PEMA modernisiert das komplette Berichtswesen

Die Lösung
Die PEMA GmbH ist der führende herstellerunabhängige Full-Service Nutzfahrzeugvermieter von Komplettzügen
der schweren Klasse in Europa und stellt
ihren Kunden moderne, energie- und
umweltschonende Fahrzeuge zur Verfügung. Die moderne PEMA-Flotte bietet
dank einer breiten Produktpalette vielseitige Transportlösungen sowie modulare Service-Dienstleistungen mit Komponenten wie Wartung, Reparatur und
Mautabrechnung im europaweiten
Werkstattnetz.
PEMA benötigte für die Berichterstattung
an die französische Muttergesellschaft
eine professionelle Konsolidierungslösung. Da zugleich eine Umstellung des
ERP-Systems anstand, hat das Unternehmen die Chance genutzt, eine komplett
integrierte Systemlandschaft mit konzernweit einheitlichen Buchungs- und
Berichtsstrukturen zu implementieren.
Für das externe und interne Berichtswesen wurde eine durchgängige IDL-Lösung
eingeführt, die von der Abschlusserstellung über das Vertriebscontrolling und
ein Management-Dashboard bis zur
Finanzplanung alle Aufgaben zentral
unterstützt. Durch automatisierte Datenströme und valide Daten ist das Berichtswesen nun effizient und absolut zuverlässig.
PEMA wurde 1976 gegründet und hat
heute rund 600 Mitarbeiter. Neben dem
Stammsitz in Herzberg und weiteren
Niederlassungen in Deutschland verfügt
PEMA über Standorte in ganz Europa. Als
Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört
PEMA seit 2008 zum Geschäftsbereich
Societe Generale Equipment Finance des
französischen Bankenkonzerns Societe
Generale. www.pema.eu
PEMA modernisiert das
komplette Berichtswesen
Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss
Die Technologie
IDL.KONSIS
IDL.FORECAST
IDL.COCKPIT
IDL.XLSLINK (Connector)
IDL.IMPORTER
Microsoft SQL Server
www.idl.eu
Standorte der IDL-Unternehmensgruppe: Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich
Zentrale: IDL GmbH Mitte • Tannenwaldstraße 14 • 61389 Schmitten • +49 (0)6082 9214-0
IDL-01-09-15
Datenquellen:
Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Excel
Car_O, FleetboardSAP-System
BEST PRACTICE
Das Unternehmen
Integrierte Systeme von der
Buchung bis zum Reporting
BEST PRACTICE
Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss
PEMA bietet mit seiner modernen Flotte von über 18.000 Nutzfahrzeugen vielseitige Transportlösungen
und dazu umfangreiche Serviceleistungen im europaweiten Werkstattnetz. Eine IDL-Komplettlösung für
das Accounting und Controlling unterstützt das stimmige Reporting an die französische Muttergesellschaft
und das interne Management.
Anspruchsvolles
Banken-Reporting
Als Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört die PEMA Gruppe seit 2008 zum
Geschäftsbereich Societe Generale
Equipment Finance des französischen
Bankenkonzerns Societe Generale. Mit
der Eingliederung in den Bankenkonzern
kamen auf das eigentümergeführte Unternehmen völlig neue Berichts-Anforderungen zu. Wurde zuvor nur einmal im
Jahr ein Konzernabschluss nach HGB
erstellt, so sind nun zehn konsolidierte
Monatsabschlüsse nach IFRS inklusive
Kommentierung am 10. Arbeitstag an
die Konzernzentrale zu liefern. Mit den
bestehenden Lösungen auf Basis von
Microsoft Excel und Access war das anspruchsvolle Banken-Reporting auch
durch das wachsende Datenvolumen
kaum noch zu bewältigen.
PEMA wollte daher eine durchgängige
Lösung für Konsolidierung und Reporting
einführen. Da auch ein Releasewechsel
des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV
anstand, entschloss man sich, den Systemwechsel gleichzeitig anzugehen und
damit die Chance auf unternehmensweit
konsistente Buchungs- und Berichtsstrukturen in einer integrierten Systemlandschaft zu nutzen.
Konsistente
Berichtsstrukturen
IDL.KONSIS ist heute das Kernmodul für
die Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die damit erstellte IFRS-Konzernbilanz und -GuV wird per Upload in
den vorgegebenen Berichtsstrukturen an
den Bankenkonzern geliefert. Die Konsolidierungslösung ist zudem führend für
die Module des internen Reportings,
d.h. auch die Berichtsstrukturen für das
Controlling werden zentral in IDL.KONSIS
gepflegt. Die Datenflüsse verlaufen in
der integrierten Plattform automatisiert
gemäß der zyklischen Berichtsprozesse.
Für die Planung beispielsweise stellt das
Controlling die Plan-GuV für mehrere Perioden über das BI-Frontend IDL.COCKPIT
in IDL.KONSIS als kumulierte Kontensalden bereit. In IDL.FORECAST wird damit
ein Plan-Szenario gemäß der individuellen Planstrukturen der Gesellschaften
angelegt. Die Kontensalden für Plan-GuV
und ermittelte Plan-Bilanz werden an
IDL.KONSIS zurückgegeben. Die PlanDaten werden dann wieder für das Controlling in das IDL.COCKPIT für Soll/IstVergleiche übergeben.
Effektiver Projektplan
Implementierung
in 6 Monaten
Nach Produktvergleichen entschied sich
PEMA für die Umsetzung der Berichtsumgebung mit IDL. Das Gesamtpaket
der bewährten Konsolidierungslösung
IDL.KONSIS mit den IDL-Modulen für Reporting, Planung und das Datenmanagement war für die Projektverantwortlichen
die beste Lösung, auch im Preis-LeistungsVerhältnis. In einem Konzeptions-Workshop konnten zudem die kompetenten
IDL-Berater überzeugen. Die komplexen
Ziele konnten mit den Fachabteilungen
Group Reporting und Controlling dann
auch gemeinsam umgesetzt werden.
Das Tiefenverständnis zur PEMA bei den
Fachbereichen hat sich dabei optimal mit
dem technisch fokussierten Team der IDL
ergänzt.
Im Frühjahr 2013 wurde die IDL-Implementierung gestartet und in zwei Teilprojekten für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling zeitgleich vorangetrieben. Die eng gesetzte Deadline
für die Umsetzung von Konsolidierung,
Reporting und Planung war dabei durch
die terminierte ERP-Umstellung im Oktober 2013 vorgegeben. In nur sechs Monaten wurden zum einen IDL.KONSIS und
IDL.COCKPIT für das Accounting und die
Finanzplanung eingeführt, was auch mit
der Neu-Definition des Konzernkontenrahmens einherging. Für das Managementreporting und Vertriebscontrolling
wurde außerdem eine BI-Architektur aufgesetzt, mit automatisiertem Datenload
aus dem ERP-System, einer Stage Area
sowie diversen Datencubes auf Basis des
Microsoft SQL Servers.
Die parallele Einführung aller Berichtsmodule hat tragfähige Strukturen für die
konzernweit einheitliche Berichterstattung geschaffen. Um den engen Projektzeitplan einzuhalten, war allerdings ein
entsprechender Einsatz von Manpower
aus beiden Fachbereichen erfolgsentscheidend. Diese Anfangsinvestition hat
sich für PEMA jedoch gelohnt: Abgesehen
davon, dass die lauffähige Berichtsumgebung Voraussetzung für die ERP-Implementierung war, hat das IDL-Projekt die
anschließende ERP-Umstellung erleichtert
sowie die Zusammenarbeit von Controlling und Konzernberichtswesen weiter
verbessert, z.B. durch Nutzung des zuvor
ausgearbeiteten Kontenrahmens, Drilldown und Drill-through und gemeinsam
definierte Berichtsstrukturen.
»Durch die eigenständige
Weiterentwicklung können
wir die Wertschöpfung der
IDL-Lösung kontinuierlich
weiter steigern.«
Die Finanzexperten von PEMA konnten
sich außerdem schon während des Projekts so gut einarbeiten, dass sie die Systemlösung nun selbstständig nach Bedarf
weiter ausbauen können. So enthielt die
BI-Komponente für das interne Reporting
beim ersten Rollout ein webbasiertes Management-Dashboard für die Geschäftsleitung, an das nun weitere EntscheiderEbenen angebunden werden. Außerdem
wird die dargestellte GuV weiter in die
Tiefe aufgesplittet. Inzwischen sind u.a.
ABC-Analysen auf Kunden- und Produktgruppen-Ebene oder Analysen der Mietverträge, der Services zur Werkstattsteuerung oder wichtige KPI wie die
Auslastungsquote der Truck- und TrailerFlotte dazugekommen.
Hohe Reporting-Qualität
Die »Industrie-Sicht«, die das Management bei der Steuerung der Geschäftsbereiche unterstützt, steht damit in immer
höherer Granularität parallel neben der
Finanzsicht des Bankenreportings. Beide
Perspektiven sind im Ergebnis der GuV
deckungsgleich, und die verdichteten
Informationen können durch Drillthrough bis auf die Belegebene im ERPSystem zurückverfolgt werden.
»In der integrierten Lösung
führen wir das Bankenreporting
für unsere Muttergesellschaft
und das interne ManagementReporting stimmig parallel.«
Die Vorteile der modernen Berichtsplattform zeigen sich u.a. bei der Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die
monatliche Abschlusserstellung und
Datenlieferung funktioniert heute weitgehend automatisiert, so dass der vorgegebene Zeitrahmen von zehn Tagen für
die Datenlieferung problemlos eingehalten werden kann. Durch die konsistenten
Kennzahlen hat sich außerdem der Diskussionsbedarf erheblich verringert, da
Abschluss- und Controllingdaten übereinstimmen und bis ins Detail transparent
und nachvollziehbar sind.
»Im Konzernberichtswesen
haben wir auf One-Truth-Basis
für unsere internen Kunden
nun immer die richtigen
Zahlen verfügbar.«
»Viele Vertriebsreports, für
deren Erstellung wir früher
3 Stunden brauchten, liegen
nun auf Knopfdruck vor.«
Marcel Kanngießer,
Head of Group Reporting,
PEMA GmbH
Jörg Schwedler,
Head of Controlling,
PEMA GmbH
Integrierte Systeme von der
Buchung bis zum Reporting
BEST PRACTICE
Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss
PEMA bietet mit seiner modernen Flotte von über 18.000 Nutzfahrzeugen vielseitige Transportlösungen
und dazu umfangreiche Serviceleistungen im europaweiten Werkstattnetz. Eine IDL-Komplettlösung für
das Accounting und Controlling unterstützt das stimmige Reporting an die französische Muttergesellschaft
und das interne Management.
Anspruchsvolles
Banken-Reporting
Als Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört die PEMA Gruppe seit 2008 zum
Geschäftsbereich Societe Generale
Equipment Finance des französischen
Bankenkonzerns Societe Generale. Mit
der Eingliederung in den Bankenkonzern
kamen auf das eigentümergeführte Unternehmen völlig neue Berichts-Anforderungen zu. Wurde zuvor nur einmal im
Jahr ein Konzernabschluss nach HGB
erstellt, so sind nun zehn konsolidierte
Monatsabschlüsse nach IFRS inklusive
Kommentierung am 10. Arbeitstag an
die Konzernzentrale zu liefern. Mit den
bestehenden Lösungen auf Basis von
Microsoft Excel und Access war das anspruchsvolle Banken-Reporting auch
durch das wachsende Datenvolumen
kaum noch zu bewältigen.
PEMA wollte daher eine durchgängige
Lösung für Konsolidierung und Reporting
einführen. Da auch ein Releasewechsel
des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV
anstand, entschloss man sich, den Systemwechsel gleichzeitig anzugehen und
damit die Chance auf unternehmensweit
konsistente Buchungs- und Berichtsstrukturen in einer integrierten Systemlandschaft zu nutzen.
Konsistente
Berichtsstrukturen
IDL.KONSIS ist heute das Kernmodul für
die Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die damit erstellte IFRS-Konzernbilanz und -GuV wird per Upload in
den vorgegebenen Berichtsstrukturen an
den Bankenkonzern geliefert. Die Konsolidierungslösung ist zudem führend für
die Module des internen Reportings,
d.h. auch die Berichtsstrukturen für das
Controlling werden zentral in IDL.KONSIS
gepflegt. Die Datenflüsse verlaufen in
der integrierten Plattform automatisiert
gemäß der zyklischen Berichtsprozesse.
Für die Planung beispielsweise stellt das
Controlling die Plan-GuV für mehrere Perioden über das BI-Frontend IDL.COCKPIT
in IDL.KONSIS als kumulierte Kontensalden bereit. In IDL.FORECAST wird damit
ein Plan-Szenario gemäß der individuellen Planstrukturen der Gesellschaften
angelegt. Die Kontensalden für Plan-GuV
und ermittelte Plan-Bilanz werden an
IDL.KONSIS zurückgegeben. Die PlanDaten werden dann wieder für das Controlling in das IDL.COCKPIT für Soll/IstVergleiche übergeben.
Effektiver Projektplan
Implementierung
in 6 Monaten
Nach Produktvergleichen entschied sich
PEMA für die Umsetzung der Berichtsumgebung mit IDL. Das Gesamtpaket
der bewährten Konsolidierungslösung
IDL.KONSIS mit den IDL-Modulen für Reporting, Planung und das Datenmanagement war für die Projektverantwortlichen
die beste Lösung, auch im Preis-LeistungsVerhältnis. In einem Konzeptions-Workshop konnten zudem die kompetenten
IDL-Berater überzeugen. Die komplexen
Ziele konnten mit den Fachabteilungen
Group Reporting und Controlling dann
auch gemeinsam umgesetzt werden.
Das Tiefenverständnis zur PEMA bei den
Fachbereichen hat sich dabei optimal mit
dem technisch fokussierten Team der IDL
ergänzt.
Im Frühjahr 2013 wurde die IDL-Implementierung gestartet und in zwei Teilprojekten für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling zeitgleich vorangetrieben. Die eng gesetzte Deadline
für die Umsetzung von Konsolidierung,
Reporting und Planung war dabei durch
die terminierte ERP-Umstellung im Oktober 2013 vorgegeben. In nur sechs Monaten wurden zum einen IDL.KONSIS und
IDL.COCKPIT für das Accounting und die
Finanzplanung eingeführt, was auch mit
der Neu-Definition des Konzernkontenrahmens einherging. Für das Managementreporting und Vertriebscontrolling
wurde außerdem eine BI-Architektur aufgesetzt, mit automatisiertem Datenload
aus dem ERP-System, einer Stage Area
sowie diversen Datencubes auf Basis des
Microsoft SQL Servers.
Die parallele Einführung aller Berichtsmodule hat tragfähige Strukturen für die
konzernweit einheitliche Berichterstattung geschaffen. Um den engen Projektzeitplan einzuhalten, war allerdings ein
entsprechender Einsatz von Manpower
aus beiden Fachbereichen erfolgsentscheidend. Diese Anfangsinvestition hat
sich für PEMA jedoch gelohnt: Abgesehen
davon, dass die lauffähige Berichtsumgebung Voraussetzung für die ERP-Implementierung war, hat das IDL-Projekt die
anschließende ERP-Umstellung erleichtert
sowie die Zusammenarbeit von Controlling und Konzernberichtswesen weiter
verbessert, z.B. durch Nutzung des zuvor
ausgearbeiteten Kontenrahmens, Drilldown und Drill-through und gemeinsam
definierte Berichtsstrukturen.
»Durch die eigenständige
Weiterentwicklung können
wir die Wertschöpfung der
IDL-Lösung kontinuierlich
weiter steigern.«
Die Finanzexperten von PEMA konnten
sich außerdem schon während des Projekts so gut einarbeiten, dass sie die Systemlösung nun selbstständig nach Bedarf
weiter ausbauen können. So enthielt die
BI-Komponente für das interne Reporting
beim ersten Rollout ein webbasiertes Management-Dashboard für die Geschäftsleitung, an das nun weitere EntscheiderEbenen angebunden werden. Außerdem
wird die dargestellte GuV weiter in die
Tiefe aufgesplittet. Inzwischen sind u.a.
ABC-Analysen auf Kunden- und Produktgruppen-Ebene oder Analysen der Mietverträge, der Services zur Werkstattsteuerung oder wichtige KPI wie die
Auslastungsquote der Truck- und TrailerFlotte dazugekommen.
Hohe Reporting-Qualität
Die »Industrie-Sicht«, die das Management bei der Steuerung der Geschäftsbereiche unterstützt, steht damit in immer
höherer Granularität parallel neben der
Finanzsicht des Bankenreportings. Beide
Perspektiven sind im Ergebnis der GuV
deckungsgleich, und die verdichteten
Informationen können durch Drillthrough bis auf die Belegebene im ERPSystem zurückverfolgt werden.
»In der integrierten Lösung
führen wir das Bankenreporting
für unsere Muttergesellschaft
und das interne ManagementReporting stimmig parallel.«
Die Vorteile der modernen Berichtsplattform zeigen sich u.a. bei der Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die
monatliche Abschlusserstellung und
Datenlieferung funktioniert heute weitgehend automatisiert, so dass der vorgegebene Zeitrahmen von zehn Tagen für
die Datenlieferung problemlos eingehalten werden kann. Durch die konsistenten
Kennzahlen hat sich außerdem der Diskussionsbedarf erheblich verringert, da
Abschluss- und Controllingdaten übereinstimmen und bis ins Detail transparent
und nachvollziehbar sind.
»Im Konzernberichtswesen
haben wir auf One-Truth-Basis
für unsere internen Kunden
nun immer die richtigen
Zahlen verfügbar.«
»Viele Vertriebsreports, für
deren Erstellung wir früher
3 Stunden brauchten, liegen
nun auf Knopfdruck vor.«
Marcel Kanngießer,
Head of Group Reporting,
PEMA GmbH
Jörg Schwedler,
Head of Controlling,
PEMA GmbH
Die Lösung
Die PEMA GmbH ist der führende herstellerunabhängige Full-Service Nutzfahrzeugvermieter von Komplettzügen
der schweren Klasse in Europa und stellt
ihren Kunden moderne, energie- und
umweltschonende Fahrzeuge zur Verfügung. Die moderne PEMA-Flotte bietet
dank einer breiten Produktpalette vielseitige Transportlösungen sowie modulare Service-Dienstleistungen mit Komponenten wie Wartung, Reparatur und
Mautabrechnung im europaweiten
Werkstattnetz.
PEMA benötigte für die Berichterstattung
an die französische Muttergesellschaft
eine professionelle Konsolidierungslösung. Da zugleich eine Umstellung des
ERP-Systems anstand, hat das Unternehmen die Chance genutzt, eine komplett
integrierte Systemlandschaft mit konzernweit einheitlichen Buchungs- und
Berichtsstrukturen zu implementieren.
Für das externe und interne Berichtswesen wurde eine durchgängige IDL-Lösung
eingeführt, die von der Abschlusserstellung über das Vertriebscontrolling und
ein Management-Dashboard bis zur
Finanzplanung alle Aufgaben zentral
unterstützt. Durch automatisierte Datenströme und valide Daten ist das Berichtswesen nun effizient und absolut zuverlässig.
PEMA wurde 1976 gegründet und hat
heute rund 600 Mitarbeiter. Neben dem
Stammsitz in Herzberg und weiteren
Niederlassungen in Deutschland verfügt
PEMA über Standorte in ganz Europa. Als
Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört
PEMA seit 2008 zum Geschäftsbereich
Societe Generale Equipment Finance des
französischen Bankenkonzerns Societe
Generale. www.pema.eu
PEMA modernisiert das
komplette Berichtswesen
Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss
Die Technologie
IDL.KONSIS
IDL.FORECAST
IDL.COCKPIT
IDL.XLSLINK (Connector)
IDL.IMPORTER
Microsoft SQL Server
www.idl.eu
Standorte der IDL-Unternehmensgruppe: Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich
Zentrale: IDL GmbH Mitte • Tannenwaldstraße 14 • 61389 Schmitten • +49 (0)6082 9214-0
IDL-01-09-15
Datenquellen:
Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Excel
Car_O, FleetboardSAP-System
BEST PRACTICE
Das Unternehmen

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