Information für die Träger zur Erhebung und Meldung der

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EU-kofinanzierte Fördermaßnahmen
der Landesarbeitsmarkt- und Sozialpolitik
Information für die Träger zur Erhebung und Meldung der
Teilnehmerdaten
Allgemeine Informationen
Die geförderte Maßnahme wird aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF)
mitfinanziert. Für die Mittelvergabe aus dem Europäischen Sozialfonds nach Maßgabe der
Strukturfonds-Verordnung (EU) 1303/2013 muss das Land Nordrhein-Westfalen genau
definierten Berichtspflichten an die Europäische Kommission nachkommen. Diese
Berichtspflichten beinhalten neben Daten zur aktuellen Förderung auch Angaben über die
Wirksamkeit der eingesetzten EU-Fördermittel über die Dauer der Förderung hinaus.
Zur Erhebung der Daten erhalten Sie als Muster von der Bewilligungsbehörde die
erforderlichen „Datenschutzrechtlichen Hinweise für Teilnehmende“ sowie folgende
Fragebögen:

Fragebogen zur Erhebung der Teilnehmerdaten bei Eintritt in die Fördermaßnahme

Fragebogen zur Ermittlung des Verbleibs der Teilnehmenden bei Austritt aus der
Maßnahme

Fragebogen zur Ermittlung des Verbleibs der Teilnehmenden sechs Monate nach
Ende der Maßnahme
Hinweis: Die Fragebögen sind von den Trägern zwingend zu verwenden und
entsprechend der unten genannten Bestimmungen zu archivieren.
Datenschutzrechtliche Hinweise und Selbsterklärung zur Richtigkeit der Angaben
Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung
Die
Teilnehmenden
müssen
in
jedem
Fall
eine
datenschutzrechtliche
Einwilligungserklärung für die Erhebung und Meldung der Teilnehmerdaten bzw. der
Erfolgsbeobachtungsdaten unterschreiben. Die Einwilligungserklärung steht unter
https://www.mais.nrw/esf-zuwendung zum Download bereit.
Wie ist zu verfahren, wenn die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung
zurückgezogen wird?
In Fällen, in denen die Einverständniserklärung vor dem Maßnahmebeginn zurückgezogen
wird, kann der entsprechende Teilnehmer nicht gefördert werden. In Fällen, in denen die
Einverständniserklärung während oder nach dem Maßnahmeverlauf zurückgezogen wird,
muss dies vom Träger in ABBA Online kenntlichgemacht werden. Wir möchten Sie darum
bitten, diese Fälle der ESF-Verwaltungsbehörde zu melden, damit die Verlinkung von
Namen und Datensätzen gelöscht werden können. So wird auch sichergestellt, dass keine
Teilnehmenden mit dem Verbleibsfragebogen nach 6 Monaten angeschrieben werden, die
Stand Dezember 2015
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ihre Einverständniserklärung zurückgezogen haben. Es ist geplant, diesen Prozess
zukünftig über ABBA Online zu automatisieren.
Selbsterklärung zur Richtigkeit der Angaben
Die Selbsterklärung zur Richtigkeit der Angaben befindet sich am Ende des
Eintrittsfragebogens. Es ist zwingend notwendig, dass diese unterschrieben wird. Sie wird
zu Prüfzwecken benötigt, damit keine weiteren Informationen (Zeugnisse usw.) zur
Prüfung der Angaben in den Fragebögen vorgehalten werden müssen.
Erläuterung der Fragebögen
Fragebogen für Teilnehmende bei Eintritt in die Fördermaßnahme
Die Daten zu den Teilnehmenden müssen unmittelbar bei Eintritt in die Maßnahme
erhoben werden. Die erhobenen Daten sind zeitnah über ABBA online zu übermitteln und
sollen spätestens zum nächsten Mittelabruf der Bewilligungsbehörde vorliegen.
Fragebogen zur Ermittlung des Verbleibs der Teilnehmenden bei Austritt aus
der Fördermaßnahme
Sowohl bei vorzeitigem Austritt aus der Maßnahme, als auch am Ende der Maßnahme ist
der Fragebogen für Projektträger bei Austritt eines Teilnehmenden aus der
Fördermaßnahme auszufüllen.
Die Ermittlung des voraussichtlichen Verbleibs der Teilnehmenden, welche die Maßnahme
regulär abschließen, soll in der letzten Woche der Maßnahme erfolgen.
Teilnehmende, die vorzeitig aus der Maßnahme austreten, sind zu kontaktieren und nach
ihrem Verbleib zu befragen. Auch für den Fall, dass ein Teilnehmender die Auskunft
verweigert oder nicht mehr kontaktierbar ist, muss dies in ABBA in dem jeweiligen
Teilnehmerdatensatz vermerkt werden. Die erhobenen Daten sind zeitnah über ABBA
online zu übermitteln und sollen spätestens zum nächsten Mittelabruf der
Bewilligungsbehörde vorliegen.
Fragebogen zur Ermittlung des Verbleibs der Teilnehmenden sechs Monate
nach Beendigung der Fördermaßnahme
Sechs Monate nach Austritt des/der Teilnehmer/-in aus der Maßnahme sind die Verbleibe
der Teilnehmenden zu erheben. Die Ergebnisse dieser Verbleibserhebung sind der
Bewilligungsbehörde über ABBA Online nach Rücklauf der Fragebögen spätestens bis
zum nächsten Mittelabruf zu übermitteln. Dies gilt nicht für die Verbleibsfragebögen, die
nach dem letzten Mittelabruf eingehen. Diese sind sieben Monate nach Austritt eines
Teilnehmenden aus der Maßnahme zu übermitteln.
Übersetzung der Fragebögen in andere Sprachen
Derzeit stehen die Fragebögen in keinen anderen Sprachen zur Verfügung, so dass sich
gegebenenfalls die Notwendigkeit ergibt, die Fragebögen für einige Teilnehmenden vor
Ort übersetzen zu lassen. Anfang 2016 werden Fragebögen in verschiedenen Sprachen
zur Verfügung gestellt werden (voraussichtlich Arabisch, Englisch, Rumänisch, Russisch
und Türkisch).
Unvollständige Angaben in den Fragebögen
Sollte eine Person nicht bereit sein, Angaben zu einer möglichen Benachteiligung zu
machen – dies sind Fragen 13 und 14 des Fragebogens – so kann sie trotzdem an der
Maßnahme teilnehmen. Nur im Bezug auf diese sensiblen Merkmale besteht die
Stand Dezember 2015
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Möglichkeit, keine Angabe zu machen. Zu allen anderen Merkmalen müssen Angaben
gemacht werden, andernfalls kann eine Förderung nicht erfolgen.
Ergänzende Hinweise zu einzelnen Fragen des Eintrittsfragebogens
Frage 11: Die Personen insgesamt im Haushalt schließen den Teilnehmer mit ein.
Frage 12: Die unterhaltsberechtigten Kinder müssen nicht die Kinder des Teilnehmers
sein. Es kann sich bei Jugendlichen beispielsweise auch um den Teilnehmer selbst oder
seine Geschwister handeln. Insgesamt ist es unerheblich, um wessen
unterhaltsberechtigte Kinder es sich handelt, sie müssen nur haushaltsweit gezählt
werden.
Ergänzende Hinweise zu einzelnen Fragen des Austrittsfragebogens
Frage 3: Bezieht sich die ESF-Förderung nur auf einen Teil der Maßnahme und ist der
Teilnehmer bis zum Ende dieser Förderung in der Maßnahme verblieben, so handelt es
sich um einen regulären Austritt. Mit Maßnahme ist den Fällen einer solchen Teilförderung
nur der ESF-geförderte Teil der Intervention gemeint.
Frage 7: Maßgeblich ist der Arbeitsmarktstatus des Teilnehmers zum Ende der
individuellen Maßnahmeteilnahme. Wird beispielsweise eine ESF-Förderung einer
Ausbildung für das erste Ausbildungsjahr gewährt, so lautet der Arbeitsmarktstatus des
Teilnehmers zum Ende der Maßnahme – vorausgesetzt er hat die Maßnahme nicht
vorzeitig beendet – „In einer Ausbildung“.
Erläuterung der Erhebungszeitpunkte
Vorgehen im Fall der Förderung von einzelnen Bestandteilen einer Maßnahme
In Fällen, in denen sich die Förderung durch den ESF nicht auf den ganzen Zeitraum einer
Maßnahme erstreckt (bspw. nur Förderung eines Qualifizierungsmoduls innerhalb einer
Maßnahme), bezieht sich die Datenerhebung nur auf den ESF-geförderten Teil. Dies
bedeutet beispielsweise bei einer Maßnahme mit drei aufeinanderfolgenden Modulen, in
denen nur das zweite Modul ESF-gefördert ist, für den

Eintrittsfragebogen, dass dieser für Eintritte in den ESF-geförderten Teil gilt, d. h.
erst bei Eintritt in Modul 2 eingesetzt wird;

Austrittsfragebogen, dass dieser am Ende von Modul 2 abgefragt wird;

Verbleibsfragebogen nach 6 Monaten, dass die sechs Monate ab Ende des
geförderten Moduls 2 gelten, wobei unerheblich ist, ob das Ende der 6 Monate in
den Zeitraum des Moduls 3 oder danach fällt.
Grund für dieses Vorgehen ist das Bestreben der EU, den Effekt der ESF-finanzierten
Maßnahmeanteile von dem Rest solcher verbundenen Maßnahmen zu trennen.
Wertung von Personen, die an mehr als einer Maßnahme teilnehmen
Im Fall einer Teilnahme an mehreren ESF-Maßnahmen, muss der Teilnehmende für jede
dieser Maßnahmen separate Fragebögen ausfüllen. Dies gilt auch, wenn unterschiedliche
Maßnahmen ineinandergreifen (bspw. ein Vorbereitungskurs und eine Folgemaßnahme).
Wiedereintritt in eine Maßnahme
Es ist das Datum des ersten Eintritts und des letzten Austritts aus einer Maßnahme
maßgeblich. Demnach wird bei Wiedereintritt in eine Maßnahme ein erneuter Fragebogen
zum Austritt erforderlich, während der Fragebogen zum Eintritt beibehalten werden kann.
Stand Dezember 2015
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Informationen zur Aufbewahrung der Unterlagen
Datenschutzrechtliche Hinweise
Die von den Teilnehmenden unterschriebenen datenschutzrechtlichen Erklärungen zur
Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten sind vom Träger bis zum
31.12.2028 aufzubewahren.
Fragebögen
Die Fragebögen zur Erhebung der Teilnehmerdaten sind beim Träger bis zum 31.12.2028
aufzubewahren.
Um eine spätere Zuordnung der Namens-/ Adressangaben zu den Merkmalsdaten zu
ermöglichen, ist die zu jedem Teilnehmenden erzeugte Teilnehmernummer in ABBA in
dem entsprechenden Feld auf dem Fragebogen einzutragen. Die Teilnehmernummer in
ABBA wird bei Eingabe der Daten ins System angezeigt.
Stand Dezember 2015
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