Organisationsrichtlinien-Rechnungsabwicklung

Organisationsrichtlinien
für die Rechnungsabwicklung der
METRO GROUP
Orga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-Richtlinien
Orga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-Richtlinien
Orga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-Richtlinien
Orga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-Richtlinien
Orga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-RichtlinienOrga-Richtlinien
für die deutschen Vertriebslinien
www.metro-mgp.com
Ohmstraße 1
GLN 40 07731 00000 8
77694 Kehl
Postanschrift: 77691 Kehl
Dokument: Organisationsrichtlinien-Rechnungsabwicklung-METRO GROUP-DE-20150901.docxTelefon: +49 (0) 78 51 94 90
Stand: September 2015
Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
Inhaltsverzeichnis
1
Vorbemerkungen .................................................................................... 3
2
Elektronische Rechnungseinreichung ................................................. 3
3
Rechnungseinreichung in Papierform .................................................. 4
4
Rechnungsinhalte .................................................................................. 5
5
Differenzbearbeitung/Belastungsanzeigen .......................................... 6
6
Konditionskürzungen............................................................................. 6
7
Reklamationsbearbeitung ...................................................................... 7
7.1
7.2
7.3
Reklamationen zu Warenrechnungen .................................................... 7
Reklamationen zu Belastungsanzeigen ................................................ 7
Reklamationen zu Konditionskürzungen .............................................. 8
8
Bezahlung der Rechnungen .................................................................. 8
9
Anhang .................................................................................................... 9
9.1
9.2
9.3
Relevante Gesellschaften ....................................................................... 9
Musterrechnung ....................................................................................... 10
Muster: Pfand-/Leergut-Darstellung ...................................................... 11
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Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
1 Vorbemerkungen
MGP Metro Group Account Processing GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen der METRO
GROUP und zuständig für die Rechnungserfassung, Rechnungsarchivierung und Aufbereitung der
Zentralregulierung.
Ziel ist es, zukünftig alle Vorgänge im Bereich der Rechnungsabwicklung elektronisch
bereitzustellen. Daher wird das EDI-Verfahren für den papierlosen elektronischen Datenaustausch
im Rechnungsverkehr konsequent genutzt und forciert. Alternativ zum EDI-Verfahren bietet MGP
auch die Rechnungseinreichung im PDF-Verfahren (e-Invoice) und in Papierform an, sollte das
EDI-Verfahren nicht bzw. noch nicht möglich sein. Bitte sehen Sie hierzu unsere entsprechenden
Richtlinien auf unserer Homepage www.metro-mgp.com.
Über ein zentrales Rechnungsarchiv werden die Rechnungen den Vertriebslinien
elektronisch/online zur Verfügung gestellt. Die von MGP bereitgestellten Daten und das
elektronische Archiv ermöglichen den Vertriebslinien einen weitgehend automatisierten
Rechnungsprüfungsprozess.
Um eine schnelle, reibungslose und fehlerfreie Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu
ermöglichen,
bitten
wir
ausdrücklich
um
Beachtung
dieser
allgemeinen
„Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP“.
Diese Richtlinien gelten für alle Unternehmen, die im Anhang aufgeführt sind. Rechnungen für
diese Gesellschaften sind einzureichen bei:
MGP METRO Group Account Processing GmbH
Ohmstraße 1
77694 Kehl
Postfachanschrift: 77691 Kehl
Der Rechnungsversand der übrigen Gesellschaften erfolgt weiterhin an deren vorgegebene
Rechnungsadresse.
2 Elektronische Rechnungseinreichung
Um alle Vorteile voll nutzen zu können, legen wir großen Wert darauf, die Rechnungsabwicklung mit Ihnen
im papierlosen elektronischen Datenaustauschverfahren durchzuführen.
METRO MGP bietet Ihnen hierfür unterschiedliche elektronische Verfahren an:
•
EDI-Classic mit eigenem EDI-Konverter oder über EDI-Dienstleister:
- EANCOM’97 (D.96A),
- EANCOM2002 (D.01B) oder
• Internetlösung (WebEDI) MEC oder
• e-Invoice-Rechnungen im PDF-Format.
Informationen und die entsprechenden Richtlinien dazu finden Sie im Internet unter www.metro-mgp.com
und www.metro-link.com.
Bei Fragen zu den EDI/e-Invoice-Verfahren bzw. zur Abstimmung von Testdaten setzen Sie sich bitte direkt
mit unserer EDI-Abteilung in Kehl, Tel. +49 (0) 7851 949-178 bzw. [email protected] in Verbindung.
Wir bitten Sie, schnellstmöglich eine dieser elektronischen Möglichkeiten zur Rechnungsabwicklung
zu nutzen.
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Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
3 Rechnungseinreichung in Papierform
Originalrechnungen
Bitte reichen Sie nur Originalrechnungen (ohne Durchschlag /
Kopie), ausgestellt in Euro, unverzüglich nach erfolgter Lieferung
bei MGP ein.
Mehrseitige Rechnungen
Bei mehrseitigen Rechnungen stellen Sie bitte sicher, dass die
Seiten voneinander getrennt und nicht geheftet sind.
Die Seiten sind nach Seitenzahl aufsteigend zu sortieren.
Folgende Angaben sind auf den Folgeseiten erforderlich:
Ihr Firmenname
Rechnungsnummer
Seitennummer
Vorfaktura
Vorfakturierte Rechnungen (Rechnungsdatum
Lieferdatum) werden nicht akzeptiert.
liegt
vor
dem
Druckqualität
Die Rechnungen werden gescannt und den Vertriebslinien
digital/online zur Verfügung gestellt. Weiterhin erfolgt eine
automatische Extraktion der Rechnungsdaten.
Daher ist eine gute Druckqualität unabdinglich um Fehler und
Reklamationsaufwand zu vermeiden. Dunkel oder farblich
hinterlegte Felder sind auf den Rechnungsformularen möglichst zu
vermeiden.
Doppelseitiger Druck
Doppelseitig bedruckte Belege können nicht verarbeitet werden.
Rechnungsversandanschrift:
Rechnungsversand
MGP Metro Group Account Processing GmbH
Ohmstraße 1
77694 Kehl
Postfachanschrift: 77691 Kehl
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Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
4 Rechnungsinhalte
Rechnungsaussteller (1)
Komplette Firmierung und Anschrift Ihrer Firma
GLN Ihrer Firma (1)
Angabe Ihrer 13-stelligen GLN (frühere Bezeichnung ILN)
Ihre Lieferantennummer (2)
Angabe Ihrer METRO-Lieferantennummer inkl. Prüfziffer (6-stellig)
USt-ID bzw. Steuernummer des
Rechnungsausstellers (11)
Ihre USt-ID bzw. Steuernummer. Sie muss immer auf der
Vorderseite der Rechnung angegeben sein.
Rechnungsnummer (5)
Eindeutig bezeichnete Rechnungsnummer unter der Bezeichnung
Rechnungsnummer, Belegnummer. Bitte beachten Sie in diesem
Falle, dass die auf dem Beleg angegebene Rechnungsnummer bei
Schriftverkehr (Mahnungen etc.) immer vollständig angegeben
werden muss.
Rechnungsdatum (5)
Eindeutig bezeichnetes Rechnungsdatum unter der Bezeichnung
Rechnungsdatum, Belegdatum.
Rechnungsanschrift (3)
Komplette Firmierung des Rechnungsempfängers z. B.
Metro Cash & Carry Deutschland GmbH.
Komplette Adresse (Straße, PLZ, Ort) der Rechnungsanschrift.
GLN der Rechnungsanschrift (3)
Angabe der 13-stelligen GLN der Rechnungsanschrift
Warenempfänger (4)
(Lieferanschrift)
Angabe
der
(Markt, Filiale, Lager)
Adresse
des
Warenempfängers
Die Adresse muss vollständig sein (Straße, PLZ, Ort).
GLN des Warenempfängers (4)
Angabe
der
13-stelligen
(Markt, Filiale, Lager)
GLN
des
Warenempfängers
Die aktuellen GLN finden Sie unter www.metro-link.com
Bitte beachten Sie ggf. die Sonderregelung bei Lieferungen an die
Kaufhof-RSP-Lager.
Lieferscheinnummer (6)
Angabe der Lieferscheinnummer unter eindeutiger Bezeichnung
z. B. Lieferschein-Nr., LS-Nr..
Liefer-/Leistungsdatum (7)
Angabe des Zeitpunktes der Lieferung oder Leistung unter
eindeutiger Bezeichnung z. B. Lieferdatum, Lieferzeitraum.
Auftragsnummer (12)
Angabe der Kunden-Auftragsnummer bei Galeria Kaufhof unter
eindeutiger Bezeichnung z. B. Auftragsnummer, Ordernummer.
Artikel-GTIN-Nummer (8)
Angabe
GTIN
(frühere
Rechnungspositionen.
Pfand/Leergut (15)
Der Gesamtwert des Leergut/Pfand pro MwSt-Satz ist getrennt vom
Warenwert aufzuführen
Fracht/Verpackung (13)
Der Gesamtwert der Fracht/Verpackung pro MwSt-Satz ist getrennt
vom Warenwert aufzuführen
Bezeichnung
EAN)
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bei
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Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
Nettobetrag (9)
Gesamtnettobetrag pro MwSt-Satz (excl. MwSt):
MwSt-Satz (9)
MwSt-Satz in Prozent
MwSt-Betrag (9)
Gesamt-MwSt-Betrag pro MwSt-Satz
Bruttobetrag (10)
Gesamtbruttoendbetrag der Rechnung incl. MwSt.
Hinweis auf
Konditionsvereinbarung (14)
Aufgrund der Vielzahl der Hinweistexte möchten wir darum bitten
den durch das Bundesfinanzministerium vorgegebenen Text
„Es bestehen Bonus- oder Rabattvereinbarungen“
zu verwenden.
Die entsprechenden Filial- oder Marktdaten entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Rechnungs- und
Lieferanschriftenliste. Die aktuellen Marktdaten finden Sie im Internet unter www.metro-link.com
Bei der Fakturierung Ihrer Lieferungen an die GALERIA Kaufhof GmbH sind zusätzlich folgende Angaben
erforderlich:
•
•
Kaufhof Auftragsnummer 9-stellig (12)
Fracht- und Verpackungskosten (13)
Bitte diese einmal separat aufführen und addiert im Netto-Warenwert zusammenfassen.
Sofern Rechnungen nicht die erforderlichen Angaben enthalten können Sie durch uns nicht
verarbeitet werden. Für diesen Fall erhalten Sie von uns ein Fehlerprotokoll und eine Kopie Ihrer
Rechnung mit der Bitte eine berichtigte Original-Rechnung einzureichen. In diesem Zusammenhang
möchten wir darauf hinweisen, dass eine Rücksendung der Belege zu einer Verzögerung in der
Zahlung führen kann.
Je Lieferschein muss eine Rechnung erstellt werden, außer es wurde eine anders lautende
Absprache mit den betroffenen Vertriebslinien getroffen (Dekadenrechnungen etc.).
Bei der Fakturierung von Handelsmarken (Tip, Aro, real Quality etc.) bitte den Namen der
Handelsmarke vor der Artikelbezeichnung angeben, damit Verwechslungen vermieden werden.
Bitte beachten Sie die Vorschriften zur Abwicklung der Transporthilfsmittel (THM). Siehe
Anschreiben vom 28.05.2014 auf unserer Homepage www.metro-mgp.com.
5 Differenzbearbeitung/Belastungsanzeigen
Werden bei der Rechnungsprüfung in den einzelnen Vertriebslinien Rechnungsdifferenzen festgestellt, so
werden diese in Form von Belastungsanzeigen (Abzug für den Lieferanten) bzw. Rückzahlungsanzeigen
(Gutschrift für den Lieferanten) bei der Rechnungsregulierung berücksichtigt.
6 Konditionskürzungen
Bei der Rechnungsregulierung werden die jeweils vereinbarten Rechnungslistenabzüge (RLA) laut
Konditionsvereinbarung mit den jeweiligen Metro Vertriebslinien, (z. B. Skonto, Bonus, Werbung, Marketing
usw.) in Abzug gebracht.
Des Weiteren wird das im MIAG-Rahmenvertrag vereinbarte MIAG-Entgelt bei der Regulierung gekürzt.
Alle gekürzten Konditionen werden im MIAG-Inkassoavis, für Sie nachvollziehbar, einzeln dargestellt.
Bitte beachten Sie, dass diese Konditionen nicht auf Ihren Rechnungen aufgeführt werden, da dies zu
Doppelkürzungen führen würde (dies gilt auch für Skonto).
Sollten Sie zusätzlich zum Zahlungsziel für spezielle Aufträge eine Valuta gewähren, so ist diese gesondert
aufzuführen.
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Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
7 Reklamationsbearbeitung
Bei Fragen oder Reklamationen zu den verschiedenen Regulierungspunkten wenden Sie sich bitte an
folgende Stellen:
7.1 Reklamationen zu Warenrechnungen
Anfragen zur Regulierung von Warenrechnungen sind schriftlich unter Angabe Ihrer METRO
Lieferantennummer an MGP Metro Group Account Processing, 77691 Kehl zu richten.
Reichen Sie unter mehreren Lieferantennummern Rechnungen bei uns ein, so sind auch die
Reklamationsschreiben/Mahnungen getrennt nach diesen Nummern zu erstellen.
Rechnungsnummer, -datum, -betrag (inkl. MwSt) und Filiale/Betrieb müssen je gemahnter Position
angegeben sein.
Bitte versenden Sie mit den Mahnschreiben keine Rechnungskopien. Diese werden bei fehlender
Originalrechnung von uns separat angefordert.
Wir sind bestrebt Ihre Mahnungen schnellstmöglich zu bearbeiten. Aus diesem Grunde ist es wichtig,
dass wir von Ihnen nur echte Mahnungen erhalten. Routinemäßig zugeschickte Kontoauszüge/OPListen, die den oben aufgeführten Anforderungen nicht entsprechen, können wir leider nicht
bearbeiten.
7.2 Reklamationen zu Belastungsanzeigen
Da MGP zu den Inhalten von Belastungsanzeigen keine konkreten Informationen vorliegen, sind
Reklamationen für real,- SB Warenhaus, Metro Cash & Carry Deutschland (einschl.
Tochtergesellschaften) an die dafür vorgesehenen E-Mail Postfächer zu richten. Für Reklamationen zu
Belastungsanzeigen der o.g. Gesellschaften verwenden Sie bitte ausschließlich folgende E-Mail Adressen:
für real,- SB Warenhaus GmbH inkl. der real,- SB Warenhaus GmbH – Lagerabwicklung :
[email protected] bzw.
[email protected]
für Metro Cash und Carry Deutschland GmbH und aller Tochtergesellschaften
inkl. C+C Schaper GmbH und Multicenter Vertriebs GmbH und Metro Cash & Carry Deutschland
GmbH - Lagerabwicklung:
[email protected] bzw.
[email protected]
Weitere Informationen zu Reklamationen zu Belastungsanzeigen finden Sie unter www.metro-services.de
Bitte beachten Sie, dass diese Vorgehensweise nur für die o.g. Vertriebslinien Gültigkeit hat.
Für Galeria Kaufhof GmbH, Sportarena GmbH und DINEA GmbH wenden Sie sich bitte bei Reklamationen
zu Belastungsanzeigen an folgendes E-Mail Adresse:
für Galeria Kaufhof GmbH:
[email protected]
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Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
7.3 Reklamationen zu Konditionskürzungen
Bei Unstimmigkeiten in der Kürzung von Konditionen laut Konditionsvereinbarung mit den jeweiligen
Metro Vertriebslinien, wenden Sie sich bitte direkt an den zuständigen Einkäufer.
Bei Fragen zum MIAG-Entgelt laut MIAG-Rahmenvertrag setzen Sie sich bitte direkt mit der
MIAG C.V. Amsterdam NL Branch Baar in Verbindung.
8 Bezahlung der Rechnungen
Alle bei Metro MGP verarbeiteten Daten werden an die MIAG weitergeleitet und von dort zum gewichteten
Zahlungstermin bezahlt.
Bitte informieren Sie die zuständigen Stellen in Ihrem Hause über die Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der METRO GROUP. Wir bedanken uns schon heute für die Beachtung der
Richtlinien. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es bei Nichtbeachtung der Organisationsrichtlinien für
die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP zu Zahlungsverzögerungen kommen kann.
Bei Fragen zu diesen Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP wenden
Sie sich bitte an unseren Lieferantenservice,
Tel. +49 (0) 7851 949-0.
MGP
METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH
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Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
9 Anhang
9.1 Relevante Gesellschaften
Gesellschaften der METRO GROUP mit Rechnungsabwicklung über METRO MGP
SB-Warenhäuser:
real,- SB-Warenhaus GmbH
Metro Straße 1
40235 Düsseldorf
real,- SB-Warenhaus GmbH - LAGER real,- SB-Warenhaus GmbH - LAGER Metro Straße 1
40235 Düsseldorf
Cash & Carry
Metro Cash & Carry Deutschland GmbH
Metrostrasse 8
40235 Düsseldorf
Metro SB-Großmärkte GmbH & Co. KG
Siemenstrasse 7
35440 Linden
Metro Cash & Carry Brunnthal GmbH & Co. KG
Zusestrasse 6
85649 Brunnthal
Metro SB-Großmärkte GmbH & Co. KG
Dornierstrasse 9
73730 Esslingen
Multi-Center Warenvertriebs GmbH
Metrostrasse 8
40235 Düsseldorf
Metro Cash & Carry Deutschland GmbH - LAGER Metro Cash & Carry Deutschland GmbH - LAGER Metrostrasse 8
40235 Düsseldorf
Warenhäuser
GALERIA Kaufhof GmbH
Leonhard-Tietz-Strasse 1
50676 Köln
Sportarena GmbH
Leonhard-Tietz-Strasse 1
50676 Köln
Gastronomie
DINEA Gastronomie GmbH
Hansestrasse 67-71
51149 Köln
Lager
Metro Logistics Germany GmbH
Metrostrasse 8
40235 Düsseldorf
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Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
9.2 Musterrechnung
Klaus Mustermann
Musterstraße 99
99999 Musterhausen
GLN 43………../. (1)
Metro Cash & Carry Deutschland GmbH (3)
GLN 4306286000007 (3)
Metro Strasse 8 (3)
40235 Düsseldorf (3)
Rechnungs-Nr.
Rechnungs-Datum
Lieferschein-Nr.
Lieferdatum
Kunden-Auftragsnr.
METRO-Lieferanten-Nr.
XXXXX
TT.MM.JJJJ
XXXXX
TT.MM.JJJJ
XXXXXXXXX
XXXXX / X
(5)
(5)
(6)
(7)
(12)
(2)
Lieferanschrift: Metro Cash & Carry, Am Toenniesberg 16-18, 30453 Hannover, GLN 4306286000359 (4)
Menge
Artikel/GTIN-Nummer
Einzelpreis
Gesamtpreis
20
Artikelbezeichnung1
GTIN 4399999950000 (8)
5,95
119,00
10
Artikelbezeichnung2
GTIN 4399912360000 (8)
2,00
20,00
Warenwert
(9)
119,00
20,00
Pfand
Leergut(15)
1,50
3,00
Fracht
Verp.(13)
2,50
Gesamtnetto
Betrag (9)
123,00
23,00
Gesamtsumme
MwSt
Betrag (9)
23,37
1,61
MwSt
Prozent(9)
19,00
7,00
Gesamtbrutto
Betrag (10)
146,37
24,61
Euro
170,98 (10)
Es bestehen Bonus- oder Rabattvereinbarungen (14)
Bankverbindung: Volksbank Musterhausen, BIC / IBAN
Steuernummer 123456789 / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE123456789 (11)
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Rechnungsabwicklung der METRO GROUP
9.3 Muster: Pfand-/Leergut-Darstellung
GLN 4001234501234/1 METRO-Lieferanten.-Nr.: 123456
Telefon
Lieferant
Muster AG
Pfandstrasse 17
50676 Köln
Bitte bei Zahlung und Rückfragen angeben
Beleg-Nummer
Beleg-Datum
TT.MM.JJJJ
Rechnungsanschrift GLN: 4306286000007
Lieferanschrift GLN: 4306286000359
4711
Metro Cash & Carry Deutschland GmbH
Metrostr. 8
40235 Düsseldorf
Metro Cash & Carry
Am Toenniesberg 16-18
30453 Hannover
Auftrag
kel-Nr.
Blatt 1
Warenrechnung
Artikelbezeichnung
004711
004712
004713
Artikel-1
Artikel-2
Artikel-3
005811
005812
005813
Leergutabrechnung:
Kasten
Flaschen
Kisten
Pfandwert excl. MwSt
Pfandwert excl. MwSt
GTIN
Nr.
Datum
GTIN-Menge
4301012345678
4301012345600
4301012345011
Valuta/Fälligkeit
Lieferdaten
654321
TT.MM.JJ
Einzelpreis
Lieferschein Nr.
Lieferdatum
Abzüge
MwSt
1234
TT.MM.JJ
56
Netto-Wert
10
10
100
KAS
FL
KIS
10,00
5,00
7,00
19%
19%
7%
100,00
50,00
700,00
10
10
100
KAS
FL
KIS
3,00
0,30
0,50
19%
19%
7%
30,00
3,00
50,00
33,00 19%
50,00 7%
Warenwert
Netto-Betrag
150,00
700,00
MwSt
183,00
750,00
34,77
52,50
Gesamtsumme
MwSt-%
Endbetrag
19%
7%
217,77
802,50
Euro
1.020,27
19%
19%
7%
30,00
3,00
50,00
oder
Leergutabrechnung:
Kasten
Flaschen
Kisten
005811
005812
005813
Warenwert
150,00
700,00
10
10
100
Pfand vor Aufschlag MwSt.
33,00
50,00
KAS
FL
KIS
3,00
0,30
0,50
Netto-Betrag
MwSt
183,00
750,00
34,77
52,50
Gesamtsumme
MwSt-%
Endbetrag
19%
7%
217,77
802,50
Euro
1.020,27
Bitte beachten Sie, dass der Netto-Gesamtwert der Rechnung
(inkl. Pfand, Basis für MwSt) immer pro MwSt.-Satz angegeben werden muss!!
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