Kurzversion - Telekom - Conferencing & Collaboration

Whitepaper (Kurzversion)
Sicherheit bei Telefon- und Webkonferenzen.
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Vorwort
Telefon- und Webkonferenzen sind für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags
geworden. Geschäftspartner und Projektteams können auf diese Weise an unterschiedlichen Orten und dennoch
gemeinsam arbeiten. Zum Beispiel können Dokumente diskutiert und bearbeitet werden.
Die Sicherheit der Daten ist hierbei von höchster Priorität. Sämtliche Konferenzprodukte der Telekom werden
daher grundsätzlich durch höchste technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, wodurch
ein Datendiebstahl oder -missbrauch verhindert wird. Je nach Konferenzlösung kommen unterschiedliche Methoden
zum Einsatz, die einen optimalen und perfekt abgestimmten Schutz gewährleisten.
Im Portfolio der Telekom stehen Konferenzen sowohl per Telefon als auch mit einem PC (Webkonferenzen) oder
eine Kombination aus Telefon- und Webkonferenz zur Verfügung. Hierbei unterscheiden sich die einzelnen
Angebote zusätzlich durch verschiedene Leistungsmerkmale, auf die in den folgenden Kapiteln ausführlicher
eingegangen wird.
Zeitaufwendige Terminabsprachen und kostenintensive Anreisen fallen dank der modernen Kommunikations
kanäle nicht mehr an. Vielmehr ermöglichen sie spontane Entscheidungen sowie schnelle Ergebnisse und
steigern die Effizienz des Unternehmens. Diese innovative Art, Konferenzen und Meetings durchzuführen, schont
die Umwelt, da die Telefon- und Webkonferenzen der Telekom CO2-neutral angeboten werden.
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Telefonkonferenz
Telefonkonferenz
Telefonkonferenzen sind ideal, um orts- und zeitunabhängig mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern zu
konferieren – schnell und absolut sicher.
1 Anwahlart
Die Teilnehmer einer Telefonkonferenz können sich entweder aktiv in diese einwählen (Dial-In, Onetime, Anytime)
oder werden durch eine Konferenzbrücke angewählt und eingeladen (Dial-Out).
Die aktive Einwahl in eine Konferenz findet über das Dial-In-Verfahren mit einem gültigen Zugangs-Code
(Moderatoren- bzw. Teilnehmer-Code) statt.
Webportal
1.1 Dial-In
1.1.1 Einzelauftrag
Die Onetime Konferenz ist eine von mehreren Konferenzmöglichkeiten. Es handelt sich um eine einmalige virtuelle
Besprechung.
1.1.2 Dauerauftrag
1.1.3 Anytime
Anytime Konferenzen können spontan und ohne erneute Buchung genutzt werden. Der zugeteilte Moderatorenbzw. Teilnehmer-Code ist jederzeit gültig.
Webkonferenz
Bei einem Dauerauftrag wird eine bestimmte Anzahl von Konferenzen gebucht. Die Termine werden im Voraus
festgelegt und die entsprechenden Zugangs-Codes sind nur dann gültig.
1.2 Dial-Out
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Bei dieser Variante werden die Teilnehmer über eine Konferenzbrücke angewählt und zu der Besprechung
eingeladen.
Telefonkonferenz
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2 Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen
Folgende Sicherheits-Features stehen zur Verfügung.
2.1 Rollcall
Mittels Rollcall werden die Konferenzteilnehmer nach erfolgreicher Eingabe des Zugangs-Codes zusätzlich
anhand einer Stimmprobe identifiziert.
Jede Zuschaltung löst einen Signalton (Entry Tone) aus. Neue und unberechtigte Zuhörer werden sofort erkannt.
Optional ertönt ein Exit Tone, wenn die Verbindung zu einem Teilnehmer getrennt wird.
Webportal
2.2 Entry/Exit Tone
2.3 Moderatoren- und Teilnehmer-Code
Die getrennte Verwendung von Moderatoren- und Teilnehmer-Codes ermöglicht die gezielte Verteilung von
Berechtigungen.
2.4 Sicherheits-Code
3 Konferenzraum abschließen
Webkonferenz
Der Sicherheits-Code wird dem Zugangs-Code als ergänzende Sicherheitsabfrage nachgeschaltet.
Jeder virtuelle Konferenzraum kann vom Moderator abgeschlossen werden. Weitere Teilnehmer sowie ein
Telekom Operator können sich nun nicht mehr zuschalten.
4 Blacklisting für webgebuchte Konferenzen
5 Bereitstellung aufgezeichneter Konferenzen
Dem Auftraggeber steht eine Aufzeichnung der Telefonkonferenz per Download zur Verfügung.
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Sämtliche Rufnummern werden mit einer sogenannten Blacklist verglichen. Nummern, die auf dieser Liste
verzeichnet sind, werden sofort abgeblockt und können nicht mehr eingewählt werden.
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Telefonkonferenz
Webportal
6 Portalseite
Alle wichtigen Informationen rund um die Nutzung von Telefon- und Webkonferenzen sind auf der Portalseite
unter www.telekom.de/konferenzen erhältlich.
7 Konferenzportal
7.1 Software
Webportal
Unter www.telekom.de/konferenzportal ist das Konferenzportal erreichbar. Sämtliche Angebote für virtuelle
Besprechungen und Meetings werden hierüber gebucht und gesteuert.
Bei der verwendeten Software handelt es sich ausschließlich um eigens entwickelte Lösungen, die regelmäßig
durch Testverfahren sowie Updates überprüft und aktualisiert werden.
7.2 Hardware
Der Zugang zu sämtlicher Hardware ist ausschließlich autorisierten Personen möglich. Unberechtigte Dritte
haben keinen Zugriff. Ein zuverlässiges Back-up-Konzept schützt die Daten außerdem vor Verlust.
Auf Basis von Leistungsmerkmalen, die sich im Bereich der Sicherung sensibler Daten bewährt haben
(Best Practices), werden die Systeme ständig weiterentwickelt und verbessert.
Webkonferenz
7.3 Best Practices
8 Benachrichtigungsdienst
Der Moderator und die Teilnehmer werden per E-Mail mit den entsprechenden Codes zur virtuellen Konferenz
eingeladen. Eine Verwechslung der Berechtigungen ist ausgeschlossen.
Mittels Conference Control Panel steuert der Moderator die Konferenz. Das Steuerungs-Tool ist über das Konferenz
portal zu erreichen. Gesichert ist der Zugang über das Login (Benutzername und Passwort) in den Web-Account
sowie die verschlüsselte Datenübertragung via SSL.
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
9 Conference Control Panel
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Telefonkonferenz
Webkonferenz
Per Webkonferenz ist es möglich, dass mehrere Personen unabhängig von Ort und Zeit über das Internet
gemeinsam und in Echtzeit zusammenarbeiten.
10 WebMeeting
11 WebMeeting Basic
Das WebMeeting Basic bietet die gleichen Funktionen und Sicherheitsvorkehrungen wie das WebMeeting,
jedoch ohne Telefonkonferenz.
Webportal
WebMeetings sind die perfekte Lösung, um mittels Desktop-Sharing interaktiv über das Internet Daten auszu
tauschen, diese gemeinsam einzusehen und zu bearbeiten. Eine Telefonkonferenz ist hier inklusive. Das
Login mit Benutzernamen und Zugangs-Code gewährleistet, dass nur berechtigte Personen an dem virtuellen
Meeting teilnehmen. Der Datenverkehr erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.
12 WebPräsentation
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Webkonferenz
Die WebPräsentation ist eine weitere webbasierte Konferenzlösung. Sie ist ideal zum Vorführen und gemeinsamen
Betrachten von Präsentationen. Die parallele Telefonkonferenz bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Inhalte
gemeinsam zu besprechen. Geschützt werden die Daten durch das sichere Login über das Webportal.
7
Telefonkonferenz
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Nachstehende Maßnahmen garantieren noch mehr Sicherheit bei den virtuellen Konferenzlösungen.
13 Physikalische Sicherung
Einbruchssichere Räume, strenge Zugangskontrollen sowie die Unterbringung sämtlicher Hardware ausschließlich
in Gebäuden der Telekom sind nur einige der effektiven Sicherheitsmaßnahmen. Sie verhindern den Zugriff von
unberechtigten Dritten auf die Systeme.
Alle Mitarbeiter werden mit Bedacht ausgewählt und jährlich im Umgang mit sensiblen Daten geschult. Die Aufgaben des Callcenters und des technischen Betriebs der Anlagen werden unter keinen Umständen von Fremd
firmen übernommen. Somit ist der Missbrauch von Daten und Informationen ausgeschlossen.
Webportal
14 Conferencing Personal
Zusätzlich befasst sich für den Bereich Telefon- und Webkonferenzen der Datenschutzbeauftragte Joachim Scholz
mit der Einhaltung der Vorschriften.
Die Kontakdaten:
Tel.:+49 69 90922740
Fax:+49 521 52242168
E-Mail: [email protected]
Webkonferenz
Joachim Scholz
Telekom Deutschland GmbH
Zentrum Mehrwertdienste
Referent Technisches Operating
Danziger Platz 12, 60314 Frankfurt am Main
15 Lieferantenbeziehungen
Zwischen der Telekom und ihren Lieferanten bestehen besonders vertrauliche Geschäftsbeziehungen sowie
zusätzlich Nondisclosure-Agreements (Vertraulichkeitserklärungen). Lediglich ausdrücklich berechtigten
Personen ist der Zugriff auf das System und die Einsicht in kundenbezogene Daten möglich.
Alle von der Telekom angebotenen Konferenzlösungen basieren auf modernster Technik mit höchsten Sicherheits
standards. Auf diese Weise können Daten schnell und unabhängig von Ort und Zeit präsentiert, bearbeitet und
besprochen werden, und zwar geschützt vor Zugriffen unberechtigter Personen.
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
16 Resümee
Telekom Deutschland GmbH
Landgrabenweg 151
53227 Bonn
www.telekom.de

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