Pfingstakademie Jugendbeteiligung 2016 Liebe Teilnehmende, Wir

Pfingstakademie Jugendbeteiligung 2016
Liebe Teilnehmende,
Wir schicken euch heute einige Infos zu den Reisekosten. Bitte lest euch den Text
aufmerksam durch, damit es später nicht zu Schwierigkeiten bei der Rückerstattung
kommt.
Auch alle, die schon einmal dabei waren: Wir haben in diesem Jahr neue
Bestimmungen, die um einiges strenger und komplizierter als in den letzten Jahren
sind, deshalb bitte ich auch euch, aufmerksam zu lesen.
Grundsätzlich gilt
Erstattet werden Fahrtkosten bis max. 100 Euro. Wenn die Kosten darüber liegen,
werden die Fahrtkosten anteilig erstattet.
Eine Reise mit der Mitfahrgelegenheit ist nur möglich, wenn ihr eine vom Fahrer
unterschriebene Quittung als Beleg einreicht. Klärt das am Besten schon ab, wenn
ihr zu dem Fahrer Kontakt aufnehmt - wenn diese Quittung nicht vorliegt, werden die
Kosten nicht erstattet. Die Strecke, gefahrene Kilometer und der Preis müssen dort
ersichtlich sein.
Höchstgrenze sind hier, wie auch beim eigenen PKW 20 Cent pro Kilometer.
Quittungsblöcke gibt's im Schreibwarenladen.
Anreisemöglichkeiten
Am unkompliziertesten ist immer eine Anreise mit der Deutschen Bahn, 2.Klasse.
Da sich die Pfingstakademie an junge Leute aus dem gesamten Bundesgebiet
richtet, ist das für viele teurer als 100 Euro. Da wir vermeiden möchten, dass ihr auf
zu hohen Kosten sitzen bleibt, hier einige wichtige Punkte:
Eine Fahrt mit dem Fernbus ist oft günstiger. Das geht auch ohne Probleme, es
muss dann einfach ein Preisvergleich von der Bahn (Ausdruck vom teureren
Angebot der Bahn von der Internetseite) angefügt werden.
Flugreisen müssen durch das KJP genehmigt werden. Wenn es einen Flug gibt, der
billiger ist, als die Bahnreise, wendet euch bitte mit einem Preisvergleich der Bahn
an uns, bevor ihr etwas bucht.
Anreisen mit dem Auto sind so gut wie nicht mehr möglich. Ausschließlich der
Fahrer/die Fahrerin bekommt Geld (also bei 4 Personen im Auto werden für die
gesamte Gruppe max. 100 Euro erstattet) und hier sind unbedingt Tankquittungen
mit einzureichen!
Es gibt nach Bundesreisekostengesetz 20 Cent pro gefahrenen Kilometer.
Vermeidet bitte nach Möglichkeit die Anreise mit dem Auto. Es ist wirklich sehr
kompliziert, da nur der Fahrer die Reise abrechnen kann, meist teurer als die Bahn.
Mietwagen können nicht abgerechnet werden. Nötig wäre hierzu eine Begründung,
welche beruflichen Gründe einen Mietwagen unabkömmlich machen.
Preisersparnis ist hier leider keine anerkannte Begründung.
Reisekostenerstattung
Wir können euch die Reisekosten leider nicht mehr vor Ort bar auszahlen, wie es die
letzten Jahre passiert ist, da wir nur noch Originalbelege akzeptieren dürfen. Daher
wird es ein Reisekostenformular geben, was ihr nach der Veranstaltung innerhalb
von 2 Wochen per Post zu uns ans wannseeFORUM schicken müsst. Das Geld wird
danach überwiesen. Das alles wird euch vor Ort genau erklärt.
Wenn ihr euer DB Online-Ticket auf dem Smartphone habt, gibt muss
folgendermaßen vorgegangen werden:
Sofern Bahntickets über das Smartphone/IPhone privat gebucht werden, wird als
Nachweis ein revisionssicherer Beleg benötigt.
Handy-Tickets werden zusätzlich als Online-Ticket generiert und sind mit einer
Auftragsnummer versehen. Das über das Handy privat gebuchte Ticket kann der
Reisende z.B. nach seinem Login auf bahn.de in der Buchungsrückschau aufrufen
und als Online-Ticket ausdrucken (zur Erstellung eines Handy-Tickets mit vorheriger
Anmeldung im Firmenkunden-Portal siehe anliegende pdf-Datei „DB Handy-Ticket“).
Der Reisende erlangt bei „privaten“ Handy-Tickets über die Auftragsnummer (aber
nur bis zum Tag der Gültigkeit) den PDF-Beleg.
Danach kann über die E-Mail-Adresse: [email protected] mit
der Auftragsnummer oder, sollte diese abhanden gekommen sein, mit der
Kundennummer und dem Reisedatum ein PDF-Beleg erbeten werden.
Bei Flugtickets, die per IPhone bestellt werden, sind als Belege die Bordkarte, die
Buchungsbestätigung bzw. Rechnung-/Zahlungsbelege einzureichen, aus der der
Kostenbetrag für den Flug hervor geht. Falls auch die Buchungsbetätigung und die
Bordkarte auf das IPhone gegangen sind, bleibt nur der Rechnungs-/Zahlungsbeleg
als Papierbeleg übrig.
Letztlich
Ich weiß, dass es für einige deutlich komplizierter dadurch wird. Wir haben uns die
Bestimmungen nicht ausgedacht, müssen uns aber daran halten. Bei einer
entsprechenden Prüfung drohen sonst saftige Nachzahlungen, die dann das
wannseeFORUM leisten muss.
Wenn ihr euch an einer Stelle unsicher seid oder Fragen habt, bevor ihr die Reise
bucht, wendet euch gern an uns. Für uns ist das in der Form auch neu und
hoffentlich haben wir alle Eventualitäten bedacht.
Wir hoffen, wir haben euch nicht zu sehr verwirrt.
Beste Grüße
Clara

Download Report