Datenschutz im Umgang mit Personalangelegenheiten

ZENTRALE
UNIVERSITÄTSVERWALTUNG
Dezernat 4
Personal und
Personalentwicklung
Universität Rostock |
Hochschulleitung
Dekane/Dekaninnen der Fakultäten
DirektorInnen/LeiterInnen der Zentralen Einrichtungen
Dezernenten und Dezernentinnen
Personalräte, Schwerbehindertenvertretung
Gleichstellungsbeauftragte
Sitz: Schwaansche Str. 2
18055 Rostock
Bearbeiter: Frau Radtke
Fon
Fax
+49(0)381
+49(0)381
498-1284
498-1294
[email protected]
[email protected]
28.09.2015
Datenschutz im Umgang mit Personalangelegenheiten
Sehr geehrte Damen und Herren,
nachfolgend möchten wir Ihnen einige Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten in
Personalangelegenheiten geben und Sie bitten, diese Informationen in Ihren
Bereichen/Einrichtungen bekannt zu machen:
Bei Beginn einer Beschäftigung wird jede Mitarbeiterin/jeder Mitarbeiter mit einem Formblatt
über das Erheben von Personaldaten und den Umgang mit den Personaldaten informiert und
auf die zugrundeliegenden rechtlichen Vorschriften, unter anderem das Datenschutzgesetz des
Landes Mecklenburg-Vorpommern (DSG M-V), hingewiesen. Zusätzlich erfolgt eine
Verpflichtung nach diesem Gesetz.
Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, persönlich Einsicht in ihre
Personalakte zu nehmen. Hierzu können sie einen Termin im Personaldezernat vereinbaren
und auf Wunsch auch Kopien einzelner Dokumente erhalten, sollten ihnen diese selbst nicht
(mehr) vorliegen. Ablichtungen via Smartphone o.ä. sollten dabei nicht angefertigt werden.
Anträge über Personalangelegenheiten müssen grundsätzlich schriftlich und mit einer
Unterschrift versehen im Personaldezernat eingehen. Bitte haben Sie Verständnis, dass EMails nicht ausreichen und unverschlüsselt auch nicht den datenschutzrechtlichen
Anforderungen genügen.
Generell gilt, dass die Personalakten (Haupt- und Nebenakten, wie z.B. die Gehaltsakte)
ausschließlich und zentral im Referat Personalservice geführt werden. Eine zusätzliche,
dezentrale Vorhaltung von Personalakten oder einzelner Bestandteile an Fakultäten,
Lehrstühlen oder Instituten absolut unzulässig. Das bedeutet vor allem auch, dass ärztliche
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Arbeitsverträge u. ä. nicht in den Bereichen kopiert und
abgelegt werden dürfen.
Formulare, mit deren Hilfe das Referat Personalservice personenbezogene Daten erhebt,
werden in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität konzipiert. Wir
bemühen uns dabei insbesondere, den Prinzipien der Datenvermeidung und Erforderlichkeit
zu genügen, also nicht zu viele Daten zu erheben, sondern nur diejenigen, die für die
Bearbeitung einer Personalangelegenheit notwendig sind. Bei Zweifeln bitten wir Sie, uns Ihre
Bedenken mitzuteilen, damit wir die Formulare gemeinsam mit Ihnen überprüfen und
gegebenenfalls abändern können, wie es jüngst beispielsweise hinsichtlich des Formulars
Kindeserkrankung geschehen ist.
Personalangelegenheiten und Personaldaten werden vom Personaldezernat/Referat
Personalservice entsprechend den geltenden Vorschriften streng vertraulich behandelt. Wir
möchten Sie bitten, zu beachten, dass dieser Grundsatz für sämtliche Bereiche und
Einrichtungen der Universität gilt.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.
Freundliche Grüße
Christine Radtke
Referatsleiterin Personalservice
Andreas Tesche
Personaldezernent
Katja Fröhlich
stellvertretende Datenschutzbeauftragte
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