Benutzerhandbuch Mieterportal

Benutzerhandbuch für das Mieterportal des Studierendenwerks Stuttgart.
Manual for the Tenant Portal of Studierendenwerk Stuttgart.
Bitte lesen Sie das Benutzerhandbuch aufmerksam durch, bevor Sie sich anmelden.
Read this manual carefully before you register.
Einleitung:
Introduction:
Das Mieterportal kann ausschließlich von den Hauptmietern in den Wohnanlagen des
Studierendenwerk Stuttgart genutzt werden. Untermieter sowie die Bewohner der
Gastdozentenhäuser haben keinen Zugang zum Mieterportal. Diese müssen weiterhin
Ihre Anfragen und Schadensmeldungen per Mail oder Telefon an den Hausmeister bzw.
Sachbearbeiter richten.
The Tenant Portal may only be used by the main tenants of the halls of residence of Studierendenwerk Stuttgart. Sub-tenants as well
as residents of the lecturer guest houses cannot access the Tenant Portal. They must continue to contact the janitors or responsible
clerks by E-mail or telephone in case they have questions or need to report defects.
Bitte beachten Sie, dass Meldungen die über das Portal eingestellt werden, nicht in
Echtzeit übertragen werden. Für Notfälle im Schadensfall rufen Sie bitte den
Hausmeister an oder nutzen Sie außerhalb der Dienstzeiten des Hausmeisters die in
den Wohnanlagen ausgehängte Notfallnummer.
Please note that any reports made through the portal will not be transmitted in real-time. In case of an emergency, please call the
janitor or use the emergency number posted in the halls of residence if it is outside the janitor's office hours.
1.) Anmeldung im Mieterportal
- Das Studierendenwerk Stuttgart hat Ihnen per Post bzw. E-Mail ein Schreiben mit
Ihren Zugangsdaten inklusive der Nutzungsbedingungen für das Mieterportal
zukommen lassen.
- Sollten Sie die Zugangsdaten nicht erhalten haben, dann wenden Sie sich bitte an
den für Sie zuständigen Sachbearbeiter.
- Sie können das Passwort/Kennwort in den Stammdaten des Portals abändern.
1.) Register at the Tenant Portal
- Studierendenwerk Stuttgart has sent you a letter with your login information by
mail or E-mail, including the terms of use for the Tenant Portal.
- If you have not received your login information, please contact the responsible
clerk.
- You may change the password in the Portal settings.
1a.) Anmelden
-
Bitte klicken Sie in der rechten Leiste auf “Anmelden“.
Die Maske wird geöffnet. Bitte geben Sie jetzt Ihre E-Mail Adresse und Ihr
Passwort/Kennwort ein.
Klicken Sie anschließend in der unteren Leiste rechts auf “Anmelden“.
1a.) Login
-
Click on "Login" in the bar on the right side.
A login screen opens up. Please enter your E-mail address and your password.
Then click on "Sign in" in the bar at the bottom.
1b.) Passwort vergessen
-
Wenn Sie das Passwort vergessen haben, dann klicken Sie bitte in der unteren
Leiste auf “Kennwort vergessen“.
Geben Sie bitte Ihre E-Mail Adresse sowie Ihren Vor- und Zunamen an und klicken
Sie unten rechts auf “Absenden“.
Sie erhalten eine Mail mit Ihren neuen Zugangsdaten.
1b.) Forgot password
-
If you forgot your password, click on "Forgot password".
Enter your E-mail address and your first and last name, then click on "Send" in the
lower right corner.
You will receive an E-mail with your new login information.
2.) Verträge
Wenn Sie Ihre bisherigen und laufenden Verträge einsehen möchten, dann
klicken Sie in der rechten Leiste auf “Verträge“. Es können nur Anfragen für
laufende Verträge abgegeben werden. Wenn Sie uns eine Anfrage zukommen
lassen möchten, dann Klicken Sie auf Ihren laufenden Vertrag so, dass dieser
farblich hinterlegt ist. In der unteren Leiste sehen Sie jetzt die verschiedenen
Funktionen.
2.) Contracts
If you would like to review your former and current contracts click on "Contracts"
in the right-hand bar. Requests may only be made for current contracts. If you
would like to make a request click on any of the current contracts to highlight it. In
the bar at the bottom, you will see various options.
2a.) Dokumente
-
Wenn Sie ein Schreiben erneut zugesendet haben möchten, dann gehen Sie bitte
in der unteren Leiste auf “Dokumente“.
Es erscheinen alle Dokumente und Anschreiben die in Ihrer Mieterakte hinterlegt
sind, bitte wählen Sie das gewünschte Schreiben aus und klicken Sie unten rechts
auf “Absenden“.
2a.) Documents
-
If you would like us to resend a letter, click on "Documents" in the bar at the
bottom.
This will display all documents and letters in your file. Select one of the letters and
click on "Send" in the lower right corner.
2b.) Verlängerungen
-
Bitte klicken Sie in der unteren Leiste auf den Button “verlängern“.
Hier können Sie die Verlängerung Ihres Mietvertrags beantragen.
Bitte beachten Sie, dass die Beantragung keine automatische Zusage ist. Die
Verlängerung ist erst nach Unterzeichnung des Mietvertrags rechtskräftig.
Eine Verlängerung der Laufzeit ist nur bis zur maximalen Wohnzeit von 36
Monaten möglich.
Bitte geben Sie das Datum ein. Wir vermieten die Zimmer nur für volle
Kalendermonate.
Der Antrag auf Verlängerung muss mindestens drei Monate vor Ablauf des
Mietvertrags gestellt werden.
Anschließend gehen Sie in der unteren Leiste rechts auf “Absenden“.
2b.) Renewals
-
Click on the "Extend" button in the bottom bar.
This allows you to renew your tenancy agreement.
Please note that this does not mean that the renewal is accepted. The renewal
will come into effect only after the tenancy agreement has been signed.
A renewal is possible only up to the maximum tenancy period of 36 months.
Enter the date. Please note that we rent out rooms for full calendar months only.
An application for renewal must be made no less than three months before the
tenancy agreement expires.
Then click on "Send" in the bar in the bottom right corner.
2c.) Kündigungen
-
-
Bitte klicken Sie in der unteren Leiste auf den Button “kündigen“.
Hier können Sie die Kündigung Ihres Mietverhältnisses einreichen.
Bitte geben Sie das Datum ein, zu welchem Sie den Mietvertrag kündigen
möchten.
Unter Hinweise geben Sie bitte folgenden Text ein:
Hiermit kündige ich meinen Mietvertrag zum XXXX…….
+ Begründung, falls es sich nicht um eine ordentliche Kündigung handeln sollte.
Bitte beachten Sie die allgemeinen Mietbedingungen §2.
Kündigungen außerhalb der in den allgemeinen Mietbedingungen genannten
Regelungen sind nicht möglich.
Die Kündigung ist erst nach Erhalt der schriftlichen Bestätigung durch Ihren
Sachbearbeiter gültig.
Anschließend klicken Sie in der unteren Leiste rechts auf “Absenden“.
2c.) Termination
-
-
Click on the "Terminate lease" button in the bottom bar.
This allows you to terminate your tenancy agreement.
Enter the date at which you would like your tenancy agreement to end effectively.
Enter the following text in the remarks field:
I hereby terminate my tenancy agreement, to be effective on XXX......
+ any reasons for the termination if such termination is not an ordinary
termination.
For this, please refer to § 2 of the general terms and conditions of lease.
Any other termination that is not in accordance with the general terms and
conditions of lease is excluded.
Any termination becomes valid only after receipt of a written confirmation from
the responsible clerk.
Then click on "Send" in the bar in the bottom right corner.
2d.) Schadensmeldungen
-
-
-
Wenn Sie einen Schaden in Ihrem Zimmer oder den dazugehörenden
Gemeinschaftsräumen sowie an den Häusern oder Außenanlagen melden
möchten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:
KLicken Sie in der unteren Leiste auf „Schadensmeldung“.
Bitte geben Sie den Ort ein, an dem der Schaden festgestellt worden ist. Gehen
Sie auf den Pfeil rechts vom Feld. Für Schäden an den Häusern oder
Außenanlagen wählen sie bitte als Ort „ Hausflure“.
Bitte geben Sie nun die Kategorie an wie z. Bsp. Elektro, Sanitär etc.
Geben Sie nun die Art des Schadens an z. Bsp. Lampe defekt etc.
Wenn sich die von Ihnen benötigte Bezeichnung nicht in der Auflistung befindet,
dann verwenden Sie bitte die Angabe „ Sonstiges“.
Jetzt benötigen wir noch eine detaillierte Beschreibung des Schadens und eine
Telefon bzw. Handynummer über die Sie gut erreichbar sind.
Bei Schäden in Ihrem Zimmer, benötigen wir von Ihnen noch die
Zutrittsberechtigung. Bitte setzen Sie hierzu den Haken im unteren Feld.
Wenn der Schaden von Ihnen in den ersten 14 Tagen nach Einzug gemeldet wird,
dann setzen Sie bitte den Haken im oberen Feld.
Anschließend gehen Sie in der unteren Leiste rechts auf “Absenden“.
2d.) Reports of defects
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If you would like to report a defect in your room or the related common rooms, or
on the buildings or the outdoor premises, the process is as follows:
Click on "Damage report" in the bottom bar.
Enter the place where you detected the defect. Click on the arrow right of the field
to open the drop-down menu. For defects on buildings or outdoor premises, select
"Hausflure" (Hallways) as the place.
Now enter the category, for example Elektro (Electrics), Sanitär (Sanitary), etc.
Then enter the type of defect, for example "Defective lamp".
If the option you would need is not included in the list select "Sonstiges" (Other).
Now we need a detailed description of the defect and a telephone or mobile
number where we can easily reach you.
If the defect is in your room, we also need permission to access the room. For this,
please tick the lower check box.
If you are reporting a defect within 14 days from moving in
please tick the upper check box.
Then click on "Send" in the bar in the right bottom corner.
3.) Übersicht Anfragen
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-
Auf der rechten Leiste finden Sie die Übersicht Ihrer Anfragen und
Benachrichtigungen, die Sie an die Verwaltung bzw. den Hausmeister gesendet
haben. Solange diese im Status als „ Offen“ geführt werden, können Sie von Ihnen
gelöscht werden. Hierzu klicken Sie auf die betreffende Anfrage und betätigen Sie
in der unteren Leiste rechts den Button “löschen“. Befindet sich die Meldung
bereits in Bearbeitung kann Sie nicht mehr durch Sie gelöscht werden. Bitte
kontaktieren Sie in diesem Falle Ihren Sachbearbeiter oder Hausmeister.
Sie können den Bearbeitungstand Ihrer Anfrage sowie die Antworten Ihres
Sachbearbeiters oder Hausmeisters hier einsehen und nachverfolgen.
3.) Overview of requests
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-
In the bar on the right, a list of all your requests and notices to the housing office
or the janitor is displayed. As long as their status is "Offen" (Open) you may delete
them. For this, click on the respective request and then click on the "Delete"
button in the bottom bar on the right. As soon as a report is being processed, you
cannot delete it any longer. Contact the responsible clerk or janitor in this case.
You can view and track the status of your request and the replies from the
responsible clerk or the janitor.
4.) Stammdaten ändern
-
-
Auf der rechten Leiste finden Sie die Funktion “Stammdaten ändern“. Hier haben
Sie die Möglichkeit uns die Änderungen Ihrer Personendaten mitzuteilen.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen bei einer Änderung Ihrer Bankdaten ein Sepalastschriftmandat per Mail zukommen lassen. Dies muss von Ihnen ausgefüllt und
unterschrieben werden. Bitte geben Sie im Feld „ Neue BV gültig ab“ das Datum
bitte immer wie folgt ein: tt.mm.jj Beispiel: 01.10.2015
Im unteren Feld haben Sie außerdem die Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern.
Wenn Sie mit den Eingaben fertig sind, dann klicken Sie bitte in der unteren Leiste
auf “Absenden“.
4.) Change personal details
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-
In the bar on the right side, you have the "Change personal details" function. This
allows you to inform us about any changes of your personal data.
Please note that we will send you a SEPA direct debit mandate by E-mail if you
change your bank account. You must complete and sign it. Enter the date us
follows: day, month, year, for example: 01.10.2015
The field below allows you to change your password.
-
If you're done with entering your information click on "Send" in the bar at the
bottom.
5. Datei senden
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Auf der rechten Leiste befindet sich die Funktion Datei senden. Sie können diese
nutzen um Ihrem Sachbearbeiter Ihre Immatrikulation oder Ihr Passbild
zukommen zu lassen.
5. Send file
-
In the bar on the right side, you have the "Send file" function. You can use it to
send your registration documents or passport photograph to the responsible clerk.
6.Mitteilung senden
-
Auf der rechten Leiste befindet sich die Funktion Mitteilung senden. Hier können
Sie Ihrem Sachbearbeiter kurze Benachrichtigungen zukommen lassen.
6.Send message
-
In the bar on the right side, you have the "Send Message" function. You can use it
to send short messages to the responsible clerk.
7.Abmelden
-
Auf der rechten Leiste finden Sie den Button “Abmelden“um das Mieterportal zu
verlassen.
7.Logout
-
In the bar on the right side, you have the "Logout" button to exit the Tenant
Portal.

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