Excel für Einsteiger Teil 2

Dirk Reinhardt
Excel für Einsteiger Teil 2
Daten sortieren
In größeren Tabellen ist es manchmal notwendig, die Daten nach unterschiedlichen Kriterien zu
sortieren [z.B. in Namenslisten nach dem Alphabet]. Für diesen Fall stellt Excel eine recht einfach zu
bedienende Funktion zur Verfügung.
Damit Excel die Daten sortieren kann, müssen Sie zuerst die Tabelle, die sortiert werden soll,
komplett markieren. Wichtig dabei ist, dass Sie die ganze Tabelle markieren! Es reicht nicht aus,
die Spalte zu markieren, deren Inhalte Sie sortieren möchten. Excel würde nur die Inhalte dieser
Spalte sortieren und die anderen Spalten nicht. Daten, die in einem Zusammenhang stehen,
würden so auseinander gerissen.
Beispiel: Sie haben eine Adressliste, die nicht alphabetisch sortiert ist. Wenn Sie nur die Spalte mit
den Namen markieren und sortieren lassen, werden die anderen Felder z.B. Wohnort
nicht mit sortiert. Im Ergebnis hätten Sie eine Tabelle, deren Inhalte nicht mehr stimmen.
Jeder Name, der aufgeführt worden ist, würde einem neuen Wohnort zugeordnet, der
aber eigentlich zu einem anderen Namen gehört.
Wenn Sie Tabelle markiert haben, rufen sie unter dem Menüpunkt „Daten“ den Punkt „Sortieren“
auf.
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Im nun erscheinenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, die Kriterien zu bestimmen, nach denen
Sie sortieren wollen. Sie können bis zu drei Kriterien angeben, nach denen Sie sortieren lassen
wollen. Sie können z.B. in der Adressliste zuerst nach dem Nachnamen, dann nach Vornamen und
zuletzt nach Wohnorten sortieren lassen.
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Zur Bestimmung der Kriterien schlägt Excel Ihnen in einem Roll-up Menü die Spaltenüberschriften
vor. Wenn Sie also nach Namen sortieren wollen, wählen Sie den Punkt „Namen“ oder einen
anderen entsprechenden Punkt.
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Die WENNWENN-Funktion
Die WENN-Funktion ist eine der meist benutzten Funktionen in Excel. Sie ermöglicht es, dass Excel
in bestimmten Situationen, ein bestimmtes Ereignis auslöst. Die Funktionsweise lässt sich wie folgt
beschreiben:
Wenn
Dann
Sonst
(eine Bedingung eintritt)
(wird ein bestimmtes Ereignis ausgelöst)
(sonst passiert nichts, oder ein anderes Ereignis
wird ausgelöst)
Beispiel: WENN in einer Zelle ein bestimmtes Rechenergebnis erscheint, z.B. 10 DANN soll in einer
anderen Zelle das Wort „richtig“ erscheinen, SONST soll „falsch“ dort stehen.
Der Aufbau der Formel ist wie folgt:
=WENN(Bedingung; Ereignis; alternativ Ereignis)
Dabei können die einzelnen Teile der Funktion Zahlen, Formeln, oder Texte* sein.
*Texte müssen in Formeln immer in Hochkommata gesetzt werden. Weiterhin muss auf eine
genaue Schreibweise geachtet werden [insb. Groß und Kleinschreibung]. Wenn Sie wollen, dass
als ausgelöstes Ereignis eine leere Zelle ausgegeben wird, setzen Sie einfach zwei Hochkommata
hintereinander. Auf die gleiche Weise kann Excel auch auf leere Zellen reagieren.
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Wenn das oben genannte Beispiel annimmt, dass in der Zelle B8 das Ergebnis 10 stehen soll und
in der Zelle D8 entweder richtig oder falsch, dann lautet die Formel:
=WENN(B8=10;"richtig";"falsch")
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