Bedienungsanleitung - Verbandsgemeinde Simmern im Hunsrück

Bedienungsanleitung
Ratsinformationssystem
der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück
Inhalt
1. Systemvoraussetzungen
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2. Start des Ratsinformationssystems
2.1 Aufruf des Ratsinformationssystems
2.2 An/Abmeldung
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3. Vorlagen
3.1 Vorlagenübersicht
3.2 Vorlagendetails
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4. Sitzungen
4.1 Sitzungsdetails
4.2 Notizen zu TOP’s
4.3 Individuelle Sitzungszusammenstellung
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5. Kalender
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6. Gremien
6.1 Gremienübersicht
6.2 Gremienmitglieder
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1. Systemvoraussetzungen
Zur Nutzung des Ratsinformationssystems der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück wird folgendes benötigt:
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Webbrowser (Internet-Explorer, Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox, etc.)
Programm zur Anzeige von pdf-Dateien (z. B. Adobe Reader)
Für die Anzeige nichtöffentlicher Dokumente wird eine individuelle Zugangskennung benötigt.
Ein Programm zu Anzeige von pdf-Dateien kann kostenlos unter


http://www.adobe.com/de/downloads/ oder
http://www.foxitsoftware.com/downloads/
heruntergeladen werden.
Das Ratsinformationssystem bietet die Möglichkeit, Sitzungsunterlagen komprimiert im zip-Format herunterzuladen.
Das Format wird von Windows-Betriebssystemen ab Windows XP unterstützt. Andernfalls kann eine kostenlose Software unter

http://www.foxitsoftware.com/downloads/
heruntergeladen werden.
Sollten Sie technische Schwierigkeiten oder unzureichende Berechtigungen haben, wenden Sie sich bitte an:
Verbandsgemeindeverwaltung Simmern/Hunsrück
Herrn Andreas Steffen
Brühlstraße 2
55469 Simmern/Hunsrück
Tel.: 06761/837-212
Mail: [email protected]
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2. Start des Ratsinformationssystems
2.1 Aufruf des Ratsinformationssystems
Das Ratsinformationssystem kann unter folgender Adresse aufgerufen werden:
https://simmern.more-rubin1.de
Alternativ erreichen Sie das Ratsinformationssystem über die Homepage der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück (http://www.simmern.de)
unter Rathaus – Politik – Ratsinformationssystem bzw. über die Favoritenleiste.
2.2 An- und Abmeldung
Nach Aufruf des Ratsinformationssystems können Sie im oben markierten Bereich Ihre Zugangsdaten eingeben. Sollten Sie noch keine Zugangsdaten
erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Andreas Steffen (Mail: [email protected], Tel.: 06761/837-212).
Ohne Eingabe von Zugangsdaten stehen Ihnen lediglich Dokumente aus öffentlichen Sitzungen zur Einsicht zur Verfügung.
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3. Vorlagen
3.1 Vorlagenübersicht
In der Vorlagenübersicht erscheint ein Suchfenster, über das gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden kann:
Suchbegriffe:
Körperschaft:
Gremium:
Suchzeitraum:
Suche auf bestimmte Begriffe eingrenzen (mehrere Suchbegriffe müssen durch ein Leerzeichen getrennt werden)
Suche auf bestimmte Körperschaft reduzieren.
Suche auf bestimmtes Gremium einer Körperschaft reduzieren (Beachte: Gremien sind in Wahlperioden unterteilt!)
Suche auf ein bestimmtes Datum eingrenzen
Die Suchkriterien können beliebig miteinander kombiniert werden. Nach einem Klick auf den Button „Suche starten“ erscheinen alle Vorlagen, die den
eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Alle Dokumente sind volltextindiziert, d. h. Suchbegriffe können sich auch auf den Inhalt eines Dokuments
beziehen. Die gewünschte Vorlage kann nun per Klick auf das Lupensymbol in der Detailansicht geöffnet werden.
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3.2 Vorlagendetails
In dieser Ansicht werden alle Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt.
Unter Dokumente können nun die Vorlage als auch ggf. Anlagen angezeigt werden.
Durch einen Klick auf Vorlage wird in einem neuen Fenster das entsprechende Dokument im pdf-Format angezeigt.
Im unteren Bereich wird angezeigt, in welchem Gremium die Vorlage behandelt wird.
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4. Sitzungen
Die Suche nach Sitzungen funktioniert entsprechend der Suche nach Vorlagen.
Alternativ können Sitzungen und die dazugehörigen Einladungen/Niederschriften über den Kalender (siehe 5. Kalender) aufgerufen werden.
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4.1 Sitzungsdetails
In dieser Ansicht werden alle Details zur ausgewählten Sitzung angezeigt. Unter Dokumente können nun Einladung und Niederschrift im pdf-Format
aufgerufen werden. Im unteren Bereich werden die einzelnen TOP’S angezeigt. Hier können Vorlage, Beschluss, Auszug aus der Niederschrift sowie Anlagen
als PDF angezeigt werden. Durch einen Klick auf das pdf-Symbol wird in einem neuen Fenster das entsprechende Dokument im pdf-Format angezeigt.
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4.2 Notizen zu TOP‘s
Über den Button „Notizen“ können Bemerkungen zu den TOP’s hinterlegt werden.
Die Bemerkung ist grds. nur für den Verfasser sichtbar, sie kann jedoch durch Setzen der entsprechenden Häkchen für die Gremien- bzw. die
Fraktionsmitglieder freigeschaltet werden.
Notizen können später beim Zusammenstellen einer individuellen Sitzungsmappe mit ausgewählt werden.
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4.3 Individuelle Sitzungszusammenstellung
Nach Anklicken des Punkts “Individuelle Zusammenstellung” ist es hier möglich, sich eine individuelle Sitzungsmappe anzulegen und als pdf- oder zip-Datei
zu speichern. Die gewünschten Dokumente können durch Setzen eines Häkchens ausgewählt und im unteren Bereich als PDF oder ZIP zusammengeführt
werden.
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5. Kalender
Ansichtsmöglichkeiten
Die Ansicht kann auf Kalender- oder Listenansicht geändert
werden.
Es können unterschiedliche Zeitintervalle angezeigt
werden (Monats-, Quartals- oder Halbjahresansicht).
Funktionalitäten
Durch einen Klick auf das Lupensymbol gelangt man in die
Detailansicht der gewählten Sitzung.
Durch Klick auf
wird eine ics-Datei (iCalendar)
generiert, welche in alle gängigen Mailprogramme
importieren lässt. Somit werden Sitzungstermine direkt in
Ihren persönlichen Terminkalender übertragen.
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6. Gremien
6.1 Gremienübersicht
Die Gremien werden je nach Körperschaft unterteilt. Durch Klick auf die jeweilige Körperschaft werden die dazugehörigen Gremien angezeigt.
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6.2 Gremienübersicht
Nach Auswahl des gewünschten Gremiums sehen Sie Informationen über die Zusammensetzung des Gremiums sowie die dazugehörigen
Gremienmitglieder.
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