Benutzerhandbuch LBG-Business Agrar Version: 1.0 1 1. 2. 3. Einleitung ......................................................................................................................................... 4 1.1. LBG-Business Agrar: Versionen .............................................................................................. 5 1.2. Installation ................................................................................................................................ 7 1.2.1 Offline .............................................................................................................................. 7 1.2.2 Online ............................................................................................................................... 9 Einstieg ins LBG-Business Agrar .................................................................................................. 11 2.1. Betrieb neu anlegen ................................................................................................................ 11 2.2. Wirtschaftsjahr anlegen .......................................................................................................... 12 2.3. Kontenplan einrichten (Bankkonto mit Bankdaten) ............................................................... 13 2.4. Anfangssalden eintragen ........................................................................................................ 14 2.5. Anlagenbestand erfassen ........................................................................................................ 16 2.6. Vorräte erfassen ...................................................................................................................... 20 2.7. Personenkonten anlegen (Lieferanten / Kunden) ................................................................... 22 Programmbeschreibung .................................................................................................................. 23 3.1. Startmaske .............................................................................................................................. 23 3.2. Aufgaben Übersicht ................................................................................................................ 24 3.2.1. Aufgabe ausführen.......................................................................................................... 24 3.2.2. Aufgabe erledigen (anhand des Beispiels: Anfangssaldo eintragen) ............................. 25 4. Programmpunkt Betrieb ................................................................................................................. 26 5. Programmpunkt Buchungen ........................................................................................................... 27 6. 5.1. Einfache Buchung .................................................................................................................. 27 5.2. Buchung erfassen ................................................................................................................... 29 5.3. Splittbuchungen ...................................................................................................................... 30 5.4. Umbuchung ............................................................................................................................ 31 5.5. Eigenverbauch nach Anteil (Prozent) ..................................................................................... 32 5.6. Eigenverbauch nach Menge (Anzahl) .................................................................................... 32 5.7. Suchfunktion .......................................................................................................................... 33 5.8. Kostenstellen bei Buchungen ................................................................................................. 34 Programmpunkt Bankimport .......................................................................................................... 40 6.1. Vorbereitungen für Bankimport - Festlegen der Buchungsregeln .......................................... 41 6.2. Vorbereitung für Bankimport - Festlegen der Bankkonteninformation ................................. 42 6.2.1. Externe Bankdaten als .csv / .txt abspeichern ................................................................ 42 6.2.2. Konto für Bankimport einrichten ................................................................................... 43 6.1. 7. Bankimport ............................................................................................................................. 45 Programmpunkt Konten ................................................................................................................. 47 2 8. 7.1. Konten – LBG-Business Agrar .............................................................................................. 49 7.2. Neues Konto erfassen ............................................................................................................. 50 7.3. Konto Details.......................................................................................................................... 52 7.4. Kostenstellen .......................................................................................................................... 53 Programmpunkt Nebenbücher ........................................................................................................ 58 8.1. 9. Anlagen .................................................................................................................................. 58 8.1.1. Neue Anlage erfassen ..................................................................................................... 60 8.1.2. Investitionszuschuss zuordnen ....................................................................................... 62 8.1.3. Anlagenabgang erfassen ................................................................................................. 64 8.2. Vorräte erfassen ...................................................................................................................... 65 8.3. Flächen ................................................................................................................................... 67 8.4. Personenkonten anlegen (Lieferanten / Kunden) ................................................................... 68 8.5. Arbeitskräfte ........................................................................................................................... 69 Programmpunkt Auswertungen ...................................................................................................... 70 3 1. Einleitung Effizientes Buchen mit vielen praktischen Zusatzfunktionen, individuelle Anpassungsmöglichkeiten und eine übersichtliche Programmgestaltung ermöglichen eine einfache und zeitsparende Buchführung. Für Kassabuch, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, doppelte Buchführung oder Kennzahlenberechnung ist LBG-Business Agrar die moderne, von LBG und Agrarexperten (Arbeitskreisleiter, Landwirtschaftskammer, Lehrer landwirtschaftlicher Schulen) entwickelte Lösung. Mit den praxisorientierten Auswertungen von LBG-Business Agrar steuern und optimieren Sie Ihren Betrieb und haben bessere Entscheidungsgrundlagen für Investitionsvorhaben, Bankgespräche und vieles mehr. Kurzüberblick Programmumfang Agrar-Kontorahmen mit Produktionsschwerpunkten (z.B. Pflanzenbau) vordefiniert Buchungsautomatiken und Buchungsregeln unterstützen effizientes Buchen Bankimport-Schnittstellen Anlagenverzeichnis und automatische AfA-Verbuchung Personenkonten, Offene Postenverwaltung, Kunden-/Lieferantenauswertungen Kostenstellen und Betriebszweige umfassende betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Grafiken und Kennzahlen → Paket für Arbeitskreise und Meisterkurse Soll-/Ist-Umsatzsteuerverbuchung, Umsatzsteuermeldungen (UVA, ZM), Umsatzsteuerverprobung und Schnittstelle Finanz Online und viele weitere praktische Funktionen. Wir wünschen Ihnen beim Einsatz des LBG-Business Agrar in Ihrem Betrieb viel Erfolg. 4 1.1. LBG-Business Agrar: Versionen Das LBG-Business Agrar ist in verschiedenen Versionen erhältlich und ist wie folgt aufgebaut: Version 1: Einsteiger „Der Einstieg in betriebswirtschaftliche Aufzeichnungen“ Mit dieser Version wird Ihnen der Einstieg in die betriebswirtschaftlichen Aufzeichnungen leicht gemacht. Es richtet sich an Landwirte sowie an Kleinunternehmer, die sich einen Überblick über ihre betriebswirtschaftliche Situation verschaffen möchten. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung (Tabelle S. 6). Version 2: Meister & Arbeitskreis „Die professionelle Weiterbildungssoftware“ Diese Version ist die professionelle Weiterbildungssoftware für landwirtschaftliche Betriebe. Durch zahlreiche Programmfunktionen erfüllt dieses Modul ideal die notwendigen Aufzeichnungen für die Meisterausbildung und Arbeitskreise Unternehmensführung. Dabei stehen folgende Funktionen zur Auswahl (Tabelle S. 6). Version 3: Vollversion „Steuerliche Aufzeichnungspflichten leicht gemacht“ Mit dieser Version können zusätzlich noch die Umsatzsteuermeldungen (UVA, zusammenfassende Meldung) sowie die Umsatzsteuerverprobung automatisiert durchgeführt werden. Weiters steht eine benutzerfreundliche Schnittstelle zu FinanzOnline (U30, U31, U1, ZM) zur Verfügung (Tabelle S. 6). 5 LBG-Business Agrar hat für jede Anforderung die passende Version und wächst mit Ihrem Betrieb mit, denn bei zusätzlich benötigten Funktionen können Sie bequem auf die passende Version upgraden. Einsteiger Meister & Arbeitskreis Vollversion Einsatzbereiche: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – nur für betriebsw., nicht steuerliche Aufzeichnungen Doppelte Buchführung (Bilanz) Umsatzsteuermeldungen – – LK-Arbeitskreise & Meisterausbildung – Agrar-Kontorahmen mit Produktionsschwerpunkten (z.B. Pflanzenbau) vordefiniert Buchungsautomatiken und Buchungsregeln unterstützen effizientes Buchen Anlagenverzeichnis und automatische AfA-Verbuchung Grundstücksverzeichnis und Anbau-, Ernte-, Vieh- & Naturalienregister, Bestands- und Mengenverwaltung – – Personenkonten, Offene Postenverwaltung, Kunden-/Lieferantenauswertungen – Kostenstellen und Betriebszweige – umfassende betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Grafiken und Kennzahlen – Auswertungspaket Arbeitskreise und Meisterkurse – Soll-/Ist-Umsatzsteuerverbuchung, Umsatzsteuermeldungen (UVA, ZM), Umsatzsteuerverprobung und Schnittstelle FinanzOnline (U30, U31, U1, ZM) – – Bankdatenimport (nahezu alle österreichische Banken) LBG-Agrarsoftware BMD: Export und Import – Excel: Export und Import – Leistungsmerkmale: Schnittstellen: 6 1.2. Installation 1.2.1 Offline Zur Erstinstallation von LBG-Business Agrar auf Ihrem Rechner benötigen Sie von uns eine Setup - Datei, die Sie entweder auf CD oder mittels eines Internet-Downloads erhalten. Wenn Sie eine CD bekommen haben, so legen Sie diese in Ihr CD-Laufwerk ein. Wenn die Autostart-Funktion Ihres Rechners aktiviert ist, startet das Setup-Programm des LBG-Business Agrar automatisch. Sollte das nicht der Fall sein, so müssen Sie den Windows-Explorer starten, das CD-Laufwerk auswählen und einen Doppelklick auf die Datei Setup.exe durchführen. Nach einer kurzen Wartezeit erscheint der erste Bildschirm des Installationsprogramms. Klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren. Anschließend werden die benötigten Daten automatisch entpackt und installiert. 7 Freischaltung: Sobald die Installation abgeschlossen ist, können Sie das LBG-Business Agrar mit der erstellten Desktop – Verknüpfung starten. Zu beachten ist, dass beim Erststart des Programms die Datenbanken erzeugt und angelegt werden. Das kann zu kurzen Wartezeiten führen. In weiterer Folge gelangen Sie in die Startmaske des Programms. 8 1.2.2 Online Die Installation der Online Variante des LBG-Business Agrar erfolgt ähnlich der Offline Version. Zur Erstinstallation des LBG - Business Agrar auf Ihrem Arbeitsgerät benötigen Sie von uns eine Setup - Datei, die Sie entweder auf CD oder mittels eines Internet-Downloads von uns erhalten. Nach einer kurzen Wartezeit erscheint das erste Fenster des Installationsprogramms. Klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren um die LBG-Business Agrar Installation zu starten – es werden die Daten automatisch entpackt und installiert. 9 Im nächsten Schritt wird jetzt das Programm installiert. Nach ein paar Sekunden ist die Installation abgeschlossen und es öffnet sich das Anmeldefenster. Hier können Sie sich nun mit Ihren beim Kauf des LBG-Business Agrar erworbenen Daten (Benutzername und Passwort) anmelden. In weiterer Folge gelangen Sie in die Startmaske des Programms. Vorteile der Version Online: - Datenverwaltung und Sicherung auf internen Servern - Datenzugriff von mehreren Rechnern möglich - Keine manuellen Updates mehr notwendig 10 2. Einstieg ins LBG-Business Agrar Im Punkt 2 – Einstieg ins LBG-Business Agrar, werden Ihnen die ersten Schritte des LBG-Business Agrar, angefangen von Betrieb anlegen bis hin zu Personenkonten erfassen, erklärt. Danach steht einem reibungslosen Buchungsstart nichts mehr im Wege. 2.1. Betrieb neu anlegen Nachdem Sie das Programm erfolgreich installiert haben, gelangen Sie in das LBG-Business Agrar. Dort angekommen, legen Sie mithilfe des Funktionsbuttons (1) einen neuen Betrieb an. 1 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung In dieser Maske können Sie die Stammdaten des Betriebes anlegen. Durch Klicken auf Speichern wird der Betrieb gespeichert und das Programm zeigt die Maske Neues Wirtschaftsjahr anlegen an, in der Wirtschaftsjahre für den Betrieb angelegt werden können. Speichern und schließen leitet den Anwender direkt zurück zur Hauptmaske Betrieb ohne ein Wirtschaftsjahr für diesen anzulegen. 11 2.2. Wirtschaftsjahr anlegen 3 3 Hinweis: Wirtschaftsjahre können auch für bereits existierende Betriebe angelegt werden (Klick auf die Kachel des jeweiligen Betriebes in der Hauptmaske, dann Klick auf die Aktionskachel Neues Wirtschaftsjahr anlegen) 12 2.3. Kontenplan einrichten (Bankkonto mit Bankdaten) 1 2 3 Nr 1 2 3 Beschreibung Bevor Sie die Bankimporte durchführen können, müssen Sie zusätzlich zu den Importregeln die jeweiligen Bankkonten zu den Bankverbindungen hinterlegen. Dazu in den Programmpunkt Konten wechseln und die Details des gewünschten Kontos öffnen. Danach gelangen Sie in die Detailansicht des markierten Kontos, wo Sie die Felder für die Bankverbindungsdaten vorfinden und diese eintragen können (Siehe Bsp.: Screen2). Abschließend mittels Funktionsbutton Speichern die eingegeben Bankinformationen abspeichern und Sie gelangen zurück in den Programmpunkt Konten. 13 2.4. Anfangssalden eintragen Der nächste Schritt ist das Eintragen der Anfangssalden Ihrer Konten. 1 2 3 Nr. 1 2 3 Beschreibung Klicken Sie dafür links oben auf das LBG – Symbol. Sie befinden sich jetzt auf der Startmaske des LBG-Business Agrar. Im Bereich Aufgaben finden Sie einige Punkte, die Sie im Programm zuerst erledigen sollten. Eine dieser Aufgaben ist das eintragen der Anfangssalden bevor Sie zu buchen beginnen. Klicken Sie dazu einfach auf Anfangssalden eintragen. 14 In weiterer Folge öffnet sich nun die Kontenübersicht, in der Sie Ihre Anfangssalden eintragen können. 1 Nr. 1 Beschreibung Wenn Sie Ihre Anfangssalden fertig eingetragen haben, können Sie diese Eintragungen mit dem Schalter Speichern und verbuchen festlegen. 15 2.5. Anlagenbestand erfassen Fachwissen: Im Aufgaben - Bereich auf der Startmaske gibt es zu Beginn als weiteren Punkt die Erinnerung, dass Sie Ihren Anlagenbestand erfassen können. Es ist sinnvoll die Anlagen zu Beginn einzutragen. Es ist jedoch möglich die Erfassung der Anlagen zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Hier werden die langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens eines Betriebes erfasst und verwaltet. Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist die Bewertung und Buchung von Zu- und Abgängen des Anlagevermögens und die Ermittlung sowie Verbuchung der Abschreibung. So werden zum Beispiel alle Wertänderungen für Maschinen auf dem Konto 04000 Maschinen erfasst. Für jeden eigenständig nutzbaren Gegenstand wird deshalb eine gesonderte Anlagekarte geführt, die alle relevanten Angaben wie Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer enthält Anschaffungsdatum: Das Anschaffungsdatum nimmt in der Buchhaltung eine wichtige Rolle ein. Aus dem Datum heraus lässt sich zurückführen ob es sich um eine vollwertige oder halbjährliche Abschreibung im Jahr der Anschaffung handelt. Die Grenzzeiten für die AfA: Vollwertige: 1.1 – 31.6 Halbjährlich: Ab 1.7 – 31.12 Anschaffungskosten / Wert (AW): Zusätzlich zum Anschaffungsdatum und der Nutzungsdauer wird mittels Anschaffungswert der AfA – Betrag errechnet. Als Faustregel dafür gilt: AW / ND = AfA Nutzungsdauer (ND): Die Nutzungsdauer gibt an, wie lange eine Wertanlage im Betrieb vorhanden sein soll, bis diese vollständig abgeschrieben ist. Beispiele: PKW 8 Jahre Traktor 15 Jahre 16 Anlagenbestand erfassen 1 Nr. 1 2 Beschreibung Mit einem Klick auf Anlagenbestand erfassen gelangen Sie in die Anlagen – Maske. Dort angelangt haben Sie nun auf der linken Seite verschiedenste Funktionen. Zu Beginn bietet es sich an, dass Sie Ihre Wertgegenstände mithilfe Neue Anlage erfassen eingeben. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann auch die Punkte Investitionszuschuss zuordnen und Anlagenabgang erfassen interessant. Zusätzlich können Sie hier Ihre Anlagen-Daten ausdrucken und ebenfalls exportieren. 17 2 Wenn Sie nun den Punkt Neue Anlage erfassen ausgewählt haben, sollten Sie die abgebildete Maske vor sich haben. Wählen Sie zuerst ein für die Anlage passendes Konto aus. 18 Wenn es sich um einen Altbestand handelt und daher keine Buchung vorhanden ist, dann wählen Sie nach der Auswahl des Kontos den Punkt Anlage ohne Buchung erfassen. Jetzt können Sie Ihre Anlage eintragen. (Bsp.: Alt Traktor der bereits abgeschrieben wurde, aber ins Anlagenverzeichnis aufgenommen werden soll.) Das LBG-Business Agrar bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, dass Sie eine Anlage anhand einer bereits zuvor getätigten Buchung anlegen können. Mit dem Schalter Speichern können Sie Ihre Eingabe der Anlage abschließen. Auf diese Art und Weise können Sie jetzt Ihre gesamten Anlagen erfassen. 19 2.6. Vorräte erfassen 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung In einem weiteren Schritt können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Nebenbücher zum Punkt Vorräte gelangen. Um einen Vorrat anzulegen wählen Sie den Menüpunkt Neuen Vorrat erfassen. 20 2 Tragen Sie jetzt alle wichtigen Daten des Artikels wie Bezeichnung, Einheit, Menge und Preis ein und beenden Sie ihre Eintragungen mit Speichern. Auf diese Art und Weise können Sie nun Ihr Vorratsverzeichnis anlegen. 21 2.7. Personenkonten anlegen (Lieferanten / Kunden) Unter den Personenkonten legen Sie Ihre Kunden sowie Ihre Handelspartner / Lieferanten an. Das bringt den Vorteil, dass Sie anschließend bei Ihren laufenden Buchungen die Möglichkeit haben, Ihre Kunden bzw. Handelspartner zu hinterlegen. Damit können Sie spezielle Auswertungen nach Kunden durchführen. Natürlich ist es auch möglich, dass Sie die Eingabe der Kunden und Lieferanten später durchführen. Jedoch haben Sie dann nicht die Möglichkeit, gleich zu Beginn, Ihre Buchungen mit den Kunden zu verknüpfen. Gratulation! Nun haben Sie die Grunddaten Ihres Betriebes eingetragen und somit steht den laufenden Aufzeichnungen (Buchungen) nichts mehr im Wege. 22 3. Programmbeschreibung Im Punkt 3 – Programmbeschreibung, wird auf die einzelnen Programmpunkte sowie Funktionen, welche Ihnen das LBG-Business Agrar bietet, Stellung genommen und ausführlich erklärt. Diese soll zum Nachlesen der Programmpunkte verwendet werden. Falls dennoch weitere Fragen auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an die Hotline der LBGComputerdienst unter folgender: Tel.Nr. 02262 / 64234 3.1. Startmaske 1 3 2 4 5 Nr. 1 2 3 Beschreibung Die Kopfleiste ist über das gesamte Programm hinweg gleich aufgebaut und seitenübergreifend. Im linken Bereich werden der Betrieb sowie das Wirtschaftsjahr ausgewählt. Alle Bearbeitungen die in der Kopfleiste durchgeführt werden, beziehen sich immer auf den links oben ausgewählten Betrieb und Wirtschaftsjahr. Im rechten Bereich der seitenübergreifenden Kopfleiste wird der Benutzername angezeigt. Außerdem befinden sich hier die Funktionen um den aktuellen Betrieb zu bearbeiten , ein Hilfebutton sowie ein Schließen-Symbol, um das Programm zu beenden. Die Navigationsleiste ist ebenfalls seitenübergreifend über das gesamte Programm hinweg vorhanden und befindet sich direkt unterhalb der Kopfleiste. Diese enthält das Hauptmenü. An erster Stelle ist das LBG-Logo platziert, welches gleichzeitig immer ein Link auf den Startbildschirm vom LBG-Business Agrar ist. Neben dem Logo sind die Programmpunkte: Buchungen, Bankimport, Konten und Auswertungen, jeweils mit einem Symbol versehen dargestellt. Bewegt man die Maus über einen Programmpunkt, so wird dieser farblich hervorgehoben. Sie sehen oben in der Navigationsleiste, farblich hervorgehoben in welchem Programmpunkt Sie sich befinden. 23 4 5 Im Inhaltsbereich des Startscreens wird Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Bereiche dargestellt. Aufgaben: Die erste Kachel Aufgaben zeigt Ihnen, welche offenen Aufgaben Sie zu erledigen haben. Die einzelnen Textzeilen mit dem anschließenden stellen „Links“ dar, die Sie per Klick direkt zur jeweiligen Maske führen. Favoriten: Neben der Aufgaben Kachel haben Sie die Möglichkeit vier Favoriten zu platzieren. Diese führen Sie mit nur einem Klick zur hinterlegten Maske. Informationen: Hier werden Daten zum jeweils ausgewählten Betrieb angezeigt - Anzahl an erfassten Wirtschaftsjahren (WJ) und abgeschlossene WJ. Die Fußzeile ist seitenübergreifend und enthält Informationen zum Programm, wie beispielsweise im linken Bereich Name und Versionsnummer der Software, im rechten Bereich wird die Benutzergruppe, die Kundennummer, sowie die Information ob die online oder offline Variante der Software verwendet wird. 3.2. Aufgaben Übersicht Dieser Screen wird durch einen Klick auf die Aufgaben-Kachel der Startmaske betreten. Er zeigt die Aufgaben, die zu erledigen sind, in einer chronologisch geordneten Liste an. Die Spalten sind Kategorie, Bezeichnung, Verweis sowie die Buttons Erledigt und Information. Zusätzlich können Sie eine Filterfunktion verwenden, mit welcher man die Aufgaben in fünf Kategorien gliedern kann. Nach betätigen des Häkchens wird die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet. Wenn man jedoch Änderungen vornehmen möchte, ist dies mithilfe des Wieder öffnen Buttons möglich. Zusätzlich findet man unter dem Info – Button genauere Funktionen zu den einzelnen Aufgaben. 3.2.1. Aufgabe ausführen Durch betätigen des Verweises Aufgabe ausführen werden Sie zum jeweiligen Programmteil automatisch weitergeleitet, wo Sie anschließend die Aufgabe erledigen können (zB: Anfangssalden bei den Konten eintragen). 24 3.2.2. Aufgabe erledigen (anhand des Beispiels: Anfangssaldo eintragen) 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung In der Spalte Betrag können Sie Ihre Anfangsstände eintragen. Speichern und Verbuchen: Mit Hilfe des Buttons werden die Salden gespeichert und ins Buchungsjournal übertragen. Zusätzlich wird diese Tätigkeit in der Aufgabenmaske als erledigt markiert. 25 4. Programmpunkt Betrieb Im Programmpunkt Betrieb können die Betriebe mit LBG-Business Agrar verwaltet, angelegt und editiert werden. Sie bilden gemeinsam mit den Wirtschaftsjahren die grundlegende Verwaltungseinheit des Programms – alle Vorgänge im LBG-Business Agrar beziehen sich auf Ihren ausgewählten Betrieb in Kombination mit einem Wirtschaftsjahr. 1 Nr. 1 Beschreibung Die blauen Kacheln zeigen Ihnen die Zahl der aktuell im LBG-Business Agrar vorhandenen Betriebe an, diese sind mit deren Namen durch die blauen Kacheln links vom LBG-Business Agrar dargestellt. Darunter befinden sich die Aktionskacheln Neuen Betrieb anlegen. Wie man einen neuen Betrieb beziehungsweise ein Wirtschaftsjahr anlegt – können Sie unter: 2. Einstieg ins LBG-Business Agrar nachlesen. 26 5. Programmpunkt Buchungen Diese Hauptmaske wird durch den Programmpunkt Buchungen betreten und dient der Erfassung verschiedenster Buchungen. 5.1. Einfache Buchung 1 2 3 4 5 7 Nr. 1 2 3 4 5 Beschreibung Der Programmpunkt Buchungen wird farblich hervorgehoben, um Ihnen Ihre aktuelle Position im Programm darzustellen. Anhand des Zurück-Buttons haben Sie die Möglichkeit in das vorherige Fenster zu wechseln. Der Zurück-Button steht Ihnen auch in jedem anderen Untermenü zur Verfügung. In der linken Spalte wird auf allen Seiten die sogenannte Navigationskachel angezeigt wie im oben dargestellten Screen die quadratisch blaue Kachel. Diese gibt Ihnen Auskunft über die aktuelle Position in der Sie sich befinden, sowie auch Auskunft über das Wirtschaftsjahr und inhaltsspezifische Auskünfte zum jeweiligen Bereich, in dem man sich befindet. So enthält die Kachel im Programmpunkt Buchungen die Information, in welchem Wirtschaftsjahr Sie sich befinden. Unterhalb der Navigationskachel befinden sich Funktionsbuttons (= rote Kacheln). Die Funktionsbuttons sind auf allen Seiten an dieser Stelle positioniert. Die Funktion der Buttons ist abhängig davon, in welchem Programmpunkt Sie sich befinden. Im Bereich Buchungen stehen Ihnen die Funktionsbuttons Neue Buchung erfassen sowie In Splittbuchung umwandeln zur Verfügung. An letzter Stelle der linken Spalte befinden sich die Output-Buttons (= orange Kachel). Diese Buttons liefern Ihnen jeweils die Inhalte in einer anderen Darstellungsform. Der Button Drucken ruft z.B. die Funktion zum Ausdrucken der Buchungsmaske auf. Der Button Exportieren ermöglicht den CSV-Export des Buchungsjournals. 27 6 Unterhalb des Filterbereichs befindet sich die Buchungsmaske. Diese ist anfangs deaktiviert und wird erst aktiv, wenn Sie auf Buchung erfassen klicken. Im Gegenzug werden nun alle übrigen Eingabebereiche der Hauptmaske (z.B. Filterbereich) deaktiviert. In der blauen Kopfzeile der Buchungsmaske kann per Dropdownfeld zwischen folgenden Buchungsvarianten gewählt werden: - Einfache Buchung - Splittbuchung - Umbuchung - Eigenverbrauch nach Menge (Anzahl) - Eigenverbrauch nach Anteil (%) Abhängig von der Auswahl ändern sich die Eingabefelder der Buchungsmaske. Die Auswahl Einfache Buchung ist standardmäßig vorausgewählt. Im rechten Bereich der Kopfzeile der Buchungsmaske wird immer das Buchungsdatum dargestellt. In der nächsten Zeile sind folgende Eingaben zu tätigen: - Beleg-Nummer - Beleg-Datum - Einnahme/Ausgabe - Führendes Konto Anhand des Rechts „Erweiterte Ansicht öffnen“ erhalten Sie noch zusätzliche Eingabefelder in der Buchungsmaske, für den Eintrag von Mengen- und Lieferantenangaben. In der zweiten Zeile sind einzutragen: - Buchungstext - Gegenkonto - USt. in % - Betrag brutto Mit den / Icons kann der Benutzer zwischen Einnahme und Ausgabe umschalten. Durch Klick auf die Schaltfläche erweiterte Ansicht erscheinen unterhalb der Buchungszeile noch zusätzliche Eingabefelder: - Kunde/Lieferant - Menge - Einheit Diese können mit Klick auf dieselbe Schaltfläche auch wieder ausgeblendet werden. Haben Sie alle Daten zur Buchung eingetragen, wird die Buchung per Bestätigung des Buttons Verbuchen im System erfasst. Die Buchung erscheint sofort als neue Zeile im Journal, unterhalb der Buchungsmaske. 28 6 7 Mit Abbrechen verlassen Sie den Buchungsmodus, die Buchungsmaske wird deaktiviert, alle übrigen Eingabebereiche der Hauptmaske dafür wieder aktiviert. Um eine schnelle Eingabe zu ermöglichen, können Sie auch per Tabulatortaste oder per Entertaste von einem Feld zum nächsten Buchungsfeld weiterspringen. Bei Navigation mit Tabulatortaste werden nur beschreibbare Felder angesprungen. Unterhalb der Buchungsmaske wird das Journal mit den letzten Buchungen angezeigt. Das Journal ist nach Beleg-Nr. sortiert. Die einzelnen Spalten lassen sich per Klick auf die Spaltenüberschrift sortieren. Nach welcher Spalte sortiert wird, wird durch das Icon neben der Spaltenüberschrift dargestellt. Im oben angeführten Screen wird nach Beleg-Nr. sortiert (Standardeinstellung). Die Pfeilrichtung kennzeichnet, ob auf- oder absteigend sortiert wird. Spalte Betrag EUR: Hier werden Ausgaben (immer auch mit - vorangestellt) immer in roter Schriftfarbe und Einnahmen (immer auch mit + vorangestellt) immer in grüner Schriftfarbe dargestellt, um so rasch zwischen Einnahme und Ausgabe unterscheiden zu können. Zu beachten ist das Privatbuchungen schwarz markiert werden. Am Ende jeder Zeile befindet sich ein Bearbeiten-Symbol. Klicken Sie auf das BearbeitenSymbol, so können Sie den entsprechenden Buchungssatz editieren. 5.2. Buchung erfassen 1 4 2 3 Nr. 1 2 Beschreibung Angekommen im Programmteil neue Buchung erfassen, können Sie zu Beginn festlegen um welche Buchungsart es sich handelt. Hier stehen Ihnen folgende Varianten zur Auswahl: Einfache Buchung, Splitt-Buchung, Umbuchung. Nach der ausgewählten Buchungsart starten Sie mit der eigentlichen Buchung. Zu Beginn legen Sie die Belegs-Nr., das Datum sowie ob es sich um eine Einnahme / oder Ausgabe handelt fest. Danach wählen Sie unter führendes Konto das Konto, auf welches Geld ein29 3 4 oder abgeht, aus. (siehe Bsp.: Screen). Anschließend tragen Sie im Feld Gegenkonto, je nachdem ob das Geld ein- oder abgeht, das betroffene Konto ein. Nachdem Sie die beiden Konten ausgewählt haben, ist es Ihnen möglich den jeweiligen USt. Prozentsatz sowie die Betragssumme festzulegen. Im Punkt 3 werden Ihnen Ihre Buchungen mithilfe eines Buchungsjournals angezeigt. Das Journal können Sie je nach belieben eigens anordnen sowie sortieren. Standardmäßig wird dieses nach Beleg-Nr. chronologisch gereiht. Unter Punkt 4 haben Sie die Möglichkeit Ihre Buchungen zu hinterlegen / speichern = Buchungsregeln erstellen. Dieser Vorgang bietet Ihnen den Vorteil, dass Ihre zuvor eingegeben Buchungseinstellungen abgespeichert werden und als Vorlage für neue Buchungen jederzeit zur Verfügung stehen. Das heißt, wenn Sie beispielsweise die gleiche Buchung erneut verbuchen wollen. Können Sie im Buchungstext die jeweilige Buchungsregel auswählen und die restlichen Felder werden, wie zuvor abgespeichert, automatisch ausgewählt. Vereinfachtes, schnelleres Buchung wird Ihnen somit geboten. 5.3. Splittbuchungen Das LBG-Business Agrar ermöglicht Ihnen eine Buchungserfassung in Form von Splittbuchungen. Das ist z.B. dann notwendig, wenn eine Eingangsrechnung auf mehreren Konten aufgeteilt werden soll oder unterschiedliche Umsatzsteuersätze benötigt werden. 1 2 3 Nr. 1 2 3 Beschreibung Nach der ausgewählten Buchungsart Splittbuchung wird Ihnen ein neues Fenster für die Splittbuchungen angezeigt, welches zusätzliche Eingabefenster im Vergleich zur einfachen Buchung bietet. Der Grundvorgang ähnelt der einfachen Buchung. Sie starten wie gewohnt mit der Beleg-Nr., dem Datum sowie ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Im Punkt 2 tragen Sie den gesamt Brutto Betrag der ausgewählten Rechnung ein. Danach tragen Sie die Gegenkonten und die einzelnen Brutto Beträge auf die gewünschten Splittbuchungen ein. Wichtig ist: in Summe müssen die Bruttobeträge mit dem zuerst oben angeführten Summe Bruttobetrag übereinstimmen. Das Abschließen einer Splittbuchung erfolgt gleich wie das einer Einfachen Buchung. Durch das betätigen des Verbuchen Buttons wird die Buchung abgeschlossen und im Buchungsjournal ausgewiesen. 30 5.4. Umbuchung Bei Umbuchungen handelt es sich um Buchungen, wo kein unmittelbarer Geldfluss erfolgt (Zweite und Dritte Kontoklasse sind nicht betroffen). Dies sind innerbetriebliche Umbuchungen, welche zur objektiven Darstellung des Rechnungsabschlusses unbedingt erforderlich sind und im Regelfall per Datum 31.12. des Jahres erfolgen. Nr. 1 2 3 Beschreibung Ist die Buchungsart Umbuchung ausgewählt, wird Ihnen ein neues Fenster für die Umbuchungen angezeigt, welches zusätzliche Eingabefenster im Vergleich zur einfachen Buchung bietet (ähnlich der Splittbuchung). Der Grundvorgang ähnelt der einfachen Buchung: Sie starten wie gewohnt mit der Beleg-Nr., dem Datum sowie um welches Umbuchungskonto es sich handelt. Im Punkt 2 tragen Sie den gesamt Brutto Betrag der ausgewählten Rechnung ein. Danach tragen Sie die Gegenkonten und die einzelnen Brutto Beträge auf die gewünschten Umbuchungen ein. Wichtig ist: in Summe müssen die Bruttobeträge mit dem zuerst oben angeführten Summe Bruttobetrag übereinstimmen. Das Abschließen einer Umbuchung erfolgt gleich wie das einer Einfachen Buchung. Durch das betätigen des Verbuchen Buttons wird die Buchung abgeschlossen und im Buchungsjournal ausgewiesen. 31 5.5. Eigenverbauch nach Anteil (Prozent) In dem Programmteil Eigenverbrauch nach Anteil (Prozent) können Sie den prozentuellen Anteil, zB.: Strom, der zu einen gewissen Prozentsatz auch privaten Zwecken dient verbuchen. 1 2 3 Nr. Beschreibung Der Programmteil Eigenverbrauch nach Anteil (Prozent) dient der Verbuchung von prozentuellem Eigenverbrauch. Im Punkt 2 tragen Sie den gesamt Brutto Betrag des ausgewählten Kontos ein. Danach tragen Sie das Gegenkonto und den dazugehörigen Brutto Betrag in das passende Feld ein. Das Abschließen einer Eigenverbrauch Buchung erfolgt gleich wie das einer anderen Buchung. Durch das betätigen des Verbuchen Buttons wird die Buchung abgeschlossen und im Buchungsjournal ausgewiesen. 1 2 3 5.6. Eigenverbauch nach Menge (Anzahl) Diese Buchungsmaske dient der mengenmäßigen Erfassung von Eigenverbrauch. Es können Zusätzlich zu den regulären Grunddaten (Beleg-Nr., Datum) die Felder Menge, Einheit und Einzelpreis Brutto eingegeben werden, aus denen sich der verbuchbare Bruttogesamtbetrag errechnet. 1 2 2 3 32 Nr. Beschreibung Der Programmteil Eigenverbrauch nach Menge (Anzahl) dient der Verbuchung von mengenmäßigem Eigenverbrauch. Im Punkt 2 tragen Sie den gesamt Brutto Betrag des ausgewählten Kontos ein. Danach tragen Sie das Gegenkonto und den dazugehörigen Brutto Betrag in das passende Feld ein. Bevor die Buchung abgeschlossen werden kann, können Sie zusätzlich den Kunden/Lieferanten, die Menge und die Einheit (Anzahlen) in die Buchung eintragen. Anschließend wird die Buchung mittels Verbuchen abgespeichert und im Journal angezeigt. 1 2 2 3 5.7. Suchfunktion Die Suchfunktion im LBG-Business Agrar ermöglicht es Ihnen mithilfe folgender Kriterien Ihr Buchungsjournal zu durchsuchen: - Alles Spalten Beleg-Nr. Datum Buchungstext Konto Weitere 1 2 3 Nr. 1 2 3 Beschreibung Bei Punkt 1 wählen Sie Ihren gewünschten Suchfilter aus. Anschließend grenzen Sie den Suchbereich mittels Datumseingabe ein. Bsp.: 11.06.2015 und starten mit Klicken auf den Aktionsbutton „Suchen“ den Suchvorgang. Im Buchungsjournal wird danach Ihr gewünschter Suchzeitraum ausgewiesen und nach Datum absteigend sortiert. 33 5.8. Kostenstellen bei Buchungen Die Kostenstellenfunktion im Programmpunkt Buchungen ermöglicht es Ihnen, den anfallenden Kosten oder Einnahmen einer Kostenstelle zuzuordnen – möglich mit % Anteil. Um diese Funktion verwenden zu können, müssen Sie zuerst die gewünschten Kostenstellen im Programmpunkt Konten hinterlegen. 1 Nr. 1 Beschreibung Bei Punkt 1 klicken Sie auf Kostenstellen verwalten. 2 2 Danach gehen Sie auf den Funktionsbutton Neue Kostenstelle anlegen. 34 3 3 Hier legen Sie Ihre Kostenstelle wie folgt an: - Nummer (Reihenfolge) - Bezeichnung der Kostenstelle - Art der Kostenstelle (Haupt- oder Hilfskostenstelle) 4 5 4 5 Zuerst tragen Sie Ihre Buchungsdetails ein. (siehe Kapitel Buchungen) Anschließend klicken Sie auf Kostenstellenfunktion zu gelangen. das Taschenrechner Symbol, um in die 35 6 6 Danach wählen Sie Ihre Kostenstelle/n aus, in unserem Fall Landjugend Ball und Sportfest, weisen den Anteil zu und das Programm errechnet den %-Anteil an der Kostenstelle. Abschließend wird das ganze mit dem OK Button bestätigt. 36 5.9. Ausgangs- und Eingangsrechnung: Im LBG-Business Agrar gibt es die Möglichkeit seine Rechnung in der Buchungsmaske zu verwalten. Es ist vorab zu unterscheiden ob es sich um eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung handelt bzw. ob es einen Kunden oder Lieferanten betrifft. Nachdem Sie Ihre Personenkonten angelegt haben, können Sie ihre Rechnung im Programmpunkt Buchungen verzeichnen. Ausgangsrechnung anhand des Lagerhaus Beispiels – Weizen Verkauf: 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung Wichtig ist, dass Sie unter Beleg-Kreis AR auswählen, damit das LBG-Business Ihre Rechnungen, wenn diese später bezahlt wurden, zuteilen kann. Als führendes Konto wählen Sie eins von Ihren davor angelegten 20000er Kundenkonto aus. Buchungstext geben Sie wie gewohnt ein – in unserem Beispiel „Weizen 2015“. Als Gegenkonto wählen Sie das betroffene Ertragskonto aus und tragen einen Brutto Beitrag ein. 37 3 3 Anhand des in Rot gekennzeichneten Offenen-Rechnungen Symbol erkennen Sie im Buchungsjournal welche Posten noch offen sind. Zusatz: Diese offenen Posten werden auch im Programmpunkt Auswertungen unter OP-Liste angezeigt. 4 5 4 5 Als nächstes wollen wir unseren Geld Zugang verbuchen. Wir bekommen die Weizen Rechnung vollständig und die Gersten Rechnung nur teilweise ausbezahlt. Um solche Buchungsfälle zu hinterlegen, wechseln Sie auf die Buchungsart Splittbuchung. Hier ist die Splittbuchung, so wie unter Punkt: 5.3 Splittbuchung zu verbuchen. Was hier neu dazu kommt ist auf der rechten Seite die Dropdown Auswahl der betreffenden Rechnung. Dieser Schritt ist für die eigentliche Rechnungsabstattung von Bedeutung! 38 6 Anhand des Abgestattet Symbol erkennen Sie, welche Rechnungen bereits abgestattet und somit nicht mehr offen sind – wurden bereits Bezahlt. Somit werden diese Rechnungen auch nicht mehr in den Auswertungen unter Offene Posten angezeigt. Der dargestellte Vorgang anhand des AR Beispiels funktioniert gleich für die ER – Eingangsrechnung. 39 6. Programmpunkt Bankimport Sofern Sie Ihr Konto bei einer Bank haben, dessen Electronic-Banking vom LBG-Buisness Agrar (.csv,.txt Format) unterstützt wird, sollten Sie diesen Programmpunkt auf alle Fälle nutzen. Er erleichtert Ihnen nicht nur wesentlich die Erfassungsarbeit, sondern erspart Ihnen auch allfällige Abstimmungsarbeiten mit Ihrem Bankkonto. Alle am Kontoauszug vorhandene Zeilen werden vom Programm übernommen und in das Buchungsjournal eingetragen. Sie brauchen die Buchungen nur mehr mit einem Gegenkonto versehen. Nr. 1 2 3 4 1 2 3 4 Beschreibung Neuer Import: den eigentlichen Bankimport durchführen, dieser sollte aber erst nach Anlage der Importregeln und Hinterlegung der Kontoinformationen gestartet werden. Importierte Buchungen: Hier können Sie die abgespeicherten Buchungen öffnen und zugleich überprüfen. Zusätzlich können Sie in diesem Programmteil die importierten Buchungen bearbeiten. Importregeln: Bevor ein Bankimport gestartet werden soll, sollten Sie die Importregeln für die gewünschten Konten festlegen. z.B.: Welcher Buchungstext für eine importierte Überweisung verwendet werden soll. Falls ein falscher Bankimport durchgeführt wurde, können Sie unter Punkt 4 den eingespielten Import wieder entfernen. 40 6.1. Vorbereitungen für Bankimport - Festlegen der Buchungsregeln 1 3 2 Nr 1 2 3 Beschreibung Um Ihre gewünschten Importregeln zu erstellen, wechseln Sie bitte im Programmpunkt Bankimporte in den Unterpunkt Importregeln. Im Programmteil Importregeln klicken Sie anschließend auf der linken Seite auf das Funktionsfeld Importregeln erstellen. Danach gelangen Sie in das Fenster Importregeln bearbeiten. Dort angekommen können Sie Ihre eigenen Buchungsregeln festlegen (siehe Bsp.: Screen2). In dem Feld Erkennungszeichenfolge im Buchungstext wird die Zeichenfolge eingegeben, welche auf den Bankimport gesucht werden soll. Siehe Bsp.: Screen2, wenn in der Buchungszeile des Bankimports die Zeichenfolge BO Rechnung A1 Telekom Austria AG vorkommt soll im LBG-Business Agrar der Text Handy monatlich BOB verwendet werden. 41 6.2. Vorbereitung für Bankimport - Festlegen der Bankkonteninformation 6.2.1. Externe Bankdaten als .csv / .txt abspeichern 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung Die meisten heimischen Banken bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre Kontobuchungen als .csv oder als .txt Datei abzuspeichern. Dazu rufen Sie bitte die Homepage Ihrer Bank auf – Bsp.: Anhand von Raiffeisenbank (https://banking.raiffeisen.at/). Wenn Sie noch keinen Online-Zugang für Ihr Konto (E-Banking) besitzen, kontaktieren Sie Ihre Bankberater und binnen der nächsten Tage sollte Ihnen ein Benutzerkonto freigeschalten werden. Je nach Bank unterscheidet sich hier das Login Fenster. In unserem Beispiel erfolgt der Login mittels 8-stelliger Verfügernummer und Pin. 42 3 4 Nr. 3 4 Beschreibung Eingeloggt im E-Konto navigieren Sie bitte auf der Linken Seite zu den Punkt Konten – Umsätze. Dort angekommen wählen Sie das gewünschte Zielformat für Ihre Buchungen aus (.csv / .txt), starten das Exportieren mit Datei erstellen und speichern die Datei in Ihrem gewünschten PC-Verzeichnis (Bsp.: Desktop). 6.2.2. Konto für Bankimport einrichten 1 2 43 Nr. 1 2 Beschreibung Für das hinterlegen der Bankinformationen eines Kontos, wechseln Sie in den Programmpunkt Konten. Anschließend wechseln Sie in die Detailansicht des gewünschten Bankkontos mit der Funktionstaste Details. 3 4 Nr. 3 4 Beschreibung Im Punkt 3 können Sie Ihre Bankspezifischen Details sowie den Steuersatz in % für das Bankkonto hinterlegen. Ausschlaggebend für den Bankimport ist jedoch das Importmodell für den Bankimport. Mit diesem wird festgelegt, welches Ausgangsformat die zu importierende Datei hat, um einen reibungslosen Bankimport zu gewähren. 44 6.3. Bankimport Buchungsregeln erstellt, Kontoinformationen hinterlegt und Importdateien (.csv,.txt) abgespeichert – somit steht dem eigentlichen Bankimport nichts mehr im Wege. Schritt 1: 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung Unter dem Programmpunkt Bankimport – Neuer Import, erfolgt der eigentliche Import der Bankbuchungen in das LBG-Business. Sie starten mit der Auswahl, um welche Bank es sich handelt (Bsp.: Raiffeisenbank). Anschließend wählen Sie mit der Funktion Durchsuchen…Ihre zuvor abgespeicherte .csv oder .txt Datei aus und starten den Datenaustausch mit dem Funktionsbutton Importieren. 45 Schritt 2: 1 2 2 3 Nr. 1 2 3 Beschreibung Danach gelangen Sie in den Programmteil importierte Buchungen, welchen Sie jederzeit auch im Programmpunkt Bankimport aufrufen können. Im Punkt 2 tragen Sie, für die zuvor importierten Buchungen, die Gegenkonten manuell oder mit Hilfe der Funktion Importregeln auf Buchungen anwenden ein. (Bsp.: Diesel für MF) Abschließend bestätigen und übertragen Sie die importierten Dateien in Ihr Buchungsjournal durch betätigen des Buttons Ausgewählte Zeilen verbuchen. 46 7. Programmpunkt Konten Im Programmpunkt Konten besteht die Möglichkeit einen für sich individuellen Kontorahmen zu erstellen und abzuspeichern (Konten aktivieren und deaktivieren). Das bringt den Vorteil, dass nur mehr Konten, welche für Sie relevant sind, angezeigt und zur Verfügung stehen – Somit wird ein schnelleres Arbeiten und die passende Übersicht gewährleistet. Fachwissen: Konten: Konten sind zweiseitige Rechenfelder, auf denen der Buchungsstoff erfasst wird. Somit bilden Konten die Verbindung zwischen Eröffnungs- und Schlussbilanz. Man unterscheidet zwischen Bestandes-, Erfolgs- und Privatkonten. Bestandeskonten: Bei den Bestandeskonten ist zwischen aktiven und passiven Bestandeskonten zu unterscheiden. Aktive: (Kontenklasse 0, 1, 2) Gebäude, Maschinen, Bank, Kassa,.. Passive: (Kontenklasse 3) Darlehen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen,.. Erfolgskonten: Bei den Erfolgskonten ist zwischen den Ertrags- und den Aufwandskonten zu unterscheiden. Ertragskonten: (Kontenklasse 4, 8) Die Ertragskonten sammeln den Ertrag des Betriebes welcher in einem WJ anfällt. Bsp.: 4XXX Erzeugungs- und Leistungserlöse,.. 8XXX Zinserträge, außerordentliche Erträge,.. Aufwandskonten: (Kontenklasse 5, 6 , 7) Die Aufwandskonten sammeln die laufenden Aufwände während eines WJ. Bsp.: 5XXX Rohstoffe, Betriebsstoffe, Heizmaterial,.. 6XXX Löhne, Gehälter, gesetzlicher Sozialaufwand,.. 7XXX Abschreibung Gebäude, Instandhaltung KFZ, Telefon,.. Privatkonten und Kapitalkonten: Diese Konten gehören zu der Kontenklasse 9 und beschreiben den gesamten Privatverbrauch des Jahres und auch die außerlandwirtschaftlichen Gelder, die in den Betrieb fließen. Für die Bilanz von Notwendigkeit sind mindestens die Konten; Privatentnahme und Privateinlagen. 47 Kontenplan: Um die Bezeichnung der einzelnen Konten zu vereinheitlichen, gibt es den österreichischen Einheitskontenrahmen. Dieser Kontorahmen dient grundsätzlich als Vorlage – muss aber nicht eingehalten werden! Kontenklasse 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Bezeichnung Anlagenvermögen (Maschinen, Gebäude) Vorräte (Saatgut) Sonst. Umlaufvermögen (Kassa, Bank) Passive (AIK, Darlehen) Betriebliche Erträge (Leistungserlöse) Materialaufwand (Treibstoff, Dünger) Personalaufwand (Lohn) AfA und sonstiger betriebliche Aufwendungen (Steuern, Versicherung) Finanzerträge, - aufwände und öffentliche Gelder 9 Privat- und Kapitalkonto, Abschlusskonten Kontenart Aktiv. Bestandskonten Aktiv. Bestandskonten Aktiv. Bestandskonten Passiv. Bestandskonten Ertragskonten Aufwandskonten Aufwandskonten Aufwandskonten Ertrags-und Aufwandskonten 48 7.1. Konten – LBG-Business Agrar 1 2 3 Nr. 1 2 3 Beschreibung Such- bzw. Filterfunktion, mit welcher Sie Ihre gewünschten Konten nach den festgelegten Kriterien anzeigen lassen können. Navigationskacheln unterteilt in mehrere Kacheln: - Konten: hier werden Ihre aktivierten Konten sowie das aktuelle Wirtschaftsjahr angezeigt. - Neues Konto anlegen: ermöglicht es Ihnen ein neues Konto Ihrem Kontorahmen zuzufügen. - Kostenstellen verwalten: ermöglicht Kostenstellen für Buchungen anzulegen. - Kontenblatt: Auswertung die alle Buchungen eines Kontos in dem Zeitraum 1.1 -31.12 wiedergibt. - Drucken: ermöglicht es Ihnen den aktuellen Kontorahmen als .pdf Datei abzuspeichern sowie auszudrucken - Exportieren: Kontorahmen kann als .csv Datei abgespeichert und nachbearbeitet werden Hier stehen Ihnen die Funktionsfelder: - Buchungen anzeigen - Details - Bearbeiten 49 7.2. Neues Konto erfassen Anhand des Treibstoff für MF Beispiels 1 Nr. 1 Beschreibung Um ein neues Konto anzulegen, wechseln Sie in den Programmpunkt Konten und navigieren Sie zu dem Punkt Neues Konto anlegen (linke Seite). 50 2 3 , 4 Nr. 2 3 4 Beschreibung Mithilfe der Funktion „neues Konto erfassen“, haben Sie jetzt die Möglichkeit beliebige, für Sie zutreffende Konten anzulegen. Zuerst legen Sie fest um welche Kontengruppe es sich handelt und duplizieren ein bereits vorhandenes Konto. Danach tragen Sie unter dem Konto Stammdaten Ihre Kontonummer, Bezeichnung, wenn gewünscht eine Zusatzbezeichnung, die korrekte Einheit sowie den richtigen Steuersatz für Ihr neues Konto ein. Abschließend bestätigen und legen Sie Ihr neues Konto mit dem „Speichern“ Button an. 51 7.3. Konto Details 1 Nr Beschreibung Im Programmpunkt Konten können Sie neben den direkt aufgelisteten Konten mithilfe der beiden Symbole: 1 = In die Kontendetails = die verbuchten Buchungen auflisten lassen wechseln. 52 7.4. Kostenstellen Fachwissen: Im Programmpunkt Konten werden alle Einstellungen vorgenommen, welche die Konten im LBG-Business Agrar betreffen. Hier besteht auch die Möglichkeit eigene Kostenstellen für Ihren Betrieb anzulegen. Es ist sinnvoll die Kostenstellen zu Beginn einzutragen (siehe 2. Einstieg ins LBG-Business Agrar), es ist jedoch jederzeit möglich die Erfassung der Kostenstellen zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Prinzip der Kostenstellen: Der entscheidende Vorteil, wenn man seine betrieblichen Aufzeichnungen mithilfe der Kostenstellen erweitert, ist die Kostenaufteilung. Es ist Ihnen somit möglich eigene Haupt- sowie Hilfskostenstellen anzulegen und Ihre Betriebskosten dementsprechend aufzuteilen. Somit sehen Sie, in welchen Betriebsbereichen die höchsten bzw. niedrigsten Kosten für die Produktion auftreten – die Grundlage für die Kostenrechnung sowie Optimierung des Betriebes. Hauptkostenstelle: Hauptkostenstellen sind in der Kostenstellenrechnung die Positionen, welche ihre Leistung direkt an die Leistungsprozesse des Produktes abgeben. Zu diesen Leistungsprozessen gehören zum Beispiel der Verkauf (Bsp.: Getreideverkauf), die Produktion (zB.: Schweinemast) oder die Verwaltung (zB.: Versicherungen) des Produktes. Hilfskostenstelle: Hilfskostenstellen beschreiben in der Kostenstellenrechnung die Positionen, welche ihre Leistung an die Hauptkostenstellen abgeben. Aus diesem Grund erfolgt die Zuteilung zu einem Produkt indirekt und nicht direkt auf den Kostenträger. Die Verteilung auf die Hauptkostenstellen erfolgt über einen entsprechenden Verteilungsschlüssel (% - Satz). 53 Kostenstellen anhand des Zukaufs von Diesel: Erstellen der Kostenstellen: Verbuchung: 54 Aufteilung der Kosten des Dieselzukaufs: Durch das Anlegen der Hauptkostenstellen Ackerbau sowie Weinbau, zu 70% bzw. 30%, werden die angefallen Kosten wie anhand der Grafik aufgeteilt. Wurden wie in unserem Beispiel zusätzlich Hilfskostenstellen angelegt, werden die Kosten weiter auf diese aufgeteilt: Getreide und Hackfrüchte Diesel (100%) Hauptkostenstelle n Ackerbau (70%) Weinbau (30%) Getriede (60%) Hilfskostenstellen Hackfrüchte (40%) 55 1 Nr. 1 Beschreibung Im Programmteil Kostenstellen verwalten besteht die Möglichkeit Haupt- und Hilfskostenstellen anzulegen und zuzuordnen. 56 2 3 1 Nr. 1 2 3 Beschreibung Zuerst legen Sie Ihre Hauptkostenstelle fest – Bsp.: Ackerbau Danach können Sie Ihre Hilfskostenstellen anlegen und diese dementsprechend mit deren Anteilen den Hauptkosten zuordnen (% Anteil wird ausgerechnet). Abschließend bestätigen und speichern Sie Ihre Haupt- und Hilfskosten mit dem Speichern Button. 57 8. Programmpunkt Nebenbücher Im Programmpunkt Nebenbücher haben Sie die Möglichkeit Ihre Anlagen, Vorräte, Flächen, Personenkonten (Kunden, Handelspartner) sowie Arbeitskräfte anzulegen. 8.1. Anlagen 1 58 2 3 4 5 Nr. 1 2 3 4 5 6 Beschreibung Im Programmpunkt Nebenbücher finden Sie die Erste Funktion Anlagen. Auf der Kachel selbst finden Sie die Anzahl der Anlagen. Zusätzlich können Sie die Nebenbücher als Favorit mithilfe des Sternsymbols hinterlegen. Unter Punkt 2 haben Sie die Möglichkeit Ihre angelegten Anlagen zu sortieren. Außerdem wird Ihnen die Differenz zwischen den Buchwert zu Jahresbeginn und Jahresende angezeigt = Wertverlust. Die Funktion neue Anlage erfassen ermöglicht Ihnen eine neue Anlage mit oder ohne dazugehöriger Buchung anzulegen. Mithilfe der Funktion Investitionszuschüsse zuordnen können Sie die Förderung an die jeweilige Anlage verknüpfen und mit gleicher Nutzungsdauer abschreiben / verteilen. Unter Punkt 5 können Sie Ihre abgegangen Anlagen (Bsp.: verkaufte Maschinen) entweder mit oder ohne Geldfluss verbuchen. Mithilfe der Funktion Anlage umbuchen können Sie Ihre bereits erfassten Anlagen auf andere Konten umbuchen. Wird verwendet, wenn Wertvermögen beispielsweise getauscht wird. 59 8.1.1. Neue Anlage erfassen 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung Unter der Funktion neue Anlage erfassen wählen Sie zuerst das betroffene Konto aus, auf welcher die neue Anlage erfasst werden soll. Danach besteht die Möglichkeit die Anlage mit oder ohne Buchung einzutragen. Zusätzlich können Sie Ihre Anlagen aus einer Excel-Datei importieren. 60 3 4 3 4 Unter dem Punkt Neue Anlage erfassen tragen Sie Ihre Anlagedaten ein. Wichtig für die AfA ist hier das Anschaffungsdatum! Abschließend speichern Sie Ihre Anlage mithilfe der Speicher Funktion. 61 8.1.2. Investitionszuschuss zuordnen Unter dem Unterpunkt Investitionszuschuss zuordnen können Sie Ihren verbuchten Zuschuss auf eine Anlage hinterlegen. Das bringt den Vorteil mit sich, dass Ihr Zuschuss nicht direkt auf das eingebuchte Wirtschaftsjahr gilt sondern auf die gleiche Dauer wie die Anlage selbst abgeschrieben wird – Aufteilung des Investitionszuschusses. 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung Unter Punkt 1 wählen Sie die betroffene Anlage aus, auf welcher der Investitionszuschuss zugeteilt werden soll. Danach markieren Sie Ihren Investitionszuschuss. Anschließend können Sie mithilfe des Buttons Auswahl als Investitionszuschuss erfassen in die Erfassungmaske wechseln. 62 3 4 3 Hier werden Ihre zuvor eingegeben Anlageninformation angezeigt. 4 Wenn Sie Ihre Daten überprüft haben können Sie diese anschließend mit der Speichern Funktion abspeichern und Ihr Investitionszuschuss wird der Anlage zugerechnet. 63 8.1.3. Anlagenabgang erfassen 1 2 Nr. 1 2 Beschreibung Im Punkt 1 wählen Sie aus um welche Anlage es sich handelt. Danach können Sie zwischen den Punkten: - Anlagenabgang ohne Geldfluss erfassen - Anlagenabgang aus Auswahl erfassen auswählen. 64 3 3 4 Hier werden Ihnen die Anlage - Stammdaten angezeigt – Wichtig: Beachten Sie das Abgangsdatum dieses ist entscheidend ob es sich um eine ½ jährliche oder vollwertige AfA handelt. Abschließend bestätigen Sie Ihren Anlagenabgang mit dem Funktionsbutton Speichern. 8.2. Vorräte erfassen 1 Nr. 1 Beschreibung In einem weiteren Schritt können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Nebenbücher in den Programmteil Vorräte wechseln. 65 2 2 Um einen Vorrat anzulegen wählen Sie den Menüpunkt Neuen Vorrat erfassen. Tragen Sie jetzt alle wichtigen Daten des Artikels wie Bezeichnung, Einheit, Menge und Preis ein und beenden Sie ihre Eintragungen mit Speichern. Auf diese Art und Weise können Sie nun ihr Vorratsverzeichnis anlegen. 66 8.3. Flächen Das Nebenbuch Flächen ermöglicht es Ihnen Ihre Flächen manuell oder mithilfe eines Flächen Importes (von eAMA) in das LBG-Business Agrar einzuspielen. Den Vorteil den die Flächenverwaltung mit sich bringt ist, dass Sie dadurch Ihre Zu- und Abgänge auf die Flächen direkt hinterlegen können und somit ein Warenbuch entsteht. 1 2 3 1 2 3 Unter Punkt 1 haben Sie die Möglichkeit Ihre Flächen manuell einzugeben. Zu beachten ist, dass Sie Ihre Flächen korrekt mit Ihren Vorratskonten verbinden – wichtig für Vorratsverwaltung. Ermöglicht Wechsel in das Nebenbuch Vorräte. Schnittstelle für Flächenimport. Import nur von .xml Dateien möglich. (von eAMA GIS herunterladen) 67 8.4.Personenkonten anlegen (Lieferanten / Kunden) Unter den Personenkonten legen Sie Ihre Kunden sowie Ihre Handelspartner / Lieferanten an. Das bringt den Vorteil mit sich, dass Sie anschließend bei Ihren laufenden Buchungen die Möglichkeit haben Ihre Kunden bzw. Handelspartner zu hinterlegen um somit später eine spezielle Auswertung nach Kunden durchführen können. Zu beachten ist, dass Sie die Eingabe der Kunden und Lieferanten auch später durchführen können, jedoch haben Sie dann nicht die Möglichkeit, gleich zu Beginn, Ihre Buchungen mit den Kunden zu verknüpfen. 1 1 68 Nr. 1 2 Beschreibung In diesem Punkt tragen Sie Ihre Kunden / Lieferanten - kontaktdaten ein. Angefangen mit der Stammdatennummer bis hin zu den einzelnen Finanzdaten. Abschließend bestätigen Sie Ihre Neuanlage mit dem Funktionsbutton Speichern. 8.5. Arbeitskräfte Im Nebenbuch Arbeitskräfte können Sie Ihre Betriebsarbeiter und Angestellte hinterlegen. Unterschiedliche Ausbildungs- sowie Lohneinheiten stehen Ihnen dazu für eine Optimale Verwaltung zur Verfügung. 69 9. Programmpunkt Auswertungen Im Programmpunkt Auswertungen haben Sie die Möglichkeit Ihre Betriebsdaten in verschiedensten Listen am Bildschirm wie als Papierausdruck darzustellen. Dazu stehen Ihnen folgende Auswertungen zur Verfügung: Für laufende Auswertungen verwenden Sie: - Journal - Saldenliste - Kontenblätter - Umsatzverlauf Für jährliche Auswertungen verwenden Sie: Modul 1 - Einsteiger - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung - Anlagenverzeichnis - Einnahmen-Ausgaben-Übersicht (Grafik) Modul 2 – Meister & Arbeitskreis - Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) - Bilanz - Anlagenverzeichnis - Geldflussrechnung - Bilanz - Grafik 70
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