SOFTWARE/IT Budgetplanung Autorin: Sigrid Niemeier, München Für ein effizientes Bestandsmanagement ist es wichtig, die zur Verfügung stehenden Mittel so zu verteilen, dass Wertverlust ebenso vermieden wird wie überflüssige Ausgaben. Ein laufender Abgleich zwischen Bedarf und Budget ist hierfür entscheidend. Budgets nach Bedarf statt Gießkannenprinzip Im Rahmen des Instandhaltungsprozesses ist die Budgetplanung der neuralgische Punkt: hier wird entschieden, welche Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen tatsächlich umgesetzt werden. Dazu müssen die baulichen Erfordernisse, die sich aus dem Gebäudezustand ergeben, mit den verfügbaren Finanzmitteln abgeglichen werden. Die Entscheidung darüber, welche Maßnahmen wann, wo durchgeführt werden sollen, ist für gewöhnlich ein komplexer Prozess, bei dem es gilt, unterschiedliche Perspektiven unter einen Hut zu bringen: eine iterative Abstimmung zwischen der technischen und der kaufmännischen Seite ist hierzu zwingend notwendig. Schließlich führt nur die Synthese aus technischen Zustandsdaten und kaufmännischen Kennzahlen zu einer validen Entscheidungsgrundlage. Aspekte wie den Refinanzierungszeitpunkt, die Mietvertragsdauer und die Kapazitätsplanung müssen dabei gebündelt und dann mit der Unternehmens- und Portfoliostrategie abgeglichen werden. Intelligente Software-Unterstützung Hierbei unterstützt der epiqr-Budgetplaner. Das Softwaremodul übernimmt die in der Gebäudeanalyse geplanten Maßnahmenpakete, so dass diese vordefinierten Budgetperioden zugewiesen werden können. Neben Instandhaltungskosten aus epiqr lassen sich zusätzliche Kosten, zum Beispiel für Neubauten, oder die laufenden Kosten der Bewirtschaftung, etwa für Wartungsmaßnahmen, ergänzen. Durch Abgleich dieser Kosten mit den unternehmensindividuell festgelegten Budgetgrenzen entsteht Schritt für Schritt eine nachvollziehbare Finanzplanung, wobei auf Grund der direkten Verbindung zur Hauptanwendung jederzeit detaillierte Informationen zu den einzelnen Maßnahmenpaketen zur Verfügung stehen. Als Ergebnis erhält man einen Wirtschaftsplan, dessen Weiterverarbeitung in den gängigen kaufmännischen Systemen mit Hilfe einer Exportfunktion nach MS-Excel ohne großen Aufwand möglich ist. Jetzt wurde der Budgetplaner, basierend auf Kundenanforderungen, weitgehend überarbeitet. „Eine IT-gestützte Budgetplanung ist der entscheidende Schritt zur transparenten Realisierung der Instandhaltungsziele“, er klärt Martin Troll, Geschäftsführer der epiqr Software GmbH. Wie umfangreich und de tailliert diese ausfällt unterscheidet sich von Kunde zu Kunde. „Mit dem neuen Budgetplaner können wir verschiedenste Budgetplanungsprozesse als Produktlösung umsetzen.“ CalCon Deutschland AG Plattform für Techniker und Kaufmann Mit dem Budgetplaner werden unternehmensindividuelle Einflussfaktoren bei Ihren Instandhaltungsentscheidungen berücksichtigt 52 7-8 2015 Ein aus prozessualer Sicht zentrales Thema der Budgetierung ist der Austausch des Technikers mit dem Kaufmann und umgekehrt. Zwischen diesen Polen gilt es nicht nur einfach einen Kompromiss zu finden, sondern die optimale Lösung für jedes einzelne Gebäude. Der Budgetplaner stellt eine Managementplattform dar, die sowohl die kaufmännische als auch die technische Sicht repräsentiert und den gesamten Budgetierungsprozess inklusive der Budgetrunden abbildet. Somit wird die Abstimmung deutlich erleichtert, etwa indem einzelne Kostenpositionen in jeder Phase der Budgetierung www.bundesbaublatt.de Der Budgetierungsprozess ist für die Instandhaltung von Wohnimmobilien von zentraler Bedeutung: hier wird entschieden, wofür Finanzmit- CalCon Deutschland AG tel zur Verfügung gestellt werden nachvollziehbar sind. Mit nur einem Klick springt man vom budgetierten Maßnahmenpaket direkt zur Planung für das betreffende Objekt und kann sofort sehen, welche Maßnahmen das Paket im Einzelnen enthält. Bei der Vorbereitung der Budgetgespräche sind Bestandsauswertungen und Berichte von Nutzen, die durch die Berücksichtigung der Budgetplanperioden eine zeitliche Perspektive enthalten. Ferner lassen sich sogenannte berechnete Werte unternehmensspezifisch einstellen. Damit liegen zusätzlich Informationen wie das verbleibende Budget oder der Eigentümeranteil automatisch be reit, die insbesondere aus kaufmännischer Sicht von Bedeutung sind. Da je nach Phase des Planungsprozesses für die verschiedenen Beteiligten unterschiedliche Aspekte relevant sind, besteht die Möglichkeit, zwischen einer Planungs- und einer Periodenansicht zu wechseln. Außerdem sind die dargestellten Elemente – Gebäudedaten, der Maßnahmenvorrat aus allen verfügbaren Kostenpositionen und die Perioden – für beide Ansichten flexibel zusammenstellbar. Jeder Nutzer entscheidet also entsprechend seiner individuellen und aktuellen Anforderungen, welche Informationen er gerade sehen möchte. So lassen sich beispielsweise zur Unterstützung der Maßnahmenplanung die für das jeweilige Gebäude erfassten Zusatzparameter (manche Kunden haben hier die Barrierefreiheit oder das Solarnutzungspotenzial erfasst) anzeigen. Budgets gezielt steuern Während eine Budgetierung gemäß der technischen Bedarfe durch die Daten aus der epiqr Gebäudeanalyse ja bereits in der Vorgängerversion des Budgetplaners Standard war, lassen sich die Mittel überdies nun nach gewünschten Kriterien aufteilen und zuweisen, wodurch Budgets zielgerichteter gesteuert werden können. Dies spielt insbesondere hinsichtlich der aktuellen Marktsituation für die Wohnungswirtschaft eine zentrale Rolle. In Anbetracht der Mietpreisbremse einerseits und günstiger Finanzierungsmöglichkeiten 000hands AG ■ 1eEurope Deutschland GmbH ■ 3A-LIEGENSCHAFTSWERT.de ■ 3G ■ abacus Secure-IT GmbH ■ ABS Consult System Facility M agement GmbH ■ Adronit GmbH ■ Afalin GmbH & Co. ■ AFM Akademie für Facility Management / Technische Akademie Wuppertal e.V. ■ AID rundbesitz GmbH & Co. KG ■ Airflow Lufttechnik GmbH ■ AirQuell GmbH ■ Akademie der Immobilienwirtschaft (ADI) GmbH Hamburg ■ Akad mie der Immobilienwirtschaft (ADI) GmbH Leipzig ■ Akademie der Immobilienwirtschaft (ADI) GmbH Stuttgart ■ ALPHA FM GmbH ■ apetito cat ng GmbH ■ Aquametro AG ■ ARAMARK GmbH ■ Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung ■ ARCHITEKTION - ■ ARGE IMMO GmbH ■ ARTEMID MBH ■ ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH ■ AuWeko GmbH ■ Barnikol-Immobilien ■ Bartsch Immobilienberatungs KG ■ Bauer & Loren mmobilien GmbH ■ Baumanagement Babilon ■ Baumgart GmbH ■ Bauverlag BV GmbH ■ Bayern Facility Management GmbH ■ BBT Thermotechn mbH ■ bebit Informationstechnik GmbH ■ Bender GmbH & Co. KG ■ Bentley Systems Germany GmbH ■ Berendsen GmbH ■ Berufsakademie Stut art – Staatliche Studienakademie – ■ BEYER Immobilien Dresden ■ Böhmer & Partner Immobilien-Service GmbH IVD WIB24 ■ Braun Consultan mbH ■ BROCHIER Gebäudemanagement GmbH ■ BRÖKER + HAFERLAND ■ Brother International GmbH ■ BUNDESVERBAND FREIER IMMO ILIEN- UND WOHNUNGSUNTERNEHMEN E.V. ■ Bundesverband Solarwirtschaft (BSW) ■ CANZLER INGENIEURE GmbH - FM-Solutions ar Professional Fuhrparkmanagement und Beratungsges. mbH & Co. KG ■ CONET Solutions GmbH ■ congena ■ conplan ■ consulting group munic cgmunich GmbH ■ Contors AG ■ CSI Computer + Software Ingenieur-Gesellschaft mbH ■ CWS / HTS Deutschland GmbH & Co. KG ■ Dachverban eutscher Immobilienverwalter e.V. ■ DaimlerChrysler Services Fleet Management GmbH ■ DALHUES Gebäudemanagement ■ Datacard Deutschlan mbH ■ Dauphin Human Design Group GmbH & Co. KG ■ DBL-Deutsche Berufskleider-Leasing GmbH ■ DEBEOS DaimlerChrysler Objektmanag ment und Service GmbH ■ DECKER GmbH ■ Dees GmbH ■ DEGAS - ADT GmbH ■ Dehn + Söhne GmbH + Co. KG ■ DEKUR Electronic Gerä mbH ■ Dell Computer GmbH ■ delta ■ Designa Verkehrsleittechnik GmbH ■ Deutsche EIB-KNX Gruppe ■ Deutsche Hypothekenbank AG ■ Deutsch ichttechnische Gesellschaft (LiTG) e.V. ■ Deutsche Messe AG ■ Deutscher Kälte- und Klimatechnischer Verein e. V. ■ DG Licht Handels-GmbH & C G ■ DI / Consult Deutsche Immobilien Consulting GmbH ■ DIA Consulting AG ■ dialog FM GmbH ■ DIE MÜNCHNER HEINZELMÄNNCHEN IL Deutsche Baumanagement GmbH ■ DIL-Deutsche Immobilien Leasing GmbH ■ DLK Ventilatoren ■ dsoftware GmbH ■ DU Diederichs Projektm agement AG & Co. KG ■ DWP Rechtsanwaltsaktiengesellschaft ■ E&P Management ■ EBERLE Controls GmbH ■ eccos pro gmbh ■ ECE Projektmanag ment GmbH & Co. KG ■ Ecker & Baisch Facility Management and more GmbH ■ Ecker Consulting ■ Ecker Immobilien Service ■ ecomed SICHERHEI Edzard, Franke GmbH & Co. ■ EGC Energie- und Gebäudetechnik Control GmbH & Co. KG ■ ELA Container GmbH ■ elform ■ Emerson Netwo ower GmbH ■ EMS Energieconsulting GbR ■ EMS Energiecontracting GbR ■ enervision GmbH ■ Engel ■ ennovatis GmbH ■ ENOPLAN Ingenieurge Energiedienstleistungen mbH ■ ENVIRO-CHEMIE GmbH ■ ERO Edelstahl-Rohrtechnik GmbH ■ ERON Objekteinrichtungen GmbH ■ ESS EDV oftware-Service AG ■ EURA Industrie-Assekuranz-Makler GmbH ■Das EUREST Deutschland GmbH ■ EURO Institut für Immobilien Management unentbehrliche Branchenbuch für UROFORUM ■ Europäisches Institut für postgraduale Bildung ■ EUSIS GmbH ■ eyevis GmbH ■ F.EE GmbH ■ F.S.P. Company GmbH, Gesellschaft fü Facility Management und Immobilienwirtschaft nnovatives FM ■ FAC'T GmbH ■ Faceo Deutschland GmbH ■ Fachhochschule Gelsenkirchen ■ Fachhochschule Münster ■ Facility Care AG ■ FACILIT MANAGEMENT 2007, 24.-26.04.07 Messe Frankfurt, Halle 4.2 ■ FaciWare GmbH ■ falch hochdruckstrahlsysteme gmbh ■ FALTZ-CONSULT ■ F OW ■ Fläkt Woods GmbH ■ FlowFact AGund■Immobilienwirtschaft. FM Beratung ■ FMC Facility Management Consult GmbH ■ FMP GmbH ■ Förster-Immobilien GmbH Das Branchenbuch für Facility Management Unternehmen und Ansprechpartner umfassend recherchiert und auf 4S Sicherheitsdienste GmbH ■ GANSOW GMBH ■ Gebäude Service GmbH ■ GEFI-Elektronik GmbH & Co. KG ■ GEMOS-Abfalltrennsysteme Gmb einem Blick unter: www.fm-whoiswho.de Getronik Elektronische Geräte für Zugangskontrolle & Zeiterfassung GmbH ■ GfS - Gesellschaft für Sicherheitstechnik mbH ■ gfu software-servi In Zusammenarbeit mit mbh ■ GGM Gesellschaft für Gebäude-Management mbH ■ GIS PROJECT ■ glashouse ■ GRAF SOLMS • INVESTVERMITTLUNG ■ GRUNDFO MBH ■ GRUNDRENTA GRUNDBESITZ- & VERMÖGENSVERWALTUNG GMBH ■ Gruner AG ■ GSA Gesellschaft zur Sanierung von Altlaste mbH ■ GSE ■ gtw Weiterbildung GmbH ■ Gutes Licht (FGL) ■ GVA Arthur Rubinstein ■ GWS-Service DORTMUND-Süd mbH ■ HACA-Leitern ■ H le GmbH & Co. KG ■ Hako-Werke GmbH ■ Hansa Luftbild Geoinformationssysteme GmbH ■ Hansa Metallwerke AG ■ HAUS DER TECHNIK e. Haushahn GmbH & Co. ■ HAVERKAMP GmbH ■ HBI Immobilienverwaltung Hemmerich & Bässler GmbH ■ Heim GmbH ■ Heintzmann Siche eitssysteme GmbH & Co. KG ■ heliograph Ingenieurgesellschaft mbH ■ Helios Ventilatoren ■ HELLUX LEUCHTEN GMBH ■ Herrmann & Schmi ienstleistungen ■ Heylo Energietechnik GmbH ■ HNC-Datentechnik GmbH ■ Höfermann Immobilien-Service ■ HOFFMEISTER LEUCHTEN GMB Kontakt: Ariane Ewers-Busche • Tel. +49 5241 80-5308 • [email protected] HOLZABSATZFONDS ■ Honda Deutschland GmbH ■ Honeywell GmbH ■ HouseCom GmbH ■ HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH ■ HUP Finden statt Suchen www.fm-whoiswho.de WhoisWho FACILITY MANAGEMENT 2015/2016 wiw_2014_2015_Titel.indd 1 25.08.14 09:06 SOFTWARE/IT Budgetplanung Kostengruppen können in der grafischen Kostenübersicht farblich unterschieden werden, wie hier der Anteil des Aufwands und der investiven CalCon Deutschland AG Maßnahmen am Gesamtbudget Verschiedene Budgettöpfe erleichtern die Steuerung, da beispielsweise sofort erkennbar ist, welcher Anteil der Finanzmittel auf investive andrerseits rückt die Modernisierung des Bestands immer stärker in den Fokus. Vor allem Entwicklungen wie der demographische Wandel oder die Energiewende machen, wie man aus dem Kundenumfeld hört, über kurz oder lang ohnehin Investitionen not wendig, will man die Nachfrage nachhaltig sichern. Zugleich stellen Modernisierungsmaßnahmen eine Option dar, die Rendite von Wohnimmobilien zu steigern und Mieten zu erzielen, mit denen es gelingt, derartige Maßnahmen auch zu refinanzieren. Der Budgetplaner vereinfacht die hiermit verbundenen Entscheidungen, etwa bei der Umschichtung von Budgets – also wenn beispielsweise statt in die Instandsetzung und den Neubau verstärkt in die Modernisierung investiert werden soll. Hierbei hilft die Einrichtung zusätzlicher Budgettöpfe, mit denen CalCon Deutschland AG Maßnahmen entfällt gar überschritten worden ist. Auf diese Weise wird zielgenau entsprechend der Unternehmensstrategie budgetiert. Neben den Budgettöpfen können auch unterschiedliche Kostengruppen zur Steuerung der Budgets eingerichtet werden. Dies lassen sich die Budgetplanung zuständige Mitarbeiter die im Portfoliomanager für jedes Wohngebäude festgelegte Strategie anzeigen lassen. Somit ist er sofort in der Lage zu entscheiden, welche Arten von Maßnahmen im konkreten Fall durchgeführt werden sollten. Investitionen zukunftsorientiert priorisieren „Eine IT-gestützte Budgetplanung ist der entscheidende Schritt zur transparenten Realisierung der Instandhaltungsziele.“ in diesem Fall zwischen Notinstandsetzungsmaßnahmen, Maßnahmen zum Gebäudeunterhalt und investiven Maßnahmen unterschieden werden würde. Verteilt man dann die einzelnen Maßnahmenpakete per Drag & Drop auf die Budgetperioden, erfolgt eine automatische Zuordnung der Kosten. Die einzelnen Töpfe werden in Form einer Grafik anschaulich visualisiert, wodurch sich direkt ablesen lässt, wie hoch der Modernisierungsanteil der geplanten Maßnahmen ist, wie sie sich auf die jeweiligen Budgets auswirken und ob deren Budgetgrenzen bereits erreicht oder 54 7-8 2015 in der grafischen Darstellung des Gesamtbudgets farblich voneinander abgrenzen, so dass zum Beispiel rasch deutlich wird, welchen Anteil investive Maßnahmen an den Kosten haben, oder wie hoch der Eigentümer- im Gegensatz zum Mieteranteil ausfällt. Das Nachsteuern wird mit Hilfe dieser grafischen Aufbereitung fühlbar vereinfacht, da jede Änderung in der Planung sogleich in der Grafik sichtbar wird. Wenn es um die Frage geht, bei welchen Objekten eine Modernisierung überhaupt wirtschaftlich sinnvoll ist, kann sich der für Als wichtiger Baustein im Entscheidungsprozess erleichtert der Budgetplaner mit seinen neuen Funktionen die Budgetplanung für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Der ständige Abgleich mit dem Budgetrahmen und Parametern wie der Objektstrategie stellt sicher, dass die Vorhaben an den einzelnen Immobilien entsprechend der tatsächlichen Notwendigkeiten priorisiert werden. Auf diese Weise wird gezielt investiert, statt die Finanzmittel einfach nach dem Gießkannenprinzip wahllos auf den gesamten Bestand zu verteilen. Angesichts der zahlreichen Herausforderungen, mit denen sich die Wohnungswirtschaft konfrontiert sieht, ist eine bedarfsgerechte Budgetierung eine grundlegende Voraussetzung für die zukunftsfähige Gestaltung von Beständen. www.bundesbaublatt.de
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