Einheitliche Lösung für Budgetierung und Reporting Firma Helbling Gruppe Branche Dienstleistung Organisationsgröße 475 Mitarbeiter Produkte von prevero prevero p7 Helbling Gruppe plant zuverlässig mit prevero Eine solide Unternehmensplanung auf Basis zuverlässiger Daten wird im globalen Wettbewerb immer wichtiger. Entsprechend wollte auch die Helbling Gruppe mit Hilfe einer modernen Lösung integrierte Budgetierungen durchführen. Mit der prevero p7-Technologie liegen die konsolidierten Informationen nun wesentlich schneller vor, so dass Entscheidungen und Anpassungen in deutlich kürzerer Zeit sowie zielgerichteter erfolgen. Gleichzeitig passt die Lösung weitgehend zum automatischen Reporting. Die 1963 gegründete, international tätige Helbling Gruppe positioniert sich als interdisziplinärer Leistungsverbund von Engineering- und Consulting-Kompetenzen. Die unabhängige Gruppe beschäftigt an ihren Standorten in der Schweiz, Deutschland, den USA und China über 475 Experten. Der Schwerpunkt der Gruppe liegt auf ausgewählten Dienstleistungen für technologische Innovation und Business Consulting. In der Vergangenheit hatte Helbling eine Bottom-up-Budgetierung in Microsoft Excel betrieben. Für über 475 Mitarbeiter war jeweils eine individuelle Stunden- und Kostenplanung auf Monatsebene durchzuführen. Hinzu kam die Konsolidierung dieser Daten bei Verteilung der Mitarbeiter auf mehr als 50 produktive Teams und unter Berücksichtigung von mindestens ebenso vielen Vorkostenstellen. Bereits die Vorbereitung der Excel-Tabellen nahm mehrere Arbeitsmonate in Anspruch. Die Umlagesystematik war mit Makros programmiert, so dass die Planungslösung nur begrenzt skalierbar war und von einem limitierten Nutzerkreis bedient werden konnte. Bei Umlagen über mehrere Stufen ist in Excel die Prüfung der Vollständigkeit nur mit enormem Aufwand möglich. Entsprechend fehleranfällig war das System. „Excel-Dateien können ohne Weiteres kopiert, geändert, umformatiert und wieder gespeichert werden, dies beschränkt aber die Transparenz und Nachvollziehbarkeit“, erklärt Bruno Berther, Leiter Finanz- und Rechnungswesen der Helbling Gruppe. „Außerdem gehen dabei Benutzerrechte verloren und Strukturverletzungen, etwa beim Zeilenschema der GuV, sind leicht möglich. Dies torpediert jede Konsolidierung.“ Die Aufbereitung und Pflege der gesamten Excel-Systematik war sehr aufwändig. Als einerseits zuständige Mitarbeiter das Unternehmen verließen und andererseits mit der Einführung von Delta Master ein Data Warehouse mit IST-Daten vorhanden war, nutzte die Helbling Gruppe die Zeichen der Zeit, um auf eine Datenbank-Lösung umsteigen. © prevero AG, www.prevero.com 1/2 Einheitliche Lösung für Budgetierung und Reporting Sämtliche Anforderungen erfüllt Zuverlässig und schnell Die Lösung prevero professional planner war dem Unternehmen seit vielen Jahren ein Begriff. Im Rahmen der Ausschreibung, mit Unterstützung von D-One solutions bei der Bewertung der Anbieter, setzte sich dann die prevero p7Technologie durch, da sie den detaillierten Anforderungskatalog am besten erfüllte. Zu den wichtigsten Punkten gehörten: hohe Benutzerfreundlichkeit, Unterstützung von Fremdwährungen, einfaches Reporting mit Berichtsgenerator, Verwaltung und automatische Übernahme von Benutzerrechten, Flexibilität in der Umsetzung organisatorischer Änderungen, intuitive Menüführung, Mehrsprachigkeit sowie Anbindung an das Data Warehouse. Heute bedienen drei bis vier Power User sowie zehn weitere Nutzer während des ganzen Jahres das System. In der Budgetierungszeit im November geben sogar 40 Anwender Zahlen und Daten ein. Die Vorteile durch prevero liegen dabei in den klaren Vorgaben für die Planung. Die Teamleiter und Führungskräfte haben keinen unerwünschten Gestaltungsspielraum mehr, so dass die Vergleichbarkeit und Transparenz deutlich erhöht sowie die Fehlerhäufigkeit reduziert wird. Die konsolidierten Informationen liegen nun wesentlich schneller vor und Hinweise sowie Inputs für allfällige Top-down-Adjustments sind in sehr viel kürzerer Zeit möglich und realisierbar. „Die Mitarbeiter von prevero haben es schon während des Auswahlprozesses verstanden, auf die gestellten Anforderungen einzugehen und mit dem geforderten Prototypen für uns entscheidende Planungsaufgaben nachvollziehbar darzustellen“ so Bruno Berther. „Daher haben wir uns von prevero die beste Zielerreichung versprochen.“ „Dank prevero sind wir reaktionsfähiger geworden“, resümiert Marcel Fäh, CFO der Helbling Gruppe. „Die Budgetierung nimmt für die Führungskräfte mit etwas Übung weniger Zeit in Anspruch als bisher. Wir erwarten dann auch eine kürzere Vorbereitungszeit im Finanzbereich und der IT für die Erstellung der Planungsgrundlagen sowie eine Abnahme des Supportaufwandes. Auch Korrekturen und die Prüfung der Daten sowie Konsolidierung, Umlagen oder Währungsumrechnungen sind wesentlich vereinfacht. Außerdem haben wir nun funktionierende Zugriffsrechte im Umgang mit sensiblen Personaldaten. Damit hat prevero die Anforderungen erfüllt.“ Die Implementierung dauerte etwa fünf Monate. Dabei fanden monatlich zwei Workshops statt. Die Mitarbeiter von prevero haben hierbei hohes Engagement gezeigt, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. „Bei Projektstart fehlte uns ohne entsprechende Erfahrung die Vorstellung für das Endprodukt sowie die fertig implementierte Planungsund Budgetierungslösung“, sagt Bruno Berther. „prevero verfügt über ausgezeichnete Spezialisten, die mit Übersicht, Gelassenheit und hoher Effizienz auf eine funktionierende und anforderungsgerechte Lösung hinsteuern. Sie haben den Projekterfolg und die Anerkennung der Planungslösung durch unsere Führungskräfte sichergestellt.“ Benefits Deutlich transparentere und zuverlässigere Budgetierung bei geringerer Fehleranfälligkeit Hundertprozentige Durchsetzbarkeit des Planungsstandards für die gesamte Helbling Gruppe ohne Friktion Technisch mehrstufige, anspruchsvolle, aber stringente und leicht überprüfbare Umlagesystematik Konsolidierte Informationen liegen wesentlich schneller vor Die prevero AG, gegründet 1994, ist einer der führenden deutschen Anbieter für Planung, Analyse und Reporting. Unternehmen sorgen mit prevero Lösungen für die nachhaltige Verbesserung ihrer Steuerungs- und Entscheidungsprozesse. www.prevero.com, [email protected] Deutschland Österreich Schweiz USA Sichere Einhaltung der Zugriffsrechte bei sensiblen Personaldaten Hohe Benutzerfreundlichkeit durch intuitive Menüführung Flexibilität in der Umsetzung organisatorischer Änderungen © prevero AG, www.prevero.com 2/2
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