Checkliste Weihnachtsfeier von der Capitol Yard Golf Lounge 6 Monate vorher Rekapitulation der Feier im vergangen Jahr Was war gut? Was war nicht gut? Festlegung eines Organisationskommitees Vorläufiges Budget festlegen max. Grenze festlegen und nötige Puffer einplanen Vorläufiges Datum festlegen möglichst an einem Freitag kurz vor der Feiertagen Vorläufige Gästeanzahl festlegen nur Mitarbeiter oder auch externe Gäste (Bsp: Angehörige) Vorläufige Festlegung der Dauer Soll die Feier tagsüber, abends oder bis in die Nacht stattfinden? Auf wie viele Stunden soll die Veranstaltung begrenzt sein? Sammeln von Ideen Veranstaltungsmotto, Rahmenprogramm, Ablauf Vorläufige Festlegung der Bescherung Geschenke durch die Firma Geschenke unter den Mitarbeitern (JulClub) Sammeln von Vorschlägen für eine geeignete Location Angebote von diversen Locations einholen Besichtigungen vereinbaren 5 Monate vorher Angebote von diversen Cateringfirmen einholen evtl: Probeessen vereinbaren Angebote von diversen Künstlern einholen DJ, Liveact oder andere Künstler Angebote für die Dekoration einholen Weihnachtsbaum, etc. Terminabsprache mit den Locations ausgewählte Location verbindlich buchen 3 Monate vorher Einladungen verfassen und verschicken E-Mail oder Einladungskarten? Bestätigungstool einrichten Eingeladene Mitarbeiter sollen zu- / absagen Fotografen buchen Künstler buchen Weihnachtsmann buchen Rahmenprogramm festlegen Teilnehmer des Programms benachrichtigen (Bsp: Redner) 2 Monate vorher Gästeliste erstellen Catering fest buchen Dekoration fest buchen Abstimmung mit Location & Künstlern Technik, Garderoben, etc. Firmengeschenke kaufen keine Geschenke mit Firmenbezug Genehmigungen einholen falls nötig (Bsp: Feuerwerk) „Anreise“ der Mitarbeiter planen selbstständig oder Shuttle-Service (Arbeit - Veranstaltung) Detailabsprache mit der Location Gästeanzahl, Aufbauplan, Programm, Personal, Technik, etc. endgültigen Ablaufplan erstellen Informationen zu Gebühren einholen Bsp: GEMA 1 Monat vorher endgültigen Ablaufplan erstellen Informationen zu Gebühren einholen Bsp: GEMA endgültige Teilnehmerzahl Location & Catering mitteilen Tischkarten drucken lassen nur bei fester Sitzordnung Menükarten drucken lassen 2 Wochen vorher Erinnerung an Mitarbeiter schicken Uhrzeit, Veranstaltungsort, Informationen Geschenke verpacken und beschriften Weihnachtsbäume kaufen Am Tag der Feier Organisationskomitee muss früher in die Location Licht, Musik, Video testen Geschenke vor der Veranstaltung anliefern Weihnachtsbäume dekorieren und Geschenke verteilen Am Tag nach der Feier Fotos an Mitarbeiter schicken E-Mail an Mitarbeiter schicken Weihnachtsgrüße und Dankeschreiben für die tolle Veranstaltung Rechnungen begleichen
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