Nutzerleitfaden
Version:
2.4
Stand:
14.07.2015
Status:
akzeptier
- Nutzerleitfaden
BfJ
Dokumentenhistorie
Datum
Version
Änderungsgrund
12.06.98
1.0(in Bearb.)
Gliederung
15.06.98
1.0(in Bearb.)
Erstellung Mitteilungsverarbeitung
06.03.99
1.0(in Bearb.)
Aktualisierung und Fertigstellung Mitteilungsverarbeitung
31.05.99
1.0(in Bearb.)
Erstellung Anfragenverarbeitung
15.06.99
1.0(in Bearb.)
Fertigstellung und Vorlage zur Prüfung
01.07.99
1.0(in Bearb.)
Überarbeitung nach projektgruppeninterner Prüfung
05.07.99
1.0(vorgelegt)
Vorgelegt:
08.09.99
1.0(akzeptiert)
Vorgelegte Fassung vom 05.07.99 akzeptiert;
redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung;
redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung;
08.08.00
1.1(akzeptiert)
20.02.02
1.2(akzeptiert)
01.04.03
1.3(akzeptiert)
09.07.03
1.4
01.09.03
1.5
Redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung auf Grund der
Neureglungen zum Waffenrecht
01.06.04
1.6
Rücknahme der ANW-Option „W“ für Zuverlässigkeitsanfragen
mit Einverständniserklärung des Betroffenen zur Vollauskunft
03.01.05
1.7
Benachrichtigung
ART41
„Übernahme
in
Prüfung“;
Beschränkung d. Auskunft zur derselben Person auf 50 aktuellste Einträge;
01.03.05
1.8
Überarbeitung anlässlich neuer ZStVBetrV
15.11.06/
15.01.07
1.9
Neuer
bundeseinheitlicher
Straftatenschlüssel;
Geänderte Gleichheitskriterien beim Geburtsort
01.09.07
2.0
Redaktionelle Überarbeitung
01.05.10
2.1
Erweiterung des neuen Straftatenschlüssels um das Feld VOV;
Aufnahme der Sprengstoffbehörden ab 01.10.2009
25.03.14
2.2 (in Bearbeitung)
Änderungen gem. 40. AG eDienste
01.06.14
2.2
Akzeptiert im schriftlichen Verfahren
13.10.14
2.3
Änderungen aus der 41. Arbeitsgruppensitzung eDienste eingearbeitet.
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redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung;
Redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung auf Grund der
Neureglungen zum Waffenrecht
redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung;
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Beschreibung zur Mindestvoraussetzung für Erstmitteilungen
berichtigt.
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Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung.....................................................................................................................5
2
Ausgangssituation, Zielsetzung und Entwicklungsschritte ..................................... 7
2.1
Gesetzliche Grundlage ..................................................................................................7
2.2
Ziel ................................................................................................................................7
2.3
Bisherige Entwicklungsschritte ......................................................................................8
3
Überblick über den Nachrichtenaustausch zwischen dem ZStV und seinen
Nutzern ......................................................................................................................9
4
Mitteilungen zum ZStV ..............................................................................................10
4.1 Mitteilungsarten und Mitteilungsberechtigung .............................................................. 10
4.1.1 Erstmitteilungen ......................................................................................................10
4.1.2 Folgemitteilungen ...................................................................................................10
4.2 Aufbau der Mitteilungsdatensätze ...............................................................................11
4.2.1 Verwaltungsdaten ...................................................................................................12
4.2.2 Personendaten .......................................................................................................16
4.2.3 Verfahrensdaten .....................................................................................................23
4.3 Eintragungsfähigkeit von Ermittlungsverfahren............................................................ 30
4.3.1 Mindestvoraussetzungen für Erstmitteilungen......................................................... 30
4.3.2 Mindestvoraussetzungen für Folgemitteilungen ...................................................... 31
4.4 Mitteilungsverarbeitung ...............................................................................................32
4.4.1 Erstmitteilungen ......................................................................................................32
4.4.2 Folgemitteilungen ...................................................................................................34
4.5 Gleichheit und Ähnlichkeit von Personendaten............................................................ 38
4.5.1 Gleichheit von Personendaten (Suchmodus 1) ....................................................... 38
4.5.2 Ähnlichkeit von Personendaten bei vollständigen Angaben (Suchmodus 2) ........... 42
4.5.3 Ähnlichkeit von Personendaten bei unvollständigen Angaben (Suchmodus 3, 4 und
5) ..........................................................................................................................44
4.5.4 Ähnlichkeit von Personendaten in besonderen Fällen (Suchmodus 6) .................... 46
4.5.5 Standardisierung zu vergleichender Angaben......................................................... 47
4.5.6 Phonetisierung zu vergleichender Angaben ............................................................ 48
4.6 Spezielle Verfahrensweisen ........................................................................................48
4.6.1 Mitteilung einer Verfahrensabgabe, -übernahme, -abtrennung oder -verbindung .... 48
4.6.2 Mitteilung der Wiederaufnahme eines Verfahrens .................................................. 53
5
Möglichkeiten zur Einflussnahme auf die Mitteilungsverarbeitung....................... 55
5.1 Steuerung der Auskunftserteilung ...............................................................................55
5.1.1 Auskunftsoption 00n ...............................................................................................57
5.1.2 Auskunftsoption 01n ...............................................................................................57
5.1.3 Auskunftsoption 11n ...............................................................................................58
5.1.4 Auskunftsoption 02n ...............................................................................................59
5.1.5 Auskunftsoption 12n ...............................................................................................59
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5.1.6 Auskunftsoption 03n ...............................................................................................60
5.1.7 Auskunftsoption 13n ...............................................................................................60
5.1.8 Auskunftsoption 04n ...............................................................................................61
5.1.9 Auskunftsoption 14n ...............................................................................................61
5.1.10 Auskunftsoption 05n .............................................................................................61
5.1.11 Auskunftsoption 15n .............................................................................................62
5.1.12 Auskunftsoption 06n .............................................................................................62
5.1.13 Auskunftsoption 16n .............................................................................................62
5.2
Steuerung des Auskunftsumfangs ...............................................................................63
5.3 Eingeschränkte Beauskunftung ...................................................................................63
5.3.1 Stufe 1 der eingeschränkten Beauskunftung........................................................... 64
5.3.2 Stufe 2 der eingeschränkten Beauskunftung........................................................... 64
5.3.3 Stufe 3 der eingeschränkten Beauskunftung........................................................... 66
5.3.4 Stufe 4 der eingeschränkten Beauskunftung........................................................... 66
5.4 Sperrung und Löschung von Registereinträgen........................................................... 66
5.4.1 Löschung aufgrund einer Löschungsmitteilung ....................................................... 67
5.4.2 Automatische Löschung aufgrund einer BZR-Mitteilung ......................................... 67
5.4.3 Automatische Löschung nach Fristablauf ............................................................... 67
5.4.4 Automatische Löschung nach Verfahrensabgabe ................................................... 68
5.4.5 Sperrung eines Registereintrags zur Verhinderung der Löschung .......................... 68
5.5
Trennung von Personen und Trennungsaufhebung..................................................... 68
6
Schnittstellen zwischen dem ZStV und dem Bundeszentralregister ..................... 70
6.1
ZStV-Anfragen an das Bundeszentralregister.............................................................. 70
6.2
Löschungsmitteilungen vom Bundeszentralregister an das ZStV ................................ 70
6.3
Namensänderungsmitteilungen ...................................................................................71
7
Anfragen an das ZStV ...............................................................................................72
7.1 Anfragearten und Anfrageberechtigung ....................................................................... 72
7.1.1 Standardanfragen ...................................................................................................73
7.1.2 Eilanfragen .............................................................................................................74
7.1.3 Mitbeschuldigtenanfragen .......................................................................................74
7.1.4 Sonderanfragen ......................................................................................................75
7.2 Aufbau der Anfragedatensätze ....................................................................................76
7.2.1 Verwaltungsdaten ...................................................................................................76
7.2.2 Personendaten .......................................................................................................78
7.3 Bearbeitung von Standard- und Eilanfragen ................................................................ 85
7.3.1 Mindestanfragedaten ..............................................................................................85
7.3.2 Suche im ZStV........................................................................................................85
7.4 Bearbeitung von Mitbeschuldigtenanfragen ................................................................. 86
7.4.1 Mindestanfragedaten ..............................................................................................86
7.4.2 Suche im ZStV........................................................................................................86
7.5
Bearbeitung von Sonderanfragen ................................................................................86
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7.5.1 Mindestanfragedaten ..............................................................................................86
7.5.2 Suche im ZStV........................................................................................................87
8
Auskünfte aus dem ZStV ..........................................................................................89
8.1 Aufbau der Auskunftsdatensätze .................................................................................89
8.1.1 Verwaltungsdaten ...................................................................................................89
8.1.2 Übermittelte Personendaten des Auskunftsempfängers ......................................... 93
8.1.3 Aufbau der personenbezogenen Auskünfte ............................................................ 94
8.1.4 Aufbau der Auskunftseinträge .................................................................................95
9
Nachrichten des ZStV an die mitteilenden Stellen .................................................. 97
9.1 Benachrichtigungen über Veränderungen des Registerbestands ................................ 97
9.1.1 Benachrichtigung aufgrund einer Berichtigungsmitteilung ....................................... 97
9.1.2 Benachrichtigung aufgrund einer Sperrungsmitteilung ............................................ 97
9.1.3 Benachrichtigung aufgrund einer Löschungsmitteilung ........................................... 98
9.1.4 Benachrichtigung aufgrund einer Trennung/Trennungsaufhebung.......................... 98
9.1.5 Benachrichtigung aufgrund einer Löschung nach Fristablauf .................................. 98
9.1.6 Benachrichtigung aufgrund einer verarbeiteten Folgemitteilung .............................. 98
9.1.7 Benachrichtigung aufgrund einer „Verfahrensabgabe in Prüfung“ ........................... 98
9.2 Fehlermeldungen ........................................................................................................99
9.2.1 Fehlermeldung aufgrund fehlerhafter Mitteilungen .................................................. 99
9.2.2 Fehlermeldungen aufgrund fehlerhafter Anfragen ................................................. 100
9.2.3 Fehlermeldungen aufgrund einer fehlerhaften, vom BZR veranlassten
Löschungsmitteilung ........................................................................................... 100
9.3 Automatische Nachfragen aufgrund von Überprüfungen des Registerbestands ........ 100
9.3.1 Erledigungsnachfrage ........................................................................................... 100
9.3.2 Nachfrage zur Auskunftssperre............................................................................. 101
9.3.3 Nachfrage zur Löschsperre................................................................................... 101
9.3.4 Nachfrage zur Namensänderungsmitteilung ......................................................... 101
9.3.5 Nachfrage zur Löschung ....................................................................................... 101
10
Kommunikation mit dem ZStV................................................................................ 102
11
Ansprechpartner ..................................................................................................... 103
11.1 Ansprechpartner beim Bundesamt für Justiz ........... Fehler! Textmarke nicht definiert.
11.2 Ansprechpartner beim Bundesministerium der Justiz .............. Fehler! Textmarke nicht
definiert.
12
Quellenangaben ...................................................................................................... 104
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1 Einleitung
Der vorliegende Nutzerleitfaden soll als Wegweiser durch die vielfältigen Möglichkeiten
der Nutzung und des Umgangs mit dem „Zentralen Staatsanwaltschaftlichen Verfahrensregister“ (ZStV) dienen. Durch eine ausführliche und mit Beispielen illustrierte Beschreibung der beim ZStV ablaufenden Verarbeitungsprozesse soll es dem Leser möglich gemacht werden,
• zu erlernen, auf welche Weise bestimmte Vorgänge dem ZStV mitzuteilen sind,
• nachzuvollziehen, welche Reaktionen durch die verschiedenen Arten von Mitteilungen oder Anfragen an das ZStV ausgelöst werden und wie Nachrichten des ZStV zu
interpretieren sind,
• zu verstehen, wie Verfahrensabläufe miteinander verknüpft sind,
und letztendlich
• das ZStV effektiv zu nutzen.
Das Dokument soll in erster Linie denjenigen eine Hilfestellung geben, die für die Einführung des ZStV-Verfahrens in den angeschlossenen Dienststellen und Behörden verantwortlich sind und den potentiellen Endnutzern den Umgang mit dem Verfahren nahe
bringen sollen. Es bezieht sich jedoch ausschließlich auf die bei der Registerbehörde ablaufenden Verarbeitungsprozesse und deren Schnittstellen zu den landeseigenen ITSystemen. Die spezifischen, bei den Endnutzern eingesetzten IT-Anwendungen, mit deren Hilfe (u.a.) die Eingabe der Daten für das ZStV erfolgt, müssen hier unberücksichtigt
bleiben, da sie sich stark voneinander unterscheiden. Der ZStV-Nutzerleitfaden sowie
die entsprechenden Anwenderdokumentationen und Nutzerrichtlinien für die spezifischen IT-Anwendungen vor Ort sollten gemeinsam eine Grundlage für die erfolgreiche
Einführung, effektive Nutzung und Akzeptanz des ZStV-Verfahrens bilden.
Der ZStV-Nutzerleitfaden ist folgendermaßen strukturiert:
• Im Kapitel 2 werden kurz die Entwicklungsschritte von der Verabschiedung des Verbrechensbekämpfungsgesetzes im Jahre 1994 bis zur Einführung des ZStV umrissen,
um dem Leser einen Überblick über die wesentlichen konzeptionellen Grundlagen zu
vermitteln.
• Die anschließenden Kapitel 3 bis 9 beschreiben ausführlich den Nachrichtenaustausch, der zwischen dem ZStV und seinen Nutzern stattfindet, sowie die ZStVinternen Verfahrensabläufe – allerdings nur mit dem Detaillierungsgrad, der für das
Verständnis des Gesamtsystems erforderlich ist. Auf technische Einzelheiten der
ZStV-Realisierung wird dabei nicht eingegangen.
• Das Kapitel 10 umreißt kurz die technischen Grundlagen der Kommunikation mit dem
ZStV und ist insbesondere im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Anbindung
neuer ZStV-Kommunikationspartner von Interesse.
• Im Kapitel 11 werden die Ansprechpartner zu ZStV-Fragen im Bundesministerium der
Justiz und beim Bundesamt für Justiz genannt.
Der ZStV-Nutzerleitfaden stützt sich ausschließlich auf Dokumente, die der Arbeitsgruppe ZStV der Bund-Länder-Kommission vor Projektbeginn und während des Projektverlaufs bereits zugänglich gemacht wurden. Um welche Dokumente es sich dabei im Einzelnen handelt, ist dem Quellennachweis zu entnehmen. Ferner sind in die Erläuterungen insbesondere zur Mitteilungsverarbeitung die ersten Erfahrungswerte mit der praktischen Nutzung des ZStV-Systems sowie Hinweise zu Problemen und Fragen, die an
den ZStV-User-Helpdesk herangetragen worden sind, eingeflossen.
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Die Mitarbeiter der Registerbehörde werden sich bemühen, auch weiterhin die gesammelten Erfahrungen und aufgetretenen Probleme des praktischen Umgangs mit dem
ZStV-Verfahren im Nutzerleitfaden zu berücksichtigen und ihn bei eingetretenen Veränderungen möglichst kurzfristig zu aktualisieren.
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2 Ausgangssituation, Zielsetzung und Entwicklungsschritte
2.1 Gesetzliche Grundlage
Die gesetzliche Basis für die Errichtung eines „länderübergreifenden staatsanwaltschaftlichen Verfahrensregisters“ wurde mit dem „Gesetz zur Änderung des Strafgesetzbuches, der Strafprozessordnung und anderer Gesetze (Verbrechensbekämpfungsgesetz)“ vom 28. Oktober 1994 (BGBl I S. 3186) geschaffen. Die für dieses Verfahrensregister – nachfolgend Zentrales Staatsanwaltschaftliches Verfahrensregister
(ZStV) genannt – zuständige Registerbehörde ist dem Gesetz zufolge der Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof (Dienststelle Bundeszentralregister).
Durch das Gesetz zur Errichtung und zur Regelung der Aufgaben des Bundesamts für
Justiz (BfJ) vom 17. Dezember 2006 (BGBl. Teil I S. 3171 – 3174) sind die Aufgaben
des Bundeszentralregisters mit Wirkung vom 01. Januar 2007 auf das Bundesamt für
Justiz übertragen worden.
2.2 Ziel
Mit der Errichtung und Einführung des ZStV wird das Ziel verfolgt, einen wesentlichen
Beitrag zur Verbesserung der Verbrechensbekämpfung in der Bundesrepublik
Deutschland zu leisten, indem die Staatsanwaltschaften aller Bundesländer sowie die
ihnen in steuerstrafrechtlichen Angelegenheiten gleichgestellten Finanzbehörden bestimmte Informationen (Personen- und Verfahrensdaten) über ihre laufenden strafrechtlichen Ermittlungsverfahren an die Registerbehörde mitteilen und Auskünfte über
alle in der Bundesrepublik anhängigen Verfahren gegen einen Beschuldigten einholen
können. Bis vor kurzem hatten die Strafverfolgungsbehörden dagegen nur die Möglichkeit, Informationen über rechtskräftige Verurteilungen eines Beschuldigten (Auskunft
aus dem Bundeszentralregister) zu erhalten. Kenntnis über weitere bei anderen Strafverfolgungsbehörden laufende oder kürzlich eingestellte Verfahren gegen den Beschuldigten erhielten sie in der Regel nicht oder nur zufällig.
Durch das ZStV soll der schnelle Informationsaustausch zwischen den Strafverfolgungsbehörden gewährleistet und damit
• die Erkennung von überregional aktiven Straftätern und Mehrfachtätern,
• die Erkennung von Anzeichen für Bandenkriminalität,
• die Zusammenfassung und Straffung von Strafverfahren,
• die Vermeidung ungerechtfertigter Verfahrenseinstellungen,
• die Erleichterung der Prüfung der Haftvoraussetzungen und
• die Vermeidung nachträglicher Gesamtstrafenbildung
ermöglicht werden.
Neben den Strafverfolgungsbehörden, die dem ZStV Angaben über ihre Ermittlungsverfahren mitteilen und die automatisch aufgrund dieser Mitteilungen oder auch aufgrund von Anfragen Auskünfte aus dem ZStV erhalten, gibt es weitere Behörden und
Dienststellen, die im Zusammenhang mit eigenen Ermittlungsverfahren Anfragen an
das ZStV richten können, um Auskünfte über weitere strafrechtliche Ermittlungsverfahren gegen ihren Beschuldigten oder Tatverdächtigen zu erhalten.
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2.3 Bisherige Entwicklungsschritte
Nach Inkrafttreten des Verbrechensbekämpfungsgesetzes vom 28. Oktober 1994
[VBG-94] wurden die allgemeinen Rahmenbedingungen für die Registererrichtung definiert und am 7. August 1995 als „Allgemeine Verwaltungsvorschrift über eine Errichtungsanordnung für das länderübergreifende staatsanwaltschaftliche Verfahrensregister“ verabschiedet. Hier wurden u.a. Festlegungen hinsichtlich der elektronischen Registerführung und des elektronischen Nachrichtenaustauschs getroffen und die Art der
zum Register zu übermittelnden Daten sowie deren Verarbeitungsweise konkretisiert.
Parallel dazu erfolgten die Erarbeitung des fachlichen Grob- und Feinkonzeptes sowie
die langwierige und komplizierte Abstimmung der Rahmenbedingungen für die ZStVVerfahrensabläufe bei der Registerbehörde, den Aufbau der Datensätze für den Nachrichtenaustausch und die systemtechnische Basis. Die während dieses Abstimmungsprozesses getroffenen Festlegungen wurden in den Organisatorisch-technischen Leitlinien zusammengefasst, die 1996 von der Arbeitsgruppe ZStV der Bund-LänderKommission verabschiedet und zum Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen für die
Realisierung des ZStV wurden [OTL-96].
Nach einer EU-weiten Ausschreibung konnte im November 1996 mit der Realisierung
des ZStV begonnen werden. Dabei wurde zunächst ein umfangreiches DV-technisches
Feinkonzept erarbeitet – mit der Konsequenz, dass eine Reihe von Unzulänglichkeiten
und Inkonsistenzen der Organisatorisch-technischen Leitlinien aufgedeckt und beseitigt
wurden. Dieser Prozess setzte sich auch bei den anschließenden Programmierungsphasen fort, so dass eine kontinuierliche Fortschreibung der Organisatorischtechnischen Leitlinien über den gesamten Realisierungszeitraum notwendig war und
jeweils zeitnah mit den Ländervertretern abgestimmt wurde.
Am 28. Januar 1999 wurde das ZStV-Gesamtsystem (Software und Hardware) durch
die Dienststelle BZR des Generalbundesanwalts abgenommen. Anschließend erfolgte
die Installation einer Firewall und die Einrichtung eines separaten Testsystems, das parallel zum laufenden Betrieb des Verfahrens für den Probebetrieb mit neuen Partnern
und für interne Tests neuer Software-Versionen genutzt werden soll.
Im April 1999 begann die Datenanlieferung zum ZStV mit der Anbindung von Staatsanwaltschaften des Landes Bayern.
Mit Wirkung vom 01.04.2003 wurde den für die Erteilung von Waffen- und Munitionserlaubnissen zuständigen Stellen nach § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Waffengesetzes
(WaffG) auferlegt, im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung eine Auskunft aus dem
ZStV einzuholen (Artikel 1 WaffRNeuG). Von dieser Neuregelung sind ca. 850 Waffenbehörden betroffen, die zusätzlich Auskunftsersuchen an das ZStV stellen werden.
Gemäß § 494 Abs. 4 StPO in der Fassung des am 1. März 2005 in Kraft getretenen
Gesetzes zur effektiveren Nutzung von Dateien im Bereich der Staatsanwaltschaften
vom 10. September 2004 (BGBl. I S. 2318) sind die näheren Einzelheiten über den Betrieb des Zentralen Staatsanwaltschaftlichen Verfahrensregisters nunmehr durch
Rechtsverordnung zu regeln. In Ausführung dieser gesetzlichen Regelung tritt am
01.06.2006 die Verordnung über den Betrieb des Zentralen Staatsanwaltschaftlichen
Verfahrensregisters (ZStVBetrV) in Kraft.
Mit Wirkung vom 01.10.2009 wurde den für die Erteilung von sprengstoffrechtlichen Erlaubnissen zuständigen Stellen nach § 8a Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Satz 3 des Sprengstoffgesetzes (SprengG) auferlegt, im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung eine Auskunft aus dem ZStV einzuholen.
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3 Überblick über den Nachrichtenaustausch zwischen
dem ZStV und seinen Nutzern
Die folgende Abbildung soll einen Überblick über die unterschiedlichen Arten von Nachrichten vermitteln, die zwischen dem ZStV und seinen Kommunikationspartnern ausgetauscht werden. Dabei handelt es sich zunächst nur um eine grobe Klassifizierung, die
dann in den nachfolgenden Kapiteln verfeinert wird.
Mitteilungen
Nachrichten der Registerbehörde
Strafverfolgungsbehörden
Auskunftsersuchen
Registerbehörde
Auskünfte
Auskunftsersuchen
Sonstige
Auskunftsberechtigte
Auskünfte
Unter Strafverfolgungsbehörden werden hier diejenigen Dienststellen und Behörden
verstanden, die im Verbrechensbekämpfungsgesetz als mitteilende Stellen vorgesehen
sind: Staatsanwaltschaften und diesen in steuerstrafrechtlichen Angelegenheiten gleichgestellte Finanzbehörden. Diese Stellen übersenden dem ZStV Mitteilungen über strafrechtliche Ermittlungsverfahren und haben darüber hinaus alle per Gesetz bzw. Betriebsverordnung vorgesehenen Möglichkeiten, Auskünfte über Registereinträge zu erhalten.
Unter der Bezeichnung sonstige Auskunftsberechtigte werden hier alle weiteren Stellen
zusammengefasst, die ebenfalls Auskunftsersuchen an das ZStV richten dürfen, jedoch
selbst nicht zum ZStV mitteilen. Dazu gehören u.a. die Polizeibehörden, die Zollfahndungsbehörden, die Waffen- und Sprengstoffbehörden sowie die Verfassungsschutzbehörden. Die unterschiedlichen Arten der Auskunftsberechtigung werden im Abschnitt 7.1
näher erläutert.
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4 Mitteilungen zum ZStV
4.1 Mitteilungsarten und Mitteilungsberechtigung
Gemäß Verbrechensbekämpfungsgesetz sind die Staatsanwaltschaften und die in
steuerstrafrechtlichen Angelegenheiten ermittelnden Finanzbehörden berechtigt
und verpflichtet, dem ZStV bestimmte Informationen über ihre strafrechtlichen Ermittlungsverfahren mitzuteilen. Die Übermittlung der Informationen erfolgt über Datenleitungen in einem einheitlichen Datenformat. Sind die Mitteilungen eintragungsfähig, so
werden sie im Register gespeichert und stehen anschließend für die Auskunftserteilung
an die auskunftsberechtigten Stellen zur Verfügung.
Für die Korrektheit der im ZStV erfassten Daten sind die mitteilenden Stellen selbst
verantwortlich. Es werden keine Datenkorrekturen durch die Registerbehörde vorgenommen.
4.1.1 Erstmitteilungen
Mitteilungen zum ZStV werden erstmalig erstellt (Erstmitteilung), sobald ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren eingeleitet worden ist und bestimmte Mindestdaten
zur Person des bzw. der Beschuldigten bekannt sind. Um welche Daten es sich dabei
im Einzelnen handelt, wird im Abschnitt 4.3 genauer erläutert.
UJs-Verfahren sowie Verschlusssachen werden nicht zum ZStV mitgeteilt (vgl. auch
Abschnitt 4.3).
Wird bei der Strafverfolgungsbehörde ein Ermittlungsverfahren gegen mehrere Personen eingeleitet, so ist für jeden einzelnen Beschuldigten eine gesonderte Erstmitteilung, die die Personendaten dieses Beschuldigten und die ihn betreffenden Verfahrensdaten enthält, zum ZStV zu übermitteln. Das bedeutet, dass die im ZStV eingetragenen Ermittlungsverfahren stets personenbezogen zu betrachten sind. (Die Bezeichnung „Beschuldigtenregister“ würde diese strukturelle Eigenschaft des ZStV
wohl zutreffender widerspiegeln.) Aus ZStV-Sicht besteht somit das Ermittlungsverfahren einer Strafverfolgungsbehörde u.U. aus einer Reihe von personenbezogenen
Ermittlungsverfahren – entsprechend der Anzahl der Beschuldigten im Ermittlungsverfahren der Strafverfolgungsbehörde. Der Zusammenhang zwischen den zu einem
„Gesamtverfahren“ gehörenden personenbezogenen Ermittlungsverfahren wird mit
Hilfe eines gemeinsamen „Kernaktenzeichens“ der Mitbeschuldigten hergestellt (vgl.
Abschnitte 4.2 und 7.4).
In den nachfolgenden Abschnitten wird der Begriff Ermittlungsverfahren oder Verfahren immer im Sinne eines personenbezogenen Ermittlungsverfahrens, dem eine ZStV-Mitteilung entspricht, verwendet.
4.1.2 Folgemitteilungen
Änderungen und Ergänzungen zu bereits mitgeteilten Verfahren werden in Form von
Folgemitteilungen zum ZStV übermittelt. Diese Folgemitteilungen überschreiben die
zuvor zu diesem Verfahren mitgeteilten Daten. Das bedeutet, dass die aktuellen Daten des Verfahrens komplett in der Folgemitteilung enthalten sein müssen, also auch
die Angaben, die sich im Vergleich zur vorangegangenen Mitteilung zu diesem Verfahren nicht verändert haben. Die folgende Abbildung soll dies noch einmal veranschaulichen:
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1.
Erstmitteilung zur Person P
im Verfahren X
=
2.
Registereintrag zur Person P
im Verfahren X
Folgemitteilung zur Person P
im Verfahren X
=
3.
Durch die Folgemitteilung
überschriebener
Registereintrag zur Person P
im Verfahren X
Um sicherzustellen, dass Folgemitteilungen den richtigen Registereintrag überschreiben, wird beim Eintrag einer Erstmitteilung durch das ZStV eine Mitteilungsnummer
vergeben und der mitteilenden Stelle übermittelt. Diese Mitteilungsnummer dient der
eindeutigen Identifizierung des Registereintrags und ist in allen zugehörigen Folgemitteilungen anzugeben. Vom ZStV-Verfahren wird sichergestellt, dass Registereinträge
immer eine eindeutige Mitteilungsnummer bekommen. Trotzdem wird bei Folgemitteilungen vor dem Überschreiben des Registereintrags mit der in der Folgemitteilung
angegebenen Mitteilungsnummer zusätzlich geprüft, ob die im Registereintrag als mitteilende Stelle eingetragene Behörde mit der mitteilenden Stelle der Folgemitteilung
übereinstimmt.
Folgemitteilungen werden hinsichtlich ihrer weiteren Verarbeitung im ZStV in unterschiedliche Kategorien unterteilt, die durch die Art der ergänzten bzw. geänderten Datenfelder charakterisiert werden. Diese Kategorien werden im Abschnitt 4.4 definiert
und die entsprechenden Verfahrensabläufe erläutert.
4.2 Aufbau der Mitteilungsdatensätze
Die Datensätze für Mitteilungen zum ZStV sind – ebenso wie alle anderen Nachrichten,
die zwischen dem ZStV und seinen Nutzern ausgetauscht werden – nach einem einheitlichen Format aufgebaut, das sich an die EDIFACT-Prinzipien anlehnt. Das bedeutet, dass sie aus einer variablen Anzahl von variabel langen Datenfeldern bestehen, die
in einer einheitlichen Reihenfolge übermittelt werden und sich jeweils aus einem Feldnamen, dem Feldinhalt und einem Feldendezeichen 1 zusammensetzen.
Der Feldname gibt an, um welches Datenfeld es sich handelt (z.B. ist PGN der Feldname des Datenfeldes „Geburtsname des Beschuldigten“). Der Feldinhalt (oder Feldeintrag) ist die eigentliche Information, die in der Mitteilung zu diesem Datenfeld übermittelt werden soll (z.B. Müller als Inhalt des Datenfeldes „Geburtsname des Beschuldigten“). Der Einfachheit halber wird der Feldname im nachfolgenden Text auch dann
1
Als Feldendezeichen wird das Zeichen > (Code 03/14 gemäß DIN 66 303) verwendet. Dieses Zeichen
ist in Feldinhalten nicht zulässig.
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verwendet, wenn eigentlich das Datenfeld insgesamt gemeint ist. (So wird beispielsweise die Bezeichnung „Feld PGN“ synonym für „Datenfeld ‘Geburtsname des Beschuldigten’“ benutzt.
Um den Umfang der zu übermittelnden Datensätze zu reduzieren, sind generell nur
solche Datenfelder zulässig, die Feldeinträge enthalten.
Das Ende des gesamten Datensatzes wird durch ein spezielles Satzendezeichen 2 gekennzeichnet.
Jeder Mitteilungsdatensatz besteht aus
• einem allgemeinen Teil, der bestimmte Verwaltungsdaten zu diesem Registereintrag enthält,
• einem Personalteil, der die Personendaten des Beschuldigten beinhaltet, und
• einem Verfahrensteil mit den Verfahrensdaten des Beschuldigten.
Der Aufbau der Datensätze für Mitteilungen wurde zwischen der Registerbehörde und
den Mitgliedern der Arbeitsgruppe ZStV der Bund-Länder-Kommission abgestimmt und
ist im Anhang A der Organisatorisch-technischen Leitlinien beschrieben. Im Folgenden
wird die inhaltliche Bedeutung der einzelnen Datenfelder näher erläutert, um das Verständnis der Verfahrensabläufe zu erleichtern.
4.2.1 Verwaltungsdaten
Die Verwaltungsdaten sind Angaben, die notwendig sind, um
• die Art der Mitteilung erkennen und die Mitteilungsberechtigung des Absenders
prüfen zu können,
• die eindeutige Zuordnung der Mitteilung zu einem vorhandenen Registereintrag zu
ermöglichen,
• die Mitteilungsverarbeitung und Beauskunftung des betreffenden Registereintrags
zu steuern,
• ggf. das Verfahren als einschlägiges Verfahren gem. § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 WaffG
oder § 8a Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Satz 3 SprengG zu kennzeichnen,
• ggf. den Zusammenhang zu Mitbeschuldigten im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren herzustellen,
• eine ggf. erforderliche Fehleranalyse zu erleichtern und
• die Adressierung von Rückmeldungen zu ermöglichen.
Nachfolgend wird die Art der Verwaltungsdaten einer Mitteilung und deren Bedeutung
im Einzelnen beschrieben.
• Feld ART: Satzart
Länge: 1 (alphanumerisch)
Beim Feld ART handelt es sich um ein Pflichtfeld, in dem die Art der Mitteilung gekennzeichnet wird. Der Eintrag „E“ steht für Erstmitteilung, der Eintrag „F“ steht für
Folgemitteilung.
• Feld DAT: Zeitpunkt der Datensatzerstellung
2
Als Satzendezeichen wird das Zeichen # (Code 02/03 gemäß DIN 66 303) verwendet. Auch dieses Zeichen ist in Feldinhalten nicht zulässig.
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Länge: 12 (numerisch)
Das Feld DAT dient zum einen der Unterstützung bei eventuell erforderlichen Fehleranalysen des ZStV-Kommunikationspartners. Ferner wird auf der Grundlage des Eintrags im Feld DAT des ZStV-Registereintrags nach fünf Jahren eine Erledigungsnachfrage an die mitteilende Stelle versendet, sofern der Registereintrag dann noch
vorhanden ist und das Verfahren im Register nicht als erledigt gekennzeichnet wurde.
Falls eine Mitteilung keinen Eintrag im Feld DAT enthält, so wird im Feld DAT des zugehörigen Registereintrags der Zeitpunkt der Mitteilungsverarbeitung eingetragen.
• Feld ÜST: Kennzeichen der übermittelnden Stelle
Länge: 5 (alphanumerisch)
Das Feld ÜST ist ein Pflichtfeld und muss das von der Registerbehörde vergebene
Kennzeichen der übermittelnden Stelle, d.h. des direkten ZStV-Kommunikationspartners, enthalten. Es wird davon ausgegangen, dass es sich dabei in der Regel um
die sogenannte Kopfstelle handelt, die die Schnittstelle zwischen den Strafverfolgungsbehörden des jeweiligen Landes und dem ZStV bildet und die Nachrichten von
den angeschlossenen Dienststellen und Behörden an das ZStV bzw. umgekehrt weiterleitet. Das Kennzeichen der übermittelnden Stelle muss bei der Registerbehörde
registriert sein. Sollte es fehlerhaft oder nicht vorhanden sein, wird die übersandte
Mitteilung aus Sicherheitsgründen nicht im ZStV eingetragen und die Fehlerursache
untersucht.
• Feld BKA: Behördenkennzeichen der mitteilenden Stelle
Länge: 6 (alphanumerisch)
Das Feld BKA ist ein Pflichtfeld und muss das von der Registerbehörde vergebene
Behördenkennzeichen der mitteilenden Stelle (z.B. Staatsanwaltschaft) enthalten.
Dieses Behördenkennzeichen muss zusammen mit dem im Feld ÜST einzutragenden
Kennzeichen der übermittelnden Stelle bei der Registerbehörde als gültig registriert
sein. Es dient zur Prüfung der Mitteilungsberechtigung sowie zur „Endadressierung“
von Auskünften und Nachrichten der Registerbehörde und wird auch bei der Zuordnung von Folgemitteilungen zu bereits vorhandenen Registereinträgen mit ausgewertet. Analog zur Vorgehensweise bei Fehlern im Feld ÜST wird eine Mitteilung mit einem fehlenden oder fehlerhaften Eintrag im Feld BKA aus Sicherheitsgründen nicht in
das ZStV eingetragen und eine Untersuchung der Fehlerursache durch die Registerbehörde eingeleitet.
• Feld AZA: Aktenzeichen der mitteilenden Stelle
Max. Länge: 36 (alphanumerisch)
Das Feld AZA ist ein Pflichtfeld, in welchem das Aktenzeichen einzutragen ist, unter
dem das mitgeteilte Verfahren bei der mitteilenden Stelle geführt wird.
• Feld INR: Zuordnungsmerkmal der mitteilenden Stelle
Max. Länge: 20 (alphanumerisch)
Das Feld INR ist kein Pflichtfeld. Falls das Feld INR in einer Mitteilung enthalten ist,
wird der Feldinhalt in den Registereintrag zu dieser Mitteilung und in automatische
Auskünfte, Benachrichtigungen, Fehlermeldungen und Nachfragen, die ggf. durch
diesen Registereintrag ausgelöst und an die mitteilende Stelle selbst übersandt werden, übernommen. Dadurch hat die mitteilende Stelle die Möglichkeit, über den Eintrag im Feld INR die interne Zuordnung dieser Auskünfte in der eigenen Dienststelle
bzw. Behörde zu steuern, sofern sie dies möchte.
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Ferner wird der Inhalt des Feldes INR bei der Erstellung von BZR-Anfragen (vgl. Abschnitt 6.1) durch das ZStV in das Feld VWZ (Verwendungszweck) der BZR-Anfrage
übernommen.
• Feld MIT: Mitteilungsnummer
Max. Länge: 10 (numerisch)
Das Feld MIT ist bei Folgemitteilungen ein Pflichtfeld. In Erstmitteilungen hingegen
darf das Feld MIT nicht enthalten sein. Wenn eine Erstmitteilung im ZStV registriert
wird, so wird für diesen neu entstandenen Registereintrag eine Mitteilungsnummer
vergeben, die diesen Registereintrag innerhalb der ZStV-Datenbank eindeutig identifiziert. (Daher ist die Angabe einer Mitteilungsnummer in einer Erstmitteilung nicht zulässig.) Mit der Erstauskunft aus dem ZStV (als Reaktion auf den Eingang der Erstmitteilung) erhält die mitteilende Stelle auch Kenntnis über diese Mitteilungsnummer,
die sie bei allen Folgemitteilungen zu diesem Registereintrag angeben muss, damit
die Folgemitteilungen im ZStV auch korrekt zugeordnet werden können.
• Feld LFD: Laufende Nummer der Folgemitteilung
Max. Länge: 2 (numerisch)
Das Feld LFD ist bei Folgemitteilungen ein Pflichtfeld. In dieses Feld wird die laufende Nummer der Folgemitteilung zu einem Registereintrag eingetragen. Sie wird bei
der Aktualisierung des entsprechenden Registereintrags in die ZStV-Datenbank
übernommen. Die laufende Nummer einer Folgemitteilung muss stets größer sein als
die im zugehörigen Registereintrag zuletzt gespeicherte laufende Nummer. Bei einer
Erstmitteilung darf das Feld LFD entweder nicht ausgefüllt sein oder muss den Eintrag „0“ enthalten. Bei beiden Varianten wird die laufende Nummer des Registereintrags auf „0“ gesetzt.
Das Feld LFD dient einerseits der Kontrolle darüber, dass eine eingegangene Folgemitteilung tatsächlich einen aktuelleren Sachstand widerspiegelt als der zugehörige
Registereintrag in der ZStV-Datenbank. Andererseits kann die mitteilende Stelle im
Fehlerfall durch die Kenntnis der laufenden Nummer die Fehlerursache u.U. schneller
aufdecken.
• Feld SPR: Kennzeichen für die Löschsperre
Länge: 1 (numerisch)
Gemäß § 494 Abs. 3 StPO (§ 476 Abs. 3 StPO a. F.) kann die mitteilende Stelle veranlassen, dass ein Registereintrag auch bei Vorliegen der Löschungsvoraussetzungen nicht aus dem ZStV gelöscht wird. Dies geschieht mittels des Feldes SPR.
Der Eintrag „1“ im Feld SPR bedeutet, dass der Registereintrag aufgrund schutzwürdiger Interessen des Betroffenen nicht zu löschen ist.
Der Eintrag „2“ verhindert eine anstehende Löschung, wenn dies aus Forschungsgründen notwendig ist.
Durch den Eintrag „9“ im Feld SPR kann die mitteilende Stelle veranlassen, dass sie
vom ZStV automatisch benachrichtigt wird, wenn der Registereintrag gelöscht wurde
(vgl. Abschnitte 4.6.2 und 5.4).
Ob und in welchem Umfang ein bei der Datenbanksuche gefundener Registereintrag
in eine Auskunft aufgenommen wird, ist durch eine für diesen Registereintrag gesetzte Löschsperre (Eintrag „1“ oder „2“) nicht beeinflussbar. Wenn die Löschvoraussetzungen noch nicht vorliegen, wird der Registereintrag genauso in Auskünfte aufgenommen, als wenn die Löschsperre nicht gesetzt wäre. Liegen die Löschvorausset-
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zungen jedoch vor (vgl. auch Abschnitt 5.4), so wird der Registereintrag in Auskünfte
nicht mehr aufgenommen, bleibt jedoch vorläufig in der ZStV-Datenbank.
• Feld ASP: Kennzeichen für eingeschränkte Beauskunftung
Länge: 1 (numerisch)
Das Feld ASP wird im Bedarfsfall dazu verwendet, durch den Eintrag „1“ den Registereintrag nur für eine eingeschränkte Beauskunftung freizugeben („Auskunftssperre“). Das heißt, dieser Registereintrag wird zwar in Auskünfte aufgenommen, jedoch
nicht mit allen Datenfeldern. Insbesondere die Adress- und Verfahrensdaten werden
den Auskunftsempfängern nicht zur Kenntnis gegeben. Durch Angabe des Eintrages
„2“ kennzeichnet die mitteilende Stelle, dass dieser Registereintrag aus Sicherheitsgründen nicht in Auskünfte mit aufgenommen wird. Genauere Angaben zur eingeschränkten Beauskunftung sind im Abschnitt 0 enthalten.
Zur Kennzeichnung, ob es sich bei dem Ermittlungsverfahren um ein für Zuverlässigkeitsanfragen der Waffenbehörden gem. § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 WaffG oder der
Sprengstoffbehörden gem. § 8a Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Satz 3 SprengG relevantes
Verfahren handelt besteht die Möglichkeit, den Registersatz im Feld ASP mit dem
Eintrag „3“ oder „4“ zu kennzeichnen. Der Eintrag „3“ markiert ein solches waffen-/
sprengstoffrechtlich relevantes Verfahren, zu dem eine Vollauskunft erteilt wird. Der
Eintrag „4“ kennzeichnet den Registereintrag als nicht waffen- oder sprengstoffrechtlich relevantes Verfahren. Er wird deshalb nicht in die Auskunft an eine Waffen- oder
Sprengstoffbehörde aufgenommen.
• Feld ANW: Kennzeichen für die Steuerung der automatischen Auskunftserteilung
Länge: 3 (numerisch)
3
Mit Hilfe des Feldes ANW kann die mitteilende Stelle Einfluss darauf nehmen, ob sie
automatisch eine erneute Auskunft aus dem ZStV erhalten möchte, falls sich Veränderungen bei denjenigen Registereinträgen ergeben, die zu derselben Person gehören wie ihr eigener Registereintrag. Ferner kann sowohl bei Mitteilungen als auch bei
Standard- und Eilanfragen mit Hilfe des Feldes ANW der Umfang einer zu erteilenden
Auskunft bestimmt werden. Die Differenzierung dieser Einflussnahme ist in den Abschnitten 5.1 und 5.2 detaillierter beschrieben.
Darüber hinaus kann die mitteilende Stelle bei einer Erstmitteilung durch einen entsprechenden Eintrag im Feld ANW automatisch mit der Erstauskunft aus dem ZStV
auch eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister verlangen (vgl. Abschnitt 5.1).
• Feld AZM: Kernaktenzeichen für Mitbeschuldigte im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren
Max. Länge: 36 (alphanumerisch)
Das Feld AZM muss dann ausgefüllt sein, wenn es sich um ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen mehrere Beschuldigte handelt. Nur anhand diesen Eintrags
kann festgestellt werden, ob Mitbeschuldigte in einem Verfahren vorhanden sind. In
diesem Fall wird hier das gemeinsame Kernaktenzeichen aller Beschuldigten angegeben. (In der Regel wird es sich dabei um das Aktenzeichen der mitteilenden Stelle
ohne den Suffix, der zur Unterscheidung der einzelnen Beschuldigten dient, handeln.)
Wichtig ist, dass dieses „Kernaktenzeichen“ bei den ZStV-Mitteilungen zu allen Beschuldigten des strafrechtlichen Ermittlungsverfahrens gleichermaßen im Feld AZM
3
Im Anhang A der OTL wird das Feld ANW als alphanumerisches Feld der maximalen Länge 3 beschrieben. Dies resultiert aus der unterschiedlichen Verwendung des Feldes ANW bei Mitteilungen und
bei Anfragen. Die gegenwärtig bei Mitteilungen zugelassenen Werte sind 3-stellig und numerisch.
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eingetragen wird, da nur mit Hilfe dieses Feldes die Mitbeschuldigten des Verfahrens
im Register gefunden werden können (vgl. Abschnitt 7.4).
4.2.2 Personendaten
Die Personendaten sind Angaben, die zur Identifizierung von Beschuldigten sowohl
bei der automatischen Suche im ZStV und als auch bei der intellektuellen Auswertung
von ZStV-Auskünften durch die mitteilenden bzw. anfragenden Stellen dienen. Der
automatischen Identifizierung von Beschuldigten innerhalb des ZStV-Verfahrens liegen bestimmte Gleichheits- und Ähnlichkeitsregeln zugrunde, auf die im Abschnitt 4.5
näher eingegangen wird.
Die Personendaten lassen sich grob in die sogenannten rechtmäßigen Personendaten, die abweichenden Personendaten, die besonderen Merkmale und die Adressdaten unterteilen.
Die rechtmäßigen Personendaten sind solche Angaben, bei denen die mitteilende
Stelle annimmt, dass sie tatsächlich die richtigen Daten des Beschuldigten sind. Die
entsprechenden Feldnamen beginnen mit dem Buchstaben „P“ (z.B. PGN).
Die abweichenden Personendaten sind solche Angaben, von denen die mitteilende
Stelle weiß, dass sie zwar nicht als rechtmäßige Personendaten anzusehen sind, die
für die Suche im Register jedoch bedeutsam sein können, da der Beschuldigte bekanntermaßen unter diesen Daten bereits in Erscheinung getreten ist. Die entsprechenden Feldnamen beginnen mit dem Buchstaben „A“ (z.B. AGN). Wenn solche abweichenden Personendaten bekannt sind, die darüber hinaus untereinander im Zusammenhang stehen (z.B. gestohlener Ausweis), so sind diese zusammenhängenden
abweichenden Personendaten in einem sogenannten Blockfeld (ABL) unterzubringen.
Dieses Blockfeld hat wiederum Unterfelder, die diese Personendaten aufnehmen
können. Durch die Verwendung des Blockfeldes ABL kann der Zusammenhang zwischen diesen abweichenden Personendaten zum Ausdruck gebracht werden („Klammerung“).
Die Adressdaten werden – bis auf die Postleitzahl – bei der automatischen Identifizierung von Beschuldigten nicht berücksichtigt. Sie werden jedoch in die Auskünfte
mit aufgenommen, sofern die entsprechenden Registereinträge nicht mit dem Kennzeichen für die eingeschränkte Beauskunftung (Feld ASP) versehen wurden.
Nachfolgend werden die Personendaten, die in Mitteilungen zum ZStV angegeben
werden können, im Einzelnen beschrieben.
• Feld FPD: Kennzeichnung für falsche Personendaten
Länge: 1 (numerisch)
Falls der mitteilenden Stelle zwar Personendaten des Beschuldigten bekannt sind, sie
aber außerdem Kenntnis darüber hat, dass die ihr bekannten Personendaten falsch
sind (z.B. gestohlener Ausweis), muss sie dies durch den Eintrag „1“ im Feld FPD ihrer Mitteilung kennzeichnen und die ihr bekannten, aber falschen Daten als abweichende Personendaten im Blockfeld ABL (s.u.) angeben. Sobald dann die rechtmäßigen Personendaten ermittelt worden sind, müssen diese mit einer Folgemitteilung, in
der die entsprechenden „P“-Felder ausgefüllt sind, zum ZStV übermittelt werden. Diese Folgemitteilung darf dann allerdings auch das Feld FPD nicht mehr enthalten
(Aufhebung der Kennzeichnung für „falsche Personendaten“), da diese Kennzeichnung nur bei nicht ausgefüllten „P“-Feldern zulässig ist und ansonsten zu einer Fehlermeldung führt.
Rechtmäßige Personendaten:
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• Feld PGN: Geburtsname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PGN enthält den Geburtsnamen des Beschuldigten. Namenszusätze und
Adelstitel, die zum Geburtsnamen gehören, sind nicht im Feld PGN, sondern in den
speziell dafür vorgesehenen Feldern PGZ und PGA anzugeben. Das Feld PGN ist
Suchmerkmal.
Falls das Feld PGN Namenszusätze enthält, die eigentlich im Feld PGZ anzugeben
wären, so werden diese Namenszusätze für die Suche und den Vergleich eliminiert.
Für welche Namenszusätze dies zutrifft, ist dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Eventuelle im Feld PGN angegebene Adelstitel werden
bei der Suche wie echte Namensbestandteile als Vergleichsmerkmale behandelt, da
nicht automatisch erkennbar ist, ob es sich um einen Adelstitel oder einen Namensbestandteil handelt.
• Feld PGA: Adelstitel zum Geburtsnamen
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PGA enthält einen ggf. vorhandenen Adelstitel zum Geburtsnamen. Um
welche Adelstitel es sich dabei im Einzelnen handeln kann, ist dem Abschnitt 9 der
Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Das Feld PGA ist kein Suchmerkmal.
• Feld PGZ: Namenszusätze des Geburtsnamens
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PGZ enthält ggf. vorhandene Namenszusätze des Geburtsnamens, wie z.B.
’von’, ‘Ibn’, ‘de’, ‘la’, etc. Um welche Namenszusätze es sich dabei im Einzelnen handeln kann, ist dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Das
Feld PGZ ist kein Suchmerkmal.
• Feld PFN: Familienname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFN enthält den Familiennamen des Beschuldigten. Namenszusätze und
Adelstitel, die zum Familiennamen gehören, sind nicht im Feld PFN, sondern in den
speziell dafür vorgesehenen Feldern PFZ und PFA anzugeben. Das Feld PFN ist
Suchmerkmal. Der Familienname sollte nur dann angegeben werden, wenn er vom
Geburtsnamen abweicht.
Die Behandlung von Namenszusätzen erfolgt wie beim Feld PGN: Falls das Feld
PFN Namenszusätze enthält, die eigentlich im Feld PFZ anzugeben wären, so werden diese Namenszusätze für die Suche und den Vergleich eliminiert. Für welche
Namenszusätze dies zutrifft, ist dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] zu
entnehmen. Eventuelle im Feld PFN angegebene Adelstitel werden bei der Suche
wie echte Namensbestandteile als Vergleichsmerkmale behandelt, da nicht automatisch erkennbar ist, ob es sich um einen Adelstitel oder einen Namensbestandteil
handelt.
• Feld PFA: Adelstitel zum Familiennamen
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFA enthält einen ggf. vorhandenen Adelstitel zum Familiennamen. Die
Adelstitel, um die es sich dabei im Einzelnen handeln kann, entsprechen den für das
Feld PGA zulässigen Adelstiteln. Das Feld PFA ist kein Suchmerkmal.
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• Feld PFZ: Namenszusätze des Familiennamens
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFZ enthält ggf. vorhandene Namenszusätze des Familiennamens. Die
Namenszusätze, um die es sich dabei im Einzelnen handeln kann, entsprechen den
für das Feld PGZ zulässigen Namenszusätzen. Das Feld PFZ ist kein Suchmerkmal.
• Feld PFF: Früherer Familienname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFF, in dem frühere Familiennamen des Beschuldigten mitzuteilen sind,
kann mehrfach angegeben sein – nämlich dann, wenn mehrere frühere Familiennamen des Beschuldigten bekannt sind. In diesem Fall ist jeder dieser früheren Familiennamen (ohne Namensbestandteile bzw. Adelstitel) als Eintrag in einem separaten
Feld PFF anzugeben. Das Feld PFF ist Suchmerkmal.
Spezielle Felder für Namenszusätze bzw. Adelstitel zu einem früheren Familiennamen sind nicht vorgesehen. 4 Für eventuelle im Feld PFF angegebene Namenszusätze oder Adelstitel gelten dieselben Festlegungen wie für die Felder PGN und PFN.
• Feld PVN: Vorname(n) des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
In das Feld PVN werden die Vornamen des Beschuldigten – getrennt durch Leerzeichen, Bindestrich, Hochkomma oder Komma – eingetragen. Das Feld PVN ist Suchmerkmal.
• Feld PGS: Kennzeichen für das Geschlecht des Beschuldigten
Länge: 1 (numerisch)
Im Feld PGS wird das Geschlecht des Beschuldigten gekennzeichnet. Dabei steht
der Eintrag „1“ für männlich, der Eintrag „2“ für weiblich und der Eintrag „0“ für unbekannt. Der Eintrag „0“ ist gleichbedeutend mit dem Nichtvorhandensein des Feldes
PGS in der Mitteilung. Das Feld PGS ist Suchmerkmal.
• Feld PGD: Geburtsdatum des Beschuldigten
Länge: 8 (numerisch)
Im Feld PGD ist das Geburtsdatum des Beschuldigten im Format JJJJMMTT anzugeben. Wenn das Geburtsdatum nicht bekannt ist, so kann das Feld PGD weggelassen oder mit dem Eintrag „00000000“ versehen werden. Auch wenn das Geburtsdatum nur teilweise bekannt ist, ist das Feld PGD auszufüllen. In dem Fall werden die
unbekannten Teile (Tag, Monat) mit „00“ gekennzeichnet (z.B. 19700000). Das Feld
PGD ist Suchmerkmal.
Der Beschuldigte muss zum Zeitpunkt des Endes der Tatzeit oder, falls dieses nicht
oder nicht vollständig bekannt ist, zum Zeitpunkt der Einleitung des Ermittlungsverfahrens mindestens 14 Jahre alt sein. Für die Überprüfung dieser Bedingung werden
die Datumsangaben in den Feldern PGD und TDE (Enddatum der Tatzeit, vgl. Abschnitt 4.2.3) bzw. EIN (Einleitungsdatum, vgl. Abschnitt 4.2.3) herangezogen. Die
Mitteilung eines Ermittlungsverfahrens gegen eine Person mit unbestimmtem Geburtsdatum erfolgt, indem im Feld PGD keine Angabe gemacht und das unbestimmte
4
Wollte man dies tun, so müsste ein neues Blockfeld eingeführt werden, da nur auf diese Weise bei
mehreren früheren Familiennamen die Zuordnung der Adelstitel oder Namenszusätze eindeutig dargestellt werden könnte.
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Geburtsdatum im Feld AGD (abweichendes Geburtsdatum) eingetragen wird. Wenn
zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt wird, dass der Beschuldigte strafunmündig
ist, muss die mitteilende Stelle die Löschung des Registereintrags durch Übersendung einer Löschungsmitteilung (vgl. Abschnitt 5.4.1) veranlassen.
• Feld PGO: Geburtsort des Beschuldigten
Max. Länge: 60 (alphanumerisch)
In das Feld PGO wird der Geburtsort des Beschuldigten eingetragen. Falls der Geburtsort nicht bekannt ist, ist hier kein Eintrag vorzunehmen. Einträge wie „unbekannt“
o.ä. müssen unbedingt vermieden werden, da ein solcher Eintrag vom ZStV-System
als Geburtsort in den Vergleich bei der Datenbanksuche einbezogen werden und somit das Suchergebnis verfälscht würde. Das Feld PGO ist Suchmerkmal.
• Feld PGL: Geburtsland des Beschuldigten
Max. Länge: 3 (numerisch)
In das Feld PGL wird das Geburtsland des Beschuldigten eingetragen. Dieses wird
gemäß Schlüsselverzeichnis des BMI angegeben. Diese Angabe dient als erläuternder Zusatz zum Beispiel bei einem ausländischen Geburtsort. Falls das Geburtsland
nicht bekannt ist, ist hier kein Eintrag vorzunehmen. Das Feld PGL ist kein Suchmerkmal.
• Feld PSA: Staatsangehörigkeit(en) des Beschuldigten
Max. Länge: 12 (numerisch)
Im Feld PSA können bis zu vier Staatsangehörigkeiten des Beschuldigten vermerkt
werden. Diese werden gemäß Schlüsselverzeichnis des BMI – ohne Trennzeichen –
angegeben. Für die deutsche Staatsangehörigkeit wird der Schlüssel „000“ eingetragen. Das Schlüsselverzeichnis ist im Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS-01] zu
finden. Das Feld PSA ist im Falle unvollständiger Personendaten Suchmerkmal und
wird als Identifizierungsmerkmal angesehen, sofern dort eine ausländische Staatsangehörigkeit eingetragen ist (vgl. Abschnitt 4.4.1 zur Eintragungsfähigkeit von Erstmitteilungen).
Abweichende Personendaten:
• Feld AGN: Abweichender Geburtsname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld AGN enthält einen möglicherweise bekannten abweichenden Geburtsnamen des Beschuldigten. Sind mehrere abweichende Geburtsnamen bekannt, so wird
das Feld AGN mehrfach ausgefüllt. 5 Namenszusätze und Adelstitel zu einem abweichenden Geburtsnamen werden nicht mit aufgenommen. Das Feld AGN ist Suchmerkmal. Bevor ein Eintrag im Feld AGN erfolgt, sollte geprüft werden, ob evtl. die
5
Es ist nicht sinnvoll, verschiedene ähnlich klingende Namen dem ZStV als abweichende Personenangaben zu übermitteln, um damit eventuell die Suche im Datenbestand des ZStV auch auf diese ähnlich
klingenden Namen auszudehnen. Eine solche Verfahrensweise würde nur den Erfassungsaufwand bei
der mitteilenden Stelle und das Datenübertragungsvolumen erhöhen, die Datenbank des ZStV unnötig
füllen und einem eventuellen Auskunftsempfänger die Auswertung der erhaltenen Daten erschweren.
Das ZStV sucht automatisch auch nach bestimmten abweichenden Schreibweisen oder – im Falle der
Ähnlichensuche – nach klanggleichen Namen, auch wenn diese nicht in der Mitteilung angegeben
wurden. Als abweichende Personendaten sollten lediglich solche angegeben werden, unter denen der
Beschuldigte bereits in Erscheinung getreten ist und die weder über die Standardisierung abweichender Schreibweisen noch über die Klanggleichheit gefunden werden können.
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Voraussetzungen für einen Eintrag dieses abweichenden Geburtsnamens in das Unterfeld AGN des Blockfeldes ABL vorliegen.
Separate Felder für Namenszusätze bzw. Adelstitel zu einem abweichenden Geburtsnamen sind nicht vorgesehen. Für eventuelle im Feld AGN angegebene Namenszusätze oder Adelstitel gelten dieselben Festlegungen wie für die Felder PGN
und PFN.
• Feld AFN: Abweichender Familienname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld AFN enthält einen möglicherweise bekannten abweichenden Familiennamen des Beschuldigten. Sind mehrere abweichende Familiennamen bekannt, so wird
das Feld AFN – analog zum Feld AGN – mehrfach ausgefüllt. 6 Namenszusätze und
Adelstitel zu einem abweichenden Familiennamen werden nicht mit aufgenommen.
Das Feld AFN ist Suchmerkmal. Bevor ein Eintrag im Feld AFN erfolgt, sollte ebenfalls geprüft werden, ob evtl. die Voraussetzungen für einen Eintrag dieses abweichenden Familiennamens in das Unterfeld AFN des Blockfeldes ABL vorliegen.
Separate Felder für Namenszusätze bzw. Adelstitel zu einem abweichenden Familiennamen sind nicht vorgesehen. Für eventuelle im Feld AFN angegebene Namenszusätze oder Adelstitel gelten dieselben Festlegungen wie für die Felder PGN und
PFN.
• Feld AVN: Abweichender Vorname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld AVN enthält einen möglicherweise bekannten abweichenden Vornamen des
Beschuldigten. Hat dieser abweichende Vorname mehrere Namensbestandteile (z.B.
Klaus Peter), so sind diese – ggf. mit den entsprechenden Trennzeichen – in das
Feld AVN einzutragen. Darüber hinaus kann das Feld AVN auch mehrfach angegeben werden – wenn bekannt ist, dass der Beschuldigte bereits mit unterschiedlichen
Vornamen aufgetreten ist. 7 Das Feld AVN ist Suchmerkmal. Analog zu den oben beschriebenen Feldern AGN und AFN sollte vor Verwendung des Feldes AVN geprüft
werden, ob die Eintragung tatsächlich in einem separaten AVN-Feld oder im AVNUnterfeld des Blockfeldes ABL vorzunehmen ist.
• Feld AGD: Abweichendes Geburtsdatum des Beschuldigten
Länge: 8 (numerisch)
In das Feld AGD wird ein möglicherweise bekanntes abweichendes Geburtsdatum
des Beschuldigten eingetragen, wobei die Festlegungen, die für das Feld PGD im
Falle eines unvollständig bekannten Geburtsdatums gelten, auch hier Anwendung
finden. Das Feld AGD kann auch mehrfach vorhanden sein. Es ist ebenfalls Suchmerkmal. Auch hinsichtlich des Feldes AGD sollte vor seiner Verwendung geprüft
werden, ob der Eintrag separat im Feld AGD oder im Unterfeld AGD des Blockfeldes
ABL erfolgen sollte.
• Feld AGO: Abweichender Geburtsort des Beschuldigten
Max. Länge: 60 (alphanumerisch)
6
Die Anmerkung zu AGN gilt für das Feld AFN ebenfalls.
7
Die Anmerkung zu AGN gilt für das Feld AVN ebenfalls.
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Im Feld AGO wird ein eventuell bekannter abweichender Geburtsort des Beschuldigten vermerkt. Das Feld AGO kann ebenfalls mehrfach vorhanden sein. Es ist Suchmerkmal. Vor der Verwendung des Feldes AGO ist ebenfalls zu prüfen, ob die Eintragung nicht im Unterfeld AGO des Blockfeldes ABL unterzubringen ist.
Hinsichtlich eines nicht bekannten Geburtsortes gelten hier dieselben Regelungen
wie für das Feld PGO.
• Blockfeld ABL: Block für abweichende Personenangaben
Max. Länge: 304 (alphanumerisch)
Das Blockfeld ABL dient der Darstellung zusammengehörender abweichender Personendaten. Der Feldname ABL und das Feldendezeichen des Blockfeldes wirken
dabei wie eine Klammer um die Unterfelder des Blockfeldes und deren Inhalte. Das
Blockfeld ABL kann die Unterfelder AGN, AFN, AVN, AGD und AGO – jeweils höchstens einmal – enthalten. Es müssen auf jeden Fall eines der Unterfelder AGN oder
AFN sowie die Unterfelder AVN und AGD ausgefüllt sein. Das Unterfeld AGD muss
einen Eintrag ungleich „00000000“ enthalten, d.h. wenn zu den zusammengehörenden abweichenden Personendaten kein Geburtsdatum bekannt ist, kann das Blockfeld ABL für die Übermittlung dieser abweichenden Personendaten nicht verwendet
werden. Das Unterfeld AGO ist nicht zwingend erforderlich, d.h. ein Block ABL kann
auch dann mit zusammenhängenden abweichenden Personendaten ausgefüllt werden, wenn der zugehörige abweichende Geburtsort und entweder der zugehörige
abweichende Geburts- oder der zugehörige abweichende Familienname fehlt. Diese
„Klammerung“ von zusammengehörenden abweichenden Personendaten ist notwendig, um bei der Suche im Register vernünftige Ergebnisse zu erzielen, indem diese
Blockdaten als „Paket“ mit den Blockdaten anderer Registereinträge oder den als
Block aufgefassten rechtmäßigen Personendaten anderer Registereinträge verglichen werden. (Was bereits als zusammengehörig erkannt und mitgeteilt wurde, soll
beim Vergleich mit den Daten anderer Registereinträge nicht wieder auseinandergerissen werden.) Das Feld ABL kann mehrfach verwendet werden. Die Unterfelder innerhalb des Blockfeldes ABL sind durch das spezielle Trennzeichen „+“ voneinander
getrennt, dessen Verwendung in den Feldinhalten nicht zulässig ist.
Adressdaten:
• Feld LKZ: Länderkennzahl der Anschrift des Beschuldigten
Länge: 3 (numerisch)
Das Feld LKZ ist auszufüllen, wenn die Anschrift des Beschuldigten bekannt ist und
es sich dabei um eine ausländische Anschrift handelt. In dem Fall ist die einzutragende Länderkennzahl dem Katalog der Staatsangehörigkeiten (Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS-01]) zu entnehmen. Die Angabe im Feld LKZ wird bei der Suche
von Registereinträgen im ZStV nicht berücksichtigt.
• Feld PLZ: Postleitzahl der Anschrift des Beschuldigten
Länge: 10 (alphanumerisch)
In das Feld PLZ ist die Postleitzahl der Anschrift des Beschuldigten einzutragen, sofern diese bekannt ist. Es dürfen in diesem Feld keine Länderkürzel eingetragen werden. Bei ausländischen Postleitzahlen, d. h. der Eintrag enthält weniger oder mehr als
fünf Zeichen, muss zusätzlich das Feld LKZ ausgefüllt werden. Das Feld PLZ ist
Suchmerkmal, falls die Personendaten unvollständig sind.
• Feld ORT: Ort der Anschrift des Beschuldigten
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Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Im Feld ORT wird die Ortsangabe aus der Anschrift des Beschuldigten mitgeteilt, sofern diese bekannt ist. Dabei kann es sich um eine in- oder ausländische Ortsangabe
handeln. Die Angabe im Feld ORT wird bei der Suche von Registereinträgen im ZStV
nicht berücksichtigt, ermöglicht jedoch einem eventuellen Auskunftsempfänger eine
bessere Identifikation.
• Feld STR: Straße der Anschrift des Beschuldigten
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Im Feld STR wird die Angabe der Straße aus der Anschrift des Beschuldigten mitgeteilt, sofern diese bekannt ist, unabhängig davon, ob es sich um eine in- oder ausländische Anschrift handelt. Ebenso wie beim Feld ORT wird auch die Angabe im Feld
STR bei der Suche von Registereinträgen nicht berücksichtigt, sondern dient nur als
zusätzliche Information für die Identifikation durch einen eventuellen Auskunftsempfänger.
•
Feld HNR: Hausnummer der Anschrift des Beschuldigten
Max. Länge: 10 (alphanumerisch)
In das Feld HNR wird die Hausnummer aus der Anschrift des Beschuldigten aufgenommen, sofern diese bekannt ist. Bei der Suche nach entsprechenden ZStVRegistereinträgen wird diese Angabe ebenfalls nicht berücksichtigt.
• Feld JVA: Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird diese im Feld JVA mitgeteilt. Diese Angabe wird jedoch
bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVP: Postleitzahl der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 10 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVP die Postleitzahl der Anschrift der Anstalt mitgeteilt. Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVO: Ort der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVO der Ort der Anschrift der Anstalt mitgeteilt.
Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVS: Straße der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVS die Straße der Anschrift der Anstalt mitgeteilt.
Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVH: Hausnummer der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 10 (alphanumerisch)
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Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVH die Hausnummer der Anschrift der Anstalt
mitgeteilt. Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld GBN: Gefangenenbuch-Nummer des Beschuldigten
Max. Länge: 20 (alphanumerisch)
Falls im Feld JVA eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt als Anschrift des Beschuldigten angegeben wird, so ist diese Angabe durch die Angabe der Gefangenenbuch-Nummer des Beschuldigten im Feld GBN zu ergänzen. Auch diese Angabe wird
bei der Suche im ZStV nicht berücksichtigt, liefert jedoch einem eventuellen Auskunftsempfänger eine bessere Identifikationsmöglichkeit.
4.2.3 Verfahrensdaten
Die Verfahrensdaten sind Angaben, die das mitgeteilte personenbezogene Verfahren
näher beschreiben. Das heißt, es handelt sich um bestimmte Verfahrensangaben, die
sich ausschließlich auf diejenige Person beziehen, deren Personendaten ebenfalls in
der Mitteilung enthalten sind (vgl. Abschnitt 4.2.2). Verfahrensangaben zu eventuellen
Mitbeschuldigten im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren sind nur in die entsprechenden Mitteilungen zu diesen Mitbeschuldigten aufzunehmen. Die Information
darüber, dass ggf. Registereinträge zu Mitbeschuldigten existieren, kann dem Feld
AZM (s.o.) entnommen werden. Die Verbindung zwischen Registereinträgen zu Beschuldigten im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren kann nur über das
Kernaktenzeichen im Feld AZM hergestellt werden, das für diese Registereinträge
übereinstimmen muss (vgl. Abschnitt 4.2.1).
• Feld EIN: Datum der Einleitung des Verfahrens
Länge: 8 (numerisch)
Das Feld EIN ist ein Pflichtfeld, in dem das Datum der Einleitung des strafrechtlichen
Ermittlungsverfahrens gegen den Beschuldigten anzugeben ist. Werden Straftaten
nicht in einem eigenen neuen Verfahren der mitteilenden Stelle, sondern in einem bereits existierenden Verfahren verfolgt (Verfahrensverbindung), kann das Einleitungsdatum des Verfahrens EIN vor dem Anfangsdatum der Tatzeit TDA liegen. Von der
aktuell mitteilenden Stelle wird dann eine Folgemitteilung erstellt, die einen weiteren
Tatblock TAB enthält.
Falls das Unterfeld TDE kein vollständiges Datum enthält, wird Feld EIN für die Prüfung des Mindestalters des Beschuldigten verwendet (siehe Beschreibung zu Feld
PGD im Abschnitt 4.2.2).
• Feld SPD: Sachbearbeitende Polizeidienststelle oder sonstige Ermittlungsbehörde
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Im Feld SPD kann die sachbearbeitende Polizeidienststelle oder sonstige Ermittlungsbehörde vermerkt werden. In diesem Fall muss jedoch auch im Feld TBN (s.u.)
die entsprechende Tagebuchnummer eingetragen werden. Angaben zu Personen
(z.B. Anzeigerstatter) dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht in diesem
Feld enthalten sein.
• Feld TBN: Aktenzeichen (Tagebuch-Nr.) der Polizei oder sonstigen Ermittlungsbehörde
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
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In das Feld TBN wird das Aktenzeichen der Polizei oder sonstigen Ermittlungsbehörde zu dem mitgeteilten Verfahren eingetragen, sofern im Feld SPD eine Angabe zur
sachbearbeitenden Polizeidienststelle vorhanden ist.
• Feld STP: Steuerdaten der Polizei
Max. Länge: 255 (alphanumerisch)
In das Feld STP können Information der Polizeidienststellen abgelegt werden, die eine eindeutige Identifikation der Person (Aktenzeichen, Personennummer) in diesen
Systemen ermöglichen. Die Angabe wird nur in Benachrichtigungen ART=41 und
ggfs. Fehlermeldungen ART=12 übernommen. In Auskünften und sonstige Nachrichten ist das Feld nicht enthalten.
• Feld BKU: Behördenkennzeichen der ursprünglich aktenführenden oder übernehmenden Behörde
Länge: 6 (alphanumerisch)
Das Feld BKU erfüllt eine Doppelfunktion:
Wird – durch Angabe einer bestimmten Kennzahl im Feld TKZ (s.u.) – eine Verfahrensabgabe oder eine Verfahrensverbindung, bei der die mitteilende Stelle das Verfahren abgibt, mitgeteilt, so ist im Feld BKU das Behördenkennzeichen der übernehmenden Stelle anzugeben.
Wird eine Verfahrensübernahme oder eine Verfahrensverbindung, bei der die mitteilende Stelle das Verfahren übernimmt, mitgeteilt, so ist im Feld BKU das Behördenkennzeichen der ursprünglich aktenführenden Behörde anzugeben.
Falls das Feld BKU ausgefüllt ist, so muss auch eine entsprechende Angabe im Feld
AZU (s.u.) vorhanden sein.
Die Mitteilung von Verfahrensabgaben, Verfahrensübernahmen, Verfahrensverbindungen und Verfahrensabtrennungen wird im Abschnitt 4.6.1 genauer beschrieben.
• Feld AZU: Aktenzeichen der ursprünglich aktenführenden oder übernehmenden
Behörde
Max. Länge: 36 (alphanumerisch)
Das Feld AZU steht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Feld BKU (s.o.) und
wird folgendermaßen verwendet:
Wird – durch Angabe einer bestimmten Kennzahl im Feld TKZ (s.u.) – eine Verfahrensabgabe oder eine Verfahrensverbindung, bei der die mitteilende Stelle das Verfahren abgibt, mitgeteilt, so ist im Feld AZU das Aktenzeichen der übernehmenden
Stelle anzugeben. (D.h., das Verfahren muss tatsächlich bereits übernommen worden
sein, bevor die Abgabe bzw. Verbindung durch die ursprünglich aktenführende Behörde zum ZStV mitgeteilt werden kann.)
Wird eine Verfahrensübernahme oder eine Verfahrensverbindung, bei der die mitteilende Stelle das Verfahren übernimmt, mitgeteilt, so ist im Feld AZU das Aktenzeichen der ursprünglich aktenführenden Behörde anzugeben.
In beiden Fällen muss ein entsprechender Eintrag im Feld BKU (s.o.) vorhanden sein.
Wird – durch Angabe einer bestimmten Kennzahl im Feld TKZ (s.u.) – die Abtrennung
eines Verfahrens gegen einen Beschuldigten (in einem strafrechtlichen Verfahren gegen mehrere Beschuldigte) mitgeteilt, so ist im Feld AZU der Mitteilung das ursprüngliche Aktenzeichen (vor der Verfahrensabtrennung) anzugeben. (Das aktuelle Aktenzeichen steht im Feld AZA der Mitteilung, vgl. Abschnitt 4.2.1.) Ebenso wird bei der
Abtrennung von Verfahrensteilen gegen einen Beschuldigten verfahren.
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• Feld TAB:
Max. Länge: 465 (alphanumerisch)
Das Blockfeld TAB ist ein Pflichtfeld und dient der Darstellung zusammengehöriger
Informationen zu den Straftaten des Beschuldigten. In Analogie zur Konstruktion des
Blockfeldes ABL für abweichende Personenangaben (vg. Abschnitt 4.2.2) bildet auch
hier der Feldname TAB und das Feldendezeichen des Blockfeldes eine Klammer um
die Unterfelder des Blockfeldes TAB und deren Inhalte. Das Blockfeld TAB kann die
Unterfelder TID, AUS, VOV, TAT, TKB, TLB, GES, GEN, TDA, TDE, TPL, TOR, TOT,
TAN, TST, THN, TSA, TBL TOB, TKL, TGS und TSH, die nachfolgend beschrieben
sind, enthalten. Diese Unterfelder können nicht – wie bei den abweichenden Personendaten – als eigenständige Felder, sondern immer nur innerhalb eines Tatblockes
auftreten. Das Blockfeld TAB kann mehrfach verwendet werden (bei mehreren Tatvorwürfen) und muss jeweils mindestens das Unterfeld TDA und eines der Unterfelder TID oder TKB, TLB, GES oder GEN enthalten, damit der Tatvorwurf aussagekräftig beschrieben ist.
Bei Mehrfachverwendung des Blockfeldes TAB ist der führende Tatvorwurf im ersten
Tatblock zu beschreiben.
Die Unterfelder innerhalb des Blockfeldes TAB werden im Mitteilungsdatensatz durch
das spezielle Trennzeichen „+“ voneinander getrennt, dessen Verwendung in den
Feldinhalten nicht zulässig ist.
•
Unterfeld TID: Straftatenschlüssel-ID gem. ASTRAL-Tabelle
Max. Länge: 6 (alphanumerisch)
Im Unterfeld TID wird die Schlüsselzahl des Tatvorwurfs gem. ASTRAL-Mastertabelle
hinterlegt. Bei der ASTRAL-Mastertabelle handelt es sich um ein komplettes Verzeichnis eindeutiger Straftatbestandbeschreibungen nebst verletzter Strafnormen und
weiterer Angaben. Enthält das Unterfeld TID einen Eintrag, dürfen keine Angaben in
den Unterfeldern TKB, TLB, GES oder GEN vorhanden sein.
•
Unterfeld AUS: Auswertung
Max. Länge: 4 (alphanumerisch)
Beim Unterfeld AUS handelt es sich nicht um ein ZStV-spezifisches Feld. Es dient lediglich einigen Landesjustizverwaltungen zur Ablage verfahrensspezifischer Angaben. Das Unterfeld AUS darf nur dann einen Eintrag enthalten, wenn das Feld TID
einen Eintrag enthält.
•
Unterfeld VOV: Vollendung / Versuch
Max. Länge: 1 (numerisch)
Im Feld VOV wird gekennzeichnet, ob es sich um einen Tatversuch oder eine vollendete Straftat handelt. Dabei steht der Eintrag „1“ für den Tatversuch und der Eintrag
„0“ für die vollendete Straftat. Das Unterfeld VOV darf nur dann einen Eintrag enthalten, wenn das Feld TID einen Eintrag enthält.
•
Unterfeld TAT: Straftatenkennzeichnung
Max. Länge: 19 (alphanumerisch)
Im Unterfeld TAT wird eine Kategorisierung des Tatvorwurfs nach einem festen, im
Anhang A der Organisatorisch-technischen Leitlinien und der Tabellensammlung beschriebenen Schema vorgenommen.
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• Unterfeld TKB: Kurzbeschreibung des Tatvorwurfs
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Im Unterfeld TKB eines Tatblockes (s.o.) wird der Tatvorwurf in Textform kurz beschrieben. Die Beschreibung dient als Information für einen eventuellen Auskunftsempfänger. Das Unterfeld TKB darf nur dann einen Eintrag enthalten, wenn das Unterfeld TID keinen Eintrag enthält.
• Unterfeld TLB: Weitere Beschreibung des Tatvorwurfs
Max. Länge: 186 (alphanumerisch)
Falls das Unterfeld TKB (s.o.) eines Tatblockes zur Beschreibung des Tatvorwurfs
nicht ausreicht, steht das Unterfeld TLB für die weitere Beschreibung zur Verfügung.
Das Unterfeld TLB darf nur dann einen Eintrag enthalten, wenn das Unterfeld TID
keinen Eintrag enthält.
• Unterfeld GES: Strafnormen des StGB
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Im Unterfeld GES eines Tatblockes können die dem Tatvorwurf entsprechenden
Strafnormen des StGB angegeben werden. Das Unterfeld GES darf nur dann einen
Eintrag enthalten, wenn das Unterfeld TID keinen Eintrag enthält.
• Unterfeld GEN: Strafnormen aus strafrechtlichen Nebengesetzen
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Im Unterfeld GEN eines Tatblockes können die dem Tatvorwurf entsprechenden
Strafnormen aus strafrechtlichen Nebengesetzen angegeben werden. Das Unterfeld
GEN darf nur dann einen Eintrag enthalten, wenn das Unterfeld TID keinen Eintrag
enthält.
• Unterfeld TDA: Tatdatum bzw. Anfangsdatum der Tatzeit
Länge: 8 (numerisch)
Das Unterfeld TDA muss in jedem Tatblock vorhanden sein. Es enthält das Tatdatum
bzw. das Anfangsdatum der Tatzeit für den im Tatblock beschriebenen Tatvorwurf.
Diese Datumsangabe kann ggf. auch unvollständig sein, muss aber mindestens aus
Ziffern in folgenden zulässigen Formaten bestehen:
JJJJMMTT,
JJJJMM00,
JJJJ0000 oder
00000000.
Werden Straftaten nicht in einem eigenen neuen Verfahren der mitteilenden Stelle,
sondern in einem bereits existierenden Verfahren verfolgt (Verfahrensverbindung),
kann das Einleitungsdatum des Verfahrens EIN vor dem Anfangsdatum der Tatzeit
TDA liegen. Von der aktuell mitteilenden Stelle wird dann eine Folgemitteilung erstellt,
die einen weiteren Tatblock TAB enthält.
• Unterfeld TDE: Enddatum der Tatzeit
Länge: 8 (numerisch)
Das Unterfeld TDE bietet die Möglichkeit, im Zusammenhang mit dem Feld TDA einen Tatzeitraum darzustellen. Es enthält das Endedatum der Tatzeit für den im TatNutzerleitfaden Version 2.4
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block beschriebenen Tatvorwurf. Diese Datumsangabe kann ggf. auch unvollständig
sein, muss aber mindestens aus Ziffern in folgenden zulässigen Formaten bestehen:
JJJJMMTT,
JJJJMM00,
JJJJ0000 oder
00000000.
Falls das Unterfeld TDE ein vollständiges Datum enthält, wird es für die Prüfung des
Mindestalters des Beschuldigten verwendet (siehe Beschreibung zu Feld PGD im
Abschnitt 4.2.2).
• Unterfeld TPL: Postleitzahl des Tatortes
Länge: 10 (alphanumerisch)
In das Feld TPL ist die Postleitzahl des Tatortes einzutragen, sofern diese bekannt
ist. Es dürfen in diesem Feld keine Länderkürzel eingetragen werden. Bei ausländischen Postleitzahlen, d. h. der Eintrag enthält weniger oder mehr als fünf Zeichen,
muss zusätzlich das Feld TSA eine ausländische Kennziffer für den Staat des Tatortes enthalten.
• Unterfeld TOR: Ort des Tatortes
Länge: 30 (alphanumerisch)
In das Feld TOR ist die Ortsbezeichnung des Tatortes einzutragen, sofern dieser bekannt ist.
• Unterfeld TOT: Ortsteil des Tatortes
Länge: 30 (alphanumerisch)
In das Feld TOT ist der Ortsteil des Tatortes einzutragen, sofern dieser bekannt ist.
Diese Angabe dient der detaillierten Ortsangabe.
• Unterfeld TAN: Anschriftenzusatz des Tatortes
Länge: 30 (alphanumerisch)
In das Feld TAN ist ein eventuell vorhandener Anschriftenzusatz des Tatortes einzutragen, sofern dieser bekannt ist.
• Unterfeld TST: Straße des Tatortes
Länge: 30 (alphanumerisch)
In das Feld TST ist der Straßenname des Tatortes einzutragen, sofern dieser bekannt
ist.
• Unterfeld THN: Haus-Nr. des Tatortes
Länge: 10 (alphanumerisch)
In das Feld THN ist die Haus-Nr. der Straßenangabe des Tatortes einzutragen, sofern diese bekannt ist.
• Unterfeld TSA: Staat des Tatortes
Länge: 3 (numerisch)
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In das Feld TSA ist die Kennziffer gemäß Schlüsselverzeichnis des BMI des Staates
der Tatortangabe einzutragen, sofern dieser bekannt. Bei einem in Deutschland befindlichen Tatort kann das Feld leer bleiben oder es wird der Schlüssel „000“ eingetragen. Das Schlüsselverzeichnis ist im Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS-01]
zu finden.
• Unterfeld TBL: Bundesland des Tatortes
Länge: 5 (alphanumerisch)
In das Feld TBL ist die zweistellige Kennziffer gemäß ISO-3166-2 (ohne Voranstellung der Staatenkennzeichnung) des Tatortes einzutragen, sofern diese bekannt ist
und der Tatort in Deutschland liegt. Das Schlüsselverzeichnis ist im Abschnitt 10 der
Tabellensammlung [TBS-01] zu finden.
• Unterfeld TOB: Ortsbeschreibung des Tatortes
Länge: 255 (alphanumerisch)
In das Feld TOB kann eine näheren Ortsbeschreibung des Tatortes eingetragen werden. Dies ist für solche Fälle gedacht, bei denen eine detaillierte Ortsangabe nicht
möglich ist, weil sich der Tatort beispielsweise in einem ländlichen Bereich außerhalb
eines Ortes befindet.
• Unterfeld TKM: Straßenkilometer des Tatortes
Länge: 3 (numerisch)
In das Feld TKM ist die Straßenkilometerangabe des Tatortes einzutragen, sofern
diese bekannt ist.
• Unterfeld TGS: Gemeindeschlüssel des Tatortes
Länge: 8 (numerisch)
In das Feld TGS ist der Gemeindeschlüssel des Tatortes einzutragen, sofern diese
bekannt ist.
• Unterfeld TSH: Schadenshöhe in Euro
Länge: 9 (alphanumerisch)
In das Feld TSH ist die Schadenshöhe in Euro (ohne Cent-Angabe) einzutragen, sofern diese bekannt ist.
Feld VST: Verfahrensstand
Länge: 20 (alphanumerisch)
Das Blockfeld VST dient der Darstellung zusammengehöriger Informationen zum Verfahrensstand. Auch hier bilden der Feldname VST und das Feldendezeichen des
Blockfeldes eine Klammer um die Unterfelder des Blockfeldes VST und deren Inhalte.
Das Blockfeld VST enthält die Unterfelder VDA und TKZ, die nachfolgend beschrieben sind. Diese Unterfelder können immer nur innerhalb eines Blockfeldes VST auftreten und werden im Mitteilungsdatensatz durch das spezielle Trennzeichen „+“ voneinander getrennt, dessen Verwendung in den Feldinhalten nicht zulässig ist.
Das Blockfeld VST kann mehrfach verwendet werden. Auf diese Weise ist es möglich, die Verfahrenshistorie mittels entsprechender Folgemitteilungen, die ein neues
VST-Feld an die bereits vorhandenen anfügen, fortzuschreiben. Eine andere Möglichkeit wäre, nur den jeweils aktuellen Verfahrensstand in den Mitteilungsdatensatz
aufzunehmen. (Welche Variante gewählt wird, hängt von den speziellen ITAnwendungen bei den ZStV-Nutzern ab.)
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• Unterfeld VDA: Datum der Verfahrensänderung bzw. -erledigung
Länge: 8 (numerisch)
Das Unterfeld VDA ist ein Pflichtfeld innerhalb des Blockfeldes VST und enthält die
Datumsangabe zu der im Feld TKZ des Blockfeldes VST mitgeteilten Verfahrensstandsänderung.
• Unterfeld TKZ: Kennzahl für den Verfahrensstand
Länge: 4 (numerisch)
Das Unterfeld TKZ ist ein Pflichtfeld innerhalb des Blockfeldes VST. In ihm ist die
Kennzahl für den Verfahrensstand bzw. die Verfahrensstandsänderung, die im (jeweiligen) Blockfeld VST mitgeteilt werden soll, anzugeben. Die zulässigen Kennzahlen
mit ihrer inhaltlichen Bedeutung sind im Abschnitt 2 der Tabellensammlung [TBS-01]
beschrieben.
• Feld BEM: Erläuterungen zum Verfahrensstand
Max. Länge: 130 (alphanumerisch)
Das Feld BEM kann zur Erläuterung bestimmter Mitteilungsangaben genutzt werden.
Beispielsweise kann hier die Telefonnummer des zuständigen Referenten oder der
zuständigen Geschäftsstelle bei der mitteilenden Stelle eingetragen werden. Ferner
kann dieses Feld bei der Mitteilung von Verfahrensabgaben an Behörden, für die im
ZStV (noch) kein Behördenkennzeichen vergeben wurde, dazu verwendet werden,
die übernehmende Stelle anzugeben.
Die mitteilende Stelle hat jedoch dafür zu sorgen, dass hier keine Einträge erfolgen,
die datenschutzrechtlichen Bestimmungen widersprechen.
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4.3 Eintragungsfähigkeit von Ermittlungsverfahren
Wie bereits im Abschnitt 4.1.1 erwähnt, werden bestimmte Arten von Ermittlungsverfahren nicht zum ZStV mitgeteilt. Dabei handelt es sich um
• Verschlusssachen sowie
• Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt (UJs-Verfahren; der Anfangsverdacht richtet
sich noch nicht gegen eine bestimmte Person).
Alle anderen Verfahren sind prinzipiell zum ZStV mitzuteilen. Da in der Praxis jedoch
häufig zu Beginn eines Verfahrens die Personalien eines Beschuldigten nur sehr unzureichend bekannt sind, wurden in den Organisatorisch-technischen Leitlinien Mindestvoraussetzungen für die Eintragungsfähigkeit von Mitteilungen festgelegt. Dabei ist
zwischen Erstmitteilungen und Folgemitteilungen zu unterscheiden.
4.3.1 Mindestvoraussetzungen für Erstmitteilungen
Bei der Festlegung der Mindestvoraussetzungen für die Eintragungsfähigkeit von
Erstmitteilungen wurde der Grundsatz verfolgt, eine Registrierung von Verfahren im
ZStV zwar frühzeitig zu ermöglichen – jedoch erst zu dem Zeitpunkt, zu dem eine etwaige Auskunftserteilung mit den vorhandenen Angaben überhaupt sinnvoll ist.
Eine Erstmitteilung wird im ZStV registriert, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname vorhanden ist und
(2) mindestens ein weiteres führendes zur Identifizierung geeignetes Merkmal 8
vorhanden ist oder mindestens zwei weitere sonstige zur Identifizierung geeignete Merkmale 9 vorhanden sind (gemäß Abschnitt 3.1.1 der Organisatorischtechnischen Leitlinien) und
(3) die Mitteilung nicht aufgrund schwerwiegender Fehler abgewiesen werden muss.
Unter Bezugnahme auf die Beschreibung der einzelnen Mitteilungsfelder in den Abschnitten 4.2.1, 4.2.2 und 4.2.3 bedeutet dies im Einzelnen:
8
Die weiteren führenden zur Identifizierung geeigneten Merkmale sind:
- mindestens ein Vorname
- das Geburtsdatum
- der Geburtsort.
9
Die weiteren sonstigen zur Identifizierung geeigneten Merkmale sind:
- eine ausländische Staatsangehörigkeit
- die Postleitzahl der letzten Anschrift.
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Die Bedingung (1) ist in folgenden Fällen erfüllt:
Das Feld PGN und/oder das Feld PFN enthält einen zulässigen Eintrag, und das
Feld FPD enthält keinen Eintrag.
Die Bedingung (2) ist in folgenden Fällen erfüllt:
(a) Mindestens eines der Felder PVN, PGD oder PGO enthält einen zulässigen Eintrag. Im Feld PGD muss der zulässige Eintrag ungleich „00000000“ sein.
(b) Mindestens zwei der Felder PSA oder PLZ enthalten einen zulässigen Eintrag.
Bei Feld PSA muss es sich um einen zulässigen Eintrag mit einer ausländischen
Staatsangehörigkeit (gemäß Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS-01]) handeln.
Die Bedingungen (1) und (2) sind in folgenden Fall erfüllt:
Die Felder FPD und ABL enthalten einen zulässigen Eintrag, und die Felder
PGN, PFN, PVN, PGD, PGO und PFF enthalten keinen Eintrag.
Die Bedingung (3) ist erfüllt, wenn folgendes gilt:
• Das Feld ART ist vorhanden und enthält den Eintrag ‘E’.
• Die Felder ÜST, BKA, AZA, EIN und TAB sind vorhanden und enthalten zulässige
Einträge.
• Falls die Felder DAT, LFD, SPR, ASP, ANW, AZM, FPD, PGN, PGA, PGZ, PFN,
PFA, PFZ, PFF, PGD, AGN, AFN, AGD, ABL, SPD, TBN, BKU, AZU, TDA, TAT,
TPL, TOR, TOT, TAN, TST, THN, TSA, TBL, TOB, TKM, TGS, TSH, VST, die Felder TID, AUS, VOV oder die Felder TKB, GEN, GES, TLB vorhanden sind, enthalten sie zulässige Einträge.
• Das Feld MIT ist nicht vorhanden.
4.3.2 Mindestvoraussetzungen für Folgemitteilungen
Bei der Festlegung der Mindestvoraussetzungen für die Eintragungsfähigkeit von Folgemitteilungen wurden strengere Maßstäbe angesetzt als bei der Eintragungsfähigkeit
von Erstmitteilungen, da im Falle einer Folgemitteilung das Verfahren bereits im ZStV
registriert ist und somit eine Zurückweisung der gesamten Mitteilung bei fehlerhaften
Feldeinträgen zwar die Aktualisierung des Registereintrags verzögert, jedoch die Eintragung erkennbar fehlerhafter Informationen verhindert.
Eine Folgemitteilung wird in das ZStV eingetragen, wenn
(1) eine zugehörige Erstmitteilung vorhanden ist und
(2) die Mitteilung nicht aufgrund erkennbar fehlerhafter Feldinhalte abgewiesen werden muss.
Für Löschungsmitteilungen werden keine Plausibilitätsprüfungen auf den Personal- und Verfahrensteil durchgeführt. Gelöscht wird bereits bei ausgefülltem VSTBlock (Angabe einer gültigen Löschtextkennzahl und einem Datum) unter Angabe der Mitteilungsnummer und des Behördenkennzeichens.
Unter Bezugnahme auf die Beschreibung der einzelnen Mitteilungsfelder in den Abschnitten 4.2.1, 4.2.2 und 4.2.3 bedeutet dies im Einzelnen:
Die Bedingung (1) ist erfüllt, wenn folgendes gilt:
• Die Felder MIT und BKA sind in der Folgemitteilung vorhanden, und das ZStV enthält einen Registereintrag, dessen MIT- und BKA-Einträge mit denen der Folgemitteilung übereinstimmen. Falls das Feld BKA der Folgemitteilung nicht mit dem Feld
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BKA des Registereintrages übereinstimmt, erfolgt die Prüfung mit dem Feld BKU
der Folgemitteilung und dem Feld BKA des Registereintrages.
Die Bedingung (2) ist erfüllt, wenn folgendes gilt:
• Das Feld ART ist vorhanden und enthält den Eintrag ‘F’.
• Das Feld LFD ist vorhanden und enthält einen Wert, der größer ist als der LFDEintrag des zugehörigen Registereintrags. (Falls es sich um die erste Folgemitteilung handelt, ist im LFD-Feld des zugehörigen Registereintrags der Wert ‘0’ eingetragen.)
• Die Felder ÜST, AZA, EIN und TAB sind vorhanden und enthalten zulässige Einträge.
• Falls die Felder DAT, SPR, ASP, ANW, AZM, FPD, PGN, PGA, PGZ, PGL, PFN,
PFA, PFZ, PFF, PVN, PGS, PGD, PGO, PSA, AGN, AFN, AVN, AGD, AGO, ABL,
LKZ, PLZ, ORT, STR, JVP, JVO, JVS, JVH, GBN, SPD, TBN, BKU, AZU, TDA,
TDE, TID, TAT, TPL, TOR, TOT, TAN, TST, THN, TSA, TBL, TOB, TKM, TGS,
TSH, VST, die Felder TID, AUS, VOV oder die Felder TKB, TLB, GES, GEN vorhanden sind, enthalten sie zulässige Einträge.
4.4 Mitteilungsverarbeitung
4.4.1 Erstmitteilungen
Wird eine Erstmitteilung an das ZStV übermittelt, so wird zunächst deren Eintragungsfähigkeit überprüft (vgl. Abschnitt 4.3.1). Falls die Voraussetzungen für die Eintragung
der Erstmitteilung in das ZStV nicht erfüllt sind, wird die Mitteilung zurückgewiesen. In
diesem Fall erhält die mitteilende Stelle eine Fehlermeldung, die die komplette Mitteilung mit einer Kennzeichnung der fehlerhaften Felder enthält (vgl. Abschnitt 9.2).
Eintragung der Erstmitteilung und Generierung der Mitteilungsnummer
Wenn die Erstmitteilung eintragungsfähig ist, so wird sie als neuer Registereintrag
aufgenommen. Bei der Neuaufnahme in das Register wird eine Mitteilungsnummer
generiert, über die dieser Registereintrag eindeutig identifiziert werden kann (MITFeld des Registereintrags). Diese Mitteilungsnummer wird anschließend zusammen
mit der Erstauskunft aus dem ZStV an die mitteilende Stelle übermittelt. Falls Fehler
in der Erstmitteilung festgestellt wurden, die jedoch die Eintragungsfähigkeit nicht behindern, wird der mitteilenden Stelle zusätzlich eine entsprechende Fehlermeldung
übermittelt.
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Reaktion des ZStV: Erstauskunft an die mitteilende Stelle
Nachdem eine Erstmitteilung in das ZStV eingetragen wurde, erhält die mitteilende
Stelle automatisch eine Auskunft aus dem ZStV. Den Umfang dieser Auskunft kann
die mitteilende Stelle durch den Eintrag im Feld ANW ihrer Erstmitteilung steuern. Als
unmittelbare Reaktion auf die Erstmitteilung sind dabei folgende Varianten möglich:
(1) Die mitteilende Stelle wünscht nur die „Mindestauskunft“.
Dabei handelt es sich um eine Auskunft, die nur den mit der Erstmitteilung neu angelegten Registereintrag enthält. Dabei wird im Feld MIT des Auskunftseintrags die vom
ZStV für den neuen Registereintrag generierte Mitteilungsnummer vermerkt, die die
mitteilende Stelle für künftige Folgemitteilungen zu diesem Registereintrag benötigt.
Alle anderen Felder dieses Auskunftseintrags enthalten die Angaben aus der Erstmitteilung, die in das Register übernommen wurden, d.h. fehlerhafte Felder der Erstmitteilung, deren Einträge zunächst ignoriert werden mussten, finden sich im Auskunftseintrag der Mindestauskunft nicht wider.
(2) Die mitteilende Stelle wünscht eine Auskunft über Registereinträge mit gleichen
und ggf. ähnlichen Personendaten.
In diesem Fall wird im Anschluss an die Eintragung der Erstmitteilung im Register
nach derartigen Registereinträgen gesucht. Wann die Personendaten einer Mitteilung
und eines Registereintrags dabei als gleich oder ähnlich angesehen werden, ist genau definiert (vgl. Abschnitt 4.5). In Abhängigkeit von der Kennzeichnung im Feld
ANW (dritte Stelle des Eintrags) werden die gefundenen Registereinträge als Auskunft zusammengestellt, wobei gekennzeichnet wird, welche Auskunftseinträge laut
ZStV jeweils zu ein und derselben Person gehören und aufgrund welches Suchmodus
(siehe Abschnitt 4.5) die Zuordnung erfolgt ist. Verfahren, die gegen gleiche oder ähnliche Personen bei der mitteilenden Behörde anhängig sind oder waren, werden nicht
in die Auskunft aufgenommen. Einer der Auskunftseinträge entspricht dem Registereintrag zu der gerade eingegangenen Erstmitteilung. Dem sogenannten allgemeinen Teil der Auskunft (siehe Abschnitt 8.1) kann die mitteilende Stelle dann die vom
ZStV generierte Mitteilungsnummer entnehmen, die sie für die Übermittlung zukünftiger Folgemitteilungen benötigt. Ferner enthält diese Auskunft gegebenenfalls auch
einen Hinweis auf das Vorhandensein weiterer Registereinträge mit drei oder vier
übereinstimmenden Merkmalen in der ZStV-Datenbank. Informationen über diese
Registereinträge könnte die mitteilende Stelle dann erforderlichenfalls durch eine
Sonderanfrage (siehe Abschnitt 7.1.4) erhalten.
Wird im Rahmen der Personensuche bei der Eingangsverarbeitung zu Erst- und Folgemitteilungen (siehe Abschnitt 4.4.2) festgestellt, dass mehr als 500 Verfahren zu einer Person vorhanden sind, erfolgt ein Abbruch der Suche. In die Auskunft wird nur
das mitgeteilte neue Verfahren sowie der Hinweis „O“ („Auf Grund der Obergrenze für
die Größe der übertragbaren Datenmenge konnte die Treffermenge nicht vollständig
in die Auskunft aufgenommen werden.“) aufgenommen. Eine Erteilung antizipierter
Auskünfte findet ebenfalls nicht statt.
Reaktion des ZStV: Erzeugung einer BZR-Anfrage
Falls die mitteilende Stelle in ihrer Erstmitteilung eine Auskunftsoption (Feld ANW)
verwendet, mit der sie automatisch auch eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister anfordert, so wird aus den Personendaten der übermittelten ZStV-Erstmitteilung
eine BZR-Anfrage generiert und zur weiteren Bearbeitung vom ZStV an das BZR weitergeleitet (vgl. auch Abschnitt 6.1). Die Erteilung der BZR-Auskunft erfolgt dann separat durch das BZR.
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Reaktion des ZStV: Bearbeitung antizipierter Auskunftsersuchen
Auch andere Stellen erhalten u.U. aufgrund der eingegangenen Erstmitteilung eine
Auskunft. Dabei handelt es sich um mitteilende Stellen anderer Registereinträge zu
der Person, zu der auch die neu eingetragene Erstmitteilung gehört. Diese Zuordnung
des neuen Registereintrags zu einer Person, zu der bereits andere Registereinträge
vorhanden sind, setzt jedoch gleiche Personendaten i. S. der im Abschnitt 4.5 angegebenen Definition voraus. Die mitteilenden Stellen anderer Registereinträge zu derselben Person erhalten diese automatische Auskunft jedoch nur, wenn sie in ihrem
Registereintrag durch Angabe bestimmter Werte im Feld ANW ein sogenanntes antizipiertes Auskunftsersuchen hinterlegt haben.
Wird im Rahmen der Personensuche bei der Eingangsverarbeitung zu Erst- und Folgemitteilungen festgestellt, dass mehr als 500 Verfahren zu einer Person vorhanden
sind, wird keine antizipierte Auskünfte erteilt.
Wie mit einer Mitteilung zum ZStV auch die sofortige und spätere Auskunftserteilung
gesteuert werden kann, wird in den Abschnitten 5.1 und 5.2 näher beschrieben.
4.4.2 Folgemitteilungen
Wird eine Folgemitteilung an das ZStV übermittelt, so wird – wie bei Erstmitteilungen
– zunächst deren Eintragungsfähigkeit überprüft (vgl. Abschnitt 4.3.2). Falls die Voraussetzungen für die Eintragung der Folgemitteilung in das ZStV nicht erfüllt sind,
wird die Mitteilung zurückgewiesen. In diesem Fall erhält die mitteilende Stelle eine
Fehlermeldung, die die komplette Mitteilung mit einer Kennzeichnung der fehlerhaften
Felder enthält (vgl. Abschnitt 9.2).
Folgemitteilungen werden hinsichtlich ihrer weiteren Verarbeitung im ZStV in die
nachfolgend beschriebenen Kategorien unterteilt, wobei ein- und dieselbe Folgemitteilung auch mehreren dieser Kategorien angehören kann:
• Bei den sogenannten nachträglichen Mitteilungen handelt es sich um Folgemitteilungen, durch die ursprünglich noch nicht bekannte Daten (insbesondere Personendaten) ergänzt oder Veränderungen des Verfahrensstandes mitgeteilt werden.
Ferner gehören Veränderungen zu bestimmten Datenfeldern, mit deren Hilfe die
Steuerung der automatischen Auskunftserteilung und des Beauskunftungsumfangs
erfolgt, in die Kategorie der nachträglichen Mitteilungen.
• Berichtigungsmitteilungen sind Folgemitteilungen, durch die bereits mitgeteilte Daten korrigiert werden können (z.B. wenn festgestellt wird, dass es sich bei dem
mitgeteilten Geburtsnamen um eine falsche Angabe gehandelt hat und die korrekten Daten nunmehr vorliegen).
• Sperrungsmitteilungen sind Folgemitteilungen, mit deren Hilfe die eventuell anstehende Löschung eines Registereintrags gemäß § 494 Abs. 3 StPO verhindert werden soll. Sie enthalten im Feld SPR ein spezielles Sperrkennzeichen, das im Registereintrag vermerkt und vom ZStV-Verfahren vor einer gegebenenfalls durchzuführenden Löschung des Registereintrags ausgewertet wird. Im Abschnitt 5.4 wird
genauer beschrieben, wie das ZStV-Verfahren mit Registereinträgen umgeht, die
auf diese Weise „gesperrt“ wurden.
• Wenn die Registrierung eines Ermittlungsverfahrens im ZStV unzulässigerweise
erfolgte (d.h. wenn eine Erstmitteilung zu diesem Verfahren gar nicht hätte erfolgen
dürfen), muss die mitteilende Stelle die sofortige Löschung dieses Registereintrags
durch Übersendung einer Löschungsmitteilung zum ZStV veranlassen. Eine Löschungsmitteilung ist eine Folgemitteilung, die im Unterfeld TKZ des (bzw. eines)
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Blockfeldes VST, in dem normalerweise Änderungen des Verfahrensstandes mitgeteilt werden, eine spezielle Kennzahl für die Löschung enthält.
Eintragung der Folgemitteilung
Wurde die Folgemitteilung als eintragungsfähig erkannt und der zur Folgemitteilung
gehörende Registereintrag über die Mitteilungsnummer und das eingetragene Behördenkennzeichen der mitteilenden Stelle eindeutig identifiziert, so kann die Folgemitteilung in das ZStV eingetragen werden. Dabei überschreibt die Folgemitteilung alle zuvor im Registereintrag vermerkten Daten. Das heißt, eine Folgemitteilung muss jeweils alle aktuellen Daten des personenbezogenen Verfahrens enthalten, auch die,
die sich im Vergleich zur vorangegangenen Erst- oder Folgemitteilung nicht geändert
haben.
Bevor die Folgemitteilung die bisher registrierten Daten überschreibt, wird geprüft, ob
die Veränderungen bestimmte Datenfelder betreffen, die Benachrichtigungen auslösen (s.u.).
Reaktion des ZStV: Auskunft oder Quittung an die mitteilende Stelle
Die mitteilende Stelle kann nach Eingang ihrer Folgemitteilung eine Auskunft aus dem
ZStV oder eine Quittung für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Folgemitteilung
erhalten. Dies wird durch die Auskunftsoption (Eintrag im Feld ANW) der Mitteilung
bzw. des zugehörigen Registereintrags gesteuert. Eine genauere Beschreibung dieser Auskunftssteuerung ist im Abschnitt 5.1 enthalten.
• Auskunft aufgrund einer Folgemitteilung
Falls die Auskunftsoption der Folgemitteilung mit der bereits im Registereintrag vermerkten Auskunftsoption übereinstimmt und besagt, dass bei Eingang einer weiteren
Folgemitteilung bzw. Mitteilung zu dieser Person erneut Auskunft erteilt werden soll,
so erhält die mitteilende Stelle als Reaktion auf die gerade übersandte Folgemitteilung
eine Auskunft mit den Registereinträgen, deren Personendaten denen der übersandten Folgemitteilung gleich sind. (Auch hier ist Gleichheit von Personendaten i. S. der
Definition des Abschnitts 4.5 gemeint.) Verfahren, die gegen gleiche Personen bei der
mitteilenden Behörde anhängig sind oder waren, werden nicht in diese Auskunft aufgenommen.
Stimmt die Auskunftsoption der gerade übersandten Folgemitteilung nicht mit der des
zugehörigen Registereintrags überein und besagt die neue Auskunftsoption, dass eine ZStV-Auskunft zu erteilen ist, so erhält die mitteilende Stelle als Reaktion des
ZStV-Systems auf die gerade übersandte Folgemitteilung in Abhängigkeit der Kennzeichnung im Feld ANW (dritte Stelle des Eintrags) eine Auskunft, die nicht nur Registereinträge mit gleichen, sondern ggf. auch solche mit ähnlichen Personendaten enthält. Verfahren, die gegen gleiche oder ähnliche Personen bei der mitteilenden Behörde anhängig sind oder waren, werden nicht in diese Auskunft aufgenommen.
Wenn die Personendaten der Folgemitteilung vollständig sind, wird bei bestimmten
Auskunftsoptionen (Einträge 01 oder 11 in den ersten beiden Stellen des Feldes
ANW) darüber hinaus sogar noch ein Hinweis auf das eventuelle Vorhandensein von
weiteren Registereinträgen mit drei oder vier übereinstimmenden Merkmalen in die
Auskunft aufgenommen. Informationen über diese Registereinträge könnte die mitteilende Stelle dann erforderlichenfalls durch eine Sonderanfrage (siehe Abschnitt 7.1.4)
erhalten.
Reagiert das ZStV-System mit einer Auskunftserteilung auf die eingegangene Folgemitteilung, so wird damit gleichzeitig die ordnungsgemäße Verarbeitung der Folgemitteilung quittiert.
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• Quittierung einer Folgemitteilung
Falls die mitteilende Stelle als Reaktion auf ihre Folgemitteilung keine Auskunft aus
dem ZStV wünscht, jedoch trotzdem eine Bestätigung der ordnungsgemäßen Verarbeitung ihrer Folgemitteilung erhalten möchte, kann sie – ebenfalls durch Angabe eines bestimmten Wertes im Feld ANW der Folgemitteilung – eine Quittung anfordern.
Diese Quittung ist eine spezielle Nachricht des ZStV (vgl. Abschnitt 9.1), die nur einige Informationen enthält, welche die übermittelte Folgemitteilung eindeutig charakterisieren (z.B. Erstellungszeitpunkt der Folgemitteilung, Mitteilungsnummer der zugehörigen Erstmitteilung und laufende Nummer der Folgemitteilung), jedoch keine Personen- oder Verfahrensdaten.
Reaktion des ZStV: Bearbeitung antizipierter Auskunftsersuchen
Wie beim Eingang von Erstmitteilungen erhalten auch beim Eingang einer Folgemitteilung u.U. andere Stellen automatisch eine Auskunft. Dabei handelt es sich um mitteilende Stellen anderer Registereinträge, die entweder
• derselben Person zugeordnet sind wie die eingegangene Folgemitteilung oder
• von Zuordnungsveränderungen aufgrund der eingegangenen Folgemitteilung betroffen sind 10
und deren aktuelle Auskunftsoption besagt, dass eine erneute Auskunftserteilung bei
Eingang weiterer Mitteilungen zu derselben Person gewünscht wird. Diese Stellen erhalten automatisch eine Auskunft über Registereinträge mit den gleichen Personendaten. Verfahren, die gegen gleiche Personen bei der mitteilenden Behörde anhängig
sind oder waren, werden nicht in diese Auskunft aufgenommen.
Reaktion des ZStV: Benachrichtigung früherer Auskunftsempfänger
Unabhängig von der Bearbeitung antizipierter Auskunftsersuchen (s.o.) erhalten beim
Eingang einer Berichtigungs-, Sperrungs- oder Löschungsmitteilung bestimmte mitteilende Stellen u.U. eine Benachrichtigung vom ZStV.
• Über Folgemitteilungen, die Angaben
− zum Geburts- oder Familiennamen (Felder PGN, PFN, PFF, AGN, AFN, Unterfelder AGN, AFN im Blockfeld ABL)
− zu(m) Vornamen (Felder PVN, AVN, Unterfeld AVN im Blockfeld ABL)
− zum Geburtsdatum (Felder PGD, AGD, Unterfeld AGD im Blockfeld ABL)
− zum Geburtsort (Felder PGO, AGO, Unterfeld AGO im Blockfeld ABL)
− zum Geschlecht (Feld PGS)
− zu einer ausländischen Staatsangehörigkeit (Feld PSA) oder
− zum führenden Tatvorwurf (Felder TID, TAT, TKB, GES, GEN, TPL, TOR, TOT,
TAN, TST, THN, TSA, TBL, TOB, TKM, TGS und TSH des ersten Blockfeldes
TAB)
10
Eine Berichtigung von gleichheitsrelevanten Datenfeldern kann zur Folge haben, dass der zugehörige
Registereintrag einer anderen Person zuzuordnen ist. Als „von dieser Zuordnungsveränderung betroffen“ gelten alle Registereinträge, deren Personendaten denen des berichtigten Registereintrags vor
der Berichtigung gleich waren bzw. nach der Berichtigung gleich sind. Hinsichtlich der Bearbeitung antizipierter Auskunftsersuchen wird die eingegangene Berichtigungsmitteilung für die „vorher gleichen“
Registereinträge wie eine Folgemitteilung zu derselben Person und für die „nachher gleichen“ Registereinträge wie eine Erstmitteilung zu derselben Person behandelt.
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berichtigen, werden diejenigen Stellen automatisch benachrichtigt, die aufgrund
einer Mitteilung zu einem eigenen Verfahren zu einem früheren Zeitpunkt eine
Auskunft über den nunmehr berichtigten Registereintrag erhalten haben und deren
eigenes mitgeteiltes Verfahren (gemäß den im ZStV vorhandenen Angaben) noch
anhängig ist. In dieser Benachrichtigung wird angegeben, mit welchem Vergleichsergebnis der Registereintrag in die Auskunft aufgenommen wurde. Diese Benachrichtigungen werden unabhängig davon erteilt, ob der Registereintrag aufgrund der Gleichheits- oder Ähnlichkeitsregeln in die Auskunft aufgenommen wurde.
• Über Sperrungsmitteilungen und Löschungsmitteilungen werden ebenfalls diejenigen mitteilenden Stellen automatisch benachrichtigt, die zu einem früheren Zeitpunkt eine Auskunft über den nunmehr gesperrten Registereintrag erhalten haben
und deren eigenes mitgeteiltes Verfahren (gemäß den im ZStV vorhandenen Daten) noch anhängig ist. In dieser Benachrichtigung wird ebenfalls angegeben, mit
welchem Vergleichsergebnis der Registereintrag in die Auskunft aufgenommen
wurde.
Die Benachrichtigungen haben ein fest definiertes Format (vgl. Abschnitt 9.1) und
enthalten im Wesentlichen den Inhalt des veränderten Registereintrags.
Alle Auskunftsempfänger, die zu einem früheren Zeitpunkt Informationen über den
nunmehr veränderten (oder gelöschten) Registereintrag im Zusammenhang mit einer
Anfrage an das ZStV, nicht jedoch aufgrund einer eigenen Mitteilung erhalten haben,
werden über die Veränderung nicht automatisch benachrichtigt, da bei diesen Auskunftsempfängern lediglich ein temporäres Interesse an diesen Informationen unterstellt wird. Ein entsprechender Hinweis ist in allen Auskünften aufgrund von Anfragen
enthalten.
Reaktion des ZStV: Löschung des Registereintrags
Im Falle von Löschungsmitteilungen (s.o.) ist der zugehörige Registereintrag zu löschen. Falls frühere Auskunftsempfänger zu benachrichtigen sind (s.o.), wird in die
Benachrichtigung jedoch der Inhalt des zu löschenden Registereintrags vor der Löschung aufgenommen.
Reaktion des ZStV: Mitteilung der Verfahrensabgabe
In den Fällen, in denen die abgebende Ermittlungsbehörde eine „Verfahrensabgabe in
Prüfung“ an das ZStV mitteilt, wird eine Benachrichtigung zu dem Verfahren an die
übernehmende Ermittlungsbehörde ausgelöst, so dass die Daten dort automatisiert
aus dem Benachrichtigungssatz in das dortige System übernommen und ggf. zunächst zwischengespeichert werden können.
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4.5 Gleichheit und Ähnlichkeit von Personendaten
Die Definition der Gleichheit und Ähnlichkeit von Personendaten gehört zu den grundlegenden Festlegungen im ZStV-Verfahren. Sie bestimmt in hohem Maße die Qualität
der Auskunftserteilung und damit die Praxistauglichkeit des ZStV. Aufgrund von Anforderungen aus der Praxis wurden die Regeln zur Feststellung der Gleichheit und Ähnlichkeit in fünf Suchmodi unterteilt, mit deren Hilfe der Umfang einer zu erteilenden
Auskunft gesteuert werden kann (siehe Beschreibung im Abschnitt 5.2).
Gemäß den Organisatorisch-technischen Leitlinien sind folgende Fälle grundsätzlich zu
unterscheiden:
• Gleichheit der Personendaten zweier Registerinformationen (vgl. Abschnitt 4.5.1)
• Ähnlichkeit der Personendaten zweier Registerinformationen mit vollständigen Personenangaben (vgl. Abschnitt 4.5.2)
• Ähnlichkeit der Personendaten zweier Registerinformationen, wobei mindestens eine der zu vergleichenden Registerinformationen keine vollständigen Personenangaben enthält (vgl. Abschnitt 4.5.3)
Der Begriff Registerinformation steht hier für Mitteilungen, Anfragen und Registereinträge.
Eine Registerinformation enthält vollständige Personenangaben, wenn von den
rechtmäßigen Personendaten (vgl. 4.2.2) mindestens folgende Angaben vorliegen:
• Geburts- oder Familienname (Felder PGN und/oder PFN)
• Vorname(n) (Feld PVN)
• Geburtsdatum (Feld PGD)
• Geburtsort (Feld PGO)
• Geschlecht (Feld PGS)
4.5.1 Gleichheit von Personendaten (Suchmodus 1)
Die Gleichheit von Personendaten ist die Grundlage für die Zuordnung von Registerinformationen zu ein und derselben Person 11. Sie spielt eine wesentliche Rolle bei der
Verarbeitung von Mitteilungen und der daran anknüpfenden automatischen Auskunftserteilung. Eventuell vorhandene abweichende Personendaten oder frühere Familiennamen werden bei der Feststellung der Gleichheit nicht berücksichtigt.
11
Aus diesem Grund muss die Gleichheit von Personendaten so definiert werden, dass eine Äquivalenzrelation im mathematischen Sinn entsteht.
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Grundregeln für die Gleichheit gemäß Präzisierung der Organisatorischtechnischen Leitlinien (Suchmodus 1):
Die Personendaten zweier Registerinformationen sind gleich, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname übereinstimmt, wobei der Familienname nur
dann zum Vergleich herangezogen wird, wenn der Geburtsname nicht vorhanden
ist,
(2) übereinstimmende Vornamen vorhanden sind,
(3) das Geburtsdatum jeweils vollständig bekannt ist und exakt übereinstimmt,
(4) der Geburtsort übereinstimmt und
(5) das Geschlecht übereinstimmt.
Dabei gelten insbesondere folgende Regelungen:
− Beim Vergleich von Registerinformationen müssen die führenden Personendaten
exakt übereinstimmen. Die Reihenfolge der Vornamen ist nicht von Bedeutung.
− Beim Vergleich der Personendaten sind Namen (Familiennamen, Geburtsnamen,
Vornamen) gleich, wenn sie exakt oder nach Standardisierung oder nach Standardisierung mit anschließender Phonetisierung übereinstimmen (z.B. Schneider ≈
Schneyder usw.). Das Kriterium der Gleichheit ist bei den Vornamen bereits mit einem übereinstimmenden Vornamen erfüllt.
− Ein Vergleich mit einem Familiennamen erfolgt nur dann, wenn der zugehörige
Geburtsname fehlt.
− Beim Vergleich der Vornamen werden Vornamensteilgruppen berücksichtigt (z.B.
Willy = Wilhelm, Dieter = Dietrich usw.).
− Eventuell vorhandene abweichende Personenangaben oder frühere Familiennamen werden nicht berücksichtigt.
− Unterschiedliche Schreibweisen der Namen bzw. Geburtsorte sollen in folgender
Weise als übereinstimmend gewertet werden: Groß- und Kleinbuchstaben werden
gleichgesetzt, Umlaute und Eszett (Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü, ß) werden in entsprechende
Doppelbuchstaben (Ae, Oe, Ue, ae, oe, ue, ss) aufgelöst, Bindestriche und Apostrophe (- und ‘) werden durch Zwischenräume ersetzt. Bei der Standardisierung
wird auch die Umwandlung internationaler Sonderzeichen berücksichtigt.
− Beim Vergleich der Geburtsorte sollen Tabellen eingesetzt werden, die unterschiedliche Ortsnamen gleichsetzen (z. B. Spandau = Berlin, Beuel = Bonn,
Bruxelles = Brüssel, Brussels = Brüssel usw.).
− Geburtsorte sind gleich, wenn sie (nach Standardisierung) übereinstimmen oder
wenn mindestens der/die Namensbestandteil(e) vor dem ersten Sonderzeichen
oder Zwischenraum gleich ist/sind (z.B. Neustadt ≈ Neustadt/Holstein).
Umsetzung der Grundregeln für Suchmodus 1:
Für den Vergleich werden die oben genannten Angaben zum Teil standardisiert. Diese Standardisierung ist im Abschnitt 4.5.4 genauer beschrieben.
Der Einfachheit halber werden nachfolgend die zu vergleichenden Registerinformationen (Mitteilung, Anfrage oder Registereintrag) als R1 und R2 bezeichnet.
Die Bedingung (1) ist in folgenden Fällen erfüllt:
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(a) R1 und R2 enthalten jeweils einen Geburtsnamen (Feld PGN) und diese Angaben stimmen exakt oder nach Standardisierung überein.
Beispiel:
R1:
PGN:
Mueller
PFN:
Schulz
R2:
PGN:
Müller
PFN:
...
...
(b) R1 enthält einen Geburtsnamen (Feld PGN), R2 jedoch nicht. Der Geburtsname
(Feld PGN) von R1 stimmt exakt oder nach Standardisierung mit dem Familiennamen (Feld PFN) von R2 überein.
Beispiel:
R1:
PGN:
Mueller
PFN:
Schulz
R2:
PGN:
PFN:
...
Müller
...
(c) Sowohl R1 als auch R2 enthalten einen Geburtsnamen (Feld PGN), die nach
Phonetisierung übereinstimmen.
Beispiel:
R1:
PGN:
R2:
König
PGN:
PFN:
PFN:
...
...
Könnig
(d) Sowohl R1 als auch R2 enthalten keinen Geburtsnamen (Feld PGN). Die Familiennamen (Feld PFN) von R1 und R2 stimmen exakt oder nach Standardisierung
überein.
Beispiel:
R1:
R2:
PGN:
PFN:
Mueller
PGN:
PFN:
...
Müller
...
Die Bedingung (2) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils einen/mehrere Vornamen (Feld PVN) enthalten und ein Namensbestandteil exakt oder nach Standardisierung übereinstimmen, wobei die
Reihenfolge keine Rolle spielt.
Beispiel 1:
R1:
R2:
...
PVN:
Klaus-Jürgen
...
PVN:
...
Klaus Juergen
...
Beispiel 2:
R1:
R2:
...
PVN:
Dieter Wilhelm
...
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...
PVN:
Willy Dietrich
...
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Beispiel 3:
R1:
R2:
...
PVN:
Dieter Wilhelm
...
PVN:
...
Dietrich
...
Die Bedingung (3) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils ein vollständiges Geburtsdatum (Feld PGD mit gültiger Jahres-, Monats- und Tagesangabe) enthalten und diese Angaben exakt übereinstimmen.
Beispiel:
R1:
R2:
...
PGD:
19620912
...
PGD:
...
19620912
...
Die Bedingung (4) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils einen Geburtsort (Feld PGO) enthalten und diese Angaben
exakt oder nach Standardisierung übereinstimmen.
Beispiel 1:
R1:
R2:
...
PGO:
Nuernberg
...
PGO:
...
Nürnberg
...
Beispiel 2:
R1:
R2:
...
PGO:
Bruxelles
...
PGO:
...
Brüssel
...
Beispiel 3:
R1:
R2:
...
PGO:
Frankfurt
...
PGO:
...
Frankfurt am Main
...
Beispiel 4:
R1:
R2:
...
PGO:
Neustadt
...
PGO:
...
Neustadt/Wied
...
Die Bedingung (5) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils eine Geschlechtsangabe (Feld PGS) enthalten und diese Angaben exakt übereinstimmen.
Beispiel:
R1:
R2:
...
PGS:
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...
PGS:
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...
...
Aus diesen Regeln ist zu entnehmen, dass die Vollständigkeit der Personenangaben
der zu vergleichenden Registerinformationen (i. S. der Einführung zum Abschnitt 4.5)
eine notwendige Voraussetzung für die Gleichheit der Personendaten ist.
4.5.2 Ähnlichkeit von Personendaten bei vollständigen Angaben (Suchmodus 2)
Nach der Gleichheit von Personendaten ist die Ähnlichkeit bei vollständigen Angaben
die zweite Stufe bei der Suche nach auskunftsrelevanten Registereinträgen. Hier wird
vorausgesetzt, dass jeweils beide zu vergleichenden Registerinformationen vollständige Personenangaben (i. S. der Einführung zum Abschnitt 4.5) enthalten. Beim Vergleich selbst werden jedoch nicht so strenge Maßstäbe angelegt wie bei der Prüfung
auf Gleichheit. Eventuell vorhandene abweichende Personendaten oder frühere Familiennamen werden bei der Feststellung der Ähnlichkeit berücksichtigt.
Grundregeln für die Ähnlichkeit bei vollständigen Angaben gemäß Präzisierung
der Organisatorisch-technischen Leitlinien (Suchmodus 2):
Die Personendaten zweier Registerinformationen mit vollständigen Personenangaben
sind ähnlich, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname der einen Registerinformation und der Geburtsoder Familienname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(2) mindestens ein Vorname der einen Registerinformation und ein Vorname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(3) die Geburtsdaten exakt übereinstimmen oder ähnlich sind,
(4) die Geburtsorte (nach Standardisierung und Phonetisierung) ähnlich sind und
(5) das Geschlecht übereinstimmt.
Umsetzung der Grundregeln für Suchmodus 2:
Für den Vergleich werden die o.g. Angaben z.T. standardisiert und phonetisiert. Die
Standardisierung ist im Abschnitt 4.5.4, die Phonetisierung im Abschnitt 4.5.6 genauer
beschrieben.
Wie im Abschnitt 4.5.1 werden auch hier der Einfachheit halber nachfolgend die zu
vergleichenden Registerinformationen (Mitteilung, Anfrage oder Registereintrag) als
R1 und R2 bezeichnet.
Die Bedingung (1) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils einen Geburtsnamen (Feld PGN) und/oder einen Familiennamen
(Feld PFN) enthalten und mindestens eine der Angaben in den Feldern PGN, PFN,
PFF, AGN, AFN von R1 mit mindestens einer der Angaben in den Feldern PGN, PFN,
PFF, AGN, AFN von R2 exakt oder nach Standardisierung oder nach Standardisierung mit anschließender Phonetisierung übereinstimmt.
Beispiel 1:
R1:
PGN:
Mueller-Luedenscheidt
PFN:
Schulz
R2:
PGN:
PFN:
...
...
AGN
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Meier
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Müller
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...
Beispiel 2:
R1:
R2:
PGN:
PFN:
Bekker
PGN:
Bäcker
PFN:
...
...
Die Bedingung (2) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils einen oder mehrere Vornamen (Feld PVN) enthalten und mindestens ein Namensbestandteil der Angaben in den Feldern PVN oder AVN von R1 mit
mindestens einer der Angaben in den Feldern PVN oder AVN von R2 exakt oder nach
Standardisierung oder nach Standardisierung mit anschließender Phonetisierung
übereinstimmt.
Beispiel 1:
R1:
R2:
...
PVN:
Dieter Klaus-Jürgen
...
PVN:
...
Juergen
...
Beispiel 2:
R1:
R2:
...
PVN:
Monia
...
PVN:
...
Kirsten
...
AVN:
Monja
...
Die Bedingung (3) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils ein Geburtsdatum (Feld PGD) enthalten und mindestens eine der
Datumsangaben in den Feldern PGD oder AGD von R1 mit mindestens einer der Datumsangaben in den Feldern PGD oder AGD von R2 exakt übereinstimmt oder dieser
zumindest ähnlich ist. Ähnlichkeit liegt dann vor, wenn die nicht übereinstimmenden
Datumsbestandteile bei einer der zu vergleichenden Angaben den Wert ‘00’ enthalten.
Beispiel 1:
R1:
R2:
...
PGD:
19610000
...
PGD:
...
19610102
...
Beispiel 2:
R1:
R2:
...
PGD:
19611215
...
PGD:
...
19600000
...
AGD:
19611200
...
Die Bedingung (4) ist erfüllt, wenn
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R1 und R2 jeweils einen Geburtsort (Feld PGO) enthalten und mindestens eine
der Angaben in den Feldern PGO oder AGO von R1 mit mindestens einer der
Ortsangaben in den Feldern PGO oder AGO von R2 exakt oder nach Standardisierung übereinstimmt oder dies zumindest für einen Bestandteil des jeweiligen
Ortsnamens zutrifft.
Beispiel 1:
R1:
R2:
...
PGO:
Neustadt
...
PGO:
...
Neustadt / Dosse
...
Beispiel 2:
R1:
R2:
...
PGO:
Berlin
...
PGO:
...
Hamburg
...
AGO:
Spandau
12
...
Die Bedingung (5) ist erfüllt, wenn
R1 und R2 jeweils eine Geschlechtsangabe (Feld PGS) enthalten und diese Angaben exakt übereinstimmen.
Beispiel:
R1:
R2:
...
PGS:
1
...
PGS:
...
1
...
Angaben im Feld ABL werden jeweils als „Paket“ miteinander und mit den entsprechenden Angaben zu den rechtmäßigen Personendaten („P-Felder“) verglichen.
4.5.3 Ähnlichkeit von Personendaten bei unvollständigen Angaben (Suchmodus 3, 4 und 5)
Die Ähnlichkeit bei unvollständigen Personenangaben ist die schwächste Ähnlichkeitsstufe im ZStV. Dabei wird davon ausgegangen, dass bei mindestens einer der zu
vergleichenden Registerinformationen mindestens eines der Identifizierungsmerkmale
Vorname (Feld PVN), Geburtsdatum (Feld PGD), Geburtsort (Feld PGO) oder Geschlecht (Feld PGS) fehlt und somit die in den Abschnitten 4.5.1 und 4.5.2 angegebenen Regeln nicht anwendbar sind. Trotzdem kann ein Vergleich solcher Registerinformationen durchaus sinnvoll sein und einem Auskunftsempfänger Anhaltspunkte
über mögliche weitere Verfahren gegen einen Beschuldigten geben.
Grundregeln für die Ähnlichkeit bei unvollständigen Angaben gemäß Präzisierung der Organisatorisch-technischen Leitlinien für Suchmodus 3:
Wird bei einem Vergleich der Personendaten zweier Registerinformationen festgestellt, dass in mindestens einer der beiden Registerinformationen nur die Ge-
12
Spandau (als Stadtteil von Berlin) wird bei der Standardisierung über die Ortsnamentabelle mit Berlin
gleichgesetzt.
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schlechtsangabe (Feld PGS) fehlt, so gelten die Personendaten dieser Registerinformationen als ähnlich, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname der einen Registerinformation und der Geburtsoder Familienname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(2) mindestens ein Vorname der einen Registerinformation und ein Vorname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(3) die Geburtsdaten exakt übereinstimmen oder ähnlich sind und
(4) die Geburtsorte ähnlich sind.
Umsetzung der Grundregeln für Suchmodus 3:
Die Gültigkeit der Bedingungen (1) bis (4) entspricht exakt den im Abschnitt 4.5.2
beschriebenen Festlegungen.
Grundregeln für die Ähnlichkeit bei unvollständigen Angaben gemäß Präzisierung der Organisatorisch-technischen Leitlinien für Suchmodus 4:
Wird bei einem Vergleich der Personendaten zweier Registerinformationen festgestellt, dass in mindestens einer der beiden Registerinformationen der Vorname (Feld
PVN), das Geburtsdatum (Feld PGD) oder der Geburtsort (Feld PGO) fehlt, so gelten
die Personendaten dieser Registerinformationen als ähnlich, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname der einen Registerinformation und der Geburtsoder Familienname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(2) mindestens ein Vorname der einen Registerinformation und ein Vorname der anderen Registerinformation ähnlich sind, falls in beiden zu vergleichenden Registerinformationen ein Vorname (Feld PVN) vorhanden ist,
(3) die Geburtsdaten exakt übereinstimmen oder ähnlich sind, falls in beiden zu vergleichenden Registerinformationen ein Geburtsdatum (Feld PGD) vorhanden ist,
(4) die Geburtsorte ähnlich sind, falls in beiden zu vergleichenden Registerinformationen ein Geburtsort (Feld PGO) vorhanden ist, und
(5) das Geschlecht übereinstimmt, falls in beiden zu vergleichenden Registerinformationen eine Geschlechtsangabe (Feld PGS) vorhanden ist.
Umsetzung der Grundregeln für Suchmodus 4:
Die Gültigkeit der Bedingungen (1) bis (5) entspricht exakt den im Abschnitt 4.5.2
beschriebenen Festlegungen.
Grundregeln für die Ähnlichkeit bei unvollständigen Angaben gemäß Präzisierung der Organisatorisch-technischen Leitlinien für Suchmodus 5:
Falls keines der Identifizierungsmerkmale Vorname (Feld PVN), Geburtsdatum (Feld
PGD) oder Geburtsort (Feld PGO) in beiden zu vergleichenden Registerinformationen
vorhanden ist und somit zum Vergleich herangezogen werden kann, so gelten die
Personendaten dieser Registerinformationen auch dann als ähnlich, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname der einen Registerinformation und der Geburtsoder Familienname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(2) mindestens ein weiteres Identifizierungsmerkmal, d.h. die Postleitzahl der letzten
Anschrift oder eine ausländische Staatsangehörigkeit, übereinstimmt.
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Umsetzung der Grundregeln für Suchmodus 5:
Wie in den vorangegangenen Abschnitten werden auch hier der Einfachheit halber
nachfolgend die zu vergleichenden Registerinformationen (Mitteilung, Anfrage oder
Registereintrag) als R1 und R2 bezeichnet.
Die Gültigkeit der Bedingung (1) entspricht exakt den im Abschnitt 4.5.2 beschriebenen Festlegungen.
Die Bedingung (2) ist in folgenden Fällen erfüllt:
(a) Das Feld PLZ ist in R1 und R2 jeweils vorhanden und die Feldeinträge von PLZ
stimmen exakt überein.
(b) Das Feld PSA ist in R1 und R2 jeweils vorhanden und enthält eine übereinstimmende ausländische Staatsangehörigkeit (gemäß Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS-01]).
Beispiel 1:
R1:
R2:
...
PLZ:
12345
...
PLZ:
...
12345
...
Beispiel 2:
R1:
R2:
...
PSA:
368
...
PSA:
...
368
...
4.5.4 Ähnlichkeit von Personendaten in besonderen Fällen (Suchmodus 6)
Die Ähnlichkeit von Personendaten in besonderen Fällen stellt einen Sonderfall im
ZStV dar, der hauptsächlich zur Vermeidung von sehr rechen- und zeitintensiven
Sonderanfragen dienen soll. Bei bestimmten Fallkonstellationen wird bei den anfragenden Behörden auch Wert auf ein Suchergebnis mit Eintragungen zu Personen mit
von den Anfragedaten abweichenden Geburtsortsangaben enthalten. Auskünfte aufgrund von Sonderanfragen würden in diesen Fällen auch Eintragungen zu Personen
enthalten, die für die anfragenden Stellen ohne Bedeutung sind (Übereinstimmung
nur in Geburtsname und Vorname oder Geburtsname und Geburtsdatum), und das
ZStV unnötig belasten. Eventuell vorhandene Angaben zum Geburtsort werden deshalb in diesem Suchmodus nicht berücksichtigt.
Grundregeln für die Ähnlichkeit in besonderen Fällen gemäß Präzisierung der
Organisatorisch-technischen Leitlinien für Suchmodus 6:
Die Personendaten zweier Registerinformationen (eingehende Nachrichten bzw. Registereinträge) gelten im Suchmodus 6 als ähnlich, wenn
(1) der Geburts- oder Familienname der einen Registerinformation und der Geburts- oder Familienname der anderen Registerinformation ähnlich sind,
(2) mindestens ein Vorname der einen Registerinformation und ein Vorname der
anderen Registerinformation ähnlich sind,
(3) die Geburtsdaten exakt übereinstimmen oder ähnlich sind,
(4) das Geschlecht übereinstimmt.
Dabei ist zu beachten:
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− Beide Registerinformationen müssen Angaben zu den in den Regeln  bis  genannten Feldern enthalten.
− Die Angaben zum Geburtsort werden in diesem Suchmodus nicht berücksichtigt.
Bei Standardanfragen ist die Angabe des Geburtsortes jedoch weiterhin obligatorisch.
− Eventuell vorhandene abweichende Personenangaben und frühere Familiennamen werden berücksichtigt.
Umsetzung der Grundregeln für Suchmodus 6:
Die Gültigkeit der Bedingungen (1) bis (4) entspricht exakt den entsprechenden im
Abschnitt 4.5.2 beschriebenen Festlegungen.
Der Suchmodus 6 beinhaltet auch die Suchen nach den Suchmodi 1, 2 und 3. Die
Suchmodi 4 und 5 werden nicht durchgeführt.
4.5.5 Standardisierung zu vergleichender Angaben
Für den Vergleich von Registerinformationen werden die in ihnen enthaltenen Personenangaben zum Teil standardisiert, um Registereinträge zur gleichen Person auch
bei geringfügig abweichenden Schreibweisen zu finden. Diese Standardisierung wird
nur bei der Suche im Datenbestand des Registers durchgeführt – die in die Datenbank eingetragenen Angaben entsprechen der mitgeteilten Schreibweise.
Standardisierung von Geburts- oder Familiennamen:
Unterschiedliche Schreibweisen von Geburts- oder Familiennamen werden in folgender Weise als übereinstimmend gewertet:
• Groß- und Kleinbuchstaben werden gleichgesetzt.
• Umlaute und Eszett (Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü ß) werden in entsprechende Doppelbuchstaben (Ae, Oe, Ue, ae, oe, ue, ss) aufgelöst. Internationale Zeichen werden in entsprechende lateinische Buchstaben umgewandelt, z.B. â in a bzw. ñ in n. (Die aktuell gültige Umsetzungstabelle kann vom Bundesamt für Justiz auf Anforderung
zur Verfügung gestellt werden.)
• Bindestriche und Apostrophe (- und ‘) werden durch Leerzeichen ersetzt.
• Zusätzlich werden Namenszusätze, wenn sie einem der Namensfelder mitgeteilt
wurden, und es sich nicht um den einzigen Namensbestandteil handelt, bei der
Suche nicht berücksichtigt. (Die aktuell gültige Tabelle der Namenszusätze kann
dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] entnommen werden.)
Standardisierung von Vornamen:
Unterschiedliche Schreibweisen von Vornamen werden in folgender Weise als übereinstimmend gewertet:
• Wie bei den Geburts- oder Familiennamen werden Groß- und Kleinbuchstaben
gleichgesetzt.
• Wie bei den Geburts- oder Familiennamen werden Umlaute und Eszett (Ä, Ö, Ü, ä,
ö, ü ß) in entsprechende Doppelbuchstaben (Ae, Oe, Ue, ae, oe, ue, ss) aufgelöst.
Internationale Zeichen werden in entsprechende lateinische Buchstaben umgewandelt.
• Bindestriche und Apostrophe (- und ‘) werden durch Leerzeichen ersetzt.
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• Zusätzlich werden beim Vergleich von Vornamen sogenannte Vornamensteilgruppen berücksichtigt. Auf diese Weise werden beispielsweise „Wilhelm“ und „Willy“
als gleich angesehen, da beide zur Vornamensteilgruppe „WIL“ gehören. 13
Standardisierung von Geburtsorten:
Unterschiedliche Schreibweisen von Geburtsorten werden in folgender Weise als
übereinstimmend gewertet:
• Wie bei den Geburts- oder Familiennamen werden Groß- und Kleinbuchstaben
gleichgesetzt.
• Wie bei den Geburts- oder Familiennamen werden Umlaute und Eszett (Ä, Ö, Ü, ä,
ö, ü ß) in entsprechende Doppelbuchstaben (Ae, Oe, Ue, ae, oe, ue, ss) aufgelöst.
Internationale Zeichen werden in entsprechende lateinische Buchstaben umgewandelt.
• Sonderzeichen werden durch Leerzeichen ersetzt.
• Alleinstehende Buchstaben im Geburtsort, wie z.B. „a“ und „d“ in „Neustadt a. d.
Dosse“ werden entfernt. Ebenso werden bestimmte Zeichenketten, wie z.B. „Gem“
(für Gemeinde), „Krs“ (für Kreis), „OT“ (für Ortsteil) usw. vor dem Vergleich entfernt.
• Vorwörter wie „Alt_“, „Nieder_“, „Sankt_“ usw. werden ebenfalls beim Vergleich
nicht berücksichtigt.
• Zusätzlich wird beim Vergleich von Geburtsorten eine sogenannte Ortsnamentabelle eingesetzt, die als gleich zu betrachtende Ortnamen enthält, z.B. „Berlin“ und
„Spandau“, „Wrozlaw“ und „Breslau“. (Die aktuell gültige Ortsnamentabelle kann
dem Abschnitt 8.2 der Tabellensammlung [TBS-01] entnommen werden.)
4.5.6 Phonetisierung zu vergleichender Angaben
Für die Ähnlichkeit von Geburts-, Familien- und Vornamen wird auch die phonetische
Übereinstimmung geprüft. Die Berücksichtigung phonetischer Übereinstimmung wird
beim ZStV mit Hilfe des Softwareproduktes FUZZY! Double® API der Firma SAP
Deutschland AG & Co.KG realisiert.
Die derzeit beim ZStV eingesetzten Regeln können auf Anforderung zur Verfügung
gestellt werden.
4.6 Spezielle Verfahrensweisen
In den nachfolgenden Abschnitten werden einige Hinweise für die Erstellung der ZStVMitteilungen in Spezialfällen gegeben.
4.6.1 Mitteilung einer Verfahrensabgabe, -übernahme, -abtrennung
der -verbindung
Verfahrensabgabe und Verfahrensübernahme
Da im ZStV nur personenbezogene Verfahren registriert werden, kann auch die Abgabe eines Verfahrens nur personenbezogen zum ZStV mitgeteilt werden. Handelt es
sich also bei dem abgegebenen Verfahren um ein Ermittlungsverfahren gegen einen
13
Es wird angestrebt, zukünftig anstelle der Vornamensteilgruppen Vornamentabellen in Analogie zu den
Ortsnamentabellen einzusetzen. Dies ist jedoch derzeit noch nicht der Fall.
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Beschuldigten, so sind die bisher im ZStV eingetragenen Daten zu diesem Beschuldigten – wie nachfolgend beschrieben – zu verändern. (Handelt es sich um ein Verfahren gegen mehrere Beschuldigte, welches abgegeben wurde, so ist für jeden einzelnen dieser Beschuldigten nach dieser Vorgehensweise zu verfahren.)
Gemäß den Organisatorisch-technischen Leitlinien setzt die Mitteilung einer Verfahrensabgabe zum ZStV voraus, dass die Übernahme des Verfahrens durch eine andere Behörde bereits erfolgt ist (Ausnahme: siehe Verfahrensabgabe in Prüfung).
Hinweis:
Die Verfahrensabgabe ist keine Erledigungsart nach § 494 Abs. 2 Satz 2 StPO. Registereinträge, die als letzten Verfahrensstand eine Verfahrensabgabe enthalten, werden nach Ablauf einer Frist von 6 Monaten ab dem Datum der Verfahrensabgabe aus
dem ZStV gelöscht (Abschnitt 5.4.4).
Die abgebende Stelle teilt die Verfahrensabgabe zum ZStV mit, indem sie zum entsprechenden ZStV-Registereintrag des Beschuldigten eine Folgemitteilung übermittelt, die – genau wie bei vorangegangenen Mitteilungen zu diesem Registereintrag –
im Feld BKA das eigene Behördenkennzeichen und im Feld AZA das eigene Aktenzeichen zu diesem Verfahren gegen den Beschuldigten enthält. Im Feld BKU dieser
Folgemitteilung wird das Behördenkennzeichen der übernehmenden Behörde und im
Feld AZU das (neue) Aktenzeichen der übernehmenden Behörde vermerkt. 14 Im
Blockfeld VST wird im Unterfeld VDA das Datum der Verfahrensabgabe und im Unterfeld TKZ die Schlüsselzahl für die Verfahrensabgabe gemäß Abschnitt 2 der Tabellensammlung eingetragen. Eine mitteilende oder anfragende Stelle, die den auf diese
Weise aktualisierten Registereintrag in einer Auskunft vorfindet, kann somit erkennen,
dass das Verfahren abgegeben wurde und welche Behörde es übernommen hat.
Die übernehmende Stelle teilt dem ZStV die Verfahrensübernahme mit, indem sie
eine Erstmitteilung oder – bei Kombination mit einer Verfahrensverbindung – eine
Folgemitteilung zu diesem Beschuldigten mit den entsprechenden Verfahrensdaten
übermittelt. In dieser Erst- bzw. Folgemitteilung steht im Feld BKA das eigene Behördenkennzeichen der übernehmenden Stelle und im Feld AZA das Aktenzeichen der
übernehmenden Stelle. Im Feld BKU der Erstmitteilung trägt die übernehmende Stelle
das Behördenkennzeichen der ursprünglich aktenführenden Behörde ein, von der sie
das Verfahren übernommen hat. Im Feld AZU steht das Aktenzeichen der ursprünglich aktenführenden Behörde. Ebenso verhält es sich bei der Kombination mit einer
Verfahrensverbindung.
Bei einer Verfahrensübernahme wird im Blockfeld VST der entsprechenden Erstmitteilung kein spezieller, die Verfahrensübernahme kennzeichnender Eintrag vorgenommen. Eine mitteilende oder anfragende Stelle, die diesen Registereintrag in einer
Auskunft vorfindet, kann den Sachverhalt „Verfahrensübernahme“ nur daran erkennen, dass die Felder BKU und AZU ausgefüllt sind und kein Blockfeld VST mit einer
Schlüsselzahl für eine Verfahrensabgabe im Registereintrag enthalten ist.
Diese Vorgehensweise ist unproblematisch, solange die übernehmende Stelle keine
gleichheitsrelevanten Veränderungen der Personendaten dieses Registereintrags im
Vergleich zum zuletzt aktualisierten Registereintrag der abgebenden Stelle vornimmt.
Solange werden nämlich beide Registereinträge als zu einer Person gehörend betrachtet, was zur Folge hat, dass beide Registereinträge in entsprechende Auskünfte
aufgenommen werden und dass bei der Ermittlung der Löschfrist für den Registereintrag der abgebenden Stelle der „zu dieser Person hinzugekommene“ Registereintrag
der übernehmenden Stelle berücksichtigt wird.
14
Hierzu ist es erforderlich, dass die an das ZStV angeschlossenen Behörden und Dienststellen über
das jeweils aktuelle Verzeichnis der Behördenkennzeichen verfügen.
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Falls jedoch im weiteren Verlauf die übernehmende Stelle die mitgeteilten Personendaten so verändert, dass sie den Personendaten des Registereintrags der abgebenden Stelle nicht mehr gleich i.S. der Definition im Abschnitt 4.5.1 sind, so werden ab
diesem Moment beide Registereinträge als zu unterschiedlichen Personen gehörend
behandelt.
Verfahrensabgabe in Prüfung
Bei der „Verfahrensabgabe in Prüfung“ ist im Gegensatz zu der oben beschriebenen
Verfahrensabgabe, noch keine Verfahrensübernahme durch die übernehmende Ermittlungsbehörde erfolgt. Die Mitteilung über die Verfahrensabgabe dient vorrangig
der Reduzierung des Erfassungsaufwandes bei der übernehmenden Ermittlungsbehörde.
Die abgebende Ermittlungsbehörde teilt dazu die Abgabe mit der Textkennzahl 0036
im Feld TKZ im Blockfeld VST und dem Behördenkennzeichen der übernehmenden
Stelle im Feld BKU an das ZStV mit. Die Angabe des „Aktenzeichens der übernehmenden Ermittlungsbehörde“ (Feld AZU) entfällt hier, da dieses erst nach Entscheidung zur Übernahme des Verfahrens bei der übernehmenden Ermittlungsbehörde
bekannt wird.
Diese Mitteilung löst eine Benachrichtigung ART41 mit vollständigem Inhalt des Registereintrages, an die übernehmende Ermittlungsbehörde aus, so dass die Daten
dort automatisiert aus dem Benachrichtigungssatz in das dortige System übernommen und ggf. zunächst zwischengespeichert werden können.
Nach Entscheidung zur Verfahrensübernahme ist die Abgabe/Übernahme wie oben
beschrieben an das ZStV mitzuteilen.
Verfahrensabtrennung
Bei Verfahrensabtrennungen sind folgende Fälle zu unterscheiden:
• Abtrennung von Verfahrensteilen innerhalb eines Verfahrens gegen einen Beschuldigten:
Für den Registereintrag des ursprünglichen Verfahrens gegen den Beschuldigten ist
eine Folgemitteilung zu erstellen, in der die abgetrennten Verfahrensteile nicht mehr
enthalten sind.
Werden die abgetrennten Verfahrensteile nicht separat weitergeführt, sondern innerhalb der Behörde mit einem anderen Verfahren gegen den Beschuldigten, zu dem bereits ein ZStV-Registereintrag vorhanden ist, verbunden, so ist für diesen bereits vorhandenen Registereintrag eine Folgemitteilung zu erstellen, in der die hinzukommenden Verfahrensteile mit berücksichtigt werden.
Werden die abgetrennten Verfahrensteile als neues Verfahren weitergeführt, so ist eine Erstmitteilung mit den Personendaten des Beschuldigten und den Angaben zu den
abgetrennten Verfahrensteilen zum ZStV zu übermitteln.
• Abtrennung des Verfahrens gegen einen Beschuldigten vom „Gesamtverfahren“
gegen mehrere Beschuldigte:
Da im ZStV ohnehin nur personenbezogene Verfahren eingetragen werden, sind in
diesem Fall bereits für jeden Beschuldigten separate Registereinträge zum „Gesamtverfahren“ vorhanden, in denen die auf den jeweiligen Beschuldigten bezogenen Verfahrensangaben vermerkt sind. Eine Abtrennung des Verfahrens gegen einen Beschuldigten wird durch eine Folgemitteilung zum Registereintrag dieses Beschuldigten
(in diesem Verfahren) zum ZStV mitgeteilt. Diese Folgemitteilung enthält im Unterfeld
TKZ des Blockfeldes VST eine die Abtrennung kennzeichnende Schlüsselzahl. Durch
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Eintragung dieser Schlüsselzahl wird der Registereintrag von diesem Moment an als
erledigtes Verfahren behandelt. In den Feldern BKU bzw. AZU dieser Folgemitteilung
sind das Behördenkennzeichen bzw. das Aktenzeichen der Stelle, die das abgetrennte Verfahren weiterführt, anzugeben.
Für das abgetrennte Verfahren ist eine Erstmitteilung zum ZStV zu übersenden, die
die Personendaten des Beschuldigten und die Verfahrensdaten des abgetrennten
Verfahrens beinhaltet. Im Feld BKU dieser Erstmitteilung ist das Behördenkennzeichen der ursprünglich aktenführenden Behörde (vor der Abtrennung) und im Feld
AZU das ursprüngliche Aktenzeichen einzutragen.
Analog wird bei der Umtragung des Verfahrens in ein anderes Referat bzw. Dezernat
verfahren.
Verfahrensverbindung
Werden zwei Verfahren gegen einen Beschuldigten verbunden, so sind folgende Fälle
zu unterscheiden:
• Verfahrensverbindung innerhalb der Behörde:
Zum ZStV-Registereintrag des Verfahrens, das mit dem anderen verbunden werden
soll, wird eine Folgemitteilung erstellt, die im Feld BKA und im Feld BKU jeweils das
Behördenkennzeichen der eigenen (nach wie vor aktenführenden) Behörde enthält.
Im Feld AZA wird das bisherige Aktenzeichen des Verfahrens (vor der Verbindung mit
dem anderen Verfahren) und im Feld AZU das Aktenzeichen des anderen Verfahrens
eingetragen, zu dem das im Registereintrag bezeichnete Verfahren verbunden werden soll. Im Blockfeld VST wird die Verfahrensverbindung durch den Eintrag der entsprechenden Schlüsselzahl gemäß Abschnitt 2 der Tabellensammlung im Unterfeld
TKZ und des zugehörigen Datums im Unterfeld VDA gekennzeichnet. Für diesen Registereintrag wird die Verfahrensverbindung als (endgültige) Erledigungsart angesehen – analog zur Vorgehensweise bei Verfahrensabgaben (s.o.).
Zum ZStV-Registereintrag des Verfahrens, zu dem bei der Verfahrensverbindung ein
Verfahren hinzukommt, wird eine Folgemitteilung erstellt, in welcher die hinzukommenden Verfahrensdaten zu berücksichtigen sind. Außerdem enthält diese Folgemitteilung in den Feldern BKA und BKU das Behördenkennzeichen der eigenen (aktenführenden) Behörde, im Feld AZA das bisherige (bereits im Registereintrag vermerkte) Aktenzeichen, im Feld AZU das ursprüngliche Aktenzeichen des hinzugekommenen Verfahrens.
• Verfahrensverbindung zwischen unterschiedlichen Behörden:
Eine Verfahrensverbindung zwischen unterschiedlichen Behörden stellt aus ZStVSicht eigentlich eine Kombination von Verfahrensabgabe, Verfahrensübernahme und
Verfahrensverbindung innerhalb der übernehmenden Behörde dar. Die Vorgehensweise in diesem Fall unterscheidet sich von einer Verfahrensverbindung innerhalb einer Behörde (s.o.) nur dadurch, dass im Feld BKU der jeweiligen Folgemitteilung nicht
das eigene Behördenkennzeichen, sondern das der ursprünglich aktenführenden
bzw. übernehmenden Behörde zu übermitteln ist.
Bei der Verbindung von Verfahren mit mehreren Beschuldigten wird gleichermaßen
vorgegangen. Entsprechende ZStV-Mitteilungen sind für jeden einzelnen Beschuldigten zu erstellen.
Der bereits im Zusammenhang mit der Verfahrensabgabe/-übernahme gegebene
Hinweis auf die Konsequenzen einer gleichheitsrelevanten Veränderung der Personendaten trifft hier ebenfalls zu.
Beispiel:
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Bei der StA Landshut läuft ein Ermittlungsverfahren gegen Karl Krüger wegen eines Autodiebstahls. Das Ermittlungsverfahren wurde im ZStV eingetragen. Aus einer ZStV-Auskunft entnimmt die StA Landshut, dass in Düsseldorf ebenfalls gegen diesen Beschuldigten wegen
Raubes ermittelt wird.
Registereintrag R1 (StA Landshut)
Registereintrag R2 (StA Düsseldorf)
...
...
BKA:
D2400S
BKA:
R1100S
AZA:
9 Js 530/99
AZA:
12 Js 195/99
...
...
PGN:
Krüger
PGN:
Krüger
PVN:
Karl
PVN:
Karl
PGD:
19621121
PGD:
19621121
PGO:
Essen
PGO:
Essen
PGS:
1
PGS:
1
Diebstahl
TKB:
...
TKB:
...
Raub
...
Nutzerleitfaden Version 2.4
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Die StA Düsseldorf übernimmt das Verfahren der StA Landshut und verbindet beide Verfahren.
Folgemitteilung der StA Landshut zu R1
Folgemitteilung der StA Düsseldorf zu R2
...
...
BKA:
D2400S
BKA:
R1100S
AZA:
9 Js 530/99
AZA:
12 Js 195/99
...
...
PGN:
Krüger
PGN:
Krüger
PVN:
Karl
PVN:
Karl
PGD:
19621121
PGD:
19621121
PGO:
Essen
PGO:
Essen
PGS:
1
PGS:
1
...
...
BKU:
R1100S
BKU:
D2400S
AZU:
12 Js 195/99
AZU:
9 Js 530/99
...
TKB:
...
Diebstahl
...
VST:
VDA: 19990606
TKB:
Raub
TKB:
Diebstahl
...
TKZ: 9036
...
Der Registereintrag der StA Landshut wird am 6.12.1999 aus dem ZStV gelöscht.
4.6.2 Mitteilung der Wiederaufnahme eines Verfahrens
Die Wiederaufnahme eines Verfahrens ist durch eine Erst- oder Folgemitteilung zum
ZStV mitzuteilen – je nachdem, ob das ursprüngliche Verfahren noch im Register eingetragen ist oder wegen des Ablaufs der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen bereits
gelöscht wurde.
Dass es sich um eine Wiederaufnahme handelt, ist durch eine entsprechende Schlüsselzahl gemäß Abschnitt 2 der Tabellensammlung im Unterfeld TKZ des Blockfeldes
VST der Mitteilung zu kennzeichnen.
Die mitteilende Stelle hat folgende Möglichkeiten, zu entscheiden, ob eine Erstmitteilung oder eine Folgemitteilung zum ZStV zu übermitteln ist:
• Das Erledigungsdatum des Verfahrens bzw. eines anderen Verfahrens der mitteilenden Stelle gegen dieselbe Person liegt weniger als zwei Jahre zurück.
In diesem Fall ist der ZStV-Registereintrag noch vorhanden, da die Frist zur automatischen Löschung noch nicht abgelaufen ist. Die mitteilende Stelle schickt eine entsprechende Folgemitteilung zum ZStV.
• Die mitteilende Stelle sendet vorab eine Standardanfrage mit den Personendaten,
die im Registereintrag vermerkt sein müssten, falls dieser noch vorhanden ist.
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Anhand der daraufhin erteilten Auskunft weiß sie, ob der Registereintrag bereits gelöscht wurde und ob sie eine Folgemitteilung oder eine Erstmitteilung übermitteln
muss. 15
• Das Erledigungsdatum des Verfahrens und aller weiteren Verfahren der mitteilenden Stelle gegen dieselbe Person liegt mindestens zwei Jahre zurück.
Falls nicht vorab eine Standardanfrage an das ZStV gerichtet werden soll, gibt es in
diesem Fall folgende Möglichkeiten:
− Die mitteilende Stelle hat im Registereintrag dieses Verfahrens vermerkt, dass sie
bei Löschung des Eintrags aufgrund von Fristablauf automatisch benachrichtigt
werden möchte.
In diesem Fall schickt sie eine Folgemitteilung, falls die Löschungsbenachrichtigung
noch nicht eingetroffen ist, und eine Erstmitteilung, falls sie die Löschungsbenachrichtigung bereits erhalten hat.
− Die mitteilende Stelle weiß nicht, ob der Registereintrag zum Verfahren noch im
ZStV vorhanden ist, da die Löschfrist auch von den Registereinträgen anderer
Stellen zur gleichen Person beeinflusst wird, von denen sie evtl. keine Kenntnis
hat.
Wenn die mitteilende Stelle eine Folgemitteilung schickt und der Registereintrag bereits gelöscht worden ist oder wenn sie eine Erstmitteilung schickt und der Registereintrag noch vorhanden ist, würde das ZStV mit einer Fehlermeldung reagieren.
15
Über Verfahren, die gegen gleiche oder ähnliche Personen bei der gleichen Behörde anhängig sind oder waren, ist eine mitteilende oder anfragende Stelle bereits behördenintern
informiert. Bei der ZStV-Anmeldung haben die mitteilenden Stellen deshalb die Möglichkeit
festzulegen, ob die vom ZStV zu erteilende Auskunft zur Reduzierung des Auskunftsumfanges grundsätzlich nur noch Verfahren anderer Behörden enthalten soll.
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5
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Möglichkeiten zur Einflussnahme auf die Mitteilungsverarbeitung
5.1 Steuerung der Auskunftserteilung
Wie bereits in den Abschnitten 4.2.1, 4.4 und 4.5 erwähnt, kann die mitteilende Stelle
mit ihrer Erst- bzw. Folgemitteilung durch entsprechende Angaben im Feld ANW Einfluss auf die unmittelbare Reaktion des ZStV und die spätere automatische Auskunftserteilung nehmen (Auskunftsoption). Der ANW-Wert der Mitteilung wird – ebenso
wie die anderen Mitteilungsdaten – im Registereintrag vermerkt. Beim späteren Eingang einer Folgemitteilung wird die Reaktion des ZStV-Systems u.U. nicht nur durch
den ANW-Wert dieser Folgemitteilung, sondern auch durch den ANW-Wert des bisherigen Registereintrags beeinflusst.
Der ANW-Eintrag einer Mitteilung besteht aus drei Ziffern: Die erste Ziffer kennzeichnet, ob gleichzeitig eine BZR-Anfrage mit den übermittelten Personendaten gestellt
werden soll; die zweite Ziffer steuert die Auskunftserteilung aus dem ZStV und die Mitteilungsquittierung; die dritte Ziffer steuert den Umfang der zu erteilenden Auskunft. Die
gleichzeitige Anforderung einer BZR-Auskunft (erste Ziffer 1) wird jedoch nur bei Erstmitteilungen berücksichtigt. Bei Folgemitteilungen wird sie ignoriert. Die Schnittstellen
des ZStV-Verfahrens zum BZR-Verfahren, zu denen auch die Auskunftserteilung aus
dem BZR aufgrund einer Erstmitteilung zum ZStV gehört, werden in Abschnitt 6 genauer beschrieben.
Für die Steuerung der Auskunftserteilung bietet das ZStV-Verfahren gemäß den Organisatorisch-technischen Leitlinien in den ersten beiden Stellen des ANW-Eintrags derzeit folgende Möglichkeiten, die in den nachfolgenden Abschnitten 0 bis 5.1.13 genauer beschrieben sind:
Eintrag im
Feld ANW
der Mitteilung
Bedeutung
00n 16
• keine Auskunft über weitere im ZStV eingetragene Ermittlungsverfahren,
• keine Auskunft aus dem BZR,
• keine Auskunft bei Eingang weiterer Mitteilungen zur gleichen
Person
16
01n
• Auskunft aus dem ZStV
11n
• Auskunft aus dem ZStV
• Auskunft aus dem BZR (bei Erstmitteilung)
02n
• Auskunft aus dem ZStV,
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei Eingang jeder zugehörigen
Folgemitteilung
Die dritte Ziffer des Eintrags im Feld ANW steuert den Auskunftsumfang – siehe Beschreibung im Abschnitt 5.2.
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Eintrag im
Feld ANW
der Mitteilung
Bedeutung
12n
• Auskunft aus dem ZStV,
• Auskunft aus dem BZR (bei Erstmitteilung),
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei Eingang jeder zugehörigen
Folgemitteilung
03n
• Auskunft aus dem ZStV,
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei Eingang jeder weiteren Erstmitteilung mit den gleichen Personendaten
13n
• Auskunft aus dem ZStV,
• Auskunft aus dem BZR (bei Erstmitteilung),
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei Eingang jeder weiteren Erstmitteilung mit den gleichen Personendaten
04n
• Auskunft aus dem ZStV,
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei jeder weiteren Mitteilung mit
den gleichen Personendaten
14n
• Auskunft aus dem ZStV,
• Auskunft aus dem BZR (bei Erstmitteilung),
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei Eingang jeder weiteren Mitteilung mit den gleichen Personendaten.
05n
Bei Erstmitteilungen: Verarbeitung entspricht 01n
Bei Folgemitteilungen:
• keine Auskunft aus dem ZStV,
• Quittierung der Folgemitteilung nach deren ordnungsgemäßer
Verarbeitung
15n
Bei Erstmitteilungen: Verarbeitung entspricht 11n
Bei Folgemitteilungen: Verarbeitung entspricht 05n
06n
Bei Erstmitteilungen: Verarbeitung entspricht 01n
Bei Folgemitteilungen:
• keine Auskunft aus dem ZStV,
• Quittierung der Folgemitteilung nach deren ordnungsgemäßer
Verarbeitung,
• erneute Auskunft aus dem ZStV bei Eingang jeder weiteren Erstmitteilung mit den gleichen Personendaten
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Eintrag im
Feld ANW
der Mitteilung
16n
Bedeutung
Bei Erstmitteilungen: Verarbeitung entspricht 11n
Bei Folgemitteilungen: Verarbeitung entspricht 06n
kein Eintrag
vorhanden
Verarbeitung entspricht 013 17
Hinweis:
Über Verfahren, die gegen gleiche oder ähnliche Personen bei der gleichen Behörde
anhängig sind oder waren, ist eine mitteilende oder anfragende Stelle bereits behördenintern informiert. Bei der ZStV-Anmeldung haben die mitteilenden Stellen deshalb
die Möglichkeit festzulegen, ob die vom ZStV zu erteilende Auskunft zur Reduzierung
des Auskunftsumfanges grundsätzlich nur noch Verfahren anderer Behörden enthalten soll.
5.1.1 Auskunftsoption 00n
Erstmitteilung:
Die mitteilende Stelle erhält als unmittelbare Reaktion auf den Eingang der Mitteilung
nur die Mindestauskunft (vgl. Abschnitt 4.4.1), die den Registereintrag zu dem gerade
mitgeteilten Verfahren mit der vom ZStV vergebenen Mitteilungsnummer enthält. Es
wird keine Auskunft über weitere Registereinträge mit gleichen oder ähnlichen Personendaten erteilt. Es erfolgt auch keine automatische Auskunftserteilung beim Eingang
weiterer Mitteilungen zu derselben Person.
Folgemitteilung:
Die Mitteilung wird in das Register eingetragen, ohne dass die mitteilende Stelle anschließend eine Auskunft erhält. Dabei spielt es keine Rolle, welcher Wert im ANWFeld des Registereintrags vor Eingang dieser Folgemitteilung vermerkt war. Es erfolgt
auch keine automatische Auskunftserteilung beim Eingang weiterer Mitteilungen zu
derselben Person.
5.1.2 Auskunftsoption 01n
Erstmitteilung:
Die mitteilende Stelle erhält als unmittelbare Reaktion auf den Eingang der Mitteilung
eine ZStV-Auskunft, die alle Registereinträge zu Personen mit gleichen oder ähnlichen Personendaten enthält. Die Zahl der Auskünfte mit ähnlichen Personeneinträgen
ist bei der Erstauskunft auf maximal 20 Personen beschränkt. Bei Vorliegen weiterer
Registereinträge mit ähnlichen Personendaten wird die Auskunft mit einem entsprechenden Hinweis und der Gesamtzahl der vorhandenen Registereinträge mit ähnlichen Personendaten versehen. Die mitteilende Stelle hat dann die Möglichkeit, mittels
Folgeersuchen per Standard-, Eil- oder Sonderanfrage Auskunft über alle gleichen
17
Für die beiden ersten Stellen des Feldes ANW wird als Standardwert „01“ für die dritte
Stelle der Wert „3“ angenommen (siehe auch Abschnitt 5.2).
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und maximal 50 ähnliche Personen zu erhalten. Liegen darüber hinaus weitere Registereinträge mit ähnlichen Personendaten vor, wird die Auskunft wiederum mit einem
entsprechenden Hinweisen versehen. Zu jedem weiteren Folgeersuchen wird die Gesamtzahl der in der Auskunft enthaltenen Registereinträge mit ähnlichen Personendaten um 50 weitere Personeneinträge erhöht. Falls die Personendaten der eingegangenen Mitteilung vollständig sind, wird in die Auskunft auch ein Hinweis auf eventuell
weitere vorhandene Registereinträge aufgenommen, bei denen der Geburts- oder
Familienname und zusätzlich zwei oder drei der Identifizierungsmerkmale Vorname,
Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht mit den Angaben der eingegangenen Mitteilung übereinstimmen (vgl. Abschnitt 7). Damit wird der mitteilenden Stelle die Möglichkeit gegeben, mittels einer Sonderanfrage, in der genau die Personenangaben der
Mitteilung als Suchdaten angegeben werden, auch eine Auskunft über diese Registereinträge zu erhalten, falls das erforderlich ist.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 01n hängt die Reaktion des ZStVVerfahrens auf die eingegangene Folgemitteilung davon ab, welche Auskunftsoption
vor Eintragung dieser Folgemitteilung im zugehörigen Registereintrag vermerkt war.
Wenn durch die Eintragung der eingegangenen Folgemitteilung die ursprüngliche
Auskunftsoption des Registereintrags nicht verändert wurde (d.h., dass dort bereits
vorher die Auskunftsoption 01n vermerkt war), so erhält die mitteilende Stelle nach
Eintragung der Folgemitteilung keine Auskunft aus dem ZStV. Die Folgemitteilung
wird auch nicht auf andere Art und Weise quittiert.
Wenn jedoch zuvor eine andere Auskunftsoption im Registereintrag vermerkt war, so
erhält die mitteilende Stelle als Reaktion auf die eingegangene Folgemitteilung eine
Auskunft aus dem ZStV über Registereinträge mit gleichen oder ähnlichen Personendaten. Wie im Falle einer Erstmitteilung wird die Auskunft auf maximal 20 Personeneinträge mit ähnlichen Personendaten beschränkt und mit einem entsprechenden
Hinweis versehen, falls weitere Einträge vorliegen. Zusätzlich wird ein Hinweis auf
eventuell weitere vorhandene Registereinträge aufgenommen, bei denen der Geburts- oder Familienname und zusätzlich zwei oder drei der Identifizierungsmerkmale
Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht mit den Angaben der eingegangenen Mitteilung übereinstimmen (vgl. Abschnitt 7), sofern die Personendaten der eingegangenen Folgemitteilung vollständig angegeben sind.
5.1.3 Auskunftsoption 11n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 11n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 01n. Zusätzlich wird aus den Personendaten
und den Verwaltungsdaten der Erstmitteilung durch das ZStV automatisch eine BZRAnfrage gebildet, die dann direkt vom ZStV-Verfahren über eine spezielle Kommunikationsschnittstelle an das BZR-Verfahren weitergeleitet wird. Eine daraufhin zu erteilende BZR-Auskunft wird anschließend der mitteilenden Stelle auf dem Wege zugeleitet, auf dem sie auch eine BZR-Auskunft bekäme, die auf einer direkt an das BZR gerichteten Anfrage beruht (vgl. Abschnitt 6.1).
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 11n reagiert das ZStV so, als wäre die
Auskunftsoption 01n angegeben worden. Wenn durch die Eintragung der eingegangenen Folgemitteilung die ursprüngliche Auskunftsoption des Registereintrags nicht
verändert wurde (d.h., dass dort bereits vorher die Auskunftsoption 11n vermerkt
war), so erhält die mitteilende Stelle nach Eintragung der Folgemitteilung keine AusNutzerleitfaden Version 2.4
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kunft aus dem ZStV. Die Folgemitteilung wird auch nicht auf andere Art und Weise
quittiert.
Falls jedoch vor dem Eintragen der Folgemitteilung im Registereintrag eine andere
Auskunftsoption als 11n angegeben war, so reagiert das ZStV analog zum Fall 01n
(vgl. Abschnitt 5.1.2) mit einer Auskunftserteilung an die mitteilende Stelle. Die Auskunft enthält – sofern vorhanden – Registereinträge mit gleichen oder ähnlichen Personendaten und – bei vollständigen Personendaten – ggf. zusätzlich einen Hinweis
auf eventuell weitere vorhandene Registereinträge, bei denen der Geburts- oder Familienname und außerdem zwei oder drei der Identifizierungsmerkmale Vorname,
Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht mit den Angaben der eingegangenen Mitteilung übereinstimmen (vgl. Abschnitt 7).
Eine BZR-Anfrage wird nicht erstellt, da dies nur bei Erstmitteilungen erfolgt.
5.1.4 Auskunftsoption 02n
Erstmitteilung:
Enthält eine Erstmitteilung die Auskunftsoption 02n, so entspricht die unmittelbare
Reaktion des ZStV auf die eingegangene Erstmitteilung der Verfahrensweise bei
Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 01n. Zusätzlich erfolgt automatisch eine erneute Auskunftserteilung 18 an die mitteilende Stelle bei Eingang einer Folgemitteilung
zu demselben Registereintrag, d.h. bei Folgemitteilungen, die die mitteilende Stelle
selbst zu diesem personenbezogenen Ermittlungsverfahren übermittelt. Diese erneute
Auskunft enthält dann allerdings nur noch Registereinträge mit gleichen Personendaten.
Folgemitteilung:
Bei einer Folgemitteilung mit der Auskunftsoption 02n hängt die Reaktion des ZStV
wiederum von der bereits im Registereintrag vermerkten Auskunftsoption ab. War dort
bereits vor Eintragung der eingegangenen Folgemitteilung der Eintrag 02n vorhanden,
so wird eine (erneute) Auskunft erteilt, die nur Registereinträge mit gleichen Personendaten enthält (s.o.).
Falls die Auskunftsoption jedoch mit der eingegangenen Folgemitteilung verändert
wurde, so enthält die Auskunft, die als unmittelbare Reaktion des ZStV auf den Eingang der Folgemitteilung erteilt wird, nicht nur Registereinträge mit gleichen, sondern
auch Registereinträge mit ähnlichen Personendaten – sofern vorhanden. Ein Hinweis
auf eventuelle weitere Registereinträge mit teilweise übereinstimmenden Merkmalen
wie bei Folgemitteilungen mit den Auskunftsoptionen 01n oder 11n wird jedoch in diesem Fall nicht gegeben.
5.1.5 Auskunftsoption 12n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 12n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 02n. Zusätzlich wird aus den Personendaten
18
Mitteilungen mit Auskunftsoptionen, die nicht nur die unmittelbare Reaktion des ZStV auf die eingegangene Mitteilung, sondern auch ein späteres automatisches Auskunftsverhalten steuern, werden
auch als antizipierte Auskunftsersuchen bezeichnet. Es handelt sich dabei um Mitteilungen mit den
Auskunftsoptionen 02n, 12n, 03n, 13n, 04n, 14n, 06n und 16n.
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und den Verwaltungsdaten der Erstmitteilung durch das ZStV automatisch eine BZRAnfrage gebildet, mit der analog zum Fall der Auskunftsoption 11n verfahren wird.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 12n reagiert das ZStV ebenfalls auf die
gleiche Art und Weise wie bei der Auskunftsoption 02n – abhängig davon, ob die bereits vor Eingang der Folgemitteilung im zugehörigen Registereintrags vermerkte
Auskunftsoption durch die eingegangene Folgemitteilung verändert wurde.
Eine BZR-Anfrage wird nicht erstellt, da dies nur bei Erstmitteilungen erfolgt.
5.1.6 Auskunftsoption 03n
Erstmitteilung:
Enthält eine Erstmitteilung die Auskunftsoption 03n, so entspricht die unmittelbare
Reaktion des ZStV auf die eingegangene Erstmitteilung der Verfahrensweise bei
Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 01n. Zusätzlich erfolgt automatisch eine erneute Auskunftserteilung an die mitteilende Stelle bei Eingang einer Erstmitteilung mit
den gleichen Personendaten – unabhängig davon, ob es sich um eine Erstmitteilung
derselben mitteilenden Stelle oder einer anderen mitteilenden Stelle handelt. Diese
erneute Auskunft enthält dann – wie bei der Auskunftsoption 02n – allerdings nur
noch Registereinträge mit gleichen Personendaten.
Folgemitteilung:
Bei einer Folgemitteilung mit der Auskunftsoption 03n hängt die Reaktion des ZStV
von der bereits im Registereintrag vermerkten Auskunftsoption ab. War dort bereits
vor Eintragung der eingegangenen Folgemitteilung der Eintrag 03n vorhanden, so
wird keine (erneute) Auskunft erteilt und die Folgemitteilung auch nicht anderweitig
quittiert.
Falls die Auskunftsoption jedoch mit der eingegangenen Folgemitteilung verändert
wurde, so reagiert das ZStV auf den Eingang der Folgemitteilung mit einer Auskunft,
die – sofern vorhanden – Registereinträge mit gleichen oder ähnlichen Personendaten enthält. Ein Hinweis auf eventuelle weitere Registereinträge mit teilweise übereinstimmenden Merkmalen wie bei Folgemitteilungen mit den Auskunftsoptionen 01n
oder 11n wird in diesem Fall nicht gegeben.
5.1.7 Auskunftsoption 13n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 13n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 03n. Zusätzlich wird aus den Personendaten
und den Verwaltungsdaten der Erstmitteilung durch das ZStV automatisch eine BZRAnfrage gebildet, mit der analog zum Fall der Auskunftsoption 11n verfahren wird.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 13n reagiert das ZStV auf die gleiche
Art und Weise wie bei der Auskunftsoption 03n. Die Reaktion hängt auch hier davon
ab, ob die bereits vor Eingang der Folgemitteilung im zugehörigen Registereintrag
vermerkte Auskunftsoption durch die eingegangene Folgemitteilung verändert wurde.
Eine BZR-Anfrage wird nicht erstellt, da dies nur bei Erstmitteilungen erfolgt.
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5.1.8 Auskunftsoption 04n
Erstmitteilung:
Enthält eine Erstmitteilung die Auskunftsoption 04n, so entspricht die unmittelbare
Reaktion des ZStV auf die eingegangene Erstmitteilung der Verfahrensweise bei
Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 01n. Zusätzlich erfolgt automatisch eine erneute Auskunftserteilung an die mitteilende Stelle bei Eingang einer Mitteilung mit den
gleichen Personendaten – unabhängig davon, ob es sich um eine Erst- oder Folgemitteilung bzw. um eine Mitteilung derselben mitteilenden Stelle oder einer anderen mitteilenden Stelle handelt. Diese erneute Auskunft enthält dann – wie bei der Auskunftsoption 02n – allerdings nur noch Registereinträge mit gleichen Personendaten.
Folgemitteilung:
Bei einer Folgemitteilung mit der Auskunftsoption 04n hängt die Reaktion des ZStV
von der bereits im Registereintrag vermerkten Auskunftsoption ab. War dort bereits
vor Eintragung der eingegangenen Folgemitteilung der Eintrag 04n vorhanden, so
wird eine (erneute) Auskunft erteilt, die nur Registereinträge mit gleichen Personendaten enthält (s.o.).
Falls die Auskunftsoption jedoch mit der eingegangenen Folgemitteilung verändert
wurde, so reagiert das ZStV auf den Eingang der Folgemitteilung mit einer Auskunft,
die – sofern vorhanden – Registereinträge mit gleichen oder ähnlichen Personendaten enthält. Ein Hinweis auf eventuelle weitere Registereinträge mit teilweise übereinstimmenden Merkmalen wie bei Folgemitteilungen mit den Auskunftsoptionen 01n
oder 11n wird in diesem Fall nicht gegeben.
5.1.9 Auskunftsoption 14n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 14n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 04n. Zusätzlich wird aus den Personendaten
und den Verwaltungsdaten der Erstmitteilung durch das ZStV automatisch eine BZRAnfrage gebildet, mit der analog zum Fall der Auskunftsoption 11n verfahren wird.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 14n reagiert das ZStV auf die gleiche
Art und Weise wie bei der Auskunftsoption 04. Die Reaktion hängt auch hier davon
ab, ob die bereits vor Eingang der Folgemitteilung im zugehörigen Registereintrags
vermerkte Auskunftsoption durch die eingegangene Folgemitteilung verändert wurde.
Eine BZR-Anfrage wird nicht erstellt, da dies nur bei Erstmitteilungen erfolgt.
5.1.10 Auskunftsoption 05n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 05n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 01n.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 05n quittiert das ZStV den Eingang
und die ordnungsgemäße Verarbeitung der Folgemitteilung. Bei dieser Quittung handelt es sich um eine spezielle Art der Benachrichtigung, die nur die wesentlichen AnNutzerleitfaden Version 2.4
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gaben zur Identifizierung der eingetragenen Folgemitteilung, jedoch keine Personenoder Verfahrensdaten enthält (vgl. Abschnitt 9.1).
5.1.11 Auskunftsoption 15n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 15n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 11n.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 15n reagiert das ZStV auf die gleiche
Art und Weise wie bei der Auskunftsoption 05n.
Eine BZR-Anfrage wird nicht erstellt, da dies nur bei Erstmitteilungen erfolgt.
5.1.12 Auskunftsoption 06n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 06n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 01n.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 06n quittiert das ZStV den Eingang
und die ordnungsgemäße Verarbeitung der Folgemitteilung. Bei dieser Quittung handelt es sich um eine spezielle Art der Benachrichtigung, die nur die wesentlichen Angaben zur Identifizierung der eingetragenen Folgemitteilung, jedoch keine Personenoder Verfahrensdaten enthält (vgl. Abschnitt 9.1).
Zusätzlich erfolgt automatisch eine erneute Auskunftserteilung an die mitteilende
Stelle bei Eingang einer Erstmitteilung mit den gleichen Personendaten – unabhängig
davon, ob es sich um eine Erstmitteilung derselben mitteilenden Stelle oder einer anderen mitteilenden Stelle handelt. Diese erneute Auskunft enthält dann – wie bei der
Auskunftsoption 02n – nur Registereinträge mit gleichen Personendaten.
5.1.13 Auskunftsoption 16n
Erstmitteilung:
Bei Erstmitteilungen mit der Auskunftsoption 16n reagiert das ZStV auf die gleiche Art
und Weise wie bei der Auskunftsoption 11n.
Folgemitteilung:
Bei Folgemitteilungen mit der Auskunftsoption 16n reagiert das ZStV auf die gleiche
Art und Weise wie bei der Auskunftsoption 06n.
Eine BZR-Anfrage wird nicht erstellt, da dies nur bei Erstmitteilungen erfolgt.
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5.2 Steuerung des Auskunftsumfangs
Sowohl bei Mitteilungen als auch bei Standard- und Eilanfragen kann mit Hilfe des Feldes ANW der Umfang einer zu erteilenden Auskunft bestimmt werden. Durch Angabe
einer der folgenden Optionen an der dritten Stelle des Feldes ANW bei Mitteilungen,
bzw. an der zweiten Stelle bei Standard- oder Eilanfragen wird der Suchmodus und
damit der Auskunftsumfang ausgewählt:
Eintrag in den
dritten Ziffern
des Feldes
ANW
der Mitteilung
Bedeutung
1
Auskunft aus dem Verfahrensregister über Registereinträge mit gleichen Personendaten gemäß Suchmodus 1 (siehe Abschnitt 4.5.1)
2
Auskunft aus dem Verfahrensregister über Registereinträge mit gleichen und ähnlichen Personendaten gemäß Suchmodus 1 und 2
(siehe Abschnitt 4.5.2)
3
Auskunft aus dem Verfahrensregister über Registereinträge mit gleichen und ähnlichen Personendaten gemäß Suchmodus 1, 2 und 3
(siehe Abschnitt 4.5.3)
4
Auskunft aus dem Verfahrensregister über Registereinträge mit gleichen und ähnlichen Personendaten gemäß Suchmodus 1, 2, 3 und 4
(siehe Abschnitt 4.5.3)
5
Auskunft aus dem Verfahrensregister über Registereinträge mit gleichen und ähnlichen Personendaten gemäß Suchmodus 1, 2, 3, 4
und 5 (siehe Abschnitt 4.5.3)
6
Auskunft aus dem Verfahrensregister über Registereinträge mit gleichen und ähnlichen Personendaten gemäß Suchmodus 1, 2, 3 und 6
(siehe Abschnitt 4.5.4)
kein Eintrag
vorhanden
Verarbeitung entspricht 3
Wird im Rahmen der Personensuche bei der Eingangsverarbeitung zu Erst- und Folgemitteilungen festgestellt, dass mehr als 500 Verfahren zu derselben Person vorhanden sind, erfolgt ein Abbruch der Suche. In die Auskunft wird nur das mitgeteilte neue
Verfahren sowie der Hinweis „O“ („Auf Grund der Obergrenze für die Größe der übertragbaren Datenmenge konnte die Treffermenge nicht vollständig in die Auskunft aufgenommen werden.“) aufgenommen. Eine Erteilung antizipierter Auskünfte findet
ebenfalls nicht statt.
Für Standard- und Sonderanfragen gibt es derzeit keine Einschränkung. Teilweise
kann es bei einer hohen Trefferzahl zu einer verzögerten Rückmeldung kommen.
5.3 Eingeschränkte Beauskunftung
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Bei bestimmten Verfahren kann die mitteilende Stelle aus Sicherheitsgründen veranlassen, dass Informationen über den zugehörigen Registereintrag gar nicht oder nur in
geringem Umfang weitergegeben werden (z.B. bei OK-Verfahren) (§ 3 Abs. 2 ZStVBetrV). Durch den Eintrag „1“ bzw. „2“ im Feld ASP ihrer Mitteilung kann die mitteilende
Stelle kennzeichnen, dass es sich um einen solchen Fall handelt.
Zur Steuerung des Auskunftsumfanges bei Zuverlässigkeitsanfragen der Waffenbehörden gem. § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 WaffG und der Sprengstoffbehörden gem. § 8a Abs.
5 Satz 1 Nr. 2 und Satz 3 SprengG dienen die Feldwerte „3“ und „4“ im Feld ASP. Die
Feldwerte kennzeichnen die waffen- oder sprengstoffrechtliche Relevanz des Verfahrens.
5.3.1 Stufe 1 der eingeschränkten Beauskunftung
Ein Registereintrag mit dem Wert „1“ im Feld ASP wird zwar in Auskünfte aufgenommen, der Auskunftseintrag enthält jedoch keines der Felder LKZ, PLZ, ORT, STR,
HNR, JVA, GBN, EIN, SPD, TBN, AZA, BKU, AZU, AZM, TAB, VST, BEM. Das heißt,
sämtliche Adressangaben werden nicht in den Auskunftseintrag aufgenommen, und
von den Verfahrensdaten wird lediglich das Behördenkennzeichen der aktenführenden Ermittlungsbehörde mit dem Hinweis darauf, dass weitere Informationen nur über
den dortigen Behördenleiter erlangt werden können, an den Auskunftsempfänger
übermittelt.
Bei Auskünften an Waffen-/Sprengstoffbehörden wird dieser Registereintrag nicht in
die Auskunft aufgenommen, sondern nur ein entsprechender Hinweis (Hinweis K) erteilt.
5.3.2 Stufe 2 der eingeschränkten Beauskunftung
Mit dem Eintrag „2“ im Feld ASP kann die mitteilende Stelle kennzeichnen, dass dieser Registereintrag aus Sicherheitsgründen im Allgemeinen nicht in Auskünfte aufzunehmen ist. Wenn die mitteilende Stelle von dieser Möglichkeit Gebrauch macht und
– bezogen auf die Registereinträge zu derselben Person – die erste Stelle ist, die ihren Registereintrag mit dem Wert „2“ im Feld ASP versehen hat, so erhält sie alle weiteren Informationen über Mitteilungen zu derselben Person (auch über weitere Mitteilungen, die ebenfalls mit dem Wert „2“ im Feld ASP versehen sind) und muss die Koordinierungsfunktion übernehmen.
Sollten andere mitteilende Stellen zu dieser Person ihre Registereinträge ebenfalls mit
dem Wert „2“ im Feld ASP versehen, so erhalten sie nur Informationen über diejenigen Registereinträge zu derselben Person, die nicht mit dem Wert „2“ im Feld ASP
gekennzeichnet wurden.
Mitteilungen zu einem Registereintrag mit dem Wert „2“ im Feld ASP lösen generell
keine Auskünfte aufgrund von antizipierten Auskunftsersuchen aus.
Die koordinierende Stelle ist die einzige mitteilende Stelle, die über weitere Registereinträge mit dem Wert „2“ im Feld ASP zu derselben Person benachrichtigt wird.
Antizipierte Auskünfte, Benachrichtigungen oder Nachfragen, die zu einem derart gekennzeichneten Verfahren vom ZStV erteilt werden, enthalten im allgemeinen Teil
ebenfalls diese Kennzeichnung. Diese Rückmeldungen können somit von dem üblichen Geschäftsgang getrennt werden.
Das ZStV reagiert auf den Eingang von Mitteilungen mit dem ASP-Wert 2 wie folgt:
• Die mitteilenden Stellen, die zu ein und derselben Person Verfahren mit dem ASPEintrag 2 melden, erhalten beim ZStV intern eine laufende Nummer entsprechend
der zeitlichen Reihenfolge des erstmaligen Eingangs einer Mitteilung mit dem ASPWert 2 zum jeweiligen Registereintrag.
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• Die erste mitteilende Stelle mit dem ASP-Wert 2 erhält eine vollständige Auskunft
aus dem ZStV, die zusätzlich einen Hinweis darauf enthält, dass sie für die evtl. erforderliche Koordination der Ermittlungen verantwortlich ist. Diese Auskunft wird als
spezielle Auskunftsart (Eintrag 07 im Feld ART der Auskunft) mit der Bedeutung
”Auskunft an die erste mitteilende Stelle mit ASP = 2” gekennzeichnet, so dass
entsprechende Sicherheitsvorkehrungen hinsichtlich des Empfangs und der Weiterleitung dieser Informationen bei der mitteilenden Stelle getroffen werden können.
• Die erste mitteilende Stelle mit ASP = 2 wird über jede weitere Mitteilung mit dem
ASP-Wert 2 benachrichtigt. Diese Benachrichtigung wird als spezielle Nachrichtenart (ART = 27) mit der Bedeutung ”Benachrichtigung aufgrund einer neu eingetragenen Kennzeichnung 2 im Feld ASP” übermittelt. Sie enthält nur solche Angaben des Registereintrags, die bei ASP = 1 in eine Auskunft aufgenommen würden
(keine Adressdaten, keine Verfahrensdaten).
• Die erste mitteilende Stelle mit ASP = 2 wird unabhängig von der gesetzten Auskunftsoption im Feld ANW bei der Auskunftserteilung so behandelt, als hätte sie im
Feld ANW die Auskunftsoption auf ”04” gesetzt. Das bedeutet, sie erhält Auskunft
über jedes Verfahren, das ohne Kennzeichnung im Feld ASP oder mit ASP = 1
mitgeteilt wird, sowie über jede Folgemitteilung, die zu einem solchen Verfahren
übermittelt wird.
• An die mitteilende Stelle wird zusätzlich eine Benachrichtigung erteilt, wenn in ihrem Verfahren die Kennzeichnung in ASP auf 2 gesetzt oder diese gesetzte Kennzeichnung wieder zurückgenommen wird. Diese Benachrichtigung wird als spezielle Nachrichtenart (ART = 28) mit der Bedeutung ”Benachrichtigung der mitteilenden Stelle aufgrund der Kennzeichnung 2 im Feld ASP” übermittelt. Sie enthält nur
die Angaben aus dem allgemeinen Teil der Mitteilung und kann bei der Kopfstelle
oder Dienststelle aufgrund der speziellen Kennzeichnung im Feld ART aus den
Nachrichten des ZStV herausgefiltert und direkt an die jeweilige Behördenleitung
weitergeleitet werden. Über einen möglichen Missbrauch der Verfahrenskennzeichnung kann die Behördenleitung somit zeitnah informiert sein.
• Bei Löschung des oder Aufhebung der Kennzeichnung des ersten gemeldeten Datensatzes mit ASP = 2 erhält die mitteilende Stelle des nunmehr ersten Verfahrens
mit ASP = 2 (gemäß der internen Nummerierung) automatisch eine vollständige
Auskunft (ART = 07) über gleiche Personen aus dem ZStV einschließlich aller Verfahren mit ASP = 2 und einem Hinweis auf die Koordinierungspflichten. Falls nach
Aufhebung der Kennzeichnung nur noch Verfahren im ZStV verbleiben, die keine
Kennzeichnung im Feld ASP enthalten oder mit ASP = 1 gekennzeichnet sind, wird
automatisch keine neue Auskunft aus dem ZStV erteilt.
• Bei fehlerhaften Mitteilungen mit ASP = 2 wird eine Fehlermeldung an die mitteilende Stelle ausgegeben. Diese Fehlermeldung wird als spezielle Nachrichtenart
(ART = 18 für die Zurückweisung einer solchen Mitteilung und ART = 19 für eine
Fehlermeldung nach erfolgter Eintragung der Mitteilung) übermittelt. In diese Fehlermeldungen werden sämtliche Felder der Mitteilung aufgenommen. Durch die
Einführung dieser speziellen Fehlerarten hat die mitteilende Stelle die Möglichkeit,
diese Fehlermeldungen herauszufiltern und einer speziellen Bearbeitung zuzuleiten.
• Werden die Personendaten eines Registereintrages mit ASP = 2 durch die koordinierende Behörde so geändert, dass die Person zu einer anderen Person gleich
wird, wird dieser Registereintrag wie ein neu hinzukommender Eintrag behandelt.
Ist für diese Person bereits mindestens ein Registereintrag mit ASP = 2 im ZStV
vorhanden, hat diese Zuordnung folgende Auswirkungen:
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− Die ZStV-interne laufende Nr. zum Feld ASP des neu hinzukommenden Registereintrages ändert sich.
− Die bisher koordinierende Stelle des neu hinzukommenden Registereintrages
verliert diese Funktion im ZStV. Sie erhält darüber eine Benachrichtigung (ART
= 29), in der gleichzeitig die nunmehr koordinierende Behörde angegeben wird.
Anschließend erhält sie keine weiteren Benachrichtigungen über nachfolgende
Mitteilungen zu dieser Person mit der Kennzeichnung ASP = 2.
− Nur die Behörde, die als erste mitteilende Stelle zu dieser Person die Kennzeichnung ASP = 2 gemeldet hat, erhält auch weiterhin alle Auskünfte und Benachrichtigungen als erste mitteilende Stelle und bleibt für die evtl. erforderliche
Koordination verantwortlich
In regelmäßigen Abständen wird durch das ZStV bei der mitteilenden Stelle nachgefragt, ob die Kennzeichnung zur eingeschränkten Beauskunftung erhalten bleiben soll
(vgl. Abschnitt 9.3.2).
5.3.3 Stufe 3 der eingeschränkten Beauskunftung
Mit dem Eintrag „3“ im Feld ASP kann die mitteilende Stelle kennzeichnen, dass es
sich bei dem Ermittlungsverfahren um ein waffen-/sprengstoffrechtlich relevantes Verfahren gem. § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 WaffG oder § 8a Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Satz 3
SprengG handelt. In diesem Fall erhält die Waffen-/Sprengstoffbehörde entgegen
Verfahren, die keine Kennzeichnung enthalten eine Vollauskunft zu diesem Registereintrag (einschl. aller Verfahrensdaten).
5.3.4 Stufe 4 der eingeschränkten Beauskunftung
Ein Registereintrag mit dem Wert „4“ im Feld ASP kennzeichnet ein Verfahren ohne
waffen-/sprengstoffrechtliche Relevanz. Dieser Registereintrag wird nicht in eine Auskunft aufgrund einer Zuverlässigkeitsanfrage einer Waffen-/Sprengstoffbehörde aufgenommen.
5.4 Sperrung und Löschung von Registereinträgen
Vorhandene Registereinträge werden aus dem Datenbestand wieder entfernt, falls
• die mitteilende Stelle eine Löschungsmitteilung zu diesem Registereintrag an das
ZStV übermittelt (Abschnitt 5.4.1) oder
• zu dem im ZStV eingetragenen personenbezogenen Verfahren eine Mitteilung über
die rechtskräftige Verurteilung des Beschuldigten an das Bundeszentralregister ergangen ist (Abschnitt 5.4.2) oder
• die gesetzlich vorgeschriebene Frist für den Verbleib des Eintrags im Register verstrichen ist und zwischenzeitlich kein neuer Registereintrag zu derselben Person
hinzugekommen ist (Abschnitt 5.4.3) oder
• als letzter Verfahrensstand eine Verfahrensabgabe zu diesem Registereintrag enthalten und eine Frist von 6 Monaten ab dem Datum der Verfahrensabgabe abgelaufen ist (Abschnitt 5.4.4).
Die Löschung eines Registereintrags kann durch das Setzen einer Löschsperre verhindert werden (Abschnitt 5.4.5).
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5.4.1 Löschung aufgrund einer Löschungsmitteilung
Stellt die mitteilende Stelle fest, dass die Speicherung der von ihr mitgeteilten Daten
unzulässig ist (z.B. versehentliche Absendung einer Erstmitteilung), so ist sie verpflichtet, dem ZStV eine Löschungsmitteilung zu diesem Registereintrag zu übermitteln. Dabei handelt es sich um eine Folgemitteilung, in der die vom ZStV für diesen
Registereintrag vergebene Mitteilungsnummer zur eindeutigen Identifizierung des zu
löschenden Registereintrags angegeben ist.
Im Unterfeld TKZ des „jüngsten“ Blockfeldes VST dieser Folgemitteilung ist die Kennzahl 1000 anzugeben, an der das ZStV erkennt, dass es sich um eine Löschungsmitteilung handelt. Falls die Löschungsmitteilung nicht fehlerbehaftet ist, reagiert das
ZStV mit der sofortigen Löschung des Registereintrags, sofern dieser nicht mit einer
Löschsperre versehen ist (vgl. Abschnitt 5.4.5).
Andere mitteilende Stellen, die im Zusammenhang mit einer eigenen Mitteilung (im
Rahmen der Gleichen- bzw. Ähnlichensuche) über diesen Registereintrag zu einem
früheren Zeitpunkt eine Auskunft erhalten haben, werden über dessen Löschung benachrichtigt, d.h. sie erhalten eine Nachricht (Benachrichtigungsart 23) mit dem Inhalt
des Registereintrags vor der Löschung, damit sie entsprechend reagieren können,
falls die mit der früheren Auskunft übermittelten Informationen über diesen Registereintrag für die eigenen Ermittlungsarbeiten verwendet wurden.
5.4.2 Automatische Löschung aufgrund einer BZR-Mitteilung
Wird ein auf Strafe erkennendes Urteil zum Bundeszentralregister übermittelt, so ist
der zugehörige Eintrag im ZStV, der das strafrechtliche Ermittlungsverfahren beschreibt, welches zu dieser Verurteilung geführt hat, zu löschen. Dies geschieht automatisch durch eine interne Mitteilung des BZR an das ZStV. Voraussetzung für die
eindeutige Identifizierung des zu löschenden ZStV-Registereintrags ist die Bekanntgabe der ZStV-Mitteilungsnummer und des im ZStV-Registereintrag vermerkten Aktenzeichens 19 der ermittelnden Stelle in der BZR-Mitteilung. Dies erfolgt durch Übermittlung der Textkennzahl 9200 mit Angabe der ZStV-Mitteilungsnummer und des
ZStV-Aktenzeichens, getrennt durch das Zeichen ‘+’. Wird im ZStV kein Eintrag mit
der angegebenen Mitteilungsnummer und dem angegebenen Aktenzeichen (im Feld
AZA) gefunden, so erhält die mitteilende Stelle der BZR-Mitteilung eine Fehlernachricht. In diesem Fall kann die Löschung des ZStV-Registereintrags nur auf direktem
Wege mittels einer Löschungsmitteilung zum ZStV veranlasst werden. Im Unterschied
zu der im Abschnitt 5.4.1 beschriebenen Löschungsmitteilung ist hier im Feld TKZ des
„jüngsten“ Blockfeldes VST die Kennziffer 1001 anzugeben.
5.4.3 Automatische Löschung nach Fristablauf
ZStV-Registereinträge werden automatisch zwei Jahre nach Erledigung des Verfahrens (z.B. bei Einstellung) gelöscht, sofern nicht weitere Registereinträge zu derselben Person vorhanden sind, für die die Löschungsvoraussetzungen noch nicht vorliegen (z.B. bei weiteren noch laufenden Verfahren). Grundlage für die Berechnung der
Löschungsfrist ist das von der mitteilenden Stelle im Registereintrag vermerkte Erledigungsdatum (Unterfeld VDA im Blockfeld VST, in dem auch die Schlüsselzahl für
die Erledigung eingetragen ist).
19
Der zu löschende ZStV-Registereintrag wird anhand der zum BZR übermittelten ZStV-Mitteilungsnummer gesucht. Die Übereinstimmung des Aktenzeichens wird zusätzlich überprüft, um ein versehentliches Löschen eines falschen ZStV-Registereintrags wegen fehlerhafter Angabe der ZStVMitteilungsnummer auszuschließen.
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Falls ein Registereintrag fünf Jahre nach der letzten Änderung noch im ZStV vorhanden ist und seine Erledigung bis dahin nicht mitgeteilt worden ist, wird automatisch eine Nachfrage bzgl. einer evtl. unterbliebenen Folgemitteilung zur Verfahrenserledigung vom ZStV an die mitteilende Stelle geschickt (vgl. Abschnitt 9.3.1).
Die mitteilende Stelle kann veranlassen, dass sie automatisch vom ZStV benachrichtigt wird, sobald ihr Registereintrag aufgrund des Ablaufs der gesetzlich vorgeschriebenen Frist gelöscht worden ist. Dies erfolgt durch Angabe des Wertes 9 im Feld
SPR.
5.4.4 Automatische Löschung nach Verfahrensabgabe
Die Verfahrensabgabe ist keine Erledigungsart nach § 494 Abs. 2 Satz 2 StPO. Registereinträge, die als letzten Verfahrensstand eine Verfahrensabgabe enthalten, werden nach Ablauf einer Frist von 6 Monaten ab dem Datum der Verfahrensabgabe aus
dem ZStV gelöscht.
Dies gilt nicht für eine „Verfahrensabgabe in Prüfung“ (vgl. Abschnitte 4.6.1 und
9.1.7), da das Verfahren tatsächlich noch bei der abgebenden Ermittlungsbehörde geführt wird.
5.4.5 Sperrung eines Registereintrags zur Verhinderung der Löschung
Gemäß § 476 Abs. 3 StPO kann eine mitteilende Stelle ihren Registereintrag mit einer
Löschsperre versehen. Dies geschieht, indem sie im Feld SPR ihrer Mitteilung den
Wert 1 bzw. 2 einträgt (vgl. Abschnitte 4.1.2 und 4.2.1). Über eine Sperrungsmitteilung werden andere mitteilende Stellen, die im Zusammenhang mit einer eigenen Mitteilung zu einem noch anhängigen Verfahren eine Auskunft über den nunmehr gesperrten Registereintrag erhalten haben, vom ZStV benachrichtigt.
Die Löschsperre wird erst dann wirksam, wenn die Löschungsvoraussetzungen eingetreten sind und der Registereintrag eigentlich zu löschen wäre. Das betrifft sowohl den
Fall der automatischen Löschung nach Fristablauf als auch die Löschung aufgrund
einer eingegangenen BZR-Mitteilung. Die Löschung des Registereintrags wird dann
aufgrund der Sperrung nicht durchgeführt, sondern nur vorgemerkt. Bei der mitteilenden Stelle wird in diesem Fall automatisch nachgefragt, ob die Sperrung des Registereintrags aufrechterhalten bleiben soll (vgl. Abschnitt 9.3.3). Diese Nachfrage wird
ggf. in Abständen von einem Jahr wiederholt. Die Löschung des Registereintrags erfolgt erst nach Aufhebung der Löschsperre.
Zur Löschung vorgemerkte Registereinträge werden in Auskünfte nicht mehr aufgenommen und beeinflussen auch die Löschungsfristen anderer Registereinträge zur
gleichen Person nicht.
5.5 Trennung von Personen und Trennungsaufhebung
Obwohl die Regeln für die Gleichheit von Personendaten verhältnismäßig streng sind,
kann es Fälle geben, in denen Registereinträge trotz gleicher Personendaten nach
Maßgabe des Abschnitts 4.5.1 nicht zu ein und derselben Person gehören. (Entsprechende Fälle sind in der BZR-Praxis bereits vorgekommen.)
Stellt eine mitteilende Stelle anhand einer vom ZStV erhaltenen Auskunft fest, dass
mehrere Registereinträge aufgrund gleicher Personendaten durch das ZStV ein und
derselben Person zugeordnet wurden, tatsächlich jedoch zu unterschiedlichen Personen gehören, so sollte sie sich schriftlich mit dem Bundesamt für Justiz in Verbindung
setzen und eine „Personentrennung“ veranlassen. Diese Personentrennung wird dann
durch Sachbearbeiter des BfJ im Dialogverfahren durchgeführt, indem ZStV-intern geNutzerleitfaden Version 2.4
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kennzeichnet wird, welche der betroffenen Registereinträge ein und derselben Person
zuzuordnen sind und welche nicht.
Die Personentrennung bewirkt bei späteren Auskünften zu diesen Personendaten,
dass die Registereinträge in der Auskunft unterschiedlichen Personen zugeordnet werden (vgl. auch Abschnitt 8.1).
Wird eine neue Erstmitteilung mit den gleichen Personendaten zum ZStV übermittelt,
so wird diese Erstmitteilung nicht willkürlich einer der nach der Personentrennung bestehenden Personen zugeordnet, sondern zunächst als separate Person in Auskünfte
aufgenommen. Die ggf. erforderliche Zuordnung des Neueintrags zu einer der vorher
bereits vorhandenen Personen ist ebenfalls durch die Kontaktaufnahme der mitteilenden Stelle mit dem BfJ zu veranlassen. 20
Auf dieselbe Art und Weise ist vorzugehen, wenn eine mitteilende Stelle feststellt, dass
eine bereits vorgenommene Personentrennung rückgängig zu machen oder zu korrigieren ist.
Beispiel:
Die Zwillingsbrüder Klaus-Heinrich Stein (Rufname Klaus) und Heinrich-Klaus Stein (Rufname
Heinrich), geboren am 20.03.1954 in Hannover, haben in Sachsen mehrere Straftaten begangen. Demzufolge sind im ZStV mehrere Registereinträge mit den Personendaten
PGN:
Stein
PGN:
Stein
PVN:
Klaus-Heinrich
PVN:
Heinrich-Klaus
PGO:
Hannover
PGO:
Hannover
PGS:
1
PGS:
1
PGD:
19540320
PGD:
19540320
vorhanden, die aufgrund der Gleichheitsregeln in ZStV-Auskünften derselben Person zugeordnet werden.
Die Staatsanwaltschaft Leipzig, die die entsprechenden Mitteilungen zum ZStV übermittelt hat,
erhält eine Auskunft vom ZStV, in der diese Registereinträge unter derselben Personennummer
aufgeführt sind. Sie weiß jedoch, dass es sich um zwei Personen handelt, setzt sich mit der Registerbehörde in Verbindung und teilt ihr mit, welche der Registereinträge zu welcher Person
gehören. Die Registerbehörde nimmt die „Personentrennung“ vor.
Einer der beiden Brüder begeht wiederum eine Straftat. Die Staatsanwaltschaft Zwickau teilt
das neue Verfahren unter den gleichen Personendaten mit, unter denen bereits die anderen
Verfahren eingetragen wurden. Sie erhält daraufhin die Erstauskunft aus dem ZStV, in der die
vorhandenen Registereinträge drei Personen (erkennbar anhand der unterschiedlichen Personennummern) zugeordnet worden sind. Nach Rücksprache mit der Staatsanwaltschaft Leipzig
setzt sie sich mit der Registerbehörde in Verbindung und teilt ihr mit, welcher der beiden Personen der neue Registereintrag zuzuordnen ist.
20
Da aufgrund der strengen Gleichheitsregeln dieser Fall selten auftreten dürfte, wurde hierfür keine gesonderte elektronische Mitteilungsart geschaffen.
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6 Schnittstellen zwischen dem ZStV und dem Bundeszentralregister
Zwischen dem ZStV und dem Bundeszentralregister, die beide beim Bundesamt für Justiz geführt werden, gibt es logische Schnittstellen, die zur Vereinfachung von Verfahrensabläufen beitragen sollen.
Die nachfolgende Abbildung gibt einen Überblick über die einzelnen Arten der logischen
Verbindungen zwischen ZStV und BZR. Anschließend werden diese logischen Verbindungen im Einzelnen erläutert.
Behörden mit
Mitteilungspflicht und
Auskunftsberechtigung
Erstmitteilung mit
BZR-Auskunftsoption
Benachrichtigung über
Namensänderungsmitteilung
ZStV
BZR-Auskunft
BZR-Anfrage
BZR-Mitteilung
Namensänderungsmitteilungen
Automatische
Löschung
Namensänderungsmitteilung
BZR
6.1 ZStV-Anfragen an das Bundeszentralregister
Mit einer Erstmitteilung zum ZStV kann die mitteilende Stelle gleichzeitig eine Auskunft
aus dem Bundeszentralregister verlangen. Dies wird über die Auskunftsoption (Feld
ANW) der ZStV-Erstmitteilung gesteuert (vgl. Abschnitt 5.1).
Aus den Personendaten der ZStV-Erstmitteilung wird in diesem Fall durch das ZStV
eine BZR-Anfrage erzeugt, die dann vom ZStV über eine direkte Verbindung zwischen
ZStV und BZR an das BZR weitergeleitet wird. Dort wird diese Anfrage in der gleichen
Weise bearbeitet wie Anfragen, die auf direktem Wege – d.h. nicht über das ZStV – an
das BZR gerichtet werden. Die daraufhin zu erteilende BZR-Auskunft wird vom BZR
auf dem Weg übermittelt, auf dem auch die direkt an das BZR gerichteten Anfragen
dieser Behörde beantwortet werden.
Für eine Behörde, die diese Möglichkeit nutzen möchte, entfällt die separate Übersendung einer BZR-Anfrage. Hinsichtlich des Auskunftsempfangs ergibt sich für sie kein
Unterschied im Vergleich zur getrennten Übersendung von ZStV-Erstmitteilung (ohne
Setzen der „BZR-Auskunftsoption“) und BZR-Anfrage.
6.2 Löschungsmitteilungen vom Bundeszentralregister an das
ZStV
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Gemäß § 494 Abs. 2 StPO ist bei Mitteilung eines auf Strafe erkennenden Urteils zum
Bundeszentralregister der zugehörige Registereintrag im ZStV zu löschen.
ZStV-Registereinträge können eindeutig über die ZStV-Mitteilungsnummer identifiziert
werden, die beim Eingang einer Erstmitteilung durch das ZStV vergeben und an die
mitteilende Stelle übermittelt wird. Diese Mitteilungsnummer wird während des gesamten Verfahrens dazu verwendet, bei Folgemitteilungen den zu überschreibenden Registereintrag schnell und korrekt in der Datenbank des ZStV zu finden. Wird der Beschuldigte rechtskräftig verurteilt, so ist diese ZStV-Mitteilungsnummer und das im
ZStV-Registereintrag vermerkte Aktenzeichen (Feld AZA) in die BZR-Mitteilung mit einer speziellen, für das BZR gültigen Textkennzahl 9200 in die BZR-Mitteilung zu integrieren. Ohne die Angabe der ZStV-Mitteilungsnummer und des im ZStV eingetragenen
Aktenzeichens ist die automatische Löschung des zugehörigen ZStV-Registereintrags
nicht möglich.
Bei der Verarbeitung der BZR-Mitteilung wird aus den darin enthaltenen Angaben zur
Person, der ZStV-Mitteilungsnummer und dem ZStV-Aktenzeichen eine spezielle Löschungsmitteilung für das ZStV erzeugt, die dann über die direkte Verbindung zwischen BZR und ZStV an das ZStV übermittelt wird.
Die Suche nach dem zu löschenden ZStV-Registereintrag erfolgt zunächst auf der
Grundlage der ZStV-Mitteilungsnummer. Wird kein Registereintrag mit dieser Mitteilungsnummer gefunden, so erfolgt eine interne Fehlermeldung an den ZStVAnwendungsverwalter, der die Überprüfung der Fehlerursache veranlasst.
Wird ein Registereintrag mit der angegebenen Mitteilungsnummer gefunden, so wird
anschließend überprüft, ob das im Feld AZA des gefundenen Registereintrags angegebene Aktenzeichen mit dem in der BZR-Mitteilung angegebenen ZStV-Aktenzeichen
übereinstimmt. Bei Übereinstimmung wird der gefundene ZStV-Registereintrag gelöscht. Bei Nichtübereinstimmung erhält die Stelle, die die BZR-Mitteilung veranlasst
hat, eine Fehlermeldung.
6.3 Namensänderungsmitteilungen
Werden durch die Meldebehörden Namensänderungsmitteilungen zum Bundeszentralregister übermittelt (Justizmitteilungsgesetz), so wird auch im ZStV nach Registereinträgen gesucht, für die die Namensänderungsmitteilung relevant sein könnte. Wird ein
solcher ZStV-Registereintrag gefunden, so wird an die mitteilende Stelle dieses ZStVRegistereintrags automatisch eine Nachfrage übermittelt, ob die Namensänderung für
den Registereintrag zutrifft. Diese Nachfrage enthält den Inhalt der Namensänderungsmitteilung, die das BZR von der Meldebehörde erhalten hat, und den aktuellen
Inhalt des gefundenen ZStV-Registereintrags.
Die mitteilende Stelle des ZStV-Registereintrags muss anschließend intellektuell überprüfen, ob die Namensänderung ihren ZStV-Registereintrags tatsächlich betrifft, und
dann ggf. für diesen Registereintrag eine Folgemitteilung mit den aktualisierten Namensangaben zum ZStV übermitteln.
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7 Anfragen an das ZStV
Unabhängig von der Mitteilungsübertragung zum ZStV und der daraus resultierenden
automatischen Auskunftserteilung können auskunftsberechtigte Stellen für Zwecke eines
Strafverfahrens auf elektronischem Wege Anfragen an das ZStV richten. Auskunftsberechtigte Stellen sind gemäß ZStV-Betriebsverordnung und § 492 Abs. 3 und 4 StPO
• Staatsanwaltschaften,
• Finanzbehörden im Zusammenhang mit selbständig geführten Ermittlungsverfahren
nach §§ 399, 386 AO sowie in Ermittlungsverfahren nach § 402 AO,
• Steuer- und Zollfahndungsdienststellen, soweit sie im Einzelfall repressiv tätig sind,
• Polizei- und Sonderpolizeibehörden,
• Waffen- und Sprengstoffbehörden,
• das nationale Mitglied von Eurojust,
• Verfassungsschutzbehörden des Bundes und der Länder (eingeschränkt),
• Amt für den Militärischen Abschirmdienst (eingeschränkt) und
• Bundesnachrichtendienst (eingeschränkt).
Anfragen werden – ebenso wie Mitteilungen – in Form von strukturierten Datensätzen
auf dem Leitungsweg an das ZStV übermittelt. Die daraufhin erteilten Auskünfte werden
auf die gleiche Art vom ZStV an die anfragenden Stellen zurückgeschickt. Nur in Ausnahmefällen, in denen einer auskunftsberechtigten Stelle, die bereits an das ZStV angeschlossen ist, der Leitungsweg kurzfristig nicht zur Verfügung steht, können ZStVAnfragen auch telefonisch oder per Fax an die Registerbehörde übermittelt werden.
7.1 Anfragearten und Anfrageberechtigung
Grundsätzlich werden vier Arten von ZStV-Anfragen unterschieden:
• Standardanfragen
• Eilanfragen
• Mitbeschuldigtenanfragen
• Sonderanfragen
Mit Ausnahme der Mitbeschuldigtenanfrage werden die Anfragen ebenfalls nach Erstanfragen und Folgeersuchen unterschieden, was Auswirkungen auf die Auskunftsmenge zu Registereinträgen mit ähnlichen Personeneinträgen hat. Die Auskunft aufgrund einer Erstanfrage enthält maximal 20 Personeneinträge mit ähnlichen Personendaten, während die Auskunft auf das erste Folgeersuchen maximal 50 Personeneinträge mit ähnlichen Personendaten enthält. Liegen weitere Einträge mit ähnlichen Personendaten zur der angefragten Person vor, enthält die Auskunft einen entsprechenden
Hinweis. Bei jedem weiteren Folgeersuchen zu derselben Person erhöht sich die Maximalzahl jeweils um weitere 50 Personeneinträge.
Gemäß den rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es für die anfragenden Stellen unterschiedliche Berechtigungen, die in der nachfolgenden Tabelle dargestellt sind:
Nutzergruppe
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Berechtigung
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BfJ
• Staatsanwaltschaften
⇒
Standardanfragen, Eilanfragen, Mitbeschuldigtenanfragen, Sonderanfragen
⇒
Auskünfte über Registereinträge mit
gleichen und/oder ähnlichen Personendaten
⇒
Auskünfte enthalten die vollständigen
Verfahrensdaten, sofern keine Auskunftssperre (Feld ASP) gesetzt wurde
• Verfassungsschutzbehörden des
Bundes und der Länder
⇒
Standardanfragen, Eilanfragen, Sonderanfragen
• Amt für den Militärischen Abschirmdienst
⇒
Auskünfte über Registereinträge mit
gleichen und/oder ähnlichen Personendaten
⇒
Auskünfte enthalten keine vollständigen
Verfahrensdaten, d.h. nur das Behördenkennzeichen und – falls keine Auskunftssperre (Feld ASP) gesetzt wurde – das Aktenzeichen der aktenführenden Ermittlungsbehörde und die
sachbearbeitende Polizeidienststelle
⇒
Standardanfragen (ANW=“N“)
⇒
Auskünfte über Registereinträge mit
gleichen und/oder ähnlichen Personendaten
• Finanzbehörden
• Steuer- und Zollfahndungsdienststellen
• Polizei- und Sonderpolizeibehörden
• das nationale Mitglied von Eurojust
• Bundesnachrichtendienst
• Waffen-/Sprengstoffbehörden
Falls ein Registereintrag im Feld ASP
keine besondere Kennzeichnung enthält, wird zu diesem Eintrag nur das
Behördenkennzeichen und das Aktenzeichen der aktenführenden Ermittlungsbehörde und die sachbearbeitende
Polizeidienststelle in die Auskunft aufgenommen. Registereinträge, die eine
Kennzeichnung im Feld ASP enthalten,
werden in Abhängigkeit dieser Kennzeichnung beauskunftet.
Die unterschiedlichen Anfragearten werden in den folgenden Abschnitten genauer beschrieben.
7.1.1 Standardanfragen
Liegen vollständige Personendaten vor (d.h. Geburts- oder Familienname, Vorname,
Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht), so kann eine Standardanfrage an das ZStV
gerichtet werden. Eine genaue Beschreibung der Mindestvoraussetzungen für eine
Standardanfrage wird im Abschnitt 7.3.1 gegeben.
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Eine Auskunft aufgrund einer Standardanfrage wird innerhalb von drei Stunden erteilt.
Sie enthält entweder einen Hinweis darauf, dass keine entsprechenden Registereinträge gefunden wurden, oder Registereinträge, deren Personendaten den Anfragedaten gleich oder ähnlich sind.
Das Auskunftsverhalten auf Grund einer Standardanfrage unterscheidet sich danach,
ob es sich um ein Erst- oder Folgeersuchen handelt. Zur Unterscheidung wird im LFD
der Wert 0 für eine Erstanfrage bzw. die Zahl, um das wievielte Folgeersuchen es sich
handelt, eingetragen. Die Menge der Registereinträge mit ähnlichen Personendaten
wird bei der Auskunft auf Grund einer Erstanfrage auf maximal 20 und dem ersten
Folgeersuchen auf maximal 50 Personen beschränkt. Bei jeder weiteren Auskunft auf
Grund Folgeersuchen erhöht sich die Zahl der Personeneinträge mit ähnlichen Personendaten um weitere 50 Personen (2. Folgeersuchen 100 Personen, 3. Folgeersuchen 150 Personen, usw.).
Ein Folgeersuchen darf erst dann an das ZStV gerichtet werden, wenn der anfragenden Stelle bereits eine Erstauskunft zu der angefragten Person erteilt wurde. Die Verantwortung zur Rechtmäßigkeit des Ersuchens obliegt der anfragenden Stelle.
Eine Ausnahme bilden Auskünfte aufgrund von Folgeersuchen, die an Behörden i.S.
von § 492 Abs. 4 StPO oder Waffen-/Sprengstoffbehörden erteilt werden. Hier ist die
Maximalzahl der zu beauskunftenden Registereinträge mit ähnlichen Personendaten
gem. § 8 Abs. 4 ZStVBetrV grundsätzlich auf 50 Personen beschränkt.
Der Aufbau und der Inhalt der Auskünfte wird im Abschnitt 8 genauer erläutert.
7.1.2 Eilanfragen
Eilanfragen entsprechen in ihrem Aufbau, den Mindestanfragedaten und der Verarbeitungsweise den Standardanfragen. Durch die Kennzeichnung als Eilanfrage wird lediglich erreicht, dass die Verarbeitung der Anfrage mit höherer Priorität erfolgt.
Eilanfragen sollten jedoch nur in wirklich dringenden Fällen übermittelt werden, in denen die für Standardanfragen übliche Bearbeitungszeit nicht ausreicht. Für Eilanfragen wird ein dialog-ähnliches Antwortzeitverhalten gewährleistet (ca. 20 s vom Absenden der Eilanfrage durch die Kopfstelle an das ZStV bis zum Eintreffen der Auskunft bei der Kopfstelle), sofern der Anteil der Eilanfragen am gesamten Anfrageaufkommen nicht mehr als 5% beträgt. Das setzt jedoch voraus, dass die Eilanfrage nicht
zusammen mit anderen Mitteilungen und Anfragen in einer Sammeldatei, sondern als
separate, besonders gekennzeichnete Datei an das ZStV übermittelt wird.
7.1.3 Mitbeschuldigtenanfragen
Wenn eine auskunftsberechtigte Stelle aufgrund einer Mitteilung bzw. einer Standard-,
Eil- oder Sonderanfrage eine Auskunft über eine Person erhalten hat, so kann sie aus
der Auskunft erkennen, welche strafrechtlichen Ermittlungsverfahren gegen diese
Person im ZStV registriert sind. Enthält einer der Auskunftseinträge einen Eintrag im
Feld AZM (Kernaktenzeichen der Mitbeschuldigten), so weiß der Auskunftsempfänger, dass es in diesem Verfahren gegen die Person weitere Beschuldigte gibt.
Die Personen- und Verfahrensdaten der Mitbeschuldigten erfährt der Auskunftsempfänger jedoch auf diese Weise (noch) nicht. Erst mit Hilfe einer Mitbeschuldigtenanfrage mit der Angabe des Kernaktenzeichens, das in der erhaltenen Auskunft im Feld
AZM eingetragen war, kann die anfragende Behörde auch noch Kenntnis über die
Personen- und Verfahrensdaten der Mitbeschuldigten in diesem Verfahren erlangen.
Eine genaue Beschreibung der Mindestvoraussetzungen für eine Mitbeschuldigtenanfrage wird im Abschnitt 7.4.1 gegeben.
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Eine Auskunft aufgrund einer Mitbeschuldigtenanfrage wird innerhalb von drei Stunden erteilt. Der Aufbau und der Inhalt der Auskünfte wird im Abschnitt 8 genauer erläutert.
7.1.4 Sonderanfragen
Sind die Personendaten eines Beschuldigten nur unvollständig bekannt, so kann eine
auskunftsberechtigte Stelle im Wege einer Sonderanfrage die Suche nach ZStVRegistereinträgen mit ähnlichen Personendaten veranlassen. Da diese Suche recht
aufwendig ist, beträgt die maximale Antwortzeit für diese Art von Anfragen 24 Stunden. Waffen- und Sprengstoffbehörden sind zu Sonderanfragen nicht berechtigt.
Die Auskunftsmenge der Registereinträge mit ähnlichen Personendaten wird ebenso
wie bei Standard- und Eilanfragen beschränkt und mit dem Feldwert im Feld LFD gesteuert (siehe hierzu Abschnitt 7.1.1).
Eine genaue Beschreibung der Mindestvoraussetzungen für eine Sonderanfrage wird
im Abschnitt 7.4.1 gegeben. Der Aufbau und der Inhalt der Auskünfte wird im Abschnitt 8 genauer erläutert.
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7.2 Aufbau der Anfragedatensätze
Die Datensätze für Anfragen an das ZStV sind ebenfalls nach einem einheitlichen
Format aufgebaut, das sich an die EDIFACT-Prinzipien anlehnt. Das bedeutet, dass
sie aus einer variablen Anzahl von variabel langen Datenfeldern bestehen, die in einer
einheitlichen Reihenfolge übermittelt werden und sich jeweils aus einem Feldnamen,
dem Feldinhalt und einem Feldendezeichen zusammensetzen. Das Ende des gesamten Datensatzes wird durch ein spezielles Satzendezeichen .gekennzeichnet. (Vgl. Abschnitt 4.2).
Auch bei Anfragen sind generell nur solche Datenfelder zulässig, die Feldeinträge enthalten.
Jeder Anfragedatensatz besteht aus
• einem allgemeinen Teil, der bestimmte Verwaltungsdaten zu dieser Anfrage enthält, und
• einem Personalteil, der die Personendaten des Beschuldigten beinhaltet, über
den beim ZStV angefragt werden soll.
Der Aufbau der Datensätze für Anfragen wurde zwischen der Registerbehörde und den
Mitgliedern der Arbeitsgruppe ZStV der Bund-Länder-Kommission abgestimmt und ist
– zusammen mit der Beschreibung der Mitteilungsdatensätze – im Anhang A der Organisatorisch-technischen Leitlinien beschrieben. Im Folgenden wird die inhaltliche
Bedeutung der einzelnen Datenfelder näher erläutert.
7.2.1 Verwaltungsdaten
Die Verwaltungsdaten sind Angaben, die notwendig sind, um
• die Art der Anfrage erkennen und die Anfrageberechtigung des Absenders prüfen
zu können,
• ggf. den Zusammenhang zu Mitbeschuldigten im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren herzustellen,
• eine ggf. erforderliche Fehleranalyse zu erleichtern und
• die Adressierung von Rückmeldungen zu ermöglichen.
Nachfolgend wird die Art der Verwaltungsdaten einer Anfrage und deren Bedeutung
im Einzelnen beschrieben.
• Feld ART: Satzart
Max. Länge: 1 (alphanumerisch)
Beim Feld ART handelt es sich um ein Pflichtfeld, in dem bei Anfragen generell ein
„A“ einzutragen ist.
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• Feld DAT: Zeitpunkt der Datensatzerstellung
Länge: 12 (numerisch)
Das Feld DAT dient der Unterstützung bei eventuell erforderlichen Fehleranalysen
des ZStV-Kommunikationspartners.
• Feld ÜST: Kennzeichen der übermittelnden Stelle
Länge: 5 (alphanumerisch)
Das Feld ÜST ist ein Pflichtfeld und muss das von der Registerbehörde vergebene
Kennzeichen der übermittelnden Stelle, d.h. des direkten ZStV-Kommunikationspartners enthalten. Das Kennzeichen der übermittelnden Stelle muss bei der Registerbehörde registriert sein. Sollte es fehlerhaft oder nicht vorhanden sein, wird die
übersandte Anfrage nicht beauskunftet und die Fehlerursache untersucht.
• Feld BKA: Behördenkennzeichen der anfragenden Stelle
Länge: 6 (alphanumerisch)
Das Feld BKA ist ein Pflichtfeld und muss das von der Registerbehörde vergebene
Behördenkennzeichen der anfragenden Stelle (z.B. Staatsanwaltschaft) enthalten.
Dieses Behördenkennzeichen muss zusammen mit dem im Feld ÜST einzutragenden
Kennzeichen der übermittelnden Stelle bei der Registerbehörde als gültig registriert
sein. Es dient zur Prüfung der Anfrageberechtigung sowie zur „Endadressierung“ von
Auskünften und Fehlermeldungen der Registerbehörde.
• Feld AZA: Aktenzeichen der anfragenden Stelle
Max. Länge: 36 (alphanumerisch)
Das Feld AZA ist ein Pflichtfeld, in welchem das Aktenzeichen des Verfahrens der anfragenden Stelle, mit dem die Anfrage im Zusammenhang steht, einzutragen ist.
• Feld INR: Zuordnungsmerkmal der anfragenden Stelle
Max. Länge: 20 (alphanumerisch)
Das Feld INR ist kein Pflichtfeld. Falls das Feld INR in einer Anfrage enthalten ist,
wird es auch in die zu erteilende Auskunft aufgenommen, um die korrekte interne Zuordnung der Auskunft innerhalb der anfragenden Stelle zu ermöglichen.
• Feld LFD: Lfd. Nr. der zur Erstmitteilung gehörenden weiteren Mitteilung bzw. lfd.
Nr. des Folgeersuchens
Max. Länge: 2 (numerisch)
Das Feld LFD ist kein Pflichtfeld. Es enthält die Anzahl, um das wievielte Auskunftsersuchen der Behörde es sich zu der angefragten Person handelt. Falls das Feld LFD in
einer Anfrage nicht enthalten ist, oder es den Wert 0 enthält, wird die Anfrage wie als
Erstanfrage behandelt und die Zahl der Registereinträge mit ähnlichen Personendaten in der Auskunft auf maximal 20 Personen beschränkt. Enthält das Feld LFD einen
Wert > 0, wird die Zahl der Registereinträge mit ähnlichen Personendaten in der Auskunft auf das Produkt aus dem Feldwert LFD * 50 beschränkt.
• Feld ASP: Kennzeichen für eingeschränkte Beauskunftung
Länge: 1 (numerisch)
Das Feld ASP wird nur im Bedarfsfall verwendet. Durch Angabe des Eintrages „2“
kennzeichnet die anfragende Stelle, dass diese Anfrage zu einem Verfahren erfolgt,
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dass einem bestimmten Sicherheitsinteresse unterliegt. Die zu erteilende Auskunft
enthält dann im allgemeinen Teil ebenfalls diese Kennzeichnung und kann dadurch
von dem üblichen Geschäftsgang getrennt werden.
• Feld ANW: Kennzeichen für die Art der Anfrage
Länge: 2 (alphanumerisch)
Anhand des Eintrags in der ersten Stelle des Feldes ANW der Anfrage kann die spezifische Anfrageart erkannt werden. Der Eintrag „N“ steht für Standardanfrage, der
Eintrag „E“ steht für Eilanfrage, der Eintrag „Q“ steht für Sonderanfrage und der Eintrag „M“ steht für Mitbeschuldigtenanfrage.
Ferner kann mit Hilfe des Eintrags in der zweiten Stelle des Feldes ANW der Umfang
einer zu erteilenden Auskunft bestimmt werden. Die Differenzierung dieser Einflussnahme ist im Abschnitt 5.2 detaillierter beschrieben.
Ist das Feld ANW in der Anfrage nicht enthalten, so wird automatisch unterstellt, dass
es sich um eine Standardanfrage handelt.
• Feld BKM: Behördenkennzeichen der aktenführenden Ermittlungsbehörde des
bzw. der Mitbeschuldigten im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren
Länge: 6 (alphanumerisch)
Im Feld BKM muss bei Mitbeschuldigtenanfragen (ANW=“M“) das Behördenkennzeichen der gegen die Mitbeschuldigten ermittelnden Behörde eingetragen werden. Es
dient bei Mitbeschuldigtenanfragen als Suchmerkmal.
• Feld AZM: Kernaktenzeichen für Mitbeschuldigte im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren
Max. Länge: 26 (alphanumerisch)
Im Feld AZM muss bei Mitbeschuldigtenanfragen (ANW=“M“) das gemeinsame Kernaktenzeichen aller Beschuldigten angegeben werden. Es dient bei Mitbeschuldigtenanfragen als Suchmerkmal.
7.2.2 Personendaten
Die Personendaten sind Angaben, die zur Identifizierung von Beschuldigten sowohl
bei der automatischen Suche im ZStV als auch bei der intellektuellen Auswertung von
ZStV-Auskünften durch die mitteilenden bzw. anfragenden Stellen dienen. Der automatischen Identifizierung von Beschuldigten innerhalb des ZStV-Verfahrens liegen
bestimmte Gleichheits- und Ähnlichkeitsregeln zugrunde, auf die im Abschnitt 4.5 näher eingegangen wurde.
Die Personendaten lassen sich in die sogenannten rechtmäßigen Personendaten, die
abweichenden Personendaten, die besonderen Merkmale und die Adressdaten unterteilen. Die Verwendung der entsprechenden Felder in Anfragen sollte sich an der
Verwendung dieser Felder bei Mitteilungen orientieren (vgl. auch Abschnitt 4.2.2).
Nachfolgend werden die Personendaten, die in Anfragen an das ZStV angegeben
werden können, im Einzelnen beschrieben.
Rechtmäßige Personendaten:
• Feld PGN: Geburtsname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
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Das Feld PGN enthält den Geburtsnamen des Beschuldigten. Namenszusätze und
Adelstitel, die zum Geburtsnamen gehören, sind nicht im Feld PGN, sondern in den
speziell dafür vorgesehenen Feldern PGZ und PGA anzugeben.
Falls das Feld PGN Namenszusätze enthält, die eigentlich im Feld PGZ anzugeben
wären, so werden diese Namenszusätze für die Suche und den Vergleich eliminiert.
Für welche Namenszusätze dies zutrifft, ist dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Eventuelle im Feld PGN angegebene Adelstitel werden
bei der Suche wie echte Namensbestandteile als Vergleichsmerkmale behandelt, da
nicht automatisch erkennbar ist, ob es sich um einen Adelstitel oder einen Namensbestandteil handelt.
• Feld PGA: Adelstitel zum Geburtsnamen
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PGA enthält einen ggf. vorhandenen Adelstitel zum Geburtsnamen. Um
welche Adelstitel es sich dabei im Einzelnen handeln kann, ist dem Abschnitt 9 der
Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Das Feld PGA wird bei der Suche nicht
berücksichtigt.
• Feld PGZ: Namenszusätze des Geburtsnamens
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PGZ enthält ggf. vorhandene Namenszusätze des Geburtsnamens, wie z.B.
’von’, ‘Ibn’, ‘de’, ‘la’, etc. Um welche Namenszusätze es sich dabei im Einzelnen handeln kann, ist dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Das
Feld PGZ wird bei der Suche nicht berücksichtigt.
• Feld PFN: Familienname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFN enthält den Familiennamen des Beschuldigten. Namenszusätze und
Adelstitel, die zum Familiennamen gehören, sind nicht im Feld PFN, sondern in den
speziell dafür vorgesehenen Feldern PFZ und PFA anzugeben.
Die Behandlung von Namenszusätzen erfolgt wie beim Feld PGN: Falls das Feld PFN
Namenszusätze enthält, die eigentlich im Feld PFZ anzugeben wären, so werden diese Namenszusätze für die Suche und den Vergleich eliminiert. Für welche Namenszusätze dies zutrifft, ist dem Abschnitt 7 der Tabellensammlung [TBS-01] zu entnehmen. Eventuelle im Feld PFN angegebene Adelstitel werden bei der Suche wie echte
Namensbestandteile als Vergleichsmerkmale behandelt, da nicht automatisch erkennbar ist, ob es sich um einen Adelstitel oder einen Namensbestandteil handelt.
• Feld PFA: Adelstitel zum Familiennamen
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFA enthält einen ggf. vorhandenen Adelstitel zum Familiennamen. Die
Adelstitel, um die es sich dabei im Einzelnen handeln kann, entsprechen den für das
Feld PGA zulässigen Adelstiteln. Das Feld PFA wird bei der Suche nicht berücksichtigt.
• Feld PFZ: Namenszusätze des Familiennamens
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFZ enthält ggf. vorhandene Namenszusätze des Familiennamens. Die
Namenszusätze, um die es sich dabei im Einzelnen handeln kann, entsprechen den
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für das Feld PGZ zulässigen Namenszusätzen. Das Feld PFZ wird bei der Suche
nicht berücksichtigt.
• Feld PFF: Früherer Familienname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld PFF, in dem frühere Familiennamen des Beschuldigten mitzuteilen sind,
kann mehrfach angegeben sein – nämlich dann, wenn mehrere frühere Familiennamen des Beschuldigten bekannt sind. In diesem Fall ist jeder dieser früheren Familiennamen (ohne Namensbestandteile bzw. Adelstitel) als Eintrag in einem separaten
Feld PFF anzugeben.
Wie bei den Mitteilungen zum ZStV sind auch bei Anfragen separate Felder für Namenszusätze bzw. Adelstitel zu einem früheren Familiennamen sind nicht vorgesehen. Für eventuelle im Feld PFF angegebene Namenszusätze oder Adelstitel gelten
dieselben Festlegungen wie für die Felder PGN und PFN.
• Feld PVN: Vorname(n) des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
In das Feld PVN werden die Vornamen des Beschuldigten eingetragen.
• Feld PGS: Kennzeichen für das Geschlecht des Beschuldigten
Länge: 1 (numerisch)
Im Feld PGS wird das Geschlecht des Beschuldigten gekennzeichnet. Dabei steht der
Eintrag „1“ für männlich, der Eintrag „2“ für weiblich und der Eintrag „0“ für unbekannt.
Der Eintrag „0“ ist gleichbedeutend mit dem Nichtvorhandensein des Feldes PGS in
der Anfrage.
• Feld PGD: Geburtsdatum des Beschuldigten
Länge: 8 (numerisch)
Im Feld PGD ist das Geburtsdatum des Beschuldigten im Format JJJJMMTT anzugeben. Wenn das Geburtsdatum nicht bekannt ist, so kann das Feld PGD weggelassen
oder mit dem Eintrag „00000000“ versehen werden. Auch wenn das Geburtsdatum
nur teilweise bekannt ist, ist das Feld PGD auszufüllen. In dem Fall werden die unbekannten Teile (Tag, Monat) mit „00“ gekennzeichnet (z.B. 19700000).
• Feld PGO: Geburtsort des Beschuldigten
Max. Länge: 60 (alphanumerisch)
In das Feld PGO wird der Geburtsort des Beschuldigten eingetragen. Falls der Geburtsort nicht bekannt ist, ist hier kein Eintrag vorzunehmen. Wie bei den Mitteilungen
zum ZStV müssen auch bei Anfragen Einträge wie „unbekannt“ o.ä. unbedingt vermieden werden, da ein solcher Eintrag vom ZStV-System als Geburtsort in den Vergleich bei der Datenbanksuche einbezogen und somit das Suchergebnis verfälscht
würde.
• Feld PGL: Geburtsland des Beschuldigten
Max. Länge: 3 (numerisch)
In das Feld PGL wird das Geburtsland des Beschuldigten eingetragen. Diese Angabe
dient als erläuternder Zusatz zum Beispiel bei einem ausländischen Geburtsort. Falls
das Geburtsland nicht bekannt ist, ist hier kein Eintrag vorzunehmen. Das Feld PGL
ist kein Suchmerkmal.
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• Feld PSA: Staatsangehörigkeit(en) des Beschuldigten
Max. Länge: 12 (numerisch)
Im Feld PSA können bis zu vier Staatsangehörigkeiten des Beschuldigten vermerkt
werden. Diese werden gemäß Schlüsselverzeichnis des BMI – ohne Trennzeichen –
angegeben. Das Schlüsselverzeichnis ist im Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS01] zu finden. Falls es sich bei dem Eintrag im Feld PSA um eine ausländische
Staatsangehörigkeit handelt, dient es bei Sonderanfragen als Suchmerkmal.
Abweichende Personendaten:
• Feld AGN: Abweichender Geburtsname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld AGN enthält einen möglicherweise bekannten abweichenden Geburtsnamen des Beschuldigten. Sind mehrere abweichende Geburtsnamen bekannt, so wird
das Feld AGN mehrfach ausgefüllt. 21 Namenszusätze und Adelstitel zu einem abweichenden Geburtsnamen werden nicht mit aufgenommen.
Separate Felder für Namenszusätze bzw. Adelstitel zu einem abweichenden Geburtsnamen sind nicht vorgesehen. Für eventuelle im Feld AGN angegebene Namenszusätze oder Adelstitel gelten dieselben Festlegungen wie für die Felder PGN
und PFN.
• Feld AFN: Abweichender Familienname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld AFN enthält einen möglicherweise bekannten abweichenden Familiennamen des Beschuldigten. Sind mehrere abweichende Familiennamen bekannt, so wird
das Feld AFN – analog zum Feld AGN – mehrfach ausgefüllt. Namenszusätze und
Adelstitel zu einem abweichenden Familiennamen werden nicht mit aufgenommen.
Separate Felder für Namenszusätze bzw. Adelstitel zu einem abweichenden Familiennamen sind nicht vorgesehen. Für eventuelle im Feld AFN angegebene Namenszusätze oder Adelstitel gelten dieselben Festlegungen wie für die Felder PGN und
PFN.
• Feld AVN: Abweichender Vorname des Beschuldigten
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Das Feld AVN enthält einen möglicherweise bekannten abweichenden Vornamen des
Beschuldigten. Hat dieser abweichende Vorname mehrere Namensbestandteile (z.B.
Klaus Peter), so sind diese – ggf. mit den entsprechenden Trennzeichen – in das Feld
AVN einzutragen. Darüber hinaus kann das Feld AVN auch mehrfach angegeben
21
Es ist nicht sinnvoll, verschiedene ähnlich klingende Namen dem ZStV als abweichende Personenangaben zu übermitteln, um damit eventuell die Suche im Datenbestand des ZStV auch auf diese ähnlich
klingenden Namen auszudehnen. Eine solche Verfahrensweise würde nur den Erfassungsaufwand bei
der anfragenden Stelle und das Datenübertragungsvolumen erhöhen und dem Auskunftsempfänger
die Auswertung der erhaltenen Daten erschweren. Das ZStV sucht automatisch auch nach bestimmten
abweichenden Schreibweisen oder – im Falle der Ähnlichensuche – nach klanggleichen Namen, auch
wenn diese nicht in der Anfrage angegeben wurden. Als abweichende Personendaten sollten lediglich
solche angegeben werden, unter denen der Beschuldigte bereits in Erscheinung getreten ist und die
weder über die Standardisierung abweichender Schreibweisen noch über die Klanggleichheit gefunden
werden können, z.B. bei Verwendung eines gestohlenen Ausweises.
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werden – wenn bekannt ist, dass der Beschuldigte bereits mit unterschiedlichen Vornamen aufgetreten ist.
•
Feld AGD: Abweichendes Geburtsdatum des Beschuldigten
Länge: 8 (numerisch)
In das Feld AGD wird ein möglicherweise bekanntes abweichendes Geburtsdatum
des Beschuldigten eingetragen, wobei die Festlegungen, die für das Feld PGD im Falle eines unvollständig bekannten Geburtsdatums gelten, auch hier Anwendung finden.
Das Feld AGD kann auch mehrfach vorhanden sein.
• Feld AGO: Abweichender Geburtsort des Beschuldigten
Max. Länge: 60 (alphanumerisch)
Im Feld AGO wird ein eventuell bekannter abweichender Geburtsort des Beschuldigten vermerkt. Das Feld AGO kann ebenfalls mehrfach vorhanden sein.
Hinsichtlich eines nicht bekannten Geburtsortes gelten hier dieselben Regelungen wie
für das Feld PGO.
• Blockfeld ABL: Block für abweichende Personenangaben
Max. Länge: 304 (alphanumerisch)
Das Blockfeld ABL dient der Darstellung zusammengehörender abweichender Personendaten. Der Feldname ABL und das Feldendezeichen des Blockfeldes wirken dabei
wie eine Klammer um die Unterfelder des Blockfeldes und deren Inhalte. Das Blockfeld ABL kann die Unterfelder AGN, AFN, AVN, AGD und AGO – jeweils höchstens
einmal – enthalten. Es müssen auf jeden Fall eines der Unterfelder AGN oder AFN
sowie die Unterfelder AVN und AGD ausgefüllt sein. Das Unterfeld AGD muss einen
Eintrag ungleich „00000000“ enthalten. Das Unterfeld AGO ist nicht zwingend erforderlich, d.h. ein Block ABL kann auch dann mit zusammenhängenden abweichenden
Personendaten ausgefüllt werden, wenn der zugehörige abweichende Geburtsort und
entweder der zugehörige abweichende Geburts- oder der zugehörige abweichende
Familienname fehlt. Diese „Klammerung“ von zusammengehörenden abweichenden
Personendaten ist notwendig, um bei der Suche im Register vernünftige Ergebnisse
zu erzielen, indem diese Blockdaten als „Paket“ mit den Blockdaten vorhandener Registereinträge oder den als Block aufgefassten rechtmäßigen Personendaten vorhandener Registereinträge verglichen werden. Das Feld ABL kann mehrfach verwendet
werden. Die Unterfelder innerhalb des Blockfeldes ABL sind durch das spezielle
Trennzeichen „+“ voneinander getrennt, dessen Verwendung in den Feldinhalten nicht
zulässig ist.
Adressdaten:
• Feld LKZ: Länderkennzahl der Anschrift des Beschuldigten
Länge: 3 (numerisch)
Im Feld LKZ wird bei ausländischer Anschrift des Beschuldigten die entsprechende
Länderkennzahl gemäß dem Katalog für Staatsangehörigkeiten und Gebietsschlüssel
(Abschnitt 3 der Tabellensammlung [TBS-01]) eingetragen. Bei der Suche nach entsprechenden ZStV-Registereinträgen wird diese Angabe nicht berücksichtigt.
• Feld PLZ: Postleitzahl der Anschrift des Beschuldigten
Länge: 10 (alphanumerisch)
Im Feld PLZ wird die Postleitzahl der Anschrift des Beschuldigten eingetragen, sofern
diese bekannt ist. Es dürfen in diesem Feld keine Länderkürzel eingetragen werden.
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Bei ausländischen Postleitzahlen, d. h. der Eintrag enthält weniger oder mehr als fünf
Zeichen, muss zusätzlich das Feld LKZ ausgefüllt werden. Das Feld PLZ ist bei Sonderanfragen ein Suchmerkmal.
• Feld ORT: Ort der Anschrift des Beschuldigten
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Im Feld ORT wird die Ortsangabe aus der Anschrift des Beschuldigten eingetragen,
sofern diese bekannt ist. Dabei kann es sich um eine in- oder ausländische Ortsangabe handeln. Die Angabe im Feld ORT wird bei der Suche von Registereinträgen im
ZStV nicht berücksichtigt, ermöglicht jedoch ggf. dem Auskunftsempfänger eine
schnellere Identifikation, da die Personendaten der Anfrage in die zu erteilende Auskunft mit aufgenommen werden.
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• Feld STR: Straße der Anschrift des Beschuldigten
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Im Feld STR wird die Angabe der Straße aus der Anschrift des Beschuldigten eingetragen, sofern diese bekannt ist, unabhängig davon, ob es sich um eine in- oder ausländische Anschrift handelt. Ebenso wie beim Feld ORT wird auch die Angabe im
Feld STR bei der Suche von Registereinträgen nicht berücksichtigt, sondern dient nur
als zusätzliche Information für die schnellere Identifikation durch den Auskunftsempfänger.
• Feld HNR: Hausnummer der Anschrift des Beschuldigten
Max. Länge: 10 (alphanumerisch)
Im Feld HNR wird die Hausnummer aus der Anschrift des Beschuldigten eingetragen,
sofern diese bekannt ist. Bei der Suche nach entsprechenden ZStV-Registereinträgen
wird diese Angabe ebenfalls nicht berücksichtigt.
• Feld JVA: Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 72 (alphanumerisch)
Sofern die aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt ist, wird diese im Feld JVA angegeben. Diese Angabe wird jedoch bei der Suche
im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVP: Postleitzahl der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 10 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVP die Postleitzahl der Anschrift der Anstalt mitgeteilt. Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVO: Ort der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVO der Ort der Anschrift der Anstalt mitgeteilt.
Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVS: Straße der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 30 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVS die Straße der Anschrift der Anstalt mitgeteilt.
Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld JVH: Hausnummer der Anschrift der Justiz-/Maßregelvollzugsanstalt
Max. Länge: 10 (alphanumerisch)
Sofern als aktuelle Adresse des Beschuldigten eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt anzugeben ist, wird im Feld JVH die Hausnummer der Anschrift der Anstalt
mitgeteilt. Diese Angabe wird jedoch bei der Suche im Register nicht berücksichtigt.
• Feld GBN: Gefangenenbuch-Nummer des Beschuldigten
Max. Länge: 20 (alphanumerisch)
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Falls im Feld JVA eine Justiz- bzw. Maßregelvollzugsanstalt als Anschrift des Beschuldigten angegeben wird, so ist diese Angabe durch die Angabe der Gefangenenbuch-Nummer des Beschuldigten im Feld GBN zu ergänzen. Auch diese Angabe wird
bei der Suche im ZStV nicht berücksichtigt, liefert jedoch dem Auskunftsempfänger
evtl. die Möglichkeit einer schnelleren Identifikation.
7.3 Bearbeitung von Standard- und Eilanfragen
7.3.1 Mindestanfragedaten
Damit eine Standard- oder Eilanfrage vom ZStV verarbeitet wird, müssen die in der
Anfrage angegebenen Personendaten vollständig sein, d.h. es müssen mindestens
die Felder PGN (Geburtsname) oder PFN (Familienname) sowie die Felder PVN
(Vorname), PGD (Geburtsdatum – nur vollständige Angaben), PGO (Geburtsort) und
PGS (Geschlecht) einen zulässigen Eintrag enthalten.
Fehlerhafte Standard- und Eilanfragen werden mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Die dafür zugrunde gelegten Prüfungen sind dem Anhang A der Organisatorischtechnischen Leitlinien zu entnehmen.
7.3.2 Suche im ZStV
Geht eine Standard- oder Eilanfrage beim ZStV ein, so wird in der ZStV-Datenbank
nach Registereinträgen mit solchen Personendaten gesucht, die denen der Anfrage
gleich oder ähnlich sind. Für den Vergleich und die Überprüfung von Gleichheit oder
Ähnlichkeit gelten die in den Abschnitten 4.5.1, 4.5.2 und 4.5.3 angegebenen Kriterien.
In Abhängigkeit vom Suchergebnis wird entweder eine Auskunft ohne Eintragungen
erteilt oder eine Auskunft mit Eintragungen erzeugt, in die die gefundenen Registereinträge entsprechend der Kennzeichnung im Feld ANW (zweite Stelle des Eintrags) und der ZStV-internen Gewichtung der Gleich-/Ähnlichkeit aufgenommen werden. Es wird gekennzeichnet, welche Auskunftseinträge laut ZStV jeweils zu ein und
derselben Person gehören und aufgrund welches Suchmodus die Zuordnung erfolgt
ist. Die Anzahl der in der Auskunft enthaltenen Registereinträge mit ähnlichen Personendaten wird in Abhängigkeit davon, um das wievielte Auskunftsersuchen der Behörde es sich zu der angefragten Person handelt, beschränkt. Verfahren, die gegen
gleiche oder ähnliche Personen bei der anfragenden Behörde anhängig sind oder waren, werden nicht in die Auskunft aufgenommen.
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7.4 Bearbeitung von Mitbeschuldigtenanfragen
7.4.1 Mindestanfragedaten
Für eine Mitbeschuldigtenanfrage müssen die Personendaten des Beschuldigten nicht
unbedingt vollständig angegeben werden. Es muss jedoch neben den für Anfragen
ohnehin obligatorischen Verwaltungsdaten auch das Behördenkennzeichen der gegen die Mitbeschuldigten ermittelnden Behörde (Feld BKM) und das gemeinsame
Kernaktenzeichen aller Beschuldigten in diesem Verfahren (Feld AZM) vermerkt sein.
Fehlerhafte Mitbeschuldigtenanfragen werden mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Die dafür zugrunde gelegten Prüfungen sind dem Anhang A der Organisatorischtechnischen Leitlinien zu entnehmen.
7.4.2 Suche im ZStV
Geht eine Mitbeschuldigtenanfrage beim ZStV ein, so wird auf der Grundlage des im
Feld AZM angegebenen Kernaktenzeichens nach solchen Registereinträgen gesucht,
bei denen im Feld AZM ebenfalls dieses Kernaktenzeichen vermerkt ist. Die in der
Anfrage angegebenen Personendaten werden für die Suche nicht berücksichtigt. Sie
werden jedoch in die zu erteilende Auskunft mit aufgenommen, um dem Auskunftsempfänger die Auswertung der Auskunft zu erleichtern und eventuelle Fehlerursachen
schneller zu erkennen.
Bei den gefundenen Registereinträgen wird anschließend geprüft, ob das dort im Feld
BKA eingetragene Behördenkennzeichen mit dem in der Mitbeschuldigtenanfrage im
Feld BKM angegebenen Behördenkennzeichen übereinstimmt. Bei Nichtübereinstimmung von BKA und BKM wird der gefundene Registereintrag nicht in die Auskunft
aufgenommen.
In Abhängigkeit vom Suchergebnis wird entweder eine Auskunft ohne Eintragungen
erteilt oder eine Auskunft erzeugt, die alle gefundenen Registereinträge mit demselben Kernaktenzeichen enthält. Das heißt, dass nur die Registereinträge der Mitbeschuldigten in die Auskunft aufgenommen werden, die zu dem angefragten Verfahren
gehören. Eventuell vorhandene weitere Registereinträge zu diesen Personen, die andere Verfahren betreffen, werden nicht in die Auskunft aufgenommen. Diese Registereinträge können nur mit Hilfe einer separaten Standardanfrage mit den entsprechenden Personenangaben erfragt werden.
7.5 Bearbeitung von Sonderanfragen
7.5.1 Mindestanfragedaten
Damit eine Sonderanfrage vom ZStV bearbeitet wird, muss sie den Geburts- oder
Familiennamen (Feld PGN bzw. PFN) und mindestens ein weiteres Identifizierungsmerkmal des Beschuldigten, über den die Auskunft erteilt werden soll, enthalten. Als
weiteres Identifizierungsmerkmal gelten hierbei zulässige Einträge in den Feldern
PVN, PGD (außer Eintrag „00000000“), PGO, PLZ und PSA (außer Eintrag „000“).
Fehlerhafte Sonderanfragen werden mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Die
dafür zugrunde gelegten Prüfungen sind dem Anhang A der Organisatorischtechnischen Leitlinien zu entnehmen.
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7.5.2 Suche im ZStV
Geht eine Sonderanfrage beim ZStV ein, so wird zunächst nach ZStVRegistereinträgen gesucht, bei denen der in der Anfrage angegebene Geburts- oder
Familienname und alle weiteren in der Anfrage angegebenen Identifizierungsmerkmale übereinstimmen oder ähnlich sind. Hinsichtlich Übereinstimmung bzw. Ähnlichkeit
gelten die Regelungen aus Abschnitt 4.5.
Ebenso wie bei Standard- oder Eilanfragen wird die Anzahl der in der Auskunft auf
Grund einer Sonderanfrage enthaltenen Registereinträge mit ähnlichen Personendaten in Abhängigkeit davon, um das wievielte Auskunftsersuchen der Behörde es sich
zu der angefragten Person handelt, beschränkt.
Ist die Maximalzahl der zu beauskunftenden Registersätze mit ähnlichen Personendaten noch nicht erreicht, wird als nächster Verarbeitungsschritt die sogenannte
Schnittmengenanalyse durchgeführt. Dabei wird jeweils mit dem Geburts- oder Familiennamen und einem weiteren Identifizierungsmerkmal nach entsprechenden Registereinträgen gesucht. Die zu erteilende Auskunft wird dann so aufbereitet, dass die
gefundenen Registereinträge – nach Personenzugehörigkeit strukturiert – in der Reihenfolge ihrer ZStV-internen Gewichtung der Ähnlichkeit angeordnet werden.
Wird ein Registereintrag in die Auskunft aufgenommen, so gilt das automatisch auch
für alle anderen Registereinträge zu derselben Person – unabhängig davon, ob sie
ebenfalls bei dieser Suche gefunden wurden.
Übersteigt die Dateigröße einer Auskunft aufgrund eines Folgeersuchens 2 Megabyte,
so wird die Auskunft wieder auf 20 Personeneinträge mit ähnlichen Personendaten
beschränkt und die Auskunft mit dem Hinweis I versehen.
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Beispiel:
Im ZStV befinden sich folgende Registereinträge R1 bis R4:
R1
R2
R3
R4
Meier
Meier
Meier
Schulze
PVN:
Kurt
Kurt
Kurt
Kurt Rudi
PGO:
Berlin
Berlin
Berlin
Berlin
PGS:
1
1
1
1
PGD:
19500101
19500101
19500101
19540101
PGN:
PFN:
Meier
Darüber hinaus befinden sich im ZStV 30 weitere Registereinträge mit dem Geburtsnamen
(PGN) „Meier“ und dem Geburtsort „Berlin“ und weiteren Angaben. Diese 30 Registereinträge
gehören (aufgrund der Unterschiede bzw. Übereinstimmungen in den restlichen Personenangaben) zu 22 verschiedenen Personen.
Die eingehende Sonderanfrage enthält folgende Angaben:
PGN:
Meier
PFN:
PVN:
Kurt
PGO:
Berlin
PGS:
PGD:
19500101
Der Registereintrag R2 wird aufgrund der Suche mit allen angegebenen Suchkriterien gefunden. Da die Personendaten der Registereinträge R1 und R3 und die Personendaten von R2
gemäß OTL gleich sind, werden die Registereinträge R1, R2 und R3 als erste Auskunftseinträge unter einer gemeinsamen Personennummer in die Auskunft aufgenommen. Die Art der
Übereinstimmung mit den Anfragedaten wird im (personenbezogenen) Feld HSM der Auskunft
gekennzeichnet.
Der Registereintrag R4 stimmt in den Feldern PFN, PVN und PGO mit den Anfragedaten
überein und ist im Feld PVN den Anfragedaten ähnlich. Er gehört damit in die „Schnittmenge“,
die entsteht, wenn man die Registereinträge, die in PGN bzw. PFN und PGO übereinstimmen,
und die Registereinträge, die in PGN und PVN ähnlich sind, ermittelt hat und prüft, welche dieser Registereinträge zu beiden „Mengen“ gehören. R4 wird somit als nächster Auskunftseintrag (unter einer anderen Personennummer mit einem entsprechenden Eintrag im Feld HSM)
in die Auskunft aufgenommen.
Mit den weiteren vorhandenen Registereinträgen (s.o.) besteht Übereinstimmung in den Feldern PGN und PGO. Diese Registereinträge werden unter weiteren Personennummern mit einem entsprechenden Eintrag im Feld HSM aufgenommen.
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8 Auskünfte aus dem ZStV
Auskünfte aus dem ZStV werden aufgrund des Eingangs von Mitteilungen (vgl. Abschnitt 4.4) oder aufgrund von Anfragen an das ZStV (vgl. Abschnitt 7) erteilt.
Daraus ergeben sich auch die verschiedenen Auskunftsarten, die sich in ihrem prinzipiellen Aufbau jedoch nicht unterscheiden.
8.1 Aufbau der Auskunftsdatensätze
Die Datensätze für Auskünfte aus dem ZStV sind – ebenso wie die Mitteilungen und
Anfragen – nach einem einheitlichen Format aufgebaut, das sich an die EDIFACTPrinzipien anlehnt. Das bedeutet, dass sie aus einer variablen Anzahl von variabel langen Datenfeldern bestehen, die in einer einheitlichen Reihenfolge übermittelt werden
und sich jeweils aus einem Feldnamen, dem Feldinhalt und einem Feldendezeichen
zusammensetzen. Das Ende des gesamten Datensatzes wird durch ein spezielles
Satzendezeichen .gekennzeichnet. (Vgl. Abschnitt 4.2).
In Auskünfte werden nur solche Datenfelder übernommen, die Feldeinträge enthalten.
Jeder Auskunftsdatensatz beginnt mit
• einem allgemeinen Teil, der bestimmte Verwaltungsdaten zu dieser Anfrage enthält, und
• einem Anfrageteil, der die übermittelten Personendaten des Auskunftsempfängers enthält. 22
Auskünfte mit Einträgen enthalten darüber hinaus
• einen Informationsteil, der die personenbezogenen Auskünfte enthält.
Die im Informationsteil enthaltenen personenbezogenen Auskünfte bestehen jeweils
aus
• Angaben, die sich auf die gesamte Person beziehen, und
• den Auskunftseinträgen, die den gefundenen Registereinträgen (unter Berücksichtigung eventueller Auskunftssperren) entsprechen, welche der Person zuzuordnen sind.
Der Aufbau der Datensätze für Auskünfte wurde zwischen der Registerbehörde und
den Mitgliedern der Arbeitsgruppe ZStV der Bund-Länder-Kommission abgestimmt und
ist im Anhang B der Organisatorisch-technischen Leitlinien beschrieben. Im Folgenden
wird die inhaltliche Bedeutung der einzelnen Datenfelder näher erläutert.
8.1.1 Verwaltungsdaten
Die Verwaltungsdaten sind Angaben, die notwendig sind, um
• dem Auskunftsempfänger die Möglichkeit zu geben, die Art der Auskunft zu erkennen, die Auskunft einem bestimmten Ermittlungsverfahren zuzuordnen und die
Auskunft auf der Grundlage spezieller Hinweistexte, die als Schlüsselzeichen
übermittelt werden, auszuwerten,
22
Hierbei kann es sich sowohl um die Personendaten einer Anfrage (bei Auskünften aufgrund von Anfragen) als auch um die Personendaten eines Registereintrags (bei Auskünften aufgrund von Mitteilungen) handeln.
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• ggf. den Zusammenhang zu Mitbeschuldigten im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren herzustellen und
• eine ggf. erforderliche Fehleranalyse zu erleichtern.
Nachfolgend wird die Art der Verwaltungsdaten einer Mitteilung und deren Bedeutung
im Einzelnen beschrieben.
• Feld ART: Satzart
Länge: 2 (numerisch)
Beim Feld ART handelt es sich um ein Pflichtfeld, das in allen Auskünften aus dem
ZStV erscheint und kennzeichnet, um welche der folgenden Auskunftsarten es sich
handelt:
− Eintrag „01“: Auskunft aufgrund einer Mitteilung zum ZStV, wobei der auskunftsauslösende Registereintrag dieser gerade eingetragenen Mitteilung entspricht
(Auskunftsempfänger ist die mitteilende Stelle)
− Eintrag „02“: Auskunft aufgrund einer Mitteilung zum ZStV, wobei der auskunftsauslösende Registereintrag nicht der gerade eingetragenen Mitteilung entspricht
(Auskunftsempfänger ist die mitteilende Stelle eines anderen Registereintrags, für
den ein antizipiertes Auskunftsersuchen gestellt wurde)
− Eintrag „03“: Auskunft aufgrund einer Standardanfrage (Auskunftsempfänger ist
die anfragende Stelle)
− Eintrag „04“: Auskunft aufgrund einer Sonderanfrage (Auskunftsempfänger ist die
anfragende Stelle)
− Eintrag „05“: Auskunft aufgrund einer Mitbeschuldigtenanfrage (Auskunftsempfänger ist die anfragende Stelle)
− Eintrag „06“: Auskunft aufgrund einer Standardanfrage an eine Behörde i.S.v. §
492 Abs. 4 StPO (Auskunftsempfänger ist die anfragende Stelle)
− Eintrag „07“: Auskunft an die erste mitteilende Stelle mit ASP = 2 (Die Empfängerbehörde ist als erste sperrende Stelle für die evtl. erforderliche Koordination der
Ermittlungen verantwortlich.)
− Eintrag „08“: Auskunft an eine Waffen- oder Sprengstoffbehörde (Auskunftsempfänger ist die anfragende Stelle)
− Eintrag „09“: Auskunft aufgrund einer Sonderanfrage an eine Behörde i.S.v. § 492
Abs. 4 StPO (Auskunftsempfänger ist die anfragende Stelle).
• Feld DAT: Zeitpunkt der Auskunftserstellung
Länge: 12 (numerisch)
Das Feld DAT ist in Auskünften immer enthalten und dient der Unterstützung bei
eventuell erforderlichen Fehleranalysen im ZStV.
• Feld BEA: ZStV-interne Bearbeiterkennung
Max. Länge: 3 (alphanumerisch)
Das Feld BEA wird nur in Auskünfte aufgenommen, die telefonisch oder per Fax veranlasst und durch Sachbearbeiter der Registerbehörde im Dialogverfahren erstellt
wurden.
• Feld ÜST: Kennzeichen der empfangenden datenübermittelnden Stelle
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Länge: 5 (alphanumerisch)
Das Feld ÜST enthält das bei der Registerbehörde eingetragene Kennzeichen des direkten Kommunikationspartners (Kopfstelle), über den der Auskunftsempfänger seine
Daten vom ZStV erhält.
• Feld BKA: Behördenkennzeichen des Auskunftsempfängers
Länge: 6 (alphanumerisch)
Im Feld BKA wird das Behördenkennzeichen des Auskunftsempfängers vermerkt.
Dieses Behördenkennzeichen muss zusammen mit dem im Feld ÜST einzutragenden
Kennzeichen der übermittelnden Stelle bei der Registerbehörde als gültig registriert
sein.
• Feld AZA: Aktenzeichen des Auskunftsempfängers
Max. Länge: 36 (alphanumerisch)
Im Feld AZA wird das Aktenzeichen des Vorgangs des Auskunftsempfängers eingetragen, dem die Auskunft zuzuordnen ist. Es wird entweder dem auskunftsauslösenden Registereintrag (bei den Auskunftsarten 01 und 02) oder der zugehörigen Anfrage (bei den Auskunftsarten 03 bis 06) entnommen.
• Feld INR: Zuordnungsmerkmal des Auskunftsempfängers
Max. Länge: 20 (alphanumerisch)
Im Feld INR wird das interne Zuordnungsmerkmal des Auskunftsempfängers eingetragen, sofern eine solche Angabe im auskunftsauslösenden Registereintrag (bei den
Auskunftsarten 01 und 02) bzw. in der zugehörigen Anfrage (bei den Auskunftsarten
03 bis 06) vorhanden ist und in die Auskunft übernommen werden kann.
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• Feld MIT: Mitteilungsnummer
Länge: 10 (numerisch)
Um die Zuordnung und die Auswertung der Auskunft beim Empfänger zu erleichtern,
wird bei Auskünften aufgrund von Mitteilungen (Auskunftsart 01 oder 02) im Feld MIT
die Mitteilungsnummer des auskunftsauslösenden Registereintrags übermittelt.
• Feld LFD: Laufende Nr. der Folgemitteilung
Max. Länge: 2 (numerisch)
Um die Auswertung der Auskunft beim Empfänger zu unterstützen, wird bei Auskünften aufgrund von Mitteilungen (Auskunftsart 01 oder 02) im Feld LFD die im auskunftsauslösenden Registereintrag vermerkte Nummer der zuletzt eingetragenen Folgemitteilung übermittelt.
• Feld ASP: Kennzeichen für eingeschränkte Beauskunftung
Länge: 1 (numerisch)
Um die Auswertung der Auskunft beim Empfänger zu unterstützen, wird das Feld
ASP aufgenommen, wenn der auskunftsauslösende Registereintrag oder die Anfrage
den Eintrag „2“ enthalten. Durch Angabe des Eintrages „2“ wird gekennzeichnet, dass
das Verfahren, zu dem die Auskunft erteilt wird, einem bestimmten Sicherheitsinteresse unterliegt. Die Auskunft kann dadurch von dem üblichen Geschäftsgang getrennt werden.
• Feld BKM: Behördenkennzeichen der gegen Mitbeschuldigte ermittelnden Behörde
Länge: 6 (alphanumerisch)
Bei Auskünften aufgrund von Mitbeschuldigtenanfragen (Auskunftsart 05) wird zur Erleichterung der Zuordnung der Auskunft im Feld BKM das Behördenkennzeichen der
gegen die Mitbeschuldigten ermittelnden Behörde eingetragen. Diese Angabe wird
aus der Mitbeschuldigtenanfrage übernommen.
• Feld AZM: Kernaktenzeichen für Mitbeschuldigte im gleichen strafrechtlichen Ermittlungsverfahren
Max. Länge: 36 (alphanumerisch)
Bei Auskünften aufgrund von Mitbeschuldigtenanfragen (Auskunftsart 05) wird für die
Zuordnung und Auswertung der Auskunft beim Empfänger im Feld AZM das gemeinsame Kernaktenzeichen der Mitbeschuldigten im gleichen Verfahren eingetragen.
Diese Angabe wird aus der Mitbeschuldigtenanfrage übernommen.
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• Feld ANZ: Anzahl der in der Auskunft enthaltenen personenbezogenen Auskünfte
Max. Länge: 3 (numerisch)
Bei allen Auskunftsarten wird im Feld ANZ die Anzahl der in der Auskunft enthaltenen
personenbezogenen Auskünfte (d.h. die Anzahl der Personen, zu denen Auskunftseinträge vorhanden sind) angegeben. Die Zuordnung der gefundenen Registereinträge zu Personen erfolgt im Informationsteil der Auskunft mit Hilfe der Angabe
von Personennummern (vgl. Beschreibung zum Feld PNR im Abschnitt 8.1.3). Die
letzte im Informationsteil enthaltene Personennummer muss mit dem Eintrag im Feld
ANZ übereinstimmen.
• Feld HIN: Hinweistext, der für die gesamte Auskunft gilt (verschlüsselt)
Max. Länge: 5 (alphanumerisch)
Im Feld HIN werden Hinweise an den Auskunftsempfänger eingetragen, die für die
gesamte Auskunft gelten, wie z.B. „Wegen der Unvollständigkeit der Personenangaben kann eine Auskunft aus dem Verfahrensregister nicht erteilt werden.“ Um das Datenvolumen der Auskunft möglichst gering zu halten, werden die Hinweise nicht im
Klartext, sondern verschlüsselt übermittelt. (Der als Beispiel angeführte Hinweistext
wird durch den Eintrag „G“ im Feld HIN verschlüsselt.)
Die Verschlüsselung der Hinweistexte ist dem Abschnitt 1.5 des Anhangs B der Organisatorisch-technischen Leitlinien zu entnehmen. Die IT-Anwendung beim Auskunftsempfänger, mit der die Kommunikation mit den ZStV realisiert wird, sollte die
Erweiterbarkeit der Hinweistabelle berücksichtigen.
Kombinationen von Hinweistexten werden durch Kombinationen der entsprechenden
Verschlüsselungen dargestellt.
• Feld ANÄ: Anzahl der ähnlichen Personeneinträge
Max. Länge: 4 (numerisch)
Im Feld ANÄ wird die Gesamtzahl der zu der angefragten Person im ZStV eingetragenen Registersätze mit ähnlichen Personendaten eingetragen, sofern diese bei einer
Erstanfrage > 20 oder einem Folgeersuchen > 50 ist.
• Feld HWR: Hinweis auf weitere Registereinträge, die neben dem Geburts- oder
Familiennamen in zwei oder drei weiteren Merkmalen übereinstimmen
Max. Länge: 16 (alphanumerisch)
Bei Erstmitteilungen (außer Auskunftsoption 00) oder Folgemitteilungen, in denen die
Auskunftsoption (Feld ANW) des Registereintrags auf den Wert „01“ oder „11“ geändert wurde, sind nicht nur die gefundenen Registereinträge mit gleichen oder ähnlichen Personendaten, sondern zusätzlich auch eventuelle Hinweise auf weitere Registereinträge mit drei oder vier übereinstimmenden Merkmalen, von denen eines der
Geburts- bzw. Familienname ist, in die Auskunft aufzunehmen.
Das Feld HWR kann mehrfach vorhanden sein. Die Strukturierung der Einträge im
Feld HWR ist im Anhang B der Organisatorisch-technischen Leitlinien ausführlich beschrieben.
8.1.2 Übermittelte Personendaten des Auskunftsempfängers
Im Anfrageteil der Auskunft werden die Personendaten aus dem auskunftsauslösenden Registereintrag (bei den Auskunftsarten 01 und 02) bzw. aus der auskunftsauslösenden Anfrage (bei den Auskunftsarten 03 bis 06) übernommen, um den Vergleich
mit den sich anschließenden Auskunftseinträgen zu erleichtern.
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Bezüglich der Beschreibung der einzelnen Felder des Anfrageteils sei somit auf die
Abschnitte 4.2.2 und 7.2.2. verwiesen. Eine Auflistung aller hier möglichen Datenfelder ist dem Anhang B der Organisatorisch-technischen Leitlinien zu entnehmen.
8.1.3 Aufbau der personenbezogenen Auskünfte
Eine Auskunft (mit Eintragungen) kann u.U. Auskunftseinträge enthalten, die zu unterschiedlichen Personen gehören. Das Beispiel im Abschnitt 7.5.2 macht dies deutlich. Die Auskunftseinträge werden im Informationsteil der Auskunft so angeordnet
und strukturiert, dass für den Auskunftsempfänger klar erkennbar ist, welche der gefundenen Registereinträge zu ein und derselben Person gehören.
Alle gefundenen Registereinträge, die aufgrund der Gleichheit der Personendaten ein
und derselben Person zugeordnet werden, werden zu einer personenbezogenen
Auskunft zusammengefasst. Dabei wird die maximale Anzahl der in die Auskunft aufzunehmenden Registereinträge auf die 50 aktuellsten Einträge pro übermittelter Person beschränkt. Wurden mehr als 50 Registereinträge zu derselben Person gefunden,
wird die Auskunft im Informationsteil mit einem Hinweis auf das Vorliegen weiterer
Verfahren zu dieser Person versehen.
Die Aktualität der Registersätze richtet sich nach folgenden Kriterien:
1. Enthält der Registersatz Angaben zum Verfahrensstand und keine TKZ für
e endgültige Erledigung, dann
dient das Feld VDA als Basis für die Datumssortierung.
2. Enthält der Registersatz keine Angaben zum Verfahrensstand,
dient Feld EIN als Basis für die Datumssortierung.
3. Die Aktualität der aufgrund dieser beiden Prüfungen gefundenen Registersätze
richtet sich nach den Datumswerten der Felder VDA oder EIN.
4. Ist das Suchergebnis der aufgrund der Definitionen in den Punkten 1 und 2 gefundenen Registereinträge < 50, wird die Auskunft zu derselben Person bis zur Maximalzahl von 50 Einträgen mit Registereinträgen mit endgültigem Erledigungsvermerk aufgefüllt. Die endgültig erledigten Verfahren werden hinter dem Suchergebnis von 1 und 2 eingefügt. Die Aktualität der aufzufüllenden Registereinträge
richtet sich nach dem Feld VDA.
Der Informationsteil eines Auskunftsdatensatzes besteht u.U. aus mehreren solcher
personenbezogenen Auskünfte – nämlich dann, wenn die gefundenen Registereinträge zu mehreren Personen gehören.
Die personenbezogenen Auskünfte beginnen jeweils mit einigen Angaben, die sich
auf die Gesamtheit der zu dieser Person gefundenen Registereinträge beziehen:
• Feld PNR: Personennummer (auskunftsbezogen)
Max. Länge: 10 (numerisch)
Das Feld PNR enthält eine Nummer, die die Person kennzeichnet, der die nachfolgenden Auskunftseinträge der personenbezogenen Auskunft zuzuordnen sind. Es
handelt sich dabei nicht um eine in der ZStV-Datenbank eingetragene Personennummer, sondern um eine laufende Nummer der personenbezogenen Auskünfte innerhalb des Auskunftsdatensatzes. Somit kann ein- und derselbe Registereintrag in
unterschiedlichen Auskünften unter verschiedenen Personennummern als Auskunftseintrag vorkommen. Die Personennummer dient nur der „Klammerung“ der zu
ein und derselben Person gehörenden Registereinträge innerhalb einer Auskunft.
• Feld VER: Vergleichsergebnis
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Max. Länge: 2 (numerisch)
Das Feld VER kennzeichnet, ob bei den nachfolgenden Auskunftseinträgen Gleichheit
oder „nur“ Ähnlichkeit der Personendaten mit den Personendaten der auskunftsauslösenden Anfrage bzw. des auskunftsauslösenden Registereintrags vorliegt und aufgrund welches Suchmodus (siehe Abschnitt 4.5) die Zuordnung erfolgt ist. Dies ermöglicht dem Auskunftsempfänger ggf. eine unterschiedliche Weiterverarbeitung der
Auskunftseinträge. Bei Auskünften aufgrund von Sonderanfragen wird dieses Feld
nicht ausgefüllt, da zu erwarten ist, dass Sonderanfragen i.d.R. nur bei unvollständig
bekannten Personendaten an das ZStV übermittelt werden und in diesem Fall eine
Gleichheit der Personendaten gefundener Registereinträge mit den Anfragedaten ohnehin ausgeschlossen ist.
• Feld PAN: Anzahl der Auskunftseinträge zur aktuellen Personennummer
Max. Länge: 3 (numerisch)
Im Feld PAN wird die Anzahl der zur aktuellen Personennummer in die Auskunft aufgenommenen Einträge vermerkt.
Bei Überschreiten der Maximalgrenze von 50 Registereinträgen zu ein und derselben
Person wird nur die Zahl 50 aufgenommen, ansonsten die tatsächliche Anzahl.
• Feld HSM: Hinweis auf Schnittmengenzugehörigkeit
Max. Länge: 45 (alphanumerisch)
Im Feld HSM wird bei Auskünften aufgrund von Sonderanfragen ein Hinweis darauf
gegeben, welche Art der Übereinstimmung bei der Schnittmengenanalyse für die
Auskunftseinträge zur aktuellen Personennummer festgestellt wurde. Der Aufbau der
Einträge des Feldes HSM ist im Anhang B der Organisatorisch-technischen Leitlinien
detailliert beschrieben.
8.1.4 Aufbau der Auskunftseinträge
Die zu einer personenbezogenen Auskunft gehörenden Auskunftseinträge entsprechen in ihrer Struktur im Wesentlichen den bei der Datenbanksuche gefundenen Registereinträgen. Vorangestellt werden lediglich Angaben, die den Bezug zwischen
dem Auskunftseintrag, der zugehörigen personenbezogenen Auskunft und dem gesamten Auskunftsdatensatz herstellen:
• Feld VNR: Laufende Nr. des Auskunftseintrags innerhalb der aktuellen personenbezogenen Auskunft
Max. Länge: 3 (numerisch)
Durch die Angabe im Feld VNR wird eine fortlaufende Nummerierung der Auskunftseinträge, die ein und derselben Person zugeordnet sind, vorgenommen. Der Eintrag
im Feld VNR des letzten Auskunftseintrages zu einer Person entspricht dem Eintrag
im Feld PAN der personenbezogenen Auskunft.
• Feld HIN: Hinweis, der sich nur auf den aktuellen Auskunftseintrag bezieht
Max. Länge: 5 (alphanumerisch)
Im Feld HIN eines Auskunftseintrags werden Hinweise an den Auskunftsempfänger
eingetragen, die nicht für die gesamte Auskunft, sondern nur für den aktuellen Auskunftseintrag gelten, wie z.B. bei Registereinträgen, die nur eingeschränkt beauskunftet werden dürfen, der Hinweis „Weitere Erkenntnisse hat der Behördenleiter.“ Um
das Datenvolumen der Auskunft möglichst gering zu halten, werden die Hinweise
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nicht im Klartext, sondern verschlüsselt übermittelt. (Der als Beispiel angeführte Hinweistext wird durch den Eintrag „C“ im Feld HIN des Auskunftseintrags verschlüsselt.)
Die Verschlüsselung der Hinweistexte ist dem Abschnitt 1.5 des Anhangs B der Organisatorisch-technischen Leitlinien zu entnehmen. Die IT-Anwendung beim Auskunftsempfänger, mit der die Kommunikation mit dem ZStV realisiert wird, sollte die
Erweiterbarkeit der Hinweistabelle berücksichtigen.
Kombinationen von Hinweistexten werden durch Kombinationen der entsprechenden
Verschlüsselungen dargestellt.
Die weiteren Felder eines Auskunftseintrags entsprechen den in die Auskunft aufzunehmenden Feldern des gefundenen Registereintrags. Welche Felder dies sind,
hängt einerseits von der Auskunftsart und andererseits von einer eventuell für diesen
Registereintrag vermerkten Auskunftssperre ab.
Eine detaillierte Beschreibung ist im Anhang B der Organisatorisch-technischen Leitlinien zu finden.
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9 Nachrichten des ZStV an die mitteilenden Stellen
Neben den Auskünften aus dem Verfahrensregister sendet das ZStV den mitteilenden
Stellen bei gegebenem Anlass auch Nachrichten, die sich auf einzelne Registereinträge
oder beim ZStV eingegangene Nachrichten beziehen.
Der Aufbau der einzelnen vom ZStV zu versendenden Nachrichtenarten ist im Anhang C
der Organisatorisch-technischen Leitlinien beschrieben. In den folgenden Abschnitten
werden diese Nachrichtenarten und ihre Verwendung näher erläutert.
9.1 Benachrichtigungen über Veränderungen des Registerbestands
Bei bestimmten Veränderungen von Registereinträgen aufgrund von Mitteilungen zum
ZStV (z.B. Berichtigung von Personendaten) müssen ggf. frühere Auskunftsempfänger
darüber benachrichtigt werden (vgl. Abschnitt 4.4.2). Diese Benachrichtigungen werden – ebenso wie Auskünfte aus dem ZStV – einheitlich strukturiert auf dem Leitungsweg übermittelt.
Benachrichtigungen enthalten im Wesentlichen den Inhalt des Registereintrags, über
dessen Veränderungen benachrichtigt werden soll. Datenfelder des Registereintrags,
die wegen einer Auskunftssperre nicht in Auskünfte aufzunehmen wären, werden auch
nicht in Benachrichtigungen aufgenommen.
Hinsichtlich spezieller Benachrichtigungen, die aufgrund der Kennzeichnung von Registereinträgen mit dem Eintrag „2“ im ASP-Feld erteilt werden (Stufe 2 der eingeschränkten Beauskunftung), wird auf den Abschnitt 5.3.2 verwiesen.
9.1.1 Benachrichtigung aufgrund einer Berichtigungsmitteilung
Wurde mittels einer Folgemitteilung mindestens eines der nachfolgend genannten Datenfelder eines Registereintrags verändert, so bekommen alle mitteilenden Stellen,
die im Zusammenhang mit einer ihrer eigenen Mitteilungen zu einem noch anhängigen Verfahren eine Auskunft über den nun veränderten Registereintrag erhalten haben, automatisch eine Benachrichtigung (Benachrichtigungsart 21) über den geänderten Registereintrag.
Benachrichtigungsrelevant sind Berichtigungen in den Datenfeldern PGN, PFN, PFF,
PVN, PGD, PGO, PGS, PSA (nur, falls vor der Berichtigung eine ausländische
Staatsangehörigkeit eingetragen war), AGN, AFN, AVN, AGO, ABL sowie Berichtigungen in mindestens einem der Unterfelder TID, TAT, TKB, GES, GEN, TPL, TOR,
TOT, TAN, TST, THN, TSA, TBL, TOB, TKM, TGS und TSH des ersten Tatblockes
TAB (führender Tatvorwurf).
Anfragende Stellen, die eine Auskunft über den betroffenen Registereintrag im Zusammenhang mit einer Standard-, Eil-, Sonder- oder Mitbeschuldigtenanfrage erhalten haben, werden über die Berichtigung nicht benachrichtigt, da bei Auskünften aufgrund von Anfragen lediglich ein temporäres Interesse des Auskunftsempfängers unterstellt wird. Ggf. muss die Anfrage zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden,
wenn sich der Auskunftsempfänger nochmals über den aktuellen Stand informieren
möchte.
9.1.2 Benachrichtigung aufgrund einer Sperrungsmitteilung
Wird durch eine Folgemitteilung für einen Registereintrag eine Löschsperre gesetzt,
so sind – wie bei Berichtigungsmitteilungen – alle mitteilenden Stellen, die im Zusammenhang mit einer ihrer eigenen Mitteilungen zu einem noch anhängigen VerfahNutzerleitfaden Version 2.4
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ren eine Auskunft über den nun gesperrten Registereintrag erhalten haben, automatisch über die gesetzte Löschsperre zu benachrichtigen (Benachrichtigungsart 22).
9.1.3 Benachrichtigung aufgrund einer Löschungsmitteilung
Wird dem ZStV eine Löschungsmitteilung, d.h. eine Folgemitteilung mit der Schlüsselzahl 1000 im Unterfeld TKZ des (bzw. eines) Blockfeldes VST, übermittelt, so ist
der zugehörige Registereintrag sofort zu löschen. Auch in diesem Fall erhalten alle
mitteilenden Stellen, die im Zusammenhang mit einer eigenen Mitteilung zu einem
noch anhängigen Verfahren eine Auskunft über den nun zu löschenden Registereintrag bekommen haben, automatisch eine Benachrichtigung (Benachrichtigungsart 23)
über die Löschungsmitteilung. Der Benachrichtigungsinhalt entspricht hierbei dem Inhalt des Registereintrags vor der Löschung.
9.1.4 Benachrichtigung aufgrund einer Trennung/Trennungsaufhebung
Die einzigen Veränderungen im ZStV-Registerbestand, die durch Mitarbeiter der Registerbehörde auf Veranlassung einer mitteilenden Stelle vorgenommen werden, sind
die im Abschnitt 5.5 beschriebenen Personentrennungen und Trennungsaufhebungen. Bei solchen Veränderungen werden – wie bei Berichtigungsmitteilungen – ebenfalls alle mitteilenden Stellen, die im Zusammenhang mit einer eigenen Mitteilung zu
einem noch anhängigen Verfahren eine Auskunft über den/die betroffenen Registereintrag/-einträge bekommen haben, automatisch eine Benachrichtigung (Benachrichtigungsart 24) über die durchgeführte Änderung.
9.1.5 Benachrichtigung aufgrund einer Löschung nach Fristablauf
Mit dem Eintrag im Feld SPR ihrer Mitteilung bzw. ihres Registereintrag kann eine mitteilende Stelle beeinflussen, ob sie im Falle einer Löschung des Registereintrags
nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen oder auf Grund einer BZRLöschmitteilung über die durchgeführte Löschung informiert werden will (siehe Abschnitt 4.2.1). Dies geschieht durch eine Benachrichtigung (Benachrichtigungsart 25),
deren Inhalt dem Inhalt des Registereintrags vor der Löschung entspricht.
9.1.6 Benachrichtigung aufgrund einer verarbeiteten Folgemitteilung
Wenn im Feld ANW eines Registereintrags die Auskunftsoption 05, 15, 06 oder 16
eingetragen wurde, so erhält die mitteilende Stelle nach der Verarbeitung einer Folgemitteilung zu diesem Registereintrag eine „Quittung“ in Form einer Benachrichtigung (Benachrichtigungsart 26), in der bestimmte Angaben des aktualisierten Registereintrags enthalten sind, anhand derer der Empfänger erkennen kann, welche Folgemitteilung quittiert wird.
9.1.7 Benachrichtigung aufgrund einer „Verfahrensabgabe in Prüfung“
In nicht wenigen Fällen werden Verfahren durch Übernahme von anderen Ermittlungsbehörden eingeleitet. Bei der übernehmenden Ermittlungsbehörde müssen die
Daten neu erfasst und eine neue ZStV-Mitteilung veranlasst werden. Zur Verringerung
des Erfassungsaufwandes besteht die Möglichkeit, bei der übernehmenden Behörde
auf die bereits bei der abgebenden Stelle vorliegenden Daten zurückzugreifen.
Die abgebende Ermittlungsbehörde teilt dazu die Abgabe mit der Textkennzahl 0036
(Feld TKZ im Blockfeld VST) und dem Behördenkennzeichen der übernehmenden
Stelle (Feld BKU) an das ZStV mit. Die Angabe des „Aktenzeichens der übernehmenden Ermittlungsbehörde“ (Feld AZU) entfällt, da dieses erst nach Entscheidung zur
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Übernahme des Verfahrens bei der übernehmenden Ermittlungsbehörde bekannt
wird.
Die Mitteilung der abgebenden Ermittlungsbehörde löst eine Benachrichtigung ART41
mit der Bedeutung „Benachrichtigung aufgrund einer Verfahrensabgabe in Prüfung“
zu dem Verfahren an die übernehmende Ermittlungsbehörde aus, so dass die Daten
dort automatisiert aus dem Benachrichtigungssatz in das dortige System übernommen und ggf. zunächst zwischengespeichert werden können. Handelt es sich bei dem
abzugebenden Verfahren um einen mit Auskunftssperre (Feld ASP) belegten Registersatz, so werden bei mit ASP=1 gesperrten Verfahren lediglich die Personendaten
mitgeteilt. Ist der Registersatz mit ASP=2 gesperrt, erfolgt keine Benachrichtigung an
die übernehmende Ermittlungsbehörde.
9.2 Fehlermeldungen
Falls in einer zum ZStV übermittelten Nachricht im Feld ART eine unzulässige Angabe
gemacht wurde oder das Satzendekennzeichen nicht vorhanden ist, wird die Nachricht
sofort mit einer Fehlermeldung (Fehlerart 16) durch das ZStV zurückgewiesen, da eine
weitere Verarbeitung und eine genauere Fehleranalyse automatisch nicht möglich ist.
Weitere Fehlerkategorien werden nachfolgend kurz erläutert.
9.2.1 Fehlermeldung aufgrund fehlerhafter Mitteilungen
Werden Mitteilungen durch das ZStV als fehlerhaft erkannt, so werden sie auf dem
Leitungsweg als Fehlermeldung an den Absender zurückgeschickt. In der Fehlermeldung wird gekennzeichnet, in welchen Feldern ein Fehler gefunden wurde. Eine Ausnahme bilden Fehler in den Feldern ÜST, BKA, SPR und ASP. In solchen Fehlerfällen
erfolgt aus Sicherheitsgründen nur eine Fehlermeldung an den ZStV-Anwendungsverwalter bei der Registerbehörde, der dann zusammen mit den zuständigen
Ansprechpartnern der Kopfstelle die Ermittlung der Fehlerursache einleitet.
Fehlermeldungen zu fehlerhaften Mitteilungen, die von der mitteilenden Stelle mit der
speziellen Kennzeichnung zur eingeschränkten Auskunftserteilung der Stufe 2 (vgl.
Abschnitt 5.3.2) versehen wurden, werden als spezielle Fehlerart übermittelt, damit
bei der mitteilenden Stelle entsprechende Sicherheitsvorkehrungen zur weiteren Bearbeitung solcher Fehlermeldungen getroffen werden können.
Fehlerhafte Folgemitteilungen werden generell mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen (Fehlerart 11).
Fehlerhafte Erstmitteilungen werden ohne die als fehlerhaft erkannten Datenfelder in
den Registerbestand übernommen, sofern es sich dabei um die Felder PVN, PGS,
PGO, PGL, JVP, JVO, JVS, AVN, AGO, PSA, LKZ, PLZ, ORT, STR, GBN, AZM, TDE
oder TSH handelt und durch das Weglassen der fehlerhaften Felder nicht die Eintragungsfähigkeit der Erstmitteilung in Frage gestellt ist. Die mitteilende Stelle erhält
trotzdem eine Fehlermeldung (Fehlerart 12) und muss dann – nach Erhalt der
Erstauskunft mit der vom ZStV vergebenen Mitteilungsnummer – die korrigierten Daten mit einer Folgemitteilung übermitteln.
Falls die Erstmitteilung durch das Weglassen der fehlerhaften Felder nicht mehr eintragungsfähig ist, wird sie mit einer Fehlermeldung der Fehlerart 11 zurückgewiesen.
In diesem Fall muss die mitteilende Stelle erneut eine Erstmitteilung – mit den korrigierten Daten – zum ZStV übermitteln. Erst nach Eintragung der Erstmitteilung erhält
sie die Erstauskunft mit der vom ZStV vergebenen Mitteilungsnummer.
Welche Prüfungen der Fehlererkennung zugrunde liegen, ist den Feldbeschreibungen
im Anhang A der Organisatorisch-technischen Leitlinien zu entnehmen.
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Um zu verhindern, dass versehentlich Registereinträge zum gleichen personenbezogenen Verfahren mehrfach erzeugt werden (Mehrfachversendung von Erstmitteilungen), wird beim Eingang einer Erstmitteilung beim ZStV geprüft, ob bereits ein Registereintrag vorhanden ist, der die gleichen Personendaten, das gleiche Aktenzeichen
(Feld AZA) und das gleiche Behördenkennzeichen (Feld BKA) wie die zu verarbeitende Erstmitteilung enthält. Wird ein solcher Registereintrag gefunden, so wird der
ZStV-Anwendungsverwalter über diese doppelte Erstmitteilung informiert. Die gerade
eingegangene Erstmitteilung wird nicht in das ZStV eingetragen, sondern mit einer
Fehlermeldung (Fehlerart 15) zurückgewiesen. Bei dieser Fehlerart wird ebenfalls die
Mitteilungsnummer des bereits im ZStV vorhandenen Registereintrages übermittelt.
9.2.2 Fehlermeldungen aufgrund fehlerhafter Anfragen
Anfragen mit fehlerhaften Datenfeldern werden nicht bearbeitet, sondern generell mit
einer Fehlermeldung (Fehlerart 13) und einer Kennzeichnung der fehlerhaften Felder
zurückgewiesen.
Welche Prüfungen der Fehlererkennung zugrunde liegen, ist den Feldbeschreibungen
im Anhang A der Organisatorisch-technischen Leitlinien zu entnehmen.
9.2.3 Fehlermeldungen aufgrund einer fehlerhaften, vom BZR veranlassten
Löschungsmitteilung
Wird wegen des Eintrags einer rechtskräftigen Verurteilung im Bundeszentralregister
die Löschung des zugehörigen ZStV-Registereintrags durch das BZR veranlasst (vgl.
Abschnitt 6.2), so wird der zu löschende ZStV-Registereintrag anhand der in der BZRMitteilung enthaltenen Mitteilungsnummer gesucht und vor der Löschung überprüft,
ob auch das in der BZR-Mitteilung angegebene ZStV-Aktenzeichen mit dem Eintrag
im Feld AZA des gefundenen Registereintrags übereinstimmt. Wird kein ZStVRegistereintrag mit der angegebenen Mitteilungsnummer gefunden, oder stimmt das
im Feld AZA des gefundenen Registereintrags angegebene Aktenzeichen nicht mit
dem in der BZR-Mitteilung angegebenen ZStV-Aktenzeichen überein, so erhält die
mitteilende Stelle, die die BZR-Mitteilung veranlasst hat, eine Fehlermeldung (Fehlerart 14) mit den Feldern ART, DAT, BKA, ÜST, AZA, MIT, PGN, PFN, PVN, PGD und
TKZ, sofern diese Felder vorhanden sind. Falls die mitteilende Stelle der BZRMitteilung (noch) kein ZStV-Kommunikationspartner ist, erfolgt eine interne Fehlermeldung an den ZStV-Anwendungsverwalter.
9.3 Automatische Nachfragen aufgrund von Überprüfungen des
Registerbestands
Bei bestimmten Sachverhalten und nach Ablauf bestimmter Fristen erhalten die mitteilenden Stellen Nachfragen vom ZStV. Der Fristablauf für diese Sachverhalte, die nachfolgend näher erläutert werden, wird täglich überprüft.
9.3.1 Erledigungsnachfrage
Wenn festgestellt wird, dass fünf Jahre nach der letzten Veränderung eines Registereintrags dieser ohne Erledigungsvermerk noch im ZStV vorhanden ist, versendet
das ZStV automatisch eine Erledigungsnachfrage (Nachrichtenart 31) an die mitteilende Stelle. Maßgeblich für die Berechnung des Zeitraums, nach dem die Nachfrage
erfolgt, ist der Eintrag im Feld DAT des Registereintrags. Die Erledigungsnachfrage
enthält die Angaben des noch im Register vorhandenen Eintrags.
Falls daraufhin zwischenzeitlich keine Veränderungen vorgenommen worden sind,
wird die Erledigungsnachfrage in Abständen von einem Jahr wiederholt.
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Die Erledigung kann nur durch eine entsprechende Folgemitteilung zum ZStV übermittelt werden.
9.3.2 Nachfrage zur Auskunftssperre
Für Eintragungen über Verfahren, die nur für eine eingeschränkte Beauskunftung zugelassen sind (Auskunftssperre im Feld ASP), wird in Abständen von einem Jahr bei
der mitteilenden Stelle nachgefragt, ob die Sperre aufrechterhalten werden soll (Nachrichtenart 32). Maßgeblich für die Berechnung des Zeitpunktes der Nachfrage ist der
Zeitpunkt, zu dem die Auskunftssperre gesetzt worden ist.
Die Aufhebung der Auskunftssperre kann nur durch eine Folgemitteilung zum ZStV
übermittelt werden.
9.3.3 Nachfrage zur Löschsperre
Bei Registereinträgen, die eigentlich zu löschen wären, jedoch aufgrund einer eingetragenen Löschsperre nur zur Löschung vorgemerkt wurden, wird in Abständen von
einem Jahr bei der mitteilenden Stelle nachgefragt, ob die Löschsperre aufrechterhalten bleiben soll (Nachrichtenart 33). Maßgeblich für die Berechnung des Zeitpunktes
der Nachfrage ist der Zeitpunkt des Setzens der Löschsperre.
Die Aufhebung der Löschsperre kann nur durch eine Folgemitteilung zum ZStV übermittelt werden.
9.3.4 Nachfrage zur Namensänderungsmitteilung
Wird aufgrund einer zum Bundeszentralregister mitgeteilten Namensänderung festgestellt, dass die Namensänderung auch einen ZStV-Registereintrag betreffen könnte,
so erhält die mitteilende Stelle dieses Registereintrags eine Nachfrage vom ZStV, ob
die Namensänderung für den Registereintrag zutrifft (Nachrichtenart 34). Die Nachfrage enthält die Daten der Namensänderungsmitteilung und die aktuellen Daten des
Registereintrags zum Vergleich.
Ergibt die intellektuelle Prüfung durch die mitteilende Stelle (ggf. nach Rückfrage bei
der zuständigen Meldebehörde), dass die Namensänderung den Registereintrag betrifft, so ist die Änderung durch eine Folgemitteilung zum ZStV zu übermitteln.
9.3.5 Nachfrage zur Löschung
Rechtskräftige gerichtliche Erledigungen, die im Bundeszentralregister einzutragen
sind, werden zeitnah aus dem ZStV entfernt. Durch die Benachrichtigung über die
vermutlich unterbliebene Löschung soll die gesetzlich unzulässige Speicherung in
beiden Registern vermieden werden.
Deshalb wird in regelmäßigen Abständen von 3 Monaten beginnend ab dem Datum
der Verfahrenserledigung geprüft, ob Registereinträge vorhanden sind, die als letzten
Verfahrensstand eine Textkennzahl beginnend mit der Ziffernfolge „97“ enthalten. Die
Registerbehörde übersendet der mitteilenden Stelle eine Benachrichtigung über die
vermutlich unterbliebene Löschung des Ermittlungsverfahrens.
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10 Kommunikation mit dem ZStV
Die Übermittlung der Mitteilungen, Anfragen und Benachrichtigungen zwischen den in
der Registerbehörde angesiedelten Systemkomponenten und den Dienststellen erfolgt
über das DOI-Netz der Deutschen Telekom AG unter Nutzung der Kommunikationsstandards FTAM und des Transportprotokolls TCP/IP. FTAM beschreibt die Übermittlung von Transferdaten mittels Filetransfer, also die Ablage von Nachrichten auf einem
entfernten Rechnersystem. Da es sich bei den Verfahrensdaten um hochsensible und
schutzwürdige Daten handelt, wurde als eine Sicherheitsmaßnahme die Kommunikation über das ausschließlich deutschen Verwaltungsbehörden zugängliche DOI-Netz der
Deutschen Telekom AG festgelegt. Zusätzlich wurde beim ZStV eine Firewall eingerichtet.
Es wird davon ausgegangen, dass die Kommunikation der Endnutzer mit dem ZStV in
der Regel über Kopfstellen erfolgt, die in den Ländern eingerichtet werden. Die Kopfstellen sammeln die an das ZStV zu versendenden Nachrichten (Mitteilungen, Anfragen) und leiten sie an das ZStV weiter. Umgekehrt werden Auskünfte und Nachrichten
der Registerbehörde an die Kopfstelle übermittelt, die diese Informationen an die ihr
angeschlossenen Dienststellen weitergibt. Auf diese Weise lassen sich Übertragungskosten reduzieren (Bildung von Sammeldateien) und landesinterne Kommunikationsinfrastrukturen nutzen. Die Weiterleitung der ZStV-Daten an die Dienststellen und Behörden wird dadurch erleichtert, dass pro angeschlossene Dienststelle bzw. Behörde separate Sammeldateien gebildet werden.
Bei den direkten ZStV-Kommunikationspartnern, also i.d.R. den Kopfstellen, ist die Einrichtung und Administration von Rechenanlagen notwendig, die den Datenaustausch
mit dem ZStV und ggf. die Weiterverarbeitung der ZStV-Daten übernehmen.
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11 Ansprechpartner
Die Koordination der Beantwortung von Fragen zum Fachverfahren ZStV sollte durch
den jeweils zuständigen Vertreter der Arbeitsgruppe „Elektronische Dienste des BfJ für
die Justiz (eDienste)“ der Bund-Länder-Kommission erfolgen, da diese Ansprechpartner einerseits die Entwicklung des ZStV über lange Zeit verfolgt und begleitet haben
und andererseits auch die an das ZStV angeschlossenen IT-Anwendungen in den jeweiligen Ländern und Ressorts kennen.
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BfJ
12 Quellenangaben
[OTL-96]
Organisatorisch-technische Leitlinien für das ZStV, Präzisierung und Fortschreibung
[ZStVBetrV-05] Verordnung über den Betrieb des Zentralen Staatsanwaltlichen Verfahrensregisters (ZStVBetrV)
BAnz. Nr. 561/05
[TBS-01]
Tabellensammlung
Dieses Dokument umfasst die für die Nutzung des ZStV relevanten Tabellen
und Verzeichnisse aus den Organisatorisch-technischen Leitlinien sowie
bestimmte verfahrensspezifische Tabellen des ZStV.
[VBG-94]
Artikel 4 Nr. 11 des Gesetzes zur Änderung des Strafgesetzbuches, der
Strafprozessordnung und anderer Gesetze – Verbrechensbekämpfungsgesetz – vom 28. Oktober 1994
BGBl I S. 3186, 1994
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14. Juli 2015
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Ehefrau Ehemann Ehevertrag

PDF of this text - Verhandlungen des Deutschen Reichstags

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