Handyknigge fürs Büro, Ausgabe 03/2013e

Stil & Etikette
Handy-Knigge fürs Büro
Handys sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Ihr Smartphone ist ein wunderbares
Mittel, um mit Menschen in Verbindung zu bleiben und Zugriff auf Informationen zu haben.
Doch die Geräte können auch zum Störfaktor werden. Im Business-Umfeld sollten Sie sich an
gewisse Regeln halten.
Die Kontaktplattform im Taschenformat bringt es mit sich, dass wir uns plötzlich vergessen, und uns in
unserem unmittelbaren Umfeld asozial verhalten. Die professionelle Nutzung erfordert eine gesunde
Distanz zu unseren Geräten! Wenn Sie die folgenden drei Grundwerte beachten, können Sie wenig
falsch machen:
1. Achtsamkeit
2. Respekt
3. Diskretion
Es handelt sich dabei um die anerkannten Regeln der Höflichkeit, die im Geschäftsleben wichtig
sind. Heruntergebrochen auf den Gebrauch des Handys ergeben sich daraus folgende
Verhaltensregeln.
Allgemeine Empfehlungen



Besprechen Sie Ihre Mobilbox mit einer persönlichen Nachricht, um Anrufende freundlich zu
begrüßen.
Rufen sie grundsätzlich nur dann mit unterdrückter Nummer an, wenn Sie explizit wünschen,
dass die andere Person Ihre Nummer nicht erkennt.
Beachten Sie die gesetzlichen Tabuzonen, in denen das Telefonieren verboten oder unerwünscht
ist, zum Beispiel in Arztpraxen, Kliniken, Bibliotheken oder im Flugzeug.
Im Vorfeld von Besprechungen




Auf dem Weg zum Meeting sollten Sie erreichbar sein. Laden Sie den Akku auf, bevor Sie
geschäftlich unterwegs sind, und schalten Sie Ihr Handy ein.
Sind Sie zu spät dran, dann melden Sie Ihre Verspätung, indem Sie Ihren Geschäftspartner kurz
anrufen. Denn manchmal trifft eine SMS mit erheblicher Verzögerung ein. Und Sie wollen ja nicht,
dass Ihre Entschuldigung erst nach Ihnen ankommt.
Wenn Sie ein Meeting absagen oder verschieben müssen, sollten Sie dies kurzfristig per
Telefon erledigen – das ist ein Gebot der Höflichkeit. Längerfristig darf es auch eine E-Mail sein.
Erwarten Sie externen Besuch im Büro, dann sollten Sie ebenfalls dafür sorgen, dass Sie per
Handy erreichbar sind (mindestens eine halbe Stunde vor dem Termin).
Während Besprechungen






Hat die Besprechung begonnen und Sie erwarten noch einen dringenden Anruf, dann schalten
Sie Ihr Handy auf lautlos. Legen Sie es nicht neben sich auf den Tisch, sondern stecken Sie es
so in die Tasche, dass Sie die Vibration bemerken, wenn ein Anruf eingeht.
Vermeiden Sie Social Media Aktivitäten sowie das Versenden von SMS-Nachrichten,
während Sie mit anderen Personen im Gespräch sind.
Ist ein Informationsaustausch während der Besprechung notwendig, dann informieren Sie die
anwesenden Personen mit einer kurzen Begründung, bevor Sie sich Ihrem Handy widmen.
Erhalten Sie während der Sitzung einen dringenden Anruf, dann nehmen Sie den Anruf nicht
entgegen, sondern verlassen den Raum unauffällig, um zurückzurufen. Informieren Sie Ihre
Gesprächspartner schon zu Beginn der Sitzung, dass Sie einen Anruf erwarten. Dann können Sie
den Raum verlassen, ohne zu stören. Ist der Anruf weniger dringend, warten Sie mit dem
Rückruf bis zur Pause oder bis zum Ende der Besprechung.
Ansonsten bleibt Ihr Handy während Besprechungen ausgeschaltet.
Klingelt Ihr Handy, weil Sie vergessen haben, es auszuschalten, entschuldigen Sie sich bei
den Anwesenden und schalten Ihr Gerät sofort aus, ohne das Gespräch entgegenzunehmen.
Handynutzung in der Öffentlichkeit




Wählen Sie einen dezenten Klingelton und übertreiben Sie es nicht mit der Lautstärke, damit
Sie Umstehende und Sitznachbarn nicht verärgern. Vermeiden Sie es ebenfalls, öffentlich
Klingeltöne auszuprobieren.
Reduzieren Sie die Lautstärke, wenn Sie im Zug oder in öffentlichen Räumen mit Kopfhörern
Musik hören.
Sprechen Sie leise, wenn Sie telefonieren, damit Sie andere Personen nicht stören. Besonders
wenn die Verbindung schlecht ist, tendiert man dazu, viel lauter als notwendig zu sprechen. In der
Öffentlichkeit ist manchmal eine SMS einem Telefongespräch vorzuziehen.
Denken Sie daran, dass andere mithören, wenn Sie in Zug, Bus oder an anderen öffentlichen
Orten telefonieren. Plaudern Sie keine Firmengeheimnisse aus und seien Sie zurückhaltend mit
privaten Informationen.
Dieser Artikel stammt aus der Januar-Ausgabe 02/2013 von Sekretärinnen Service.
Bestell-Hotline
Wir freuen uns auf Ihren
Anruf unter
08233/23 7850
Bestellung per eMail:
[email protected]
Erreichbar Mo.-Fr.
zwischen 9.00 und 18.00 Uhr
Bestellung per Fax:
08233/23 7860
www.sekretaerinnen-service.de

Download Report