SAP Customer Success Story Public Sector „SAP Public Sector Records Management erspart uns das Versenden von 180.000 Dokumenten im Jahr. Damit sind wir auf dem Weg zum papierarmen Büro ein Stück weiter gekommen.“ Anton Wahlmüller, Projektleiter, Land Oberösterreich AUF EINEN BLICK Zusammenfassung Im Rahmen des Konzepts zur wirkungsorientierten Verwaltungsführung führt das Land Oberösterreich SAP Public Sector Records Management in der Landesbaudirektion ein. Die papierlose Aktenverarbeitung erspart den händischen Transport durch Kanzleien und Außendienststellen und alle Informationen stehen mit einem Mausklick zur Verfügung. Branche Public Sector Internetadresse www.land-oberoesterreich.gv.at Projektziele Effizientere und transparentere Arbeitsabläufe Optimierte Nutzung der Zahlungskonditionen Papierarmes Büro Die wichtigsten Herausforderungen Integration in bereits bestehende SAP-Workflowprozesse Geeignetes Format für gescannte Dokumente zu finden, das gut lesbar ist und nicht zu viel Speicherplatz benötigt Entscheidung für SAP Gute Integration in bestehende SAP-Anwendungen Unterstützung der SAP-Workflow-Prozesse und der im SAP abgebildeten Organisationsstrukturen (Aufbau und Ablauforganisation) Highlights Integration in die SAP-Fachanwendungen Papierarmes Büro Hauptnutzen für den Kunden Vereinfachung der Rechnungsprüfungsprozesse Beschleunigung des Prozessablaufes Alle Dokumente eines Akts stehen mit einem Mausklick zur Verfügung Leichtere Handhabung des Bestellprozesses Reduzierung des Papierverbrauchs und des Archivs Zeitersparnis Lösungen und Services SAP NetWeaver Application Server 6.20, SAP Public Sector Records Management 1.20, SAP Consulting Vorhandene Systemlandschaft mySAP ERP Public Sector (PS-CD), Real Estate, HCM Zeitwirtschaft und –abrechnung, CATS, mySAP CRM, SAP NetWeaver Web Application Server Datenbank DB 2 Hardware IBM Host Betriebssystem Windows LAND OBERÖSTERREICH Elektronisches Dokumentenmanagement mit SAP Public Sector Records Management – transparente und effiziente Arbeitsprozesse in einem papierarmen Büro Dem Land Oberösterreich ist es ein wichtiges Anliegen, seine Verwaltung zum Vorteil der Bürger und seiner 8.000 Bediensteten zu modernisieren. Es entwickelt sich von einem aufgabenerledigenden Verwaltungsapparat zu einem wirkungs- und bürgerorientierten Dienstleistungsunternehmen. Die wichtigsten Punkte dazu sind in einem Rahmenkonzept zur wirkungsorientierten Verwaltungsführung (WOV-2015) zusammen gefasst. Für das langfristige Management- und Unternehmenskonzept des Landes Oberösterreich ist es entscheidend, kundenorientiert zu agieren. Unter Einsatz der neuesten verfügbaren Technologien werden Prozesse optimiert und Arbeitsabläufe standardisiert. Mit SAP Public Sector Records Management zum papierarmen Büro SAP Records Management ist ein wichtiger Bestandteil von SAP for Public Sector zur elektronischen Vorgangsbearbeitung. Papierrechnungen, die in den 45 Außenstellen der Landesbaudirektion einlangen, werden damit nicht mehr auf postalischem Weg in die Zentrale geschickt. Arbeitsabläufe sind transparenter und effizienter. „Wir wollten nicht nur Zeit sparen, sondern auch auf dem Weg zum papierarmen Büro ein Stück weiter kommen. Wichtig war uns die Integration in unser betriebswirtschaftliches Kernsystem und in unsere bereits SAP ÖSTERREICH GmbH Lassallestraße 7b 1021 Wien T +43/1/288 22 - 0 F +43/1/288 22 - 222 E [email protected] www.sap.at SAP News Österreich www.sap.at/newsletter bestehenden SAP-Workflow-Prozesse,“ so Anton Wahlmüller, Projektleiter, Land Oberösterreich, über den Entscheidungsprozess. automatisch weiter verarbeitet. Bei einem Logistikprozess werden die Rechnungen den im SAP System für Materialwirtschaft erfassten Bestellungen zugeordnet. Bei Rechnungen ohne Bestellungen werden die Belege im Modul für das Finanzwesen weiter verarbeitet. Auch die Genehmigungsprozesse erfolgen über den Workflow vollautomatisch,“ erklärt DI Felix Eichberger, Senior Consultant SAP NetWeaver, SAP Österreich. Die Implementierung von SAP Records Management erfolgte innerhalb kürzester Zeit. Nach zwei Testaußenstellen und nach einer dreimonatigen Pilotphase lief der Roll-Out in alle 45 Außenstellen des Landes Oberösterreich an. Insgesamt nutzen Durch die Integration der Module ca. 230 Anwender SAP Records in den verschiedenen Anwendungs„Wir waren mit der Zusammenarbeit Management. Da die Außenbereichen sind Bestellungen mit SAP Consulting sehr zufrieden. Die stellen bereits SAP-Module im leichter zu handhaben und der SAP-Berater unterstützten uns sehr gut Einsatz hatten, konnten die Mitgesamte Vorgang wird beschleuin Bezug auf Konzeptpapier und Planung arbeiter auf der bekannten SAPnigt. Die Mitarbeiter des Landes und wir konnten die Implementierung in Oberfläche arbeiten. Der SchuOberösterreich haben eine durch lungsaufwand war somit gering. gängige Sicht auf alle Rechnungsrelativ kurzer Zeit durchführen.“ „Wir waren mit der Zusamvorgänge und BeschaffungsAnton Wahlmüller, Projektleiter, Land Oberösterreich menarbeit mit SAP Consulting prozesse. sehr zufrieden. Die SAP-Berater unterstützten uns sehr gut in Bezug auf Konzeptpapier Alle Informationen auf einen Klick und Planung und wir konnten die Implementierung in relativ Über das SAP Public Sector Records Management verwaltet das kurzer Zeit durchführen,“ erläutert Anton Wahlmüller. Land Oberösterreich auch Fahrzeugakte mehrerer Direktionen. Alle Unterlagen zu Fahrzeug-An- und Abmeldungen,VersicheZeit- und Platzersparnis rungsunterlagen, TÜV-Überprüfungen und Fahrzeugberichte Nun werden die Eingangsrechnungen in den Außenstellen der sowie Beschaffungsvorgänge, insgesamt ca. 50.000 Dokumente, Landesbaudirektion mit Kofax Accent Capture eingescannt und stehen nun elektronisch zur Verfügung. „Dies ermöglicht uns über SAP-Workflow elektronisch an die zentrale Landesbucheine schnellere Auskunft für unsere Bürger und Geschäftshaltung in Linz übermittelt. „Dies erspart uns das Versenden partner. Unsere Mitarbeiter brauchen nicht zum Schrank gehen von 180.000 Dokumenten im Jahr. Da die Dokumente auch und den entsprechenden Ordner heraussuchen, sondern alle elektronisch archiviert werden, müssen wir diese nicht mehr in Informationen zum Akt stehen landesweit mit einem MausOrdner ablegen. Allein die Platzeinsparung für unser Archiv ist klick zur Verfügung,“ fasst Anton Wahlmüller die Vorteile enorm,“ so Anton Wahlmüller über die Vorteile. „Die eingezusammen. scannten Rechnungen werden über einen SAP-Workflowprozess © 2006 by SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. 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