Hinweise für PCEinsteiger zusammengestellt von Berthold Güssmer Datenbank Grundlagen www.guessi.de Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ....................................................................................................... 3 2 DB MS-ACCESS ................................................................................................. 3 2.1 Datenbank Grundlagen ............................................................................................................. 3 2.1.1 Datenstrukturen ................................................................................................................... 3 2.1.2 Relationale Tabellen............................................................................................................ 5 2.2 Datenbanken mit ACCESS........................................................................................................ 6 2.2.1 Starten von ACCESS .......................................................................................................... 6 2.2.2 Aufbau von Tabellen............................................................................................................ 7 2.2.3 Herstellen relationaler Beziehungen ................................................................................. 10 2.2.4 Formulare .......................................................................................................................... 11 2.2.5 Kombinationsfelder in Formularen..................................................................................... 14 2.2.6 Bewegungsdaten............................................................................................................... 20 2.2.7 Die Übersicht ..................................................................................................................... 21 2.3 Abfragen ................................................................................................................................... 24 Seite - 2 - T_access.doc 1 Einleitung Die Personalcomputer sind aus dem heutigen Leben, ob privat oder geschäftlich, nicht mehr wegzudenken. Der effektive Umgang mit diesen Maschinen wird überall erwartet und gefordert, aber er ist leider noch kein Schulstoff. Die Nutzer der Rechentechnik wollen oft nur ihre Texte mit dem Rechner schreiben oder bestimmte Berechnungen in Tabellen anfertigen. Sie haben sich selbst mit dem allernötigsten Wissen versorgt, und sich damit abgefunden, dass der Rechner dieses oder jenes einfach nicht macht, einiges auf seine eigene Weise löst oder sogar abstürzt Ein gewisses Mindestmaß an Grundkenntnissen ist unabdingbar, um so etwas wie Herrschaft über einen Rechner zu erlangen. Im folgenden soll es darum gehen, ein paar wichtige Fragen in diesem Zusammenhang zu beantworten. - Was macht eigentlich das Betriebssystem? - Wie mache ich aus meinem Rechner eine Druckerei oder ein Zeichenbrett? - Wie setze ich die Tabellenkalkulation ein? 2 2.1 DB MS-ACCESS Datenbank Grundlagen 2.1.1 Datenstrukturen Bei vielen Computeranwendungen erwartet man, dass die Programme so komfortabel sind, dass man den PC nur einschalten muss und schon geht es los. Bei Anwendungen wie Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation mag dies in gewissen Grenzen sogar möglich sein, wenn man aber komplexere Datenmengen beherrschen muss, steht man meist vor einem Problem. Es gibt dann nur zwei Möglichkeiten. Entweder man besorgt sich eine Software, die genau auf die Lösung aller Erfordernisse ausgelegt ist, oder man schafft sich eine eigene Anwendung. Man möchte meinen, dass es inzwischen für alle Lebenslagen eine „brauchbare Software“ gibt, doch stellt man häufig fest, dass man seine Gewohnheiten nicht nahtlos übernehmen kann und umfangreiche Änderungen in seiner bewährten Arbeitsweise vornehmen muss. Also entsteht der Wunsch, dass man so weiterarbeiten möchte wie bisher, aber man braucht eine eigene Lösung. So überlegt man, was das Programm können muss, wie es die Lösung erreichen kann und was dazu nötig ist. Alle diese Fragen muss man individuell von Fall zu Fall beantworten und schon ist man mitten drin in der Datenanalyse. Die Struktur von Daten und ihren Beziehungen untereinander lässt sich gut am Beispiel einer Bibliothek darstellen. Auf der einen Seite sind die Bücher, die in einem Verzeichnis oder Karteikasten normalerweise in alphabetischer Reihenfolge registriert werden. Sie haben einen Titel, einen Autor, eine ISBN-Nr. und können einer Thematik zugeordnet werden. Diese Daten lassen sich in einer einfachen Tabelle aufschreiben. Nun stellt man beim Aufschreiben fest, dass einige Autoren mehrere Bücher geschrieben haben. Jedes Mal muss man die Autordaten wieder neu eingeben. Das „nervt“ und es kostet auch Zeit. Wie wäre es, wenn man die Autoren auch in einer Tabelle erfasst? Dann müsste man aber alle Bücher, die sie geschrieben haben, in eine Tabellenspalte schreiben. Auch das wäre kam günstiger. Außerdem kommt noch hinzu, dass die Bücher von Lesern ausgeliehen werden. Nun hat man gar keine Chance, bei den Büchern zu speichern, welcher Leser welches Buch gerade ausgeliehen hat und bis wann er es zurück bringen muss. Es wäre aber wieder möglich, die Leser in eine Tabelle einzugeben. Datenbank Grundlagen www.guessi.de Das Ganze muss irgendwie geordnet werden. Dafür gilt der Grundsatz, dass Daten nach inhaltlichen Gesichtspunkten gespeichert werden müssen. Im Beispiel sind die Tabellen für Autoren, für Bücher und für Leser relativ selbstständig. Eigentlich haben sie nichts miteinander zu tun. Bei der Suche nach Büchern wäre es aber hilfreich, wenn man nach Buchtiteln, nach Thematik und nach Autoren vorgehen könnte. Beim Verleihen möchte man dagegen wissen, welches Buch von welchem Leser ausgeliehen wurde oder was ein bestimmter Leser überhaupt ausgeliehen hat. Die Tabellen stehen unter diesem Blickwinkel durchaus in einer gewissen Beziehung zueinander. Es können nur registrierte Leser solche Bücher ausleihen, die es im Buchbestand auch gibt und die auch einen Autor haben. In den Büchereien wurden diese Informationen auf Karteikarten geschrieben. Eine Datenbank macht dies genauso, nur komfortabler. Seite - 4 - T_access.doc Relationale Tabellen ECL 2.1.2 Relationale Tabellen Zuerst macht man sich Gedanken über die Struktur der Tabellen. Damit sind die Spalten gemeint. Die Tabelle „Autoren“ besteht aus folgenden Spalten: Name, Vorname, Geburtsort, Geburtstag, Land. Um jeden Autor eindeutig zu identifizieren bekommt er eine Zählnummer mit dem Namen „Autor“. An Hand dieser Nummer kann der Autor jederzeit eindeutig zugeordnet werden. Tabelle „Autoren“ Autor Name Vorname Geburtsort Geburtstag Land 1 2 Die Tabelle „Bücher“ besteht zunächst aus den Spalten: Titel, ISBN und Thematik. Auch hier brauchen wir einen Zähler mit dem Namen „Buch“. Nun möchten wir aber auch noch den Autor vermerken. Dabei soll es genügen, wenn wir hier den Zähler „Autor“ eintragen. Tabelle „Bücher“ Buch Autor Titel ISBN Thematik 1 2 Die Spalten oder „Felder“ Autor sind in beiden Tabellen vorhanden. In der Autorentabelle gibt es den Autor nur ein einziges Mal. Es ist ein „Primärschlüsselfeld“. Die Informationen, die in dieser Tabelle bereitgestellt werden, sind in der Zeile, dem Datensatz, dieser Autorennummer eindeutig zugeordnet. In der Tabelle „Bücher“ genügt nun der Eintrag der Autorenzählnummer. Damit „weiß“ die Datenbank immer, um welchen Autor es sich handelt. Sie holt sich im Bedarfsfall die Daten aus der Autorentabelle heran. Diese Art der Informationsverknüpfung nennt man „relationale Beziehung“ Bei der Tabelle „Leser“ mit den Angaben von den Lesern speichern wir die Namen, die Anschrift, den Geburtstag und wiederum einen Zähler „Leser“. Tabelle „Leser“ Leser Name Vorname Straße PLZ Ort Geburtstag 1 2 Um die Ausleihe zu dokumentieren benötigen wir eine weitere Tabelle mit dem Namen „Vorgang“. Sie enthält die Vorgangsnummer, den Leser, das Buch, das Ausleihdatum und das Rückgabedatumim Sooll und im Ist. Die Daten vom Buch und vom Leser werden wieder den anderen Tabellen über die Schlüsselfelder „Buch“ und „Leser“ entnommen. Tabelle „Vorgang“ Vorgang Leser 1 2 Buch Raus Soll Ist Nach diesen Vorüberlegungen kann man an die Gestaltung der Datenbank gehen. Autor: Berthold Güssmer Seite- 5 - Datenbanken mit ACCESS 2.2 www.guessi.de Datenbanken mit ACCESS 2.2.1 Starten von ACCESS Das Programm wird über den Desktop oder das Menü Start-Programme geöffnet. Im Startbildschirm erscheint eine Frage nach der zu öffnenden Datenbank. Da wir noch keine Datenbank angelegt haben, wählen wir den Eintrag „Leere AccessDatenbank“, um eine neue Datenbank zu erstellen. Neue Datenbank erstellen Im sich öffnenden Fenster geben wir den Namen der künftigen Datenbank an. Sie soll „Buch“ heißen. Namen vergeben ACCESS gibt die Sicht auf das Datenbankfenster frei. Von hieraus wird die Bearbeitung der Datenbank gesteuert. Datenbankfenster Symbolleiste Objektleiste Zur Steuerung stehen die Objektleiste und eine Symbolleiste zur Verfügung. Seite - 6 - T_access.doc Aufbau von Tabellen ECL 2.2.2 Aufbau von Tabellen ACESS legt die Daten in Tabellen ab. Von hier aus werden sie zur weiteren Bearbeitung gelesen oder geänderte Daten werden geschrieben. Zunächst legen wir die Tabelle für das Erfassen der Autoren an. Dazu wählen wir in der Objektleiste des Datenbankfenster „Tabellen“ und in der Symbolleiste „Neu“. Danach erscheint das Dialogfeld „Neue Tabelle“. Hier kann man Assistenten auswählen, die bei der Tabellenerstellung helfen. Wir wählen den Eintrag „Entwurfsansicht“ um die Tabelleneigenschaften festzulegen. Im sich anschließenden Dialog wird die Tabellenstruktur eingegeben. Unter Feldnamen wird die Spaltenstruktur der Tabelle „Autor“ eingetragen. Wichtig ist die Eingabe des Feldatentyps. Es werden bestimmte Voreinstellungen in einer Liste angeboten. Bei den Feldern Name, Vorname, Geburtsort und Land handelt es sich um einfachen Text. Mit Feldgröße kann man die Länge des Feldes, entspricht der Breite der Spalte, vorgeben. Es sind bis zu 256 Zeichen möglich. Autor: Berthold Güssmer Seite- 7 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de Das Feld Autor sol eine Zählernummer erhalten. Wir vergeben daher den Typ Zahl. Feld „Autor“ ganzzahlige Zählvariable Typ : Long Integer Die Verwendung von Zahlen kann weiter definiert werden. Da es sich um einen Zähler handelt, können wir den Typ „Integer“ wählen. Das bedeutet, dass nur ganze Zahlen zugelassen sind. Für Dezimalwerte sollte man den Typ „Double“ wählen. Nähere Informationen zu den Zahlewneigenschaften kann man über die Hilfe erfahren. Das Feld „Geburtstag“ erhält den Datentyp Datuzm/Uhrzeit im kurzen Format. Feld „Geburtstag“ Format: Datum,kurz Seite - 8 - T_access.doc Aufbau von Tabellen ECL Da die Autorennummer nur einmal vergeben werden darf, erhält das Feld noch die Eigenschaft „Primärschlüssel“. Dazu dient das Schlüsselsymbol bzw. der Dialog „Bearbeitenrimärschlüssel“ Festlegen des Primärschlüssels Nach dem Schließen des Entwurfsfensters fragt Access den Objektnamen ab, der einfach überschrieben wird. Festlegen des Tabellennamens Damit ist der Entwurdf der Tabelle „Autor“ abgeschlossen. Nun wiederholt sich der Definitionsvorgang für die Tabellen „Bücher“, „Leser“, und „Vorgang“.Es ist unbedingt auf richtige Datentypen zu achten. Die Felder „Raus“ und „Rein“ erhalten über die Funktion „jetzt“ eine automatische Vorbelegung unter „Standardwert“. Damit wird bei „Raus“ das jeweils heutige Datum eingegeben und bei „Rein“ werden 30 Tage addiert. Das Feld ist muss ausgefüllt werden. Außerdem benötigen wir noch ein Eingabefeld für den tatsächlichen Rückgabetermin und ein „Erledigt“-Feld vom Datentyp Ja/Nein. Autor: Berthold Güssmer Seite- 9 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de 2.2.3 Herstellen relationaler Beziehungen Die vier Beispieltabellen müssen nun noch miteinander in Beziehung gebracht werden.In der Tabelle „Bücher“ sollen die Autoren aus der Tabelle „Autoren“ geholt werden können. Die Tabelle „Vorgang“ soll Daten aus den Tabellen „Bücher“ und „Leser“ abrufen können. Dazu wir die Symbolschaltfläch „Beziehungen“ oder das Menü „Extras-Beziehungen“ aufgerufen. Schaltfläche Beziehungen Über die Taste „Hinzufügen“ werden alle Tabellen in das Beziehungsfenster gebracht. Tabellen hinzufügen Per „Ziehen“ mit der Maus werden nun die zusammengehörigen Felder verbunden. Verbinden durch Ziehen mit der Maus Bei der Verbindung wird folgender Dialog geführt. Jeder Autor kann in der Büchertabelle beliebig oft erscheinen, in der Autrentabelle jedoch nur einmaL: Der Beziehungtyp ist damit 1:n. Die Schaltkästchen bedeuten, dass Änderungen an den Autorendaten direkt an alle Bücherdaten weitergegeben werden. Seite - 10 - T_access.doc Formulare ECL Wir vollenden die Beziehnungen für die anderen Tabellen. Die Objekte können im Fenster beliebig angeordentet werden. Die Beziehungen lassen sich jetzt so interpretieren: Autoren, Bücher und Leser sind jeweils nur einmal vorhanden. In den Büchern kann jeder Autor aber beliebig oft erscheinen., Die Tabelle „Vorgang“ nimmt die Ausleihvorgänge auf. In den Ausleihvorgängen kann jeder Leser beliebig oft vorkommen und er kann auch beliebig viele Bücher ausleihen. 2.2.4 Formulare Obwohl die Tabellen sich direkt in der Tabellenansicht bearbeiten lassen, ist es üblich, sie ganz konventionell im „Karteikarten-Look“ auszufüllen. Diese Aufgabe wird von Formularen übernommen. Wir bauen zuerst das Formular für die Autorentabelle.Im Datenbankfenster wählen wir das Objekt Formulare und erstellen über die Taste „Neu“ ein neues Formular für die Tabelle „Autor“ in einem Dialog. Es empfiehlt sich den Formular-Assistenten zu nutzen. Neues Formular mit Assistent erstellen. Im Assistenten schicken wir alle verfügbaren Felder vom linken in das rechte Fenster. Das geschieht mit den dafür vorgesehenen Pfeiltasten. Feldauswahl per Pfeiltasten Autor: Berthold Güssmer Seite- 11 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de Der Assistent ermöglicht bestimmte Formularlayouts. Wir wählen die einspaltige Form. Dort erscheinen die Felder mit einem vorangestellten Textfeld. Einspaltiges Formularlayout Im Formatdialog entscheiden wir uns für das einfache Standardformat. Die anderen Formate können natürlich auch gewählt werden. Auswahl des Standardformulars Das Formular muss benannt werden. Access benutzt den Tabellennamen als Vorschlag, den wir übernehmen können. Eingabe des Formularnamens Nach dem Öffnen des Formulars erscheint die „Karteikarte“ auf dem Bildschim. Nun können die Autordaten eingegeben werden. Im unteren Bereich des Formulars sind Navigationsschaltflächen wie bei Recordern angeordnete. Die rechte Schaltfläche erzeugt einen neuen Datensatz. Seite - 12 - T_access.doc Formulare ECL Formulare können in drei verschiedenen Ansichten aufgerufen werden. Man benutzt das „Ansichten“-Menü oder diese Schaltflächen. Die Datenblattansicht zeigt die Daten in Tabellenform an, die Formularansicht ist der „Karteikarten-Look“ und die Entwurfsansicht ermöglicht das Bearbeiten des Formulars. Wir möchten das Formular noch verändern. Dazu wechselt man in den Entwurfsmodus. Das Feld „Autor“ kann markiert werden. Es erhält Griffe, die gezogen werden können. Wenn man statt des Mauspfeils das Handsymbol über dem Feld sieht, kann das ganze Feld einschließlich des vorangestellten Textfeldes gezogen werden. Das Textfeld kann aber auch unabhängig vom Datenfeld markiert und gezogen werden. Wir ändern im Textfeld die Bezeichnung „Autor“ in „Autorennummer“ und werfen mit dem Kontextmenü der rechtn Maustaste einen Blick auf die Eigenschaften des Feldes „Autor“. Im Register „Daten“ wird das Tabellenfeld „Autor“ als Datenherkunft angezeigt. Das Formatregister kann zur Formatierung benutzt werden. Die Änderungen können per Liste aufgerufen oder eingetragen werden. Man kann sehr viele Einstellungen ändern. Da hilft ausprobieren am ehesten. Autor: Berthold Güssmer Seite- 13 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de Nach dem Wechseln in die Formularansicht können die Daten eingegeben werden. Dabei muss man darauf achten, dass die Zählvariable keine Dopplung erhält. Später kann dieser Vorgang auch automatisiert werden. Schaltfläche für neuen Datensatz In der Datenblattansicht kann man sich einen Überblick über die schon eingegebenen Daten verschaffen. 2.2.5 Kombinationsfelder in Formularen Unter den vielen Steuerelementen, die ACCESS bereitstellt, spielen Kombinationsfelder eine wichtige Rolle. Sie dienen unter anderem dazu, aus vorliegenden Alternativen in Listenform auszuwählen. Wir möchten ein Formular entwickeln, mit dem wir die Daten in die Büchertabelle eingeben können. Die Arbeitsweise istz so, dass zuerst der Autor in die Tabelle „Autor“ eingegeben wird. Anschließend erfasst man das Buch in der Tabelle „Bücher“ , braucht hier jedoch nur auf den Autor zu verweisen. Wenn von einem Autor mehrere Bücher zu erfassen sind., ist das sehr rationell. Wir erstellen ein neues Formular mit dem Assistenten für die Tabelle „Bücher“ Assistent für ein neues Formular von der Tabelle „Bücher“ Seite - 14 - T_access.doc Kombinationsfelder in Formularen ECL Es werden wieder alle Felder ins rechte Fenster geschickt. Auswahl aller Felder aus der Tabelle“Bücher“ Nun benötigen wir aber noch zusätzlich die Felder aus der Tabelle „Autor“.Dazu muss man die Tabelle „Autor“ hinzufügen und die Felder auswählen. Auswahl der Tabelle „Autor“ und einschließlich der Felder Das Feld „Autor“ ist nun doppelt vorhanden, deswegen wird der Tabellenname mit einem Punkt davorgesetzt. Im nächsten Dialogfeld lassen wir die Anzeige nach Büchern steuern. Anzeige nach Büchern Autor: Berthold Güssmer Seite- 15 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de Wir belassen es beim einspaltigren Layout im Standardformat. Diesmal wird der Formularentwurf aber weiter verändert. Bearbeiten des Formulars“Bücher“ Der Formularentwurf sieht nun so aus. Wir möchten dem Buch mit einem Kombinationsfeld einen Autor aus der Tabelle“Autor“ zuordnen. Dazu verändern wir die Anordnung der Felder durch „Ziehen“ mit der Maus. Die beiden Felder *.Autor werden mit der Entf-Taste gelöscht. Seite - 16 - T_access.doc Kombinationsfelder in Formularen ECL Das Formular sollte nun etwa so aussehen. Im Menü Ansicht werden die Werkzeuge“Toolbox“ und „Feldliste“ aktiviert. Die Toolbox enthält diverse Werkzeuge, z.B. zum Zeichnen von Linien und Rechtecken, aber auch alles Nötige zu Entwickeln spezieller Steuerelemente, wie Listen- und Kombinationsfelder. Dazu muss der Assistent aktiviert sein. Die Feldliste zeigt alle verfügbaren Datenfelder an. Feldliste Toolboxassistent Kombinationsfeld Rechteck Bei akrtiviertem Toolboxassistenten wird das Werkzeug „Kombinationsfeld“ gesetzt. Nun wird das Feld „Bücher.Autor“ wieder in den Formularbereich gezogen. Man erkennt auch schon den Listenpfeil an der rechten Seite. Nun müssen dem Kombinationsfeld noch die Datenwerte übergeben werden. Das sind in unserem Fall die Einträge in der Autorentabelle, die per Dialog eingestellt werden. Autor: Berthold Güssmer Seite- 17 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de Schlüsselspalte nicht ausblenden Die Feldbezeichnung Bücher.Autor wird wieder in Autornummer geändert. Anschließend kann das Formular seinen Dienst tun. Wir geben als erstes Buch das Drama „Die Räuber“ von Schiller ein. Wenn man die Liste öffnet, kann man aus allen Einträgen in der Autorentabelle auswählen. Wir wählen also Nummer 2 – Schiller. Seite - 18 - T_access.doc Kombinationsfelder in Formularen ECL Interessanterweise stehen alle Angaben zum Autor nun im Formular „Bücher“, Das muss auch so sein, da wir ja die relationale Beziehung gebildet hatten. Mit diesem Formular kann man schon ganz gut arbeiten. Wir geben jetzt noch das zweite Buch, den Roman „Die Leiden des jungen Werthers“ und das dritte Buch, das Schauspiel „Götz von Berlichingen – Der Mann mit der Eisernen Faust“, von Goethe ein. Das Eingeben der Daten ist jetzt nur noch Fleißarbeit. Man könnte statt der Bücher auch CD’s, MC’s, Briefmarken oder alles was man sonst noch so sammeln kann, in eine Datenbank aufnehmen. Sie sollten nun ein Formular für das Eingeben der Leser selbst entwickeln. Es könnte z.B. so aussehen. Anschließend sollten Sie noch ein paar Leser eingeben. Autor: Berthold Güssmer Seite- 19 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de 2.2.6 Bewegungsdaten Die Ausleihvorgänge müssen in der Tabelle „Vorgang“ erfasst werden. Dazu wählen wir wieder Kombinationsfelder, die sich sowohl auf die Bücher als auch auf die Leser beziehen. Die Eingabevorgänge entsprechen den bisher für das Formula „Bücher“ getätigten Abläufen. Hier ein Blick auf den Formularentwurf. So könnte das Formular arbeiten. Für jedes ausgeliehne Buch wird ein Vorgang angelegt. Da bietet sich die automatische Nummerierung der Vorgänge an. Dazu muss der Datentyp des Vorgangszählers in der Tabelle“Vorgang“ auf den Typ „Autowert“ gesetzt werden. Das geht aber nur, wenn noch keine Daten eingegeben sind. Entwickeln Sie also die Tabelle und das Formular „Vorgang“ mit ieser Änderung neu. – Nur Übung macht die Meisterschaft. Seite - 20 - T_access.doc Die Übersicht ECL 2.2.7 Die Übersicht Es wird kaum möglich sein, die Formulare aus dem Datenbankfenster heraus aufzurufen. Daher stellt ACCESS die Möglichkeit bereit, ein kleines Programm zusammenzustellen. Zuvor jedoch ein paar Überlegungen zum Ablauf der Anwendung. Zuerst benötigen wir ein Formular, auf dem wir uns zwischen Dateneingabe, Auswertung und Programmende entscheiden können. In der Dateneingabe möchten wird die Autoren, die Bücher, die Leser und die Vorgänge eingeben, sowie wieder zurück in die Hauptübersicht gelangen können. Die Auswertungen überlegen wir uns später. An dieser Stelle der Hinweis, dass man ein Programm sowieso nie endgültigfertig stellen kann. Es gibt immer etwas zu verbessern. Diese Aufgabe übernimmt der Übersichtsmanager aus dem Menü „Extras“ ACCESS fragt nocheinmal, ob wir wirklich eine Übersicht erstellen wollen – Ja! Wir erstellen zuerst die Hauptübersicht. Über die Taste „Neu“ erzeugen wir eine Unterübersicht für die Dateneingabe. Autor: Berthold Güssmer Seite- 21 - Datenbanken mit ACCESS www.guessi.de Die Einträge im Main Switchboard werden bearbeitet. Über die Taste „Neu“ erzeugen wir eine Weg zur Übersicht „Dateneingabe“ Über die Taste „Neu“ wählen wir den Eintrag „Anwendung beenden“ Nun muss die Übersicht Dateneingabe bearbeitet werden. Seite - 22 - T_access.doc Die Übersicht ECL Im folgenden Dialog wird das Öffnen des Formulars „Autor“ im Bearbeitungsmodus als Aktivität festgelegt. Die Eintragungen wiederholen sich sinngemäß für alle angelegten Formulare. Der Rückweg zur Hauptübersicht gestaltet sich folgendermaßen: Autor: Berthold Güssmer Seite- 23 - Abfragen www.guessi.de Damit ist die Programmsteuerung funktionsfähig. Das Formular „Switchboard” ruft die Hauptübersicht auf. Das Anwählen des Punktes „Dateneingabe“ ruft die Unteransicht „Dateneingabe“auf. Von hier aus gelangt man direkt zu den Formularen. Der letzte Eintrag springt wieder zur Hauptübersicht zurück. 2.3 Abfragen Bei einer Abfrage handelt es sich um ein „virtuelle Tabelle, die ihre Informationen aus den in Beziehungen stehenden Tabellen bezieht. Wir möchten zum Beispiel wissen, ob für ein Buch das Rückgabedatum bereits überschritten ist. Dazu erstellen wir eine neue Abfrage im Datenbankfenster mit Hilfe des Assistenten, wie wir es chon bei Formularen in ähnlicher Weise kennengelernt haben.. Seite - 24 - T_access.doc Die Übersicht ECL Aus denverfügbaren Tabellen werden nun alle erforderlichen Felder zusammengestellt. Wir brauchen aus der Vorgangstabelle alle Rückgabetermine und die erledigten Vorgänge. Dazu suchen wir den Lesernamen, den Buchtitel und den Autor aus den Basistabellen. Der Abfrageentwurf muss weiter bearbeitet werden. Autor: Berthold Güssmer Seite- 25 - Abfragen www.guessi.de Im Abfragegenerator werdem nun Kriterien für das Filtern der Vorgänge eingegeben. Die ausgewählten Spalten werden in Tabellendarstellung angezeigt. In der Zeile Kriterien gegen wir im Fel [Rein] den Ausdruck <jetzt() ein. Das heißt es werden nur Datensätze angezeigt, deren Rückgabetermin in der Vergangenheit liegt. Die Abfrage muss aber noch weiter eingegrenzt werden. Das Feld [erl] kann nur Ja/NeinWerte annehmen. Nur wenn der Fall nicht erledigt ist, soll der Datensatz ausgewählt werden. Beide Werte stehen in einer Zeile nebeneinander, d.h. sie müssen beide gültig sein, damit der Satz ausgewählt wird. Vorm Schließen der Abfrage wird sie gespeichert, in dem maN DIE Anfrage positiv beantwortet. Wird die Abfrage später wieder geöffnet, durchsucht ACCESS alle Tabellen auf Einträge, die die Kriterien erfüllen, d.h. alle überfälligen Ausleihvorgänge. Ergebnistabelle der Abfrage Auf Abfragen kann mit Formularen genauso zugegriffen werden, wie auf Tabellen. Die Eingab der Kriterien ist aber nicht ganz einfach. Hier wird man auf die Hilfe des Assistenten zurückgreifen müssen. Es sind umfangreiche Hilfeinformationen verfügbar, man muss sie nur nutzen. Auf Abfragen kann auch mit Berichten zugegriffen werden, die die Daten per Assistent in tabellarischer Form ausgeben. Je nach Anwendungsfall muss man sich für eine günstige Variante entscheiden. Seite - 26 - T_access.doc
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