Besserer Service und sinkende Kosten durch IT

Hintergrundpapier
Besserer Service und sinkende Kosten
durch IT-Standardisierung
Standardisierung ist der Prozess der Vereinheitlichung kompatibler Technologien.
Nachhaltiges Ziel ist es, die Produktivität und Auslastung der Ressourcen zu verbessern, die
Servicequalität zu erhöhen und dabei die IT-Infrastruktur anwenderfreundlich zu gestalten
– bei gleichzeitiger Senkung der IT-Kosten
Durch die rasante Weiterentwicklung und die kurzen
Produktlebenszyklen von IT-Produkten wird die IT-Infrastruktur
immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor für
internationale „Patchwork“-Konzerne über alle Branchen
hinweg. Daher muss die Servicequalität der IT-Infrastruktur
ständig steigen. Doch gleichzeitig lastet ein enormer
Kostendruck auf den IT-Abteilungen: Während eine verbesserte
Servicequalität gefordert ist, sollen die Kosten sinken – ein
scheinbar unüberwindliches Dilemma.
Doch das Problem lässt sich lösen: Aktuelle BenchmarkZahlen der Unternehmensberatung Barkawi Management
Consultants zeigen auf, dass insbesondere in Großkonzernen
mit unterschiedlichen Einheiten allein im Sektor StandardSoftware für Desktop-PCs Einsparpotenziale in Höhe von mehr
als 20 Prozent pro Anwender realisierbar sind. Im Bereich
zusätzlicher Software für Desktop-PCs kann das Potenzial
bei bis zu 75 Prozent liegen. Über die gesamte IT betrachtet
lassen sich mindestens 20 Prozent der monatlichen Kosten pro
Arbeitsplatzsystem für Betrieb und Administration einsparen.
Und das alles bei steigender Servicequalität.
bereichsspezifischer Anschriften statt einer einheitlichen
E-Mail-Adresse. Handfeste Probleme bereitet es schließlich
auch, wenn Mitarbeiter selbst für ihre lokalen Peripheriegeräte
wie Drucker oder Fax zuständig sind und sich neben ihren
Kernaufgaben um die Nachbestellung von Papier und Toner
kümmern müssen.
An dieser Aufzählung ist leicht zu erkennen, dass die
Standardisierung einer gewachsenen IT-Landschaft kein
banales Projekt ist und eine perfekte Planung voraussetzt.
In vielen Unternehmen, besonders in Großkonzernen mit
unterschiedlichen Geschäftseinheiten, ist die Standardisierung
bereits in vollem Gange bzw. sogar schon voll implementiert.
Doch in der Regel bleiben in beiden Fällen noch Fragen
offen. Insbesondere ist oftmals unklar, ob alle vorhandenen
Einsparpotenziale voll ausgeschöpft wurden. Dies liegt
sicherlich an den sich aufhäufenden Kosten während der
Konzeptions- und Implementierungsphase sowie daran,
dass den Unternehmen während der Projektphase nur
unzureichende Benchmark-Zahlen zur Verfügung standen.
Einsparpotentiale in Prozent gegenüber dem
Industriebenchmark
Aktuelle Benchmarkzahlen der Unternehmensberatung
Barkawi Management Consultants zeigen auf, dass insbesondere in
Großkonzernen enormes Einsparpotential realisierbar ist.
„Standardisierung der IT-Infrastruktur“ lautet die Formel
hinter diesen Berechnungen. Darunter ist allerdings keine
IT-Dienstleistung von der Stange zu verstehen, sondern ein
Service nach Maß, den täglichen Arbeitsanforderungen optimal
angepasst ist und somit für mehr Komfort und Effizienz der
Nutzer sorgt.
Uneinheitliche IT kostet Zeit und Geld
Eine nicht standardisierte IT-Umgebung hat vielfältige negative Auswirkungen auf die Effizienz der Mitarbeiter. So behindern zum Beispiel nur bereichsspezifisch organisierte Portale,
uneinheitliche Collaboration Tools, inkompatible Sicherheitslösungen und auch der Einsatz von Softwareprodukten
verschiedener Hersteller eine reibungslose Zusammenarbeit.
Mit nicht unerheblichen Zeitverlusten ist zudem zu rechnen,
wenn es keine konzernweite zentrale Servicestelle gibt:
Mitarbeiter müssen dann erst die richtige Anlaufstelle aus einer
Vielzahl verschiedener Telefonnummern, Hotlines und E-MailAdressen herausfiltern, bevor ihr Problem behoben werden
kann.
Ein anderer Zeiträuber sind automatische Softwareupdates
während der regulären Arbeitszeit, da sie die Arbeitsprozesse
der Mitarbeiter stark einschränken. In diese Kategorie fällt auch
das Aufspielen neuer Softwareprodukte nach langer Wartezeit
über den IT-Service vor Ort.
Für Verwirrung sorgt häufig auch die E-Mail-Struktur:
Oftmals existiert hier eine kaum überschaubare Zahl
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Eine strukturierte und transparente IT-Infrastruktur ist die Basis für die
Realisierung von Einsparpotentialen
Barkawi Management Consultants hat daher 7 Prinzipien
erarbeitet, die auf vorliegenden Benchmark-Zahlen
beruhen und die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung
der IT-Standardisierung bilden. Natürlich variieren diese
Prinzipien je nach Ist-Situation des jeweiligen Unternehmens,
stellen grundsätzlich aber die Meilensteine eines
Standardisierungsprojekts dar.
Die meisten Unternehmen dulden die freie Bestellmöglichkeit
zusätzlicher Hardware-Komponenten durch ihre Mitarbeiter.
Auf diese Weise geht jedoch der Überblick über die im
Feld befindlichen Geräte ebenso schnell verloren wie die
Kostenkontrolle beim Einkauf, und natürlich steht diese Praxis
dem Standardisierungsgedanken komplett entgegen. Um
auch hier alle Einsparpotenziale auszuschöpfen, rät Barkawi
zu einem so einfachen wie radikalen Schritt: Jeder Mitarbeiter
vom einfachen Angestellten bis zum Mitglied des Vorstands
erhält ein- und dasselbe Standard-Set an Hardware.
Den Münchner Spezialisten zufolge besteht die erste
Maßnahme für die Standardisierung der Hardwarekomponenten in der Identifikation der konzernweit gültigen
technischen Spezifikationen, die dann in der Reduzierung
der Anzahl von Endgeräten und der Variantenvielfalt auf die
geschäftlichen Anforderungen mündet.
Natürlich wird die eingeführte Standard-Hardware aber nicht
allen Arbeitsplatzanforderungen gerecht werden können.
Ähnlich wie beim bereits erwähnten Softwarepool sollte es
deshalb laut Barkawi auch einen festgelegten HardwareKatalog geben, über den notwendige Zusatzkomponenten
bestellt werden können. Wichtig dabei ist die Pflege des
Katalogs, der regelmäßig unter Berücksichtigung der
Kompatibilität zur IT-Infrastruktur dem aktuellen Standard
angepasst werden sollte.
Ein großes Plus einer standardisierten Hardware ist also die
gesicherte Kompatibilität mit im Unternehmen eingesetzter
Software und damit die sofortige Funktionsfähigkeit neu
gelieferter Hardwarekomponenten.
Durch die Standardisierung wird darüber hinaus aber auch
das Fundament geschaffen, um optimale Einkaufspreise
beim Zulieferer einfordern zu können. Zusätzlich empfiehlt
Barkawi eine Dual-Vendor-Strategie: Die volle Konzentration
auf zwei ausgewählte Hardware-Zulieferer eröffnet weitere
Einsparpotenziale durch Economies-of-scale-Effekte. Ein
weiterer wichtiger Vorteil dieser Strategie ist die mögliche
Durchsetzbarkeit eines Ship-to-desk-Verfahrens, bei dem vorinstallierte und standardisierte Hardware kostengünstig direkt
an den Arbeitsplatz geliefert und dort angeschlossen wird.
Komponenten-Bestellung und Helpdesk
unter einem Dach
Die Berater gehen aber noch einen Schritt weiter, um
die Bestellabwicklung zu optimieren und – sozusagen als
Sahnehäubchen – zusätzlich einen zentralen Anlaufpunkt für
alle Support-Belange zu schaffen: Grundlage hierfür ist die
Einrichtung eines einheitlichen Order- und Serviceportals
sowohl für Hard- als auch für Software. Dieses sollte nicht
nur Features zur Selbstverwaltung von persönlichen Daten
und Einsicht in den aktuellen Status aktivierter Bestellungen
enthalten, sondern eben auch eine einheitliche Schnittstelle
zum Support bieten. Dieses zentrale Portal vereint demnach
alle Bestelldienste unter einem Dach und kann außerdem für
sämtliche Geschäftseinheiten gleichermaßen als Single Point
of Contact (SPOC) dienen, der für alle Typen von Anfragen
zuständig ist.
Als langfristiges Ziel bei der Reduzierung der Softwarekosten
sollte gelten, dass zukünftig konzernweit nur noch eine
Anwendung für die gleiche Nutzungssituation eingesetzt
werden soll.
Auf dem Weg zu diesem Ziel liegen unter anderem auch
Entscheidungen an, die auf wenig Gegenliebe bei den
Mitarbeiter treffen können. So ist es ratsam, die freie Bestellmöglichkeit von Software durch Mitarbeiter zu unterbinden,
um nicht früher oder später erneut vor dem Problem
uneinheitlicher Produkte zu stehen. Unterstützend wirkt es,
schon im Vorfeld die Vergabe von Administratorenrechten
einzudämmen, sodass Mitarbeiter gar keine Berechtigung
haben, willkürlich Software zu installieren.
Vorteile dieser Maßnahme sind eine größere Transparenz der
eingesetzten Software-Produkte, eine nachhaltige Erhöhung
der Servicequalität sowie die Förderung und Verbesserung
der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern durch erhöhte
Kompatibilität der Software – und natürlich wird das testen der
Software dadurch auch vereinfacht.
Der zweite Schritt zur konzernweit einheitlichen Software ist
die Implementierung einer effizienten und kostengünstigen
Softwareverteilung inklusive Einrichtung eines sogenannten
Softwarepools. Aus diesem Pool kann der Anwender
zusätzliche für seine Tätigkeiten notwendige Software beziehen
– da die dort vorgehaltenen Produkte wiederum dem Prinzip
„Eine Software für jede Funktion“ entsprechen sollten, wird
auch hier die Standardisierung vorangetrieben.
Die Implementierung einer Softwareverteilung verhindert
auch längere Arbeitsunterbrechungen und sorgt, z. B. durch
regelmäßige Updates der Virenschutzprogramme, für
steigende Sicherheit.
Historisch bedingt findet man insbesondere in schnell
gewachsenen Organisationen häufig das Phänomen einer
Vielzahl von Infrastrukturkomponenten. Die Folge ist eine stark
eingeschränkte Zusammenarbeit, da die Mitarbeiter meist
keinen oder nur beschränkten Netzwerkzugang zu anderen
Geschäftseinheiten haben. Hinzu kommen hohe Kosten für das
Management der Netzwerkstrukturen, die jeweils benötigten
Sicherheitsstandards und den Bereich Netzwerkservices.
Prinzip 3 hat deshalb zum Ziel, alle im Unternehmen
befindlichen Netz-Infrastrukturen zu einem einzigen und für alle
Geschäftseinheiten einheitlichen Netzwerk zusammenzuführen
sowie eine effizientere und kostengünstigere Netzauslastung
zu erreichen – und hierin liegt ein riesiges Potenzial: Einer
Forrester-Studie zufolge werden nicht einmal 15 Prozent
der möglichen Leistungen der Systeme abgerufen. Die
Barkawi-Benchmarks zeigen zudem auf, dass die ServiceNetzwerkkosten um durchschnittlich rund 25 Prozent gesenkt
werden können, bei den LAN/WLAN-Kosten lassen sich im
Schnitt 22 Prozent einsparen, und bei den WAN/MAN-Kosten
sind es sogar satte 48 Prozent.
Ein transparentes Netzwerk ohne Barrieren zwischen den
einzelnen Geschäftseinheiten macht sich in einer größeren
Arbeitsflexibilität der Mitarbeiter sowie in der effizienteren
Zusammenarbeit über alle Geschäftseinheiten hinweg deutlich
bemerkbar. Ein einheitliches Netzwerk trägt aber auch dadurch
wesentlich zur Kostensenkung bei, dass unter anderem die
Auslastung deutlich verbessert wird und die Servicekosten
sinken.
Die IT-Standardisierung sollte auch vor mehreren parallel
engesetzten Collaboration-Tools nicht Halt machen,
auch wenn dies eine gewissen Flexibilität vonseiten der
Mitarbeiter erfordert, die verständlicherweise ungern auf ihr
gewohntes Tool verzichten werden. Als Argumentationshilfe
kann sicherlich dienen, dass eine Vereinheitlichung die
Zusammenarbeit unabhängig vom Standort stark verbessert.
So ermöglicht ein einheitliches Collaboration Tool die
Projektarbeit in Echtzeit, das heißt alle benötigten Daten sind
für die User direkt erreichbar, können gemeinsam bearbeitet
werden und sind zudem flexibel anpassbar. Selbst externe
Mitarbeiter können mit der entsprechenden Rechtevergabe im
Collaboration Tool frei agieren.
Darüber hinaus führt die Konzentration auf ein einheitliches
Collaboration Tool zur Kostensenkung im Bereich Lizenz- und
Traffic-Gebühren sowie zu voller Kostenkontrolle. Im Bereich
Service-Collaboration sieht Barkawi Management Consultants
zudem Kosteneinsparpotenziale von durchschnittlich 40 Prozent
gegenüber den derzeit anfallenden Kosten in internationalen
Großkonzernen.
Weitere Einsparungen lassen sich durch die Einführung
sogenannter Multifunktionsdrucker realisieren. Diese
Allrounder vereinen mehrere wichtige Funktionen wie das
Kopieren, Faxen, Drucken und Scannen in einem Gerät.
In der konzernweiten Implementierung von Multifunktionsgeräten und den Abbau von Einzelplatzkomponenten (wie
z. B. Arbeitsplatzdrucker) liegt ein enormes Einsparpotenzial:
Die Anzahl der eingesetzten Geräte sinkt um ca. 80 Prozent.
Dies wirkt sich positiv auf die Disposition einzusetzender
Servicetechniker aus. Zudem konzentriert sich der Trainingsund Schulungsaufwand auf eine überschaubare Anzahl
funktionsgleicher Geräte.
Ein großes Potenzial eröffnet sich darüber hinaus durch
die zentrale Steuerung und Organisation von Verbrauchsmaterialien. Immerhin liegen den Barkawi Benchmark-Zahlen
zufolge die Kosten pro ausgedruckter Schwarz-Weiß-Seite im
Durchschnitt 8 Prozent zu hoch. Bei Farbausdrucken sind es
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sogar durchschnittlich 28 Prozent.
Um die Servicequalität zu steigern, sollte Prinzip 6 zufolge ein
einheitlicher Service Desk implementiert werden, welcher von
einem gemeinsamen Servicemanagement geleitet wird, für
alle Geschäftseinheiten im Unternehmen gültig ist und eine
einheitliche Rufnummer für alle Probleme besitzt.
Bislang besteht die Servicestruktur in den meisten
Unternehmen allerdings immer noch aus verschiedenen
Anlaufstellen für die unterschiedlichen Fälle, die wiederum
über unterschiedliche Telefonnummern, Hotlines und E-MailAdressen zu kontaktieren sind. Des Weiteren fehlt es häufig
an einem Bereitschaftsdienst außerhalb der regulären
Dienstzeiten. Barkawi zufolge sollte jeder Service Desk aber
über einen Dienst verfügen, der rund um die Uhr (24 Stunden/7
Tage in der Woche) zur Verfügung steht.
Auch die Möglichkeit, dass Anwender – entsprechende
Mobility-Lösungen vorausgesetzt – von überall auf benötigte
Daten zugreifen können, spricht für eine zentrale Datenablage.
Notebook-Nutzer genießen den Vorteil, dass ihre Daten
automatisch mit dem zentralen Laufwerk synchronisiert
werden, sobald sie sich wieder mit ihrem Mobilrechner ans
Netzwerk anschließen.
Viele Probleme sind vorhersehbar
Der komplexe Prozess der IT-Standardisierung bringt
naturgemäß eine Menge möglicher Probleme mit sich.
Manches ergibt sich völlig unerwartet, anderes lässt sich
bereits im Vorfeld durch die Erfahrung aus vergangenen
Projekten frühzeitig erkennen und durch die entsprechenden
Maßnahmen rechtzeitig in die richtigen Bahnen lenken.
Zu den klassischen Problemfeldern zählt etwa der erste
Schritt zur Software-Standardisierung. Existiert kein aktueller,
vollständiger Datensatz zur vorhandenen Software, ist eine
aufwendigere Untersuchung nötig. Eine Möglichkeit besteht
hier im Scannen aller Arbeitsplatzsysteme nach installierten
Softwareprodukten. Diese Methode hat jedoch ihre Tücken:
So muss nicht nur die Zustimmung des Betriebsrats eingeholt
werden, sondern es sind auch alle Mitarbeiter frühzeitig
und genauestens über die Gründe und Ziele der Aktion zu
informieren. Fingerspitzengefühl in der Kommunikation
ist – generell – hier das A und O, denn stößt das Scannen
auf Ablehnung, zieht dies unweigerlich einen höheren
Arbeitsaufwand sowie Verzögerungen nach sich.
Information beseitigt Widerstände
Hier zeigt sich bereits die Notwendigkeit einer gut gesteuerten
und erfahrenen Kommunikationsstelle, die den gesamten
Standardisierungsprozess begleitet und die eng mit dem
Betriebsrat sowie der Unternehmenskommunikation
zusammenarbeitet. Sie überzeugt nicht nur die Mitarbeiter
von der Notwendigkeit der einzelnen Prozessschritte,
sondern ist auch Vermittler zwischen den verschiedenen
Geschäftseinheiten, die sich erfahrungsgemäß auf
unterschiedlichen technischen Levels befinden. Die Aufgaben
der Kommunikation sind zum Teil sehr speziell und mit
großer Verantwortung verbunden, sodass es ratsam ist,
Kommunikationsexperten in das Projekt einzubinden.
24h Unterstützung durch den Service Desk unabhängig von der Zeit,
Ort und Medium
Für das Unternehmen bedeutet die Umsetzung dieses Schritts
zunächst Kosten in Form von Erstinvestitionen zum Ausbau
der internen IT-Services, welche sich aber im Laufe der
Zeit durch die geringeren durchschnittlichen Ausfallzeiten
mehr als kompensieren: Bei steigendem Service liegt das
Einsparpotenzial bei 12 Prozent pro Anwender. Zur weiteren
Effizienzsteigerung empfehlen die Münchner, das einheitliche
Serviceportal in ein Orderportal für Standard-Hard- und
Software zu integrieren (vgl. Barkawi-Prinzip 1). Zur Entlastung
des Service Desks sollte zudem ein gut strukturiertes
Self-Service-Tool zur Verfügung gestellt werden, das den
Mitarbeitern durch gezieltes Suchen zeitnah Antworten und
Hinweise zu ihren Problemen bietet.
Um die Komplexität des angebotenen Service zu reduzieren,
rät Barkawi außerdem zur Implementierung gleicher Service
Levels für alle Mitarbeiter sowie für alle Geschäftseinheiten des
Unternehmens.
Im Sinne einer sicheren und kostengünstigen Datenablage
empfiehlt Barkawi die Abschaffung lokaler Datenspeicher
und dafür die Implementierung reiner zentraler Laufwerke zur
Datenspeicherung. Neben dem Schutz vor Datenverlust durch
eine automatische und regelmäßig erstellte Sicherungskopie
spricht auch das Einsparpotenzial von rund 51 Prozent pro
Gigabyte für das zentrale Datenablagesystem.
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Vermittlungsgeschick und Überzeugungskraft sind insbesondere für das oben erwähnte hochsensible Thema „Scannen
der Arbeitsplatzsysteme“ vonnöten. Einige Mitarbeiter werden
diesen Vorgang als Eingriff in ihre Privatsphäre empfinden.
Hier müssen die Kommunikationsspezialisten besonders
feinfühlig vorgehen, die Notwendigkeit dieses Schrittes
vermitteln und den betroffenen Mitarbeitern die Ungewissheit
und Anspannung nehmen.
Auch bei der Einführung von E-Mail-Adressen mit einheitlicher
Schreibweise wird Kommunikationsgeschick dringend
gebraucht. Häufig trifft diese Standardisierungsmaßnahme
nämlich auf Widerstand der verschiedenen Geschäftseinheiten,
die darin einen Eingriff in ihre Außenkommunikation sehen;
hinzu kommen Befürchtungen wie nicht zustellbare E-Mails
oder gar der Zusammenbruch des E-Mail-Verkehrs während der
Implementiertungszeit. Erfahrene Kommunikationsspezialisten
werden alle Interessen und Parteien auf einen Nenner bringen
und eine für alle Geschäftseinheiten verträgliche Entscheidung
treffen. Sie sind in der Lage, den Beteiligten zu verdeutlichen,
dass es außerordentlich wichtig ist, die Barrieren des
Bereichsdenkens zu beseitigen und ein gemeinsames Denken
mit allen Konzernbereichen zu entwickeln.
Der geeignete IT-Dienstleister
Der Einkauf externer Spezialisten kann auch nötig werden,
wenn der interne IT-Dienstleister nicht das erforderliche Knowhow besitzt bzw. wenn ihm die notwendigen Ressourcen
fehlen, um die IT-Standardisierung umzusetzen.
Die Erfahrungen in der Vergangenheit zeigen außerdem,
dass interne IT-Projekte stets hinter externe Aufgaben
gedrängt werden. Der Grund: Häufig werden Projekte bei
externen Kunden wichtiger genommen und die vorhandenen
Ressourcen sowie das Know-how dort eingesetzt, während
interne Projekte unbewusst als weniger ernsthaft eingestuft
werden.
Sind derartige Probleme aufgrund der Voranalyse zu erwarten,
sollte sich das Unternehmen keinesfalls scheuen, auf externe
Berater zurückzugreifen. Diese sollten nicht nur ihr Knowhow und genügend Ressourcen einbringen, sondern auch
die Position eines neutralen Treibers einnehmen, der das
Projektziel mit der nötigen Ernsthaftigkeit und genügend
Zugkraft voranbringen.
Die Qualität externer Ressourcen – egal ob es nun z. B. um ITExperten oder Berater geht – verdient dabei eine Extraportion
Aufmerksamkeit. Als Maßstab sollten hier stets das Know-how,
die Kompetenz und die Erfahrung gelten, denn eine nachlässige
Auswahl externer Kräfte führt erfahrungsgemäß zu einer
Verlängerung der Projektdauer und somit zur Steigerung der
Projektkosten. Zudem lässt sich dieser Fehler im Nachhinein
nur durch den Austausch der eingekauften Ressourcen
beseitigen – ein Schritt, der wiederum auf Kosten des ProjektKnow-hows geht.
Ist das Standardisierungsprojekt auch mithilfe externer
Ressourcen nicht durch den internen IT-Dienstleister zu
stemmen, so sollte das Unternehmen auch nicht davor
zurückschrecken, das Projekt komplett in die Hände eines
externen Dienstleisters zu legen.
Schlechte Planung erzeugt Fehler in Serie
Oftmals wird der Startschuss für das Standardisierungsprojekt
gegeben, obwohl grundlegende Entscheidungen und
Vereinbarungen bezüglich Strategie, Projektplan, Vertrag,
Aufgabengebiet, Projekt-Scope, Benchmarks etc. nicht final
zwischen allen Beteiligten abgeklärt wurden.
Die unterschiedlichen Implementierungszeiten bzw. RolloutTermine stellen wiederum eine Herausforderung für die
Projektkommunikation dar. Mit einem gut gesteuerten und
durchdachten Kommunikationskonzept werden sich jedoch die
meisten Schwierigkeiten meistern lassen.
Die Sparpotenziale der Zukunft
Die Standardisierung der Unternehmens-IT hat es in sich
– mit der richtigen Planung und Beratung bringt sie jedoch
Wettbewerbs- und Kostenvorteile, auf die kein Unternehmen
verzichten kann.
Neben den Einspareffekten bringt die Standardisierung
der IT-Infrastruktur auch eine spürbare Verbesserung der
Mitarbeiterzufriedenheit mit sich, die aus dem optimal
technisch angepassten Arbeitsumfeld resultiert. Die Erhöhung
der Produktivität und Effektivität der Mitarbeiter ist aufgrund
geringerer Bereitstell- und Entstörungszeiten gegeben.
Darüber hinaus ermöglicht die standardisierte IT-Infrastruktur
eine schnelle Reaktion auf sich kurzfristig ändernden
Geschäftsanforderungen. Die IT ist somit in der Lage, sich
rasch nach den neuen Geschäftsprozessen zu richten.
Mit Abschluss der Standardisierung ist der Prozess der
Vereinheitlichung und Harmonisierung jedoch noch
nicht abgeschlossen. Eine IT-Standardisierung ist stets
mit Nachhaltigkeit anzustreben, um die maximalen
Kosteneinsparpotenziale auch über die nächsten Jahre hinaus
realisieren zu können und zugleich eine stetige Verbesserung
der Nutzerfreundlichkeit aufrechtzuerhalten.
Durch den unaufhaltsamen technischen Fortschritt und
die voranschreitende Verschmelzung von Applikationen,
Systemen, Netzwerken und Business Units sowie die
Reorganisation von Geschäftsbereichen werden sich auch in
Zukunft Einspareffekte identifizieren und realisieren lassen –
man denke nur an Themen wie beispielsweise Thin Clients.
Die in der Planungsphase entstandenen Fehler ziehen sich
dann wie ein roter Faden durch die gesamte Projektlaufzeit. So
führt ein schlecht erarbeiteter Projektplan grundsätzlich dazu,
dass wichtige Meilensteine stets gerissen werden.
Um das Projekt auf ein solides Fundament zu stellen, sind
daher die Rahmenbedingungen abzuklären sowie ein
gemeinsames Verständnis über die Vorgehensweise und Ziele
des Projekts zu schaffen. Beides sollte darüber hinaus in einem
Strategiedokument sowie im Vertrag zwischen Kunden und
Dienstleister festgehalten werden.
Die IT-Standardisierung schafft eine Win-Win-Situation:
Kosteneinsparung bei gleichzeitiger Erhöhung der Nutzerzufriedenheit
Abschied vom perfekten Rollout
Von dem Wunschgedanken, dass zum Tag des Rollouts
alle geplanten Neuerungen implementiert sind, sollte man
sich verabschieden. Erfahrungsgemäß wird es bei einem so
gewaltigen Projekt wie der IT-Standardisierung in einigen
Bereichen, wie z. B. Services, Netzwerke oder Applikationen, an
der einen oder anderen Stelle haken, was im schlimmsten Fall
zur Verzögerung des gesamten Projekts führen kann.
Um dieser Gesamtverzögerung entgegenzuwirken, sollten die
verschiedenen geplanten Einführungen – soweit möglich –
bereits in der Konzeptionierungsphase von den anderen
Teilprojekten getrennt werden. Barkawi nennt diesen Ansatz die
„Entkoppelung der Gewerke“. Diese verhindert einerseits, dass
aufgrund von Verzögerungen in einzelnen Teilprojekten der
gesamte Rollout-Termin verschoben werden muss. Andererseits sorgt sie dafür, dass zum Zeitpunkt des Rollouts nur die
Neuerungen aufgesetzt werden, die voll funktionsfähig sind.
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Der Autor
Saman Kitvarametha arbeitet bei Barkawi Management Consultants als Berater im Geschäftsbereich After
Market Service. Schwerpunkte seiner Tätigkeiten sind IT-Implementierung und Standardisierung. Hier hat er
als Berater bereits einige Unternehmen in ihrem Vorhaben der IT-Standardisierung begleitet, u.a. ein weltweit
führendes Telekommunikationsunternehmen mit mehr als 250.000 Arbeitsplatzsystemen
Barkawi Management Consultants I Baierbrunner Straße 35 I D-81379 München I Telefon +49-89-74 98 26-0 I www.barkawi.com

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