlungs GmbH, der Hotel Friedberger
Warte GmbH sowie der Zentralen Geschäftsführung
selbst, aber auch Spezialthemen wie z.B. Pfändungen verbleiben in der Zuständigkeit der zentralen
Personalbetreuung.
Im Projektverlauf zeigte sich, dass die dezentralen
Personalsachbearbeiter/-innen zunächst selbst sehr
sicher im Umgang mit dem HCM-Portal und den zu
pflegenden Daten werden müssen, bevor eine Ausdehnung der Zugänge auf die Führungskräfte erfolgt.
Durch die Erfahrungen mit den Pilotverbünden
konnten der weitere Projektfahrplan, der unter Berücksichtigung der Umstrukturierungen im Rahmen
des Zukunftsprojektes II erstellt wurde, und der Personalbedarf für die nachfolgenden Organisationseinheiten systematisch definiert werden:
Projektschritte
1.–2. Monat
Phase I:
3.–4. Monat
Phase II:
5.–7. Monat
Phase III:
8. Monat
Phase IV:
8./9. Monat
Phase V:
•
•
•
•
•
•
Projektauftakt, Terminvereinbarungen
Schulung Stellenplan
Einrichten des Stellenplans
•
•
•
Dezentralisierung der Prüfroutine
Einführung in die HCM-Nutzung für dezentrale Personalabteilungen
Dezentralisierung des Prozesses Neueinstellung
Dezentralisierung weiterer personalwirtschaftlicher Prozesse:
Änderungen in den Vertrags- und Bewegungsdaten,
bei Schwerbehinderung; Fehlzeiten und Bescheinigungen
Einführung HCM-Nutzung für Vorgesetzte
Einbindung in Prozesse durch Workflows
2014
2015/1*
2015/2*
2015/3*
2015/4*
2016
IB Mitte gGmbH
IB Süd (Hinzunahme der Region Bayern)
Zentrale Geschäftsführung
IB West gGmbH
IB Berlin-Brandenburg gGmbH
IB-GIS mbH
IB Südwest gGmbH
Rollout
Projekt-Rollout nach der Pilotphase
* Die Ziffern 1 bis 4 stehen für die vier Quartale.
Ausblick
Diesem Musterablauf entsprechend werden in Anlehnung an die zeitlichen Schritte des Zukunftsprojektes II weitere Organisationseinheiten in das
Projekt einbezogen. Der Projektstart erfolgt in enger
Abstimmung mit den Geschäftsführern/-innen und
Personalleitungen. Da das Projekt die für die Übergangsphase benötigten Ressourcen der dezentralen
Personalabteilungen nicht zusätzlich strapazieren
soll, beginnt es erst drei Monate nach der Geschäftsaufnahme der neuen Organisationseinheiten; die
Projektdauer beträgt etwa ein Jahr.
Projektziel für 2015/2016 ist, in allen Organisationseinheiten der IB-Gruppe den Umsetzungsstand
der Pilotverbünde zu erreichen. Zusätzlich sollen in
Zusammenarbeit mit den Organisationseinheiten
weitere Workflows zur Einbindung der Vorgesetzten
in einzelne Prozesse definiert werden, um zusätzliche
Optimierungen zu erreichen.
2015 steht darüber hinaus die Einführung einer
elektronischen Personalakte an, die die durch HCM
gewonnenen Effekte noch verstärken und parallele
Systeme abbauen wird. Mit dem HCM-Portal ergeben sich für die Personalprozesse in der IB-Gruppe
neue, zukunftsfähige Möglichkeiten. Die Durchführung von Systemeingaben an deren Entstehungsort,
die Einbindung der Vorgesetzten und die Nutzung
einer gemeinsamen Datenbasis optimieren die Verfahren und sind gleichzeitig Wegbereiter eines
effektiven Personalmanagements von morgen.
23
Personalbetreuung
Die Umsetzung des Zukunftsprojektes II (ZP II) hat die Arbeit der
Abteilung Personalbetreuung im vergangenen Jahr stark geprägt.
Hauptthema war die korrekte Umsetzung der Betriebsübergänge und der damit zusammenhängenden
personellen Einzelmaßnahmen. Die Quantität der
dabei zu bewältigenden Aufgaben hat die Abteilung
vor große Herausforderungen gestellt, die von den
Mitarbeitern/-innen mit großem Engagement bewältigt wurden.
Die 2013 erfolgte Etablierung des LOGA-Kompetenzzentrums war ein voller Erfolg und hat sich bewährt. Neben den ursprünglichen Aufgaben dieses
Bereiches (Monatsabschluss, Betreuung der Zahlungen für Honorarkräfte und Ehrenamtliche, Bereitstellung von Informationen für das Interne Kontrollsystem etc.) gewann die Betreuung der dezentralen User
im Zuge des Projektes „Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse“ immer mehr an Bedeutung.
Die verantwortliche, hoch kompetente und intensive
Mitarbeit im Projekt, das Erstellen von Handbüchern
und Schulungsunterlagen, die Durchführung von
Schulungen für die Pilotverbünde und die Übernahme von Controlling-Aufgaben veränderten die Arbeit
24
dieser Mitarbeiterinnen in hohem Maße. Gegenüber
den traditionellen Aufgaben der Abteilung kamen
hier völlig neue, qualitative Aspekte zum Tragen.
Im Jahr 2014 gelang es, die EFQM-Prozesslandkarte um die Abbildung der Personalprozesse zu komplettieren. In gemeinsamer Arbeit der Mitglieder des
Teilprojektes Personalmanagement des ZP II konnten die Prozessbeschreibungen fertiggestellt werden;
weitere Prozessbeschreibungen werden im laufenden Jahr dem Zentralen Steuerungsteam vorgelegt.
Gleichfalls wurde unter Beteiligung von Verantwortlichen aus mehreren Verbünden und Gesellschaften
der Prozess Arbeitssicherheit beschrieben und nach
Diskussion im Zentralen Steuerungsteam vom Vorstand verabschiedet.
Die Umsetzung des neuen Reisekostenrechts hat zur
Folge, dass der IB seine internen Abläufe und Regelungen den veränderten gesetzlichen Bestimmungen
anpassen muss. Deshalb haben sich Spezialisten/-innen aus dem Personal- und dem Finanzbereich zu-
sammengefunden, um über die notwendigen Änderungen bei der Beantragung und Abrechnung von
Dienstreisen zu beraten und geeignete Lösungen zu
finden. Nach weiteren Vorbereitungsarbeiten, wie
z.B. die Ergänzung der KBV LOGA und die Schulung des Moduls Reisekosten, wird die Umsetzung
gruppenweit zum 1. Januar 2016 erfolgen.
Gesundheitsquote*
Die Gesundheitsquote hat in nahezu allen Einheiten der IB-Gruppe gegenüber
dem Vorjahr abgenommen und ist um insgesamt 0,9 Prozentpunkte gesunken.
2013
2014
IB e.V.
95,3%
94,3%
IB Mitte gGmbH
95,6%
93,9%
IB West gGmbH**
95,8%
IB-GIS mbH
97,5%
96,5%
IB-Gruppe
95,4%
94,5%
94,5%
Gesundheitsquote
* Aus sachlichen Gründen sind hier die Mitarbeiterzahlen im Jahresverlauf angegeben.
** Die IB West gGmbH wurde im August 2013 gegründet. Daher gibt es für das Vorjahr
keinen Zahlenwert.
25
Aus der Arbeit der Rechtsabteilung
Im Mittelpunkt der Tätigkeit der Rechtsabteilung stand auch 2014
die juristische Begleitung der Umsetzung der Strukturveränderungen
der IB-Gruppe im Rahmen des Zukunftsprojektes II.
Wie in den vorangegangenen Phasen des Zukunftsprojektes war die Rechtsabteilung in die Vorbereitung von Entscheidungen des Vorstandes des IB e.V.
und der Geschäftsführungen der Struktureinheiten
der IB-Gruppe eingebunden, erstellte dazu notwendige Rechtsgutachten und Handlungsempfehlungen,
insbesondere im Hinblick auf die gesellschafts- und
vereinsrechtliche sowie die arbeits- und tarifrechtliche Umsetzung der Strukturveränderungen.
Justiziare/-innen der Rechtsabteilung wirkten in
verschiedenen Arbeitsgruppen mit. Einzelne Organisationseinheiten wurden bei der Sanierung von
Betrieben, Betriebsteilen und Unternehmensbereichen unterstützt. Dazu gehörten Verhandlungen mit
Arbeitnehmervertretungen (Sozialpläne) sowie in
wenigen notwendigen Fällen das Führen von arbeitsrechtlichen Verfahren im Ergebnis von Sanierungsund Personalanpassungsmaßnahmen. Dabei ist es
gelungen, durch umfassende Informationen zu den
Betriebsübergängen nach den gesetzlichen Vorgaben
Rechtssicherheit für Arbeitgeber, Arbeitnehmervertretungen und die betroffenen Mitarbeiter/-innen
herzustellen und Konflikte weitgehend zu vermeiden. Insgesamt 3.286 Beschäftigte in der IB-Gruppe
waren im Rahmen des ZP II von den Betriebsübergängen zum 01.01. bzw. 01.09.2014 und 01.01.2015
betroffen.
Die Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen
von der Vertragsgestaltung zur Betriebsübergabe und
kontinuierlichen Fortsetzung der Vertragsbeziehungen mit den Partnern der Unternehmen der IB-Gruppe nach Trägerwechseln und die rechtliche Beratung
der beteiligten Geschäftsführungen trugen dazu bei,
dass die IB Mitte gGmbH ihr erstes Geschäftsjahr
nach weitreichenden strukturellen Veränderungen
erfolgreich bestanden hat und die Aufnahme der Geschäftstätigkeit der neu gegründeten IB Berlin-Brandenburg gGmbH ohne Reibungsverluste am 1. Januar
2015 erfolgen konnte.
Fluktuation
IB e.V.
IB Mitte gGmbH
IB West gGmbH
IB-GIS mbH
IB-Gruppe
Mitarbeiter/
-innen*
Eintritte*
Austritte*
Fluktuation**
7.279
2.967
1.738
512
1.492
1.782
1.738
101
2.852
1.102
257
76
425
164
73
27
5,8
5,5
4,2
5,3
12.707
5.192
4.369
716
5,6
* Aus sachlichen Gründen sind hier die Mitarbeiterzahlen im Jahresverlauf angegeben.
** Die Mitarbeiterfluktuation beinhaltet die Eigenkündigung, Wechsel in den Ruhestand sowie Tod.
26
In %
5,6%
Fluktuationsquote
Die Rechtsabteilung wirkte aktiv an der Fortentwicklung der Tarifpositionen der IB-Gruppe entsprechend
den aktuellen Entwicklungen mit und war an Gesprächen mit den Tarifpartnern beteiligt.
Wie in den Vorjahren leistete die Rechtsabteilung
ihren Beitrag zur Gewährleistung eines geordneten
und möglichst verlustfreien Geschäftsbetriebes der
Unternehmen der IB-Gruppe durch das Erstellen
von Rechtsgutachten sowie die Vertretung in gerichtlichen Auseinandersetzungen in verschiedenen
Rechtsgebieten, insbesondere im Arbeits-, Sozialund allgemeinen Zivilrecht. Im Berichtszeitraum
fielen 74 erstinstanzliche Kündigungsschutzverfahren an, von denen 68 abgeschlossen werden konnten.
Zu Fragen des Betriebsverfassungsrechts wurden
2014 zwischen Arbeitgeber und Betriebsräten 31 Beschlussverfahren geführt.
Durch die gerichtliche Beitreibung von Forderungen trug die Rechtsabteilung zur Verbesserung der
wirtschaftlichen Ergebnisse der IB-Gruppe bei. Im
Rahmen der zentralen Bearbeitung des Mahn- und
Vollstreckungswesens wurden im letzten Jahr 237
Verfahren neu eingeleitet, um Forderungen gegenüber Schuldnern/-innen der IB-Gruppe geltend zu
machen.
Stellenangebote:
Interne Ausschreibung
3.082
2.799
2.840
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Impressum:
Herausgeber: Internationaler Bund (IB)
Freier Träger der Jugend-, Sozial- und Bildungsarbeit e.V.
Sitz: Frankfurt am Main
Vereinsregisternummer: 5259
Vorsitzender des Vorstandes: Thiemo Fojkar
Verantwortlich für den Inhalt: Rainer Scholl,
Geschäftsführer Personal und Recht
Redaktion: Birgit Ostermeier
Gestaltung: Claudia Ochsenbauer
Fotos: IB, Fotolia
Druck: Lautertal-Druck Franz Bönsel GmbH
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Sitz: Frankfurt am Main · Vereinsregister Nr. 5259
Herausgeber: Thiemo Fojkar, Vorsitzender des Vorstandes
Valentin-Senger-Straße 5
60389 Frankfurt am Main
Telefon 0 69/9 45 45-0
Telefax 0 69/9 45 45-404
[email protected]
www.internationaler-bund.de

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