Ein heikles Thema

Heike Knebel
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Ein heikles Thema ...
... die Aktenführung !!!
Willkommen beim kleinen dicken Schweinehund der SozialarbeiterInnen!
Unsere Überzeugung ist es doch meist, dass man in der Sozialarbeit auf umfangreiche
Verwaltungsakte(n) ganz gut verzichten könnte.
Wir hören zu, wir merken uns alles und eigentlich ist die intensive Beschäftigung mit den
Klienten der Teil unserer Arbeit, der am wichtigsten ist.
Eine Handakte – was ist das ? Und wofür sollten wir sie brauchen ?
Keine Ahnung, nie gehört – und - wenn nie gehört, scheinbar auch nicht nötig.
So entstehen übrigens Umkehrschlüsse.
Also sitzen wir in Gesprächen, Sitzungen, Verhandlungen oder auch nur am Schreibtisch – und
beginnen, täglich auf´s Neue, zu überlegen :
Welches Aktenzeichen war es noch einmal, wo wohnt die Familie, sind die nun verheiratet oder
nicht, wieviel uneheliche Kinder gibt es hier – fallen Ihnen noch weitere Fragen ein, die Sie sich
evtl. immer neu beantworten müssen ?
Mir fallen so viele ein, dass ich ohne weiteres diese Seite füllen könnte.
Mit dem Grübeln kommen die Gedanken „...ich sollte eigentlich..“
Aber es kommt auch sehr schnell die Überlegung „...aber wie??? Ach was, das mache ich nächstes
Mal !“
Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen. Es vergehen Jahre, bis Sie ernsthaft überlegen, wie
die Strukturierung ihres SozialarbeiterInnenlebens aussehen könnte.
Ihr Schweinehund hat Sie also diese Jahre über fest im Griff. Ihn freut es und Sie haben mit
täglichem, intensivem, organisatorischen Nachdenken zu tun.
Und spätestens, wenn Sie zum dritten Mal vor einer Haustür stehen und weder die Hausnummer
der Familie noch die Handynummer ( übrigens die dritte neue Nummer ) dabei haben, werden
Sie versuchen, Ihren Schweinehund zu überwinden und Ihre Akte nun endlich anzulegen.
Dann legen Sie los !!!
Ich wünsche Ihnen viel Glück beim Start ins Berufsleben und dass Sie sich immer wieder mit
Hilfe dieser Akte an die Organisation Ihres Schreibtisches machen !!!
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Zum Inhalt
Einführung
Erläuterungen zu den u.g. Beispielen
Beispiel:
Personalbogen
Genogramm / Soziogramm
Adressenliste
Terminliste
Punktezettel
Gesprächsnotiz
Kurzvermerk / Vermerk
Begleitschreiben
Gliederung eines Berichtes
Literaturverzeichnis
Viel Glück beim Start und bei der Umsetzung!!!
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Erläuterungen
Personalbogen
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alle Daten auf einen Blick
Personalbogen wird möglichst beim Erstkontakt aufgenommen
• ermöglicht, locker ins Gespräch zu kommen
• mit dem Personalbogen Akte anlegen
• zweiten Personalbogen in die Handakte, um Daten auch außerhalb der Kontakte bei sich zu
haben
Genogramm / Soziogramm
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die vereinfachte Form der Genogrammarbeit erleichtert ebenfalls gerade zu Beginn einer
Maßnahme den Kontakt
mit Hilfe des Genogramms können Familienstrukturen sichtbar gemacht und mit ihnen von
Anfang an gearbeitet werden
aus dem Genogramm kann durch jede Art von Fragestellungen ein Soziogramm erarbeitet
werden ( z.B. zur Alkoholproblematik in der Herkunftsfamilie, u.a.)
das Genogramm wird als Grundlage herangezogen und um die entsprechenden Daten zur
jeweiligen Fragestellung ergänzt
Soziogramme dienen der Übersicht , Veränderungen können punktuell sichtbar gemacht
werden
eine Ergänzung für die Akte, die immer wieder aktualisiert werden sollte
Hilfeplangespräche, Sitzungen, Konferenzen und Berichte erhalten durch diese Übersichten
eine andere Qualität
es ist immer wichtig, diese Arbeitsweise mit den Klienten offen besprechen und ihr
Einverständnis zu dieser Vorgehensweise einzuholen
Erfahrungsgemäß ist es so, dass Klienten sich ernst genommen fühlen, wenn man mit ihnen
gemeinsam am Genogramm / Soziogramm arbeitet
Adressenliste- und Telefonliste
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diese Liste langsam während der nächsten Kontakte gemeinsam erarbeiten
wichtig sind hier die Adressen von immer wiederkehrenden AnsprechpartnerInnen zu
notieren ( Mutter der Klientin, Jugendamt/ Vertretung, Kinderarzt, Hausarzt ... )
auch hier Erleichterung im schnellen Kontakt / Notfall
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Terminliste
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in diese Liste können Termine inhaltlich kurz beschrieben werden
im Kontakt mit Klienten oder Institutionen hat man Entwicklung in der Familie / Beratung
o.a. auf einen Blick
kurze Notizen machen den Kurzvermerk desöfteren überflüssig
KollegInnen können Gesamtsituation auf einen Blick erfassen
diese Liste gehört ausschließlich in die Akte
Punktezettel
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in der heutigen Zeit ist es nicht mehr zwangsläufig so, dass Akten über das Sekretariat zur
Wiedervorlage ins Fach gegeben werden
in vielen Arbeitsfeldern heißt es, sich selbst zu organisieren
so müssen Aufgaben zeitnah, in größeren zeitlichen Abständen und abschließend bearbeitet
werden
um den Überblick für jede einzelnen Kontakt zu behalten, bietet es sich an, einen
Punktezettel zu erarbeiten
dieser Punktezettel kann natürlich auch der allgemeinen Organisation dienen
Gesprächsnotiz
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ein Notizzettel dieser Art am Telefon / direkt neben dem Telefon im Schreibtisch und in der
Aktentasche erleichtert die Arbeit um einiges
• die Gesprächsnotiz dient der Weitergabe von Informationen von KollegInnen an
KollegInnen
• die Fragen sind notiert – somit ist es ein programmierter Arbeitsablauf und dient der
einfachen Übersicht
• Datum und Uhrzeit sind in Unterlagen wichtige Daten, die in einigen Fällen sogar
Rechtsgültigkeit haben
Kurzvermerk / Vermerk
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Kurzvermerke / Vermerke sind z.B. dann eine gute Grundlage, wenn Berichte in drei- und
sechs Monatsrythmen geschrieben werden
viele Aspekte wie bei Gesprächsnotiz
zur Fortschreibung der Arbeit dient das Feld Anmerkungen
dort können nächste Gedanken und Schritte notiert werden
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Begleitschreiben
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in vielen Arbeitsbereichen gibt es kein Begleitschreiben im Vordruck mehr
• deshalb hier ein Vorschlag zur Arbeitserleichterung
Gliederung eines Berichtes
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hier nun die Beschreibung zum Aufbau eines Berichtes
er ist in vielen Bereichen anwendbar
Empfehlung ist, sich diese Gliederung, ausgearbeitet für das jeweilige Arbeitsfeld, möglichst
schon für den Kopfbogen ausgearbeitet, als Maske im Computer abzuspeichern
so ist die Berichtsgrundlage als Ausgangsform immer verfügbar
Zusätzliche Hinweise
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organisieren Sie ihren Computer möglichst wie die Akten, so ist der Wiedererkennungswert
für alle am Größten
erkundigen Sie sich nach den Organisationsstrukturen vor Ort
lassen Sie sich Abläufe genau erklären
fragen Sie nach Informationsmaterialien / Adressenlisten für Ihren Arbeitsbereich
fragen Sie nach den hausinternen Regelungen. Diese sind häufig schriftlich festgehalten und
„irgendwo“ abgeheftet worden
gerade zu Beginn hat man Zeit, sich mit diesen Dingen zu beschäftigen
bauen Sie ein nettes Verhältnis zur Sekretärin auf, wenn es denn noch eine gibt
dieser gute Kontakt ermöglicht es Ihnen, einen Bericht auch einmal kurzfristig geschrieben zu
bekommen
fragen Sie nach, welche Schriftstücke Sie ohne Gegenzeichnung der Chefetage rausgehen
dürfen und welche Sie abzeichnen lassen müssen
diese bestimmt Ihren Zeitplan zur Abgabe eines Berichtes u.v.m.
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Personalbogen
Familienname:
Letzte Wohnung:
Telefon:
Handy:
Beginn der Maßnahme:
Ende der Maßnahme:
Grund:
Beantragt von:
Aktenzeichen:
Zuständ. SozialarbeiterIn:
Adresse:
Tel:
Mutter:
Name:
geborene:
in:
geb.am:
Wohnung:
Beruf:
Telefon:
getrennt lebend / verwitwet
geschieden / wiederverheiratet
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Vater:
Name:
geb. am:
in:
Beruf:
Wohnung:
Telefon:
getrennt lebend / verwitwet
geschieden / wiederverheiratet
Kinder:
Schule / Kita:
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
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geb.
Sorgerecht:
Vormund:
Aufenthaltsbestimmungsrecht:
Kostenträger:
Aktenzeichen:
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Adressen - und Telefonliste
Familie ____________________
Name
Adresse
Telefon
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Terminliste
Name :
Datum :
Bemerkungen :
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Punktezettel
Familie __________________________________ Stand _________________
zu erledigen
bis ...
Wvl.
erledigt
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Gesprächsnotiz
Datum:
Uhrzeit :
Name :
Adresse :
Telefon :
Notiz für :
angenommen
von :
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Kurzvermerk
Datum:
Uhrzeit :
Name :
Adresse :
Telefon :
Anmerkungen :
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Vermerk :
Datum:
Uhrzeit :
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Begleitschreiben
Datum:
Name :
Adresse :
Absender :
mit der Bitte um
Kenntnisnahme :____
Name der Institution
Straße
PLZ Ort
Tel./ Handy
e-mail
mit der Bitte um
Erledigung :____
zum Verbleib :____
Mit freundlichen Grüßen
( Titel/Name)
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Gliederung eines Berichtes
Name der Familie, Wohnort, ggfs. Namen und Geburtsdaten der Kinder
Überschrift: z.B. Bericht zum Hilfeplan, Bericht zum Verlauf der ...
Kurze Einleitung mit
• Beginn der Maßnahme
• Wohn-, Lebenssituation
• Verweis auf vorherige Berichte mit Zeitangabe ( „Bericht vom ...“)
Stellungsnahme zu den Nahzielen
• Benennung des Nahziels
• Bisherige Interventionen
• Erfolg / Mißerfolg
• Bei Mißerfolg: Ist das vorher formulierte Ziel realistisch?
Definition neuer Interventionen / Ziele
Weitere Themen und Aspekte, die in der Arbeit relevant waren und nicht in
den Zielsetzungen enthalten sind
Im Berichtszeitraum neu aufgetretene Aufgabenstellungen
Zusammenfassung / Prognose / Empfehlung
Beim Abschlußbericht Stellungnahme zum Gesamtverlauf der Maßnahme
Prognose / Einschätzung
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