Bewirtungskosten Verfahrensanweisung - Helmut

Helmut-Schmidt-Universität
Universität der Bundeswehr Hamburg
Dezernat II - Finanzen
Verfahrensanweisung
für die Bewirtung von Gästen aus „Repräsentationszwecken“ oder
zum Zweck der „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“
(= Informationsarbeit der Bundeswehr)
(gilt grundsätzlich auch für die Bewirtung aus Drittmittelprojekten):
1. Grundsatz:
Der HSU/UniBw H werden Haushaltmittel für die Bewirtung von Gästen bei zwei verschiedenen
Verbuchungsstellen zur Verfügung gestellt:
bei 1411-529 01 = Repräsentationszwecke,
bei 1411-542 01 = Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Somit kann für die Bewirtung von Gästen ggf.
einer dieser „Töpfe“ in Anspruch genommen werden, die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln
aus anderen Titeln der HSU/UniBw H – z.B. „Geschäftsbedarf“ - ist unzulässig!
Ausnahme: Drittmittel:
Da auch im Rahmen von Drittmittelprojekten Bewirtungskosten anfallen können, können hier
Haushaltsmittel
für
die
Bewirtung
aus
dem
entsprechenden
UT
verwendet
werden.
Ausnahmsweise können auch ggf. vorhandene „Drittmittelreste“ dafür verwendet werden. Es
gelten aber auch bei der Bewirtung von Gästen im Rahmen eines Projektes die o.a. Vorschriften
analog (siehe ZDV A-2410/2 und ZDV A-600/1) und somit die im ff. aufgeführten Höchstgrenzen,
d.h. auch bei der Bewirtung von Gästen im Rahmen eines Drittmittelprojektes muss zunächst
festgelegt
werden,
ob
es
sich
eher
um
„Repräsentationszwecke“
handelt
oder
um
„Informationsarbeit der Bundeswehr“ (was bei Projekten die Regel sein dürfte).
Lediglich wenn der Drittmittelgeber ausdrücklich erklärt hat, dass auch über die bei der HSU
geltenden Bestimmungen hinaus Kosten zu Lasten eines Projektes verursacht werden können,
können die u.a. Richtwerte überschritten werden!
Da dies bei Inanspruchnahme von Drittmittelresten in der Regel nicht der Fall ist, können in diesen
Fällen nur die u.a. Richtwerte maßgeblich sein.
2. Antragstellung:
Rechtzeitig VOR Beginn einer Veranstaltung bei der Bewirtungskosten anfallen, ist ein
entsprechender Antrag zu stellen. Handelt es sich um Haushaltmittel für „Presse- und
Öffentlichkeitsarbeit“, ist der Antrag über die Pressestelle der HSU zur Mitzeichnung dem
Präsidenten der HSU zur Genehmigung vorzulegen. Beigefügtes Antragsformular ist auszufüllen
und eine Einladungsliste/Liste der voraus. Teilnehmer ist vorzulegen. (zu beachten: Die Zahl der
teilnehmenden Gäste muss höher sein als die Anzahl der teilnehmenden HSU-Angehörigen!) Der
Antrag wird dann an den Antragsteller zurückgegeben, wurde der Antrag genehmigt, werden die
HHM vorher entsprechend festgelegt.
Bei der Bezahlung der Kosten aus Drittmitteln, kann ein formloser Antrag vorgelegt werden. Die
notwendigen Angaben (Teilnehmer, Art der Veranstaltung, Bewirtungsart und Kostenschätzung)
müssen aus dem Antrag hervorgehen.
Für die Bewirtung im Rahmen von Drittmittelprojekten wurde ein gesonderter Antrag entwickelt,
bitte diesen verwenden.
3. Abrechnung:
Für die Abrechnung ist dann der genehmigte Antrag mit Teilnehmerliste und OriginalZahlungsbelegen vorzulegen. Bei der Abrechnung werden entsprechende Höchstsätze/Richtwerte
zugrunde gelegt:
4. Richtsätze: (ZDV A-2410/2, Ziff. 501 und ZDV A-600/1, Ziff. 517):
Die möglichen erstattungsfähigen Beträge sind unterschiedlich, abhängig davon, ob es sich um
eine Veranstaltung aus Repräsentationszwecken handelt oder ob es sich um eine Veranstaltung
im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit /Informationsarbeit der Bundeswehr handelt.
a) Richtsätze für eine Maßnahme zum Zwecke der Repräsentation gem. ZDV A-2410/2, Ziff. 501
( in €/Person):
Mittagessen:
bis zu 25,00 € oder
Abendessen:
bis zu 35,00 €
(in begründeten Ausnahmefällen bis zu 25
€) oder
Empfang:
bis zu 15,00 €
Kaffeepause:
bis zu 5,00 € täglich.
Alle Nebenkosten wie Bedienung, Tischdekoration, Einladungskarten, Mehrwertsteuer, Menükarten etc. sind darin enthalten!
Ausgaben für Gastgeschenke dürfen nur an Personen außerhalb der Bundeswehr
überreicht werden.
b)
Richtsätze für die Durchführung von Informationsveranstaltungen der Bundeswehr gem. ZDV
A-600, Ziff. 517 (in €/Person) :
Frühstück:
bis zu 5,00 €
Mittagessen:
bis zu 17,00 €
Abendessen:
bis zu 22,00 €
Kleiner Imbiss mit Umtrunk
bis zu 7,00 €
Empfang
bis zu 11,00 €
Kaffeepause
bis zu 4,00 €
Umtrunk
bis zu 4,00 €
Besonderheit:
Bei Veranstaltungen für die im Einzelfall insgesamt mehr als 2.500 € erforderlich sind oder bei
denen eine Überschreitung der o.a. Höchstsätze erforderlich ist, behält sich der Presse- und
Informationsstab die Entscheidung vor. Entsprechende Anträge werden durch ZVERW mit
Begründung und Darstellung des geplanten organisatorischen Ablaufs sowie der vorläufigen
Teilnehmerliste und dem Kostenvoranschlag auf dem Dienstweg vorgelegt.
Da die insgesamt für solche Veranstaltungen jährlich zustehenden HHM sehr gering sind, obliegt
es dem Präsidenten der HSU darüber zu entscheiden, welche Maßnahmen zu Lasten dieser
„Töpfe“ durchgeführt werden und welche nicht. Somit sollten alle Maßnahmen vorab durch den
Präsidenten genehmigt werden, da eine Abrechnung im Nachhinein ggf. abgelehnt werden kann
und eine Erstattung der Rechnungsbeträge dann nicht möglich ist.
5. Nicht berücksichtigungsfähige Aufwendungen:
Folgende Aufwendungen können nicht aus o.a. Haushaltsmitteln (auch nicht aus Drittmitteln!!)
finanziert werden:
-
Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Feiern anlässlich von Dienstjubiläen und ähnliche
Veranstaltungen der Bediensteten
-
Aufwendungen für innerdienstliche Veranstaltungen wie Seminare, Mitarbeiterbesprechungen,
Gremiensitzungen und ähnliches
-
Geschenke und andere Aufmerksamkeiten an Hochschulangehörige, z.B. aus Anlass von
Geburtstagen, Jubiläen und ähnlichen Anlässen
Stand: Februar 2016
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