Kita-Platz in Sicht?

Kita-Platz in Sicht?
Benutzeranleitung
Modul Kita-Basis
Programm-Version v3.02.31
Hinweise zu diesem Dokument
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Anforderungen und Erkenntnisse anzupassen. Dadurch kann es gegebenenfalls zu Abweichungen
zwischen diesem Dokument und der ausgelieferten Software kommen.
Die hier genannten Produkte und Namen sind eingetragene Warenzeichen und/oder geschützte
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ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch arxes-tolina GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation
enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
Benutzeranleitung: kita finder+ / Kita-Planer 2
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Inhalt
Einleitung ............................................................................................................................... 5
Überblick ................................................................................................................................ 5
1
2
3
An- und Abmeldung......................................................................................................... 6
1.1
Benutzerdaten und Passwort ändern ......................................................................... 6
1.2
Lesezeichen für Kita-Planer 2 anlegen ...................................................................... 7
1.3
Möglichkeit zur Fernwartung schaffen ....................................................................... 7
Gestaltung des Profils der Kita ........................................................................................ 8
2.1
Profildaten ................................................................................................................. 8
2.2
Der Porträt-Bereich.................................................................................................... 9
2.3
Ansprechpartner ........................................................................................................ 9
2.4
Kapazitäten und Sollbelegung ................................................................................. 10
2.5
Freie Plätze ............................................................................................................. 11
Erfassung und Verwaltung der Bewerbungen................................................................ 14
3.1
Wie erfasse ich eine Bewerbung für ein Kind ........................................................... 14
3.2
Wie bearbeite ich eine Meldung im Postfach? ......................................................... 18
Wartelisten-Anmeldung ................................................................................................. 19
Automatische Absage ................................................................................................... 19
Benachrichtigung über neue Mitteilungen via E-Mail ..................................................... 19
3.3
4
Erstellung und Verwaltung der Kind-Akte ................................................................ 20
3.3.1
Stammdaten in der Kind-Akte............................................................................ 20
3.3.2
Bewerbungsdaten in der Kind-Akte ................................................................... 20
3.3.3
Vertragsdaten in der Kind-Akte ......................................................................... 21
3.3.4
Sorgeberechtigte in der Kind-Akte ..................................................................... 22
3.3.5
Gruppe eines Kindes......................................................................................... 23
Verwaltung der Warteliste ............................................................................................. 25
4.1
Wie vergebe ich eine Vormerkung oder Zusage ...................................................... 27
4.2
Eingabe des Betreuungsvertrags ............................................................................. 29
4.3
Wie vergebe ich eine Absage zu einer Bewerbung? ................................................ 30
4.3.1
Absage über die Kind-Akte................................................................................ 31
4.3.2
Absage über die Warteliste ............................................................................... 31
4.3.3
Erstellung eines automatischen Absage-Schreibens ......................................... 32
4.4
Vormerkung bzw. Zusage zurücksetzen in Status Warteliste? ................................. 32
4.4.1
5
Rücknahme der Absage eines Kitaplatzes ........................................................ 32
Vertragsverwaltung ....................................................................................................... 33
5.1
Wie führe ich eine Vertragsänderung durch ............................................................. 33
5.2
Wie beende ich einen Vertrag?................................................................................ 34
5.3
Wie nehme ich eine Kündigung zurück .................................................................... 34
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6
5.4
Wie storniere ich einen Vertrag?.............................................................................. 35
5.5
Wie korrigiere ich einen geschlossenen Vertrag – Vor-/Rückdatierung? .................. 35
5.6
Wo finde ich die Historie der Vertragsänderungen ................................................... 35
5.7
Historie in der Kind-Akte .......................................................................................... 35
Kitaverwaltung............................................................................................................... 36
6.1
Übersicht zu allen für die Kita relevanten Kinder...................................................... 36
6.2
Wie finde ich ein bestimmtes Kind und öffne dessen Kind-Akte? ............................. 38
6.3
Gruppenverwaltung ................................................................................................. 38
6.3.2
Stammdaten zur Gruppe ................................................................................... 40
6.3.3
Wo finde ich den Belegungsplan einer Gruppe? ............................................... 40
6.4
Erstellung und Verwaltung von Dokumenten ........................................................... 41
6.4.1
7
Dokumentvorlagen ............................................................................................ 42
6.5
Arbeiten mit Notizen ................................................................................................ 44
6.6
Arbeiten mit Wiedervorlagen ................................................................................... 46
6.7
Erstellung von Listen und Datenexporte .................................................................. 49
6.7.1
Export nach Excel oder Word ............................................................................ 50
6.7.2
Export der Gruppenliste .................................................................................... 51
Fehlersituationen und Hotline ........................................................................................ 51
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Einleitung
Diese Anleitung erklärt die Benutzung der Software kita finder+ / Kita-Planer 2. Der Name
Kita-Planer 2 wird Synonym zum Namen kita finder+ verwendet. Die Anleitung ist in folgende
Benutzeranleitungen aufgeteilt:
Modul Kita Basis
Diese Benutzeranleitung erklärt die Verwaltung von
Kindern und Gruppen sowie die Verwaltung der
Warteliste inkl. Kind-Neuaufnahmen und Gruppenzuweisungen.
Modul Kommune Basis
Die Benutzeranleitung zum Modul Kommune Basis
zeigt die übergeordnete Verwaltung von Trägern,
Kitas und der übergreifenden Warteliste.
Das vorliegende Dokument beschreibt die Anwendung des Moduls „Kita Basis“ von KitaPlaner 2.
Hinweise zum Dokument:

Im Folgenden wird der Ausdruck ‚Kita‘ synonym für Betreuungseinrichtung verwendet. Das
schließt auch Betreuungsangebote wie Horte, Krippen, Krabbelgruppen und Tagespflege
etc. mit ein.

Beschriebene Schaltflächen sind wie folgt dargestellt: OK .

Feldbezeichnungen, Registerreiter und Spaltenüberschriften sind kursiv geschrieben.

Navigationspfade, z. B. für Menüs, sind kursiv geschrieben und durch Pfeile getrennt:
Extras  Einstellungen  Fachliche Einstellungen…

Der Klick mit der linken Maustaste wird wie folgt dargestellt:
Einzelklick:

Doppelklick:
Die verwendeten Personennamen und deren Daten sind fiktiv und dienen einer
beispielhaften Darstellung. Es wurden keine realen Personen-Daten genutzt.
Überblick
Um Kita-Planer 2 zu starten, muss ein Internetbrowser, wie zum Beispiel Internet Explorer,
Chrome oder Firefox, geöffnet und die Web-Adresse der Anwendung in die Adresszeile
eingegeben werden. Die Adresse wird durch die Ansprechpartner bei der Stadt bzw. beim
Landkreis allen Einrichtungen mitgeteilt.
Möglicherweise dauert der erste Aufruf der Anwendung direkt nach dem Start des Browsers
einige Sekunden länger als die darauf folgenden Aktionen. Das liegt daran, dass zunächst
bestimmte Programmteile für den Benutzer initialisiert werden müssen.
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1 An- und Abmeldung
Der Zugriff auf Kita-Planer 2 erfordert eine Anmeldung bestehend aus Benutzername und
Passwort. Benutzername und Passwort werden während der Inbetriebnahme der Anwendung
vergeben und Ihnen von der mit der Administration der Anwendung beauftragten Person
mitgeteilt.
Nach der erfolgreichen Anmeldung wird automatisch die Kita-Akte geöffnet.
Anschließend wird oben rechts der Benutzername angezeigt. Rechts daneben befindet sich
die Schaltfläche Abmelden , mit der die Anwendung wieder verlassen werden kann.
Abbildung 1: Anmelden an Kita-Planer 2
Abbildung 2: Abmelden von Kita-Planer 2
1.1 Benutzerdaten und Passwort ändern
Neben dem Benutzernamen oben rechts befindet sich die Schaltfläche Extras , deren
Betätigung ein Menü mit dem Icon
Benutzer enthält. Bei Betätigen dieser Schaltfläche
werden zwei Einträge angezeigt: Der Menüpunkt Passwort ändern …. öffnet den Dialog mit
dem Sie Ihr Passwort ändern können. Unter dem Menüpunkt Benutzerdaten bearbeiten …
öffnet sich der Dialog zur Änderung der Benutzerdaten.
Abbildung 3: Dialog zur Änderung des Passworts
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Abbildung 4: Dialog zur Änderung der Benutzerdaten
1.2 Lesezeichen für Kita-Planer 2 anlegen
Damit Sie bequem auf Kita-Planer 2 zugreifen können, empfehlen wir, ein Lesezeichen im
Internetbrowser Ihrer Wahl anzulegen. Rufen Sie dazu Kita-Planer 2 in Ihrem Browser auf. Mit
der Tastenkombination Strg+D legen Sie ein neues Lesezeichen unter der „LesezeichenSymbolleiste“ (Firefox) bzw. „Favoritenleiste“ (Internet Explorer) an.
In Folge ist Kita Planer 2 für Sie schnell erreichbar.
1.3 Möglichkeit zur Fernwartung schaffen
Im Zuge der Einführung einer neuen Software gibt es viele Fragen und unter Umständen auch
Probleme zu lösen. Richten Sie Ihre Anfragen zuerst an Ihre Stadt-/Kommunenverwaltung –
kann hier keine Klärung herbeigeführt werden, hilft Ihnen das tolina-Team weiter.
Zur schnelleren Klärung und besseren Verständigung setzen wir die Fernwartungsanwendung
„Netviewer“ der Firma citrix ein. Dieser Dienst ist für Sie kostenfrei und wird mittels einer
kleinen Anwendung auf Ihrem PC gestartet. Das heißt, während des Telefonats mit uns
können Sie uns zu einer Fernwartungs-Sitzung einladen, wodurch wir in der Lage sind, Ihren
Bildschirm zu sehen, jedoch nicht zu bedienen.
Bitte laden Sie sich in Vorbereitung eines etwaigen Klärungsfalles die Anwendung
„NV_Support_Participant.exe“ von folgender Adresse herunter und speichern Sie die Datei auf
Ihrem Desktop:
https://get.netviewer.com/support/_win/NV_Support_Participant.exe
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2 Gestaltung des Profils der Kita
Die Kita-Akte ermöglicht im Reiter Profil den Zugriff auf die relevanten Informationen zur Kita
und dient als Einstiegspunkt in die Verwaltung der Kita.
Für die verschiedenen Aspekte der Kita-Verwaltung werden am linken Bildschirmrand mehrere
Registerreiter angezeigt, deren Funktionen in den folgenden Kapiteln beschrieben werden.
2.1 Profildaten
Im Registerreiter Profil (siehe folgende Abbildung) können alle relevanten Daten zur Kita
bearbeitet werden. Hierauf hat die Leitung der Kita Zugriff und der dazugehörige Träger. Auch
berechtigte Mitarbeiter der Stadt können die Profildaten der Kita einsehen. Dazu zählen u.a.
die Namen von Kita und Träger, eine textuelle Beschreibung, die Öffnungszeiten, die generell
betreuten Altersgruppen der Kinder sowie die Anschrift.
Abbildung 5: Profildaten der Kita
Die hier hinterlegten Informationen werden direkt auf der stadtweiten Kita-Webseite,
dem Elternportal des kita finder+ angezeigt.
Die externe-ID der Einrichtung nach dem Kinderbildungsgesetz dient in anderen Städten
zur Identifikation der Kita im Verwaltungssystem des Landes und wird für den kita finder+
zunächst nicht aktiv sein.
„Porträt“ – ist die Porträt-Beschreibung zu Ihrer Einrichtung auf dem Elternportal. Dies kann
auch ein längerer Text sein, den Sie bspw. aus Ihrer bestehenden Webseite der KitaDatenbank herauskopieren können und hier einfügen. Durch Leerzeilen (über die ‚Enter‘Taste) kann der Text strukturiert werden.
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2.2 Der Porträt-Bereich
Beim Klicken auf die Schaltfläche Porträt-Bereich verwalten öffnet sich ein neues Fenster,
in dem Sie die innerhalb des Elternportals angezeigten Porträtbereiche und die zugehörigen
Bilder verwalten können (siehe folgende Abbildung). Über die Schaltfläche Neu lassen sich
weitere Einträge hinzufügen. Durch Klicken auf schon vorhandene Einträge können diese im
Nachhinein noch bearbeitet werden. Durch Bestätigen der Schaltfläche Übernehmen werden
die Änderungen gespeichert und nach der nächsten Synchronisation im Elternportal angezeigt
– vorausgesetzt, dass sich das Modul Web-Basis im Einsatz befindet.
Bitte beachten Sie, dass die gezeigten Detailinformationen der Bilder (Bereich, BildDatei, Titel, Web-Link und Beschreibung) erst sichtbar sind, wenn ein Listeneintrag
mit einem Mausklick ausgewählt wurde.
Abbildung 6: Porträt-Bereich Verwaltung
2.3 Ansprechpartner
Im Registerreiter Ansprechpartner können die Ansprechpartner der Kita hinterlegt werden
(siehe Abbildung 7). Die Ansprechpartner der Kita benötigen dazu keinen eigenen KitaPlaner 2-Zugang. Sie werden nur dann auf dem Elternportal angezeigt, wenn das Auswahlfeld
Kontaktdaten auf Webseite veröffentlichen ausgewählt ist.
Bitte beachten Sie, dass die gezeigten Detailinformationen des Ansprechpartners
(Name, Telefon etc.) erst sichtbar sind, wenn ein Listeneintrag ausgewählt wurde.
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Abbildung 7: Anzeige der Detailinformationen eines Ansprechpartners
2.4 Kapazitäten und Sollbelegung
In dem Registerreiter Kapazitäten werden die Kapazitäten und Sollbelegungen der Kita
verwaltet.
Die hinterlegten Kapazitäten/Sollbelegungen können als Grundlage für die Berechnung
und Anzeige der freien Plätze (Freie-Plätze-Ampel im Elternportal) genutzt werden. Das
System vergleicht dazu die bestehenden Betreuungsverträge in der Kita mit der
hinterlegten Sollbelegung für die jeweilige Altersgruppe. Solange für Ihre Kita nicht alle
betreuten Kinder (Ist-Belegung) im Kita-Planer 2 eingetragen sind, kann die Schaltung
der Freie-Plätze-Ampel nicht automatisch erfolgen.
Die Kita kann die Kapazität nur dann eigenständig verwalten, wenn dies nicht bereits
durch die Kommune vorgenommen wird. Wenn die Kommune diese Aufgabe
übernimmt, dann kann die Kapazität in der Kita nur eingesehen, aber nicht geändert
werden. Die entsprechenden Eingabefelder sind dann nicht änderbar.
Eine Kapazität gilt ab dem eingegebenen Datum und enthält neben einer Notiz die beiden
Werte für die Kapazität nach Betriebserlaubnis und die gewünschte Soll-Belegung. Es können
für verschiedene Zeiträume auch verschiedene Sollbelegungen hinterlegt werden. Es können
dazu mehrere Sollbelegungen parallel in diese Tabelle eingetragen werden, die in dem Fall
für verschiedene Zeiträume gelten können. Wenn bspw. heute schon klar ist, dass ab Februar
des nächsten Jahres eine neue Gruppe in der Einrichtung dazu kommt, kann heute für Februar
des nächsten Jahres eine erhöhte Sollbelegung eingegeben werden.
Die Sollbelegung für die einzelnen Altersgruppen hat eine weitere wichtige
Funktion: Ist eine Sollbelegung für eine bestimmte Altersgruppe eingegeben (eine Zahl
größer als null), dann wird dem Elternportal die Information bereitgestellt, dass diese
Einrichtung grundsätzlich Betreuung in dieser Altersgruppe anbietet. Dies bezieht sich nicht
auf die tatsächlich freien Plätze. Ist eine Sollbelegung ‚null‘ wird im
Elternportal ein grauer Strich als Ampelsymbol angezeigt. Sobald die Kita
als Sollbelegung eine Zahl eingibt, die größer ist als null, kann die Kita
auswählen zwischen dem grünen, gelben oder roten Ampelsymbol (im
Registerreiter Freie Plätze). Die Sollbelegung hat auch einen Einfluss auf
die Online-Anmeldung der Eltern. Wählen Eltern eine Einrichtung bei der Online-Anmeldung
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aus, die für die Altersgruppe des Kindes eine Sollbelegung von ‚null‘ eingetragen hat, wird den
Eltern in der Online-Anmeldung der Hinweis angezeigt, dass die Einrichtung nicht zur
gewünschten Platzart (Krippe/ Kindergarten /Hort) passt.
Abbildung 8: Verwaltung der Kapazitäten mit Soll-Belegung als Gesamtzahl
Die Sollbelegung kann nach Altersgruppen unterteilt sein (bspw. ‚Unter 3‘, ‚Über 3‘ oder ‚Hort‘).
Ebenso kann sie aber auch nach Altersgruppen und Betreuungszeit unterteilt sein, wie im
folgenden Bild. Demzufolge kann das Elternportal auch die Ampel nach Altersgruppe und
einzelnen Betreuungszeiten getrennt anzeigen.
Abbildung 9: Verwaltung der Kapazitäten mit Soll-Belegung - nach Alterskategorien
2.5 Freie Plätze
Die Verwaltung der ‚Freie-Plätze-Ampel‘ für das Elternportal erfolgt über den Registerreiter
Freie Plätze. Mit den folgenden Einstellungsmöglichkeiten können Sie im Reiter Freie Plätze
beeinflussen, wie die Ampel auf dem Elternportal die Kapazitäten für Ihre Einrichtung anzeigen
soll.
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Abbildung 10: Verwaltung Freie-Plätze-Ampel für das Elternportal- nach Alterskategorien
Die Symbole der Freie-Plätze-Ampel im Elternportal haben folgende Bedeutung:
Es sind Plätze in der Einrichtung in dieser Alterskategorie frei.
Es sind Plätze in der Einrichtung in dieser Alterskategorie frei. Es befinden sich jedoch
bereits mehr Kinder auf der Warteliste als Plätze frei sind.
Es sind voraussichtlich keine Plätze in der Einrichtung in dieser Alterskategorie frei.
Eine Anmeldung ist dennoch möglich.
Für jede einzelne Alterskategorie wählen Sie bitte für einen bestimmten einen Ampelstatus
aus. Zusätzlich können Sie bestimmen wie das Ampelsymbol vor oder nach diesem Zeitraum
im Elternportal angezeigt werden soll. Nach Auswahl der gewünschten Einstellung aktualisiert
sich die Ansicht, so dass Sie direkt sehen können, was ggf. auf dem Kommunen-weiten
Elternportal ab dem nächsten Tag angezeigt würde.
Sobald Sie die Anzeige der ‚Freie-Plätze-Ampel‘ verändern ist für den
entsprechenden Zeitraum ab dem nächsten Tag die Änderung auch im
Elternportal sichtbar.
Den Status Automatisch (anhand von Soll- und Istbelegung) sollten Sie nur auswählen, wenn
alle Ihre betreuten Kinder im Kita-Planer 2 eingegeben sind und auch die Sollbelegung korrekt
sind. Der Status Automatisch (anhand von Soll- und Istbelegung) bedeutet, dass das System
anhand des Vergleichs von Istbelegung und Sollbelegung jeden Monat automatisch das
passende Ampelsymbol errechnet (bis zu 12 Monate in die Zukunft) und im Elternportal
anzeigt.
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Abbildung 10: Verwaltung freier Plätze
Warteliste berücksichtigen bis
Die Option ‚Warteliste berücksichtigen bis‘ ist für den kita finder + in München nicht weiter
relevant.
Dieser Registerreiter gibt auch eine tabellarische Übersicht der Entwicklung der freien Plätze
über die nächsten zwölf Monate.
Die Tabelle der Monatsübersichten gibt über einen Zeitraum von zwölf Monaten Aufschluss
über die Entwicklung folgender Werte:

Kapazität nach Betriebserlaubnis

Soll-Belegung

Ist-Belegung

Zahl der freien Plätze
Die Zahl der freien Plätze wird auf zweierlei Art berechnet. Solange ein Vertrag nicht
gekündigt wurde, ist nicht genau bekannt, wann der Vertrag enden wird. Um KannKinder (Kinder, wo das Einschulungsdatum sich womöglich um ein Jahr verschiebt)
im Programm abbilden zu können, haben Sie in der Kind-Akte die Möglichkeit, zwei
verschiedene Datumsangaben für das mögliche Vertragsende zu pflegen, das
geplante und das späteste Vertragsende (siehe Kap. 3.3.3).
Beide Vertragsende-Daten werden bei der Berechnung der freien Plätze
berücksichtigt. Die erste Zahl zeigt Ihnen die Anzahl der sicher freien Plätze an. Die
Zahl in Klammern zeigt Ihnen hingegen die Anzahl potentiell freier Plätze an. Ein Platz
ist potentiell frei, wenn das geplante Vertragsende erreicht ist. Er ist sicher frei, wenn
auch das späteste Vertragsende erreicht ist.

Zahl der vorgenommenen Reservierungen (Kinder mit Status „Zusagen“ oder „gemerkt“)

Zahl der Kinder auf der Warteliste
Die Zahl in Klammern gibt an, wie viele Kinder bei einer gleichmäßigen Verteilung der
Kinder auf die vorliegenden Bewerbungen in Ihrer Einrichtung aufgenommen werden
würden. Befinden sich beispielsweise auf Ihrer Warteliste 4 Kinder, die sich jeweils
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ausschließlich bei Ihnen beworben haben, würde die Zahl in Klammern ebenfalls eine
4 zeigen, da für diese Kinder laut der vorliegenden Daten keine Plätze in anderen
Einrichtungen in Frage kommen. Haben sich die Kinder dagegen jeweils in drei
weiteren Einrichtungen beworben, wird die Zahl 1 angezeigt, da bei einer
gleichmäßigen Verteilung auf die Bewerbungen ein Kind einen Platz bei Ihnen
erhalten müsste und die anderen Kinder in den anderen Einrichtungen. Natürlich wird
die Verteilung in der Praxis anders aussehen – der Wert macht aber trotzdem eine
Aussage über die Zuverlässigkeit der Wartelistenlänge.
Prognose der freien Kitaplätze – In Klammern wird hier die Prognose unter Verwendung des
Wahrscheinlichkeitswertes angegeben (vgl. voriger Abschnitt).
3 Erfassung und Verwaltung der Bewerbungen
3.1 Wie erfasse ich eine Bewerbung für ein Kind
Hier geht es darum, Kinder auf die Warteliste der eigenen Einrichtung aufzunehmen.
In der Stadt München können Sie grundsätzlich auch empfehlen, das Elternportal des kita
finder+ für eine Anmeldung zu benutzen und müssen nicht die Anmeldung der Eltern manuelle
selbst in den kita finder+ eintragen. Sollten Eltern Hilfe bei der Anmeldung benötigen können
Sie auch die Elternberatungsstelle oder die Bildungslokale empfehlen.
Entscheiden Sie sich die Anmeldung für die Eltern manuell in den kita finder+ einzugeben,
sollten Sie mit den Eltern absprechen, dass diese danach nicht zusätzlich im Elternportal auch
eine Anmeldung abgeben, weil es sonst zu Dopplungen kommen kann.
Prinzipiell gibt es für die manuelle Erfassung in der Kita zwei Vorgehensweisen:
1. Wenn die Eltern zur Anmeldung bei Ihnen in der Kita sind, können Sie sich direkt am
Kita-Planer 2/kita finder+ anmelden die relevanten Daten erfassen, vorausgesetzt die
Eltern haben ein Anmeldeformular mit Einwilligung zur Erfassung der Daten in den
kita finder+ unterschrieben.
2. Alternativ können Sie leere Anmeldeformulare bereithalten, von denen die Eltern eines per
Hand ausfüllen und unterschreiben. Die Daten erfassen Sie dann zu einem späteren
Zeitpunkt in Kita-Planer 2.
Gehen Sie zur Erfassung eines neuen Kindes wie folgt vor:
Betätigen Sie die Schaltfläche Erfassung einer neuen Bewerbung. Es erscheint der AnmeldeAssistent wie in der folgenden Abbildung zu sehen.
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Abbildung 11: Suchmaske bei der Kindaufnahme
Um Mehrfachanmeldungen im System korrekt erkennen zu können, müssen Sie bei der
Erfassung einer neuen Bewerbung einige Dinge beachten.
Vor Ort-Anmeldung: Haben Eltern das Elternportal nicht genutzt sondern sich bisher in allen
Kitas vor Ort angemeldet, geben Sie bitte Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum des
anzumeldenden Kindes ein und drücken auf „Suchen“. Der Anmelde-Code wird in der Stadt
München nicht relevant sein.
Das System prüft anschließend, ob es bereits ein Kind mit vergleichbaren Daten im System
gibt. Sollte dies der Fall sein, werden entsprechende Kinder in einer Tabelle im oberen Bereich
des Bildschirms angezeigt, wie in folgender Abbildung gezeigt:
Abbildung 12: Suchergebnis zu bestehenden Datensätzen im System

Entspricht (nach Abgleich der Anschrift oder evtl. Rückfrage bei den Eltern) eines dieser
Kinder dem Kind, das Sie gerade erfassen möchten, wählen Sie die betreffende Zeile aus
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und klicken anschließend auf „Weiter“. Dies bedeutet, das Kind wurde bereits in einer
anderen Kita im System erfasst und hat mehrere Bewerbungen.

Ist das gesuchte Kind nicht unter den ‚ähnlichen Datensätzen‘, die das System vorschlägt,
oder wird kein ähnliches Kind vorgeschlagen, setzen Sie bitte per Mausklick ein Häkchen
in der Auswahlbox „Das Kind ist nicht in der obigen Liste enthalten, es soll ein neuer
Datensatz erfasst werden.“ (siehe Abbildung 13).

Somit erfassen Sie dieses Kind als neues Kind erstmalig in Kita-Planer 2.
Passen die Suchergebnisse nicht zu den von Ihnen
eingegebenen Daten, dann ist das Kind noch nicht
im Kita-Planer 2 erfasst worden und kann von Ihnen
anschließend erstmals angelegt.
Abbildung 13: Kind nicht gefunden
Bitte wundern Sie sich nicht über Kinder mit abweichenden Namen. Das Programm
sucht relativ unscharf nach ähnlichen Namen, um auch Kinder mit möglichen
Schreibfehlern im Namen zu berücksichtigen. Im Fall, dass das Kind bereits im
System vorhanden ist, prüfen Sie die Daten auf den nachfolgenden Seiten des
Anmelde-Assistenten.
Bei der erstmaligen Neuerfassung eines Kindes sind die Felder auf den folgenden Seiten des
Anmelde-Assistenten noch leer und müssen von Ihnen ausgefüllt werden. Andernfalls ist ein
Großteil der Daten bereits vorausgefüllt und Sie müssen lediglich die fehlenden Angaben
ergänzen (siehe Abbildung 14).
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Abbildung 14: Kinddaten bei der Kindaufnahme
Die per Fettdruck und * markierten Angaben im Assistenten sind verpflichtend.
Welche Felder angezeigt werden und welche Felder bei Ihnen Pflichtangaben sind,
hängt von der Konfiguration in Ihrer Stadt ab und kann von den beispielhaften
Angaben in Abbildung 14 abweichen. Die Betreuungsform ist das Planungskriterium,
unter dem das Kind in Ihrer Kita aufgenommen wird. In den meisten Kitas ist dies die
Altersgruppe zum gewünschten Eintrittsdatum. Die Betreuungsform wird automatisch
berechnet, kann von Ihnen aber manuell angepasst werden. (Bspw: Krippe, Kita oder
Hort)
Die Frage, ob das Kind die Kita wechselt ist ggf. bereits automatisch beantwortet, nämlich
dann, wenn das Programm erkennt, dass das Kind bereits in einer anderen Einrichtung einen
Kita-Platz besitzt. In dem Fall, dass das Kind aktuell bei einer Tagesmutter betreut wird, kann
das Programm dies aber nicht automatisch ermitteln. Beantworten Sie in diesem Fall die Frage
bitte manuell mit „ja“.
Auf der dritten Seite des Assistenten geben Sie bitte Kontaktdaten für den oder die
Sorgeberechtigten ein (siehe Abbildung 15).
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Abbildung 15: Daten der Sorgeberechtigten bei der Kinderfassung
Außerdem können Sie über die Schaltfläche Formular zur Wartelistenanmeldung das vorausgefüllte Anmeldeformular auszudrucken. Die Eltern müssen in jedem Fall der
Speicherung Ihrer Daten in der Software zustimmen. Sind die Eltern dazu nicht bereit, dann
verweisen Sie sie bitte direkt an das Jugendamt.
Abgeschlossen wird der Assistent mit Betätigung von Fertigstellen.
Die Berufstätigkeit für den oder die Sorgeberechtigten geben Sie in der Kind-Akte
auf dem Reiter ‚Sorgeberechtigte‘ ein (siehe 3.3.4)
Ebenso können Sie im Reiter ‚Bewerbungsdaten‘ Informationen unter dem
Stichwort ‚Besondere Lage‘ für dieses Kind eingeben. Hier geht es um
Informationen, die Dringlichkeit und Rangstufe bei der Platzvergabe beeinflussen
können.
3.2 Wie bearbeite ich eine Meldung im Postfach?
Voraussetzung für die Sichtbarkeit des Reiters ‚Postfach‘ ist, dass das Elternportal in der Stadt
aktiv ist und von den Eltern benutzt wird.
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Im Folgenden werden die verschiedenen Mitteilungstypen vorgestellt.
Wartelisten-Anmeldung
Im Postfach erhalten Sie eine Information, wenn auf Ihrer Warteliste eine Anmeldung für ein
neues Kind eingetroffen ist. Eine Online-Anmeldung kann für mehrere Einrichtungen gelten.
Durch Anklicken der Online-Anmeldung erscheinen zwei neue Schaltflächen.
Das Postfach können Sie bereinigen in dem Sie die Mitteilung einmal anklicken und dann im
unteren Bereich die Schaltfläche ‚Info nicht mahr anzeigen‘ anklicken.
Automatische Absage
Wenn die Sorgeberechtigten sich bei mehreren Einrichtungen beworben haben und in Folge
dessen
ein
Betreuungsvertrag
zu
Stande
kommt,
werden
alle
anderen
Wartelistenanmeldungen zurückgezogen (abgesagt).
Da auch dies ohne Ihre direkte Einflussnahme passiert, wird Ihnen in diesem Fall eine
Mitteilung angezeigt.
Öffnet die Akte des
Kindes und entfernt diese
Mitteilung nicht.
Nach Kenntnisnahme können Sie
damit die Mitteilung
aus der Ansicht
entfernen.
Benachrichtigung über neue Mitteilungen via E-Mail
Liegen neue Mitteilungen vor, versendet der Kita-Planer (ohne dass Sie angemeldet sein
müssen) einmal täglich eine E-Mail an die im Profil der Einrichtung hinterlegten E-Mail-Adresse
und jeden Ansprechpartner mit eingetragener E-Mail-Adresse. Liegen noch nicht
freigeschaltete Online-Anmeldungen vor, wird jeden Tag eine E-Mail versendet.
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3.3 Erstellung und Verwaltung der Kind-Akte
Die Kind-Akte wird erstmals vom System automatisch erstellt, wenn eine Bewerbung für ein
Kind neu erfasst wurde, bzw. eine Onlineanmeldung für ein Kind in der Einrichtung
eingegangen ist und von der Leitung freigegeben wurde.
Sobald die Kind-Akte erstellt wurde, kann sie jederzeit aus verschiedenen Ansichten heraus
geöffnet werden. Aus dem Reiter ‚Kinder‘ kann durch einen Doppelklick auf ein Kind
(Vertragskinder und auch Wartelistenkinder) die Kind-Akte geöffnet werden.
Bis auf den Status zur Bewerbung des Kindes (Warteliste/Zusage…) sind alle Daten, die
in der Kind-Akte gespeichert sind, ausschließlich für Sie und Ihren Träger sichtbar.
Andere Kitas können die Daten Ihrer Kind-Akten nicht einsehen.
3.3.1 Stammdaten in der Kind-Akte
Der Registerreiter ‚Stammdaten‘ (siehe folgende Abbildung) dient der Bearbeitung der
relevanten Kind-Daten. Neben den Personendaten sind das vor allem die Daten, wie aktuelle
Wohnanschrift, Daten zur Integrationsförderung und weitere optionale Angaben,
beispielsweise zu Konfession oder Staatsangehörigkeit des Kindes.
Abbildung 16: Stammdaten eines Kindes
3.3.2 Bewerbungsdaten in der Kind-Akte
Dieser Reiter enthält die relevanten Daten zum Betreuungswunsch beziehungsweise zur
Bewerbung des Kindes. Dazu gehören beispielsweise der gewünschte Betreuungsbeginn, die
Priorität, die Sie als Kita-Leitung aus Sicht Ihrer Platzvergabekriterien hinterlegen können,
sowie Angaben zur Elternpriorität.
In dem Feld ‚Priorität Warteliste‘ kann die Kita dem Kind eine interne Priorität bezüglich der
Vergabekriterien zuordnen. Nach dieser Priorität kann später in der Warteliste sortiert werden,
um entscheiden zu können, welchem Kind ein Vertragsangebot gemacht werden soll. Nach
Aufnahme eines neuen Kindes hat es zunächst immer die Priorität 4, solange bis Sie die
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Priorität manuell verändern. Die Prioritäts-Vergabe bietet somit die Möglichkeit, Kinder nach
gewissen Kriterien, z.B. Entfernung zur Kita oder Konfession, hoch- bzw. herunterzustufen.
Dies ist behilflich bei der Vergabe von freien Plätzen.
Bis auf den Status des Kindes (Warteliste/Zusage…) sind alle Daten, die in dieser Ansicht zu
sehen sind, nur für Sie und Ihren Träger sichtbar. Andere Kitas können die weiteren Daten
Ihrer Kind-Akten nicht einsehen.
Abbildung 17: Kind-Akte – Bewerbungsdaten
Je nach Status des Kindes (Warteliste, Vertrag usw.) sind hier verschiedene Felder
änderbar bzw. nicht mehr änderbar. Für ein Wartelistenkind können Sie
beispielsweise noch die von den Eltern gewünschte Betreuungszeit ändern. Bei
Vertragskindern müssen Sie, wie in Kap. 5.1 beschrieben, eine Vertragsänderung
durchführen. Sie können dieses Feld dann nicht mehr in der Kind-Akte ändern.
3.3.3 Vertragsdaten in der Kind-Akte
Die relevanten Vertragsdaten eines Kindes sind in dieser Übersicht zu finden. Dazu gehören
Angaben zum Status des Kindes, die Vertragsdaten, Angaben zur Integrationsförderung und
auch zur Bildungs- und Teilhabeförderung der Kinder. Des Weiteren finden Sie auf dieser Seite
die Vertragshistorie, in der Sie für Vertragskinder alle Vertragsänderungen finden.
Für das Vertragsende gibt es die Felder Vertragsende (geplant) und Vertragsende
(spätestens). Diese Angaben sind für die Auswertung von Kann-Kindern notwendig. Die Daten
in diesen Feldern werden bei der Berechnung von freien Plätzen in Ihrer Kita zum jeweiligen
Datum berücksichtigt.
Das Datum des Vertragsbeginns kann in der Kind-Akte nicht von Hand in das entsprechende
Feld eingetragen werden. Hierzu besteht die Möglichkeit, eine Vertragsänderung
durchzuführen (erst möglich, wenn es einen unterschriebenen Betreuungsvertrag gibt).
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Abbildung 18: Kind-Akte – Vertragsdaten eines Kindes
3.3.4 Sorgeberechtigte in der Kind-Akte
Die Sorgeberechtigten sind die potenziellen Vertragspartner in einem laufenden
Bewerbungsprozess um einen Kitaplatz. Bei den Sorgeberechtigten muss es sich nicht
zwangsläufig um natürliche Personen handeln. Auch juristische Personen (etwa ein
Jugendamt) sind zulässig.
Die Sorgeberechtigten eines Kindes müssen im Registerreiter ‚Sorgeberechtigte‘ (siehe
Abbildung 19) mit voller Anschrift hinterlegt werden.
Abbildung 19: Kind-Akte – Sorgeberechtigte eines Kindes – Teil 1
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Abbildung 20: Kind-Akte – Sorgeberechtigte eines Kindes – Teil 2
3.3.5 Gruppe eines Kindes
Ein Kind kann einer Gruppe erst bei Abschluss des Betreuungsvertrages zugeordnet werden.
Solange das Kind im Status Warteliste geführt wird, ist der Registerreiter ‚Gruppe‘ in der
jeweiligen Kind-Akte leer.
Der Registerreiter ‚Gruppe‘ in der Kind-Akte steht nur zur Verfügung, wenn die
Gruppenverwaltung mit Kita-Planer 2 durchgeführt werden soll. Soll die
Gruppenverwaltung nicht mit Kita-Planer 2 erfolgen, so kann dieser Registerreiter
über die Konfiguration ausgeblendet werden.
Im Registerreiter ‚Gruppe‘ können die Gruppenzugehörigkeiten eines Kindes eingesehen
werden. Ein Doppelklick auf einen Eintrag der Liste oder Auswahl eines Eintrags und
anschließendes Betätigen der Schaltfläche Gruppe öffnen öffnet die ausgewählte Gruppe.
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Abbildung 21: Kind-Akte - Gruppenzugehörigkeiten
Die Schaltfläche Gruppenwechsel ermöglicht einen Wechsel in eine andere Gruppe (siehe
Abbildung 21). Nach Betätigen der Schaltfläche erscheint der gleiche Dialog wie bei der
Vergabe einer Zusage (siehe Kap. 4.1). In diesem Fall ist allerdings keine Nachricht an die
Sorgeberechtigten notwendig.
Durch Betätigung der Schaltfläche Zuweisung löschen kann die aktuell ausgewählte
Gruppenzuweisung gelöscht werden. Die erste Gruppenzuweisung (deren Datum auch dem
des Vertragsbeginns entspricht) kann nicht gelöscht werden. Durch Löschen einer
Gruppenzuweisung kann es zu Konflikten im Gruppenbelegungsplan kommen. Dies kann
dann passieren, wenn für ein Kind ein Gruppenwechsel erfasst wird, der dadurch
freigewordene Platz neu vergeben und anschließend der erfasste Gruppenwechsel gelöscht
wird. Hierdurch „fällt“ das Kind auf seinen alten (nun aber schon vergebenen) Gruppenplatz
zurück.
Abbildung 22: Konflikt durch Doppelbelegungen nach mehrfachen Gruppenwechsel
Im Fall einer Doppelbelegung eines Platzes/Konflikt wird ein Hinweisdialog angezeigt. Wird
der Mauszeiger über dem Konflikt-Eintrag positioniert, werden weitere Details zum Konflikt
angezeigt. In diesem Fall wird empfohlen, nicht die Gruppenzuweisung zu löschen, sondern
einen weiteren Gruppenwechsel durchzuführen.
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4 Verwaltung der Warteliste
Die vorangemeldeten Kinder werden in Kita-Planer 2 im Registerreiter Warteliste angezeigt
(siehe Abbildung 23).
Im oberen Bereich sehen Sie die Belegungsübersicht Ihrer Kita. Dies ist die gleiche Sicht wie
im Reiter ‚Freie Plätze‘.
Hinweis: Bei Klick auf eine Zeile in der Monatsübersicht wird die Ansicht erweitert und
unterteilt nach Alterskategorien angezeigt.
Im unteren Bereich sehen Sie alle Wartelistenkinder in einer Tabelle. Diese Tabelle bietet
Ihnen die Möglichkeit, sich die Wartelistenkinder bereits sortiert nach den Monaten des
Betreuungswunsches anzeigen zu lassen. Dies ist besonders zum Beginn des Kitajahres
sinnvoll. Denn damit blenden Sie alle Kinder aus, die sich zu einem anderen Monat als dem
gewählten bewerben.
Kinder auf der Warteliste haben einen der folgenden Status:
Warteliste: Das Kind wird allgemein auf der Warteliste geführt. Dies ist der erste Status, den
ein Kind hat, sobald es am Bewerbungsprozess um einen Kitaplatz teilnimmt.
Gemerkt: Das Kind wurde zu Planungszwecken intern unverbindlich vorgemerkt, um zum
Beispiel die weitere Planung mit den Erziehern der Kita zu koordinieren.
Zusage durch Kita: Den Sorgeberechtigten des Kindes wurde ein verbindliches Angebot
zugesandt, auf dessen Annahme noch gewartet wird.
In einem Listeneintrag der Warteliste werden die relevanten Stammdaten des Kindes
angezeigt. Zusätzlich wird in der Spalte Anmeldungen angezeigt, wie viele Bewerbungen des
Kindes in anderen Kitas vorliegen.
Wenn der Mauszeiger über einem Eintrag in der Spalte Anmeldungen positioniert wird, werden
Details zu den einzelnen Bewerbungen angezeigt. So erfahren Sie, in welchen Kitas
Bewerbungen des Kindes vorliegen, und in welchem Bewerbungsstatus sich das Kind dort
befindet. Die gleichen Informationen werden in einem Dialogfenster angezeigt, wenn Sie einen
Eintrag aus der Warteliste auswählen und anschließend die Schaltfläche Öffnen betätigen.
Eine Kita kann einem Kind auf der Warteliste eine Zusage geben und damit einen Platz in der
Kita anbieten. Hierfür muss das gewünschte Kind zuerst in der Warteliste ausgewählt und
anschließend die Schaltfläche Zusage betätigt werden. Hierdurch wird der Zusage-Dialog
angezeigt.
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Abbildung 23: Wartelistenübersicht
Grundsätzlich folgt die Filterung und Sortierung der Logik, dass die Rangstufen laut Satzung
gefiltert werden können und die Dringlichkeitsstufen sortiert werden. Für den Zweck einer
sinnvollen Wartelistenverwaltung gibt es Ausnahmen davon.
Die Dringlichkeit aus Berufs- und Erwerbstätigkeit wird im hinteren Bereich der
Warteliste angegeben (Tabelle nach rechts bewegen) und kann der Höhe nach auf
und absteigend sortiert werden.
Abbildung 24: Dringlichkeitspunkte an Hand der Berufsangaben
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4.1 Wie vergebe ich eine Vormerkung oder Zusage
Vormerkungen, Zusagen und Zusagen durch Eltern werden in Kita-Planer 2 aus der
Wartelistenansicht heraus vergeben.
Wählen Sie in der unteren Tabelle das gewünschte Kind aus und betätigen Sie die
Schaltfläche Zusage unterhalb der Tabelle. Anschließend öffnet sich der sogenannte ZusageDialog, der Sie durch den weiteren Ablauf führt.
Auf der ersten Seite im Zusage-Dialog müssen folgende Informationen eingegeben werden
(siehe Abbildung 25):

das gewünschte Datum (vorausgewählt ist das gewünschte Betreuungsdatum des Kindes)

das Datum des Vertragsendes

die gewünschte Betreuungszeit
Abhängig davon, ob die Gruppenverwaltung der Kita mit Kita-Planer 2 durchgeführt werden
soll, stehen auf der ersten Seite des Zusage-Dialogs zwei weitere Eingabefelder zur
Verfügung:

die Gruppe, der das Kind zugewiesen werden soll

eine Gruppenplatz-Nummer
Außerdem wird hier der Belegungsplan der Gruppe angezeigt, der das Kind zugewiesen
werden soll, mit allen bereits vorhandenen Gruppenzuweisungen (siehe Abbildung 25).
Wenn die eingegebenen Informationen zufriedenstellend
Schaltfläche Weiter > , um den Zusage-Prozess fortzusetzen.
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sind,
betätigen
Sie
die
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Abbildung 25: Erste Seite im Zusage-Dialog mit Gruppenzuweisung
Auf der zweiten Seite im Zusage-Dialog werden die bereits bei der Erfassung des Kindes
eingegebenen Daten zu den Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigten angezeigt. Hier
können Sie das Zusageschreiben erstellen, wenn die Zusage nicht schon per Telefon erfolgt
ist.
Alternativ kann auch eine Informations-Mail an die Sorgeberechtigten direkt aus Kita-Planer 2
heraus gesendet werden, wenn eine gültige E-Mail-Adresse angegeben wurde (siehe
Abbildung 26).
Anschließend kann der Status des Kindes geändert werden, indem der gewünschte Status
ausgewählt wird (Vorgemerkt, Zusage durch Kita, Zusage durch Eltern oder Vertrag).
Der Status kann nur fortschreitend (Warteliste -> Gemerkt -> Zusage durch Kita ->
Zusage durch Eltern -> Vertrag) vergeben werden. Er kann nach Vergabe des Status
„Gemerkt“ also nicht mehr in den Status „Warteliste“ zurückversetzt werden usw. Wie
dies über einen Umweg dennoch funktioniert zeigt Kap. 4.4.
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Abbildung 26: Zusage, Vertragserstellung und mögliche Nachricht
Sofern der von den Eltern unterschriebene Betreuungsvertrag noch nicht vorliegt, wählen Sie
„Zusage durch Kita“.
Sofern die Eltern Ihnen eine verbindliche Zusage gegeben haben, dass sie den
Betreuungsplatz annehmen (beispielsweise vor Ort oder am Telefon), wählen Sie „Zusage
durch Eltern“. Dieser Status ist eine Art Vorvertrag mit der Auswirkung, dass nach dem Setzen
des Status „Zusage durch Eltern“ das Kind nicht mehr auf der Warteliste erscheint.
4.2 Eingabe des Betreuungsvertrags
Liegt Ihnen der unterschriebene Vertrag bereits vor, wählen Sie das Kind erneut in der
Warteliste aus. Im Zusage-/Vertragsdialogassistent (siehe Abbildung 26) setzen Sie den
Status auf „Vertrag“.
Der Status „Vertrag“ bedeutet, dass die Eltern mit Ihnen einen verbindlichen Betreuungsvertrag abgeschlossen haben.
Hat das Kind bereits den Status „Zusage durch Eltern“, dann wechseln Sie zum Reiter „Kinder“
und wählen als Statusfilter den Wert „Zusage durch Eltern“ aus. Nach Betätigen der
Schaltfläche Anwenden werden alle Kinder aufgelistet, die den Status „Zusage durch Eltern“
besitzen. Wählen Sie das Kind aus, dem Sie einen Vertrag geben wollen und betätigen Sie
die Schaltfläche Vertrag , um den Zusage-/Vertragsdialogassistenten zu starten.
Wichtiger Hinweis: Weitere Wartelistenanmeldungen des gleichen Kindes in weiteren Kitas
werden nun durch das Programm automatisch abgesagt. Sie dürfen den Status „Vertrag“
folglich nur dann auswählen, wenn Ihnen der unterschriebene Vertrag bereits vorliegt.
Nach Setzen des Kindes in den Status „Vertrag“ wird das Kind nicht mehr in der Warteliste
angezeigt. Stattdessen ist es nun in der Liste der Kinder Ihrer Einrichtung zu finden.
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4.3 Wie vergebe ich eine Absage zu einer Bewerbung?
In verschiedenen Fällen müssen auch Bewerbungen abgesagt werden. Dies gilt, wenn z.B.
einem Kind kein Platz auf der Warteliste der Kita zugewiesen werden kann oder die
Sorgeberechtigten eines Kindes sich trotz Kitaplatz-Zusage nicht melden oder das Kind in
einer anderen Kita untergekommen ist. Grundsätzlich haben Sie im Kita-Planer 2 die
Möglichkeit vorläufig oder verbindlich abzusagen.
Eine vorläufige Absage hat im System nur informativen Charakter, der Status des Kindes
ändert sich nicht. Das Kind bleibt auch nach einer vorläufigen Absage weiterhin auf der
Warteliste Ihrer Kita. Lediglich in der Kind-Akte wird ein Historien-Eintrag hinterlegt (siehe Kap.
5.7).
Abbildung 27: Kind-Akte – Reiter Vertragsdaten – vorläufige Absage
Eine verbindliche Absage hat weitreichendere Folgen im System als die vorläufige Absage.
Der Status des Kindes ändert sich (siehe Abbildung 28), das Kind erscheint nicht mehr auf
der Warteliste Ihrer Kita. Nach Ablauf einer vom Administrator eingestellten Frist (in der Regel
mindestens zwei Jahre) werden verbindlich abgesagte Kinder endgültig aus dem System
gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden. Ein möglicher Anwendungsfall für
diese Form der Absage wäre z.B. dann gegeben, wenn Eltern Ihnen absagen.
Abbildung 28: Kind-Akte – Reiter Vertragsdaten – verbindliche Absage
Um Absagen zu erfassen haben Sie zwei Einstiegspunkte.
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4.3.1 Absage über die Kind-Akte
Bei Kindern, die noch am Bewerbungsprozess für einen Kitaplatz teilnehmen, wird hierzu in
der Kind-Akte (wie Sie in die Kind-Akte gelangen, siehe Kapitel 0) die
Schaltfläche Absagen angezeigt (siehe Abbildung 29). Durch klicken auf diese Schaltfläche
öffnet sich der Dialog zur Absage eines Kindes. Bei allen anderen Kindern ist diese
Schaltfläche nicht verfügbar.
Abbildung 29: Kind-Akte – Schaltfläche Absagen
4.3.2 Absage über die Warteliste
Alternativ zur Absage in der Kind-Akte können Sie direkt aus der Warteliste heraus Absagen
zu Kindern erfassen. Wählen Sie dazu in der Wartelistenansicht das betreffende Kind aus
(nähere Erläuterungen zur Bedienung der Warteliste finden Sie unter 4.). Anschließend
können Sie über die Schaltfläche Absagen (siehe Abbildung 30) den folgend beschriebenen
Dialog für die Absage öffnen.
Abbildung 30: Wartelistenansicht – Absagedialog öffnen
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4.3.3 Erstellung eines automatischen Absage-Schreibens
In diesem Dialog (siehe Abbildung 30) treffen Sie die Entscheidung, ob Sie vorläufig oder
verbindlich absagen wollen. Sie haben bei beiden Entscheidungsmöglichkeiten die Gelegenheit, über die entsprechende Schaltfläche Dokument erstellen ein vorausgefülltes Dokument
auszudrucken. Voraussetzung dafür ist, dass eine entsprechende Dokumentvorlage hinterlegt
ist. Wie Sie ggf. eigene Dokumentvorlagen hinterlegen können lesen Sie in Kap. 6.4.1.
Bei einer verbindlichen Absage können Sie auch einen Absagegrund erfassen. Diesen wählen
Sie entweder aus der angegebenen Auswahlliste aus oder Sie tragen in der Auswahlliste einen
eigenen Text ein. Sollte ein von Ihnen häufig benötigter Absagegrund fehlen und Sie müssen
ihn ständig manuell eintragen, dann wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner Ihrer
Kommune. Er kann die angebotenen Absagegründe konfigurieren.
Abbildung 31: Dialog zum Absagen eines Kindes
Nach Bestätigung mit OK werden die oben beschriebenen Änderungen gespeichert.
4.4 Vormerkung bzw. Zusage zurücksetzen in Status Warteliste?
Wie bereits beschrieben können die unterschiedlichen Status nur in aufsteigender Bedeutung
vergeben werden, ein Zurücksetzen des Status „Zusage durch Kita“ oder „Zusage durch
Eltern" in den Status „Warteliste“ ist nicht ohne Weiteres möglich.
Sollte aufgrund von fehlerhaften Eingaben das Zurücksetzen des Status trotzdem erforderlich
sein, gehen Sie wie folgt vor:
Vergeben Sie für das Kind, dessen Status Sie zurücksetzen möchten, zunächst eine Absage
(siehe Kap. 4.3).
Anschließend nehmen Sie die Absage wieder zurück wie in Kap. 4.4.1 beschrieben. Nach dem
Zurücknehmen der Absage ist das Kind wieder im gewünschten Status „Warteliste“.
Analog zur Zusage ermöglicht die Betätigung der Schaltfläche Absagen die Absage eines
Kindes.
4.4.1 Rücknahme der Absage eines Kitaplatzes
In seltenen Fällen kann es notwendig sein, ein zuvor abgesagtes Kind wieder auf die Warteliste
zu setzen. Für diesen Fall wird bei abgesagten Kindern in der Kind-Akte (wie Sie in die KindAkte gelangen, siehe Kapitel 0) die Schalt-fläche Absage zurücknehmen angezeigt. Nach
Betätigen dieser Schaltfläche wird das Kind ohne Rückfrage wieder in die Warteliste
aufgenommen.
Absagen können nicht nur durch die eigene Kita, sondern auch durch andere Kitas
gesetzt werden. Dies ist immer dann der Fall, wenn Kinder sich auch in anderen Kitas
beworben haben und eine der anderen Kitas als erste einen Vertrag ausstellt. Dies
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bewirkt eine Absage, deren Absagegrund Vertrag mit Kita <Name> im Feld
Statusbegründung der Kind-Akte (siehe 3.3) angezeigt wird.
5 Vertragsverwaltung
An dieser Stelle erfahren Sie alles über die Vertragsbearbeitung. Angefangen bei der Vergabe
von Verträgen über Änderungen bis hin zu Kündigungen bzw. Stornierungen.
5.1 Wie führe ich eine Vertragsänderung durch
Wenn bei einem Kind mit bestehendem Vertrag nachträglich Daten des Vertrags angepasst
werden müssen, müssen Sie eine Vertragsänderung vornehmen. Hierzu öffnen Sie bitte den
Reiter Kinder, wählen dort das relevante Kind und öffnen dessen Kind-Akte. Dort betätigen Sie
unten in der Kind-Akte die Schaltfläche Vertragsänderung .
Abbildung 32: Kind-Akte – Schaltflächen ‚Vertragsänderung‘ und ‚Vertragshistorie‘
Anschließend öffnet sich der Dialog zum Erfassen einer Vertragsänderung.
Abbildung 33: Dialog zur Erfassung einer Vertragsänderung
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Im Dialog zum Erfassen einer Vertragsänderung können die Betreuungszeit, die Betreuungsdauer sowie das Mittagessen neu ausgewählt werden. Dazu müssen Sie angeben, ab wann
die Änderung gültig werden soll. Es können rückwirkende und zukünftige Vertragsänderungen vorgenommen werden. Durch Betätigen der Schaltfläche Fertigstellen wird die
Vertragsänderung übernommen.
5.2 Wie beende ich einen Vertrag?
Die Verträge von Kindern, deren Vertragslaufzeit überschritten wurde, müssen aktiv beendet
werden, um die Plätze anderen Kindern zur Verfügung zu stellen. Hierfür wird in der KindAkte von Kindern, die einen Betreuungsvertrag mit der Kita haben, im unteren Bereich eine
stets sichtbare Schaltfläche Kündigung erfassen angezeigt, durch deren Betätigung der
Dialog zum Beenden des Vertragsverhältnisses angezeigt wird (siehe Abbildung 34).
Abbildung 34: Dialog zum Beenden eines Vertrags
Geben Sie hier das Datum ein, zu dem der Vertrag gekündigt wurde. Wie bei einer
verbindlichen Absage haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einen Kündigungsgrund zu
erfassen. Diesen wählen Sie entweder aus der angegebenen Auswahlliste aus oder Sie tragen
in einen eigenen Text ein. Sollte ein von Ihnen häufig benötigter Kündigungsgrund fehlen und
Sie müssen ihn ständig manuell eintragen, dann wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner
Ihrer Kommune. Er kann die angebotenen Kündigungsgründe konfigurieren.
Nachdem der Dialog mit Kündigung erfassen bestätigt wurde, wird für das Kind im Programm
der Status ‚Vertrag gekündigt‘ gesetzt. Der Kitaplatz des Kindes steht nach dem Vertragsende
anderen Kindern zur Verfügung.
5.3 Wie nehme ich eine Kündigung zurück
Wenn Sie eine Kündigung fälschlicherweise erfasst haben oder wenn Sie bei der Erfassung
der Kündigung ein falsches Datum eingegeben haben, müssen Sie die Kündigung zunächst
zurücknehmen und dann erneut erfassen. Eine Kündigung können Sie über die
Vertragshistorie zurücknehmen. Öffnen Sie die Vertragshistorie wie in Kap. 5.6 beschrieben.
Dort finden Sie einen Eintrag für die Kündigung, beispielhaft dargestellt in Abbildung 35.
Abbildung 35: Kind-Akte - Vertragshistorie mit Kündigung
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Durch Betätigen der Schaltfläche Löschen können Sie diesen Eintrag wie jede andere
Vertragsänderung rückgängig machen und somit die Kündigung zurücknehmen. Bestätigen
Sie die Sicherheitsabfrage und schließen Sie die Vertragshistorie. Damit ändert sich der Status
des Kindes wieder zu „Vertrag“ und in der Statusbegründung erscheint die Mitteilung
„Kündigung wurde zurückgenommen“.
5.4 Wie storniere ich einen Vertrag?
Sie als Kita-Leitung können einen einmal vergebenen Vertrag nicht stornieren. Wenden Sie
sich in einem solchen Fall bitte an den Ansprechpartner in Ihrer Stadt. Eine mögliche
Alternative dazu wäre die Kündigung des Vertrags zu dem Datum, zu dem der Vertrag beginnt.
5.5 Wie korrigiere ich einen geschlossenen Vertrag – Vor-/Rückdatierung?
Die Korrektur eines Vertrags ist gleichzusetzen mit einer Vertragsänderung. Öffnen Sie die
Kind-Akte des entsprechenden Kindes und erfassen Sie eine Vertragsänderung wie in Kap.
5.1 beschrieben. Tragen Sie dabei im Feld „Änderung gültig ab“ das neue, korrigierte Datum
des Vertragsbeginns ein. Dies kann auch vor oder nach dem aktuell im System hinterlegten
Vertragsbeginn
liegen.
Nach
Bestätigen
der
Änderung
über
die
Schaltfläche Fertigstellen wird der Vertrag entsprechend geändert. Der neue Vertragsbeginn
wird Ihnen in der Kind-Akte angezeigt.
5.6 Wo finde ich die Historie der Vertragsänderungen
Die Schaltfläche Vertragshistorie in der Kind-Akte bietet die Möglichkeit, alle bei einem Kind
getätigten Vertragsänderungen einzusehen.
Das sich daraufhin öffnende Fenster mit den Vertragsänderungen zeigt Abbildung 36. Diese
Übersicht enthält alle Vertragsänderungen inklusive der Kündigung.
Durch Anklicken einer Zeile und anschließendes Betätigen der Schaltfläche Löschen können
Sie einzelne Vertragsänderungen löschen. Die anderen Vertragsänderungen werden
entsprechend angepasst, so dass keine zeitlichen Lücken entstehen.
Abbildung 36: Kind-Akte – Vertragshistorie
5.7 Historie in der Kind-Akte
Die Registerkarte Historie zeigt Ihnen alle Änderungen zum Kind an. Dazu gehören natürlich
Statusänderungen, aber auch wann welches Dokument erstellt wurde und einige mehr.
Sollten Sie eine soeben gemachte Veränderung am Kind vermissen, dann betätigen Sie bitte
die Schaltfläche Aktualisieren (siehe Abbildung 37). Mit der Schaltfläche Export haben Sie
die Möglichkeit alle Änderungen chronologisch sortiert in eine Textdatei zu exportieren.
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Abbildung 37: Kind-Akte – Historie
6 Kitaverwaltung
6.1 Übersicht zu allen für die Kita relevanten Kinder
Der Registerreiter Kinder (siehe Abbildung 38) ermöglicht den Zugriff auf alle Kinder, deren
Daten für diese Kita erfasst wurden. Dabei sind auch Kinder aufgeführt, die den Status
„Warteliste“‚ „Zusage durch Kita“, „Zusage durch Eltern“, „Absage“ oder „Ausgeschieden“
haben. Die Liste enthält jedoch keine Daten über Kinder anderer Kitas, die mit der eigenen
Kita noch nie in Kontakt waren.
Im oberen Bereich der Anzeige stehen Optionen zur Verfügung, um die Trefferliste der
angezeigten Kinder einzuschränken. Die Suche erfolgt anhand von Suchkriterien, die im Feld
Art der Suche eingestellt werden können.

nach Name und Status

nach allen Kindern, deren Reservierung mehr als zwei Wochen zurückliegt

nach allen aktiven Kindern, deren Vertrag ausgelaufen ist

nach allen reservierten Kindern mit weiteren Reservierungen in anderen Kitas

nach allen abgesagten Kindern mit Vertrag in anderer Kita

nach Einschulungsjahr

nach allen Kindern mit offenem Integrationsantrag
Das erste Suchkriterium ist geeignet, ein bestimmtes Kind ausfindig zu machen, um zum
Beispiel dessen Stammdaten einzusehen. Die anderen Suchkriterien dienen der Verwaltung
von Kindern mit bestimmten Eigenschaften. Ein Beispiel hierfür wären Wartelistenkinder, die
keine Rückmeldung bzgl. eines zugesagten Kitaplatzes gegeben haben oder der Freigabe von
belegten Kita-Plätzen, deren Vertrag ausgelaufen ist.
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Bei manchen Suchoptionen ist die Eingabe von weiteren Kriterien erforderlich, bei der Suche
nach Name und Status zum Beispiel die Eingabe eines Namens beziehungsweise die Auswahl
eines Status. Durch Betätigen der Schaltfläche Anwenden wird die gewählte Suchanfrage
ausgeführt. Bei Betätigen der Schaltfläche Zurücksetzen wird die Liste mit Suchergebnissen
in ihren ursprünglichen Zustand zurückgesetzt. Bei der Suche nach Name und Status werden
dann wieder alle Kinder der Kita angezeigt.
Suchoptionen, bei denen keine weiteren Suchkriterien eingegeben werden müssen, werden
sofort nach Auswahl aus der Liste ausgeführt.
Durch Betätigen der Schaltfläche Öffnen oder durch Doppelklick auf einen Listeneintrag wird
die Akte des Kindes zur Bearbeitung geöffnet (siehe Kapitel 3.3 „Erstellung und Verwaltung
der Kind-Akte“).
Im
unteren
Bereich
der
Anzeige
wird
mit
den
Schaltflächen Export nach Excel bzw. Export nach Word eine Liste der Kinder mit einem
Betreuungsvertrag in dem auf Ihrem Computer vorhandenen Tabellenkalkulationsprogramm
geöffnet (z.B. Microsoft Excel). Auf diese Weise kann beispielsweise eine Kinderliste schnell
ausgedruckt werden. Mit der Schaltfläche Gruppenexport erzeugen Sie eine Übersicht mit
allen Kindern in allen Gruppen der Kita zum gewählten Zeitpunkt, der zuvor in einem
Dialogfenster abgefragt wird.
Abbildung 38: Kinderübersicht
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6.2 Wie finde ich ein bestimmtes Kind und öffne dessen Kind-Akte?
Zugang zu allen Kindern, die mit Ihrer Kita in Verbindung stehen, erhalten Sie über den Reiter
Kinder am linken Rand.
Abbildung 39: Reiter ‚Kinder‘ – Suche nach einem Namen
Suchen Sie bspw. das Kind Edith Kohn, so belassen Sie die Einstellung unter Art der Suche
auf der Standardeinstellung „nach Name und Status“. Das gleiche gilt für die Einstellung
Status. Auch hier belassen Sie es bei der Standardeinstellung „Alle“. Tippen Sie anschließend
die Anfangsbuchstaben des Nachnamens in das Feld Name und betätigen Sie die
Schaltfläche Anwenden . In der Tabelle erscheinen daraufhin alle Kinder, deren Vor- oder
Nachname mit den eingegebenen Buchstaben beginnen.
Die Kind-Akte öffnen Sie am einfachsten, in dem Sie den entsprechenden Namen doppelt
anklicken. Alternativ können Sie auch das Kind in der Tabelle markieren und unten rechts
auf Öffnen klicken.
6.3 Gruppenverwaltung
Die Kinder einer Kita werden in Gruppen organisiert. Folgend erhalten Sie einen Überblick
über die Bearbeitung von Gruppen sowie über die Verwaltung von Gruppenplätzen. Die
Anlage von Gruppen erfolgt über den Registerreiter Gruppen der Kita-Akte.
Abbildung 40: Anlegen einer neuen Gruppe
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Durch den Import der laufenden Betreuungsverträge mit Angabe der Gruppe existieren ggf.
schon einige Gruppen Ihrer Kinder – im einfachsten Fall wurden alle Betreuungsverträge der
Gruppe „Import“ zugeordnet.
Legen Sie hier bitte über die Schaltfläche „Neu“ alle fehlenden Gruppen Ihrer Kita an.
Zusätzliche Angaben, wie Altersstruktur o.ä., können Sie entweder (z.B. in Klammern) im
Namen ergänzen oder in das Beschreibungsfeld eintragen.
Der Registerreiter Gruppen steht nur zur Verfügung, wenn die Gruppenverwaltung
mit Kita-Planer 2 durchgeführt werden soll. Soll die Gruppenverwaltung nicht mit KitaPlaner 2 erfolgen, so kann der Registerreiter Gruppen über eine Einstellung in der
Trägeransicht ausgeblendet werden.
Bitte beachten Sie, dass die gezeigten Detailinformationen der Gruppe (Name und
Beschreibung) erst sichtbar sind, wenn ein Listeneintrag mit einem Mausklick
ausgewählt wurde.
Abbildung 41: Gruppenübersicht
Durch Betätigen der Schaltfläche Öffnen oder durch Doppelklick auf einen Listeneintrag kann
die Akte der Gruppe zur Bearbeitung geöffnet werden.
6.3.1.1 Wie lege ich eine neue Gruppe an?
Eine neue Gruppe legen Sie über die Schaltfläche Neu an. Daraufhin öffnet sich im unteren
Bereich eine Detailansicht, in der Sie Namen und Beschreibung der Gruppe eingeben können.
Nach der Eingabe eines Namens und einer optionalen Beschreibung klicken Sie
auf Übernehmen . Die Gruppe wird daraufhin angelegt, erscheint in der Tabelle als neuer
Eintrag und kann fortan genutzt werden.
6.3.1.2 Wie lösche ich eine Gruppe?
Markieren Sie die Gruppe, die Sie löschen möchten durch einfachen Mausklick in der Tabelle
(siehe Abbildung 41) Anschließend löschen Sie die Gruppe durch Betätigen der
Schaltfläche Löschen . Es können nur Gruppen gelöscht werden, denen keine Kinder mehr
zugeordnet sind (siehe Kapitel 3.3.5)
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Der Registerreiter Gruppen steht nur zur Verfügung, wenn die Gruppenverwaltung
mit Kita-Planer 2 durchgeführt werden soll. Soll die Gruppenverwaltung nicht mit KitaPlaner 2 erfolgen, so kann der Registerreiter Gruppen über eine Einstellung in der
Trägeransicht ausgeblendet werden.
6.3.2 Stammdaten zur Gruppe
Im Registerreiter Stammdaten der Gruppenakte können die wichtigsten Informationen der
Gruppe hinterlegt werden. Neben dem Gruppennamen ist dies vor allem eine textuelle
Beschreibung, in der Informationen (wie Raumbelegung, Sport- und Beschäftigungstermine)
zur Gruppe beschrieben werden können.
Abbildung 42: Stammdaten einer Gruppe
6.3.3 Wo finde ich den Belegungsplan einer Gruppe?
In den Gruppen kann die Belegung der Gruppe durch die Kinder im Registerreiter
Belegungsplan verwaltet werden. Dort wird die Belegung der Gruppe grafisch dargestellt. Der
angezeigte Zeitraum kann durch das Auswahlfeld ‚Anzeige ab‘ beeinflusst werden.
Die Zeile Belegung zeigt für jeden dargestellten Monat die Anzahl der belegten Gruppenplätze
an, da die Platznummern am linken Rand nicht unbedingt lückenlos sein müssen.
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Abbildung 43: Belegungsplan einer Gruppe
Durch Doppelklick auf eine Gruppenplatz-Belegung eines Kindes wird die Akte des Kindes
geöffnet.
Gruppenplatz-Belegungen sind Kind-orientiert. Eine gezielte Freigabe eines
Gruppenplatzes zu einem bestimmten Zeitpunkt wird daher durch einen Gruppenwechsel des entsprechenden Kindes herbeigeführt. Dieser kann in der Kind-Akte des
Kindes im Registerreiter Gruppe erfasst werden (siehe Kapitel 3.3.5 „Gruppe“).
6.4 Erstellung und Verwaltung von Dokumenten
Für jedes Kind werden alle durch Kita-Planer 2 erzeugten Dokumente in der zentralen
Datenbank gespeichert. Sie werden im Registerreiter Dokumente (siehe Abbildung 44)
angezeigt.
Abbildung 44: Kind-Akte - Dokumente
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Außerdem können beliebige Dokumente, die nicht mit Kita-Planer 2 erzeugt wurden, durch
Betätigen der Schaltfläche Dokument importieren hinzugefügt werden.
Dokumente des *.rtf-Dateityps können nachträglich bearbeitet, alle anderen lediglich
angezeigt werden. Über die Schaltfläche Dokument erstellen können Sie neue Dokumente
aus hinterlegten Dokumentvorlagen erstellen.
Daraufhin öffnet sich der Dialog zur ‚Auswahl einer Dokumentvorlage‘ (siehe Abbildung 45).
Bei Auswahl einer Dokumentvorlage und nach Betätigen der Schaltfläche Auswählen wird
das gewünschte Dokument auf Basis der gewählten Vorlage erstellt.
Abbildung 45: Auswahl von Dokumentvorlagen
6.4.1 Dokumentvorlagen
Für jede Kita können Dokumentvorlagen zur standardisierten Dokumenterstellung hinterlegt
werden. Anhand dieser Vorlagen können Sie festlegen, welche Dokumente im Laufe des
Bewerbungsprozesses um einen Kitaplatz erstellt werden.
Die Vorlagen können verwaltet werden, indem Sie in der Akte eines beliebigen Kindes die
Schaltfläche Dokument erstellen betätigen, welche sich unten links befindet (siehe Fehler!
Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Daraufhin öffnet sich der Dialog zur
Auswahl einer Dokumentvorlage (siehe Abbildung 45). Bei Betätigen der
Schaltfläche Vorlagenverwaltung öffnet sich die Dokumentvorlagen-Verwaltung (siehe
Abbildung 46).
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Abbildung 46: Verwaltung von Dokumentvorlagen
Es gibt sechs Arten von Dokumentvorlagen:

Absage Kind verbindlich

Absage Kind vorläufig

Zusagebrief

Formular zur Wartelistenanmeldung

Zusagemail

Freitextvorlagen
Während Freitextvorlagen einem beliebigen Zweck dienen, z. B. Einladungen zu einem
Kinderfest, dienen die anderen Dokumentarten dem Bewerbungsprozess auf einen Kitaplatz
und werden direkt vom Programm verwendet.
Eine Kita benötigt nicht zwangsläufig eigene Dokumentvorlagen. Es ist möglich, dass der
Träger oder Kommune Vorlagen hinterlegt haben, die von allen zugehörigen Kitas verwendet
werden können.
Neue Vorlagen können Sie einfach hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche Neu in der
Dokumentvorlagen-Verwaltung auswählen. In dem erscheinenden Dialog Vorlage hinzufügen
(siehe Abbildung 47) kann durch Betätigen der Schaltfläche Auswählen eine
Dokumentvorlage (im *.rtf- oder *.txt-Format) ausgewählt werden. Durch Betätigen der
Schaltfläche OK wird diese dann in Kita-Planer 2 importiert.
Abbildung 47: Vorlage hinzufügen
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Im Anschluss kann noch ein aussagekräftiger Name für die Dokumentvorlage vergeben
werden (siehe Abbildung 48). Wichtig ist zudem die Zuordnung des Vorlagentyps
(vorausgewählt in der Auswahlliste Vorlagentyp ist der Typ Freitextvorlage). Der Vorlagentyp
kann nicht mehr geändert werden, nachdem die Dokumentvorlage durch Betätigung der
Schaltfläche Hinzufügen erfolgreich angelegt wurde.
Abbildung 48: Vorlagen bearbeiten
Die Vorlagentypen Zusagebrief und Formular zur Wartelistenanmeldung können
jeweils nur einmal als Dokumentvorlagen aufgenommen werden. Wenn die
Dokumentvorlagen angepasst werden müssen, können diese entweder durch
Betätigen der Schaltfläche Dokumentvorlage bearbeiten angepasst oder über die
Schaltfläche Löschen entfernt und anschließend neu importiert werden.
Sollten trotz importierter Dokumentvorlagen ‚Zusagebrief‘ und ‚Formular zur Wartelistenanmeldung‘ diese im Bewerbungsprozess nicht zur Verfügung stehen und eine entsprechende
Hinweismeldung erscheinen, dass die Dokumentvorlagen nicht gefunden werden, wurde
wahrscheinlich beim Hinzufügen der Vorlage ein falscher Vorlagentyp ausgewählt.
6.5 Arbeiten mit Notizen
Notizen können allgemein zur Kita erstellt werden und auch speziell zu einzelnen Kindern in
deren Kind-Akten.
Die Registerkarte Notizen besteht in der Kita zur Ablage von beliebigen Notizen zur Verfügung.
Im oberen Teil befindet sich eine Liste aller hinterlegten Notizen. In dieser Übersicht befindet
sich der Anfang des Textes, der Bearbeiter, der die Notiz erfasst hat, und das
Erfassungsdatum. Im unteren Bereich wird der Text der jeweils ausgewählten Notiz angezeigt.
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Abbildung 49: Anlage von Kita-Notizen
Bitte beachten Sie, dass die gezeigten Detailinformationen erst sichtbar sind, wenn ein
Listeneintrag mit einem Mausklick ausgewählt wurde.
Ebenso können in jeder Kind-Akte Notizen zu dem jeweiligen Kind oder dem
Betreuungsvertrag angelegt werden.
Die Registerkarte Notizen steht in der Kind-Akte zur Ablage von beliebigen Notizen für das
Kind zur Verfügung. Im oberen Teil befindet sich eine Liste aller hinterlegten Notizen. In dieser
Übersicht befindet sich der Anfang des Textes, der Verfasser und das Erfassungsdatum. Im
unteren Bereich wird der Text der jeweils ausgewählten Notiz angezeigt.
Über die Schaltfläche
Neu
können Sie neue
Schaltfläche Löschen entfernen Sie die markierte Notiz.
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Notizen
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erfassen,
mit
der
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Abbildung 50: Kind-Akte - Notizen
Die gezeigten Detailinformationen sind erst sichtbar, wenn ein Listeneintrag mit einem
Mausklick ausgewählt wurde.
6.6 Arbeiten mit Wiedervorlagen
Das Wiedervorlagen-System im Kita-Planer 2 eignet sich als Erinnerungssystem und
Aufgabenverwaltung. Gerade auch im Zusammenspiel mit Stellvertretungen, kann man hier
verschiedenste Aufgaben mit frühestem und spätestem Erledigungsdatum, Bearbeiter, und
Bemerkungen speichern.
Ähnlich wie bei den Notizen können Sie Wiedervorlagen entweder zu einzelnen Kindern
erfassen (bspw. Eltern zum Gespräch einladen, Anmeldefristen zu bestimmten
Untersuchungen, etc.) oder Sie legen Wiedervorlagen allgemein für die Kita an (ohne
Kindbezug, bspw. Termine mit Vorlese-Opa besprechen, Eltern der Elefanten-Gruppe zum
Elternabend einladen, etc.). Wie bei Notizen haben Sie die Möglichkeit neue Wiedervorlagen
zu erfassen bzw. bestehende zu löschen.
Im Gegensatz zu Notizen haben Wiedervorlagen ein Erledigungsdatum (siehe Abbildung 51).
Wenn dieses Datum erreicht wurde, erhalten Sie im übergeordneten Wiedervorlagen-Reiter
eine Benachrichtigung, die Sie an die hier hinterlegte Wiedervorlage erinnert.
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Abbildung 51: Kita-Akte: Reiter Wiedervorlagen
Sie können sowohl für Kinder als auch für die Kita selbst Wiedervorlagen hinterlegen. Diese
Wiedervorlagen werden mit einem „Vorlage ab – Datum“ versehen und optional auch mit
einem „Erledigung bis – Datum“.
Im Hauptfenster der Anwendung gibt es neben dem Reiter Kita noch einen weiteren Reiter
Wiedervorlagen (x), siehe Abbildung 51. Das x bezeichnet in diesem Fall die Anzahl der für
den aktuellen Tag noch offenen, nicht erledigten Wiedervorlagen.
Wenn an einem Tag offene Wiedervorlagen vorhanden sind, dann werden Sie nach
dem erfolgreichen Einloggen direkt auf die Seite mit den Wiedervorlagen geleitet und
somit automatisch daran erinnert, dass es offene Wiedervorlagen gibt.
Abbildung 52: Wiedervorlagen - Übersicht
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Über das Eingabefeld ‚Fällig zum‘ und die Schaltfläche
Wiedervorlagen für ein bestimmtes Datum suchen.
Suchen
können Sie nach
Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Wiedervorlage öffnen Sie den Vorgang, bspw.
das Kind oder die Kita, und können dann direkt die Wiedervorlage einsehen.
Um nicht erneut an die Wiedervorlage erinnert zu werden, müssen Sie sie als erledigt
markieren. Dies geschieht in der Ansicht der Wiedervorlage, siehe Abbildung 53. Wählen Sie
die entsprechende Wiedervorlage aus und betätigen Sie die Schaltfläche Erledigen .
Abbildung 53: Wiedervorlagen – nicht erledigt
Anschließend ist die Wiedervorlage abgeschlossen und Sie werden nicht mehr daran erinnert
(siehe Abbildung 54).
Abbildung 54: Wiedervorlagen - erledigt
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Wiedervorlagen zum einzelnen Kind
Unter dieser Registerkarte können Sie Wiedervorlagen zum ausgewählten Kind erfassen. Wie
bei Notizen haben Sie die Möglichkeit neue Wiedervorlagen zu erfassen bzw. bestehende zu
löschen.
Im Gegensatz zu Notizen haben Wiedervorlagen ein Erledigungsdatum (siehe Abbildung 55).
Wenn dieses Datum erreicht wurde, erhalten Sie im globalen Wiedervorlagen-Reiter eine
Benachrichtigung, die Sie an die hier hinterlegte Wiedervorlage erinnert. Mehr Informationen
zum Thema und zum Umgang mit Wiedervorlagen finden Sie unter Kap. 6.6
Abbildung 55: Kind-Akte – Wiedervorlagen
6.7 Erstellung von Listen und Datenexporte
Alle Exportfunktionen starten Sie über den Reiter Kinder in Ihrer Kita (siehe Fehler!
Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Dort stehen Ihnen unterhalb der Tabelle
mit den Kindern momentan drei Schaltflächen für den Export zur Verfügung.
Es werden immer nur die Daten exportiert, die Sie in der Tabelle sehen. Haben Sie
durch Verwendung von Filtern die Anzahl der Kinder bereits eingeschränkt, so kann
es vorkommen, dass Sie in der Exportdatei einzelne Kinder vergeblich suchen.
Entfernen
Sie
in
diesem
Falle
die
Filter
durch
Betätigen
der
Schaltfläche Zurücksetzen oberhalb der Tabelle und exportieren Sie erneut.
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Abbildung 56: Kita-Akte: Exportfunktionen
6.7.1 Export nach Excel oder Word
Um sich die angezeigten Kinder in das gewünschte Programm exportieren zu lassen,
betätigen Sie die entsprechende Schaltfläche unterhalb der Tabelle (siehe Abbildung 56).
Anschließend werden Sie aufgefordert, einen Stichtag für die stichtagsbezogenen Daten
einzugeben (siehe Abbildung 57). Da manche der exportierten Daten sich im Zeitverlauf
verändern, bspw. die Gruppenzugehörigkeit, die Betreuungsform, die Altersgruppe und
weitere mehr, muss das Programm wissen, zu welchem Stichtag es die entsprechenden Daten
liefern soll. Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, bspw. auch Datenexporte für zurückliegende
Zeitpunkte durchzuführen, können Sie hier das entsprechende Datum eingeben.
Voreingestellt ist immer das aktuelle Tagesdatum. Sollten Sie also einfach die aktuellen Daten
wünschen, müssen Sie lediglich mit OK bestätigen und das Programm erstellt die Exportdatei
im gewählten Format.
Abbildung 57: Kita-Akte: Exportfunktion – Stichtag
Anschließend erscheint folgender Dialog, je nach Einstellung in Ihrem Browser (siehe
Abbildung 58), in dem Sie die Datei mit einem entsprechenden Programm öffnen bzw. an
einem gewünschten Ort abspeichern können.
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Abbildung 58: Kita-Akte: Exportfunktion – Datei speichern
6.7.2 Export der Gruppenliste
Die dritte Möglichkeit des Exportes ist der Export einer Gruppenliste. Dabei werden nur
Vertragskinder exportiert. Auch hier werden Sie zur Eingabe des gewünschten Stichtages
aufgefordert, damit das Programm ermitteln, zu welcher Gruppe jedes Kind am angegebenen
Stichtag gehört.
Anders als bei den beiden Exportmöglichkeiten nach Word und Excel werden hier alle
Vertragskinder exportiert, die zum angegebenen Stichtag in Ihrer Kita einen
laufenden Vertrag besitzen. Die Anzeige in der Tabelle spielt dabei keine Rolle.
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Datei direkt in einem geeigneten Programm zu öffnen
oder sie an einem gewünschten Ort abzuspeichern (siehe Abbildung 58).
7 Fehlersituationen und Hotline
Bei Fehlersituationen steht Ihnen tolina gern mit Rat und Tat zur Seite. Voraussetzung dafür
ist der Abschluss einer „Wartungs- und Unterstützungsvereinbarung“. In dieser Vereinbarung
ist geregelt, wie und an welche Kontaktdaten Sie Fehler melden können. Wir empfehlen – auch
in Ihrem Interesse einer nachvollziehbaren Dokumentation – eine schriftliche Meldung per EMail an:
[email protected]
In dringenden Fällen können Sie nach einer schriftlichen Meldung telefonisch auf die von Ihnen
geschickte E-Mail hinweisen, um den Fehler dann möglichst direkt zu erörtern. Mit Ihrer
schriftlichen Meldung helfen Sie uns, die Software so zu verbessern, dass Probleme erst gar
nicht mehr entstehen. Diese E-Mail-Adresse steht Ihnen natürlich auch für
Verbesserungsvorschläge zur Verfügung.
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