Formulare mit Power PDF

Document Imaging Solutions
Nuance Power PDF
Der geschäftliche
Nutzen von
PDF-Formularen
Effiziente Abläufe statt Medienbrüche und
Übertragungsfehler
Geschäftsabläufe ohne Formulare zu organisieren, ist schier
unmöglich. Noch immer herrscht dabei die Papierform
vor, obwohl die – womöglich handschriftliche – Erfassung
von Daten in analoger Form eine Vielzahl von Nachteilen
mit sich bringt. Fortschrittlichere Unternehmen setzen
bereits auf Alternativen wie PDF oder datenbankgestützte
Eingabemasken, nutzen jedoch meist nicht das volle Potenzial
dieser Methoden. Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie
schnell und einfach mit PDF-Formularen Arbeitsabläufe
organisieren und automatisieren und so nicht nur viel Zeit,
sondern auch große Summen Geld sparen können.
White Paper
2
Document Imaging Solutions
Nuance Power PDF
Inhalt
3 Zusammenfassung
3 Das Formular als Wirtschaftsfaktor
4 Papierformulare – ein teures Risiko
5 Das PDF-Formular – Alternative mit
ungenutztem Potenzial
6 Medienbrüche machen Unternehmen blind
6 Rechtssicherheit dank PDF
7 HTML-Formulare – eine Alternative?
7 Einsatzszenarien: Die Vorteile von ausfüllbaren
PDF-Formularen im Detail
– Gesundheitswesen
– Rechtswesen
– Finanzdienstleister
– Behörden
– Vorteile im Vertrieb
10 Sechs gute Gründe für Nuance Power PDF
11So einfach geht’s: Formularerstellung und
-nutzung mit Nuance Power PDF:
– Ein statisches Formular in ein ausfüllbares
umwandeln
– F
ormulardaten löschen, exportieren oder
importieren
– Exportieren von Daten aus mehreren Dateien
White Paper
3
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Nuance Power PDF
Zusammenfassung
Formulare spielen in allen Geschäftsprozessen eine große Rolle. Noch
immer setzen viele Unternehmen dabei auf ausgedruckte Vorlagen,
die handschriftlich ausgefüllt werden. Dieses Vorgehen hat zahlreiche
Nachteile. Es ist kostenintensiv und arbeitsaufwendig, langsam und
riskant. Jedes Papierformular verursacht vom Design bis zur Archivierung
hohe Kosten. Mitarbeiter wenden viel Zeit allein für die Bearbeitung
von Papierdokumenten auf. Noch schwerer wiegt aber, dass bei der
Verwendung von Papierformularen zwischen Datenerfassung und
-verarbeitung oft Tage oder gar Wochen vergehen. Unternehmen, die
weiter auf Papierformulare setzen, können deshalb nur zeitverzögert auf
Entwicklungen reagieren und geraten so gegenüber dem Mitbewerb ins
Hintertreffen. Schließlich bergen Papierformulare auch rechtliche Risiken.
Rund ein Viertel aller Papierdokumente wird verlegt oder geht verloren. Im
Falle eines Audits, einer Betriebsprüfung oder eines Rechtstreits kann dies
erhebliche Nachteile mit sich bringen.
Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie mithilfe von PDF-Formularen Daten
schnell, effektiv, fehlerfrei und rechtssicher erfassen und verarbeiten. Sie
erfahren, wie Sie das volle Potenzial nutzen, das im PDF-Format steckt und
wie einfach es ist, PDF-Formulare zu erstellen und auszuwerten.
Das Formular als Wirtschaftsfaktor
„Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare“. Dieser Spruch
trifft nicht nur auf unser Privatleben zu, sondern noch viel mehr auf
die Arbeitsabläufe in Unternehmen. Der überwiegende Teil aller Unter
nehmensprozesse beginnt mit einem Formular. Ob Vertrieb, Einkauf,
Fertigung oder Personalabteilung, alle erfassen Informationen und
tauschen sie über Formulare aus, seien es Angebote oder Verträge,
Inventarlisten, Teileverzeichnisse, Bewerbungsunterlagen oder Urlaubs
anträge. In Branchen mit umfangreichen Dokumentationspflichten, etwa
dem Gesundheitswesen in Anwaltskanzleien oder bei Finanzdienstleistern
kommen Berge weiterer vom Gesetzgeber vorgeschriebener Formulare
hinzu.
Diese Formulare verursachen erhebliche Kosten. Papierformulare müssen
gedruckt, kuvertiert, frankiert, versendet, wieder entgegengenommen,
ausgewertet, archiviert und entsorgt werden. Nicht nur Material-, sondern
auch der Personalaufwand ist enorm.
Unternehmen betreiben also einen erheblichen Aufwand, um Daten
mithilfe von Formularen zu erfassen und zu bearbeiten. Das beginnt mit
dem Design der Papierformulare, das nicht nur rechtlichen Vorgaben,
sondern auch internen CI-Richtlinien entsprechen muss. Hinzu kommen
Überlegungen zur Benutzerführung. Es muss eindeutig klar sein, welche
Angaben vom Nutzer gefordert sind, wie detailliert diese sein müssen und
welche Felder verpflichtend auszufüllen beziehungsweise optional sind.
Dass es sich hier oft um ein hehres Ziel handelt, weiß jeder, der schon
einmal vor einem Formular saß und nicht wusste, was er denn wo eintragen soll. Solche Designfehler können zu massiven Verlusten oder erheblichem zusätzlichen Aufwand führen, Kunden verprellen, Datenerhebungen
unbrauchbar machen oder ein Welle an Rückfragen auslösen.
White Paper
4
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Nuance Power PDF
White Paper
Papierformulare – ein teures Risiko
Ist das passende Design entwickelt, geht es an die Erstellung, Verteilung,
Bearbeitung und Archivierung der Formulare beziehungsweise deren Inhalte.
Viele Unternehmen setzen dafür immer noch auf die Papierform. Dies hat
meist praktische Gründe. Papierformulare lassen sich eindeutig signieren.
Kommt es zu einem Rechtsstreit ist das handschriftlich unterschriebene
Original ein gutes Beweismittel. Papierformulare benötigen zudem
keine IT-Infrastruktur, sie sind unabhängig von spezifischer Hard- oder
Software und lassen sich unkompliziert verteilen, sei es durch Auslage im
Unternehmen beziehungsweise auf der Behörde oder per Post und Fax.
Diesen scheinbaren Vorteilen stehen allerdings massive Nachteile
entgegen. Das beginnt mit der Inflexibilität von Papierformularen. Einmal
gedruckt lassen sie sich nicht mehr bearbeiten. Wenn sich etwas an
der Vorlage ändert, und sei es nur eine Jahreszahl oder die Korrektur
eines Tippfehlers, wandern sämtliche bereits existierenden Exemplare
in den Papiermüll. Allein Kosten für Papier und Druck gehen dabei
leicht in die Tausende, bei großen Unternehmen kommen auch schnell
Millionenbeträge zusammen, etwa wenn bei einer Umfirmierung sämtliche
Formularvordrucke vernichtet und neu erstellt werden müssen. Noch
schwerer wiegen allerdings die Personalkosten, schließlich muss jemand
die neuen Formulare ausdrucken und verteilen sowie die alten einsammeln. Für jeden Euro Druck- und Papierkosten kann man mit sechs Euro
Personalaufwand1 für das Dokumentenmanagement rechnen.
Die Inflexibilität von Papierformularen ist aber nur ein negativer Aspekt.
Schwerer wiegt, dass sich so erfasste Daten nur mit Mühe weiter
verarbeiten lassen. Bei ihrer Übertragung in elektronische Systeme ist
ein Medienbruch unvermeidbar. Entweder müssen Mitarbeiter diese
Aufgabe erledigen – ein überaus zeitintensiver Prozess, oder es kommt
eine Texterkennungs-Software zum Einsatz, die vor allem bei handschriftlich erfassten Daten nur unbefriedigende Ergebnisse liefert und
deshalb eine manuelle Kontrolle unabdingbar macht. Wie auch immer der
Erfassungsprozess konzipiert ist, er ist fehleranfällig, die Datenqualität
leidet. Es verwundert deshalb nicht, dass in einer Umfrage von The
Data Warehousing Institute (TDWI) und emagixx unter 108 deutschen
Unternehmen nur 36 Prozent mit der Qualität ihrer Daten zufrieden waren.2
Aber selbst wenn Unternehmen die Daten aus den Papierformularen
gar nicht weiter verarbeiten, sondern nur archivieren wollen, erzeugen
Papierformulare eine Menge Probleme. Da ist zum einen der enorme
Platzbedarf zu nennen. Große Mengen von Formularen über Zeiträume
von 30 Jahren oder mehr aufbewahren zu müssen, kann schnell zu
Lagerkosten in Millionenhöhe führen. Mit elektronischen Formularen ließe
sich der Platzbedarf für die Lagerung von Dokumenten halbieren.3
Ein bestimmtes Formular in angemessener Frist wiederzufinden, wenn es
zu einem Rechtsstreit oder einer Behördenanfrage kommt, ist eine große
Herausforderung – wenn es überhaupt noch vorhanden ist. Laut Deloitte &
Touche4 werden rund 25 Prozent aller Unternehmensdokumente nämlich
verlegt und lassen sich nicht mehr auffinden. Dies hat ernsthafte Folgen,
wie eine Befragung von IDC von über 1.500 IT-Verantwortlichen ergab:5 Mehr
als 75 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass mangelhafte Dokumenta
tionsprozesse in ihrem Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren zu
ernsthaften Geschäftsrisiken oder Compliance-Problemen geführt hätten. Die
Association for Information and Image Management (AIIM) schätzt, dass die
Archivierung eines Papierdokuments mit ca. 20 Euro zu Buche schlägt. Der
Zeitbedarf, ein verlegtes Dokument wieder zu finden, verursacht im Durch
schnitt Kosten von rund 120 Euro. Der Aufwand, verlorene Dokumente
wieder zu beschaffen oder zu ersetzen, beläuft sich laut AIIM auf 220 Euro.
1
„The Cost of Managing Paper: A Great Incentive to Go Paperless!“ K. J. McCory, 2009
„Die Bedeutung von Datenqualität“, TDWI und emagixx, 2013
3
The Paper Free Office - dream or reality?, AIIM 2012
4
„Document Management“ Deloitte & Touche 2006
5
„Es ist kritischer, als Sie glauben: Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erheblichen Risiken“ IDC 2012
2
75
%
aller Befragten gaben an, dass
mangelhafte Dokumentationspro
zesse in ihrem Unternehmen in
den vergangenen fünf Jahren zu
ernsthaften Geschäftsrisiken oder
Compliance-Problemen geführt
hätten.
5
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Nuance Power PDF
Das PDF-Formular –
Alternative mit ungenutztem Potenzial
Angesichts dieser Nachteile verwundert es nicht, dass Unternehmen längst
nach Alternativen suchen und diese auch nutzen. Ein erster Schritt in die
richtige Richtung besteht darin, Formulare nur noch nach Bedarf und auf
Anforderung auszudrucken, statt Papiervorlagen auf Vorrat vorzuhalten,
oder – noch besser – gleich elektronisch zu verteilen. Für die Erstellung
genügt ein Textprogramm, allerdings sollte man Formulare nicht in einem
offenen Format wie .doc oder .odt verbreiten. Zum einen könnte der Nutzer
ein solches Formular nach eigenen Vorstellungen umbauen, was sicher
unerwünscht wäre, zum anderen ist die Darstellung bei offenen TextDokumenten von Betriebsystem und Textprogramm abhängig, so dass es
zu unschönen Abweichungen im Layout kommen kann, die im Extremfall
Formulare unlesbar und unbenutzbar machen. Auch die logische Trennung
von vorgegebenem Text und den eigentlichen Formulardaten ist in solchen
offenen Formaten nicht trivial, wenn auch durch Felder und Makros nicht
völlig ausgeschlossen. Am besten speichert man aber das Formular im
PDF-Format ab, da dies auf allen gängigen Betriebssystemen korrekt
angezeigt wird. Zur Darstellung und zum Ausdruck genügen kostenfreie
Reader. Gängige Browser wie „Chrome“ und „Firefox“ sind ebenfalls in der
Lage, PDF-Dokumente direkt anzuzeigen.
Ein nicht ausfüllbares PDF-Formular ist zwar ein erster Schritt in die
richtige Richtung, nutzt aber nicht das wirkliche Potenzial, das in diesem
Format steckt. Der Anwender muss es ausdrucken, handschriftlich
ausfüllen und wieder einschicken oder faxen. Im Unternehmen muss
jemand die so erfassten Daten in eine elektronische Form überführen, was
dieselben Probleme und Kosten wie beim Papierformular nach sich zieht.
Es ist deshalb wesentlich besser, PDF-Formulare ausfüllbar zu gestalten,
so dass der Anwender seine Angaben direkt am Bildschirm machen kann.
Statische, nicht ausfüllbare PDFs oder eingescannte Formularvorlagen
lassen sich mit den richtigen Werkzeugen leicht in ausfüllbare umwandeln.
So erkennt die Funktion „Form Typer“ von „Nuance Power PDF“ Felder in
statischen PDF-Dokumenten und wandelt diese automatisch um.
Ausfüllbare PDF-Formulare sind bereits ein großer Fortschritt. Leider
bleiben viele Unternehmen nun auf dem schon eingeschlagenen, richtigen
Weg stehen. Statt das Formular elektronisch zu verarbeiten, muss der
Nutzer es ausdrucken und per Post oder Fax zurück an die ausgebende
Stelle senden. Oft ist sogar das Speichern des Formulars deaktiviert,
so dass selbst dem Ausfüllenden nichts anderes übrig bleibt, als einen
zweiten Ausdruck für seine Unterlagen anzufertigen beziehungsweise die
Faxvorlage aufzubewahren.
In einem solchen am Computer ausgefüllten Formular sind die Daten zwar
besser lesbar als bei handschriftlicher Erfassung, statt eines Medienbruchs
gibt es aber nun deren sogar zwei, was zu Aufwand, Kosten und Zeitverlust
führt. Eine Beispielrechnung mag dies verdeutlichen: Nehmen wir an,
ein Mitarbeiter wendet für das Ausfüllen eines Urlaubsantrags 5 Minuten
auf. Dann benötigt er im besten Fall weitere 10 Minuten, um das Formular
auszudrucken, zu unterschreiben und an die zuständige Stelle zu faxen.
Wenn er dagegen erst einmal zum Etagendrucker gehen muss, um seinen
Ausdruck abzuholen, ihn dann zu unterschreiben, zu kuvertieren, zu
adressieren und ihn in die Postausgangsstelle oder gar selbst zur Post zu
bringen, kann der Vorgang leicht eine halbe Stunde Arbeitszeit beanspruchen. Auf der Gegenseite muss die verarbeitende Stelle einen ähnlichen
Zeitaufwand betreiben. Bei 1.000 Mitarbeitern bedeutet dies einen zusätzlichen zeitlichen Aufwand von 125 Manntagen für jede Urlaubsbeantragung!
Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC 5 wird mit
5
„Es ist kritischer, als Sie glauben: Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erheblichen Risiken“ IDC 2012
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solchen und ähnlichen Prozessen insgesamt in Unternehmen rund ein
Drittel der Arbeitszeit verschwendet.6
Medienbrüche machen Unternehmen blind
Noch schwerer als die Zeitverschwendung wiegt die Zeitverzögerung, die
bei diesem Vorgehen zwischen Datenerfassung und -verarbeitung liegt.
Moderne CRM-, ERP- und HR-Systeme sind in der Lage, automatisiert
auf Basis von Echtzeitdaten Entscheidungen zu treffen. Materialbedarf,
Umsatzeinbrüche oder Personalengpässe lassen sich vorhersagen, bevor
Probleme auftreten und durch automatisierte Gegenmaßnahmen abfedern.
Was nutzt aber die schönste Analyse, wenn per Formular erfasste Daten
Tage benötigen, bis sie auf dem Postweg das Unternehmen erreichen und
dort verarbeitet sind?
White Paper
36
%
30
%
Steigerung des Umsatzes
Besonders schwer wiegen solche Versäumnisse im Kontakt mit Kunden.
Verfügbarkeitsinformationen, Lieferstatus, Preisaktualisierungen – diese
Informationen und mehr stehen dem Kunden nicht oder zumindest nicht
zeitnah zur Verfügung, wenn Medienbrüche eine direkte Verarbeitung von
Daten verhindern. Dies beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit erheblich,
was sich negativ auf das Einkaufsverhalten und damit auch auf den
Umsatz auswirkt.
Mit einer direkten medienbruchfreien Erfassung lassen sich diese Probleme
leicht beheben. Statt das PDF-Formular auszudrucken und an die zuständige Abteilung zu faxen oder zu schicken, übermittelt der Nutzer seine
ausgefüllte Version direkt. Professionelle PDF-Programme wie Nuance
Power PDF können die Daten aus diesen Formularen extrahieren und für
die Weiterverarbeitung und Analyse in neutralen Formaten wie XML oder
CSV zur Verfügung stellen. Dies hat neben den oben beschriebenen zeitlichen Vorteilen noch weitere positive Effekte. Personalplanungssysteme
können etwa automatisch aus den Daten PDF-gestützter Bewerbungen
bei der Einstellung eines Kandidaten eine Personalakte erzeugen. ERPSysteme nutzen die Informationen aus einem Auftrag, um Lieferscheine,
Materialbestellungen und Ressourcenzuordnungen vorzunehmen, ohne
dass weitere Eingriffe nötig wären. Laut IDC5 lässt sich so der Umsatz
um 36 Prozent steigern, während die Kosten um 30 Prozent sinken.
Geschäftsrisiken und rechtliche Risiken ließen sich nach Einschätzung
der Analysten durch eine durchgängige elektronische Verarbeitung von
Formularen um fast ein Drittel senken.
Rechtssicherheit dank PDF
Papierformulare oder Ausdrucke von PDF-Formularen bringen zudem
rechtliche Probleme mit sich. Auf die Schwierigkeit, bei Behördenanfragen,
Audits oder in Rechtsstreitigkeiten schnell die richtigen Dokumente
beizubringen, wurde bereits hingewiesen. Aber auch unter Aspekten
des Datenschutzes sind Papierformulare und Ausdrucke problematisch.
Anders als bei PDF-Dokumenten lässt sich der berechtigte Nutzerkreis
nicht festlegen. Jeder, der direkten physischen Zugang zu der Akte hat,
oder der – ob zufällig oder absichtlich – gerade am Drucker oder Faxgerät
steht, wenn das Formular ausgedruckt oder gesendet wird, hat Zugriff auf
unter Umständen sensible Daten. Papierdokumente lassen sich zudem
einfach stehlen oder „mitnehmen“, ohne dass dies nachweisbar wäre.
Elektronisch erzeugte und verteilte PDF-Formulare sind dagegen wesentlich sicherer. Nuance Power PDF erlaubt es beispielsweise, Dokumente
5
„Es ist kritischer, als Sie glauben: Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erheblichen Risiken“ IDC 2012
6
„Addressing the Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff“, IDC 2015
Senkung der Kosten
7
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mit 128- oder 256-Bit-AES-Verschlüsselung für Unbefugte unlesbar zu
machen. Per Zugriffssteuerung lässt sich festlegen, wer PDF-Dateien
ansehen, drucken oder ändern darf. Eine digitale Signatur identifiziert
eindeutig den Absender oder Bearbeiter. Mitarbeiter können außerdem
Dokumente automatisch auf vertrauliche Daten überprüfen und diese
schwärzen oder entfernen lassen. Indem ein Dokument inklusive Signatur
und Formulardaten auf eine Ebene reduziert wird, entsteht eine rechtssichere, nicht mehr veränderbare Version.
Auch was die Nachweisbarkeit im Kommunikationsweg angeht, sind
Unternehmen mit PDF-Formularen auf der sicheren Seite. Nuance beispielsweise hinterlegt für alle gesendeten Nachrichten und Anhänge eine
Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders. So lässt sich im
Fall der Fälle rechtssicher nachweisen, welches Dokument wann welchen
Adressaten erreicht hat.
HTML-Formulare – eine Alternative?
In Intranets und Online-Shops ist die datenbankgestützte Datenerfassung
weit verbreitet. In der Regel gibt der Anwender die geforderten Informatio
nen über ein HTML-Formular ein, die dann in einer (meist relationalen)
Datenbank landen. Diese Variante hat jedoch dann erhebliche Nachteile,
wenn es um Rechtssicherheit und Dokumentationspflichten geht. Da
nur die reinen Eingabedaten gespeichert werden, ist im Fall der Fälle
nur schwer nachzuweisen, welcher Formulierung etwa der Nutzer des
Formulars zugestimmt hat. Besonders problematisch wird dies, wenn sich
im Lauf der Zeit die Benennung mancher Felder nach außen ändert, sei es
aus rechtlichen Gründen, zur besseren Nutzerführung oder um internen
Veränderungen Rechnung zu tragen. Während das Datenbankfeld immer
dieselbe Bezeichnung trägt, sehen Frontend-Benutzer im Laufe der Zeit
unterschiedliche Eingabeaufforderungen. Wenn die Veränderungen nicht
exakt dokumentiert sind und sich per Zeitstempel eindeutig der jeweiligen
Eingabe zuordnen lassen, sind rechtliche Probleme programmiert. Ein
PDF-Formular lässt sich dagegen als Ganzes archivieren und jederzeit
überprüfen, sollte es zu Unstimmigkeiten zwischen Ausfüllendem und
verarbeitender Stelle kommen.
Ein weiterer Grund, der gegen die datenbankgestützte Verarbeitung von
Formulardaten spricht, ist die oft proprietäre Erfassung in den einzelnen
Systemen. Um einen Austausch zwischen diesen Informationssilos herzustellen, müssen Konnektoren, Übersetzer oder APIs programmiert und
angepasst werden. Oft sind manuelle Eingriffe erforderlich, was wiederum
zeitaufwändig und fehlerbehaftet ist.
Einsatzszenarien: Die Vorteile von
ausfüllbaren PDF-Formularen im Detail
Fast alle Branchen und Anwender können von einem PDF-basierten
Formular-Workflow profitieren. Hier seien nur einige genannt.
Gesundheitswesen
Ärzte wenden pro Tag durchschnittlich vier Stunden pro Tag für
Dokumentationsaufgaben auf. Dies hat eine Studie von HIMSS Europe
(Healthcare Information and Management Systems Society), unterstützt
von Nuance Healthcare, ergeben.7 Über 20 Prozent der Personalkosten
für Ärzte und Pfleger sind durch Dokumentationspflichten verursacht.
Eine Digitalisierung der Dokumentation ist zwar auf dem Vormarsch,
7
Auf den Spuren der Zeitdiebe im Krankenhaus: HIMSS Europe, 2015
20
%
der Personalkosten für Ärzte und
Pfleger sind durch Dokumenta
tionspflichen verursacht.
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aber zum Teil noch stark verbesserungsfähig. Einfache Workflows mit
PDF-Formularen wären für alle Beteiligten eine deutliche Erleichterung.
Heute werden Patientendaten in der Regel zwar elektronisch erfasst,
dann aber ausgedruckt und als Papierakte verwendet. Diese läuft per
Post oder Hauskurier hin und her und wird womöglich von anderen
Abteilungen wieder eingescannt oder die Daten werden von Hand in
andere System übertragen. Nicht selten gehen Akten verloren oder können
bei einer Untersuchung nicht rechtzeitig beigebracht werden. Zeitverlust,
Doppelbehandlungen oder Fehldiagnosen können die Folge sein. Mit
ausfüllbaren PDF-Formularen ließen sich zahlreiche Zwischenschritte
einsparen. Daten könnten per Knopfdruck exportiert und medizinischen
Systemen zur Verfügung gestelt werden, der Arzt hätte immer und überall
Zugriff auf das Formular und könnte die Daten stets auf dem aktuellen
Stand halten.
Rechtswesen
Rechtsanwälte und Gerichte produzieren einen stetigen Strom von
Papierdokumenten. Beweise, Aussagen, Akten, Gutachten und gerichtliche
Unterlagen müssen bearbeitet und sicher archiviert werden können.
PDF-Formulare können helfen, den Aufwand beträchtlich zu senken, zumal
sich das PDF-Format zum beliebtesten Datentyp für die Weiterleitung und
Archivierung juristischer Unterlagen entwickelt hat. Statt Papierdokumente
oder PDFs zum Ausdruck hin und her zu schicken, füllt der Mandant ein
PDF-Formular aus, dessen Informationen die Anwaltskanzlei exportieren
und in einem Arbeitsschritt in andere Dokumente wie Erklärungen,
Gutachten, Stellungnahmen oder Aussagen importieren kann. Viele
Zwischenschritte, Postlaufwege und Medienbrüche entfallen, die Kom
munikation zwischen Anwalt und Mandant wird schneller und weniger
fehleranfällig, was gerade im Rechtswesen, in dem oft starre Fristen
einzuhalten sind, von großem Vorteil ist.
Finanzdienstleister
Die stark regulierte Finanzbranche steht vor besonderen Herausforde
rungen. Sie muss papierbasierte, langsame und teure Abläufe durch
schnellere, digitalisierte und automatisierte Prozesse ersetzen, ohne dass
Datenschutz, Sicherheit und Compliance darunter leiden. PDF-Formulare
können dabei helfen, die Zahl an Papierdokumenten zu reduzieren oder
diese ganz überflüssig zu machen, Vorschriften einzuhalten und die
Sicherheit zu verbessern. Zwar sind Finanzdienstleister auf diesem Weg
schon wesentlich weiter als viele andere Branchen. So stellen praktisch
alle Banken ausfüllbare PDF-Formulare zur Verfügung. In der Regel muss
der Nutzer diese dann aber ausdrucken, unterschreiben und einsenden.
Mit einem durchgängigen PDF-Workflow und der elektronischen Signatur
lassen sich auch hier die Laufzeiten von Tagen auf Stunden und die
Bearbeitungszeiten von Stunden auf Minuten reduzieren – und das in einer
Branche, in der Zeit nun wirklich Geld ist.
Behörden
Aktenberge sind in Verwaltungen an der Tagesordnung. Ob im Vertrags- und
Ausschreibungsmanagement, bei der Beantragung von Sozialleistungen
und Zuschüssen oder beim Forderungsmanagement – überall fallen
Papierdokumente in großer Zahl an. Die Erstellung, Verarbeitung
und Archivierung dieser Papierberge ist kostenintensiv und birgt
Sicherheitsrisiken. Das 2013 in Kraft getretene E-Government-Gesetz
verpflichtet die Verwaltung zudem zur elektronischen Aktenführung.
Mit der „Digitalen Agenda 2014-2017“ und dem Programm „Digitale
Verwaltung 2020“ hat sich der Druck der Regierung auf die Behörden zur
Digitalisierung noch einmal erhöht. PDF-Formulare spielen auf diesem Weg
zur digitalen Behörde eine wichtige Rolle. Sie lassen sich nicht nur nahtlos
in Verwaltungsprozesse integrieren, sondern bieten auch wesentlich
mehr Komfort und Sicherheit als das Papier-Pendant, etwa durch die
White Paper
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Nuance Power PDF
Schwärzungsmöglichkeiten für sensible Textpassagen, Verschlüsselung,
sichere Speicherung, Benutzerauthentifizierung und die Möglichkeiten zur
Nachverfolgung von Dokumentenzugriffen und -änderungen. Dies sorgt für
zusätzliche Dokumentensicherheit bei Behörden.
Leider sind die Behörden auf diesem Weg noch nicht so weit vorangekommen, wie es wünschenswert wäre, beklagt der Branchenverband BITKOM8
Ein Grund für schleppende Umsetzung mag der Kostenfaktor sein. Gerade
in öffentlichen Verwaltungen ist der Beschaffung teurer Software enge
Grenzen gesetzt. Faire Lizenzmodelle wie bei Nuance Power PDF setzen
die Verwaltung in die Lage, alle Mitarbeiter mit leistungsfähigen, leicht
zu bedienenden Werkzeugen zur elektronischen Formularerstellung
und -verarbeitung auszustatten und so die Transformation zur digitalen
Behörde zu beschleunigen.
Vorteile im Vertrieb
Unabhängig von der Branche profitieren besonders Vertriebsmitarbeiter
vom Einsatz einer PDF-gestützten Datenerfassung und -weiterverarbeitung. Zwar nutzen diese bereits häufig elektronische Systeme in ihrer
täglichen Arbeit, es fehlt aber an Einheitlichkeit. Während der eine seine
Kontakte und Termine in Outlook verwaltet, erfasst der zweite seine
Gesprächsberichte in Word und der dritte verwendet Excel zur Organisation
seiner Vertriebstätigkeit. Ein einheitlicher, auf PDF-Formularen basierender Workflow bringt erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie
Transparenz in den Sales-Prozess. Laut IDC lässt sich so ein Drittel der Zeit
einsparen, die Verkäufer bisher für die Administration aufwenden müssen.
Die daraus resultierende Kostenersparnis beläuft sich auf 21 Prozent der
gesamten Personalaufwendungen. Die Vorteile lassen sich am Beispiel
der Angebotserstellung aufzeigen. Schon heute nutzen viele Unternehmen
dafür PDF-Vorlagen. Dann aber werden diese Dokumente per E-Mail, Fax
oder sogar per Post an den Kunden versandt, der das Angebot ausdruckt
oder kopiert, Änderungen zum Beispiel an der Zahl zu bestellender Ware
vornimmt oder Artikel streicht, das Papier wieder einscannt oder kopiert und
zurücksendet, wo es der Vertriebsmitarbeiter wieder in ein elektronisches
System übertragen muss. Mit einem als ausfüllbares Formular gestaltetem
PDF fallen alle diese Zwischenschritte weg. Der Kunde erhält das PDF per
E-Mail, nimmt gegebenenfalls Änderungen in den bearbeitbaren Feldern
vor, signiert digital und sendet es zurück. Der Mitarbeiter im Vertrieb kann
diese Daten mit der Funktion „Formularfelder exportieren“ in Nuance
Power PDF direkt übernehmen und weiter verarbeiten – und das nicht etwa
Formular für Formular, sondern für viele Hunderte oder gar Tausende von
Angebotsformularen in einem Arbeitsschritt.
8
„Verwaltungsmodernisierung bleibt hinter Möglichkeiten zurück“, Bitkom 2014
White Paper
21
%
Kostenersparnis der gesamten
Personalaufwendungen.
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Sechs gute Gründe für Nuance Power PDF
Es gibt einige professionelle PDF-Lösungen, die unter anderem die
Erstellung von Formularen ermöglichen. Nuance Power PDF bietet Ihnen
aber die folgenden Vorteile:
1. Flexibilität bei geringen Kosten. Während Veränderungen an Papier
formularen mit erheblichen Aufwendungen für die Entsorgung der
Altbestände sowie den Ausdruck der aktualisierten Version verbunden
sind, lassen sich PDFs schnell und einfach verändern. Die neue Version
steht sofort für alle Nutzer zur Verfügung.
2. Statische PDFs schnell und einfach in ausfüllbare umwandeln. Mit
Power PDF lassen sich vorhandene PDF-Dokumente, die beispielsweise
auf einer Papiervorlage basieren, mit einem Knopfdruck in ausfüllbare
Formulare mit aktiven Feldern verwandeln. Power PDF erkennt automatisch, ob es sich dabei etwa um Textfelder oder Auswahlkästchen
handelt.
3. Einfaches, transparentes Lizenzmodell. Power PDF enthält keine AboVerpflichtungen und keine zusätzlichen Modulkosten. Nuance bietet
optionale Wartung und Support für nur 15 Prozent der Lizenzkosten.*
4. Einzelplatzlizenzen zu bezahlbaren Konditionen bei gleichzeitig
professionellem Leistungsspektrum erlauben es allen Mitarbeitern, die
Erstellung von PDF-Formularen zu ermöglichen. Damit verteilt sich die
Aufgabenlast und es gibt keinen Bearbeitungsstau, weil nur wenige
Mitarbeiter PDFs erstellen oder bearbeiten können. Damit bleiben
Ressourcen für notwendige IT-Investitionen übrig.
5. Problemloser Einstieg, einfache Handhabung. Die Benutzerführung
von Power PDF orientiert sich an bekannten Office-Lösungen. Das
leistungsfähige Programm bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und
alle Funktionen, die für die PDF-Erstellung, -Bearbeitung, -Auswertung
und -Archivierung notwendig sind. Mit Power PDF arbeiten Anwender
genauso, wie sie es gewohnt sind.
6. Konvertierung im Handumdrehen. Statt mühsam Dokumente abzutippen
oder neu zu erstellen, kann der Nutzer PDFs schnell und einfach
in Formate wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint oder Corel
WordPerfect umwandeln. Selbst komplexes Layout mit Spalten, Tabellen
und Grafiken wird originalgetreu reproduziert.
*Stand Juni 2015
White Paper
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Nuance Power PDF
So einfach geht’s: Formularerstellung und
-nutzung mit Nuance Power PDF:
Mit Power PDF können Sie Formulare erstellen und ausfüllen sowie
statische Formulare schnell und einfach in interaktive umwandeln, Daten
extrahieren und zur Weiterverarbeitung speichern.
Ein statisches Formular in ein ausfüllbares umwandeln
Wenn Sie ein statisches PDF-Formular einsetzen, das auf einer gescannten
Papiervorlage oder einem Word-Dokument basiert, können Sie dieses in
Nuance Power PDF mit der Funktion „Form Typer“ leicht in ein ausfüllbares
Formular umwandeln. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie das statische Formular in Power PDF:
White Paper
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Nuance Power PDF
Gehen Sie zum Register „Formulare“ und wählen Sie in der Funktionsleiste die Option
„Form Typer“:
Power PDF bearbeitet nun das statische PDF und wandelt es in ein dynamisches
Formular um.
Das fertige Dokument wird angezeigt, und in einer Meldung wird darauf hingewiesen,
dass interaktive Formularfelder gefunden wurden. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf
„Felder hervorheben“:
White Paper
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Wie Sie sehen sind die Felder jetzt hervorgehoben. Auch die Optionsfelder und
Ankreuzkästchen sind nun interaktiv:
Sie haben nun ein wieder verwendbares Standard-PDF-Formular erzeugt, das in Power
PDF oder mit anderen PDF-Produkten ausgefüllt werden kann.
Power PDF bietet noch weitere Einstellungsmöglichkeiten für Formularfelder. Sie
können beispielsweise ein Feld als Schaltfläche, Textfeld oder Ankreuzfeld definieren,
indem Sie im Register „Formul are“ auf den entsprechenden Befehl klicken:
White Paper
14
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Um das neue interaktive Formular immer wieder verwenden zu können, speichern Sie
es als Vorlage. Klicken Sie dazu auf das Register „Datei“ und wählen Sie die Option
„Speichern unter...“:
Im Fenster „Speichern unter“ geben Sie dem Dokument einen neuen Dateinamen:
Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Formulardaten löschen, exportieren oder importieren
Wenn Sie die Daten in einem Formular entfernen wollen, können Sie die eingegebenen
Informationen mit einem Mausklick löschen und mit einem leeren Formular neu
beginnen. Klicken Sie dazu in einem ausgefüllten Formular im Register „Formulare“ auf
die Schaltfläche „Formularfelder zurücksetzen“:
Sie können die in ein Formular eingegebenen Daten extrahieren und im Format FDF,
XFDF, XML oder TXT separat speichern. Diese lassen sich dann zum Beispiel zum
Ausfüllen weiterer Formulare verwenden. Dies beschleunigt das Ausfüllen erheblich,
wenn zum Beispiel in sehr viele Formulare identische Daten eingetragen werden sollen.
White Paper
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Nuance Power PDF
Um die Formulardaten aus einem einzelnen geöffneten und ausgefüllten Formular zu
exportieren, gehen Sie auf das Register „Formulare“, wählen Sie „Daten importieren/
exportieren“, und klicken Sie im Menü auf „Formulardaten exportieren“:
Im Dialogfeld „Formulardaten exportieren als“ geben Sie den Namen (zum Beispiel
demo) ein und wählen den Dateityp (zum Beispiel fdf) aus:
Klicken Sie auf „Speichern“. Ihre Dateien werden am angegebenen Ort und im
angegebenen Format gespeichert.
Gespeicherte Formulardaten lassen sich in ein neues, leeres Formular importieren.
Öffnen wir zunächst ein leeres Formular. Nun öffnen Sie das Register „Formulare“,
klicken Sie in der Funktionsleiste auf das Symbol „Daten importieren/exportieren“ und
im Menü auf „Formulardaten importieren“:
White Paper
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Wählen Sie im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ aus dem DropdownMenü einen Dateityp aus. In unserem Beispiel verwenden wir die FDF-Datei, die wir
gerade gespeichert haben:
Öffnen Sie die Datei durch Doppelklicken, oder klicken Sie darauf und dann auf
„Öffnen“. In unser Formular wurden nun die in der Datendatei gespeicherten
Informationen eingegeben.
Wenn die ausgewählte Datei Beschreibungen der Formularsteuerelemente und
geeignete und passende Daten für das aktuelle Formular enthält, werden die Daten in
die entsprechenden Felder eingefügt.
Exportieren von Daten aus mehreren Dateien
Es ist möglich, Daten aus mehreren Formularen mit denselben Daten
feldern in die Dateitypen XML und CSV (kommagetrennte Werte) zu
exportieren.
Diese Dateitypen können in Excel oder ähnlichen Tabellenkalkulations
programmen geöffnet werden. Dabei wird jedes Formular einer Zeile und
jedes Formularfeld einer Spalte zugewiesen.
Die Bezeichnungen der Formularfelder werden im Arbeitsblatt als Text in
die Kopfzeile der Spalten übernommen. Mit Ausnahme von Signaturfeldern
werden alle Formularfeldtypen verarbeitet. Diese Exportfunktion ist auch
dann verfügbar, wenn keine PDF-Datei geladen ist. Geöffnete Dateien
werden nicht exportiert.
Damit der Export effizient funktioniert, müssen alle Formulare dieselben
Feldnamen haben. Auch mehrseitige Formulare können verarbeitet
werden. Pro Formular sollte eine PDF-Datei vorliegen. Eine einzige PDFDatei mit mehreren zusammengestellten Formularen ist jedoch ebenfalls
verwendbar, vorausgesetzt, die Formularfelder sind identisch.
Wenn die Formulare unterschiedliche Felder enthalten, wird für jeden
nicht identischen Feldnamen eine gesonderte Spalte in der Ausgabedatei
erzeugt.
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Zum Exportieren von Daten klicken Sie im Register „Formulare“ auf die Schaltfläche
„Daten importieren/exportieren“. Wählen Sie im Menü die Option „Daten aus mehreren
Formularen exportieren“:
Klicken Sie im sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen,
dann wählen Sie die gewünschten Dateien (PDF oder FDF) aus. Im Beispiel sind diese
die ausgefüllten Formulare 1, 2 und 3:
Um mehrere Dateien gleichzeitig zu öffnen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und
klicken Sie auf die zu öffnenden Dateien oder klicken Sie bei gedrückter Hochstelltaste
auf die erste und letzte Datei einer Liste, um die komplette Liste zu markieren. Klicken
Sie dann auf „Öffnen“, um die ausgewählten Dateien zu laden. Diese werde nun im
Fenster „Daten aus mehreren Formularen exportieren“ angezeigt:
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Um weitere Dateien hinzuzufügen oder Dateien aus der Liste zu entfernen, klicken Sie
auf die Schaltfläche „Dateien hinzufügen“ beziehungsweise „Dateien entfernen“.
Wenn Sie alle Formulare der letzten Exportsitzung in die Liste aufnehmen möchten,
markieren Sie das Kontrollkästchen „Alle Formulare aus letztem Exportvorgang
einbeziehen“.
Wenn Sie alle Dateien hinzugefügt haben, deren Daten Sie exportieren wollen, klicken
Sie auf „Exportieren“. Der Export-Dialog öffnet sich:
Wählen Sie den gewünschten Ordner, den Dateinamen und den Dateityp (CSV oder
XML). Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Die Exportdatei wird erstellt und der Fortschritt des Exportvorgangs angezeigt:
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Klicken Sie auf „Datei jetzt anzeigen“, um das Ergebnis im
Tabellenkalkulationsprogramm anzuzeigen:
Alle Zellen in der erzeugten Tabelle haben ein allgemeines Standardformat,
das jede Art von Daten aufnehmen kann. Andere Zelltypen können im
Tabellenkalkulationsprogramm festgelegt werden (z.B. Datum, Währung
oder nur Zahlen).
Sie können die Spaltenüberschriften nach Bedarf umbenennen. Dies
könnte für Optionsfelder oder Ankreuzfelder notwendig sein.
Über Nuance Communications, Inc.
Nuance Communications verbindet Menschen und Technik auf ganz neue Art und Weise. Mit seinen Sprach- und
Dokumentenmanagementlösungen macht Nuance die Interaktion mit den uns umgebenden Systemen, Geräten,
Apps und Diensten humaner und einfacher. Jeden Tag können Millionen Anwender und Tausende Unternehmen
dank Nuance auf intelligente Systeme vertrauen, die in der Lage sind, ihnen zuzuhören, sie zu verstehen, von ihnen
zu lernen und sich auf ihr Leben und ihre Arbeitsweise einzustellen.
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