Information bezüglich der Verifikation des wirtschaftlichen Eigentümers Anbei finden Sie eine kurze Zusammenfassung über die Verifikationsnotwendigkeiten je nach zutreffender Konstellation gem. den Kapiteln A-D betreffend der Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers inkl. der gesamten Eigentümerkette: I. Notwendige Dokumente basierend auf dem Ort der Registrierung eines Unternehmens: .................... 1 A. Im Fall, dass die Gesellschaft in einem EWR-Land oder einem gleichwertigen Drittland registriert ist: ....................................................................................................................................................................... 1 B. Im Fall, dass die Gesellschaft NICHT in einem EWR1-Land oder einem gleichwertigen Drittland² registriert ist ........................................................................................................................................................................ 2 C. Im Fall, dass Ihre Gesellschaft der Rechtsform einer Stiftung unterliegt: ............................................. 2 D. Im Fall einer involvierten Stiftung, Offshore Einheit oder Treuhandvereinbarung:............................ 2 II. Form der bereitgestellten Unterlagen .................................................................................................................... 3 III. Annex I ....................................................................................................................................................................... 4 I. A. Notwendige Dokumente basierend auf dem Ort der Registrierung eines Unternehmens: Im Fall, dass die Gesellschaft in einem EWR1-Land oder einem gleichwertigen Drittland2 registriert ist (ausgenommen Offshore Länder – siehe Annex 1): Zusätzlich zum „Know-Your-Customer“ (KYC)-Kundenbrief sind folgende Unterlagen der RBI zu übermitteln: Landesspezifische und landesübliche Dokumentation zur Offenlegung der wirtschaftlichen Eigentümer von jeder juristischen Person innerhalb der gesamten Eigentümerstruktur (z.B.: Firmenbuchauszug) Zusätzlich für Finanzinstitute: Informationen, die auf Homepages von staatlichen Einrichtungen bereitgestellt werden beispielsweise Zentralbanken (Russland auch die Firmenhomepage) Zusätzlich für Finanzinstitute: Informationen, die über SWIFT KYC Registry oder ähnlichen Plattformen, die von Compliance für in Ordnung befunden werden, zur Verfügung gestellt werden oder eine schriftliche Bestätigung hinsichtlich des wirtschaftlichen Eigentümers und der gesamten Eigentümerkette durch einen qualifizierten Dritten gemäß FMA „Rundschreiben zur Feststellung und Überprüfung der Identität für Kreditinstitute“: 3“: 1. Wirtschaftsprüfer ODER 2. öffentlicher Notar ODER 3. verlässliches Kreditinstitut4 ODER 4. Rechtsanwalt Alle innerhalb der EU oder EWR oder einem vergleichbaren Drittland ansässig. Ist dies nicht zutreffend, gehen Sie bitte zu Punkt B.: 1 2 Europäischer Wirtschaftsraum / European Economic Area FMA Rundschreiben zu Drittländer: http://www.fma.gv.at/typo3conf/ext/dam_download/secure.php?u=0&file=7501&t=1413976630&hash=b0a924935c0dbf69b8ea8fbf3f9d9f2c 3 4 http://www.fma.gv.at/typo3conf/ext/dam_download/secure.php?u=0&file=5915&t=1416396306&hash=6dd68f5de673d57c23c69357af303777 Bankinstitut in einem EEA oder vergleichbarem Drittland registriert 1 B. Im Fall, dass die juristische Person NICHT in einem EU oder EWR1-Land oder einem gleichwertigen Drittland² registriert ist Zusätzlich zum „Know-Your Customer (KYC)-Kundenbrief“ bringen Sie bitte folgende Unterlagen bei: C. Landesspezifische und landesübliche Dokumentation zur Offenlegung der wirtschaftlichen Eigentümer von jeder juristischen Person innerhalb der gesamten Eigentümerstruktur wie o Firmenbuchauszug o Auszüge aus dem „share register“ oder „certificate of shareholders“. In Ländern, in denen eine amtliche Regierungsbehörde „Certificate of Shareholders“ ausstellt, wird nur dieses Dokument akzeptiert. o Wenn es keine offizielle Regierungsstelle zur Verfügung , die die oben genannten Dokument ausgibt DANN o ein “Certificate of Incumbency” jeder einzelnen juristischen Person innerhalb der gesamten Eigentümerkette. Das „Certificate of Incumbency“ und „Certificate of Directors“, im Fall, dass die Direktoren nicht aus dem certificate of incumbency der gesamten Eigentümerkette hervorgehen, aller verfügungsberechtigten Personen, die die Dokumente (A, B) unterschrieben haben o Zusätzlich für Finanzinstitute: Informationen, die auf Homepages von staatlichen Einrichtungen bereitgestellt werden beispielsweise Zentralbanken (Russland auch die Firmenhomepage) o Zusätzlich für Finanzinstitute: Informationen, die über SWIFT KYC Registry oder ähnlichen Plattformen, die von Compliance für in Ordnung befunden werden, zur Verfügung gestellt werden Zusätzlich im Fall, dass Ihre Gesellschaft ein Trust oder eine Stiftung ist oder für einen Trust tätig ist bzw. eine Stiftung in der Eigentümerstruktur unterhält : Zusätzlich zum „Know-Your Customer (KYC)-Kundenbrief“ bringen Sie bitte folgende Unterlagen bei: D. Die Kopie der Stiftungsurkunde und der Stiftungszusatzurkunde, aus denen die Begünstigten, die Treugeber und der Treuhänder hervorgehen oder jedes landesübliche Dokument, in dem hervorgeht, wer die Begünstigten, die Treugeber und der Treuhänder sind. ODER Der Treuhandvertrag, wo der Treugeber und Treuhänder angeführt sind und vom Treugeber und Treuhänder gemeinsam unterfertigt wurde. Zusätzlich im Fall, dass Sie auf fremde Rechnung bzw. im fremden Auftrag tätig sind: Bringen Sie bitte weiters folgende Unterlagen bei: Ein „trust agreement“, welches den Treuhänder und den Treugeber anführt sowie von beiden sowohl Treuhänder als auch Treugeber unterfertigt wurde. ODER 2 II. Eine alternatives Dokument, welches dem „trust agreement“ ähnlich ist UND Eine Kopie eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises des Treugebers Form der bereitgestellten Unterlagen Bitte übermitteln sie alle oben beschriebenen Dokumente in folgender Art und Weise: Alle Dokumente aus einem EU/EWR5-Land oder einem gleichwertigen Drittland6 sind in folgender Form zu übermitteln: a) ausgestellt von einer offiziellen staatlichen Einrichtung => in Kopie oder als Scan b) ausgestellt von einer nicht-offiziellen staatlichen Einrichtung =>ein notariell beglaubigtes Original oder eine Kopie bzw. Scan des notariell beglaubigten Originals Alle Dokumente aus einem nicht EU/EWR7-Land oder einem nicht gleichwertigen Drittland8 können in folgender Form übermittelt werden: a) ausgestellt von einer offiziellen staatlichen Einrichtung => eine apostillierte Kopie oder Scan b) ausgestellt von einer nicht-offiziellen staatlichen Einrichtung => ein notariell beglaubigte Kopie oder Scan mit Apostille c) alle Originaldokumente (mit notarieller Beglaubigung und Apostille) können einem Mitarbeiter der RBI Gruppe vorgelegt werden, welche der Mitarbeiter auf einer vor Ort gemachten Kopie mit Handvermerk bestätigt, dass die Dokumente in originaler Form vorgelegt wurden. Sollte die betroffene Gesellschaft in einem Land registriert sein, dass kein Mitglied der Vertragsstaaten der „Apostille Convention“ der „Hague Conference on Private International Law“ (http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41) ist, übermitteln sie die oben genannten Dokumente in folgender Art und Weise: a. ausgestellt von einer offiziellen staatlichen Einrichtung: eine Kopie mit der Beglaubigung des jeweiligen Außenministeriums oder der österreichischen Botschaft vor Ort b. 5 6 ausgestellt von einer nicht-staatlichen Einrichtung: ein notariell beglaubigte Kopie mit der Beglaubigung des jeweiligen Außenministeriums oder der österreichischen Botschaft vor Ort European Economic Area FMA Rundschreiben zu Drittländer: http://www.fma.gv.at/typo3conf/ext/dam_download/secure.php?u=0&file=7501&t=1413976630&hash=b0a924935c0dbf69b8ea8fbf3f9d9f2c 7 8 Europäischer Wirtschaftsraum / European Economic Area FMA Rundschreiben zu Drittländer: http://www.fma.gv.at/typo3conf/ext/dam_download/secure.php?u=0&file=7503&t=1411625673&hash=f601668ac2f3c9d7dad336f49e9ebdae 3 III. Annex I Offshore Countries Andorra Anquilla Aruba Bahamas Barbados Belize Bermudas Bonaire British Virgin Islands Cayman Islands Cook Islands Costa Rica Curacao Cyprus Dominica Gibraltar Guernsey Isle of Man Jersey Labuan Lebanon Liechtenstein Macau Marshall Islands Mauritius Monaco Montserrat New Zealand Niue Palau Panama Philippines Saba Seychelles St. Eustatius St. Kitts and Nevis St. Maarten/St. Martin St. Vincent & Grenadines Turks and Caicos US Virgin Islands Vanuatu Western Samoa 4
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