Öffentliche Ausschreibung für den Relaunch der Websitezur

Öffentliche Ausschreibung zur Digitalisierung von Negativen und Positiven aus
dem Archiv der DDR-Opposition der Robert-Havemann-Gesellschaft e.V.
1. Adresse der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle
Bezeichnung: Robert-Havemann-Gesellschaft (Auftraggeber)
Postanschrift: Schliemannstraße 23
zu Händen von Herrn Dr. Olaf Weißbach
PLZ: 10437
Ort: Berlin
Land: Deutschland
Telefon: 030 44 71 08 10
Fax: 030 44 71 08 19
E-Mail: [email protected]
URL: www.havemann-gesellschaft.de
Adresse der den Zuschlag erteilenden Stelle
Adresse der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle
Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind
Adresse der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle
2. Kurzbeschreibung der Leistung
Die Robert-Havemann-Gesellschaft plant die Digitalisierung von Fotobeständen aus dem Archiv
der DDR-Opposition. Vom anbietenden Dienstleister wird neben der Digitalisierung von 35.000
Kleinbild-Negativen, 1.500 Mittelformat-Negativen, 2.000 Kleinbild-Dias und von 2.000 Positiven
die Umlagerung der Negative in archivgerechte Hüllen und eine Sicherheitsverfilmung aller
Digitalisate erwartet.
3. Angebots-, Zuschlags- und Bindefristen
Die Angebotsfrist endet am 20.07.2015 / 18 Uhr (Eingang des Angebotes bei der zuständigen
Stelle). Die Zuschlagsfrist endet am 07.08.2015. Die Angebote müssen bis zum Ende der
Zuschlagsfrist bindend (gültig) sein.
4. Art der akzeptierten Angebote
Postalischer Versand sowie zusätzlich parallel per Mail.
Der Umschlag ist deutlich mit dem Kennwort „Fotodigitalisierung“ zu beschriften.
1 von 6
5. Vertragsbedingungen
Die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien ergeben sich aus den folgenden
Vertragsbestandteilen:
a) diesen Verdingungsunterlagen
b) Angebot des Bieters (Auftragnehmer)
Die Vertragsbestandteile gelten bei Widersprüchen in der vorgenannten Reihenfolge.
6. Unteraufträge
Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, Teile der Leistung an Unterauftragnehmer
(Nachauftragnehmer, Subauftragnehmer) zu vergeben. Hierfür gelten folgende Bestimmungen:
1. Der Hauptauftragnehmer bleibt alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers, insbesondere
haftet der Hauptauftragnehmer dem Auftraggeber allein und uneingeschränkt für die fristund fachgerechte Ausführung sowie für die Gewährleistung der an Nachauftragnehmer
übertragenen Leistungen.
2. Der Hauptauftragnehmer hat bei der Übertragung von Teilen der Leistung nach
wettbewerbsrechtlichen Gesichtspunkten zu verfahren.
3. Der Hauptauftragnehmer ist verpflichtet, dem Unterauftragnehmer auf dessen Verlangen,
den Auftraggeber zu benennen.
4. Dem Unterauftragnehmer sind insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere
hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen zu stellen, als zwischen
Hauptauftragnehmer und Hauptauftraggeber vereinbart sind.
5. Der Hauptauftragnehmer soll bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge
regelmäßig kleine und mittlere Unternehmen angemessen beteiligen.
7. Leistungsbeschreibung
Ein Teil der Fotobestände aus dem Archiv der DDR-Opposition soll im laufenden Jahr digitalisiert
und anschließend archivgerecht verpackt und stillgelegt werden. Es handelt sich dabei um
Schwarzweiß-Kleinbildnegative, Farb-Kleinbildnegative, Mittelformat-Negative (60x60mm),
Kleinbild-Dias und Positive (18x24, 13x18, 9x12cm). Negative und Dias sind Originale, die
Positive sind zum großen Teil Unikate, von denen keine Negative mehr existieren. Die Negative
befinden sich zumeist in Orwo-Langhüllen mit bis zu 6 Streifen á 6 Negative. Die Positive lagern in
säurefreien Fototaschen. Die Kleinbild-Dias sind gerahmt (ohne Glas) und in Dia-Kartons verpackt.
Die vorliegende Ausschreibung umfasst die Digitalisierung von 35.000 Kleinbildnegativen, 1.500
Mittelformat Negativen, 2.000 Kleinbild-Dias sowie von 2.000 Positiven.
Neben der Digitalisierung beinhaltet der Auftrag die Vergabe von Dateinamen für die Digitalisate
entsprechend den Vorgaben des Archivs sowie die Umlagerung der Negative in archivgerechte
Hüllen und eine Sicherheitsverfilmung aller Digitalisate.
2 von 6
Die Aufgaben:
Digitalisierung
− Von jedem Bild wird eine Datei (Datei A) in einem archivfähigen und hochauflösenden
Format (tiff) und eine zweite Datei (Datei B) in einem komprimierten Repräsentations- und
Arbeitsformat (jpg) hergestellt.
− Für das Scannen aller Formate gilt: staubfrei, keine Unschärfemaskierung, alle Scans im
Farbstandard Adobe RGB.
− Scanparamater
• Datei A: tiff-Format
 Kleinbild Negative
4.000 dpi
 Mittelformat Negativ
2.400 dpi
 Kleinbild Dia
4.000 dpi
 Abzüge 18x24 cm
700 dpi
 Abzüge 13x18 cm
800 dpi
 Abzüge 9x12 cm
1200 dpi
• Datei B: jpg-Format
 700x500 Pixel, 8 bit
Sicherungsverfilmung
− Ausbelichtung der Digitalisate auf 35 mm Silberhalogenidfilm gemäß den Standards Teil II
der Technischen Anweisung für die Durchführung der Sicherungsverfilmung von
Archivalien.
Dateinamenvergabe
− Die Dateien werden nach Vorgabe des Archivs der DDR-Opposition mit einer Ziffernkette
benannt, die aus der jeweiligen Bildnummer auf der Negativhülle zu bilden ist. Außerdem
wird jeweils eine Bestandsnummer vom Typ RHG_Fo vorangestellt.
Beispiele:
Negative:
Bestandsnummer – Bestand – Kiste-Nr. – Film Nr. – Bild Nr. (von links oben nach rechts unten)
RHG_Fo
RoWa
RHG_Fo_RoWa_3_24-16
3
24
16
Positive:
Bestandsnummer – Bestand – Foto-Nr. (befindet sich auf der Rückseite der Fotos)
RHG_Fo
RHG_Fo_GZ_25
GZ
34
Weitere Details werden mit dem Leiter des Fotoarchivs nach Auftragsvergabe besprochen.
Umlagerung der Negative
− Nach erfolgter Digitalisierung werden die Negativstreifen in archivgerechte Hüllen
umgebettet. Die dazu notwendigen Hüllen werden von der RHG gestellt.
− Die auf den alten Negativhüllen befindliche Nummerierung (Filmnummer) wird vom
Auftragnehmer auf die neue Negativhülle übertragen.
− Auf den alten Negativhüllen befinden sich zum großen Teil wichtige handschriftliche
3 von 6
Informationen des jeweiligen Fotografen, welche für die Identifizierung und Verzeichnung
der Fotos wichtig sind. Diese Informationen sind vom Auftragnehmer zu sichern!
• Möglichkeiten für diese Sicherung sind:
 Die alten Negativhüllen werden hinter die neuen geheftet.
 Die alten Negativhüllen werden digitalisiert und in Ordnern abgelegt.
Speichermedium / Dokumentation
− Nach erfolgter Digitalisierung übergibt der Auftragnehmer der RHG die Digitalisate auf
externen Festplatten. Die Festplatten werden von der RHG gestellt. Über die Images wird
eine Dokumentation erstellt, die die Formate der Images und die Anordnung auf dem
Speichermedium nachweist.
Organisatorische Anforderungen
− Der Auftragnehmer holt die zu digitalisierenden Negative/Positive/Dias im Archiv der DDROpposition in Berlin ab, wobei auf eine bruch- und stoßsichere Verpackung besonders zu
achten ist, und bringt sie nach erfolgter Digitalisierung wieder ins Archiv der DDROpposition zurück. Das nähere Verfahren ist mit dem Archiv abzustimmen.
− Für den Transport ist vom Auftragnehmer eine Versicherung abzuschließen.
Qualitätssicherung
− Maßnahmen des Archivs der DDR-Opposition:
• Das Archiv der DDR-Opposition wird zunächst ca. 10 Negativfilme verschiedener
Formate, ca. 20 Positive verschiedener Formate und 50 KB-Dias in Auftrag geben
und diese nach Fertigstellung einer Prüfung unterziehen. Nach Abschluss dieser
Prüfung und nur bei positivem Ergebnis kann die restliche Leistung erbracht werden.
• Das Archiv der DDR-Opposition erhält auf Wunsch die Möglichkeit einer
Besichtigung des Arbeitsprozesses beim Auftragnehmer.
− Maßnahmen des Auftragnehmers:
• Der Auftragnehmer gewährleistet für alle Phasen des Digitalisierungsprozesses die
Qualitätssicherung und die Einhaltung des Datenschutzes. Er verantwortet, dass
Mängel frühzeitig erkannt werden sowie deren rechtzeitige und wirksame Korrektur.
Über ergriffenen Maßnahmen führt der Auftragnehmer ein Protokoll, das für die
Endprüfung jederzeit zur Verfügung steht. Er legt mit dem Angebot ein Konzept für
die Qualitätssicherung vor.
• Der Auftragnehmer gewährleistet durch eine Endprüfung die vertragsgemäße
Beschaffenheit der Daten.
8. Leistungsort
Berlin
Anschrift Robert-Havemann-Gesellschaft
9. Ausführungsfristen
Der Auftrag ist bis Ende November 2015 abzuschließen. Die Rechnungslegung muss wegen der
Abrechnung mit dem Zuwendungsgeber bis zum 15. Dezember 2015 erfolgt sein. Arbeitsbeginn ist
das Datum der Zuschlagsentscheidung, die spätestens zum 7. August 2015 erfolgt.
Die vorgenannten Fristen sind für den Auftraggeber von besonderer Bedeutung. Daher ist deren
4 von 6
verbindliche Einhaltung eine zwingende Voraussetzung für die Abgabe eines Angebots. Wird die
Leistung nicht fristgerecht erbracht oder weist Mängel auf, wird keine Frist zur Nacherfüllung
gewährt. In diesem Fall wird der Auftraggeber sofort die Vergütung mindern oder ganz vom Vertrag
zurücktreten.
10. Vorhaltung / Löschung der Daten beim Auftragnehmer
Die entstandenen Images werden für den Fall einer Reklamation bis zum Ablauf der
Gewährleistungsfrist (6 Monate nach vollständigem Abschluss des Auftrages) beim Auftragnehmer
vorgehalten. Sie unterliegen dem alleinigen Verfügungs- und Nutzungsrecht der RHG. Sollte die
RHG Reklamationen geltend machen müssen, verlängert sich die Frist entsprechend (6 Monate
nach Datum der Reklamation). Sofern ein Reklamationsfall innerhalb der 6 Monate nicht geltend
gemacht wird, verpflichtet sich der Auftragnehmer zur unaufgeforderten und vollständigen
Datenlöschung am 1. Werktag des auf den Fristablauf folgenden Monats.
11. Unterlagen
Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen:
− Kostenkalkulation
− Vollständig ausgefüllte Preistabelle
− Referenzen
− Arbeitsplan für die termingerechte Erfüllung des Auftrages
− Musterdigitalisate von ausgewählten Negativen/Positiven (ca. 18 Negative verschiedener
Formate, 3 Positive verschiedener Formate und 4 Dias). Die Testmengen sind vorbereitet
und können beim Archiv der DDR-Opposition ausgeliehen werden.
− Darstellung des Unternehmens mit Angaben zu den Jahresumsätzen der letzten beiden Jahre
− Eigenerklärung, dass kein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren anhängig ist
− Erklärung zum Versicherungsschutz und zur Höhe der Betriebshaftpflicht
12. Wichtige Hinweise
Die Angebote sollen in Deutsch sein. Sie sollen alle geforderten Preise, Angaben und Erklärungen
enthalten. Für die Beurteilung erforderliche Erläuterungen sind als Anlage beizufügen.
Angebote von reinen Vermittlern, die einen Auftrag nicht selbst ausführen, sondern in seiner
Gesamtheit weitergeben, sind unerwünscht. Die Auftragserfüllung, auch einzelner Bestandteile, im
Ausland ist unerwünscht. Ein Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der
Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde.
Angebote werden ausgeschlossen, wenn:
− geforderte Unterlagen fehlen.
− Änderungen an den Verdingungsunterlagen vorgenommen wurden oder im Angebot
enthalten sind
− Angebote, die nicht innerhalb der Angebotsfrist eingehen
− Angebote freibleibend sind
5 von 6
13. Wertungsmethode
− Qualität der Probedigitalisate
− Wirtschaftlichkeit
− Referenzen
14. Zahlungsbedingungen
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach Erfüllung der Leistung mittels Überweisung.
Teilzahlungen, z.B. nach dem Abschluss der technischen Fertigstellung, können vereinbart werden.
15. Preise
Die Vergabe erfolgt als Festpreisvertrag. Der Auftragnehmer trägt während der vertraglichen
Ausführungszeit das Risiko nicht vorhersehbarer Lohn- und Materialpreissteigerungen. Eine
Preisänderung ist nur in besonderen Ausnahmefällen und nur mit Zustimmung des Auftraggebers
möglich.
16. Anlagen
− Preistabelle
17. Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen sind per Mail unter dem Kennwort „Fotodigitalisierung“ abzufordern unter:
[email protected]. Die Unterlagen werden Ihnen dann als PDF-Dateien zugemailt.
Bitte beachten Sie: diese Mailadresse ist nur für die Abforderung der Unterlagen bestimmt. Sollten
Sie innerhalb von 24 Stunden keine Antwort erhalten haben, so melden Sie sich bitte unter
[email protected].
6 von 6

Download Report