Konto einrichten in 10 Minuten!

Konto einrichten in 10 Minuten!
Nach der Registrierung helfen Ihnen folgende 4 Schritte, absence.io schnell und
einfach einzuführen.
absence.io bietet Ihnen eine unkomplizierte und effiziente Urlaubverwaltung, welche
keine Installation benötigt.
Direkt nach der Registrierung, werden Sie aufgefordert die Grundeinstellungen zu
konfigurieren. Dieses beinhaltet die Sprachauswahl sowie die Kalender
Grundeinstellungen.
1. Feiertage auswählen:
Feiertage können entweder zu Beginn der Einrichtung oder nachträglich
angepasst/verändert werden.
In der Grundeinstellung werden die Anzahl der jährlichen Urlaubstage, das Land
und die Region festgelegt. Die gängigen Feiertage für die ausgewählte Region
werden aktiviert und können gegebenenfalls mit nur einem Klick angepasst werden.
.
Bild 1 Kalender Grundeinstellungen
Neben der Möglichkeit Feiertage anzupassen, können Sie auch eigene freie Tage
ergänzen. Dazu gehen Sie auf „Einstellungen“ à „Kalender“ à „Feiertage“ à „Neuer
Freier Tag“.
Bild 2 Kalender Einstellungen
2. Abwesenheitstypen definieren:
Wir bieten Ihnen vordefinierte Abwesenheitstypen wie z.B. Urlaub, Krankheit und
Sonderurlaub an, welche Sie unter „Einstellungen“ à „Kalender“ à
„Abwesenheitstypen“ finden. Die bestehenden Abwesenheitstypen können jedoch
den eigenen Bedürfnissen nach angepasst werden. Hierfür gehen Sie über den
Button „Neuer Abwesenheitstyp“:
Bild 3 Abwesenheitstypen Einstellungen
Ob Sie nun einen vordefinierten Abwesenheitstypen optimieren oder einen Neuen
anlegen steht Ihnen frei.
In der Grundeinstellung des Abwesenheitstypen (sh. Abbildung) haben Sie die
Möglichkeit folgende Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren:
•
Ordnen Sie ein Kontingent zu, dadurch verringert eine Buchung des
gewählten Abwesenheitstypen lediglich das zugewiesene Kontingent.
•
Entscheiden Sie ob die Buchung eine Genehmigung benötigt oder nicht.
•
Regeln Sie die Sichtbarkeit des Abwesenheitstypen.
•
Hinterlegen Sie eine E-Mail Adresse, welche von einer Abwesenheit
benachrichtigt wird, z.B. könnten Sie veranlassen, dass die HR-Abteilung bei
der Buchung eines krankheitsbedingten Ausfalls eine Nachricht erhält.
Bild 4 Abwesenheitstyp Konfigurierung
3. Nutzer einladen & Rollen zuweisen:
Um Ihr Team/Ihre Abteilung/Ihre Firma hinzuzufügen, müssen Sie vorerst die
gewünschten Nutzer einladen, klicken Sie hierfür auf „Einstellungen“à„Nutzer“
à„Benutzer anlegen“.
Bild 5 Nutzer-Einstellungen
Anschließend öffnet sich folgendes Fenster:
Bild 6 Benutzer anlegen
Hier können Sie nicht nur neue Benutzer anlegen, sondern auch deren
Benutzerrollen definieren. Wir haben verschiedene Benutzerrollen und
Berechtigungen vordefiniert, welche eine flexible Administration von absence.io
ermöglichen.
Sie können wählen zwischen, Inhaber, Administrator, Personalwesen, Genehmiger
und Nutzer.
Die genannten Rollen gehen mit ihren eigenen Rechten und Zugriffen einher.
Nutzer:
Ein Nutzer kann....
•
Nur Mitarbeiter aus derselben Abteilung/Team sehen
•
Eigene Abwesenheiten eintragen und Abwesenheitsanfragen stellen
•
Abwesenheiten von Kollegen im gleichen Team sehen, jedoch nicht den
Abwesenheitsgrund – Ausnahme es sind für das gesamte Team einsehbaren
Abwesenheitstypen
Genehmiger:
Hat alle Rechte eines Nutzers und kann zusätzlich…
•
Genehmigungspflichtige Abwesenheiten annehmen oder ablehnen
Personalwesen:
Hat alle Rechte eines Genehmigers und kann...
•
Neue Nutzer hinzufügen/einladen
•
Bestehende Nutzer bearbeiten und löschen
•
Abwesenheiten von Mitarbeitern einsehen und bearbeiten
•
Abwesenheiten, die keine Genehmigung erfordern, für alle Nutzer einstellen
•
Abwesenheitstypen bearbeiten und erstellen
•
Hat Zugang zu Reports und Einstellungen, wie der Verwaltung von Feiertagen
Administrator:
Hat alle Rechte des Personalwesens und kann...
•
Abwesenheiten für alle Nutzer einstellen, auch solche die eine Genehmigung
erfordern
Inhaber:
Hat alle Rechte eines Administrators und...
•
Kann das Unternehmen löschen
4. Teams/Abteilungen erstellen und Nutzer zuweisen:
Sie können Nutzer in absence.io ganz einfach Teams/Abteilungen zuweisen. Zuerst
müssen diese jedoch erstellt werden.
Um eine neue Abteilung bei absence.io anzulegen, klicken Sie auf „Einstellungen“ à
„Organisation“ à „Abteilung“ à „Abteilung anlegen“.
Bild 7 Abteilungen
Teams erstellen Sie, indem Sie im Nutzer-Fenster auf „Teams verwalten“ klicken.
Bild 8 Team Erstellung
Danach suchen Sie in den Nutzer-Einstellungen nur noch die betreffenden
Mitarbeiter aus und weisen diesem das gewünschte Team und/oder die Abteilungen
zu.
Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen zur Einrichtung von absence.io
jederzeit schriftlich oder telefonisch zur Verfügung:
[email protected]
089/416177-024
Ihr absence.io Team

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