Benutzerhandbuch, Ve
rsion 1.0
Projektarbeit mit
mehreren Währungen
Projektron BCS 7.28
Webbasierte Projektmanagement-Software
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an [email protected].
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patentrechtlichem Schutz unterliegen.
2
Projektron BCS 7.28
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Über diese Dokumentation ....................................................................................................... 5
1.1 Zielgruppe und Voraussetzungen .............................................................................................. 5
1.2 Typografische Konventionen ..................................................................................................... 5
1.3 Kennzeichnung von Hinweisen .................................................................................................. 6
2 Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen .......................................................... 7
2.1 Projektarbeit mit mehreren Währungen im Überblick ............................................................. 7
2.2 Rubriken zur Projektarbeit mit mehreren Währungen ............................................................. 9
2.3 Projektarbeit mit mehreren Währungen: Allgemeine Vorgehensweise ................................. 12
3 Arbeit mit Währungen vorbereiten.......................................................................................... 13
3.1 Ansicht Währung ..................................................................................................................... 13
3.2 Ansicht Umrechnungskurse ..................................................................................................... 14
3.3 Ansicht Artikelarten ................................................................................................................. 15
3.4 Ansicht Funktionen .................................................................................................................. 17
3.5 Ansicht Textblockvorlagen....................................................................................................... 19
3.6 Standortwährung interner Organisationen und Mitarbeiter .................................................. 20
3.7 Standortwährung externer Organisationen ............................................................................ 22
4 Projekt mit externer Währung planen...................................................................................... 23
4.1 Ansicht Stammdaten ............................................................................................................... 23
4.2 Ansicht Vorlagen ...................................................................................................................... 25
4.3 Ansicht Funktionssätze ............................................................................................................ 27
4.4 Ansicht Aufwandsplan ............................................................................................................. 28
4.5 Ansicht Aufwandsplan eines Tickets........................................................................................ 29
4.6 Ansicht Sachkostenplan ........................................................................................................... 30
4.7 Schritt Auftragsplan ................................................................................................................. 31
5 Angebote mit externer Währung erstellen ............................................................................... 34
5.1 Schritt 1. Stammdaten des Angebots ...................................................................................... 34
5.2 Schritt 2. Angebotsstruktur ..................................................................................................... 35
5.3 Schritt 5. Beauftragung des Angebots ..................................................................................... 38
6 Spesen in Fremdwährungen erfassen....................................................................................... 40
6.1 Assistentenschritt Belege ........................................................................................................ 40
6.2 Ansicht Spesen an einer internen Organisation ...................................................................... 41
7 Projekte mit externer Währung auswerten .............................................................................. 42
7.1 Ansicht Buchungen .................................................................................................................. 42
7.2 Ansicht Sachkosten .................................................................................................................. 43
7.3 Ansicht Artikel.......................................................................................................................... 45
Projektron BCS 7.28
3
Inhaltsverzeichnis
7.4
7.5
7.6
7.7
Ansicht Spesen am Projekt ......................................................................................................47
Ansicht Gesamtkosten/Projekt ................................................................................................48
Ansicht Personalkosten/Projekt ..............................................................................................49
Ansicht Sachkosten/Projekt .....................................................................................................50
8 Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen ..................................................52
8.1 Rechnungsstellung mit externer Währung vorbereiten ..........................................................52
8.1.1
Ansicht Kundenrechnungsvorlagen ...........................................................................52
8.1.2
Ansicht Projektrechnungsvorlagen............................................................................54
8.2 Rechnungen mit externer Währung erstellen .........................................................................55
8.2.1
Ansicht Stammdaten einer Aufwandsrechnung ........................................................55
8.2.2
Ansicht Rechnungspositionen einer Aufwandsrechnung ..........................................58
8.2.3
Ansicht Buchungen einer Aufwandsrechnung ..........................................................58
8.2.4
Ansicht Sachkosten einer Aufwandsrechnung ..........................................................59
8.2.5
Ansicht Artikel einer Aufwandsrechnung ..................................................................60
8.2.6
Ansicht Spesen einer Aufwandsrechnung .................................................................61
A1 Umfang der dokumentierten Software .....................................................................................62
A2 Verfügbare Konfigurationen ....................................................................................................63
A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation ................... 64
A4 Kontakt und Support ...............................................................................................................66
Stichwortverzeichnis .....................................................................................................................67
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Projektron BCS 7.28
Über diese Dokumentation
1
Über diese Dokumentation
Die vorliegende Dokumentation befasst sich mit dem Thema Projektarbeit mit mehreren
Währungen.
1.1 Zielgruppe und Voraussetzungen
Diese Dokumentation richtet sich an Systemadministratoren sowie an Projektleiter und
Rechnungsmanager, die mit Projektron BCS Projekte mit mehreren Währungen planen,
auswerten und abrechnen.
Um in Projektron BCS mit mehreren Währungen arbeiten zu können, müssen die BCSBausteine Währungen / Allgemein und Währungen / Mehrwährungen von Ihrem
Systemadministrator aktiviert werden. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3 »Arbeit
mit Währungen vorbereiten«, S. 13.
Wichtig:
Beachten Sie, dass nicht alle Funktionen und Objekte jedem Benutzer zur Verfügung
stehen. Das Rechtesystem von Projektron BCS blendet beispielsweise zahlreiche
Bearbeiten-Modi für Mitarbeiter aus, die dem Projektleiter dennoch zur Verfügung
stehen.
Mehr Informationen zum Rechtesystem finden Sie in der Dokumentation »Rechtesystem
von Projektron BCS«.
Um mit Projektron BCS arbeiten zu können, sollte der Benutzer über folgende Kenntnisse
verfügen:
• Grundlegende Techniken bei der Arbeit mit dem Betriebssystem
• Navigation in Projektron BCS
• Grundkenntnisse im Projektmanagement
Wichtig:
Beachten Sie zusätzlich zu dieser Dokumentation die Dokumentation »Benutzeroberfläche
und Navigation«, in der die grundlegenden Funktionen von Projektron BCS vorgestellt
werden.
1.2 Typografische Konventionen
Im Mengentext dieser Dokumentation heben sich bestimmte Wörter und Wortgruppen
durch eine spezielle Formatierung ab.
Die folgende Liste erläutert die verwendeten Auszeichnungen:
Fettschrift
Kennzeichnet alle Oberflächenelemente von Projektron BCS, zum
Beispiel Schaltflächen, Menüs oder Werte einer vorgegebenen
Liste. Menüeinträge sind zusätzlich durch einen senkrechten
Strich | getrennt.
Kursivschrift
Kennzeichnet Listenpunkte und Querverweise.
Projektron BCS 7.28
5
Über diese Dokumentation
Festbreitenschrift Kennzeichnet Quelltexte, Werte aus Beispielen und Pfade
(Dateinamen, Ordner).
1.3 Kennzeichnung von Hinweisen
An bestimmten Stellen in der Dokumentation finden Sie gesonderte Informationen in Form
von Hinweisen. Nachfolgend sind die unterschiedlichen Arten von Hinweisen erläutert.
Hinweis »Achtung«
Dieser Hinweis warnt Sie bei bestimmten Aktionen in Projektron BCS vor unerwünschten
Folgen (beispielsweise Datenverlust). Er ist gekennzeichnet durch ein rotes Symbol in Form
eines Warndreiecks. Der Hinweis enthält Informationen über die Art und Quelle der Gefahr,
die Folgen bei Missachtung und die Vermeidung.
Beispiel:
Achtung!
Löschen einer Buchung
Eine gelöschte Buchung kann nicht wiederhergestellt werden.
– Bestätigen Sie das Löschen einer Buchung nur, wenn Sie sich sicher sind.
Hinweis »Wichtig«
Dieser Hinweis informiert Sie über wichtige Zusammenhänge oder Voraussetzungen in
Verbindung mit bestimmten Funktionen von Projektron BCS.
Beispiel:
Wichtig:
Buchungen können nur eine bestimmte Zeit rückwirkend bearbeitet werden. Als
Einschränkungen bestehen Ihre persönliche Buchungsfrist sowie ein möglicher
Buchungsabschluss.
Hinweis »Tipp«
Tipps geben Ihnen nützliche Hinweise, wie Sie mit Projektron BCS bestimmte Aktionen
besonders schnell und einfach durchführen können.
Beispiel:
Tipp:
Sie können die Wiedervorlage als erledigt markieren, wenn Sie auf den Link OK klicken.
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Projektron BCS 7.28
Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
2
Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
In diesem Kapitel sind grundlegende Informationen zur Arbeit mit mehreren Währungen
mit Projektron BCS zusammengestellt.
Kapitel 2.1 »Projektarbeit mit mehreren Währungen im Überblick«, S. 7 vermittelt
Informationen zum Konzept der Projektarbeit mit mehreren Währungen in Projektron BCS.
In Kapitel 2.2 »Rubriken zur Projektarbeit mit mehreren Währungen«, S. 9 werden die in
den Arbeitsbereichen Intern und Projekte zur Verfügung stehenden Ansichten zur
Vorbereitung und Durchführung der Projektarbeit mit mehreren Währungen vorgestellt.
Kapitel 2.3 »Projektarbeit mit mehreren Währungen: Allgemeine Vorgehensweise«, S. 12
erläutert, wie Systemadministrator, Projektleiter oder Rechnungsmanager bei der
Projektarbeit mit mehreren Währungen vorgehen können.
2.1 Projektarbeit mit mehreren Währungen im Überblick
In Projektron BCS können Sie Projekte mit mehreren Währungen planen und durchführen.
Projekte mit Kunden im Ausland und dezentrales Arbeiten in internationalen Projektteams
werden dadurch unterstützt.
Beispielsweise kann ein Unternehmen in Deutschland die Stundensätze seiner Mitarbeiter
in Euro pflegen. Wenn das Unternehmen ein Projekt für einen Kunden in den USA
durchführt, kann das Projekt in US-Dollar geplant, abgerechnet und ausgewertet werden.
Aufwände, die die deutschen Mitarbeiter auf das Projekt erfasst haben, werden dabei
entsprechend des hinterlegten Umrechnungskurses von Euro in US-Dollar umgerechnet.
Für die Abwicklung des Projektgeschäfts mit einem Auftraggeber im Ausland ermöglicht es
Projektron BCS, Projektangebote und Rechnungen in der Währung des Auftraggebers zu
erstellen.
Für Ihre internen und externen Organisationen können Sie Standortwährungen definieren,
die dann ebenfalls für die untergeordneten Abteilungen und Mitarbeiter oder externen
Personen gelten. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter umzieht und dabei seinen Standort
wechselt, kann über eine zeitlich terminierte Änderung seiner Mitarbeiterinterna die
Standortwährung automatisch angepasst werden.
Im Arbeitsbereich Intern bereiten Sie die Arbeit mit mehreren Währungen vor. Sie können
Währungen neu anlegen, bestehende Währungen bearbeiten und im System aktivieren,
Umrechnungskurse verwalten und Ihren Artikeln und Funktionen Währungen zuweisen.
Textblockvorlagen können Sie in der entsprechenden Landessprache vorbereiten, um sie
später bei der Angebotserstellung und Rechnungserstellung zu nutzen.
Im Arbeitsbereich Projekte planen Sie mit Hilfe von Assistenten Ihre Projekte, werten die
Projekte aus und erstellen Angebote und Rechnungen. In zahlreichen Ansichten in
Projektron BCS können Sie über die Ansichtseinstellungen wählen, in welcher Währung
Ihnen die jeweiligen Werte angezeigt werden.
Umrechnung von Währungen
Damit Währungen in Projektron BCS umgerechnet werden können, müssen
Umrechnungskurse im System hinterlegt sein.
Projektron BCS 7.28
7
Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
Umrechnungskurse besitzen jeweils ein Startdatum ab dem sie gültig sind. Ein
Umrechnungskurs bleibt so lange gültig, bis ein aktuellerer Umrechnungskurs hinterlegt
wird.
Die Planung und Erfassung von Aufwänden, Sachkosten und Aufträgen ist immer an ein
konkretes Datum geknüpft. Zur Umrechnung der Werte wird der zu diesem Datum gültige
Umrechnungskurs herangezogen.
Beispiel: In Projektron BCS wurden für jeden Monat Umrechnungskurse hinterlegt, die
jeweils ab dem ersten des Monats gelten. Ein Mitarbeiter erfasst Aufwände am 31. Juli und
am 1. August. Zur Umrechnung der Buchung vom 31. Juli wird der im Juli gültige
Umrechnungskurs verwendet. Für die Buchung vom 1. August greift der ab August gültige
Umrechnungskurs.
Wenn Sie nicht möchten, dass bei den Projektauswertungen und bei der Abrechnung die
datumsbezogenen Umrechnungskurse greifen, können Sie für ein Projekt einen
bestimmten Umrechnungskurs fixieren. Mehr Informationen zur Fixierung eines
Umrechnungskurses für ein Projekt finden Sie in Kapitel 4.1 »Ansicht Stammdaten«, S. 23.
Arten von Währungen in Projektron BCS
Projektwährung
In der externen Projektwährung werden Angebote und
Rechnungen erstellt und die Projektumsätze berechnet. Die
Projektwährung wird in den Stammdaten eines Projekts definiert.
Typischerweise wird als Projektwährung die Landeswährung des
Auftraggebers verwendet. Mehr Informationen finden Sie in
Kapitel 4.1 »Ansicht Stammdaten«, S. 23.
Projektwährung (intern) Die interne Projektwährung wird für die Berechnung der intern
anfallenden Projektkosten verwendet. Bei Buchungen, Spesen,
Planwerten und Auftragswerten ist es zum Beispiel immer die
Standortwährung der ausführenden internen Organisation,
Abteilung oder des buchenden Mitarbeiters. Bei Sachkosten,
Sachkostenplänen und Artikeln ist es die interne Währung, die am
Projekt eingestellt ist. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel
3.6 »Standortwährung interner Organisationen und Mitarbeiter«,
S. 20 und Kapitel 3.7 »Standortwährung externer
Organisationen«, S. 22.
Standortwährung
Personalverantwortliche können internen Organisationen,
Abteilungen und Mitarbeitern Standortwährungen zuweisen. Die
am jeweiligen Standort beschäftigten Mitarbeiter erben die
Währung ihrer Organisation oder Abteilung. Die Währung eines
Mitarbeiters wird in der Ansicht Intern gepflegt. Eine Änderung
seiner Währung kann zeitlich terminiert werden, beispielsweise
wenn abzusehen ist, dass der Mitarbeiter zu einem bestimmten
Datum seinen Standort und damit seine Währung wechselt.
Die Standortwährung wird für den internen Stundensatz der
Mitarbeiter eingesetzt und kann bei der Betrachtung seiner
Buchungen als Originalwährung gewählt werden.
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Projektron BCS 7.28
Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
Originalwährung
Die Originalwährung kann bei Sachkosten, Artikeln und Spesen als
Anzeigewährung gewählt werden. Bei Buchungen entspricht die
Originalwährung der Standortwährung des buchenden
Mitarbeiters, die zum Zeitpunkt der Buchung gültig ist. Bei
Sachkosten ist es die Währung, in der die Materialien oder
Fremdleistungen in Rechnung gestellt und im System erfasst
wurden.
Benutzerwährung
Die Benutzerwährung ist die Standortwährung des angemeldeten
Benutzers zum aktuellen Zeitpunkt.
2.2 Rubriken zur Projektarbeit mit mehreren Währungen
Rubriken im Arbeitsbereich Intern
Der Arbeitsbereich Intern bietet auf globaler Ebene in der Ansichtsauswahl die folgenden
Rubriken und Ansichten zur Verwaltung mehrerer Währungen in Projektron BCS:
Abbildung 2-1: Rubriken zur Verwaltung mehrerer Währungen im Arbeitsbereich Intern
Mehrwährungen
Währung
Ermöglicht das Anlegen neuer Währungen in Projektron BCS.
Umrechnungskurse
Ermöglicht die Angabe von Umrechnungskursen für Währungen,
die in Projektron BCS aktiviert wurden.
Verwaltung
Funktionen
Ermöglicht das Anlegen von Funktionen und globalen
Funktionsstundensätzen für bestimmte Tätigkeiten von
Mitarbeitern.
Artikelarten
Ermöglicht das Anlegen von Artikelarten und globalen
Artikelartpreisen, die bei der Angebotserstellung verfügbar sind.
Projektron BCS 7.28
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Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
Textblockvorlagen
Ermöglicht das Anlegen von Textblöcken, die bei der Erstellung
von Angeboten verfügbar sind.
Rubriken im Arbeitsbereich Projekte
Der Arbeitsbereich Projekte bietet auf Projektebene in der Ansichtsauswahl die folgenden
Rubriken und Ansichten zur Projektarbeit mit mehreren Währungen in Projektron BCS:
Abbildung 2-2: Rubriken zur Projektarbeit mit mehreren Währungen im Arbeitsbereich Projekte
Eigenschaften
Stammdaten
10
Bietet einen Überblick über grundlegende Daten eines Projekts.
Projektron BCS 7.28
Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
Vertrieb
Angebote
Enthält einen Überblick über Angebote, die mit dem Projekt
verknüpft sind, und ermöglicht das Erstellen neuer Angebote.
Auftragsplan
Gibt eine Übersicht über den Auftragsaufwand und die
Auftragskosten eines Projekts.
Planung - Struktur und Inhalt
Vorlagen
Ermöglicht das Kopieren von in Projektron BCS hinterlegten
Projektvorlagen in das aktuelle Projekt.
Planung - Ressourcen
Aufwandsplan
Ermöglicht die Verteilung der für das Projekt geplanten Aufwände
auf Projektbeteiligte.
Planung - Kosten
Funktionssätze
Ermöglicht die Erstellung von externen Tagessätzen oder
Stundensätzen anhand von definierten Tätigkeitskategorien, die
für die Abrechnung der Projektaufwände verwendet werden.
Sachkostenplan
Bietet einen Überblick über Sachkostenpläne und Sachkosten
eines Projekts sowie die Möglichkeit, neue Sachkostenpläne und
Sachkosten anzulegen.
Erfassung
Buchungen
Zeigt von den Mitarbeitern getätigte Buchungen am Projekt.
Sachkosten
Bietet einen Überblick über Sachkostenpläne und Sachkosten
eines Projekts.
Artikel
Bietet einen Überblick über Artikel eines Projekts sowie die
Möglichkeit, neue Artikel anzulegen.
Spesen
Zeigt alle Spesen, die für ein Projekt in einem bestimmten
Zeitraum erfasst wurden.
Auswertungen - Kosten
Gesamtkosten/Projekt
Bietet eine Übersicht über die Budgets und tatsächliche
Entwicklung der Gesamtkosten des Projekts.
Personalkosten/Projekt Zeigt die Auswertung der Einhaltung der Personalkostenplanung
des Projekts.
Sachkosten/Projekt
Projektron BCS 7.28
Zeigt die Auswertung der Einhaltung der Sachkosten des Projekts.
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Projektarbeit mit mehreren Währungen: Die Grundlagen
Rechnungen
Kundenrechnungsvorlagen Zeigt Kundenrechnungsvorlagen, die für den Kunden des
Projekts hinterlegt wurden.
Projektrechnungsvorlagen Bietet eine Liste aller bestehenden Projektrechnungsvorlagen
mit der Möglichkeit, neue Rechnungen daraus zu erstellen.
2.3 Projektarbeit mit mehreren Währungen: Allgemeine Vorgehensweise
Der Systemadministrator aktiviert die BCS-Bausteine Währungen / Allgemein und
Währungen / Mehrwährungen. Alle benötigten Attribute und Ansichten für die Arbeit mit
mehreren Währungen werden damit sichtbar. Er kann weiterhin über die Seitenrechte oder
Aktionsrechte festlegen, welche Benutzerrolle für die globale Pflege der Währungen und
Umrechnungskurse benötigt wird.
Nach der Aktivierung der Funktionalität prüft der Systemadministrator die im System
vorhandenen Währungen, legt gegebenenfalls neue Währungen an und aktiviert
Währungen, um sie für Benutzer freizuschalten.
Im nächsten Schritt definiert der Systemadministrator Umrechnungskurse. Anschließend
legt er für die im System hinterlegten Artikelarten und Funktionen entsprechende
Artikelartpreise und Funktionssätze in den gewünschten Währungen an. Bei Bedarf kann
dabei auf die zuvor hinterlegten Umrechnungskurse zur automatischen Umrechnung
zurückgegriffen werden. Weiterhin können Textblockvorlagen für die Angebotserstellung
und Rechnungsstellung in den gewünschten Sprachen vorbereitet werden.
Im letzten vorbereitenden Schritt legt der Personalverantwortliche die Standortwährungen
für interne Organisationen, Abteilungen und Mitarbeiter fest. Der Kontaktmanager definiert
die Standortwährungen für externe Organisationen und Personen.
Sind alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen, können Projekte mit mehreren
Währungen geplant, durchgeführt, ausgewertet und abgerechnet werden.
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Projektron BCS 7.28
Arbeit mit Währungen vorbereiten
3
Arbeit mit Währungen vorbereiten
In Projektron BCS können Sie Projekte mit mehreren Währungen planen und durchführen.
Bevor Sie mit der Projektplanung starten, sind einige vorbereitende Arbeiten notwendig.
Die Funktionalität Mehrwährungsfähigkeit muss zunächst durch den Systemadministrator
aktiviert werden. Dazu müssen die BCS-Bausteine Währungen/Allgemein und
Währungen/Mehrwährungen im Arbeitsbereich Administration aktiviert werden.
Weiterhin kann Ihr Systemadministrator über die Seitenrechte festlegen, welche
Benutzerrolle für die globale Pflege der Währungen und Umrechnungskurse benötigt wird.
Wichtig:
Beachten Sie, dass im Standard nur die Benutzerrollen Systemadministrator und
Geschäftsführer das Recht besitzen, Währungen und globale Umrechnungskurse
anzulegen und zu bearbeiten.
Machen Sie sich als Nächstes im Arbeitsbereich Intern in den entsprechenden Ansichten
mit den im System vorhandenen Währungen, Umrechnungskursen, Artikelarten,
Funktionen und Textblockvorlagen vertraut.
Im letzten vorbereitenden Schritt legt der Personalverantwortliche die Standortwährungen
für Ihre internen Organisationen, Abteilungen und Mitarbeiter fest. Der Kontaktmanager
definiert die Standortwährungen für externe Organisationen und Personen. Mehr
Informationen finden Sie in Kapitel 3.6 »Standortwährung interner Organisationen und
Mitarbeiter«, S. 20 sowie Kapitel 3.7 »Standortwährung externer Organisationen«, S. 22.
3.1 Ansicht Währung
Die Ansicht Währung finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der
Rubrik Mehrwährungen.
• Die Ansicht Währung bietet Ihnen einen Überblick über die im System vorhandenen
Währungen.
• Wenn Sie für Ihre Arbeit weitere Währungen benötigen, können Sie diese über das
Menü Neu | Neue Währung anlegen.
• Über das Symbol
gelangen Sie direkt zu den Stammdaten der jeweiligen Währung,
um die Währung bearbeiten zu können.
• Die Spalte Aktiv informiert Sie darüber, welche Währungen aktuell im System aktiv sind.
In vielen Ansichten in Projektron BCS ist es möglich, zwischen verschiedenen
Währungen zu wählen. Als aktiv markierte Währungen stehen in diesen Ansichten zur
Verfügung, inaktive Währungen sind zwar im System hinterlegt, im produktiven Einsatz
aber nicht wählbar.
• Bei Bedarf können Artikelartpreise und Funktionssätze in mehreren Währungen gepflegt
werden. In der Spalte Beim automatischen Anlegen von Funktionssätzen und
Artikelartpreisen berücksichtigen legen Sie fest, ob Artikelartpreise und Funktionssätze
automatisch in mehreren aktiven Währungen angelegt werden können. Für Währungen,
bei denen diese Option nicht aktiviert ist, müssen Artikelartpreise und Funktionssätze
manuell erstellt werden.
Projektron BCS 7.28
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Arbeit mit Währungen vorbereiten
• Im Bearbeiten-Modus können Sie eine oder mehrere Währungen aktivieren und
Beschreibungen hinzufügen.
• Standardmäßig wird die Benutzerrolle Systemadministrator benötigt, um auf die
Ansicht Währung zugreifen zu können. Ihr Systemadministrator kann über die Ansicht
Aktionsrechtedefinition die benötigten Benutzerrollen bei Bedarf neu definieren.
Abbildung 3-1: Intern, Währung
3.2 Ansicht Umrechnungskurse
Die Ansicht Umrechnungskurse finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl
in der Rubrik Mehrwährungen.
• Die Ansicht Umrechnungskurse ermöglicht Ihnen einen Überblick über alle in Projektron
BCS erfassten Umrechnungskurse.
• Die Ansicht teilt sich in die Unteransichten Umrechnungskurse nach Datum und
Umrechnungskurse einzeln.
• Das Startdatum gibt an, ab wann der Umrechnungskurs gültig ist. Sobald ein
Umrechnungskurs mit neuerem Startdatum eingegeben wird, wird dieser verwendet.
Ältere Umrechnungskurse bleiben weiterhin bestehen.
Mehr Informationen zur Umrechnung von Werten anhand von Umrechnungskursen
finden Sie in Kapitel 2.1 »Projektarbeit mit mehreren Währungen im Überblick«, S. 7.
• Neue Umrechnungskurse können Sie über das Menü Neu | Umrechnungskurs
einrichten.
• Wenn Sie einen Umrechnungskurs von einer Währung in die andere eingeben, so wird
automatisch auch der reziproke Umrechnungskurs erzeugt. Beispielsweise wird der
Umrechnungskurs von Dollar in Euro automatisch errechnet und in die Liste
aufgenommen, wenn ein Umrechnungskurs von Euro in Dollar eingefügt wird.
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Projektron BCS 7.28
Arbeit mit Währungen vorbereiten
• Bestehende Umrechnungskurse können Sie ändern, indem Sie in der Unteransicht
Umrechnungskurse nach Datum auf den Link des jeweiligen Umrechnungskurses oder
in der Unteransicht Umrechnungskurse einzeln auf das Symbol
klicken.
• Wenn ein Umrechnungskurs geändert wird, ist vorgesehen, dass für alle Währungen
neue Kurse angegeben werden. Andernfalls wird eine Warnung ausgegeben.
• Umrechnungskurse können nur gelöscht werden, wenn keine Projekte oder Buchungen
vorhanden sind, die auf den Kurs zurückgreifen.
• Für das Einfügen und Bearbeiten neuer Umrechnungskurse ist standardmäßig die
Benutzerrolle Systemadministrator notwendig. Ihr Systemadministrator kann über die
Ansicht Aktionsrechtedefinition die benötigten Benutzerrollen bei Bedarf neu
definieren.
Tipp:
Die Umrechnungskurse können auch über einen Datei-Import als CSV-Datei eingelesen
werden. Dies ist im Arbeitsbereich Administration unter Werkzeuge | Import möglich. Bei
Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Abbildung 3-2: Intern, Umrechnungskurse einzeln
3.3 Ansicht Artikelarten
Die Ansicht Artikelarten finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der
Rubrik Verwaltung.
• Artikel sind Produkte und Leistungen, die einem Kunden angeboten und in Rechnung
gestellt werden. Artikel sind weder nach Aufwand abrechenbar, noch gehören sie in die
Kategorie der Sachkosten.
• In der Ansicht Artikelarten erhalten Sie einen Überblick über alle im System
vorhandenen Artikel als Baumansicht.
Projektron BCS 7.28
15
Arbeit mit Währungen vorbereiten
Abbildung 3-3: Intern, Artikelarten
Artikelart anlegen
• Um Artikelarten einfügen, bearbeiten oder löschen zu können, wird die Benutzerrolle
Systemadministrator, Projektadministrator oder Rechnungsmanager benötigt.
• Bei Bedarf können Sie neue Artikel anlegen oder bestehende Artikel kopieren. Wenn Sie
Artikelarten kopieren, können Sie festlegen, ob die Dateiablage der Artikelart, die
Artikelartpreise und Verknüpfungen zu anderen Artikelarten ebenfalls kopiert werden
sollen.
• Über das Symbol
können Sie die Stammdaten eines Artikels bearbeiten. Neben
anderen rechnungsrelevanten Daten können Sie hier den Artikeln die gewünschte
Artikelwährung zuweisen. Alle im System aktiven Währungen stehen dafür zur Auswahl.
• Artikel können in mehreren Währungen angelegt werden. Dazu werden am Artikel die
Artikelartpreise in den jeweiligen Währungen hinterlegt.
Artikelartpreise
• Sie können an einer Artikelart mehrere Artikelartpreise erstellen. Dabei legen Sie fest,
ab welchem Startdatum der Preis für eine Artikelart gültig ist.
• Bestehenden Artikelarten können Sie neue globale Artikelartpreise hinzufügen. Dabei
werden die Werte der zuvor gültigen Artikelartpreise kopiert.
In den Optionen des Werkzeugs können Sie die gewünschte Währung für die neuen
Artikelartpreise wählen. Neben der gewählten Währung können Sie die neuen
Artikelartpreise ebenfalls in allen anderen aktiven Währungen anlegen und umrechnen
lassen. Mehr Informationen zum Aktivieren von Währungen finden Sie in Kapitel 3.1
»Ansicht Währung«, S. 13.
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Projektron BCS 7.28
Arbeit mit Währungen vorbereiten
• Beim Anlegen neuer Artikelartpreise wählen Sie das Gültigkeitsdatum, ab dem die neuen
Artikelartpreise gültig sein sollen. Dieses Datum wird in der Spalte Preise gültig ab
angezeigt.
• An den Stammdaten einer Artikelart werden, sofern vorhanden, deren Artikelartpreise
angezeigt.
• Sowohl in der Ansicht Artikelarten als auch an einer Artikelart selbst, können neue
Artikelartpreise eingefügt und anschließend im Bearbeiten-Modus angepasst werden.
Abbildung 3-4: Artikelart, Stammdaten
3.4 Ansicht Funktionen
Die Ansicht Funktionen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der
Rubrik Verwaltung.
• Funktionen dienen dazu, die unterschiedlichen Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu
differenzieren. Mitarbeiter können innerhalb von Aufgaben oder Projekten
verschiedene Funktionen einnehmen.
• Funktionen können für die Abrechnung mit kundenspezifischen oder projektspezifischen
externen Stundensätzen und Tagessätzen belegt werden und erleichtern dadurch die
Rechnungsstellung.
• Die Ansicht Funktionen zeigt alle globalen Funktionen mit den hinterlegten Sätzen und
dem Aktivierungsstatus. Sie können neue Funktionen anlegen und jeder Funktion
beliebig viele Funktionssätze hinzufügen.
Projektron BCS 7.28
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Arbeit mit Währungen vorbereiten
• Funktionssätze haben einen zeitlichen Bezug, der über das Gültigkeitsdatum definiert
wird. Dieses Datum wird in der Spalte Gültig ab angezeigt.
• Funktionen können in mehreren Währungen angelegt werden. Dazu werden an der
Funktion die Funktionssätze in verschiedenen Währungen hinterlegt. Beim Anlegen
neuer Funktionssätze können Sie die gewünschte Währung wählen. Neben der
gewählten Währung können Sie die neuen Funktionssätze ebenfalls in allen anderen
aktiven Währungen anlegen und umrechnen lassen. Mehr Informationen zum Aktivieren
von Währungen finden Sie in Kapitel 3.1 »Ansicht Währung«, S. 13.
• Bestehende Funktionen können über das Symbol
bearbeitet werden. Im
Bearbeiten-Modus der Ansicht können Sie alternativ die Attribute aller Funktionen in
einem Schritt bearbeiten und beispielsweise für den produktiven Einsatz aktivieren oder
deaktivieren.
Tipp:
Mehr Informationen über die Verwendung von Funktionen und Funktionssätzen in
Projekten finden Sie in der Dokumentation »Projektplanung«.
Wichtig:
Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Funktionen aktiviert sein muss, um Funktionen
nutzen zu können. Bei Bedarf wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Abbildung 3-5: Intern, Funktionen
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Projektron BCS 7.28
Arbeit mit Währungen vorbereiten
3.5 Ansicht Textblockvorlagen
Die Ansicht Textblockvorlagen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl
in der Rubrik Verwaltung.
• Mit der Ansicht Textblockvorlagen können Sie Standardtexte als Textblockvorlagen
erstellen und bearbeiten, um die Angebotserstellung effizient zu gestalten.
• Sie können zu einem Angebot mehrere Textblöcke erstellen, die im PDFAngebotsbericht ausgegeben werden.
• Textblockvorlagen können mit Kategorien verknüpft werden. Bei der Angebotserstellung
können Sie sich alle Textblockvorlagen der gewünschten Kategorie anzeigen lassen.
• Zusätzliche, individuelle Textblöcke können Sie bei der Angebotserstellung erstellen.
• Bei internationalen Projekten empfehlen wir Ihnen beim Anlegen von Textblockvorlagen,
sowohl Betreff als auch Text in der jeweiligen Sprache zu erstellen und auf die richtigen
Währungssymbole im Text zu achten.
• Neue Textblockvorlagen können Sie über das Menü Neu | Textblockvorlage anlegen.
• Über das Symbol
bearbeiten Sie eine Textblockvorlage.
• Im Bearbeiten-Modus können alle angezeigten Textblockvorlagen auf einmal bearbeitet
werden.
Abbildung 3-6: Intern, Textblockvorlagen
Projektron BCS 7.28
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Arbeit mit Währungen vorbereiten
3.6 Standortwährung interner Organisationen und Mitarbeiter
Im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene der Organisation in der Ansicht Stammdaten kann
der Personalverantwortliche die Währung für den Standort der internen Organisationen
definieren.
• Die Standortwährung wird für den internen Stundensatz der Mitarbeiter eingesetzt und
kann bei der Betrachtung eigener Buchungen als Originalwährung gewählt werden.
• Projektron BCS macht umgerechnete Werte durch ein Sternchen kenntlich.
• Die Währung wird auf alle darunter liegenden Abteilungen und Mitarbeiter vererbt,
kann jedoch nachträglich geändert werden.
Abbildung 3-7: Interne Organisation, Stammdaten, Auswahl der Standortwährung
• Beim internen Mitarbeiter wird die Standortwährung als ein Teil seiner internen Daten
in der Rubrik Eigenschaften in der Ansicht Intern gepflegt und hat einen Zeitbezug.
Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel umzieht und so seinen Standort wechselt, kann ab
dem Zeitpunkt des Umzugs seine Standortwährung entsprechend angepasst werden.
• Mehr Informationen zur Änderung von internen Mitarbeiterdaten finden Sie in der
Dokumentation »Ressourcenverwaltung«.
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Projektron BCS 7.28
Arbeit mit Währungen vorbereiten
Abbildung 3-8: Mitarbeiter, Interna-Änderung, Auswahl der Standortwährung
Projektron BCS 7.28
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Arbeit mit Währungen vorbereiten
3.7 Standortwährung externer Organisationen
Im Arbeitsbereich Extern kann der Kontaktmanager auf der Ebene der externen
Organisation in der Rubrik Eigenschaften in der Ansicht Stammdaten die Währung für den
Standort einer externen Organisation definieren.
• Alle im System aktiven Währungen stehen dafür zur Auswahl.
• Die Standortwährung wird auf alle darunter liegenden Abteilungen und Personen
vererbt, kann jedoch nachträglich geändert werden.
Abbildung 3-9: Externe Organisation, Stammdaten, Auswahl der Standortwährung
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Projektron BCS 7.28
Projekt mit externer Währung planen
4
Projekt mit externer Währung planen
Die Projektplanung mit Projektron BCS erfolgt im Arbeitsbereich Projekte.
Der Projektleiter fügt ein Projekt direkt unter dem Projektwurzelknoten oder unterhalb
einer Projektgruppe ein.
In der Auswahlseite für Assistenten wählt der Projektleiter einen Assistenten, mit dem er
sein Projekt am besten abbilden kann.
Nach erfolgter Auswahl plant der Projektleiter sein Projekt anhand der Schritte, die ihm der
entsprechende Assistent zur Verfügung stellt.
Dabei kann er die Schritte sowohl in vorgegebener als auch in freier Reihenfolge bearbeiten.
Wir empfehlen, sich an die vorgegebene Reihenfolge zu halten, weil die Schritte der
Assistenten inhaltlich aufeinander aufbauen.
Schritte, die bei der Planung von Projekten mit mehreren Währungen relevant sind, werden
im Folgenden näher erläutert.
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Projektplanung«.
4.1 Ansicht Stammdaten
Die Ansicht Stammdaten finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf Ebene eines Projekts in
der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften.
• Über die Ansicht Stammdaten können Sie einem neu eingefügten Projekt zwei
verschiedene Währungen zuweisen, die Projektwährung und die Projektwährung
(intern).
• Die dazu benötigten Auswahlmenüs blenden Sie über die Ansichtseinstellungen ein. Alle
momentan aktiven Währungen stehen Ihnen in den Auswahlmenüs zur Verfügung.
• In der externen Projektwährung werden Angebote und Rechnungen erstellt sowie die
Projektumsätze berechnet. Die interne Projektwährung wird für die Berechnung der
Projektkosten verwendet.
Projektron BCS 7.28
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Projekt mit externer Währung planen
Abbildung 4-1: Assistent zum Projekt anlegen, Schritt 1. Stammdaten, Auswahl der Währungen
• Nach dem erstmaligen Speichern eines neu eingefügten Projekts können Sie die
Projektwährung nur über die Aktion Projektwährung wechseln im Objektmenü ändern.
Dabei wird die externe Währung der vorhandenen Aufträge, Funktionssätze,
Aufwandspläne und Sachkostenpläne aller untergeordneten Objekte geändert. Sie
können entscheiden, ob die Währungen ersetzt oder umgerechnet werden sollen.
• Bei Wahl des Optionsschalters Austauschen wird die Währung ersetzt, die
Währungswerte bleiben jedoch erhalten.
• Bei Wahl des Optionsschalters Umrechnen wird die Währung ersetzt und die
Währungswerte zum aktuellen Umrechnungskurs im System umgerechnet.
Abbildung 4-2: Projekt, Stammdaten, Projektwährung wechseln
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Projektron BCS 7.28
Projekt mit externer Währung planen
Wichtig:
Beachten Sie, dass die Änderung der Projektwährung nicht möglich ist, wenn Buchungen,
Sachkosten, Artikel, Spesen, Rechnungsvorlagen und Rechnungen, Angebote,
Zahlungstermine oder Eingangsrechnungen vorliegen.
• Die interne Projektwährung kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
• Sie können für ein Projekt mit mehreren Währungen darüber hinaus einen bestimmten
Umrechnungskurs fixieren. Dazu steht Ihnen im Objektmenü der Eintrag
Projektspezifische Umrechnungskurse zur Verfügung.
Abbildung 4-3: Projekt, Dialogfenster Projektspezifische Umrechnungskurse
• Mehr Informationen zu den Stammdaten finden Sie in der Dokumentation
»Projektplanung«.
4.2 Ansicht Vorlagen
Die Ansicht Vorlagen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte in der Ansichtsauswahl in der
Rubrik Planung.
• Vorlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihr Projekt einfach zu planen und zu
strukturieren. Dazu greifen Sie auf vorgefertigte Projektstrukturelemente zurück.
• Vorlagen können aus Unterprojekten, Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen
bestehen, die hierarchisch geordnet sind. Sie müssen zuvor unterhalb des
Projektstrukturelements vom Typ Vorlage erstellt werden.
• Vorlagen können zusätzliche Informationen, beispielsweise zugeordnete Projektleiter
und Mitarbeiter, interne und externe Stundensätze und Tagessätze sowie
Auftragspositionen enthalten.
Projektron BCS 7.28
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Projekt mit externer Währung planen
Abbildung 4-4: Projekt, Vorlagen
• Fertige Vorlagenelemente können Sie auswählen und in Ihr Projekt über das Menü
Aktion wählen | Vorlagen kopieren einfügen.
Abbildung 4-5: Projekt, Vorlagen kopieren
• Falls sich die Vorlagenwährung von der Währung des aktuellen Projekts unterscheidet,
können Sie über die Option Andere Währungen automatisch umrechnen die
Umrechnung veranlassen. Dabei werden alle Projektwährungswerte, zum Beispiel
Aufträge, unter Verwendung des aktuell gültigen Umrechnungskurses in die Währung
des Zielprojekts umgerechnet.
• Bei der Erstellung einer Vorlage können Sie die Vorlagenwährung und die interne
Projektwährung definieren. Diese Währungen gelten dann für alle untergeordneten
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Projektron BCS 7.28
Projekt mit externer Währung planen
Vorlagenelemente wie Unterprojekte oder Aufgaben. Idealerweise erstellen Sie diese
Vorlagen in der entsprechenden Landessprache.
Abbildung 4-6: Assistent Projektvorlagen anlegen, Angabe der Vorlagenwährung und internen
Projektwährung
4.3 Ansicht Funktionssätze
Die Ansicht Funktionssätze finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Projektebene in
der Ansichtsauswahl in der Rubrik Planung - Kosten. Die Ansicht teilt sich in die
Unteransichten Liste und Baum.
• In dieser Ansicht können Sie die Funktionssätze definieren, die für dieses Projekt gelten
sollen.
• Über das Menü Neu können Sie Funktionssätze einfügen. Dabei stehen Ihnen
verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
• Im Bearbeiten-Modus können Sie über den Menüeintrag Funktionssatz
Funktionssätze manuell einfügen und bearbeiten.
• Über den Menüeintrag Funktionssätze vom Kunden kopieren übernehmen Sie
vordefinierte Funktionssätze, die Sie für diese Kundenorganisation zuvor im
Arbeitsbereich Extern in der Ansicht Funktionssätze festgelegt haben.
• Über den Menüeintrag Funktionssätze übernehmen können Sie die Funktionen
wählen, für die Sie die global definierten Funktionssätze in Ihr Projekt übernehmen
wollen. Globale Funktionssätze werden im Arbeitsbereich Intern in der Ansicht
Funktionssätze festgelegt.
• Vom Kunden kopierte Funktionssätze werden auf der obersten Projektebene eingefügt.
Manuell können Funktionssätze auf jeder Projektebene eingefügt werden.
• Je nachdem, welche Abrechnungseinstellung Sie für das aktuelle Projekt oder
Unterprojekt vorgenommen haben, werden Tagessätze oder Stundensätze angezeigt.
Die Ansicht Abrechnungseinstellungen finden Sie auf Projektebene in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Rechnungen.
Projektron BCS 7.28
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Projekt mit externer Währung planen
• Falls der externe Tagessatz oder Stundensatz geändert wird und zuvor bereits auf das
Projekt gebucht wurde, müssen entsprechende Werte der bisherigen Buchungen
nachträglich aktualisiert werden. Dabei werden die externen Personalkosten der
Buchungen aus deren Dauer und dem geänderten externen Funktionssatz errechnet.
Die Aktualisierung erfolgt automatisch bei der nächsten Ausführung der zeitgesteuerten
Systemaktivität SyncEfforts, die in der Regel jede Nacht läuft. Für eine sofortige
Aktualisierung können Sie die zeitgesteuerte Systemaktivität über das Objektmenü
unter Synchronisation Stundensätze/Kostenrechnung manuell starten.
Wichtig:
Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Funktionen aktiviert sein muss, damit Funktionen
und Funktionssätze zur Verfügung stehen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren
Systemadministrator.
Abbildung 4-7: Projekt, Funktionssätze
4.4 Ansicht Aufwandsplan
Die Ansicht Aufwandsplan finden Sie im Arbeitsbereich Projekte in der Ansichtsauswahl in
der Rubrik Planung - Ressourcen.
• Über die Ansicht Aufwandsplan planen Sie die internen Aufwände Ihres Projekts. Bei der
Planung der Aufwände können Sie nach Projektplanungsmodell Bottom-up oder Topdown vorgehen.
• In der Bottom-up-Planung werden Aufwände auf Aufgabenebene vergeben und von
Projektron BCS auf Unterprojektebene und Projektebene aufsummiert. In der Topdown-Planung werden auf jeder Ebene Planaufwände an Mitarbeiter vergeben, und
diese Aufwände werden auf den darunter liegenden Ebenen manuell weiter verteilt.
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Projektron BCS 7.28
Projekt mit externer Währung planen
• Über die Option Anzeigewährung können Sie wählen, in welcher Währung Ihnen die
externen Tagessätze oder Stundensätze und internen Stundensätze angezeigt werden.
Zur Verfügung steht die Projektwährung, die interne Projektwährung, die
Benutzerwährung sowie alle momentan im System aktivierten Währungen, zum Beispiel
Euro oder US-Dollar.
• Der jeweils umzurechnende Tagessatz oder Stundensatz wird durch ein Sternchen
gekennzeichnet. Ein Tooltip informiert Sie darüber, welche Währung der Umrechnung
zugrunde liegt.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Projektplanung«.
Abbildung 4-8: Projekt, Aufwandsplan, Auswahl der Währung
4.5 Ansicht Aufwandsplan eines Tickets
Die Ansicht Aufwandsplan finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf Ticketebene in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Planung - Ressourcen.
• Die Aufwandsplanung für Aufgaben mit dem Aufwandsplanungsmodell Über Tickets
nehmen Sie an den der Aufgabe zugeordneten Tickets vor.
• Im Aufwandsplan eines Tickets planen Sie die internen Aufwände für die Bearbeitung
des Tickets.
• Über die Option Anzeigewährung können Sie wählen, in welcher Währung Ihnen die
internen Stundensätze angezeigt werden. Zur Verfügung steht die interne
Projektron BCS 7.28
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Projekt mit externer Währung planen
Projektwährung, die Projektwährung, die Benutzerwährung sowie alle momentan im
System aktivierten Währungen, zum Beispiel Euro oder US-Dollar.
• Der jeweils umgerechnete Tagessatz oder Stundensatz wird durch ein Sternchen
gekennzeichnet. Ein Tooltip informiert Sie darüber, welche Währung der Umrechnung
zugrunde liegt.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Ticketsystem«.
Abbildung 4-9: Ticket, Aufwandsplan
4.6 Ansicht Sachkostenplan
Die Ansicht Sachkostenplan finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Ebene eines
Projekts in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Planung - Kosten.
• In der Ansicht Sachkostenplan können Sie die voraussichtlich anfallenden internen
Kosten für Sachleistungen und Fremdleistungen erfassen.
• Sie können mehrere Sachkostenpläne für ein Projekt erstellen und im Detail bearbeiten.
Bei der späteren Erfassung der angefallenen Sachkosten stehen Ihnen die
Sachkostenpläne als Referenz zur Verfügung.
• Neue Sachkostenpläne und Sachkosten können Sie über das Menü Aktion wählen
einfügen.
• Über die Option Anzeigewährung können Sie wählen, in welcher Währung die
Sachkostenpläne und angefallenen Sachkosten angezeigt werden. Zur Verfügung stehen
die Einträge Projektwährung (intern), Projektwährung, Benutzerwährung sowie alle
momentan im System aktivierten Währungen, zum Beispiel Euro oder US-Dollar.
• Die Währung der Sachkostenpläne und Sachkosten ist abhängig von der Währung des
Benutzers, der die Sachkostenpläne erstellt oder die Sachkosten erfasst hat. Falls sich
diese Währung von der Projektwährung unterscheidet, können Sie an einem Sternchen
hinter dem Währungssymbol erkennen, dass der angezeigte Wert in die Projektwährung
umgerechnet wurde.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Projektplanung«.
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Projektron BCS 7.28
Projekt mit externer Währung planen
Abbildung 4-10: Projekt, Sachkostenplan
4.7 Schritt Auftragsplan
Die Ansicht Auftragsplan finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Ebene des Projekts
in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Vertrieb.
• In dieser Ansicht definieren Sie die Auftragswerte Ihres Projekts.
• In der Bottom-up-Planung können Sie auf Aufgabenebene Aufträge erstellen, die von
Projektron BCS auf Unterprojektebene und Projektebene automatisch aufsummiert
werden.
• Bei einem Top-down-Projekt wird der Auftragswert des Projekts auf die
untergeordneten Projektstrukturelemente manuell verteilt. Sie können auf allen
Projektebenen prüfen, ob die vergebenen Auftragsbudgets eingehalten oder
überschritten werden. Diese Budgets können auf unterliegende Ebenen verteilt, müssen
allerdings auch nicht weiter differenziert werden.
• Die Auftragsdaten bilden die Referenzwerte für das Auftragsbudget bei der Auswertung
Ihrer Gesamtkosten, Personalkosten und Sachkosten sowie der Aufwände des Projekts.
Projektron BCS 7.28
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Projekt mit externer Währung planen
• Den Auftragswert können Sie aus den angegebenen externen Stundensätzen oder
Tagessätzen, dem Auftragsaufwand und den Sachkosten manuell eingeben oder
automatisch berechnen.
Bei Top-down-Projekten kann der externe Stundensatz auf Aufgabenebene und
Unterprojektebene von dem Stundensatz des Projekts abweichen.
• Jeder Auftrag kann mehrere Auftragspositionen enthalten. Aufträge und
Auftragspositionen können Sie einzeln aufrufen und im Detail bearbeiten.
• In der Spalte Δ Plan/Auftrag (BU) wird die Differenz zwischen den internen Kosten und
den externen Einnahmen, dem Auftragswert, abgebildet.
• Auftragspositionen, die Sie aus einem Angebot nach dessen Beauftragung automatisch
erstellt haben, können Sie nicht mehr bearbeiten oder löschen.
• Kostenrechnungsattribute werden automatisch durch eine zeitgesteuerte
Systemaktivität (Cronjob SyncEfforts) einmal täglich, in der Regel nachts, aktualisiert.
Die automatische Aktualisierung der Kostenrechnungsattribute setzt voraus, dass die
entsprechende zeitgesteuerte Systemaktivität von Ihrem Systemadministrator aktiviert
wurde. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Administration«.
• Falls der externe Tagessatz oder Stundensatz geändert wird und zuvor bereits auf das
Projekt gebucht wurde, müssen entsprechende Werte der bisherigen Buchungen
nachträglich aktualisiert werden. Dabei werden die externen Personalkosten der
Buchungen aus deren Dauer und dem geänderten externen Funktionssatz errechnet.
Die Aktualisierung erfolgt automatisch bei der nächsten Ausführung der zeitgesteuerten
Systemaktivität SyncEfforts, die in der Regel jede Nacht läuft.
Für eine sofortige Aktualisierung können Sie die zeitgesteuerte Systemaktivität im
Bearbeiten-Modus unter Aktion wählen | Synchronisation
Stundensätze/Kostenrechnung manuell starten.
• Die Werte der Kostenrechnungsattribute werden bei Aufträgen und Auftragspositionen
angezeigt. Die Werte der Auftragspositionen werden vom Auftrag übernommen und
können bearbeitet werden.
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Projektron BCS 7.28
Projekt mit externer Währung planen
Abbildung 4-11: Assistent Projekt bearbeiten, Schritt Auftragsplan
• Unter Aktion wählen | Auftrag aus Plan erstellen können Sie die geplanten Aufwände
in den Auftragsplan kopieren. Die Aufwände haben Sie zuvor in der Ansicht
Aufwandsplan eingegeben.
• Wenn Sie nur abrechenbare Elemente berücksichtigen, werden Auftragspositionen
ausschließlich an Projekten und Aufgaben erstellt, die als abrechenbar gekennzeichnet
wurden.
• Sie können einen Teil eines Auftrags auf ein anderes Projekt umbuchen. Mit der Aktion
Teil eines Auftrags auf ein anderes Projekt umbuchen wird im Zielprojekt ein
Korrekturauftrag mit dem angegebenen Werten und im aktuellen Projekt ein
Korrekturauftrag mit den entsprechenden negativen Werten angelegt.
• Das Werkzeug unter Aktion wählen | Auftragswerte automatisch berechnen erlaubt es,
die Werte für eine oder mehrere Auftragspositionen automatisch zu berechnen.
• Personalkosten (Spalte Auftrag P) und der Auftragswert (Spalte Sachkosten) des
Auftrags werden anhand der externen Stundensätze oder Tagessätze und der
eingegebenen Aufwände automatisch ermittelt.
Auftragsplan mit Funktionssätzen
• Es gibt die Möglichkeit, Mitarbeiter in einer Funktion den entsprechenden Aufgaben
eines Projekts zuzuordnen. Wenn ein Mitarbeiter in einer Funktion zugeordnet wurde,
wird der dazu definierte Funktionssatz für den Auftragsplan sowie die
Rechnungserstellung verwendet.
• Bei der Rechnungsstellung haben Verrechnungssätze für Aufwände an Aufgaben
Vorrang vor Stundensätzen oder Tagessätzen an Unterprojekten und Projekten.
Verrechnungssätze für Aufwände an Unterprojekten haben Vorrang vor Stundensätzen
und Tagessätzen an Projekten.
Projektron BCS 7.28
33
Angebote mit externer Währung erstellen
5
Angebote mit externer Währung erstellen
In Projektron BCS können Sie Angebote erstellen.
Die Erstellung eines Angebots kann an ein Projekt oder eine externe Organisation geknüpft
werden. Die Angebotserstellung für ein Projekt erfolgt im Arbeitsbereich Projekte auf der
Projektebene in der Rubrik Vertrieb in der Ansicht Angebote. Die Angebotserstellung für
eine externe Organisation erfolgt im Arbeitsbereich Extern auf Ebene der Organisation in
der Rubrik Vertrieb in der Ansicht Angebote.
Bei der Erstellung von Angeboten mit externer Währung empfehlen wir Ihnen, den
Assistenten zum Angebot erstellen zu benutzen. Der Assistent führt Sie durch die Schritte
Stammdaten, Angebotsstruktur, Angebotserstellung, E-Mail-Versand und Beauftragung.
Bei der Projektplanung mit externer Währung sind die Schritte Stammdaten,
Angebotsstruktur und Beauftragung von besonderer Bedeutung:
• Im Schritt Stammdaten legen Sie die wichtigsten Angebotsdaten wie Titel, Bezeichnung
und Angebotsgegenstand fest und definieren unter anderem die Sprache des späteren
Angebotsdokuments und die länderspezifische Umsatzsteuer.
• Im Schritt Angebotsstruktur legen Sie fest, aus welchen Positionen und Texten Ihr
Angebot bestehen soll. Dafür greifen Sie auf Ihre vorbereiteten länderspezifischen
Artikelarten und Textblöcke zurück.
• Im Schritt Beauftragung können Sie das Angebot nach der Beauftragung durch die
Kundenorganisation weiterbearbeiten.
Erstellte Angebote können Sie in den Arbeitsbereichen Projekte und Extern auf globaler
Ebene in der Ansicht Angebote aufrufen und bearbeiten.
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Angebotserstellung«.
5.1 Schritt 1. Stammdaten des Angebots
Die Ansicht Stammdaten finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einem Angebot in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften.
• In dieser Ansicht legen Sie die wichtigsten Angebotsdaten fest, zum Beispiel die offizielle,
im Angebotsbericht verwendete Bezeichnung für ihr Angebot im Eingabefeld Titel. Sie
entscheiden über den Gegenstand des Angebots und legen den Zeichnungsberechtigten
sowie grundlegende Angaben wie Bindefrist und Zahlungsziel fest.
• Bei der Erstellung des Angebots in Projektron BCS werden Rahmendaten zum Projekt
und, falls zugeordnet, zum Kunden und Ansprechpartner automatisch in die
Stammdaten übernommen. Diese Angaben können manuell geändert werden.
• Wenn Sie das aktuelle Projekt mit mehreren Währungen planen, wird das Angebot in
der Währung der Kundenorganisation, der externen Projektwährung, erstellt.
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Projektron BCS 7.28
Angebote mit externer Währung erstellen
Abbildung 5-1: Assistent zum Angebot bearbeiten, Schritt 1. Stammdaten
5.2 Schritt 2. Angebotsstruktur
Die Ansicht Angebotsstruktur finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einem Angebot in
der Ansichtsauswahl in der Rubrik Elemente.
Ansicht Angebotsstruktur
• In dieser Ansicht stellen Sie Ihr Angebot frei aus Positionen und Texten oder aus
Elementen der bestehenden Projektplanung zusammen.
• Grundsätzlich können Sie beim Anlegen eines Angebots entweder auf vordefinierte
Bausteine (Textblockvorlagen, Artikelarten) zugreifen oder das Angebot aus neuen,
manuell eingefügten Angebotspositionen zusammenstellen.
• Im Bereich Auswahl stehen Ihnen drei Arten von Bausteinen zur Verfügung:
Textbausteine, Artikelarten und Projektstrukturelemente. Diese Bausteine finden Sie
jeweils in den Unteransichten Textblockvorlagen, Artikelarten und Projektplanung, die
im Folgenden charakterisiert werden.
Projektron BCS 7.28
35
Angebote mit externer Währung erstellen
• Im Bereich Angebotspositionen erstellen Sie das Kernstück Ihres Angebots, die
Angebotsstruktur.
• Im Bereich Angebotswerte sehen Sie die aus den Angebotspositionen Ihres Angebots
resultierenden Angebotswerte wie Verkaufspreis, Rabatt und Verkaufsbruttopreis.
• Die Ansicht Angebotsstruktur steht für Angebote der Status Beauftragt, Abgelehnt oder
Ausgelaufen nicht mehr zu Ansicht oder Bearbeitung zur Verfügung.
Unteransicht Textblockvorlagen
• Die Unteransicht Textblockvorlagen enthält textuelle Passagen, die Sie im Voraus
anlegen und verwalten können.
• Die Textblockvorlagen werden nach Kategorie sortiert angezeigt.
• Beim Anlegen des Angebots werden als erforderlich markierte Textblockvorlagen der
passenden Kategorie automatisch als Textblöcke in das Angebot kopiert und im Bereich
Angebotspositionen angezeigt. Bei Änderung der Kategorie werden nicht zur Kategorie
passende Textblöcke entfernt, außer wenn Sie den Textblock zuvor bearbeitet haben.
• Bei der Zusammenstellung des Angebots werden die Texte der von Ihnen ausgewählten
und markierten Textblockvorlagen als Textblöcke in die Ansicht Angebotspositionen
übernommen.
• Sie können die Textblöcke unverändert in Ihr Angebot übernehmen oder über das
Symbol
nachbearbeiten.
Unteransicht Artikelarten
• In der Unteransicht Artikelarten stehen Ihnen alle vordefinierten, als aktiv
gekennzeichneten Artikelarten zur Verfügung.
• Bei der Zusammenstellung des Angebots können Sie im Bereich Angebotspositionen
durch Eingabe einer Menge aus den Artikelarten Angebotspositionen erstellen.
• Sie können auch negative Mengen bei Artikelarten eintragen, um beispielsweise
Gutschriftspositionen zu erstellen.
• Wenn in den Artikelarten festgelegte Voraussetzungen nicht erfüllt werden, erscheint
eine Warnung. Die Artikelarten werden trotzdem in die Angebotspositionen
übernommen.
Unteransicht Projektplanung
• In der Unteransicht Projektplanung greifen Sie auf die Projektstruktur zurück, die Sie bei
der Planung Ihres Projekts angelegt haben.
• Wenn Sie eine Angebotsstruktur aus der Projektplanung heraus erstellen, kann das
Angebot entweder über Aufgaben oder über Unterprojekte strukturiert werden.
• Bei der Erstellung des Angebots über Aufgaben werden dem Kunden gegenüber die
Aufgaben präzise aufgeschlüsselt.
• Bei der Erstellung des Angebots über Unterprojekte erhält der Kunde eine übersichtliche
Auflistung der Angebotspositionen ohne tiefergehende Information über die
Aufgabenstruktur.
• Bei der Erzeugung der Angebotspositionen wird das Projektplanungsmodell
berücksichtigt.
• Wenn Sie in den Stammdaten die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben,
werden bei der Erstellung der Angebotspositionen die bei der Projektplanung
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Projektron BCS 7.28
Angebote mit externer Währung erstellen
angelegten Beschreibungstexte der Projektstrukturelemente in das Angebot
übernommen. Die Texte sind über den Tooltip in der Spalte Text einsehbar und
erscheinen später im Angebotsdokument.
Bereich Angebotspositionen
• Im Bereich Angebotspositionen stellen Sie Ihr Angebot zusammen. Hierfür stehen Ihnen
zwei Wege zur Verfügung.
Zum einen können Sie Ihrem Angebot ausgewählte Textbausteine, Positionen oder
Projektstrukturelemente aus dem Bereich Auswahl hinzufügen.
Zum anderen können Sie das Angebot manuell über das Menü Neu aufbauen.
• Sie können Ihr Angebot flach oder hierarchisch strukturiert erstellen. Die gewählte
Struktur spiegelt sich im PDF-Angebotsbericht wider.
• Eine flache Struktur entsteht automatisch dann, wenn Sie alle Bausteine, zum Beispiel
Textblöcke und Angebotspositionen, direkt auf der obersten Ebene einfügen.
• Wenn Sie Ihr Angebot hierarchisch strukturieren wollen, steht Ihnen das Element
Abschnitt zur Verfügung.
• Unterhalb eines Abschnitts ist es möglich, weitere Abschnitte, Textblöcke und
Angebotspositionen zu erstellen. Das Angebot kann dabei beliebig tief geschachtelt
werden.
• Wenn Sie im Rahmen der Beauftragung aus der Angebotsstruktur eine Projektstruktur
erzeugen lassen wollen, ist die Wahl einer hierarchischen Struktur unabdingbar.
• Wenn Sie bei der Zusammenstellung der Angebotspositionen zunächst nur
Gutschriftspositionen erstellen, wird im Status Geplant beim Speichern des Angebots
eine negative Angebotssumme akzeptiert. Um ein Angebot erstellen zu können, muss
der Gesamtverkaufspreis größer oder gleich Null sein.
• Die Angebotswerte im Bereich Angebotsstruktur repräsentieren die Summen aller
Werte der Angebotspositionen. Die Angebotswerte werden mit jeder übernommenen
Änderung der Angebotspositionen aktualisiert, so dass Sie einen kompakten Überblick
über Ihr Angebot erhalten.
• Auf Angebotspositionen können Rabatte gewährt werden. Sie können einen Rabatt
prozentual, als festen Betrag oder als Menge angeben.
• Der Verkaufspreis zeigt den Preis der Angebotsposition nach Abzug von angegebenen
Rabatten.
• Sie können Ihrem Angebot optionale Angebotspositionen hinzufügen. Diese werden
zwar im Angebot aufgeführt, haben aber keinen Einfluss auf die Angebotssumme.
Projektron BCS 7.28
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Angebote mit externer Währung erstellen
Abbildung 5-2: Assistent zum Angebot bearbeiten, Schritt 2. Angebotsstruktur
5.3 Schritt 5. Beauftragung des Angebots
Die Ansicht Beauftragung finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einem Angebot in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Angebotserstellung.
• In dieser Ansicht können Sie das Angebot nach der Beauftragung durch die
Kundenorganisation weiterbearbeiten.
• Im Bereich Angebotswerte sehen Sie wichtige Daten zum Angebot, zum Beispiel den
Verkaufspreis und den Verkaufsbruttopreis.
• Der Bereich Elemente zeigt Ihnen die Angebotspositionen Ihres Angebots.
• Nach der Beauftragung von Angebotspositionen wird der Bereich Beauftragungswerte
eingeblendet. In diesem Bereich können Sie die beauftragten Werte, zum Beispiel den
endgültigen Verkaufsbruttopreis, einsehen.
• Wenn Sie mit mehreren Währungen arbeiten, wird der Gewinn in derselben Währung
wie der Einkaufspreis angegeben. Die Währung des Verkaufspreises kann davon
abweichen.
• Der Bereich Dateibaum zeigt die Dateiablage des Angebots. Sie können in diesem
Bereich neue Dateien in die Dateiablage des Angebots hochladen und Dateien für den EMail-Versand vormerken.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Angebotserstellung«.
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Projektron BCS 7.28
Angebote mit externer Währung erstellen
Abbildung 5-3: Assistent zum Angebot bearbeiten, Schritt 5. Beauftragung
Projektron BCS 7.28
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Spesen in Fremdwährungen erfassen
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Spesen in Fremdwährungen erfassen
Mitarbeiter können in Projektron BCS ihre Spesen erfassen. Die aus einer Dienstreise
resultierenden Tagegelder, Kilometergelder und private Übernachtungspauschalen
berechnet Projektron BCS automatisch.
Für jeden Mitarbeiter gibt es ein Arbeitsland, nach dem sich die Berechnung der
Spesenpauschalen richtet. Die Pauschalen für die verschiedenen Länder in verschiedenen
Währungen werden in der Spesenkonfiguration festgelegt. So werden für Mitarbeiter aus
verschiedenen Ländern die jeweils gültigen Pauschalen für Inland und Ausland berechnet.
Das Arbeitsland wird in der Ansicht Intern festgelegt.
Bei der Erfassung von Belegspesen stehen dem Mitarbeiter alle im System aktivierten
Währungen zur Verfügung. Der eingegebene Belegbetrag wird basierend auf den in
Projektron BCS hinterlegten Umrechnungskursen automatisch umgerechnet.
Nach der Erfassung können die Spesen durch einen Spesenprüfer abgenommen und bei
Bedarf dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
6.1 Assistentenschritt Belege
Den Schritt Belege finden Sie im Arbeitsbereich Mein Bereich in der Ansichtsauswahl in der
Rubrik Spesen unter Spesenerfassung im Assistenten Reisekosten erstatten und im
Assistenten Auslagen erstatten.
• Der Assistentenschritt Belege dient zur Erfassung der Spesenbelege und berücksichtigt
Belegdatum, die Auswahl der Belegart, zum Beispiel Taxiquittung oder
Bewirtungsrechnung, und die Angabe des Belegbetrags sowie der Belegwährung.
• Eingaben in einer Fremdwährung werden von Projektron BCS automatisch umgerechnet.
Dabei greift Projektron BCS auf die Umrechnungskurse zurück, die im Arbeitsbereich
Intern in der Ansicht Umrechnungskurse hinterlegt wurden. Mehr Informationen finden
Sie in Kapitel 3.2 »Ansicht Umrechnungskurse«, S. 14.
• Über die Schaltfläche Speichern & Nächster Beleg können Sie alle Belege nacheinander
eingeben.
• Die von Ihnen eingegebenen Belege erhalten den Status Angelegt und können von Ihnen
in der Liste Spesen Aktuelle Dienstreise eingesehen, bearbeitet und freigegeben
werden.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Spesenverwaltung«.
Wichtig:
Beachten Sie, dass die Herkunft der Spesen unterscheidet, ob die Kosten von Ihnen
vorausgelegt und für die Beträge Rechnungen oder Quittungen existieren
(Mitarbeiterspesen) oder vom Unternehmen direkt getragen werden und keine
Auszahlung an den Mitarbeiter zur Folge haben (Kreditorische Spesen).
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Projektron BCS 7.28
Spesen in Fremdwährungen erfassen
Abbildung 6-1: Assistent Reisekosten erstatten, Schritt 3. Belege
6.2 Ansicht Spesen an einer internen Organisation
Die Ansicht Spesen finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf der Ebene eines Unternehmens
oder einer Abteilung in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Spesen.
• In dieser Ansicht können Sie die erfassten Spesen aller Mitarbeit einer internen
Organisation oder Abteilung in einem festzulegenden Abrechnungszeitraum einsehen.
• Sie können die Ansicht nach Spesen filtern, die in einem bestimmten Zeitraum
angefallen sind, beispielsweise nach Tag, Monat oder Quartal. Ferner können Sie die
Liste beispielsweise nach Abrechenbarkeit oder Herkunft der Spesen filtern sowie nach
dem Status der Spesen oder Spesen, die dem Mitarbeiter bereits ausgezahlt wurden.
• Mit der Option Anzeigewährung können Sie die Spesenbeträge in verschiedenen
Währungen anzeigen lassen. Umgerechnete Beträge werden in der Spalte Spesenbetrag
mit einem Sternchen gekennzeichnet.
• In der Spalte Verkaufsbetrag sehen Sie, welcher Wert dem Kunden gegenüber
abgerechnet wird. Wenn der BCS-Baustein Abrechnung/Rechnungsstellung aktiviert ist,
können Sie zudem die Rechnung einblenden, in der die Spesen dem Kunden berechnet
wurden.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Spesenverwaltung«.
Abbildung 6-2: Interne Organisation, Spesen
Projektron BCS 7.28
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Projekte mit externer Währung auswerten
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Projekte mit externer Währung auswerten
Projektron BCS unterstützt Sie bei der gezielten Auswertung (Controlling) einzelner Projekte,
Unterprojekte und Aufgaben.
Auf Ebene eines Projekts finden Sie in der Ansichtsauswahl in den Rubriken Erfassung und
Auswertungen - Kosten zahlreiche Ansichten zur Auswertung von Aufwänden und Kosten.
In der Rubrik Erfassung finden Sie Übersichten zu Buchungen, Sachkosten, Artikeln und
Spesen des Projekts.
In der Rubrik Auswertungen - Kosten finden Sie Übersichten zu Auswertungen von
Personalkosten, Sachkosten und Gesamtkosten des Projekts.
In zahlreichen Ansichten kann die Währung gewählt werden, in der die Zahlen anschließend
präsentiert werden. Dies setzt die korrekte Pflege der Umrechnungskurse voraus.
In den folgenden Kapiteln werden Ihnen ausgewählte Ansichten zur Erfassung von
rechnungsrelevanten Daten und zur Auswertung von Projekten näher erläutert. Im
Vordergrund stehen dabei die Möglichkeiten zur Darstellung der Währungen.
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Projektcontrolling« und in der
Dokumentation »Multiprojektcontrolling«.
7.1 Ansicht Buchungen
Die Ansicht Buchungen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf Ebene eines Projekts in
der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung.
• In der Ansicht Buchungen können Sie die Buchungen der Mitarbeiter sehen. Die Ansicht
ist auf Projektebene, Unterprojektebene und Aufgabenebene verfügbar.
• Der Projektleiter kann in Vorbereitung der Rechnungsstellung die Buchungen der
Mitarbeiter prüfen und bearbeiten, auch wenn Buchungsbestätigungen der Mitarbeiter
vorliegen.
• Die Beschreibungen zu den Buchungen können Sie in den Ansichtseinstellungen über die
Spalte Beschreibung einblenden. Sie beschreiben den inhaltlichen Fortschritt des
Projekts.
• Sie können den Auswertungszeitraum bestimmen.
• Die Ansicht teilt sich in die Unteransichten Liste und Baum. Die Unteransicht Liste zeigt
die getätigten Buchungen in einer Liste, die Unteransicht Baum zeigt die getätigten
Buchungen entlang der Projektstruktur.
• Wenn Sie Projekte mit mehreren Währungen planen und umsetzen, können Sie in den
Ansichtseinstellungen unter Optionen im Auswahlmenü Anzeigewährung wählen, in
welcher Währung Sie den internen Stundensatz sowie den externen Stundensatz oder
Tagessatz anzeigen wollen.
• Wenn Sie mit Zuschlagsregeln arbeiten, können Sie die Zuschläge in der Ansicht
berücksichtigen.
• Mehr Informationen zu Buchungen finden Sie in der Dokumentation
»Projektcontrolling«.
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Projektron BCS 7.28
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-1: Projekt, Buchungen, Auswahl der Währung
7.2 Ansicht Sachkosten
Die Ansicht Sachkosten finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf Ebene eines Projekts in
der Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung.
• Die Ansicht Sachkosten ermöglicht es Ihnen, Sachkosten zu den Aufgaben eines Projekts
hinzuzufügen. Auf der Projektebene werden diese Sachkosten in der Sachkostenliste
zusammengefasst.
• Die Ansicht teilt sich in die Unteransichten Sachkostenbaum und Sachkostenliste.
• Bei Projekten mit mehreren Währungen können Sie in beiden Unteransichten in den
Ansichtseinstellungen unter Optionen im Auswahlmenü Anzeigewährung wählen, in
welcher Währung Sie die Werte anzeigen wollen.
• Ein Sternchen hinter dem Währungssymbol zeigt Ihnen an, dass Werte umgerechnet
wurden. Details zur Umrechnung sehen Sie am dazugehörigen Tooltip.
• Zusätzlich zur Projektwährung und Benutzerwährung sowie allen im System aktiven
Währungen steht in dieser Ansicht der Eintrag Originalwährung zur Auswahl. Die
Originalwährung zeigt die Einkaufskosten in der zum Zeitpunkt der Erfassung gültigen
Standortwährung des Mitarbeiters, der die Sachkosten erfasst hat. Der Verkaufspreis
wird weiterhin in der Projektwährung angezeigt.
Unteransicht Sachkostenbaum
• In der Unteransicht Sachkostenbaum können Sie die Projektbaumstruktur mit den
zugehörigen Sachkostenplänen ansehen und sich die erfassten Sachkosten anzeigen
lassen.
• Angefallene Sachkosten können über das Menü Aktion wählen | Neue Sachkosten in
der Zeile des entsprechenden Sachkostenplans erfasst werden.
Projektron BCS 7.28
43
Projekte mit externer Währung auswerten
• Projektron BCS unterscheidet bei den Sachkosten zwischen den Einkaufskosten, die für
den Erwerb einer Fremdleistung oder für materielle Sachkosten aufgewendet wurden,
und dem Verkaufspreis, zu dem Sie die Sachkosten an den Auftraggeber weiterreichen.
Beide Werte können beim Anlegen einer Sachkostenposition gesondert eingegeben
werden.
Abbildung 7-2: Projekt, Sachkostenbaum
Unteransicht Sachkostenliste
• Über die Schaltfläche Sachkostenliste können Sie zu den auf das Projekt erfassten
Sachkosten in Listenform wechseln.
• Hier wird Gesamtsumme für die Einkaufskosten und Verkaufspreise aller erfassten
Sachkosten angezeigt.
• Im Bearbeiten-Modus der Ansicht können Sie verschiedene Attribute der Sachkosten
bearbeiten, zum Beispiel das Erfassungsdatum (Spalte Datum) oder den Status in Bezug
auf die Abnahme (Spalte Abnahme).
• Mehr Informationen zu Sachkosten finden Sie in der Dokumentation
»Rechnungsstellung«.
44
Projektron BCS 7.28
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-3: Projekt, Sachkostenliste, Menü zur Auswahl der Währung
7.3 Ansicht Artikel
Die Ansicht Artikel finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Projektebene in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung.
• Generell ist Artikel als Sammelbegriff für mögliche Produkte und Leistungen zu
verstehen, die Sie dem Kunden in Rechnung stellen können. Als Produkte können
beispielsweise Lizenzen und als Leistungen Schulungen eingetragen werden.
• Zum einen können Sie Artikel manuell einfügen. Zum anderen ist es möglich, sie durch
Beauftragung eines mit Artikeln erstellten Angebots oder aus den zum Festpreis
abrechenbaren Tickets automatisch zu erstellen.
• Artikel können nicht nur einmalig, sondern auch regelmäßig, zum Beispiel pro Quartal
oder jährlich, berechnet werden. Der Artikel wird gemäß der Wiederholung mit dem
entsprechenden Termin mehrfach angelegt.
• Durch Einblenden der Spalten Fakturierter Verkaufspreis und Rechnung können Sie in
dieser Ansicht differenzieren, welche Artikel dem Kunden gegenüber abgerechnet
wurden und zu welchem Verkaufspreis. Da der Wert in der Rechnungsstellung verändert
werden kann, werden die fakturierten Kosten hier unter Angabe der entsprechenden
Rechnungsnummer eingeblendet.
• Wenn Sie Ihr Projekt mit mehreren Währungen geplant haben, können Sie in den
Ansichtseinstellungen wählen, in welcher Währung die Artikelkosten und Artikelpreise
angezeigt werden. Ihnen stehen die Originalwährung (Währung, in der ein Artikel
erfasst wurde), die Projektwährung (externe Projektwährung), die interne
Projektwährung und die Benutzerwährung (Währung des angemeldeten Benutzers) zur
Verfügung. Außerdem können Sie die Werte in jeder momentan im System aktiven
Währung anzeigen, zum Beispiel in Euro.
Projektron BCS 7.28
45
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-4: Projekt, Artikel
• Angelegte Artikel können Sie bearbeiten, indem Sie auf den Namen des Artikels oder das
klicken.
Symbol
• Artikelarten dienen als Vorlage und können für die entsprechenden Projekte gewählt
werden. Artikelarten werden im Arbeitsbereich Intern in der Ansicht Artikelarten global
angelegt. Der Einzelpreis einer Artikelart wird bestimmt durch den aktuell gültigen
Artikelartpreis.
• Die Einkaufskosten eines Artikels werden in der zum Zeitpunkt der Erfassung gültigen
Standortwährung des Mitarbeiters, der den Artikel erfasst, angegeben. Der
Verkaufspreis wird weiterhin in der Projektwährung angegeben. Falls Sie die Option
Verkaufspreis aus Einkaufskosten übernehmen? aktivieren, werden die Einkaufskosten
nach dem hinterlegten Umrechnungskurs in die Projektwährung umgerechnet.
46
Projektron BCS 7.28
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-5: Artikel bearbeiten
Tipp:
Artikel, die mit einer Rechnung verknüpft sind, können nicht gelöscht werden.
7.4 Ansicht Spesen am Projekt
Die Ansicht Spesen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Ebene des Projekts in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Erfassung.
• In dieser Ansicht erhalten Sie eine Übersicht der Spesen, die am ausgewählten Projekt
angefallen sind.
• Spesen können auf ein Projekt nur dann erfasst werden, wenn Sie zuvor in der Ansicht
Buchungseinstellungen die Spesenerstellung als möglich eingestellt haben. Sie finden
die Ansicht Buchungseinstellungen auf Projektebene in der Ansichtsauswahl in der
Rubrik Erfassung.
• Spesen werden von den Mitarbeitern im Arbeitsbereich Mein Bereich erfasst und dem
Projekt zugewiesen.
• In den Abrechnungseinstellungen des Projekts oder der Projektrechnungsvorlage kann
hinterlegt werden, wie die Spesen im Rahmen eines Projekts dem Kunden gegenüber
berechnet werden können. Bei der Erfassung von Spesen wird deren Abrechenbarkeit
gemäß den hinterlegten Abrechnungseinstellungen vorbelegt.
• In der Spalte Verkaufsbetrag sehen Sie, welcher Wert dem Kunden gegenüber
abgerechnet wird. Wenn Sie den BCS-Baustein Abrechnung/Rechnungsstellung aktiviert
haben, können Sie die Rechnung einblenden, in der die Spesen dem Kunden berechnet
wurden.
Projektron BCS 7.28
47
Projekte mit externer Währung auswerten
• In Vorbereitung der Rechnungsstellung können Sie die Spesen im Projekt prüfen und für
die Rechnungsstellung kennzeichnen.
• Im Bearbeiten-Modus der Ansicht Spesen können Sie in der Spalte Abr. die
Abrechenbarkeit der Spesen für die Rechnungsstellung ändern.
• Spesen werden in der Rechnungsstellung nur berücksichtigt, wenn sie abrechenbar sind
und im Status Geprüft vorliegen. Bei der Rechnungserstellung werden Sie
gegebenenfalls darauf aufmerksam gemacht, dass noch ungeprüfte Spesen zur
Abrechnung vorliegen.
• Spesen können als geprüft markiert werden, wenn sie zuvor vom Mitarbeiter
freigegeben wurden.
Abbildung 7-6: Projekt, Spesen
7.5 Ansicht Gesamtkosten/Projekt
Die Ansicht Gesamtkosten/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf Ebene eines
Projekts in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten.
• In der Ansicht Gesamtkosten/Projekt können Sie sich eine Übersicht über die Budgets
und die Entwicklung der Gesamtkosten Ihres Projekts verschaffen. Die Gesamtkosten
enthalten Personalkosten und Sachkosten.
• Je nachdem, ob das Projekt mit dem Planungsmodell Bottom-up, Top-down oder
Gegenläufig geplant ist, werden entsprechende Spalten angezeigt, zum Beispiel Topdown-Auftrag oder Bottom-up-Plan.
• In den Ansichtseinstellungen können Sie wählen, in welcher Währung die Kosten
angezeigt werden. Ihnen stehen die Einträge Benutzerwährung, Projektwährung und
Projektwährung (intern) zur Verfügung. Außerdem können Sie die Werte in jeder
momentan im System aktiven Währung anzeigen.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Projektcontrolling«.
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Projektron BCS 7.28
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-7: Projekt, Gesamtkosten
7.6 Ansicht Personalkosten/Projekt
Die Ansicht Personalkosten/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der
Projektebene in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten.
• Die Ansicht Personalkosten/Projekt stellt eine Auswertung der Einhaltung der
Personalkostenplanung Ihres Projekts dar.
• Je nachdem, ob das Projekt mit dem Planungsmodell Bottom-up, Top-down oder
Gegenläufige Planung geplant ist, werden entsprechende Spalten angezeigt, zum
Beispiel Top-down-Auftrag oder Bottom-up-Plan.
• In den Ansichtseinstellungen können Sie wählen, in welcher Währung die Kosten
angezeigt werden. Ihnen stehen die Einträge Benutzerwährung, Projektwährung und
Projektwährung (intern) zur Verfügung. Außerdem können Sie die Werte in jeder
momentan im System aktiven Währung anzeigen.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Projektcontrolling«.
Projektron BCS 7.28
49
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-8: Projekt, Ansicht Personalkosten/Projekt
7.7 Ansicht Sachkosten/Projekt
Die Ansicht Sachkosten/Projekt finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Projektebene
in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Auswertungen - Kosten.
• Sie können in dieser Ansicht die realisierten Sachkosten mit intern geplanten Werten
und dem externen Auftragsbudget vergleichen und ein voraussichtliches Ergebnis
anzeigen.
• Top-down-Plan, Bottom-up-Plan sowie Auftragswerte für Sachkosten können Sie flexibel
einblenden und ausblenden.
• Voraussichtliche oder vorhandene Überschreitungen der Plankosten und Auftragswerte
werden in roter Schrift warnend hervorgehoben.
• Die Ampel zeigt Ihnen, ob Pläne oder Aufträge überschritten wurden.
• Bei Bedarf können Sie die Spaltengruppe Ist extern einblenden. Hier finden Sie
angefallene externe Sachkosten, Artikel, die für Umsatz gesorgt haben, und Spesen, die
dem Kunden gegenüber abgerechnet werden. Ist ext Artikel ist die Summe der externen
Kosten von Artikeln. Die Summe der Spesenverkaufsbeträge in der Spalte Ist ext Spesen
ergibt sich aus den Abrechnungseinstellungen, die in der Ansicht
Abrechnungseinstellungen | Spesen-Abrechnungsmodalitäten oder an der
Projektrechnungsvorlage vorgenommen wurden. Ist Ext S ist die Summe der externen
Sachkosten, Artikel und Spesenverkaufsbeträge.
• In der Spalte Ist Spesen (netto) wird der Anteil der Spesen an insgesamt aufgelaufenen
Sachkosten angezeigt.
• In den Ansichtseinstellungen können Sie wählen, in welcher Währung die Kosten
angezeigt werden. Ihnen stehen die Einträge Benutzerwährung, Projektwährung und
Projektwährung (intern) zur Verfügung. Außerdem können Sie die Werte in jeder
momentan im System aktiven Währung anzeigen.
50
Projektron BCS 7.28
Projekte mit externer Währung auswerten
Abbildung 7-9: Projekt, Sachkosten/Projekt
Projektron BCS 7.28
51
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
8
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
In diesem Kapitel sind die wichtigsten Informationen zur Vorbereitung und Durchführung
der Rechnungsstellung mit mehreren Währungen in Projektron BCS zusammengefasst.
In Kapitel 8.1 »Rechnungsstellung mit externer Währung vorbereiten«, S. 52 werden Sie
über die Vorgehensweise bei der Vorbereitung der Rechnungsstellung informiert.
In Kapitel 8.2 »Rechnungen mit externer Währung erstellen«, S. 55 wird die Vorgehensweise
bei der eigentlichen Rechnungsstellung erläutert.
Die jeweils enthaltenen Unterkapitel beschreiben ausgewählte Ansichten näher.
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
8.1 Rechnungsstellung mit externer Währung vorbereiten
Zur effizienten Erstellung von Rechnungen können Kundenrechnungsvorlagen und darauf
basierend Projektrechnungsvorlagen definiert werden. Projektrechnungsvorlagen für die
einzelnen Projekte mit einem Kunden werden basierend auf dessen
Kundenrechnungsvorlage erstellt. Dabei empfehlen wir Ihnen, die dafür bereitstehenden
Assistenten zu benutzen. Die Assistenten führen Sie durch die Schritte Stammdaten,
Spesenabrechnung, Kundendaten und Rechnungstexte.
Um die Abrechnung von Projekten mit mehreren Währungen zu unterstützen, haben Sie
die Möglichkeit, der Rechnungsvorlage die entsprechende Währung zuzuweisen, den
länderspezifischen Umsatzsteuersatz einzugeben und die gewünschte Sprachumgebung zu
definieren.
8.1.1
Ansicht Kundenrechnungsvorlagen
Die Ansicht Kundenrechnungsvorlagen finden Sie im Arbeitsbereich Extern auf Ebene einer
externen Organisation in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Rechnungen.
• Kundenrechnungsvorlagen dienen dazu, konstante Kundendaten für die
Rechnungsstellung in mehreren Projekten nutzen zu können. Die
Kundenrechnungsvorlagen werden beim jeweiligen Kunden hinterlegt. Die Daten
können zur Erstellung von Projektrechnungsvorlagen genutzt werden.
• Alternativ können Sie Kundenrechnungsvorlagen für firmeneigene Abteilungen im
Arbeitsbereich Intern auf Ebene einer Abteilung in der Ansichtsauswahl in der Rubrik
Rechnungen erstellen, wenn Sie eine interne Abteilung als Kunden für ein Projekt haben.
Abbildung 8-1: Projekt, Kundenrechnungsvorlagen
52
Projektron BCS 7.28
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
• Eine neue Kundenrechnungsvorlage können Sie über das Menü Neu |
Kundenrechnungsvorlage erstellen. Mit Hilfe eines Assistenten können Sie in vier
Schritten spezifische, rechnungsrelevante Kundendaten definieren.
• Die Ansicht Stammdaten dient der Festlegung der Basiseigenschaften der Rechnung.
Hier definieren Sie beispielsweise Bezeichnung und Status der Rechnungsvorlage,
Abrechnungsart und das Rechnungslayout. Sie haben außerdem die Möglichkeit, der
Rechnung die entsprechende Währung zuzuweisen, den länderspezifischen
Umsatzsteuersatz einzugeben und die gewünschte Sprache für die Rechnung zu
definieren.
Abbildung 8-2: Projekt, Kundenrechnungsvorlage, Stammdaten (Ausschnitt)
Projektron BCS 7.28
53
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
• In der Ansicht Spesenabrechnung legen Sie die Modalitäten der Spesenabrechnung
fest. Hier definieren Sie beispielsweise die Weiterberechnung der Spesen und
Spesensätze mit der Tagespauschale oder der Kilometerpauschale, die für das Land
des Auftraggebers gilt.
• Die Ansicht Kundendaten dient der Festlegung aller speziell den Kunden
betreffenden Daten, die zur Ausgabe im Rechnungsdokument vorgesehen sind. Hier
definieren Sie beispielsweise Kundenrechnungsanschrift, Kundendaten wie
Rechnungsanrede und Kundennummer sowie Vertragsdaten wie
Zahlungskonditionen und Auftragsnummer.
• Die Ansicht Rechnungstexte dient der Festlegung individueller Textblöcke zur
Ausgabe im Rechnungsdokument. Hier definieren Sie beispielsweise die
Rechnungstexte oder die Grußformel in der entsprechenden Landessprache Ihres
Kunden.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
8.1.2
Ansicht Projektrechnungsvorlagen
Die Ansicht Projektrechnungsvorlagen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Ebene
des Projekts in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Rechnungen.
• In dieser Ansicht können Sie Projektrechnungsvorlagen anlegen.
• In einer Projektrechnungsvorlage können Sie allgemeine Rechnungsdaten hinterlegen,
die für jede Rechnung eines Projekts gleich bleiben.
• Zum einen können Sie eine Projektrechnungsvorlage in der Ansicht
Kundenrechnungsvorlage über das Symbol
direkt aus einer Kundenrechnungsvorlage
erstellen.
• Die Daten der Kundenrechnungsvorlage übernimmt Projektron BCS in diesem Fall als
Vorgaben für die zu erstellende Projektrechnungsvorlage.
• Bei dieser Vorgehensweise muss der Kunde dem Projekt mit dem Zuordnungstyp Kunde
zugeordnet sein. Die Zuordnung erfolgt am Projekt in der Rubrik Vertrieb in der Ansicht
Kunden.
• Zum anderen können Sie eine Projektrechnungsvorlage in der Ansicht
Projektrechnungsvorlagen anlegen. In diesem Fall tragen Sie alle notwendigen Daten in
die Vorlage neu ein.
• Die Daten der Projektrechnungsvorlage können bei Erstellung einer Rechnung angepasst
werden.
• Bei Projekten mit mehreren Währungen richtet sich die Währung der
Projektrechnungsvorlage nach der Währung der Kundenrechnungsvorlage. Analog zur
Kundenrechnungsvorlage können Sie den länderspezifischen Umsatzsteuersatz und die
Sprachumgebung individuell anpassen.
• Im Bearbeiten-Modus der Ansicht können Sie mehrere Projektrechnungsvorlagen
gleichzeitig verwalten. So ist es zum Beispiel möglich, den Status mehrerer
Rechnungsvorlagen und deren Rechnungsart zu ändern.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
54
Projektron BCS 7.28
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
Abbildung 8-3: Projekt, Projektrechnungsvorlagen
8.2 Rechnungen mit externer Währung erstellen
Leistungen, die im Rahmen eines beauftragten Projekts erbracht werden, können dem
Auftraggeber gegenüber abgerechnet werden. Dies erfolgt im Arbeitsbereich Projekte auf
Ebene des Projekts in der Rubrik Rechnungen. Rechnungen können mit Projektron BCS auf
mehreren Wegen erstellt werden.
In der Ansicht Rechnungsgenerator können Sie schnell Rechnungen für ein oder mehrere
Projekte erstellen, je nachdem, auf welcher Ebene Sie sich befinden.
Des Weiteren ist es möglich, eine Rechnung direkt aus einer Projektrechnungsvorlage zu
erstellen. Dies können Sie in den Ansichten Projektrechnungsvorlagen und
Rechnungserstellung tun.
Schließlich können Sie in der Ansicht Rechnungen neue Rechnungen und Gutschriften
erstellen.
Bei der Erstellung von Rechnungen werden Sie durch Assistenten zur Rechnungserstellung
unterstützt. Die Assistenten unterscheiden sich je nach Rechnungsart, zum Beispiel
Assistent zum Aufwandsrechnung anlegen oder Assistent zum Festpreisrechnung anlegen.
In den folgenden Kapiteln wird als Beispiel der Assistent zum Aufwandsrechnung anlegen
verwendet.
Bei Projekten mit mehreren Währungen sind vor allem die Schritte Stammdaten,
Rechnungspositionen, Buchungen, Sachkosten, Artikel und Spesen relevant. Diese
Assistentenschritte werden im Folgenden näher erläutert.
Vorhandene Rechnungen können Sie auf Ebene des gewünschten Projekts in der Ansicht
Rechnungen anzeigen und bearbeiten, solange sie noch nicht abgeschlossen sind.
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
8.2.1
Ansicht Stammdaten einer Aufwandsrechnung
Die Ansicht Stammdaten finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einer Rechnung in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften.
• In der Ansicht Stammdaten legen Sie die Basiseigenschaften Ihrer Rechnung fest. Die
bereits vorhandenen Daten sind der Projektrechnungsvorlage entnommen und können
bei Bedarf bearbeitet werden.
• Im Bereich Eigenschaften können Sie eine Bezeichnung für Ihre Rechnung im Feld
Betreff eingeben.
Projektron BCS 7.28
55
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
•
•
•
•
56
Die Rechnung wird standardmäßig als provisorisch bezeichnet, da erst mit dem
expliziten Abschluss der Rechnung im letzten Schritt des Assistenten das gültige
Rechnungsdokument erstellt wird. Der Name der Rechnung wird dann automatisch
durch eine eindeutige Rechnungsnummer ersetzt.
Den abzurechnenden Zeitraum können Sie über die Felder Abrechnungsbeginn und
Abrechnungsende manuell ändern. Buchungen außerhalb des gewählten Zeitraums
werden in der Rechnung nicht berücksichtigt.
Bei Projekten mit mehreren Währungen wird im Bereich Eigenschaften zusätzlich die
Währung angezeigt, in der die Rechnung erstellt wird. Dies ist die externe
Projektwährung, die außerdem zur Erstellung von Angeboten und Berechnung von
Projektumsätzen verwendet wird.
Im Bereich Fakturierung können Sie zum Beispiel den Subtyp des Projektron BCSObjekts Rechnung und den länderspezifischen Umsatzsteuersatz eingeben. Beim Ändern
des Umsatzsteuersatzes werden die Umsatzsteuer und die Bruttosumme der Rechnung
automatisch neu berechnet.
Ausführliche Informationen zur Ansicht Stammdaten finden Sie in der Dokumentation
»Rechnungsstellung«.
Projektron BCS 7.28
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
Abbildung 8-4: Projekt, Assistent zum Aufwandsrechnung anlegen, Schritt 1. Stammdaten
(Ausschnitt)
Projektron BCS 7.28
57
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
8.2.2
Ansicht Rechnungspositionen einer Aufwandsrechnung
Die Ansicht Rechnungspositionen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einer Rechnung
in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Elemente.
• In diesem Schritt können Sie über die Schaltfläche Neu | Rechnungspositionen neu
erstellen die Berechnung der Rechnungspositionen veranlassen.
• Projektron BCS analysiert mit dieser Aktion alle Buchungen, Sachkosten, Artikel und
Spesen in dem Projekt für den Abrechnungszeitraum. Dabei werden nur Buchungen,
Artikel und Sachkosten berücksichtigt, die als abrechenbar und abgenommen markiert
worden sind.
• Der verwendete Stundensatz oder Tagessatz wird als Verrechnungssatz für Aufwände
beim Projekt oder Unterprojekt, Arbeitspaket oder bei der Aufgabe in der Ansicht
Auftrag definiert. Externe Stundensätze bei Aufgaben haben Vorrang vor Stundensätzen
an Unterprojekten und Projekten. Externe Stundensätze an Unterprojekten haben
Vorrang vor Stundensätzen an Projekten. Das Gleiche gilt für Tagessätze.
• Die Bezeichnung der Rechnungspositionen können Sie ändern und eine entsprechende
Beschreibung als genauere Erklärung der Positionen eintragen.
• Über das Menü Neu | Rechnungsposition oder Neu | Gutschriftsrechnungsposition
können Sie zu einer Rechnung manuelle Rechnungspositionen oder
Gutschriftspositionen hinzufügen.
• Über das Menü Aktion wählen | Löschen können Sie ausgewählte Rechnungspositionen
löschen.
• Ausführliche Informationen zur Ansicht Rechnungspositionen finden Sie in der
Dokumentation »Rechnungsstellung«.
Abbildung 8-5: Projekt, Assistent zum Aufwandsrechnung bearbeiten, Schritt 3.
Rechnungspositionen
8.2.3
Ansicht Buchungen einer Aufwandsrechnung
Die Ansicht Buchungen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einer Aufwandsrechnung
in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Elemente.
• Die Ansicht Buchungen zeigt eine Übersicht aller Buchungen, die in Ihrer Rechnung
abgerechnet werden.
• Buchungen können Sie wie vom Mitarbeiter erfasst verrechnen oder vor der
Rechnungsstellung manuell anpassen. Die gebuchten Aufwände des Mitarbeiters
58
Projektron BCS 7.28
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
•
•
•
•
werden dabei nicht überschrieben, sondern die abgerechneten Aufwände werden in
einem separaten Feld gehalten.
In der Spalte Dauer wird der gebuchte Aufwand in Tagen oder Stunden ausgegeben, je
nachdem, welche Einstellungen zu den Stundensätzen oder Tagessätzen am Projekt
vorgenommen wurden. Beim manuellen Bearbeiten der abgerechneten Aufwände wird
die Dauer in Stunden mit zwei Nachkommastellen oder Tagen mit drei
Nachkommastellen dargestellt.
Die Fakturierung von Buchungen berücksichtigt Stundensätze oder Tagessätze. Zuerst
werden je Buchung die abgerechneten Personalkosten berechnet und anschließend je
Rechnungsposition summiert, zum Beispiel je Stundensatz oder Tagessatz.
In der Spalte Aufgabe können Sie Buchungen einer anderen Aufgabe zuordnen. Über
das Symbol
können Sie neben anderen Attributen die Buchungsbeschreibung
bearbeiten. Das ist besonders dann von Bedeutung, wenn die Buchungskommentare auf
einem Aufwandsnachweis für einzelne Buchungen ausgedruckt und an den
Rechnungsempfänger versendet werden sollen.
In den Ansichtseinstellungen können Sie über die Option Anzeigewährung die
abgerechneten Personalkosten in der gewünschten Währung anzeigen lassen.
Ausführliche Informationen zur Ansicht Buchungen finden Sie in der Dokumentation
»Rechnungsstellung«.
Abbildung 8-6: Projekt, Assistent zum Aufwandsrechnung bearbeiten, Schritt 4. Buchungen
8.2.4
Ansicht Sachkosten einer Aufwandsrechnung
Die Ansicht Sachkosten finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einer Rechnung in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Elemente.
• In der Ansicht Sachkosten sehen Sie die abrechenbaren Sachkosten im
Rechnungszeitraum und können sie anpassen. Projektron BCS nimmt in die Rechnung
nur Sachkosten auf, bei denen der Abnahmestatus Abgenommen gewählt wurde.
Projektron BCS 7.28
59
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
•
•
•
•
•
Wenn im Eingabefeld Abrechnen frühestens ab ein Datum angegeben wurde, werden
die Sachkosten nur berücksichtigt, wenn die Rechnung zum angegebenen Datum oder
danach berechnet wird.
Analog zur Ansicht Buchungen können Sie hier die fakturierbaren Beträge der
Sachkosten und die Zuordnung zu den Aufgaben des Projekts anpassen.
Über die Links der Sachkosten in der Spalte Betreff können Sie einzelne
Sachkostenpositionen in einem neuen Fenster öffnen und bearbeiten.
Über das Menü Aktion wählen | Sachkosten aus Rechnung entfernen können Sie
ausgewählte Sachkosten aus der Rechnung manuell entfernen.
Über die Option Anzeigewährung können Sie die Kosten in der gewünschten Währung
anzeigen lassen. Im Beispiel der Abbildung 8-7, S. 60 werden alle Kosten in der
jeweiligen Originalwährung angezeigt. Sie erkennen, dass die Sachkostenpositionen in
Euro eingekauft wurden und in der Projektwährung - hier Britische Pfund - abgerechnet
werden.
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
Abbildung 8-7: Projekt, Assistent zum Aufwandsrechnung bearbeiten, Schritt 5. Sachkosten
8.2.5
Ansicht Artikel einer Aufwandsrechnung
Die Ansicht Artikel finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einer Rechnung in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Elemente.
• In der Ansicht Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die Artikel der Rechnung und
können die Angaben anpassen. Projektron BCS nimmt in die Rechnung nur Artikel auf,
bei denen der Abnahmestatus Abgenommen gewählt wurde. Wenn im Eingabefeld
Abrechnen frühestens ab ein Datum angegeben wurde, werden die Artikel nur
berücksichtigt, wenn die Rechnung zum angegebenen Datum oder danach berechnet
wurde.
• Über die Option Anzeigewährung können Sie die Kosten in der gewünschten Währung
anzeigen lassen.
60
Projektron BCS 7.28
Rechnungen mit externer Währung vorbereiten und erstellen
• Zu fakturierende Beträge der Artikel und die Zuordnung zu den Aufgaben des Projekts
lassen sich anpassen.
• Über den Link in der Spalte Betreff können Sie den Artikel in einem neuen Fenster
öffnen und bearbeiten.
• Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
Abbildung 8-8: Projekt, Assistent zum Aufwandsrechnung bearbeiten, Schritt 6. Artikel
8.2.6
Ansicht Spesen einer Aufwandsrechnung
Die Ansicht Spesen finden Sie im Arbeitsbereich Projekte an einer Rechnung in der
Ansichtsauswahl in der Rubrik Elemente.
• Falls in Ihrem Projekt im Rechnungszeitraum abrechenbare und geprüfte Spesen
vorliegen, werden die Spesenpositionen in dieser Ansicht einzeln aufgeführt. Die
Spesenpositionen können Sie bei Bedarf einzeln anpassen. Die pauschalen Spesen
werden nach den in der Ansicht Spesenabrechnung hinterlegten Pauschalen berechnet.
• Mitarbeiter erfassen ihre Spesen in der jeweiligen Originalwährung. Die Währung, in der
die Spesenbeträge angezeigt werden, können Sie in den Ansichtseinstellungen über die
Option Anzeigewährung einstellen. Umgerechnete Werte werden durch ein Sternchen
kenntlich gemacht.
• Die zur Fakturierung vorgeschlagenen Beträge für Belegspesen entsprechen deren
Nettobeträgen. In den Ansichtseinstellungen können Sie die entsprechenden
Vorsteuerbeträge dazu einblenden.
• Die fakturierbaren Kilometer können Sie abweichend von den gefahrenen Kilometern
eintragen und ändern.
• Jede Spesenposition können Sie über das Symbol
Zusatzfenster bearbeiten.
in der Spesenzeile in einem
Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation »Rechnungsstellung«.
Abbildung 8-9: Projekt, Assistent zum Aufwandsrechnung bearbeiten, Schritt 7. Spesen
Projektron BCS 7.28
61
Umfang der dokumentierten Software
A1 Umfang der dokumentierten Software
Die vorliegende Dokumentation geht mit Ausnahme weniger Abweichungen von der
Standardversion von Projektron BCS aus.
Individuelle oder unternehmensspezifische Konfigurationen können dabei nicht
berücksichtigt werden.
Folgend ein Überblick über Funktionalitäten, die in der ausgelieferten Standardversion
inaktiv sind, für die Dokumentationszwecke jedoch aktiviert werden:
Funktionen
Ermöglicht das Anlegen von Funktionen für Mitarbeiter.
Diese Funktionen können für die Abrechnung mit
kundenspezifischen oder projektspezifischen externen
Stundensätzen (Funktionssätzen) belegt werden.
Spesen
Ermöglicht die Erfassung, Freigabe und Auswertung von
Spesen.
Währungen/Allgemein
Aktiviert grundlegende Funktionen zum Pflegen von
Währungen und Umrechnungskursen.
Währungen/Mehrwährungen Ermöglicht Projektarbeit mit mehreren Währungen.
Zeiterfassung/Zuschläge
62
Ermöglicht die Definition von Zuschlägen für bestimmte
Leistungsarten und Zeiträume zum Eingang in die
Arbeitszeitauswertung.
Projektron BCS 7.28
Verfügbare Konfigurationen
A2 Verfügbare Konfigurationen
In diesem Abschnitt werden Konfigurationsmöglichkeiten für die Projektarbeit mit
mehreren Währungen zusammengestellt, die im Standard nicht aktiv sind, jedoch von
Ihrem Systemadministrator oder dem Support der Projektron GmbH aktiviert werden
können.
Funktionen / alternative Kostensätze
Kurzbeschreibung
Erlaubt die Definition abweichender Kostensätze für Funktionen,
die in Auswertungsansichten zusätzlich genutzt werden können.
Relevante Ansichten
In der Ansicht Funktionssätze an einer Funktion können Sie
alternative Kostensätze definieren. Über das in der Spalte
Verhältnis angegebene prozentuale Verhältnis wird der
alternative Kostensatz aus dem Standardkostensatz berechnet.
Wenn Sie die Option Alternative Tages- und Stundensätze
absolut bearbeiten aktivieren, können Sie die alternativen
Kostensätze direkt bearbeiten.
In den Ansichten Personalkosten/Projekt und
Gesamtkosten/Projekt können Sie zusätzliche Spalten
einblenden, die die Personalkosten und Gesamtkosten zeigen, die
anhand des alternativen Kostensatzes berechnet wurden.
Aktivierung
Projektron BCS 7.28
Um den BCS-Baustein Funktionen / alternative Kostensätze zu
aktivieren, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
63
Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation
A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron
BCS-Dokumentation
In Kapitel 1 dieser Dokumentation werden Zielgruppen genannt, an die sich die vorliegende
Dokumentation richtet.
Die Dokumentation von Projektron BCS orientiert sich an prototypischen Benutzern mit
folgenden Rechteeinstellungen.
Nr.
Benutzergruppe
Benutzerlizenzen
Rollen
1
Programmleiter
Programmleiter
ProjektAdministrator
2
Projektleiter
Projektleiter
Mitarbeiter
3
Projektmitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Zuordnungen
Zuständigkeiten
-
-
Zuordnung als
Projektleiter auf der
Ebene des
Projektstrukturelem
ents, für das der
Projektleiter
zuständig ist.
-
• Zuordnung als
Mitarbeiter auf
Ebene der
Projektstrukturelemente, an
denen der
Mitarbeiter
mitwirkt.
-
Kurzbeschreibung der
Tätigkeit
Multiprojektmanagement
• Projektmanagement
• Angebotserstellung
• Mitarbeit an
Projekten
• Ticketbearbeitung
• Dateimanagement
• Arbeit nach Scrum
• Zuordnung als
Mitarbeiter auf
Ebene der
Aufgaben, die der
Mitarbeiter
bearbeiten soll.
4
Mitarbeiter
Zeiterfasser II
Mitarbeiter
Zuordnung als
Mitarbeiter auf
Ebene der Aufgaben,
die der Mitarbeiter
bearbeiten soll.
-
• Zeiterfassung
• Arbeitsorganisation
• Urlaubsmanagement
• Spesenerfassung
• Arbeitszeitkonto
5
Rechnungsmanager
6
Personalmanager
• Faktura
• Projektleiter
Personalmanager
Rechnungsmanager
Adressadministrator
Zuordnung als
Projektleiter auf
Ebene der
Projektstrukturelem
ente, für die der
Rechnungsmanager
Rechnungen erstellt.
-
-
-
• Rechnungsvorbereitung
• Rechnungserstellung
• Mitarbeiterdatenverwaltung
• Urlaubsmanagement
• Arbeitszeitkontenmanagement
64
Projektron BCS 7.28
Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation
Nr.
Benutzergruppe
Benutzerlizenzen
Rollen
Zuordnungen
7
Kontaktmanager
Vertrieb
• Kontaktmanager
Zuordnung als
Vertrieb auf Ebene
der Projektstrukturelemente, für die der
Kontaktmanager aus
Vertriebssicht
zuständig ist.
• Mitarbeiter
Zuständigkeiten
-
Kurzbeschreibung der
Tätigkeit
• Kontaktmanagement
• Angebotserstellung
8
Vertragsmanager
Vertragsmanager
Mitarbeiter
-
Zuständigkeit
Vertragsmanagement
Vertragsmanager
auf Ebene der
Organisation,
deren Verträge der
Vertragsmanager
verwaltet.
9
Vertragsleser
Vertragsleser
Mitarbeiter
-
Zuständigkeit
Einsehen von Verträgen
Vertragsleser auf
Ebene der
Organisation,
deren Verträge der
Vertragsleser sieht.
10
Controller
Finanzen/
Personal
• Controller
-
-
• Adressadministrator
• Projektcontrolling
• Mitarbeitercontrolling
• Kontaktmanager
11
Systemadministrator
Administrator
Systemadministrator
-
-
• Systemeinrichtung
• Anlegen von
Benutzerkonten
• Rechtekonfiguration
12
Kunde
Kunde
Kunde
Zuordnung als
Projektleiter Kunde
auf Ebene der
Projektstrukturelem
ente, an denen der
Kunde mitwirkt.
-
Projektarbeit
13
Kunde
Ticketsystem
Kunde TicketSystem
Kunde
Zuordnung als Kunde
Ticket auf Ebene der
Projektstrukturelem
ente, an denen der
Kunde Tickets
einträgt.
-
Ticketerstellung und
Ticketbearbeitung als
Kunde
Tabelle A3-1: Zielgruppen und ihre Rechteeinstellungen
Projektron BCS 7.28
65
Kontakt und Support
A4 Kontakt und Support
Anmeldedaten für
Projektron BCS
Falls Sie noch über keine Anmeldedaten verfügen, haben Sie
folgende Möglichkeiten:
• Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
• Kontaktieren Sie Ihren Kundenbetreuer bei der Projektron
GmbH.
• Schicken Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular
unter http://www.projektron.de/kontakt/kontaktformular/.
Bedienung von
Projektron BCS
Unterstützung bei der Bedienung von Projektron BCS erhalten Sie
auf folgenden Wegen:
• Nutzen Sie die umfangreiche Dokumentation zu Projektron
BCS. Öffnen Sie dazu in der Navigationsleiste das Menü Hilfe
und wählen Sie die gewünschte Dokumentation.
• Kontaktieren Sie unseren Support
unter https://support.projektron.de.
Fehlermeldungen,
• Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
Anregungen und
• Übermitteln Sie uns Ihre Informationen über unseren
Anpassungswünsche zu
Supportserver als Ticket. Den Supportserver finden Sie
Projektron BCS
unter https://support.projektron.de.
Nach der Anmeldung finden Sie weiterführende Informationen
zum Projektron BCS-Supportserver und der Ticketbearbeitung
in der Navigationsleiste im Menü Hilfe.
Fragen und Anregungen Schreiben Sie eine E-Mail an die E-Mail-Adresse
zur Dokumentation
[email protected].
66
Projektron BCS 7.28
Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis
A
Angebotsstruktur
Angebotspositionen 35
Artikelarten 35
Projektplanung 35
Textblockvorlagen 35
Übersicht 35
Ansicht
Angebotsstruktur 35
Artikel 45
Artikel (Aufwandsrechnung)
60
Artikelarten 15
Aufwandsplan 28
Aufwandsplan eines Tickets
29
Beauftragung des Angebots
38
Buchungen
(Aufwandsrechnung) 58
Buchungen (Projekt) 42
Funktionen 17
Funktionssätze 27
Gesamtkosten/Projekt 48
Kundenrechnungsvorlagen 52
Personalkosten/Projekt 49
Projektrechnungsvorlagen 54
Rechnungspositionen 58
Sachkosten
(Aufwandsrechnung) 59
Sachkosten (Projekt) 43
Sachkosten/Projekt 50
Sachkostenplan 30
Spesen (Aufwandsrechnung)
61
Spesen (Organisation) 41
Spesen (Projekt) 47
Stammdaten
(Aufwandsrechnung) 55
Stammdaten (Projekt) 23
Stammdaten eines Angebots
34
Textblockvorlagen 19
Umrechnungskurse 14
Vorlagen 25
Währung 13
Projektron BCS 7.28
Artikel
Übersicht 45
Übersicht (Aufwandsrechnung)
60
Artikelarten
Artikelartpreise 16
Übersicht 15
Assistent
Auftragsplan 31
Auftragsplan
Übersicht 31
Aufwandsplan
Übersicht 28
Aufwandsplan eines Tickets
Übersicht 29
B
Beauftragung
Übersicht 38
Beleg
Spesen 40
Buchungen
Übersicht (Aufwandsrechnung)
58
Übersicht (Projekt) 42
D
Dokumentation
Typografische Konventionen
5
Verwendete Hinweise 6
F
Festbreitenschrift 6
Fettschrift 5
Funktionen
Übersicht 17
Funktionssätze
Übersicht 27
67
Stichwortverzeichnis
G
Gesamtkosten/Projekt
Übersicht 48
H
Hinweis
Achtung 6
Tipp 6
Wichtig 6
K
Kundenrechnungsvorlagen
Übersicht 52
Kursivschrift 5
P
Personalkosten/Projekt
Übersicht 49
Projektarbeit mit mehreren
Währungen
Allgemeine Vorgehensweise
12
Rubriken 9
Überblick 7
Voraussetzungen 5
Zielgruppe 5
Projektrechnungsvorlagen
Übersicht 54
Projektron BCS
Benutzerunterstützung 66
Kontakt 66
Supportinformationen 66
R
Rechnungspositionen
Übersicht 58
S
Sachkosten
Übersicht (Aufwandsrechnung)
59
Übersicht (Projekt) 43
68
Sachkosten/Projekt
Übersicht 50
Sachkostenplan
Übersicht 30
Spesen 40, 47
Belege 40
Organisationsebene 41
Übersicht (Aufwandsrechnung)
61
Übersicht (Organisation) 41
Übersicht (Projekt) 47
Stammdaten
Übersicht 34
Übersicht (Aufwandsrechnung)
55
Übersicht (Projekt) 23
Standortwährung
Externe Organisationen 22
Interne Organisationen 20
Mitarbeiter 20
T
Textblockvorlagen
Übersicht 19
U
Umrechnungskurse
Übersicht 14
V
Vorgehensweise
Allgemein 12
Vorlagen
Übersicht 25
W
Währung
Übersicht 13
Währungen
Arten 8
Umrechnung 7
Projektron BCS 7.28

Geld in fremden Währungen anlegen: Eine sinnlose Zockerei?

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